REPUBLICA DOMINICANA
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
SANTO DOMINGO, D. N
“Ano del Fomento de las Exportaciones”
Despacho Contralor General
Lunes, 10 de Septiembre de 2018
No.: IN-CGR-2018-004644
A Direceién de las Unidades de Auditoria Interna (DUA)
Direccién Revisién y Control de Calidad (ORCC)
Asunto: Remisién de la Resolucién No. 001-2018 de Declaracién Técnica sobre la
unificacién de los procedimientos que deben aplicarse en las revisiones de
las Ordenes de Pago con fines de su autorizacién.
Luego de un cordial saludo, cortésmente les remito el protocolo de procedimientos unificados que en lo
adelante regiré en la Contraloria General de la Repiiblica (CGR), para el cumplimiento del mandato
Constitucional de autorizacién de las Ordenes de Pago de las insttuciones bajo el émbito de nuestra Ley 10-
07.
En lo adelante, todos los procedimientos pare ls revsién de las Ordenes de Pago con fines de autorizacién,
tanto los encargados de las UAI como los analistas, deben circunscribirse con carécter de obligatoriedad iinica
y exclusivamente a lo establecido en la Resolucién 001-2018 y su Declaracién Técnica.
Con esta mejora coordinamos y estandarizamos los criterios de aplicacin de las pruebas de cumplimiento de
las Direcciones DUAI y DRCC, haciendo también mucho més dgil la labor de autorzacién de Ins Ordenes de
Pago.
Le matric de requerimiento por objeto del gasto puede ser consultada en nuestra pagina Web,
sweon.contraloria.gobdo en la seccién Enlace de interés.
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i -
Contraloria General de la Repibliea Dominicana
SANTO DOMINGO. D. N
“Afio del Fomento de las Exportaciones”
RESOLUCION No. 001-18
QUE CONTIENE LA DECLARACION TECNICA SOBRE PROCEDIMIENTOS QUE DEBEN
APLICARSE EN LA REVISION DE LAS ORDENES DE PAGO CON FINES DE AUTORIZACION
LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA en el ejercicio de las atribuciones que le
confiere la Ley No. 10-07 que instituye el Sistema Nacional de Control Interno y de la Contraloria
General de la Repiblica y su Reglamento de aplicacién No. 491-07, emite la siguiente:
CONSIDERANDO: Que el articulo 247 de la Constitucién de fa Reptiblica Dominicana, proclamada
el 26 de enero del 2010 y modificada el 13 de junio del 2015, establece que la Contraloria General de la
Repiiblica es el drgano del Poder Ejecutivo rector del control interno, ejerce la fiscalizacin interna y la
evaluacién del debido recaudo, manejo, uso e inversién de los recursos pillicos y en la misma, se incluy6
ademas, lafuncién de autorizar ordenes de pago, requiriendo como condicion que se haya comprobado
el cumplimiento de los trimites legales y administrativos, de las instituciones bajo su ambito, de
conformidad con la ley.
CONSIDERANDO: Que la Ley No. 10-07 promulgada el 8 de enero de! 2007 que insticuye el Sistema
Nacional de Control interno y de la Contraloria General de la Repiiblica y su Reglamento de Aplicacion
No. 491-07, fueron concebidos para la practica de auditoria interna, fiscalizando de manera posterior el
‘cumplimiento de los controles previos 0 autocontroles de las érdenes de pago, correspondiendo a los
servidores publicos en los diferentes niveles jerarquicos de la entidad u organismo, la responsabilidad de
aplicar los controles previos relacionados con dichos pagos.
CONSIDERANDO: Que la Ley No.10-07 y su Reglamento de Aplicacién No.491-07, fueron
promulgados con anterioridad a la proclamacién de la Constitucién del aio 2010, que atribuyd a la
Contraloria General de la Repablica la funcién de autorizar las érdenes de pago.
CONSIDERANDO: Que las Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditoria Interna previstas en
el marco legal de la Contraloria General de la Repiblica, asi como en las mejores pricticas
internacionales de esta materia, establecen que son incompatibles las funciones de autorizacién de las
Srdenes de pago con las de control posterior, ya que colocarian al auditor interno en conflicto de
interés, afectando su independencia y objetividad para auditar lo que previamente ha revisado.
Av, México No. 48, Edificio Ministerio de Hacienda, Ser, Piso, Tel: 809-682-1677, Fax: 809-686-0251 REPUBLICA DOMINICANA
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Contraloria General de la Repibliea Dominicana
SANTO DOMINGO, D.
“Afio del Fomento de las Exportaciones”
CONSIDERANDO: Que para dar cumplimiento al mandato Constitucional relacionado con la
autorizacién de las érdenes de pago, la Contraloria General de la Republica en su calidad de organo
rector del control interno, asigné a las Unidades de Auditoria Interna establecidas en cada entidad, la
funcién de revisar Jos documentos en los que consten la aplicacién de los controles previos,
responsabilidad de los ejecutores directos de las operaciones en cada entidad, manteniendo
independiente la facultad de realizar por medio de otra dependencia de la misma, las funciones de
Auditoria Interna previstas en la Ley 10-07.
CONSIDERANDO: Que de acuerdo con el articulo 23 de la Ley No, 10-07, el proceso de control
interno establecido 0 que se establezca por cada entidad u organismo debe satisfacer los principios de
auto regulacién, auto control, auto evaluacién y evaluacién independiente.
CONSIDERANDO: Que de acuerdo con el articulo 25 de la Ley 10-07, el titular de cada entidad u
organismo bajo el ambito de la Ley es el principal responsable del establecimiento y cumplimiento del
control interno en la respectiva institucién, y que los servidores piblicos en los diferentes niveles de
responsabilidad respondern por el mantenimiento y cumplimiento del control interno de las
operaciones 0 actividades a su cargo,
CONSIDERANDO: Que en el articulo 26 de la Ley No.10-07, se define y asigna la responsabilidad
por los controles previos @ los ejecutores directos de las operaciones o actividades, en los diferentes
niveles de la organizacién de cada entidad u organismo sujeto al ambito de la presente ley, quienes son
responsables antes de darles tramite, realizarlas, autorizarlas y ordenar 0 expedir la respectiva orden
libramiento de pago, de aplicar controles internos previos 0 autocontroles con la finalidad de determinar
ll veracidad, exactitud y cumplimiento con las normas de ejecucién del presupuesto y demas
disposiciones legales que las regulen y que se ajustan a las respectivas normas bisicas de control interno
‘emitidas por la Contraloria General de la Repiblica y que corresponden a los fines y objetivos de la
institucién.
CONSIDERANDO: Que es necesario ratificar los procedimientos de la Contraloria General de la
Repablica para el cumplimiento de la funcién Constitucional de autorizacién de las Ordenes de pago.
CONSIDERANDO: Que la Ley No.10-07 en su Articulo No.18 numeral 17, establece dentro de las,
atribuciones del Contralor General de la Reptiblica dictar las normas técnicas y administrativas que
considere necesarias para el desarrollo de las atribuciones y funciones de la Contraloria General de la
Republica.
|Av. México No. 45, Edificio Ministerlo de Hacienda, 3er. Piso, Tel: 809-682-1677, Fax: 809-688-0251 REPUBLICA DOMINICANA
Ci, P52, y ‘yf
General. dela Repibliea AOMAUCANA
SANTO DOMINGO, O. N
Contraloria
“Afio del Fomento de las Exportaciones”
VISTA: La Constitucién de la Repiiblica Dominicana, promulgada el 13 de junio de 2015.
VISTA: La Ley No, 10-07 del 8 de enero de 2007, que instituye el Sisterna Nacional de Control Interno
y de la Contraloria General de la Repiblica.
VISTO: El Reglamento de Aplicacién No. 491-07 de la Ley No. 10-07.
VISTA: La Ley No.247-12, del 17 de julio del 2012, Orginica de Administracion Publica.
VISTO: £1 Marco Internacional para la Prictica Profesional de Auditoria Interna, emitido por el Instituto de
Auditores Internos.
RESUELVE:
AR (ULO PRIMERO. -Ratificar a través de la presente DECLARACION TECNICA, los
procedimientos que se aplican en la revisién de las érdenes de pago con fines de autorizacién, la cual se
adjunta ala presente Resolucién y forma parte integral de la misma.
ARTICULO SEGUNDO. -El uso y aplicacién de los procedimientos establecidos en la presente
Declaracién Técnica es de cardcter obligatorio por parte de las Unidades de Auditoria Interna y la
Direccién de Revision y Control de Calidad, con sujecién al rol de la Contraloria General de la Repiblica
en el proceso de autorizacién de las drdenes de pago.
ARTICULO TERCERO. -Cada entidad piblica tiene la responsabilidad de cumplir y hacer cumplir el
‘marco legal de Administracién Financiera, las normas y politicas internas especificas relacionadas, y las
normas de control interno prescritas por la Contraloria General de la Repiblica, ajustadas a sus
‘operaciones.
ARTICULO CUARTO. -La Contraloria General de la Republica es responsable de autorizar las
‘Srdenes de pago, previa la verificacién documental establecida en la presente Declaracién Técnica, sin
{que esto signifique que es corresponsable del uso o destino de los recursos autorizados en dicho pago,
lo cual es responsabilidad exclusiva de la entidad ordenadora del pago.
ARTICULO QUINTO. -Cada entidad publica es responsable de la administracién y seguimiento de
sus operaciones, conforme a los requerimientos técnicos y financieros, y de conformidad con las
facultades y obligaciones establecidas en la Ley No. 10-07 y su Reglamento de aplicacién No. 491-07.
|Av. México No. 45, Edificio Ministerio de Hacienda, Ser. Piso, Tel: 809-682-1677, Fax: 809-686-0251 REPUBLICA DOMINICANA
anlrale ra General dela Reptbliea Dominicana
SANTO DOMINGO. D1.
“Ajo del Fomento de las Exportaciones”
ARTICULO SEXTO. - El alcance de las revisiones de que «rata esta declaracién con fines de
autorizacién de las érdenes de pago, se concentra en la verificacién de las evidencias documentales que
presente cada entidad para su autorizacién.
ARTICULO SEPTIMO. -La autorizacién de las Srdenes de pago no tiene como propésito impartir
aprobacién a las operaciones de la entidad. Su objetivo es confirmar la aplicacién de los controles
previos 0 autocontroles realizados por la Administracién quien es responsable de los mismos.
ARTICULO OCTAVO. - Las revisiones a las que se refiere esta Declaracién Técnica, no constituyen
un reemplazo de las atribuciones de la Contraloria General de la Repiblica, para ejecutar el control
posterior de que trata la Ley 10-07 y su Reglamento de aplicacién No. 491-07. En este sentido, no debe
entenderse que al autorizar una Orden de Pago se limita o exime la facultad de examinarla en forma
posterior mediante técnicas y procedimientos de Auditoria Interna.
ARTICULO NOVENGO. - La Contraloria General de la Repiblica, en ejercicio de sus atribuciones y
funciones, tiene responsabilidades diferentes a las de cada entidad y no debe entenderse que las
entidades pueden transferir sus responsabilidades a la Contraloria.
ARTICULO DECIMO. -La Contraloria General de la Repiblica divulgara la presente Declaracion
Técnica a las instituciones bajo el ambito de la Ley No.10-07 y a los servidores publicos, a los fines de
asegurar su cabal conocimiento, entendimiento y cumplimiento.
ARTICULO DECIMO PRIMERO. -Los procedimientos ratificados en esta Declaracién Técnica
prevalecerin sobre cualquier otra disposicién que en materia de control interno se le oponga
ARTICULO DECIMOSEGUNDO. -La presente Declaracién Técnica entraré en vigencia a partir de
su publicacién,
Dada en la ciudad de Santo Domingo de Guzman, Republica Dominicana a los treinta (30) dias del mes
de agosto del afio dos mil dieciocho (2018)
LIC. DANIEL OMAR CAAMANO SANTANA
Contralor General de la Repiiblica
‘Av. México No. 45, Edificio Ministerio de Hacienda, Ser. Piso, Tel: 809-682-1677, Fax: 809-688-0251 H CONTRALORIA GENERAL
DE LA REPUBLICA DOMINICANA
Procedimientos que deben aplicarse en la
Revision de las Ordenes de Pago con Fines
de Autorizacion
Santo Domingo, Distrito Nacional R.D. CONTRALORIA GENERAL
DE LAREPUBLICA DOMINICANA
CONTENIDO
DECLARACION TECNICA SOBRE PROCEDIMIENTOS QUE DEBEN APLICARSE EN
LA REVISION DE LAS ORDENES DE PAGO CON FINES DE AUTORIZACION
1. FINALIDAD..
Il, MARCO LEGAI
‘A. Fundamento para
B. Aleance..
C._ Responsabilidades y Vigan
Ill, DIRECTRICES TECNICAS..
‘A. Requerimientos del Proces 2
B. Procedimientos para la Verificacion de las Evidencias Docurnentales que Respaldan ls Solicitudes d
‘Autorizacién de las Ordenes de Pago.
GLOSARIO ere
Jesarrollo de esta Declaracién Técnica. CONTRALORIA GENERAL
DELAREPUBLICA DOMINICANA
SIGLAS Y ACRONIMOS
CGR ‘Contraloria General de la Republica Dominicana
DAF Direccién Administrativa Financiera
pais Direccién de Auditor Interna Gubernamencal
DRCC Direccién de Revisién y Control de Calidad
MAE Maxima Autoridad Ejecutiva
SIGEF ‘Sistema de Informacién de la Gestion Financiera
SUAIL Sistema de Unidades de Auditoria Interna
UAL Unidades de Auditoria Interna
UE Unidad Ejecutora CONTRALORIA GENERAL
DE LAREPUBLICA DOMINICANA
DECLARACION TECNICA SOBREPROCEDIMIENTOS QUE DEBEN APLICARSE EM (A REVISION DE LAS
IRDENES DE PAGO CON FINES DE AUTORIZACIC
1. FINALIDAD
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24
La presente Declaracién Técnica sobre los procedimientos que deben aplicarse por las Unidades
de Auditoria Interna (UAl) y la Direccién de Revisién y Control de Calidad (ORCC).de la
Contraloria General de la Repiblica (CGR) en la funcién Constitucional de autorizacion de
‘érdenes de pago, constituye la base procedimental para el desarrollo y aplicacion del proceso de
autorizacién de las érdenes de pago previsto en el Marco Legal de la Ley 10-07.
La Declaraci6n Técnica define los procedimientos en el proceso de autorizacién de érdenes de
pago. En este sentido, es el instrumento o referente obligatorio para confirmar los roles y
Fesponsabilidades de los servidores de la CGR vinculados al mismo.
MARCO LEGAL
A. FUNDAMENTO PARA EL DESARROLLO DE ESTA DECLARACION TECNICA
De acuerdo con lo establecido en el Art. 247 de la Constitucién de la Republica, la Contraloria
General «...autoriza las érdenes de pago previa comprobacién de los cumplimientas legoles y
‘administrativos, de las instituciones bajo su émbito, de conformidad con la ley».
De acuerdo con el articulo 3 de la Ley No. 10-07, «...el Sistema Nacional de Control Interno
‘comprende el conjunto de leyes, principios, normas, reglamentos, métodos y procedimientos que regulon el
control interno de la gestién de quienes administran 0 reciban recursos piiblicos en las entidades y
‘organismos sujetas al dmbito de la ley, y la Contraloria General de la Reptibica es el organismo responsable
del disefio, vigencio, actualizacién y supervision de! sistema de control interno del sector piblico, que incluye
el funcionamiento de las Unidades de Auditoria Interna».
De acuerdo con el numeral 17 del articulo 18 de la Ley No.10-07 en su Articulo No.18, el
Contralor General de la Republica tiene como parte de sus atribuciones ¢Dictar... las normas
técnicas y administrativas que considere necesarias para el desarrollo de las atribuciones y funciones de la
Gontraloria General de ta Repiiblica».
En cumplimiento de sus funciones legales y en ejercicio de sus atribuciones, la CGR ha
desarrollado la Declaracién Técnica que se describe a continuacién. *B. Alcance
25
26
2
29
210
31
32
Esta Dectaracién Técnica es de aplicacién obligatoria para todos los funcionarios e instancias de fa
CGR vinculadas al proceso de autorizacién de las érdenes de pago.
Bialcance de las revisiones de que trata esta deciaracién con fines de autorizacin de las érdenes
de pago se concentra en la verificacién de las evidencias documentales que presente cada entidad
para su autorizacién.
Forman parce integral de esta Declaracién Técnica todos los elementos y conceptos descritos en
los capitulos y anexos del presente documento.
(C. RESPONSABILIDADES Y VIGILANCIA DEL CUMPLIMIENTO DE ESTA DECLARACION
TECNICA
El Director de la UAI delegado en cada insticucién es responsable de velar por el cumplimiento de
los procedimientes por parte del personal adscrito a la respectiva unidad,
La DRCC, como parte de sus funciones veriicara el cumplimiento de los citados procedimientos
por parte de la UAL,
El Director de las UAI proveera apoyo técnico a las UAI mediante consultas y aclaraciones, y la
Direccién de Auditor‘a Interna Gubernamental (DAIG) verificara periédicamente el cumplimiento
de los procedimientos establecidos en esta Declaracién Técnica.
DIRECTRICES TECNICAS
(A. REQUERIMIENTOS DEL PROCESO
1. Pruebas de Cumplimiento o Revisién de los Documentos que respaldan las
Ordenes de Pago
La Contraloria, como ya se indic6, tiene atribuciones y funciones para autortzar las Ordenes de
ago, previa comprobacién de! cumplimiento de los controles previos por la administracién cada
entidad, cuya evidencia queda respaldada en los documentos presentados para revisién como
parte de fa solicicud de autorizacién.
Para tales efectos, toda solicitud de autorizacién de pago mediante “Entrada de Diario de
‘Transacclones"(Libramlento), debe cumplir os siguientes requisitos generales:
|. Formulario Genérico “Entrada de Diario de Transacciones” (Libramiento), sellado y firmado
por los functonarios autorizados, cuyas firmas deben estar previamente registradas en la CGR
y la Tesorerfa Nacional. 34
2. Orden de Pago emitida a nombre del beneficario, excepto para aquellas que correspondan a
‘Anticipos
montos globales, fas cuales deben ajustarse a lo requerido en el Reglamento de
Financieros.
3. Orden de Pago en estatus ““Aprobado DAF” en la cadena de firmas del Sistema de Informacién
de la Gestién Financiera (SIGEF). Cuando la UAI no tenga acceso al SIGEF, debe anexar el
reporte de produccién de este.
4. Cuando sea aplicable, verificacién del registro del contrato en la Contraloria. Adicionalmente,
para los contratos suscritos con posterioridad a la entrada en vigencia del Portal
‘Transaccional, toda la informacién del proceso debe estar disponible en dicho Portal.
5. Orden de pago y documentacién de soporte sin tachaduras 0 borraduras que afecten su
intogridad y validez.
6. Evidencia documental del recibo de los bienes y/o servicios, debidamente firmada y sellada por
tun funcionario habilicado para ello, de conformidad con lo previsto en el Manual de Funciones
de la entidad u organismo. Estas evidencias documentales deben indicar con claridad el recibo
a satisfaccién de los bienes y/o servicios, y cuando sea necesario por fa naturaleza de los bienes.
© servicios adquiridos, se debe acompafiar la evidencia de la participacién de un funcionario
habilitado por la entidad para dicha gestién (por ejemplo: entrega de avances 0 final de obra,
recibo de medicamentos 0 insumos quimicos, reparaciones de equipos, etc.).
7. Verificaciones aritméticas y célculos de los impuestos correspondientes (retenciones y/o
deducciones aplicables).
& Codificacién segin el tipo de gasto, de conformidad con el Manual de Clasificadores
Presupuestarios para el Sector Piblico, e indicacién de fa disponibilidad de fondos.
9. Verificacién de la disponibilidad de fondos en atencién a la Ley de Presupuesto y al Decreto
No. 15 de 2017.
10. Evidencia documental de la aplicacién, por parte de la institucién, de los controles previos
especticospravits por objeto del gto, requrimintns que pueden ser consultdos eno
‘Anexo No. I: Pruebas de Cumplimiento, de esta Declaracién Técnica, y que estén
Incorporados en la herramienta tacnolégica para el trimite de las autorizaciones.
Cuando fa soliciud corresponda a una Regularizacién de pago, debe cumplir los requisitos
generales establecidos en los numerales I, 3, 5, 7, 8, 9y 10 del parrafo 3.2 anterior.
Para autortzaciones de pago en cheque o transferencias (ardenes de pago), toda solicitud debe
‘cumplir los siguientes requisitos generales:
|, Solicitud sellada y firmada por los funcionarios autorizados, cuyas firmas deben estar
debidamente identificadas. + 2. Bi cheque debe estar pre-numerado, consecutivamente desde la imprenta para su control
35
3. Los cheques deben ser enviados a fa UA! con una de las firmas autorizadas. Las firmas deben
estar previamente identificadas en la solicitud de apertura de la cuenta bancaria, remitida a la
‘Tesoreria Nacional y la CGR, y las transferencias deben estar avaladas por una autortzacién de
la Maxima Autoridad Ejecutiva (MAE).
4. Los cheques © autorizaciones de transferencias deben emitirse a nombre del beneficiario.
‘Cuando se trate de cheques por concepto de Caja Chica, los mismos deben emitirse a nombre
de la persona responsable de la custodia del fondo, seguido de la palabra “Custodio”.
5. Elmonto de! Cheque o la autorizacién de transferencia debe coincidir con e! valor descrito en
la solicieud de pago y los documentos de soporte, excepto cuando se trate de abono a cuenta.
En todo caso, la solicitud de pago no debe exceder el monto de los soportes documentales.
6, Justificacién/evidencia de la disponibilidad de recursos para su realizacion.
_
7. Orden de pago y la documentacién de soporte, sin tachaduras © borraduras que afecten su
integridad y validez.
8 Verificaciones aritméticas y cilculos de los impuestos correspondientes (retenciones y/o
deducciones aplicables).
9, Evidencia documental de! recibo de los blenes y/o servicios, debidamente firmada y sellada por
tun funcionario habilicado para ello de conformidad con lo previsto en el Manual de Funciones
de la entidad u organismo, Estas evidencias deben indicar con claridad el recibo a satisfaccién
de los bienes y/o servicios, y cuando sea necesario por la naturaleza de los bienes 0 servicios
adquiridos, se debe acompafiar la evidencia de la participacién de un funcionario habiltado por
la entidad para dicha gestién (por ejemplo: entrega de avances 0 final de obra, recibo de
‘medicamentos o insumos quimicos, reparaciones de equipos, etc.)
10, La orden de pago debe ser codificada, segiin el clasificador del Objeto del Gasto. En caso de
fer aun Anticipo Financiero, debe cumplir con la Norma de Anticipos Financieros y
las cuentas autorizadas por la Resolucién que lo crea.
La orden de pago tramitada a través de la modalidad de Fondo Reponible (Anticipos
Financleros), debe cumplir con el monto establecido en fa Norma emitida para estos fines.
12. Evidencia documental de la aplicacién por parte de la institucién, de los controles previos
especifices previstos por objeto del gasto, requerimientos que pueden ser consultados en el
‘Anexo No. I: Pruebas de Cumplimiento, de esta Declaracién Técnica, y que estin
incorporados a la herramienta tecnolégica dispuesta para el trimite de las autorizaciones.
‘Cuando la autorizaciin de pago en cheque corresponda a la reposicién de fondos de Caja Chica,
ademés de los requisites aplicables descritos en los numerales | a 12 del pirrafo 3.4, la solicitud
deberd cumplir los siguientes: 36
37
|. Soliciuud de reposicién de Caja Chica acompafada de la relacién en orden consecutivo por
‘nimero de comprobante de caja chica (pre-numerado), que contenga fa informacién de los
pagos/desembolsos relativos, la documentacién de soporte y que esté debidamente firmada
por la persona autorizada.
2. La firma autorizada para firmar los comprobantes de desembolsos de la Caja Chica No debe
corresponder al custodio de esta,
3. Los montos individuales de cada pago/desembolso, no debe exceder el 10% del monto total de!
fondo de caja chica.
4. Resumen por objeto del gasto de fa reposicién de Caja Chica, validando que las cuentas
presupuestales afectadas por las erogaciones corresponden a las establecidas en el Fondo de
Anticipo Financlero, es decir, Tipo 2, objetos 2, 3, y 6.1, exceptuando 22.1 Servicios bésicos,
225 Alquileres y 2.2.6 Seguros.
‘Cuando sea apticable, otros requisitos, deben provenir de Leyes, Normas o Regulaciones que asi
to establezcan, debido a la especificidad de los bienes o servicios a los cuales se refiera la solicitud
de autorizacién de pago.
Los requisitos anteriores no son discrecionales, son obligatorios para poder confirmar la
responsabilidad que asume el funcionario que autoriza y la MAE en representacién de la entidad. Responsable
4. Unidad de Auditoria
Interna — Revisor
5. Unidad de Auditoria
Interna —Encargado
34
35
36
37
38
39
3.10
4.
42.
SL.
52.
Erscadinianes =
Realiza las pruebas de cumplimiento especifico del gasto corriente, de
capital ylo aplicaciones financieras, marcando cada requisito en el
Médulo Revision de Procedimientos Especificos.
De acuerdo con lo observado, genera notas de opinién sobre el
cumplimiento de los Procedimientos Especifico.
Confirma contra los documentos originales la autenticidad de los
documentos de respaldo de cada orden de pago.
Escanea la documentacién de soporte del expediente correspondiente
al libramiento, cheque o transferencia.
Carga el archivo digitalizado en el médulo de Procedimientos Generales
(SUA).
Valida de forma digital el cumplimiento de los procedimientos
cestablecidos, sella y firma.
En caso de Requerimientos de Informacién (Rl), devuelve el expediente
al remitente original, explicando las razones por las cuales la solicicud es
‘objerada, estableciendo un plazo para que se superen las deficiencias ©
se corrijan los errores identificados. Este trimite puede hacerse por
medio fisico © digital, de acuerdo con la disponibilidad de tecnologia.
Si el expedience esti completo y se han cumplido los requerimientos,
rremite el expediente fisico y digital al Revisor para su control de calidad.
Verifica en el sistema las pruebas de cumplimiento realizadas por el
Preparador, contra documentos y soportes fisicos, dejando evidencia
de la verficacion realizada en la secci6n correspondiente.
Evalia de manera integral los resultados de la revision:
42.1 En caso de identiicar algin error material o conceptual,
devuelve expediente al Preparador para su correccién.
4.22. Siel expediente esta completo y cumplidos los requerimientos,
procede a guardar por cuenta y valida (firma) de forma digital
los documentos de pagos remitidos por el Preparador, y
remite al Eneargado para los procedimientos de su
competencia.
Recibe expedience del Revisor a través del SUAI y de forma fisica.
Verifica el cumplimiento de los procedimientos por parte del
Preparador y el Revisor.
5.2.1 En.caso de identifcar incumplimientos en los procedimientos
de revisi6n interna del expediente, devuelve al Revisor para su 6
Responsable
Mesa de Entrada
SEDE = Auxilicr
Administrative
Recepcién de
Libramientos
Procedimiento
correceién,
5.22 En caso de identiicar incumplimientos en los procedimientos
por parte de la Institucién, devuelve a la institucién para su
correccién, para lo cual genera y adjunta al expediente, ef
formulario tipo remisién de devolucién.
5.23. Siel expediente esté completo y cumplidos los requerimientos,
valida (firma) de forma digital los documentos elaborados por el
Preparador y el Revisor.
5.3. Procede a sellar y firmar de forma fisica cada documento de pago con
‘us soportes correspondences
5A. Remite via SUAI y de forma fisica el formulario genérico de entrada de
diario a la SEDE con el acuse de envio.
55. De acuerdo con el formato establecido y con periodicidad mensual,
prepara y envia al Director de las UAI las estadisticas sobre
aprobaciones, devoluciones (clasiicadas por causas) y rechazos.
Parrafo: Las anteriores responsabilidades también son aplicables a los
funcionarios y servidores pablicos pertenecientes a la DRCC, como para la
comprobacién directa que realicen de aquellas solicitudes que se reciban de
entidades piblicas, en las cuales no exista una UAI, o que por el concepto 0
tipo de pago deben tramitarse directamente.
6.1 Recibe los libramientos de la UA y verifica que se acompafien de los
siguientes soportes documentales:
Tres copias de libramiento original
Hoja de confirmacién del SUAL
Hoja de aprobacién de Ia DAF.
Hoja de relacién de libramientos remitidos a fa CGR, emitida
por la Insticucién correspondiente.
6.15 Encaso de las néminas de pago deben traer las recapitulaciones
en original y Ia correspondencia remitida al Contralor
soliciando el pago de esa némina.
Pane
ROBE
La documentacién anterior aplica para Bienes y Servicios, excepto las
Obras que superen |OMillones que deben acompafiarse de todos los
anexos.
62. Verifica que el libramiento cumpla las siguientes condiciones generales:
62.1 Se encuentra dentro de la cadena de firmas del SIGEF en estacus
Pendientce de Recibir en la CGR.
622. Firmado (tres firmas diferences) y sellado el original por la Responsable
63
6A
21
72
y Control de Calidad —
Auxiliar Administrotivo > 4
Bl
a2
Direccién de Revisién
y Control de Calidad~ 5 5
Analista SEDE :
“Procedimiento =
6.2.3 Sellado por la UAI y firmado por el Encargado correspondiente.
624 No presenta borraduras, achaduras o cualquier otro elemento
que afecte su validez.
CCumplidos los procedimientos anteriores:
63.1 Sitodo esti correcto, aprueba la recepcién del expediente,
632 En caso de encontrar discrepancias, rechaza, documenta las
‘causas y devuelve a la UAL.
63.3 Recibe expediente en el SUAI (Via Archivo vinculado) para
vincularlo al Ruteo.
634 Recibe en a cadena de firmas del SIGEF modificando el estatus a
Recibido Analista CGR,
CCasifica el libramiento de acuerdo con el tipo del gasto y los remite al
rea correspondiente dentro de fa CGR:
64.1 Los libramientos de pago de bienes. obras y servicios a la
DRCC.
642 Los libramientos de pago de néminas al Departamento de
Servicios Personales, Civiles, Policiales y Miliares.
Recibe libramientos fisicos y digtales de la Mesa de Entrada y los clasfica
por tipo de pago para distribucién a los Analistas.
Verifica que los libramientos estén debidamente firmados y
acompafados del archivo con la documentacién de soporte. En caso de
identificar incumplimiento de alguno de estos requisitos realiza la
observacién y procede asignar a los Analistas.
Digita la asignacién en la hoja electrénica Excel prevista para tal fin
(como medio de control).
ico al Ani
Enorega el libramiento . con base en asignacién,
Remice libramitento digital, via Sistema de Ruteo al Analista.
Recibe el ibramiento de forma fisica y digital.
Digita niimero del libramiento en el Sistema de Ruteo, para que se
cargue de forma automitica el expediente correspondiente desde el
SUAL.
Verifica que las érdenes de pago cumplen los siguientes requisitos:
83.1 El Formulario Genérico “Libramiento”, esta firmado y sellado
por los funcionarios autorizados, cuyas firmas deben estar
previamente registradas en la CGR. 9
Responsable
Direccién de Revision
y Control de Calidad ~
Supervisor SEDE
84
86
3.1
92
93
94
LE
83.2 Laorden de pago y su documentacién de soporte, no contiene
tachaduras ylo borraduras que pudiesen afectar su validez.
833. Esti emitida a nombre del beneficiario excepto las que
ccorresponden a montos globales, las cuales estin reguladas por
‘el Reglamento de Anticipos Financieros.
834 _ Estin codificadas, segtin el tipo de gasto, acorde con el Manual
de Clasificadores Presupuestarios para el Sector Publica.
83.5 _Representan el cumplimiento de Leyes, decretos, ordenanzas,
irculares, normas y procedimientos administrativos que no
estén contemplados en los requisitos de revisién descritos en
las pruebas de cumplimiento del Sister.
836 Los establecidos en Ia Ley 340:06 sobre compras y
contrataciones con modificaciones de Ley No. 449-06.
Verifica que se han cumplido todos los requerimientos mencionados en
la Seccién A. |. Pruebas de Cumplimiento de esta Declaracién Técnica,
de conformidad con la modalidad de pago aplicable. Esta revision podra
ser exhaustiva 0 selectiva, segin el analisis de riesgo de la DRCC, sobre
ta entidad, la UA y las caracteristicas de complejidad del pago solicitado,
Si esti todo correcto, valida el listado de requerimiento, documenta
respaldo sobre la validacion y remite expediente tanto de forma fisica
‘como digital via el Sistema de Ruteo al Supervisor (a) correspondiente.
Si identifica inobservancias procede a completar formulario de solicitud
de devolucién en el Sistema de Ruteo. imprime, sella, anexa al
cexpediente y entrega el mismo al Supervisor (2) tanto de forma fisica
como digital mediante el Sistema de Ruteo
Recibe los libramientos tanto de forma fisica como digital y consulka
‘expedience a través del Sistema de Ruteo para fines de validacién.
Si odo esti correcto, inicializa expediente y remite a la Directora de la
DRCC, tanta de forma fisica como igital por el Sistema de Ruteo.
Si identifica discrepancias, remite tanto de forma fisica como digital por
‘el Sistema de Ruteo al Analisca para las correcciones correspondientes.
Si las discrepancias identificadas implican una solicitud de devolucién,
verifica si esta es subsanable.
94.1 Si es posible su solucin, realiza gestién, contacta a la UAL
correspondiente a los fines de completar el expediente, para
subsanar la situacién, documenta respaldo, remite en el Sistema
de Ruteo y devuelve el expediente fisico al Analista para su
correccién.
94.2 Si no es posible su solucién, documenta respaldo, aprueba
solicitud de devolucin en el Sistema de Ruteo y remite de Responsable
10.
.ccién de Revision
y Control de Calidad ~
Director SEDE
11. Contralor General
95
96
tol.
102,
103,
104.
2
113
4
Procedimiento
forma fisica y digital al Director del érea
Para las discrepancias subsanables, una ver completados los
requerimientos, inicializa y remite el expediente de forma fisica y digital
via el Sistema de Ruteo para la firma del (de la) Director(a) del area.
En caso de devoluciones, verifica en el Sistema de Ruteo que el
expediente ha sido completado, inicaliza y lo remie de forma fisica y
digical para la firma del (de la) Director(a) del area.
Recibe los libramientos tanto de forma fisica como digital y consulta
cexpediente a través del Sistema de Ruteo para fines de validacién.
Si el expediente esti completo y cumplidos los procedimientos por
parte de las diferentes inscancias de revisién de la DRCC, lo remite
tanto de forma fisica como digital via el Sistema de Ruteo para la firma
correspondiente del Despacho y Sub-Despacho de acuerdo con lo
previsto en la matriz de aprobacién de pagos.
En caso de identficar incumplimientos, documenta, justfica, y devuelve
el expediente al Supervisor tanto de forma fisica como digital via
Sistema de Ruteo para su solucién, interrelacionsndolo con los actores
pertinentes,
Silos incumplimientos observados, requieren devoluci6n del
‘expediente, ejecuta el rechazo en el Sistema de Ruteo, lo que origina fa
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