JOKO RIVAI

0812 4345 827 | buyutjokorivai@gmail.com

Perihal : Penawaran Sistem Absensi Berbasis Mobile

01 Jul i 2021

Kepada Yth.
Direktur RSUD Haji Pemprov Sulawesi Selatan
Makassar

Deng an horma t.

Ijinkan kami dari M Techno untuk menyampaikan penawaran pengembangan

dan implementasi sistem absensi mobile pada RSUD Haji Pemprov Sulwesi
Selatan, Kota Makassar.

Latar Belakang

Model absensi konvensional menggunakan mesin absensi (fingerprint) sangat

efisien dalam hal kemandirian proses absensi, di mana mesin absensi sendiri
telah mencakup keseluruhan proses absen: mulai dari registrasi, scanning
(proses absen) sampai ekspor data hasi lrekapitulasi absensi. Namun, dalam
hal pengelolaan data dan monitoring kehadiran pegawai secara real time,
terdapat kendala sebagai berikut:
 Data absensi harus ditarik/diekspor manual untuk dapat diolah lebih
lanjut
 Proses absensi tidak bersifat open-intergration, sehingga setiap
kebutuhan atas data absensi harus melalui proses tarik/ekspor data
secara manual menggunakan software bawaan mesin absensi

1
  Kendala lain adalah jumlah mesin absensi yang tidak mencukupi
kebutuhan akan menimbulkan penyempitan dalam proses antrean
absen (bottlenecking) yang pada akhirnya membuat sebagian
pegawai akan terlambat absen.
 Proses absensi tidak online, sehingga proses monitoring secara remote
oleh pejabat berwenang sulit dilakukan

Dengan kendala-kendala yang ada, tujuan utama penggunaan absensi

secara elektronik menjadi sulit dipenuhi, yaitu mencatat kehadiran secara
akurat dan melakukan pengawasan secara realtime demi mengoptimalkan
waktu kerja dan produktivitas pegawai. Untuk memenuhi tujuan dimaksud,
kendala-kendala yang ada perlu dieliminasi, salah satunya dengn sistem
absensi online berbasis mobile.

Konsep Absensi yang Ditawarkan

Smartphone sudah merupakan kebutuhan pokok bagi masyarakat di Kota

Makassar, lebih dari 90% penduduknya telah menggunakan smartphone. Oleh
karenanya, sudah saatnya smartphone dimanfaatkan sebagai sarana
pemenuhan kebutuhan masyarakat. Salah satu kebutuhan dimaksud
tentunya adalah absensi elektronik secara online, dengan konsep sebagai
berikut:
 Smartphone hampir setiap saat terhubung dengan internet, terutama
di lingkungan yang difasilitasi dengan jaringan WiFi. Ini memungkinkan
smartphone untuk mengakses pusat absensi secara remote, dan
melakukan absen secara online.
 Smartphone telah dilengkapi dengan kamera, di mana pengguna
dapat mengambil foto setiap saat. Sehubungan dengan hal ini, proses
absensi digital dapat memanfaatkan AI (artificial intelligence) untuk
mengenali wajah pada foto dari kamera smartphone dan
mencocokannya dengan foto wajah dalam database, sehingga
diperoleh data berikut:
o Siapa, berdasarkan pengenalan wajah dari kamera
smartphone

2
 o Kapan, berdasarkan waktu pada smartphone saat wajah
dikenali
o Di mana, dengan mengambil data lokasi pengguna saat
melakukan proses pengenalan wajah
Data yang diperoleh dapat secara akurat diproses dan diolah lebih
lanjut.
 Mesin-mesin absensi yang tersebar di berbagai pusat absen digantikan
oleh server yang dapat diakses secara online oleh smartphone
pengguna, yang dengannya, data absensi menjadi tersentralisasi
secara otomatis tanpa perlu ditarik/diekspor manual oleh operator.
Karena data yang terkumpul dalam satu sistem database, proses
pengolahan dan pelaporan menjadi lebih cepat dan efisien.
 Para pemegang kepentingan yang berwenang dapat setiap saat
mengakses server untuk mengakses data absensi dan laporan-
laporannya, sehingga fungsi pengawasan dapat berjalan secara
realtime dan kontinyu.
 Data dan laporan dapat diekspor kembali ke format Excel untuk tujuan
arsip dan keperluan lainnya.
 Dalam pengembangannya, server dapat menyediakan API
(Application Programming Interface) agar data dapat diakses oleh
sistem aplikasi lain (misalnya aplikasi penggajian dan kepegawaian)
sebagai bahan mentah untuk diproses lebih lanjut, semisal perhitungan
gaji dan assessment kedisiplinan.
 Mendukung pencegahan penularan Covid-19 dengan menerapkan
absensi tanpa perlu berdekatan dan tanpa menggunakan kontak fisik
(sidik jari)

3
 Ilustrasi Konsep Absensi Mobile

Gambaran Umum Sistem Absensi Mobile

Sebagai pengembangan atas konsep yang ada, berikut dipaparkan

gambaran umum sistem absensi mobile dengan harapan dapat memberikan
output maksimal atas target yang diinginkan, monitoring kehadiran pegawai
secara realtime dan online.

Server mesin absensi dihubungkan dengan internet menggunakan koneksi

yang stabil (dedicated). Server ini menjadi pusat keseluruhan proses absensi
dan monitoringnya. Pada server ini, disiapkan modul-modul dengan fungsi
untuk melayani permintaan aplikasi mobile pada smartphone pegawai, yaitu
permintaan pengenalan wajah, identifikasi data pegawai dan pencatatan
absen. Modul lainnya berfungsi sebagai pengolah dan penampil informasi
monitoring bagi aplikasi mobile yang digunakan oleh pejabat berwenang.
Jika diperlukan, dapat pula disiapkan modul API (Application Programming
Interface) untuk bridging dengan sistem aplikasi lain seperti aplikasi
penggajian dan assessment kedisiplinan.

4
Komputer operator merupakan komputer yang digunakan oleh pegawai
berwenang dalam mengolah data absensi dan menerbitkan laporan.
Komputer ini terhubung dengan server lewat jaringan (LAN, baik wifi maupun
cable-based) untuk mengakses data absen. Pada komputer operator juga
disiapkan modul untuk pelaporan, termasuk penampilan data rekapitulasi
absensi, perhitungan kehadiran dan keterlambatan serta fasilitas ekspor data
ke Excel. Modul lain yang penting yaitu modul registrasi, di mana setiap
pegawai diberikan user ID dan password, serta foto wajahnya didaftarkan ke
sistem absensi untuk identifikasi pada saat proses absensi pada smartphone
dilakukan.

Aplikasi mobile yang digunakan disiapkan untuk dijalankan pada smartphone

pengguna, baik pengguna sebagai pegawai maupun sebagai pejabat
berwenang. Aplikasi ini menjadi pintu utama absensi, di mana pengguna
mengambil foto wajah dan melakukan proses absensi, yang kemudian dicatat
ke server. Saat login ke aplikasi, sistem akan mengenali identitas pejabat yang
berwenang, dan memberikan akses ke modul monitoring absensi pegawai
lainnya.

Pada server, dapat pula dipasangkan mesin absensi sidik jari/kartu, yang tetap
dapat berfungsi sebagaimana mestinya, meskipun kendala-kendala dan
keterbatasannya – seperti penarikan data yang masih manual – tidak dapat
dihindari.

Proses absensi setiap hari dilakukan dengan login ke aplikasi sesuai user ID dan
password yang diberikan, kemudian mengambil foto wajah (selfie). Proses
absensi ini dapat dibatasi sehingga hanya dapat dilakukan di lingkungan
kantor, sehingga proses absensi di luar kantor akan ditolak.

5
Resiko Implementasi

Konsep yang disampaikan, dalam implementasinya, tentu memiliki resiko,

antara lain:
 Jaringan (LAN) dan internet yang tidak stabil akan menggangu proses
absensi. Perlu dipastikan bahwa koneksi jaringan, baik LAN maupun
internet haruslah tersedia dan stabil.
 Pegawai tidak memiliki perangkat smartphone yang dilengkapi dengan
kamera. Untuk pegawai dengan kendala ini, perlu dilakukan absen
secara offline pada mesin absensi atau dengan bantuan operator.
 Perangkat smartphone pegawai tidak memiliki koneksi internet. Untuk
pegawai dengan kendala ini, perlu dilakukan absen secara offline
pada mesin absensi atau dengan bantuan operator.
 Server yang terganggu, seperti gagal listrik, terputus dari jaringan atau
rusak.

Modul-Modul Sistem Absensi

Sistem yang ada berdasarkan implementasi sebelumnya dapat diilustrasikan

sebagai berikut:

1. Database
Merupakan mesin penaapung data absensi, baik data pegawai
maupun data kehadiran, serta data lainnya yang terkait dengan sistem
absensi
2. Aplikasi Utama Absensi
Merupakan aplikasi induk yang dipasang di server dan dapat diakses
oleh operator
a. Modul registrasi
Modul ini digunakan untuk mendaftarkan pegawai dan foto
wajahnya agar dikenali oleh sistem.
b. Modul Pengolahan Absensi

6
 Modul ini mengolah data absensi pegawai setiap hari,
menghitung keterlamabtan dan kehadiran dan menyajikannya
dalam format daftar hadir secara rekap dan per pegawai
c. Modul Pelaporan
d. Modul Konfigurasi
3. Modul API Mobile
a. API Absensi
b. API Monitoring
4. Mobile (Android)
a. Modul Absensi
b. Modul Monitoring
c. Google Play Store
5. Aplikasi Mobile (iOS) (Opsional)
a. Modul Absensi
b. Modul Monitoring
c. Apple App Store
6. API Bridging (Opsional)
7. Modul Impor Data Absensi Fingerpint

Software Pendukung

Sistem absensi mobile, dalam penerapannya, membutuhkan software-

software pendukung sebagai berikut:
1. Sistem Operasi untuk server dan PC operator. Untuk server disarankan
penggunaan sistem operasi Windows Server 2012 R2 atau lebih baru.
Untuk operator disarankan penggunaan Windows 7 64bit atau lebih
baru.
2. Web Server, untuk memberikan akses proses absensi pegawai, akses
proses monitoring dan akses API untuk smartphone dan bridging. Untuk
web server ini, Sistem absensi menggunakan Apache Web Server yang
dipaket dengan interpreter bahasa pemrograman PHP. Paket software
ini bersifat open source, dapat digunakan tanpa membayar lisensi,
sehingga dapat menekan biaya impelementasi.

7
 3. Database server, digunakan untuk menampung semua data absensi,
mencakup data pegawai dan data kehadiran. Database server yang
digunakan adalah PostgreSQL yang telah terbukti tangguh dan
memiliki akurasi dan kecepatan akses data yang tinggi. PostgreSQL
juga bersifat open source.
4. Microsoft Office untuk proses ekspor data ke Excel/Word. Versi Microsoft
Office yang digunakan adalah Office 13 atau lebih baru.
5. Untuk penggunaan mesin absensi fingerprint/kartu, dibutuhkan pula
software bawaan mesin absensi beserta mesin databasenya untuk
mengakses dan melakukan penarikan data secara manual.
6. Sertfikat SSL/TLS untuk mendukung akses sistem absensi di atas protokol
HTTPS. Sertifikat ini perlu diperbarui secara kontinyu agar sistem absensi
dapat berjalan sebagaimana mestinya.

Sofware pendukung berupa Web Server dan Database Server akan

disediakan sebagai bagian dari software sistem absensi yang ditawarkan.
Sedangkan software lainnya disediakan sendiri oleh pihak Rumah Sakit, karena
adanya lisensi yang harus dibeli oleh pihak Rumah Sakit.

Hardware Penunjang

Sistem absensi mobile menggunakan hardware pendukung berupa komputer

server, komputer operator dan hardware lainnya. Berikut rincian dasar
hardware yang diperlukan:
1. Server
a. Server adalah komputer dengan spesifikasi khusus di atas rata-
rata, untuk menunjang kinerja software sistem absensi yang harus
dapat diakses baik offline maupun online. Komputer Server
sekurang-kurangnya memiliki spesifikasi sebagai berikut:
i. Prosesor Intel Xeon, RAM 8GB, storage berupa SSD 480GB
(sebaiknya dilengkapi dengan harddisk 1TB untuk
backup)
ii. Port LAN (kompatibel RJ45)

8
 iii. Keyboard, video monitor dan mouse (KVM)
iv. Dukungan UPS untuk suplai listrik yang stabil
v. Operating System Microsoft Windows 2012 R2

b. Utilitas pendukung, seperti ruangan yang dingin (sebaiknya ber-

AC) dan akses listrik.
2. PC Operator. Merupakan komputer yang digunakan oleh operator
dalam mengakses data absensi, menerbitkan laporan, mendaftarkan
pegawai, mengekspor data, menarik data dari mesin absensi
fingerprint/kartu dan melakukan maintenance sistem. Spesifikasi
minimum untuk PC Operator adalah sebagai berikut
a. Proses Intel Core I3 2,2GHz atau setaranya, RAM 4GB, harddisk
320GB, Port LAN RJ45 Compatible, Port/adapter Wifi b/g/n
150mbps, GPU (baik onboard maupun PCI card)
b. Keyboard, video monitor (minimal resolusi 1280px x 960 px),
mouse
c. Sebaiknya dilengkapi UPS
d. Operating System Windows 7 64bit
3. Smartphone. Merupakan perangkat absensi pegawai dan monitoring
oleh pejabat berwenang. Minimal dengan spesifikasi:
a. RAM 2GB, dengan internal storage yang masih kosong 128MB
b. Dapat terkoneksi ke internet dan wifi
c. Memiliki kamera untuk mengambil foto
d. Operating system Android 5/iOS 13
Smartphone yang digunakan adalah milik pegawai/pejabat
bersangkutan, bukan merupakan bagian dari sistem absensi yang
ditawarkan.

Kebutuhan Jaringan

Akses jaringan berupa internet dedicated dengan IP publik yang dapat

diakses dari internet merupakan kebutuhan pokok server sistem absensi. Selain

9
itu, jaringan wifi untuk akses absensi harian oleh pegawai menggunakan
smartphone juga harus tersedia. Koneksi smartphone pegawai dengan
jaringan wifi menjamin proses absensi yang akurat, dilakukan dari kantor dan
mencegah pegawai melakukan absensi pada saat tidak berada di kantor.

Target yang Dicapai

Impelementasi sistem absensi pada lingkup RSUD Haji Pemprov Sulawesi

Selatan diharapkan dapat meningkatkan kedisiplinan dengan absen tepat
waktu, tertib tempat, akurat, realtime dan terawasi yang pada akhirnya
meningkatkan produktivitas kerja dan kualitas pelayanan.

Waktu Pengembangan & Implementasi

Proses pengembangan dan implementasi sistem antrean berbasis mobile

membutuhkan waktu yang cukup agar dapat terselesaikan dengan baik.
Meskipun gambaran umum resiko dan potensi kegagalan telah
diperhitungkan, namun pada implementasinya dapat saja terjadi kesalahan,
kegagalan dan ketidaksesuaian kondisi sesungguhnya yang melenceng dari
prencanaan, karenanya tentu diperlukan waktu yang cukup untuk
mengupayakan solusinya.

Berikut skema waktu pengeraajn pengembangan dan implementasi sistem

antrean berbasi mobile di lingkup RSUD Haji Pemrpov Sulawesi Selatan, Kota
Makassar:

10
 Waktu (Pekan)
Uraian Pekerjaan
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Survei Kebutuhan Sistem
Pengoleksian Foto Wajah Pegawai & NIP/NRP
Desain Database
Pembuatan Aplikasi Utama Absensi:
 Modul registrasi
 Modul Pelaporan
 Modul Konfigurasi
Pembuatan Modul API Mobile
 API Absensi
 API Monitoring
Pembuatan Aplikasi Mobile (Android)
 Modul Absensi
 Modul Monitoring
Pembuatan Aplikasi Mobile (iOS)
 Modul Absensi
 Modul Monitoring
Pembuatan API Bridging (Opsional)
Pembuatan Modul Impor Data Absensi Fingerpint (Opsional)
Konfigurasi Jaringan
Instalasi
 Server dan Software Pendukung
 Aplikasi Absensi
 Upload di Google Play Store/Apple App Store
Pengetesan
Training Operator
Total Waktu 84 hari kalender

11
Biaya Pengembangan & Implementasi

Ada pun untuk menyelesaikan pekerjaan pengembangan dan implementasi

sistem absensi berbasis mobile di lingkup RSUD Haji, diperlukan biaya dengan
rincian estimasi sebagaimana berikut:

Uraian Pekerjaan Biaya Qty Satuan Jumlah

Survei Kebutuhan Sistem

- 0 Kali -
Pengoleksian Foto Wajah
Pegawai & NIP/NRP 1,000,000.00 1 Paket 1,000,000.00
Software

Desain Database
3,500,000.00 1 Database 3,500,000.00
Pembuatan Aplikasi Utama
Absensi: -
Modul registrasi
4,500,000.00 1 Paket 4,500,000.00
Modul Pengolahan Absensi
11,000,000.00 1 Paket 11,000,000.00
Modul Pelaporan
4,500,000.00 1 Paket 4,500,000.00
Modul Konfigurasi
2,000,000.00 1 Paket 2,000,000.00
Pembuatan Modul API Mobile
-
API Absensi
2,500,000.00 1 Paket 2,500,000.00
API Monitoring
2,500,000.00 1 Paket 2,500,000.00
Pembuatan Aplikasi Mobile
(Android) -
Modul Absensi
12,500,000.00 1 Paket 12,500,000.00
Modul Monitoring
7,500,000.00 1 Paket 7,500,000.00
Upload di Google Play Store
2,750,000.00 1 Kali 2,750,000.00
Pembuatan Aplikasi Mobile
(iOS) (Opsional) -
Modul Absensi
12,500,000.00 0 Paket -
Modul Monitoring
6,500,000.00 0 Paket -
Upload di Apple App Store
(Daftar Pertama) 5,500,000.00 0 Kali -
Pembuatan API Bridging
(Opsional) 2,500,000.00 0 Paket -
Pembuatan Modul Impor Data
Absensi Fingerpint (Opsional) 2,500,000.00 0 Paket -
12
 Hardware
Server
Server Proliant ML110 Gen 10,
RAM 8GB, SSD 480GB, HDD 1 TB 28,000,000.00 1 Set 28,000,000.00
Monitor 21 inci, Keyboard,
Mouse 35,000,000.00 1 Set 35,000,000.00
UPS 1200VA
2,500,000.00 1 Unit 2,500,000.00
PC Operator

PC Operator disiapkan sendiri

5,500,000.00 0 Set -
Jaringan
Perangkat Jaringan

Kabel UTP Cat 5E (Indoor) 1 roll

1,100,000.00 1 Roll 1,100,000.00
RJ-45 Cat 5 compatibe
150,000.00 1 box 150,000.00
Konfigurasi Jaringan

Mapping IP Publike ke Server

1,000,000.00 1 Paket 1,000,000.00
Setup Jaringan dan Koneksi PC
Operator 4,500,000.00 1 4,500,000.00
Koneksi Internet Server
Internet Dedicated + Public
Accessible IP 7,500,000.00 0 Paket -
Instalasi & Pengetesan

Instalasi
-
Server dan Software Pendukung
3,500,000.00 1 3,500,000.00
Aplikasi Absensi
3,000,000.00 1 3,000,000.00
Pengetesan
- 1 Kali -
Training Operator
2,000,000.00 1 Kali 2,000,000.00
Jumlah :
135,000,000.00

Terbilang: Seratus Tiga Puluh Lima Juta Rupiah

Biaya tersebut di atas belum termasuk PPN 10%.
Biaya tercantum dapat dinegosiasikan dan sebagian biaya hardware dapat
disesuaikan dengan ketersediaan hardware di RSUD Haji Makassar.

13
Penutup

Demikian di atas disampaikan penawaran dan konsep sistem absensi berbasis

mobile pada RSUD Haji Pemprov Sulawesi Selatan. Terimakasih.

Hormat kami,
Buyut Joko Rivai
Tim M Techno
0812 4345 827 (Chat only)

buyutjokorivai@gmail.com

Buyut Joko Rivai

14