FORM/KMKP/002

REV.00
FORM PDSA
( Plan – Do – Study – Act )
TOOL : Pemantauan Dokumen
STEP : Pengumpulan Dokumen UMAN CYCLE : 1
Uman
PLAN
Rencana:
Mengubah dokumen UMAN menjadi bentuk file yang di upload ke SIRS.
Kepala ruang atau penanggungjawab rapat diminta menyerahkan hasil rapat dalam bentuk UMAN ke
bagian TU.

Target :
Pada bulan Oktober – Desember 2021 dokumen UMAN ter upload di SIRS 100%

Langkah :
1. Penyerahan Uman minimal 1 hari setelah dilakukan rapat atau maksimal tanggal 25 setiap bulan
2. Kepala ruang memahami dan tahu cara menyusun dokumen UMAN
3. Kepala ruang diminta mengumpulkan notulen rapat dalam bentuk dokumen UMAN
4. TU Memastikan kelengkapan ketertiban rapat bulanan dan kelengkapan dokumen UMAN
5. TU Melakukan scaning, penginputan dan penguploadtan dokumen UMAN ke Sirs

DO
Apa yang Anda amati :
1. Kepala ruang masih ada yang tidak melaksanakan rapat bulanan karena pandemi
2. Kepala ruang masih ada yang tidak paham dalam penyusunan dokumen UMAN
3. Kepala ruang masih ada yang tidak mengumnpulkan UMAN

STUDY
Apa yang dapat Anda pelajari?
1. TU kesulitan dalam penguplodan dokuman karena kepala ruang tidak tertib melaksanakan
rapat bulanan dan tidak mengumpulkan notulen rapat dalam bentuk UMAN
2. Kepala ruang tidak melaksanakan rapat bulanan karena pandemic dan padatnya pelayanan
covid-19
3. Kepala ruang sering salah dalam pembuatan notulen (isi notulen tidak menjelaskan
pembahasan dan hasil rapat) dan tidak paham menyertakan materi rapat sehingga UMAN
yang diserahkan tidak lengkap
4. TU kesulitan dalam pencarian dokumen UMAN dari berbagai ruang dalam arsip
5. Pengarsipan dokumen UMAN masih secara manual
6. Dokumen UMAN yang tersimpan di masing-masing ruang sering hilang (dokumentasi dan
pengarsipan di ruangan tidak rapi)

Apakah sesuai dengan target ?

Belum memenuhi target karena bulan januari – agustus tahun 2021 baru menerima 60 dokumen
UMAN dari yang seharusnya 272 dokumen UMAN (tercapai 22%).
ACT
Apa yang dapat Anda simpulkan dalam siklus ini?
1. Sosialisasi cara membuat notulen dan penyusunan dokumen UMAN
2. Follow up setiap kepala ruang untuk melakukan rapat bulanan dan mengumpulkan dokumen
UMAN
3. Upload dokumen UMAN ke SIRS yang akan tersimpan dan terlihat di menu masing-masing ruang
yang ada di SIRS untuk memudahkan pencarian dan pengarsipan dokumen UMAN.

Administrasi

Feni Rastyani
NIP. 08.11.05.18

Page 1