Código: PO-LO-01

LOGÍSTICA
Versión: 01
Fecha: 29/03/2019
POLÍTICA DE LOGÍSTICA
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POLÍTICA DE
LOGÍSTICA

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Carol Salguero Jenny Torres Edgard Marmanillo

Coordinador de Calidad y Gerente de Administración y

Gerente General
Mejora Continua Finanzas

Sistema de Gestión de Calidad - Prestadora de Servicios Pecuarios PSP S.A.C.

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1. Consideraciones Generales

1.1. El área de Logística es la única área que gestiona compras de la empresa, sean bienes,
servicios o compras especializadas.
1.2. El Jefe de Logística deberá liderar reuniones para reforzar la visión, la misión, el propósito,
valores de la empresa y los objetivos trazados.
1.3. El Jefe de Logística deberá liderar los Comités internos e inter-áreas con el objetivo de:
 Mantener informado al equipo de los resultados obtenidos del plan de trabajo.
 Identificar oportunidades de mejora en el desempeño del área.
 Identificar oportunidades de mejora en los procesos clave de la empresa.
1.4. El área de Logística debe negociar, coordinar y realizar el seguimiento con los proveedores
para que las compras de bines y servicios se efectúen en las fechas y condiciones solicitadas.
1.5. Se debe mantener un archivo con los sustentos de las decisiones de compra, para atender
cualquier auditoria interna por un tiempo no menor a un año.

2. Presupuesto

2.1. Cuando alguna compra exceda del presupuesto aprobado, se debe solicitar la aprobación
formal del Jefe o Gerente de área y Gerente General.

3. Evaluación, Selección y Re-evaluación de Proveedores

3.1. Todo proveedor nuevo debe ser evaluado y seleccionado de acuerdo al cuestionario
establecido, para su análisis por los colaboradores de Compras.
3.2. Los criterios para la evaluación y selección de proveedores son:
 Contar con una trayectoria no menor a 6 meses.
 Contar con una dirección legal conocida y reconocida.
 Contar con un representante comprobado.
 Presentar una situación adecuada ante la SUNAT: Habidos y Hallados.
 No estar involucrados en algún juicio vigente o acusaciones sustentadas relacionada
a actos ilícitos de información pública.
 Demostrar una capacidad de atención y venta de materiales, productos y/o servicios
acordes con los potenciales volúmenes o capacidades a solicitar.
 Facilitar el punto de entrega más adecuado para la empresa.
 Ofrecer productos o servicios con estándares de calidad según lo requerido.
 Brindar garantías formales de los materiales, productos y/o servicios que brindará.
 Obtener una calificación confiable en la evaluación de nuevo proveedor.
3.3. Cualquier posible excepción deberá ser aprobada por el Gerente de Administración y
Finanzas o Gerente General.
3.4. Cualquier proveedor separado del portafolio de proveedores por algún incumplimiento grave
en alguna de las condiciones de compra pactadas no podrá ser incluid nuevamente sin previa
autorización del Gerente de Administración y/o Finanzas o Gerente General.
3.5. De existir algún proveedor con algún grado de vinculación con los accionistas y/o
colaboradores de la empresa debe ser de conocimiento y aprobación del Gerente de
Administración y Finanzas y/o Gerente General.
3.6. Los proveedores deben ser re-evaluados por lo menos una vez al año, considerando tanto
proveedores de bienes como servicios. Deberá mantenerse un archivo físico o digital de las
re-evaluaciones de los proveedores.

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3.7. En caso algún proveedor desapruebe la re-evaluación, pero es un proveedor único para el
bien o servicio, se podrá mantener con la autorización del Gerente de Administración y
Finanzas y/o Gerente General.

4. Evaluación, Selección y Evaluación de Contratistas

4.1. Todo contratista nuevo debe ser evaluado y seleccionado de acuerdo al cuestionario
establecido, para su análisis por los colaboradores de Compras.
4.2. Los criterios para la evaluación y selección de contratistas son:
 Contar con una trayectoria no menor a 6 meses.
 Contar con una dirección legal conocida y reconocida.
 Contar con un representante comprobado.
 Presentar una situación adecuada ante la SUNAT: Habidos y Hallados.
 No estar involucrados en algún juicio vigente o acusaciones sustentadas relacionada
a actos ilícitos de información pública.
 Ofrecer productos o servicios con estándares de calidad según lo requerido.
 Brindar garantías formales de los materiales, productos y/o servicios que brindará.
 Contar con experiencia: Años de experiencia de acuerdo con el nivel de complejidad
requerido.
 Requisitos financieros: PDT 621 (Constancia de presentación), PDT PLAME
(Constancia de presentación) y Anexo R01 del PDT PLAME.
 Contar con un Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo de acuerdo a la normativa
vigente.
 Obtener una calificación confiable en la evaluación de nuevo proveedor.
4.3. Los contratistas deben ser re-evaluados cada vez que se finalice la ejecución de un proyecto,
por el Jefe del área usuaria. Deberá mantenerse un archivo físico o digital de las re-
evaluaciones de los proveedores.
4.4. En caso el contratista desapruebe la re-evaluación, se le comunica los aspectos a mejorar y
se debe generar una carta de compromiso con el plan de acción propuesto.

5. Compras Regulares

5.1. Es responsabilidad de las diferentes áreas el envío oportuno de las estimaciones de compras
según el procedimiento aprobado, o el envío de las necesidades a través de requerimientos
que cumplan los niveles de aprobación requeridos o estén sustentados como resultado del
presupuesto anual aprobado.
5.2. El área de Logística tiene la responsabilidad de revisar las solicitudes de compra o
requerimientos y presentar oportunidades de optimización de los mismos.
5.3. Las solicitudes de compra específicos de las áreas, sean bienes o servicios, deben contar con
las aprobaciones requeridas y estar contempladas de acuerdo al presupuesto anual
aprobado.

6. Compras por Reposición

6.1. La definición de los bienes que serán adquiridos bajo compras por reposición debe responder
a una propuesta del área de Compras en coordinación con el área usuaria y aprobado por el
Gerente de Administración y Finanzas y Gerente General.
6.2. Los productos, insumos, materiales o repuestos que pueden ser considerados dentro del
proceso de compras por reposición deben cumplir con las siguientes condiciones:

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 Se requieren todos los meses o casi todos los meses, es decir por lo menos 8 meses
de compra en los últimos 12 meses o 4 meses en los últimos 6 meses.
 Las cantidades requeridas son similares o responden a un comportamiento
predecible.
 Cuenta con una proyección.
 Se requiere mantener un stock de seguridad, por ser considerados bienes críticos.
6.3. Para las reposiciones se considerará el nivel de inventario requerido como stock de seguridad
y solo podrán excederlo de existir información específica de una necesidad adicional con
aprobación del Jefe o Gerente del área usuaria.
6.4. Las compras por reposición son gestionables por el área de Compras y no necesitan
solicitudes de compra o requerimientos del área usuaria.

7. Compras con Orden de Compra Abierta o Contrato

7.1. Para identificar y determinar los productos, insumos, materiales, repuestos y/o servicios que
pueden tener una Orden de Compra Abierta o Contrato, deben considerarse algunas
condiciones a cumplir:
 Compras cuyo abastecimiento adecuado debe ser asegurado en el tiempo, cantidad
y momento de atención.
 Negociaciones de precio por volumen de compra que permitan generar ahorros.
 Alta frecuencia de emisión de Órdenes de Compra parciales.
 Las compras por reposición pueden manejarse por Orden de Compra Abierta o
Contrato.
7.2. Algunas consideraciones para su uso:
 Pueden presentarse facturas parciales que vendrán acompañadas con la respectiva
guía de remisión, cada vez que ingresen bienes a los almacenes.
 Puede existir, dependiendo de los acuerdos con el proveedor, una factura total
entregada al finalizar la entrega de los pedidos acordados.

8. Cotizaciones

8.1. Los procesos de compras deben contar con una o más cotizaciones de acuerdo al
procedimiento aprobado.
8.2. Las cotizaciones de los proveedores deben ser formales y contener la información requerida.
8.3. Se podrá considerar exceptuar la solicitud de cotizaciones de bienes o servicios que:
 Tengan un único proveedor, previamente verificado y aprobado por el Jefe de
Logística y el Gerente de Administración y Finanzas.
 Tenga un proveedor definido, es decir que luego de un proceso de evaluación y
selección se haya determinado como el proveedor idóneo, estos deben cumplir lo
siguiente:
- Aprobado por el Jefe de Logística y Gerente de Administración y Finanzas.
- Serán re-evaluados cada seis meses.
- Deben contar con una Orden de Compra Abierta o Contrato.

9. Órdenes de Compra

9.1. Toda compra de la empresa debe estar sustentada en una Orden de Compra que debe ser
entregada al proveedor previa a la atención de bienes y/o servicios.
9.2. Las Órdenes de Compra o Contratos deben incluir todas las condiciones pactadas y
requeridas que aseguren la correcta atención de la necesidad de compra.

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9.3. Es responsabilidad del área de Logística la correcta emisión de la Orden Compra y/o solicitud
de información complementaria al área usuaria o al proveedor que asegure la correcta
generación de la Orden de Compra.
9.4. La Orden de Compra debe considerarse como un documento obligatorio a presentar por el
proveedor durante la entrega de los bienes. Es responsabilidad del área de Logística asegurar
el cumplimiento de los proveedores.
9.5. Las Órdenes de Compra aprobadas no deben modificarse bajo ninguna condición. Si existe
un excedente en cantidad o valor debe generarse una Orden de Compra complementaria
siempre que se acepte el excedente por el área usuaria. Si existe un faltante en cantidad que
no será atendido debe cerrarse la Orden de Compra.
9.6. Los rangos de aprobación sin IGV de Órdenes de Compra son los siguientes:

Aprobación Suplente Rango (USD)

Coordinador de Compras Jefe de Logística Hasta 2,500
Gerente de Administración y
Jefe de Logística 2,501 a 5,000
Finanzas
Gerente de Administración y
Gerente General 5,001 a 15,000
Finanzas
Gerente de Administración y
Gerente General Desde 15,001
Finanzas

10. Almacenaje

10.1. Es responsabilidad del área de Logística la operación, supervisión y control de todos los
almacenes de la empresa.
10.2. Es responsabilidad prioritaria de los colaboradores del almacén, el cumplimiento estricto de
las buenas prácticas de los almacenes:
 Orden
 Limpieza
 Señalización
 Trabajo seguro
 Control de fechas de vencimiento
10.3. Es responsabilidad del Jefe de Logística el cumplimiento de las adecuadas condiciones de
almacenamiento. Cualquier modificación y/o propuesta de un algún tipo de almacenamiento
alterno permanente o transitorio para cualquier bien solo puede ser aprobado por el Jefe de
Logística.
10.4. Se debe informar al área de Calidad de manera inmediata la detección de defectos en los
bienes de los diferentes almacenes.
10.5. Los responsables de los almacenes deben mantener actualizada la información sobre los
bienes sin movimiento o lento movimiento para que las áreas usuarias tomen las acciones
requeridas.
10.6. Todo proceso de eliminación o destrucción bienes debe cumplir con las normativas vigentes
y procedimientos de control interno.

11. Control de Inventarios

11.1. El área de Logística debe planificar y ejecutar inventarios cíclicos mensuales y al menos un
inventario general anual.
11.2. Es responsabilidad del área de Logística sustentar cualquier desfase (sobrante o faltante)
resultado de los inventarios físicos versus la información del sistema.

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11.3. El Jefe de Logística debe planificar y asegurar la ejecución de auditorías a los almacenes
informando los resultados:
 Faltantes o sobrantes
 Productos no ingresados al sistema o sin código
 Observaciones en el almacenaje de los productos
 Observaciones en los procedimientos
 Otros hallazgos importantes

12. Recepción de Bienes

12.1. Toda recepción de bienes debe ser realizada por los colaboradores del almacen, en
cumplimiento del procedimiento aprobado antes del retiro del proveedor.
12.2. El procedimiento de recepción debe realizarse dentro del horario de atención aprobado en
los almacenes. Cualquier caso excepcional debe ser aprobado por el Jefe de Logística.
12.3. Solo en casos excepcionales, previamente coordinados y aprobados por el Jefe de Logística,
las áreas usuarias podrán recepcionar los bienes directamente, con el compromiso de
entregar los documentos y conformidad de la recepción a primera hora del día siguiente de
la actividad.
12.4. En caso de recepción donde se requiera conocimientos técnicos o específicos, los
colaboradores del almacén podrán coordinar la presencia de colaboradores del área usuaria.
12.5. Los proveedores deberán presentar toda la documentación requerida durante la recepción
de bienes, en cumplimiento del procedimiento aprobado:
 Orden de Compra
 Guía de Remisión
 Certificado de Calidad, cuando aplique
 Otros documentos requeridos
12.6. La Orden de Compra es un documento requerido para iniciar el procedimiento de recepción
de bienes. El Jefe de Logística es el único que puede aprobar una recepción sin Orden de
Compra, previa evaluación del impacto de rechazar la entrega.
12.7. Los colaboradores de almacén deben cumplir con los controles de calidad definidos y
asignados para cada tipo de bien y comunicar formal e inmediatamente la detección de
cualquier incumplimiento que implique un rechazo al Jefe de Logística.
12.8. Los ingresos en el Sistema, deben ser procesados durante el mismo día de recepción de los
bienes.
12.9. El área de Calidad es la única responsable de aprobar los ingresos de bienes, definidos como
productos críticos. La revisión e informe deberá ser generado dentro de las veinticuatro horas
después de recepcionado el bien.

13. Despacho de Bienes

13.1. Todo despacho de bienes a cualquier área de la empresa solo será realizado con los
documentos y aprobaciones especificadas en los procedimientos.
13.2. Todo despacho de bienes a cualquier área de la empresa debe ser realizado posterior a la
recepción física e ingreso al Sistema.
13.3. El área de Logística es responsable de la coordinación y gestión del uso de unidades de
transporte asignadas o el uso del servicio de transporte de terceros para el despacho de los
bienes.
13.4. El área de Logística es responsable de monitorear y coordinar el mantenimiento preventivo
y correctivo de las unidades asignadas para asegurar su operatividad y costo de operación
adecuado.

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14. Ética

14.1. Todo colaborador no deberá verse implicado en un accionar fraudulento o conducta

deshonesta. Asimismo, se considera soborno y corrupción, el acto de ofrecer, prometer, dar,
solicitar y/o recibir:
 Dinero
 Regalos
 Servicios
 Cualquier otro beneficio para obtener una ventaja con el objetivo de inducirles a hacer
u omitir algo en el ámbito de sus funciones.
14.2. Todo colaborador está prohibido de divulgar información sensible de la empresa a personas
de otras áreas que no la requieran para el desempeño regular de sus funciones o personas
externas.
14.3. Cualquier acto que se conozca reñido con la ética se deberá informar al canal ético de la
empresa: canal-etico@psp-peru.com.
14.4. Todo colaborador debe cumplir todas las disposiciones que se establezcan en el Reglamento
Interno de Trabajo y Código de Ética.

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