CÂU HỎI TỰ LUẬN CHƯƠNG 1 – TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ MỘT TỔ

CHỨC

Câu 1: Phân tích vai trò của nhà quản trị theo quan điểm của Henry Mintzberg và lấy ví
dụ minh họa ?
Theo Henry Mintzberg, vai trò là những nhiệm vụ cụ thể mà một người phải thực hiện
bởi vị trí mà họ nắm giữ. Các vai trò của nhà quản trị được thể hiện đối với bên trong
cũng như đối với bên ngoài tổ chức. 10 vai trò của quản trị được phân chia thành 3 nhóm
chính như sau:
Lĩnh vực Vai trò Chức năng Ví dụ minh họa
Quan hệ Là một nhà quản lý, bạn có các trách
với con nhiệm xã hội, nghi lễ và pháp lý. Bạn
người được mong đợi là nguồn cảm hứng. Mọi
người nhìn bạn như một người có thẩm
quyền, và như một tấm gương sáng. Để
Chào mừng
Người đại trở thành tấm gương sáng cho đội nhóm
khách, kí văn
diện của bạn. Bạn cần phải cải thiện hoặc xây
bản, luật lệ,…
dựng sự tự tin, hãy bắt đầu với việc xây
dựng hình ảnh, hành vi và danh tiếng của
bạn. Hãy nuôi dưỡng sự khiêm
tốn và đồng cảm, và học cách để trở thành
một hình mẫu tốt cho đội nhóm.
Đây là nơi bạn lãnh đạo đội nhóm, phòng
ban hay thậm chí toàn bộ tổ chức của
mình; cũng như quản lý hiệu suất và trách
nhiệm của mọi người trong đội nhóm. Học
Phối hợp và
Người lãnh cách để trở thành một nhà lãnh đạo đích
kiểm tra thuộc
đạo thực, vì vậy đội nhóm của bạn sẽ tôn trọng
cấp,…
bạn. Ngoài ra, hãy tập trung vào việc cải
thiện trí thông minh xúc cảm của bạn –
đây là một kỹ năng quan trọng để trở
thành một nhà lãnh đạo hiệu quả.
Người liên Người quản lý phải liên lạc với các yếu tố Quan hệ với
kết bên ngoài và bên trong. Bạn cần có khả người khác
năng liên kết mạng lưới thay mặt cho tổ trong và ngoài
 chức một cách hiệu quả. Để cải thiện kỹ
năng liên lạc của bạn, hãy đọc bài viết 5
tổ chức,…
bước để xây dựng mạng lưới chuyên gia
của bạn.
Trong vai trò này, bạn thường xuyên tìm
kiếm thông tin liên quan tới tổ chức và
Thu thập, tiếp
ngành công của mình, tìm kiếm những
nhận, xử lý
thay đổi liên quan đến môi trường. Đồng
thông tin trước
thời, theo dõi đội nhóm của bạn về năng
khi quyết định
Thu thập suất và phúc lợi của họ. Để cải thiện ở
có xử lý thông
và xử lý đây, hãy học cách thu thập thông tin hiệu
tin hay không và
thông tin quả và vượt qua tình trạng quá tải thông
loại trừ những
tin. Ngoài ra, hãy sử dụng các chiến lược
thông tin gây
đọc hiệu quả để bạn có thể xử lý tài liệu
ảnh hưởng xấu
nhanh chóng và triệt để, cũng như tìm hiểu
đến tổ chức
cách cập nhật thông tin mới về ngành của
mình.
Đây là nơi bạn giao tiếp, truyền tải những
Chuyển tải các
Truyền thông tin hữu ích cho đồng nghiệp và đội
thông tin trong
thông Người phổ nhóm. Để trở thành một người thông báo
nội bộ tổ chức
biến thông tốt, bạn cần biết làm thế nào để chia sẻ
thông qua các
tin thông tin và quan điểm bên ngoài một
cuộc họp, điện
cách hiệu quả, có nghĩa là các kỹ năng
thoại,…
giao tiếp tốt là rất quan trọng.
Người quản lý đại diện và nói chuyện cho
tổ chức của họ. Trong vai trò này, bạn
chịu trách nhiệm truyền tải thông tin về tổ
Cung cấp thông
chức của bạn và mục tiếp của nó tới
tin ra bên ngoài
Người phát những người ở bên ngoài. Để có hiệu quả
tổ chức thông
ngôn trong vai trò này, hãy đảm bảo bạn biết
qua các phương
cách đại diện cho tổ chức của mình tại một
tiện thông tin,…
cuộc họp. Các kỹ năng về thuyết trình
hiệu quả và làm việc với các phương tiện
truyền thông cũng quan trọng không kém.
Ra quyết Người sáng Là người quản lý, bạn tạo và kiểm soát Hành động như
định tạo thay đổi trong tổ chức. Điều này có nghĩa một người tiên
là giải quyết các vấn đề, tạo ra các ý tưởng phong, cải tiến
 các hoạt động
của tổ chức,
phát triển các
mới, và thực hiện chúng. Để cải thiện ở chương trình
đây, hãy xây dựng các kỹ năng quản lý sự hành động
thay đổi và tìm hiểu những gì không nên Thực hiện các
làm khi thực hiện chuyển đổi trong tổ điều chỉnh cần
chức của bạn. Bạn cũng cần phải nâng thiết khi tổ chức
cao kỹ năng giải quyết vấn đề và kỹ năng đối mặt với
Người điều
sáng tạo của mình, để có thể đưa ra những những khó khăn
khiển
ý tưởng mới và thực hiện nó thành công. không tiên liệu
trước, những
cuộc khủng
hoảng,…
Bạn cần xác định cách sử dụng các nguồn
lực của tổ chức sao cho hiệu quả nhất.
Điều này bao gồm việc phân bổ ngân
sách, cũng như chỉ định nhân viên và các Phân bổ ngân
Điều phối
nguồn lực khác. Để cải thiện trong việc sách, nguồn lực,
nguồn lực
phân bổ nguồn lực, hãy học cách quản lý thời gian,…
ngân sách, cắt giảm chi phí và ưu tiên, để
bạn có thể sử dụng tối ưu các nguồn lực
của mình.
Có thể bạn cần phải tham gia trực tiếp các
cuộc đàm phán quan trọng trong đội
Nhà
nhóm, phòng bạn hoặc tổ chức của bạn. Thương lượng,
thương
Có thể nâng cao kỹ năng đàm phán của đàm phán,…
lượng
bạn bằng cách tìm hiểu về đàm phán Win-
Win và thương lượng phân tán.

Câu 2: Phân tích mối quan hệ giữa các cấp quản trị và các kỹ năng quản trị. Lấy ví dụ
minh họa.
Đối với các nhà quản trị sẽ có những cấp bậc khác nhau. Nó phụ thuộc vào phạm vi trách
nhiệm, lĩnh vực phụ trách,… Dưới đây là 3 cấp bậc của nhà quản trị trong tổ chức.
 - Nhà quản trị cấp cao: Nhà quản trị cấp cao là những người hoạt động ở bậc
cao nhất trong 1 tổ chức. Đồng thời là người chịu trách nhiệm về các kết quả
cuối cùng của một tổ chức. Nhà quản trị cấp cao sẽ có nhiệm vụ đưa ra những
chiến lược và tổ chức việc thực hiện các chiến lược đó để duy trì và phát triển
tổ chức. Nhà quản trị cấp cao có thể là chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch
hội đồng quản trị, các ủy viên ban hội đồng quản trị, tổng, phó  tổng giám đốc
hay các giám đốc, phó giám đốc của tổ chức…
- Nhà quản trị cấp trung gian: Nhà quản trị này hoạt động ở dưới các nhà quản
trị cấp cao và trên nhà quản trị cấp cơ sở.

Họ sẽ có nhiệm vụ đưa ra các chiến thuật và thực hiện các kế hoạch, chính sách
đề ra của tổ chức. Đồng thời phối hợp với các hoạt động, công việc để có thể
hoàn thành được mục tiêu chung. Hỗ trợ rà soát, kiểm tra tiến độ thực hiện
công việc của các nhân viên ở cấp dưới.

Chúc danh của nhà quản trị cấp trung gian thường là các trường phòng, phó
phòng, chánh quản đốc, phó quản đốc,…

- Nhà quản trị cấp cơ sở: Đây chính là nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc cuối
cùng của một hệ thống cấp bậc nhà quản trị trong cùng một tổ chức.

Những nhà quản trị cấp cơ sở sẽ có nhiệm vụ đưa ra các quyết định có liên
quan tới tác nghiệp nhằm thúc đẩy, hướng dẫn và điều khiển công nhân viên
cấp dưới của mình trong việc sản xuất kinh doanh, thực hiện và hoàn thành tốt
các mục tiêu chung đề ra.

Các nhà quản trị cấp cơ sở thường là tổ trưởng sản xuất, tổ trưởng bán hàng,
trưởng ca, đốc công,…

Công việc của một nhà quản trị rất đa dạng và phức tạp, do đó họ cần những kỹ năng nhất
định để thực hiện các nhiệm vụ và hoạt động của một nhà quản trị. Theo đó nhà quản trị
cần có 3 nhóm kĩ năng hoặc năng lực cơ bản để thực hiện công việc của mình:
- Kỹ năng chuyên môn: là những kiến thức và sự thành thạo về một lĩnh vực
chuyên ngành nhất định (tin học, tài chính, sản xuất, …). Kỹ năng này quan
trọng hơn với các nhà quản trị cấp cơ sở do họ phải làm việc trực tiếp với nhân
viên – những người thực hiện các công việc của tổ chức.
 - Kỹ năng quan hệ: bao gồm khả năng cộng tác tốt với từng cá nhân cũng như
theo nhóm để động viên và giải quyết xung đột. Kỹ năng này là cần thiết cho
mọi cấp quản trị.

- Kỹ năng khái quát: bao gồm khả năng tư duy và khái quát hóa những tình
huống khó hiểu và phức tạp để tìm ra đúng nguyên nhân của những sự thay đổi
không theo mong muốn và đưa ra những giải pháp khắc phục. Kỹ năng này đặc
biệt quan trọng cho cấp quản trị cao nhất.
Ví dụ minh họa: Trong 1 công ty xây dựng, các nhà quản trị cấp cơ sở cần có kiến thức
chuyên ngành cao để quản lý, điều phối và theo dõi tiến độ công trình. Các nhà quản trị
cấp trung gian thì tham gia tham mưu cho Ban lãnh đạo đồng thời phối hợp với các nhà
quản trị cấp cơ sở là các chỉ huy công trình triển khai các dự án, đảm bảo các hoạt động
theo đúng tiến độ của công ty. Với các nhà quản trị cấp cao, họ là những người tổ chức
thực hiện kế hoạch của công ty, quyết định đến hệ thống bộ máy của công ty vậy nên kỹ
năng khái quát là vô cùng quan trọng.

Câu 3: Phân tích về các nhân tố môi trường tác động tới hoạt động quản trị và lấy ví dụ
minh họa?
Môi trường hoạt động của doanh nghiệp bao gồm toàn bộ các yếu tố bên trong và bên
ngoài, có những tác động trực tiếp hay gián tiếp đến tổ chức. Phân loại gồm: Môi trường
vĩ mô, môi trường vi mô và môi trường nội bộ.
1. Môi trường vĩ mô: bao gồm các yếu tố bên ngoài có tác động đến tất cả các tổ
chức trong nền kinh tế thế bao gồm văn hóa – xã hội, chính trị - pháp luật, kinh tế
Kỹ thuật Công nghiệp
a. Môi trường văn hóa – xã hội: Bao gồm các giá trị các truyền thống các niềm
tin và các chuẩn mực được chấp nhận, được truyền từ đời này sang đời khác và
được thể hiện qua việc ăn mặc, ở, đi lại, học tập, thờ cúng, lễ hội và giao tiếp,
… Bao gồm các yêu tố:
- Dân số: Dân số và mức gia tăng dân số ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của
các doanh nghiệp. Ví dụ: quy mô, tốc độ tăng, lứa tuổi, giới tính, dân tộc, trình
độ,… ảnh hưởng tới cơ cấu lao động của DN. Kinh tế văn hóa giáo dục phát
triển tạo ra một tỷ lệ lớn dân số có trình độ trong cơ cấu lao động xã hội do đó
nhu cầu tiêu dùng cũng thay đổi.
- Văn hóa: Ảnh hưởng đến nhân cách, đạo đức, niềm tin, thái độ,... Những đặc
trưng riêng về nền văn hóa có ảnh hưởng nhiều đến doanh nghiệp tạo nên đặc
 trưng riêng của doanh nghiệp. Ví dụ: Xu hướng thay đổi của văn hóa: coi trọng
sức khỏe thời gian rảnh rỗi sự trẻ trung sự thoải mái ảnh hưởng tới nhu cầu sử
dụng các sản phẩm hàng hóa, dịch vụ hướng tới sức khỏe và phát triển bản
thân nhiều hơn,….
- Tôn giáo: là tín ngưỡng lòng tin là triết lý cuộc sống của dân tộc. Ví dụ: người
theo đạo Phật: ngày rằm ăn chay, tránh sát sinh, mua nhiều loại đồ thờ cúng.
Người theo Đạo Thiên Chúa: mua nhiều hàng hóa để tổ chức lễ giáng sinh,…
- Hôn nhân và gia đình: ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất chất lượng và hiệu
quả của mọi người; ảnh hưởng tới việc hình thành nhiều loại nhu cầu xã hội.
Ví dụ: gia đình bất ổn, cuộc sống không đảm bảo không ảnh hưởng tới năng
suất lao động. Tỷ lệ hôn nhân tăng dẫn đến nhu cầu nhà ở tăng, quy mô hộ gia
đình ảnh hưởng tới kích cỡ tivi, máy giặt, tủ lạnh, bàn ghế….
- Nghề nghiệp: khác nhau đòi hỏi về phương tiện và công cụ lao động khác nhau
nhu cầu về ăn ở đi lại vui chơi khác nhau ảnh hưởng tới việc hoạch định và
thực hiện các chiến lược và sách lược kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ: sắp
xếp chỗ ở cho những nhân viên có nhu cầu, các chính sách đai ngộ cho nhân
viên nhằm tăng được năng suất lao động, có lợi cho doanh nghiệp.
- Tư duy và lối sống: ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của doanh nghiệp.
b. Môi trường chính trị - pháp luật
- Mỗi chế độ chính trị - xã hội đều có hệ thống pháp luật với chức năng bảo vệ
quyền lợi khi người tiêu dùng bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp và các quyền
lợi rộng lớn của xã hội.
- Chính phủ có vai trò quan trọng: vừa thúc đẩy cũng như vừa hạn chế việc kinh
doanh. Ví dụ: Thúc đẩy bằng cách khuyến khích mở rộng phát triển thông qua
việc trợ cấp, ưu tiên về thuế hay hỗ trợ giúp nghiên cứu và triển khai.

c. Môi trường kinh tế: là những đặc điểm của hệ thống kinh tế mà trong đó các
doanh nghiệp hoạt động. Các yếu tố quan tâm:
- Thu nhập và kiểu phần phối thu nhập của dân chúng quyết định việc mua hàng
của họ.
- Lãi suất ngân hàng, lạm phát có ảnh hưởng đến việc thu hút đầu tư trong và
ngoài nước.
- Xu hướng chi tiêu: sản phẩm có chất lượng và giá cả cao ngày càng được ưa
chuộng.
 d. Môi trường tự nhiên: Chi phí năng lượng phục vụ sản xuất ngày càng tăng cao
như gas, xăng dầu, than đá, điện,.. Mức độ ô nhiễm môi trường đến mức báo
động ảnh hưởng trực tiếp đến chiến lược phát triển của các doanh nghiệp.

e. Môi trường công nghệ: Xu thế công nghệ ngày nay: tốc độ phát triển của công
nghệ rất nhanh, chu kỳ sống của sản phẩm ngắn hớn, sự đầu tư rất lớn cho các
hoạt động nghiên cứu và triển khai của các doanh nghiệp đầu ngành, sự bắt
chước rất nhanh của các doanh nghiệp nhỏ.

f. Môi trường quốc tế: tỷ giá tiền tệ thay đổi, xu hướng toàn cầu hóa, các tổ chúc
và hiệp hội thương mại quốc tế ảnh hưởng đến hướng phát triển của doanh
nghiệp

2. Môi trường vi mô: là môi trường bao gồm các yếu tố bên ngoài có tác động trực
tiếp và thường xuyên đe dọa sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Đây là môi
trường quyết định tính cạnh tranh.
a. Nhà cung ứng: cung cấp các nguồn lực cho công ty như nguyên nhiên vật liệu,
nhân lực,… ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp. Ví dụ: sự gia tăng giá cả,
chi phí hay thiếu hàng trong một thời gian ngắn gây nên thiệt hại cho doanh
nghiệp không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, giảm lợi nhuận công ty.

b. Trung gian: gồm các nhà bán buôn, bán lẻ, đại lý, người môi giới,… các tổ
chức tài chính, các cơ sở dịch vụ trung gian như công ty vận tải, kho bãi, quảng
cáo,… Ví dụ: hoạt động của bên trung gian như quảng cáo bị trì trệ ảnh hưởng
tới hình ảnh của doanh nghiệp, các nhà bán buôn, bán lẻ, đại lý có hành động
gian lận ảnh hưởng đến danh tiếng của doanh nghiệp gây thiệt hại lớn.

c. Khách hàng: gồm thị trường cơ quan nhà nước, thị trường người tiêu dùng, thị
trường nhà sản xuất, thị trường người trung gian phân phối, thị trường quốc tế.
Ví dụ: nhu cầu mua hàng hóa của người tiêu dùng quá ít so với lượng cung của
doanh nghiệp gây thiệt hại về tài chính.

d. Đối thủ cạnh tranh: là bất kỳ cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp cạnh tranh với
công ty thường trong cùng một ngành hoặc cung cấp những sản phẩm, dịch vụ
tương tự. Ví dụ: đối thủ cạnh tranh tung ra chiến lược mới thu hút khách hàng
tiềm năng của doanh nghiệp dẫn đên doanh thu giảm,…
 3. Môi trường nội bộ: là những yếu tố môi trường vi mô nhưng nằm trong doanh
nghiệp ảnh hưởng trực tiếp và thường xuyên, rất quan trọng tới hoạt động quản trị
của doanh nghiệp. Bao gồm các yếu tố:
a. Nhân lực: tổng số nhân lực hiện có, cơ cấu nhân lực, trình độ chuyên môn,
…. Ví dụ: tổng số nhân lực và cơ cấu lẫn trình độ chuyên môn đủ để sản
xuất ra đủ lượng hàng hóa đáp ứng nhu cầu của thị trường sẽ có lợi cho
doanh nghiệp và ngược lại
b. Tài chính: khả năng về vốn của doanh nghiệp, khả năng huy động, phân bố
và sử dụng vốn, kiểm soát các chi phí. Ví dụ: quyết định đầu tư vào mảng
quảng cáo sẽ làm tăng thêm mức độ nhận diện sản phẩm, thu hút được
khách hàng, tăng doanh thu.

c. Nghiên cứu và phát triển: khả năng phát triển sản phẩm mới, cải tiến kỹ
thuật, đổi mới công nghệ. Ví dụ: nghiên cứu ra 1 sản phẩm mới nhưng
không đạp ứng được nhu cầu tiêu dùng sẽ làm mất một lượng khách hàng
của công ty gây thiệt hại lớn.

d. Sản xuất: năng lực sản xuất, mức độ khai thác,…Ví dụ: sản xuất ảnh hưởng
trực tiếp tới lượng hàng hóa phân phối ra thị trường ảnh hưởng tới doanh
thu của doanh nghiêp.

e. Marketing: nghiên cứu thị trường, khách hàng, phân phối sản phẩm, quảng
cáo,…Ví dụ: có một chiến lược marketing tốt luôn là một thế mạnh cho
doanh nghiệp, thu hút được rất nhiều khách hàng và ngược lại.

f. Văn hóa tổ chức: đặc tính của văn hóa, dạng văn hóa, mức độ phù hợp của
văn hóa tổ chức đối với giải đoạn phát triển của doanh nghiệp. Ví dụ: có
một văn hóa tổ chức mạnh và phù sẽ giúp nhân viên thoải mái, chủ động
hơn trong định hướng giải quyết công việc, luôn phấn đấu hết mình vì mục
tiêu chung một cách tự nguyện tạo lợi thế cho doanh nghiệp.

Câu 4: Nhà quản trị cần có những kỹ năng gì? Lấy ví dụ minh họa?
Các kĩ năng của nhà quản trị bao gồm: 4 kĩ năng
 Kỹ năng
Tư duy ( nhận thức )
Kĩ thuật ( chuyên môn )
Quan hệ ( con người )
Truyền thông
Ví dụ minh họa
- Tầm nhìn chiến lược, tư duy có hệ thống.
- Khả năng khái quát hóa các mối quan hệ giữa các sự
vật - hiện tượng, qua đó giúp cho việc nhận dạng vấn
đề và đưa ra giải pháp.
- Nắm bắt và thực hành được công việc chuyên môn
liên quan đến phạm vi mình phụ trách
- Hiểu biết về nhu cầu, động cơ, thái độ, hành vi của
con người.
- Biết tạo động lực làm việc cho nhân viên.
- Khả năng thiết lập những quan hệ hợp tác có hiệu
quả, có nghệ thuật giao tiếp tốt.
- Quan tâm và chia sẻ đến người khác.
- Kỹ năng dùng lời nói, chữ viết, ngôn ngữ không lời
sử dụng trong quá trình quản trị.
- Đồng thời, nhà quản trị cần phải hiểu biết thêm về
văn hóa, tâm lý con người, những giá trị của mỗi
nhóm chủng tộc để truyền thông có hiệu quả.

Câu 5: Trình bày các quan điểm về quản trị? Điểm chung của các quan điểm khác nhau
về quản trị?
Các quan điểm về quản trị:

 Mary Parker Follett: “Quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người
khác”. Định nghĩa này nói lên rằng những nhà quản trị đạt được các mục tiêu của
tổ chức bằng cách sắp xếp, giao việc cho những người khác thực hiện chứ không
phải hoàn thành công việc bằng chính mình. 

 Koontz và O’Donnell: “Có lẽ không có lĩnh vực hoạt động nào của con người
quan trọng hơn là công việc quản lý, bởi vì mọi nhà quản trị ở mọi cấp độ và trong
mọi cơ sở đều có một nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một môi trường mà
trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các
nhiệm vụ và các mục tiêu đã định.”

 James Stoner và Stephen Robbins: “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh
đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất
cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”. Từ tiến trình
trong định nghĩa này nói lên rằng các công việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và
 kiểm soát phải được thực hiện theo một trình tự nhất định. Khái niệm trên cũng chỉ
ra rằng tất cả những nhà quản trị phải thực hiện các hoạt động quản trị nhằm đạt
được mục tiêu mong đợi. Định nghĩa của Stoner và Robbins cũng chỉ ra rằng nhà
quản trị sử dụng tất cả những nguồn lực của tổ chức bao gồm nguồn lực tài chính,
vật chất và thông tin cũng như nguồn nhân lực để đạt được mục tiêu. Trong những
nguồn lực trên, nguồn lực con người là quan trọng nhất và cũng khó khăn nhất để
quản lý. Yếu tố con người có thể nói là có ảnh hưởng quyết định đối với việc đạt
được mục tiêu của tổ chức hay không. Tuy nhiên, những nguồn lực khác cũng
không kém phần quan trọng. Ví dụ như một nhà quản trị muốn tăng doanh số bán
thì không chỉ cần có chính sách thúc đẩy, khích lệ thích hợp đối với nhân viên bán
hàng mà còn phải tăng chi tiêu cho các chương trình quảng cáo, khuyến mãi. 

Điểm giống nhau giữa các quan điểm khác nhau về quản trị: đều là tiến trình làm việc
với con người và thông qua con người nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. Trọng
tâm của quá trình này là sử dụng có hiệu quả nguồn lực có giới hạn. Hoạt động quản
trị là để cùng làm việc với nhau vì mục tiêu chung, và các nhà quản trị làm việc đó
trong một khung cảnh bị chi phối bởi các yếu tố bên trong lẫn bên ngoài của tổ chức

Câu 6: Trình bày các chức năng cơ bản của quản trị và mối quan hệ giữa chúng?
Quản trị có 4 chức năng cơ bản:
1. Hoạch định
- Là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản trị, bao gồm: Thiết lâp các mục tiêu
(phương hướng) cho tổ chức; nhận diện các nguồn lực của tổ chức để thực hiện
những mục tiêu đó; Quyết định về những hoạt động cần thiết để đạt được các mục
tiêu đã đề ra.
- Hoạch định liên quan đến dự báo và tiên liệu tương lai, những mục tiêu cần đạt
được và những phương thức để đạt được mục tiêu đó.
- Nếu không lập kế hoạch thận trọng và đúng đắn thì dễ dẫn đến thất bại trong quản
trị.
2. Tổ chức
- Đây là chức năng thiết kế cơ cấu, tổ chức công việc và tổ chức nhân sự cho một tổ
chức: xác định những việc phải làm, người nào phải làm, phối hợp hoạt động ra
sao, bộ phận nào được hình thành, quan hệ giữa các bộ phận được thiết lập thế nào
và hệ thống quyền hành trong tổ chức đó được thiết lập ra sao?
 - Tổ chức đúng đắn sẽ tạo nên môi trường nội bộ thuận lợi thúc đẩy hoạt động đạt
mục tiêu, tổ chức kém thì công ty sẽ thất bại, dù hoạch định tốt.
3. Lãnh đạo
- Nhiệm vụ của lãnh đạo là phải biết cách động viên, điều khiển, lãnh đạo những
người khác, thúc đẩy họ hoàn thành những nhiệm vụ cần thiết để đạt được mục
tiêu của tổ chức.
- Chọn phong cách lãnh đạo phù hợp với những đối tượng nhằm giải quyết các xung
đột giữa các thành phần.
4. Kiểm soát (kiểm tra)
Công tác kiểm soát bao gồm:
- Các nhà quản trị thiết lập các tiêu chuẩn của công việc
- Đo lường mức độ hoàn thành công việc so với các tiêu chuẩn đã đề ra
- Tiến hành điều chỉnh bất cứ sự lệch chuẩn nào.
- Tiến hành điều chỉnh các tiêu chuẩn nếu cần thiết.
Mối quan hệ giữa các chức năng cơ bản của quản trị:
- Các chức năng quản trị có sự liên kết với nhau, dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ,
các chức năng quản trị cũng sẽ giúp doanh nghiệp quản trị được nguồn lực và duy
trì sự phát triển bền vững trong tương lai.
- Các chức năng của quản trị có mối quan hệ gắn kết với nhau, chức năng này bổ trợ
cho chức năng kia, các chức năng quản trị phối hợp hài hòa sẽ giúp tổ chức phát
triển và lớn mạnh hơn qua thời gian.

Câu 7: Kỹ năng nào là quan trọng nhất đối với nhà quản trị cấp cơ sở và tại sao?
Kỹ năng kỹ thuật hoặc chuyên môn/nghiệp vụ: Là khả năng cần thiết để thực hiện một
công việc cụ thể, nói cách khác là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị. Ví dụ
việc thảo chương trình điện toán, soạn thảo hợp đồng pháp lý kinh doanh, thiết kế cơ
khí .v.v… Đây là kỹ năng rất cần cho quản trị viên cấp cơ sở hơn là cho cấp quản trị viên
trung gian hoặc cao cấp.
Câu 8: Kỹ năng nào là quan trọng nhất đối với nhà quản trị cấp cao và tại sao?
Kỹ năng nhận thức hay tư duy: Là cái khó hình thành và khó nhất, nhưng nó lại có vai trò
đặc biệt quan trọng, nhất là đối với các nhà quản trị cao cấp. Họ cần có tư duy chiến lược
tốt để đề ra đúng đường lối chính sách đối phó có hiệu quả với những bất trắc, đe dọa,
kìm hãm sự phát triển đối với tổ chức. Nhà quản trị cần phải có phương pháp tổng hợp tư
duy hệ thống, biết phân tích mối liên hệ giữa các bộ phận, các vấn đề … Biết cách làm
giảm những sự phức tạp rắc rối xuống một mức độ có thể chấp nhận được trong một tổ
chức.

Câu 9: Trình bày các nguyên tắc quản trị tổ chức hiệu quả?
Các nguyên tắc tổ chức quản trị:
a) Cơ cấu tổ chức quản trị phải gắn với phương hướng, mục đích của doanh nghiệp
Phương hướng và mục đích của doanh nghiệp sẽ chi phối cơ cấu doanh nghiệp. Nếu một
doanh nghiệp mà mục tiêu, phương hướng của nó có quy mô lớn thì cơ cấu của doanh
nghiệp cũng phải có quy mô tương ứng; còn nếu quy mô cỡ vừa phải với đội ngũ, trình
độ, nhân cách các con người tương ứng. Một doanh nghiệp có mục đích hoạt động dịch
vụ thì rõ ràng cơ cấu quản trị của nó cũng phải có những đặc thù khác một doanh nghiệp
có mục đích hoạt động sản xuất v.v...

b) Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối

Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản trị phải được phân công phân nhiệm các
phân hệ chuyên ngành, với những con người được đào luyện tương ứng và có đủ quyền
hạn.
Nói một cách khác, cơ cấu tổ chức phải dựa trên việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng. Giữa
nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền lực, lợi ích phải cân xứng và cụ thể.
Chỉ có phân giao nhiệm vụ trong doanh nghiệp một cách rõ ràng với sự cân xứng giữa
nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền lực, lợi ích của từng phân hệ như trong.

c) Nguyên tắc linh hoạt và thích nghi với môi trường

Nguyên tắc này đòi hỏi việc hình thành cơ cấu tổ chức phải đảm bảo cho mỗi phân hệ
một mức độ tự do sáng tạo tương xứng để mọi thủ lĩnh các cấp phân hệ bên dưới phát
triển được tài năng, chuẩn bị cho việc thay thế vị trí của lãnh đạo cấp trên khi cần thiết.

d) Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả

Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản trị phải thu được kết quả hoạt động cao nhất
so với chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra, đồng thời bảo đảm hiệu lực hoạt động của các
phân hệ và tác động điều khiển của các bộ phận quản lý. Để bảo đảm cho nguyên tắc này
được thực hiện, cần tuân thủ các yêu cầu sau:
- Cơ cấu tổ chức quản trị là cơ cấu hợp lý nhằm đảm bảo chi phí cho các hoạt động là nhỏ
nhất, mà kết quả thu lại của doanh nghiệp là lớn nhất trong khả năng có thể (tức là đảm
bảo tính hiệu quả của doanh nghiệp).
- Cơ cấu tổ chức phải tạo được môi trường văn hoá xung quanh nhiệm vụ của các phân
hệ; làm cho mỗi phân hệ hiểu rõ vị trí, giá trị của các hoạt động mà mình tham dự là
nhằm tạo lợi thế, thuận lợi cho các phân hệ có liên quan trực tiếp với mình.
- Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo cho thủ lĩnh các phân hệ có quy mô (của phân hệ) được
giao quản trị là hợp lý, tương ứng với khả năng kiểm soát, điều hành của họ.