Contoh untuk tujuan pelatihan

Program
Audit/inspeksi
Internal
Manajemen
Keamanan
Pangan

Unit IRTP- Bakso

Tim Inspektor
• Diera
• Hamdan

Tahun
2013
1. PERENCANAAN PROGRAM INSPEKSI INTERNAL
1.1. Tujuan program inspeksi internal

• Memelihara pengakuan formal kredibilitas IRTP dalam jaminan mutu

keamanan pangan
• Memverifikasi implementasi sistem manajemen keamanan pangan unit
IRTP
• Memverifikasi bahwa desain spesifikasi produk dan proses sesuai dan
dicapai secara konsisten

1.2. Cakupan program inspeksi

NO. SASARAN/CAKUPAN ACUAN

1. Penerimaan bahan baku GMP dan HACCP
2. Produksi GMP dan HACCP
3. Pengemasan GMP dan HACCP
4. Distribusi GMP dan HACCP

1.3. Tanggung jawab, sumber daya dan prosedur program inspeksi

• Penanggung Jawab program inspeksi:
Kepala bidang manajemen mutu

• Sumber daya program inspeksi:

a) sumber daya keuangan:
Sumber penganggaran inspeksi internal yag mencakupi
anggaran untuk perencanaan, pelaksanaan dan sampling
di lapangan direncanakan sebesar 5 juta Rupiah.

b) teknik inspeksi,
Mencakupi wawancara, pengamatan kegiatan, dan
meninjau dokumen

c) Sumber daya inspektor

Inspektor berasal dari internal kecuali untuk bidang
manajemen mutu harus berasal dari eksternal IRTP

d) Prosedur program inspeksi:

Secara umum prosedur inspeksi internal mencakupi:
 − Perencanaan dan penjadwalan inspeksi
− Pemastian kompetensi inspektor dan ketua tim
inspeksi
− Pemilihan tim inspeksi yang sesuai dan penetapan
tugas dan tanggung jawabnya
− Pelaksanaan inspeksi
− Pelaksanaan tindak lanjut inspeksi, bila diperlukan
− Pemeliharaan rekaman program inspeksi
− Pemantauan kinerja dan keefektifan program
inspeksi
− Pelaporan kepada manajemen puncak tentang
keseluruhan pencapaian program inspeksi.

2. PENERAPAN PROGRAM INSPEKSI

2.1. Penjadwalan

NO KEGIATAN JADWAL PIC

INSPEKSI
INTERNAL
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1. Perencanaan v MM
dan
penjadwalan
inspeksi
2. Pemastian v MM
kompetensi
inspektor dan
ketua tim
inspeksi
3. Pemilihan tim v MM
inspeksi yang
sesuai dan
penetapan
tugas dan
tanggung
jawabnya
4. Pelaksanaan v MM
 inspeksi
5. Pelaksanaan v MM
tindak lanjut
inspeksi, bila
diperlukan
6. Pemeliharaan v MM
rekaman
program
inspeksi
7. Pemantauan v MM
kinerja dan
keefektifan
program
inspeksi
8. Pelaporan v MM
kepada
manajemen
puncak tentang
keseluruhan
pencapaian
program
inspeksi.
9. Kaji ulang v MM
program
inspeksi
10. Perbaikan v MM
berlanjut

2.2. Prosedur pelaksanaan program inspeksi internal

PROSES HASIL PIC

identifikasi jadwal à jadwal program à staf MM

inspeksi internal inspeksi internal
 ↓

Komunikasi program à kesepakatan à MM

inspeksi dg inspeksi pelaksanaan inspeksi

Koordinasi dan à jadwal pelaksanaan à Staf MM

penjadwalan inspeksi
↓

penetapan dan à Hasil evaluasi à MM

pemeliharaan proses inspektor
untuk evaluasi inspektor
dan kesinambungan
pengembangan
profesionalitasnya
↓

pemastian pemilihan tim à Surat tugas inspeksi MM

inspeksi internal
↓

penyediaan sumber daya à Acara kesesuaian, à Staf MM

yang diperlukan untuk checklist formulir dan
tim inspeksi biaya pelaksanaan
↓

pemastian pelaksanaan à Laporan à MM

inspeksi sesuai dengan ketidaksesuaian
program inspeksi
↓

pemastian pengendalian à Evaluasi rekaman à MM

rekaman kegiatan
inspeksi
 ↓

pemastian peninjauan à à MM
dan pengesahan laporan
inspeksi dan LKS ditandatangani
penyampaian kepada
klien dan pihak lain
yang ditetapkan
↓

pemastian tindak lanjut à Hasil identifikasi à MM

inspeksi, bila diperlukan perbaikan dari LKS

3. PEMANTAUAN DAN PENINJAUAN PROGRAM INSPEKSI

3.1. Pemantauan
• Pemantauan secara periodik:

Pemantauan pelaksanaan kegiatan pengendalian keamanan pangan

dilakukan random sampling yang dilakukan satu bulan sekali untuk
dimonitor
Indikator kinerja sebaiknya digunakan untuk memantau
karakteristik seperti:
- Kemampuan tim inspeksi untuk menerapkan rencana inspeksi
- Kesesuaian dengan program dan jadwal inspeksi, dan
- Umpan balik dari klien inspeksi, bagian produksi dan inspektor

• Pemantauan untuk tujuan khusus:

Pemantauan dilakukan atas tujuan khusus yang mencakupi:
kegiatan pada fungsi kritis proses jasa IRTP, adanya kecurigaan,
adanya keluhan, dll. Dalam hal ini sampling dilakukan sampling
target (targeted sampling)

3.2. Kaji ulang program inspeksi dan identifikasi perbaikan:

Kaji ulang akan dilakukan terhadap seluruh kegiatan inspeksi sejak
perencanaan hingga perbaikan berlanjut berdasarkan hasil inspeksi
internal
 Dari hasil kaji ulang diidentifikasi tindakan koreksi untuk
ditindaklanjuti
Kaji ulang dikoordinasikan oleh kepala bidang manajemen mutu
bersama para inspektor internal

4. MENINGKATKAN PROGRAM
Dari hasil monitoring dan kaji ulang dilakukan identifikasi peluang
peningkatan program inspeksi yang mencakupi:
- Kemampuan tim inspeksi untuk menerapkan rencana inspeksi
- Kesesuaian dengan program dan jadwal inspeksi, dan
- Umpan balik dari klien inspeksi, bagian produksi dan inspektor