12/16/2016

MỤC TIÊU

 Hiểu được các thông tin cần thu thập trong phân tích công việc

 Hiểu rõ các kết quả của phân tích công việc và ứng dụng của

nó trong các hoạt động quản trị nhân lực

Chương II:  Biết được các phương pháp tiến hành thu thập thông tin phục
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC vụ cho phân tích công việc trong tổ chức.
Giảng viên: ThS. Nguyễn Đức Nhân
Bộ môn Quản trị nhân lực - Khoa Kinh tế & Quản lý nguồn nhân lực
 Biết được tiến trình phân tích công việc trong tổ chức

1 12/16/2016 2 12/16/2016

NỘI DUNG 2.1. Khái niệm công việc

Nghề
 2.1. Khái niệm công việc

 2.2. Phân tích công việc

Công việc Công việc

Vị trí

Nhiệm vụ
3 12/16/2016 4 12/16/2016

1
 12/16/2016

2.1. Khái niệm công việc 2.2. Phân tích công việc
 Nhiệm vụ (tasks): biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với 2.2.1. Khái niệm và tầm quan trọng phân tích công việc
tính mục đích cụ thể mà mỗi người lao động phải thực hiện
2.2.2. Các pp thu thập thông tin trong PTCV
 Vị trí (positions): biểu thị tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi
cùng một người lao động. 2.2.3. Vai trò phòng nhân lực và tiến trình phân tích
 Công việc (Jobs): là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một công việc
người lao động hoặc tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực
hiện bởi một số người lao động.

 Nghề (Career): là tập hợp các công việc tương tự về mặt nội dung và
có liên quan với nhau ở mức độ nhất định

5 12/16/2016 6 12/16/2016

2.2.1. Khái niệm và tầm quan trọng phân tích

công việc Khái niệm PTCV
Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có
 Khái niệm PTCV
hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến một công việc cụ thể trong
 Thông tin cần thu thập cho PTCV tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc.

 Các kết quả của PTCV

Để làm rõ được bản chất của từng công việc, cần trả lời được những câu hỏi sau:
 Ứng dụng các kết quả của PTCV  Người lao động cần phải thực hiện những nhiệm vụ gì? Thủ tục? Quy trình?
 Tại sao cần thực hiện những nhiệm vụ đó?

 Tiến hành thực hiện các nhiệm vụ đó ở đâu?

 Thực hiện các nhiệm vụ đó bằng cách nào?

 Thực hiện các nhiệm vụ đó như thế nào thì được coi là hoàn thành?
 Người lao động cần có những yêu cầu gì về năng lực để hoàn thành công việc đó?

7 12/16/2016 8 12/16/2016

2
 12/16/2016

Thông tin cần thu thập cho PTCV Các kết quả của PTCV
 Các nhiệm vụ, trách nhiệm, các mối quan hệ cần thực hiện thuộc công Bản mô tả công việc (Job Description)
việc: phải thu thập đầy đủ; làm rõ mức độ thường xuyên, tầm quan trọng
Bản mô tả công việc là một văn bản viết giải thích về những
của từng nhiệm vụ, hao phí thời gian (ước tính) để thực hiện từng nhiệm vụ.
nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có
 Các máy móc, thiết bị, công cụ và dụng cụ phụ trợ, nguyên vật liệu cần
phải sử dụng và kết quả của công việc. liên quan đến một công việc cụ thể.

 Điều kiện làm việc: điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động; điều kiện về chế Nội dung:
độ thời gian làm việc; khung cảnh tâm lý xã hội...
 Phần xác định công việc
 Thông tin về các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện: yêu cầu
 Phần tóm tắt công việc
về thể lực, yêu cầu về trí lực (khả năng và kỹ năng cần phải có, các kiến
thức, các hiểu biết và kinh nghiệm làm việc) cần thiết...  Các điều kiện làm việc

9 12/16/2016 10 12/16/2016

Các kết quả của PTCV
Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện (Job Specification)
Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện liệt kê các đòi hỏi của
công việc đối với người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm
cần phải có; trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các đặc trưng về tinh
thần và thể lực; và các yêu cầu cụ thể khác.
Nội dụng:
- yêu cầu thể lực (tuổi, giới tính, tình trạng sức khỏe, hình thức, …)
- yêu cầu trí lực (trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, …)
Các kết quả của PTCV
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc (Performance Standards)
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ
tiêu/tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng
của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô
tả công việc.
Nội dụng:
- Chỉ tiêu định lượng (doanh thu, thị phần,…)
- Chỉ tiêu định tính (sự phàn nàn của khách hàng, …)

11 12/16/2016 12 12/16/2016

3
 12/16/2016

2.2.2. Các phương pháp thu thập thông tin trong

Ứng dụng các kết quả của PTCV PTCV
 Kế hoạch hóa NNL: đưa ra các loại công việc được tiêu chuẩn hóa  Bảng hỏi (Questionnaire)
 Liệt kê những câu hỏi đã được chuẩn bị
 Tuyển mộ NL: xác định vị trí trống, và thông tin để quảng cáo về các
 Đưa bảng hỏi tới người lao động mà ta cần thu thập thông tin.
vị trí việc làm mới.
 Người trả lời bảng hỏi chuyển lại bảng hỏi
 Tuyển chọn NL: tiêu thức sàng lọc ứng viên  Tổng hợp số liệu và thông tin
 Bố trí & Định hướng: bảo đảm hiệu quả trong sắp xếp, thuyên chuyển.  Đối tượng áp dụng:
 Đánh giá THCV: xác định tiêu thức và tiêu chuẩn đánh giá  Áp dụng cho mọi vị trí công việc

 Đào tạo & phát triển NNL: sử dụng để xác định nhu cầu đào tạo  Ưu/ nhược điểm :
 Nhanh, tiết kiệm chi phí.
 Thù lao: loại bỏ bất bình đẳng về mức lương và chế độ khuyến khích.
 Ít chính xác, chi phí thiết kế bảng hỏi cao.

13 12/16/2016 14 12/16/2016

2.2.2. Các phương pháp thu thập thông tin trong 2.2.2. Các phương pháp thu thập thông tin trong
PTCV PTCV
 Phỏng vấn (Interview)  Quan sát (Observation)
 Hỏi trực tiếp cá nhân / nhóm người lao động thực hiện công việc  Quan sát quá trình làm việc

 Tổng hợp và kiểm tra lại các thông tin thu thập được  Ghi lại đầy đủ các hoạt động lao động theo trình tự thực hiện

 Đối tượng áp dụng:  Đối tượng áp dụng:

 Áp dụng cho công việc mà người nghiên cứu khó quan sát (người  Chỉ thích hợp với những công việc giản đơn, lao động chân tay, không đòi
quản lý, chuyên môn, kỹ thuật,…) hỏi kỹ năng cao.
 Áp dụng cho công việc làm việc theo quá trình như công nhân sản xuất
 Ưu/ nhược điểm:
 Tìm hiểu sâu về công việc, phát hiện nhiều thông tin về các mối quan  Ưu/nhược điểm:
hệ trong công việc, các yêu cầu và chức năng của công việc  Thông tin phong phú và thực tế

 Tốn thời gian, người bị pv có thể cung cấp thông tin sai lệch  Tốn chi phí, ảnh hưởng yếu tố chủ quan

15 12/16/2016 16 12/16/2016

4
 12/16/2016

2.2.2. Các phương pháp thu thập thông tin trong 2.2. Các phương pháp thu thập thông tin trong
PTCV PTCV
 Ghi chép các sự kiện quan trọng (critical incidents)  Nhật ký công việc (Employee Diary)
 Người nghiên cứu ghi chép lại các hành vi thực hiện công việc cuả những  Người lao động tự ghi chép lại các hoạt động của mình để thực hiện
người lao động làm việc có hiệu quả và những người lao động làm việc công việc.
không có hiệu quả
 Đối tượng áp dụng:
 Đối tượng áp dụng:  Áp dụng cho mọi vị trí công việc
 Áp dụng cho mọi vị trí công việc
 Ưu /nhược điểm:
 Ưu /nhược điểm
 Thu được các thông tin theo sự kiện thực tế
 Thích hợp trong việc mô tả các công việc và xây dựng các TCTH công việc.
 Độ chính xác của thông tin bị hạn chế
 Tốn thời gian, hạn chế xây dựng hành vi trung bình
 Ghi chép khó bảo đảm được liên tục và nhất quán.

17 12/16/2016 18 12/16/2016

2.2.2. Các phương pháp thu thập thông tin trong 2.2.3. Vai trò phòng nhân lực và tiến trình phân
PTCV tích công việc
 Hội thảo chuyên gia (Technical Conference Method)
 Các chuyên gia được mời dự một cuộc họp để thảo luận về những
công việc cần tìm hiểu

 Đối tượng áp dụng:

 Áp dụng cho mọi vị trí công việc mới mà các phương pháp trên
không thu thập được thông tin

 Ưu nhược điểm:
 Bổ sung các thông tin cần thiết 2.2.3.1. Vai trò của phòng nhân lực trong PTCV
 Tốn thời gian, ảnh hưởng chủ quan 2.2.3.2. Tiến trình phân tích công việc

19 12/16/2016 20 12/16/2016

5
 12/16/2016

2.2.3.1 Vai trò phòng nhân lực trong PTCV 2.2.3.2. Tiến trình phân tích công việc
 Xác định mục đích của PTCV.
Xác định các công việc cần phân tích
 Kế hoạch hoá và điều phối toàn bộ các hệ thống, các quá trình
có liên quan
Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin
 Xác định các bước tiến hành PTCV

 Xây dựng các văn bản thủ tục, các bản câu hỏi, bản mẫu điều
Tiến hành thu thập thông tin
tra để thu thập thông tin

 Tổ chức lực lượng cán bộ được thu hút vào phân tích công
Xử lý thông tin và viết các văn bản
việc. Phân tích công việc

21 12/16/2016 22 12/16/2016

2.2.3.2. Tiến trình phân tích công việC 2.2.3.2. Tiến trình phân tích công việc
Bước 1: Xác định các công việc cần phân tích Bước 2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin thích hợp với mục

 Tổ chức bắt đầu hoạt động và chương trình PTCV lần đầu tiên được đích của phân tích công việc; thiết kế các biểu mẫu ghi chép hoặc
tiến hành. các bản câu hỏi cần thiết.

 Khi xuất hiện các công việc mới.

Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin.
 Khi các công việc có sự thay đổi đáng kể về nội dung do kết quả của
 Có thể sử dụng một trong 3 đối tượng sau đây:
các phương pháp mới, các thủ tục mới hoặc công nghệ mới.
 Người chuyên trách làm nhiệm vụ PTCV
 Khi tổ chức tiến hành rà soát lại theo chu kỳ tất cả các công việc
 Người quản lý trực tiếp
(thường là ba năm một lần).
 Chính bản thân người thực hiện công việc

23 12/16/2016 24 12/16/2016

6
 12/16/2016

2.2.3.2. Tiến trình phân tích công việc
Bước 4: Sử dụng thông tin thu thập được vào các mục đích của
phân tích công việc
Viết bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc, bản tiêu
chuẩn thực hiện công việc, và ứng dụng các bản trên vào các
hoạt động quản trị nhân lực như kế hoạch hoá nguồn nhân lực,
xác định nhu cầu đào tạo, ..
Đánh giá sản phẩm PTCV
 Đưa ra sự mô tả công việc kỹ lưỡng và rõ ràng
 Đánh giá được tần suất và tầm quan trọng của các hành vi
nhiệm vụ
 Đánh giá chính xác về kiến thức, kỹ năng, khả năng và
những đặc điểm khác (KSAOs) cần có trong công việc
 Cung cấp các thông tin về mối liên hệ giữa các nhiệm vụ
công việc và các KSAOs này.

25 12/16/2016 26 12/16/2016

Tóm lược cuối bài

 Việc tạo thành các công việc là kết quả của sự phân chia lao động
trong nội bộ tổ chức. Mỗi một công việc được tạo thành từ nhiều
nhiệm vụ và được thực hiện bởi những người lao động tại các vị trí
việc làm.
 Phân tích công việc giúp tổ chức xây dựng được: Bản mô tả công
việc, Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện, Bản tiêu chuẩn
thực hiện công việc. Các văn bản này làm rõ bản chất của công việc
và là công cụ đắc lực của quản trị nhân lực.
 Trong tiến trình phân tích công việc, phòng nhân lực đóng vai trò
chính và trực tiếp, nhưng cần có sự phối hợp nhịp nhàng với các
phòng ban khác để phân tích công việc được thực hiện thành công.
27 12/16/2016