CHƯƠNG 2: CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH

CÂU HỎI TỰ LUẬN

1. Lập kế hoạch là gì? Vì sao lập kế hoạch là chức năng khởi đầu và không thể thiếu trong
các tổ chức?
Lập kế hoạch được hiểu là việc lựa chọn một phương án hành động tương lai cho tổ chức và cho
từng bộ phận của tổ chức, là quá trình xác định các mục tiêu, và phương án tốt nhất để đạt được
mục tiêu đó
Lập kế hoạch là chức năng khởi đầu và không thể thiếu trong các tổ chức vì lập kế hoạch giúp
chúng ta:
 Ứng phó với những tình huống bất định và thay đổi, thích nghi với sự thay đổi
 Phối hợp các hoạt động và nỗ lực các bộ phận của tổ chức lại với nhau để hoàn thành
mục tiêu
 Nền tảng cho việc phối hợp các hoạt động của tổ chức
 Giúp cho việc phân chia rõ ràng về công việc và trách nhiệm của từng cá nhân và nhóm
để điều hành hoạt động chung
 Tập trung nỗ lực và các nguồn lực vào các mục tiêu chính
 Giúp cho các nhà quản lý kiểm tra, điều chỉnh các hoạt động

2. Mức độ quan trọng của lập kế hoạch sẽ có xu hướng tăng lên hay giảm đi trong tương
lai? Hãy giải thích.

3. Trình bày những nội dung chính của sơ đồ tháp kế hoạch.

MỤC ĐÍCH
 Mục đích của tổ chức là lý do để tồn tại, là động cơ hoạt động dài hạn thể hiện bản chất
của tổ chức trong khuôn khổ quy định pháp luật và thông lệ của thị trường
 Từ mục đích sẽ hình thành các nhiệm vụ + mục tiêu cụ thể
 Các mục đích bao hàm sự biến đổi: tương lai sẽ khác nhiều hoặc ít so với hiện tại, môi
trường của doanh nghiệp cũng luôn biến động
MỤC TIÊU
 Mục tiêu là điểm kết thúc của một hành động đã được ấn định trong 1 khoảng thời gian.
 Mục tiêu là kế hoạch ngắn hạn có tính chất cụ thể, có thể đo lường và lượng hóa được kết
quả.
 Các bộ phận trong tổ chức cũng có thể có mục tiêu riêng Cần có sự kết hợp giữa
mục tiêu chung và các mục tiêu bộ phận
 Mục tiêu của tổ chức thường biến động qua quá trình phát triển của nó: từ đơn giản đến
phức tạp theo biểu đồ phù hợp với chu kỳ sống của doanh nghiệp
CHIẾN LƯỢC
 Chiến lược của doanh nghiệp là một chương trình hành động tổng quát nhằm hướng đến
việc thực hiện các mục tiêu cụ thể. Bao gồm:
 Mục tiêu cơ bản của tổ chức
 Đường lối tổng quát, chủ trương mà DN sẽ thực thi trong 1 thời gian đủ dài
 Nguồn lực và tiềm năng được sử dụng để đạt mục tiêu đó
 Chính sách điều hành việc thu hút và sử dụng các nguồn lực, các tiềm năng cần thiết để
đạt mục tiêu của DN
 Kiểm tra, đánh giá
 Chiến lược mang tính dài hạn
 Tầm quan trọng: định hướng cho các kế hoạch một cách thống nhất, là khuôn mẫu cho
kế hoạch và ảnh hưởng đến mọi khía cạnh của quản lý.
CÁC CHÍNH SÁCH
 Là tổng thể các biện pháp được sử dụng để tác động đến đối tượng có liên quan trong
thời gian đủ dài nhằm thực hiện các mục tiêu chiến lược của mình.
 Hướng dẫn cách suy nghĩ và hành động trong DN nhằm đạt mục tiêu chiến lược đã đề ra.
 Là những đường lối chỉ đạo tổng quát để làm quyết định
CÁC QUY TẮC
  Giải thích việc được làm hay không được làm một cách cụ thể, cần thiết, không cho phép
bất cứ bộ phận nào trong tổ chức được hành động theo ý riêng.
 Gắn liền với các thủ tục theo nghĩa chúng hướng dẫn hành động mà không ấn định trình
tự thời gian.
 Mục đích nhằm hạn chế việc mọi người sử dụng quyền hạn để làm theo ý riêng của mình
CÁC THỦ TỤC
 Là các kế hoạch thiết lập phương pháp điều hành các hoạt động trong tương lai của tổ
chức.
 Bao gồm chuỗi các hoạt động cần thiết được ấn định theo trình tự thời gian ( thủ tục đặt
hàn, thủ tục thanh toán…)
 Tồn tại ở tất cả các bộ phận của DN mà nhờ đó những hoạt động hàng ngày ở các bộ
phận và toàn bộ DN diễn ra theo những cách thức có lợi nhất nhằm đạt đến hiệu quả cao
nhất.
CÁC CHƯƠNG TRÌNH
 Là tổ hợp các mục tiêu, chính sách, thủ tục, quy tắc, công việc phải thực hiện và trình tự
các bước tiên hành công việc nhằm hướng đến việc thực hiện 1 mục tiêu nhất định nào đó
cho DN.
 Trong chương trình, quản lý thiết lập trình tự các hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu, quy
định sự ưu tiên cho các hoạt động
 Việc thành lập các chương trình làm thuận lợi cho sự phối hợp của nhiều bộ phận khác
nhau trong doanh nghiệp và chúng còn được dùng làm cơ sở cho việc kiểm tra có hiệu
lực.
NGÂN QUỸ
 Là biểu mẫu về các nguồn tài chính được phân bổ cho những hoạt động đã định, trong
khoảng thời gian đã cho.
 Là nhân tố quan trọng của chương trình và là công cụ hữu hiệu để kiểm soát.

4. Kế hoạch trong tổ chức nói chung có thể được phân loại như thế nào dựa vào thời gian
thực hiện, phạm vi ảnh hưởng tới tổ chức và mức độ sử dụng?
 Phân loại theo thời gian
 Kế hoạch dài hạn
 Kế hoạch trung hạn
 Kế hoạch ngắn hạn
 Phân loại theo phạm vi hoạt động
  Kế hoạch chiến lược
 Kế hoạch tác nghiệp
 Phân loại theo mức độ cụ thể
 Kế hoạch cụ thể
 Kế hoạch định hướng

5. Việc lập kế hoạch thường được thực hiện dựa vào những căn cứ nào?
Để chuẩn bị cho lập kế hoạch, thường xác định những căn cứ :
 Các dự báo về môi trường thực hiện kế hoạch trong tương lai (các cơ hội, nguy cơ, sự
biến động về kinh tế xã hội nói chung,…
 Các điều kiện hiện có của tổ chức (điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức, điều kiện về tiền
vốn, cơ sở vật chất, thời gian,…);
 Nghiên cứu về cạnh tranh (số lượng các đối thủ cạnh tranh, ưu thế và khả năng cạnh
tranh của họ).

6. Lập kế hoạch thường được hiện theo những bước nào? Hãy giải thích những việc cần
làm trong từng bước.
Lập kế hoạch thường được hiện theo những bước sau đây :
1. Nhận thức cơ hội
- Phải nhận thức được DN đang đứng trước những cơ hội nào về sản xuất, kinh doanh nói
chung.
- Mỗi thời điểm, DN có thể đứng trước nhiều cơ hội khác nhau.
- Do bị hạn chế về nguồn lực chỉ có thể theo đuổi để biến một vài cơ hội thành hiện thực.
2. Xác định các mục tiêu
- Các mục tiêu kế hoạch chỉ ra điểm kết thúc quá trình thực hiện kế hoạch DN sẽ đi đến
đâu?
- Tùy theo từng trình độ phát triển mà có những chỉ tiêu đặc trưng tương ứng.
- Lưu ý: cần có sự phù hợp giữa mục tiêu tổng thể và mục tiêu cụ thể, giữa mục tiêu dài
hạn và mục tiêu ngắn hạn
3. Xem xét các tiền đề cơ bản
Các tiền đề lập kế hoạch chính là các dự báo về nhu cầu thị trường, môi trường doanh
nghiệp, đánh giá về trình độ hiện tại của DN, năng lực sản xuất, tiền vốn, các khoản dự trữ về vật
tư…
4. Xây dựng các phương án
- Dựa trên mục tiêu và điều kiện tiền đề để xây dựng các phương án.
- Lưu ý rằng để đạt được mục tiêu thì DN có thể đi theo nhiều con đường khác nhau, mỗi
con đường đòi hỏi những khoản chi phí khác nhau và đem lại những khoản thu nhập khác
nhau cho DN nên có nhiều phương án để lực chọn.
5. Đánh giá phương án
- Sau khi đưa ra các phương án, ta phải tìm cách đưa ra các tiêu chuẩn đánh giá dựa vào
mục tiêu và điều kiện tiền đề
- Đánh giá định tính và định lượng
6. Lựa chọn phương án
- Là thời điểm quyết định đòi hỏi người quản lý phải đưa ra quyết định của mình dựa vào
kết quả đánh giá phương án.
- Chọn phương án tối ưu theo tiêu chuẩn đề ra cho từng trường hợp: Lợi nhuận là lớn nhất
hoặc thu hồi vốn nhanh
7. Xây dựng kế hoạch phụ trợ
8. Ngân quỹ hóa
- Lượng hóa sang dạng ngân quỹ
- Ngân quỹ chính là đảm bảo vật chất có các KH đã đưa ra được thực hiện có kết quả
- Việc thành lập ngân quỹ là yếu tố quan trọng, đảm bảo cho các tài khoản cần thiết cho
việc thực hiện mục tiêu, KH đề ra ( nhà quản lý phân phối các tài khoản mà DN có)
- Ngân quỹ hóa KH là một công cụ quan trọng trong kiểm soát quản lý

7. Lập kế hoạch trong doanh nghiệp và tổ chức phi lợi nhuận có thể có những điểm gì khác
biệt?
Lập kế hoạch trong doanh nghiệp và tổ chức phi lợi nhuận có thể có những điểm gì khác biệt?
Trả lời :
Những điểm khác biệt giữa doanh nghiệp và tổ chức phi lợi nhuận trong việc lập kế hoạch :
Doanh nghiệp Tổ chức phi lợi nhuận

Mục tiêu lập kế hoạch Nhằm đạt được lợi nhuận Nhằm đạt được hiệu quả hoạt
mong muốn động tốt nhất, không vì mục
tiêu lợi nhuận

Ngân quỹ kế hoạch Kiểm soát chi phí phát sinh - Kiểm soát chi phí để
 để đảm bảo việc kinh doanh tránh thất thoát nguồn
có lợi nhuận cao nhất lực. đảm bảo sử dụng
hiệu quả nhất các
nguồn lực để đảm bảo
mục tiêu của tổ chức
- Ghi nhận chi phí thực
phát sinh, các chi phí
này không cần phải
thật chính xác vì chỉ
phục vụ cho việc ra
quyết định trong nội
bộ.

8. Em lập những loại kế hoạch nào trong cuộc sống cá nhân? Hãy mô tả những kế hoạch
này (a) kế hoạch chiến lược hay chiến thuật, (2) ngắn hạn hay dài hạn, và (c) cụ thể hay
định hướng.
Em lập những loại kế hoạch nào trong cuộc sống cá nhân? Hãy mô tả những kế hoạch này (a)
kế hoạch chiến lược hay chiến thuật, (b) ngắn hạn hay dài hạn, và (c) cụ thể hay định hướng.
Trả lời :
Loại kế hoạch Chiến lược hay chiến Ngắn hạn hay dài Cụ thể hay định hướng
thuật ? hạn ? ?

Chiến thuật Ngắn hạn Cụ thể

Kế hoạch chi tiêu hàng
ngày

Chiến thuật Dài hạn Định hướng

Kế hoạch cho nghề
nghiệp tương lai