NIT 829001846-6

PROCEDIMIENTO PARA LA Fecha de Emisión

REALIZACION DE INVENTARIO 10/10/2008

1. OBJETIVO
Realizar el adecuado registro de la existencia, cantidad, característica condiciones
de uso, valor y personas responsables del manejo de los bienes.

2. ALCANCE
Inicia con la actualización del inventario hasta el archivo del mismo

3. RESPONSABLE
Técnico Auxiliar Almacenista.

4. DEFINICIONES
INVENTARIO: Proceso que se realiza preferiblemente dos veces al año de acuerdo
a las disposiciones de la institución, con fines contables y de conocer la existencia
valorizada de los elementos e insumos y propiedad planta y equipos.

ARCHIVO: Información recopilada a la fecha

MISS: Número que indica la diferencias por fuera de los límites permitidos según el
elemento o insumo.

Papelería 5%
Aseo 5%
Equipos 0%
Farmacia 0%

CORRECTIVO: Acción que eliminará la diferencia presentada en un MISS después

de identificar la causa del mismo.

ACCIÓN PREVENTIVA: conjunto de acciones tomadas para evitar que se vuela a

presentar la causa que trae como consecuencia un MISS.

5. CONDICIONES GENERALES
 La realización del inventario se debe hacer sin que haya movimientos de
elementos e insumos durante el tiempo que se esté realizando el proceso.

ELABORO REVISO APROBO

Nombre: Andrea Arias Corena
Nombre: Alberto Barajas Florez Nombre: Carlos Alberto Sanmiguel
Cargo: Técnico Auxiliar
Cargo: Subdirector Administrativo y Financiero Cargo: Gerente
Almacenista

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  El conteo de elementos e insumos se debe realizar por unidades.

 Este procedimiento se debe desarrollar semestral preferiblemente.

6. DESARROLLO

Nº DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Actualizar en el kardex los últimos
Técnico auxiliar
1 movimientos como entradas y salidas del N.A
almacenista
almacén antes de iniciar el proceso.
Realizar conteo minucioso de todas las
Técnico auxiliar
2 existencias reales a la fecha de elementos N.A
almacenista
e insumos.
Registrar los datos correspondientes al Técnico auxiliar Formato de
3
inventario físico. almacenista inventario
Comparar con los datos del kardex, de Técnico auxiliar
4 N.A.
forma que quede actualizado. almacenista
Técnico auxiliar
Analizar los resultados obtenidos y tomar almacenista /
5 N.A.
correctivos si se presenta algún MISS. Subdirector
Administrativo
Presentar acción Preventiva a la Técnico auxiliar
6 N.A
Subdirección administrativa. almacenista
Realizar con los resultados del inventario el
Informe de
informe detallado de cada uno de los Técnico auxiliar
7 elementos e
elementos e insumos con sus respectivas almacenista
insumos
cantidades.
Archivar la copia de la información Técnico auxiliar
8 N.A
encontrada del actual inventario. almacenista

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIAS

 Inventarios

8. ANEXOS

 Flujograma

9. PUNTOS DE CONTROL

Revisor fiscal

10. HISTORIAL DE CAMBIOS

FECHA VERSION CAMBIOS

20/01/2011 2  Nuevas condiciones generales para realizar el procedimiento
 Nuevas definiciones y cambios en el proceso, que buscan apuntar
a la mejora continua de la labor de esta área.

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