BAB PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS Tujuan Pembelajaran Setelah menyelesaikan bab ini, pembaca diharapkan dapat * mengetahui tujuan periulisan pesan-pesan bisnis * — menganalisis audience; menyeleksi saluran dan media komunikasi Setelah memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi yang bersifat formal dan informal, langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, mencakup pesan- pesan yang disampaikan secara tertulis (macam-macam surat) dan yang disampaikan secara lisan. Perencanaan pesan, merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam Bab 3 ini, akan dibahas proses komposisi, penentuan tujuan, analisis audience, penentuan ide pokok, dan seleksi saluran dan media komunikasi. A. PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI Proses komposisi Proses komposisi (composition process) penyusunan pesan-pesan bisnis * perencanaan dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan * komposisi oleh seorang komposer. Dia harus merencanakan lagu apa yang akan + revisi dibuat, menentukan bentuk aransemen dan personil grup yang akan \ © memahami proses komposisi perencanaan pesan-pesan bisnis;38 Penentuan tujuan merupakan langkah awal perencanaan ‘komposisi Komunikast Bisy mengiringi lagu tersebut. : i ulang atau revisi-revisi yang diperlukan, dicptaken mempunyal mutu yang bagus, enak aldengar, dan Muda} dicema para penggemamnya. Begitu halnya dengan proses komposis untuk pesan-pesan bisnis. | Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputl tiga tahap, yaitu: a. Perencanaan Dalam fase perencanaan (planning phase), dipikirkan hal. hal yang cukup mendasar, seperti maksud/tujuan komunikas), audience yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan disampaikan, dan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan. Di samping itu, intonasi suara juga perlu diatur, apakah melemah, mendatar atau meninggi. Yang terpenting adalah mensiasati situasi yang ada, sehingga tujuan yang dikehendaki dapat tercapai. b. Komposisi Komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atay pengaturan kata-kata, kalimat, dan paragraf. Karena Anda menyusun kata-kata, Anda bertanggung jawab terhadap apa yang telah Anda tuangkan dalam kata-kata tersebut, dan terhadap seleksi berbagai ilustrasi yang ada, yang Anda lakukan untuk menyusun pendukung ide pokok. Gunakan kata-kata yang sedethana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima. cc. Revisi Setelah ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan paragraf, perhatikan apakah kata-kata tersebut telah diekspresikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali, apakah sesuai dan sejalan dengan apa yang telah direncanakan sebelumnya, Kalau ternyata belum sesual, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan-perbaikan seperlunya, sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat tercapai. | B. PENENTUAN TQJUAN Tahap pertama dalam merencanakan suatu Pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Seorang komunikator tentunya ingin menjaga goodwill di hadapan audience, sekaligus menghasilkan sesuatu yang baik bagi organisasinya. Untuk dapat melakukan hal itu, pertama-tama ia harus menentukan tujuan yang jel@s dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi. 1, Mengapa Tujuan Harus Jelas Tujuan yang jelas akan membantu pengambil utusan sebagai berikut: Hrepesinsfih peverore Msp | (nab 4: Pewncanaan Pesan-pecan Bisnis 39 ee eee ie Tujuan komunikasi bisnis + memberi informasi + memberi persuasi * melakukan kolaborasi a. Keputusan untuk meneruskan pesan Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri sendiri, apakah pesan yang akan disampaikan benar-benar diperlukan atau tidak? Jika pesan-pesan yang akan disampaikan diduga mempunyai pengaruh yang sangat kecil, sebaiknya Penyampaian pesan ditahan dahulu. Sebaliknya bila isi pesan Sangat penting, dan akan membawa pengaruh yang besar, pesan sebaiknya segera diteruskan/disampaikan. Keputusan untuk menanggapl audience Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audience, komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan inti pesan yang disampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan? Apakah harapan mereka sesuai dengan harapan komunikator? Tanpa mengetahui motif audiencenya, komunikator tidak akan dapat menanggapi mereka dengan baik. Komunikator dan audience juga akan gagal mendapatkan apa yang mereka inginkan bila harapan mereka tidak sesuai/sejalan. c. Keputusan untuk memusatkan isi Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan, Komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Informasi yang tidak relevan harus disingkirkan atau dibuang jauh-jauh. Bila informasi yang tidak penting dimasukkan dalam pesan-pesan yang akan disampaikan, inti pesan akan kabur, dan waktu pun akan terbuang percuma. d. Keputusan untuk menetapkan saluran dan media Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan, sangat tergantung pada tujuan yang dikehendaki. Saluran komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan. Misalnya, seorang pelatih tim sepak bola yang berencana mengumpulkan anggota-anggotanya, dapat menggunakan tulisan sebagai media komunikasi.. 2. Tyjuan Komunikasi Bisnis Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu: memberi informasi (informing) dan persuasi (persuading), serta melakukan kolaborasi (collaborating) dengan audience. Bagan 3-1 menunjukkan pengaruh tujuan umum tersebut terhadap komunikasi. ‘Setiap presentasi harus menyelesaikan tujuan khusus. Untuk merumuskan tujuan ini, tanyakan pada diri sendiri, apakah Anda akan melakukan atau berpikir setelah melakukan penelaahan terhadap suatu pesan? Tujuan harus dinyatakan setepat mungkin, demikian pula dengan identifikasi individu-individu yang akan memberi tanggapan terhadap \40 pesan yang akan disampalkan. Berikut ini adalah beberapa contoh tujug umum dan khusus, Komuntkast Bisiy | esa io | Rh! atnpgt | R | f ~ = : rmembuit P $ t Menengah \ 4 a r . | E mmember-| 5 tah Senda ks Rendah Menengah Tingat Pengendalian Komurikator Bagan 3-1: Tyjuan Umum Pesan-pesan Bisnis Memberi informasi Membujuk Kolaborasi Sagan 3-2: Tuvan Umum dan Khusus Komunikasl Bisnis Mengui sua 3. Cara Mengujt Tyjuan tujuan * realistik? * tepat waktu? * tepat orang- nya? * sesuai dengan tujuan organisasi? Tujuan yan berikut ini: a. Apakah tujuan tersebut realistik? Tujuan arti ide-ide atau gagasan dilakukan sesuai dengan ke: / 'g telah ditentukan perlu diujt dengan empat pertanyaan TUJUAN KHUSUS Menyajikan penjualan bulan lalu ke manajer pemasaran. Meyakinkan manajer pemasaran untuk mengangkat beberapa karyawan baru bagian penjualan. Membantu departemen personalia mengembangkan program pelatihan bagi beberapa anggota baru. yang hendak disampaikan hendaknya realistik, dalam yang hendak disampaikan dapat mampuan yang ada,Mengembangkan profile audience: tukuran dan komposisi siapa audience reaksi audience pemahaman audience hhubungan audience Preaupecan Puts —— a Db. Apakah waktunya tepat? Dalam menyampaikan suatu Ide atau gagasan, hendaknya masalah ketepatan waktu perlu dipertimbangkan. Sebagal contoh, ada ide untuk meningkatkan gaji karyawan, padahal pada saat itu penjualan sedang menurun sampai 30 persen dibanding tahun sebelumnya, Penyampaian ide ini tidak tepat waktunya, sehingga kemungkinan besar tidak akan diterima. ¢. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat? Pesan atau ide yang disampaikan oleh seseorang yang memiliki kedudukan atau jabatan yang tinggi cenderung lebih dapat diterima daripada bila disampaikan oleh orang yang kedudukannya rendah. d. Apakah tujuannya dapat diterima oleh perusahaan? Tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara keseluruhan. Oleh karena itu, apabila ingin menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada audience, usahakan pesan tersebut sesuai dengan kebijakan organisasi. Apabila jawaban terhadap keempat pertanyaan tersebut adalah “tidak”, sebaiknya pesan jangan disampaikan. Apabila tetap disampaikan, tujuan tidak akan tercapai, atau hasilnya tidak seperti yang diharapkan. C. ANALISIS AUDIENCE Bila suatu kornunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikut adalah memperhatikan audience yang akan dihadapi. a, : 2, dan-apa-yangnglanmelelt, Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan tersebut merupakan informasi yang betharga, yang akan mempengaruhi cakupan materi yang diberikan pada audience, dan cara mengatasi audience. 1. Cara Mengembangkan Profil Audience Mengembangkan profil audience boleh dikatakan gampang-gampang susah. Gampang jika lawan berkomunikasi adalah seseorang yang sudah dikenal dengan baik, seperti supervisor, konsultan manajemen, sekretaris, kepala bagian, dan sejenisnya. Penentuan profil audience dalam hal ini tidak akan mengalami kesulitan, karena yang menjadi audience adalah orang-orang yang sudah dikenal dengan baik. Akan tetapi, semuanya akan menjadi sulit jika yang menjadi audience adalah orang-orang yang sama sekali belum dikenal, komunikator tidak pernah mendengar nama mereka, dan tidak pernah bertatap muka dengan mereka. Dalam kasus ini, komunikator perlu melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.42 Komuntkast Bisyy a. Berapa jumlah dan bagaimana komposis! audience? Audience dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukkan perilaku yang berbeda dengan audience yang berjumlah sedi, sehingga untuk menghadapi diperlukan teknik komunikasi ya berbeda pula, Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah audience. Untuk audi. ence yang jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam suaty laporan sederhana yang kemudian dipresentasikan atau dibagikan kepada mereka. Tetapi untuk audiece yang jumlahnya besar | materi sebaiknya dikemas dalam suatu makalah atau laporan dengan gaya/style pengorganisasian dan format penulisan Yang lebih formal. Semakin banyak audience, semakin beragam pendidikan, status, dan sikap mereka. Jumlah audience yang besar juga mudah menimbulkan kesemrawutan (kekacauan) dan sulit dikendalikan. Oleh karena itu, komunikator harus mencari sesuaty yang dapat mengikat mereka bersama-sama. Selingan segar seperti humor (joke) dapat dilakukan untuk menarik perhatian audience yang jumlahnya besar ini. b. Siapa audience? Bila audience yang dituju lebih dari satu orang, komunikator perlu mengidentifikasi siapa di antara mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling penting. Biasanya orang yang memegang posisi kunci (penting) adalah mereka yang memiliki status organisasional tinggi. Namun bisa jadi seseorang yang posisinya rendah, karena kelebihannya dalam satu atau dua bidang tertentu, memegang posisi kunci dalam materi yang disampaikan. ¢. Reaksi audience? Setelah mengetahui siapa yang akan menjadi audience, perlu diketahui (diantisipasi) reaksi yang mungkin dimunculkan oleh audience tersebut. Jika komposisi audience adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis, presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran-saran Karena jika diajak berdiskusi, reaksi mereka diduga kurang positif. d. Bagaimana tingkat pemahaman audience? Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audience seperti tingkat pendidikan, usia, dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audience memiliki latat belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audience tersebut harus dididik. Secara umum, usahakan agar Anda tidak terlalu menggurui. Kalau terkesan menggurui, audience cenderung merasa jenuh, bosan, dan kurang tertarik pada pesan yang disampaikan.Bab 3: Perencanaan Pesa Memenuhi kebutuhan audience * cari apa yang diinginkan + antisipasi hal yang tak terduga + beri informasi Jengkap + informasi akurat * tekankan ide yang menarik Bisnis 43 Bagaimana hubungan komunikator dengan Audience? Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audience, audience harus dapat diyakinkan sebelum presentasi disampaikan. Komunikator dengan penampilan yang meyakinkan akan membuat audience termotivasi untuk mendengarkan dan Menyimak pembicaraannya, sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik. Struktur pesan-pesan yang akan disampaikan, dan nada suara komunikator saat menyampaikan pesan, dapat menunjukkan tingkat hubungan komunikator dengan audience. Nada suara (intonasi) saat berbicara dengan orang yang disenangj tentu berbeda dengan saat berbicara dengan orang yang baru dikenal. 2. Cara Memuaskan Kebutuhan Akan Informasi Audience ___ Kunci komunikasi yang efektif adalah mengetahui kebutuhan informasi audience, dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience, yaitu: a Temukan/cari apa yang diinginkan oleh audience Untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi audience, komunikator harus dapat menemukan apa yang ingin mereka ketahui dan segera memberikan informasi yang diminta. Jangan ditunda-tunda. Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan Setelah memberikan informasi yang diinginkan, berikan tambahan informasi yang mungkin sangat membantu, meskipun informasi tersebut tidak diminta secara khusus oleh audience. Berikan semua informasi yang diperlukan Usahakan semua informasi penting yang diminta oleh audi- ence tidak ada yang terlewatkan. Dengan kata lain, informasi- informasi penting telah tercakup dalam pesan yang diberikan. Lakukan checking terlebih dahulu sebelum pesan disampaikan kepada audience. Hal ini untuk menjaga agar apa yang diminta audience benar-benar telah sesuai dengan yang Anda kirimkan. Yakinkan bahwa informasinya akurat Informasi yang disampaikan kepada audience hendaklah informasi yang benar-benar akurat, dan dapat dipertanggung- Jawabkan kebenarannya. Jangan memberikan informasi yang salah kepada audience. Kalau secara tidak sengaja atau terjadi kekhilafan menyampaikan informasi yang salah, komunikator harus sesegera mungkin membetulkannya, dan mohon maaf atas kekhilafan yang dilakukan. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience Cobalah untuk menemukan poin penting yang sangat \$y 44 Adanya kecenderungan dari audience untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru. Pendekatan argumentatif tak selamanya ‘mampu menggaet konsumen. Topik dan ide pokok ‘merupakan dua hal yang berbeda. Komuntkast bi ce. Selanjutnya, berikan perhati lebih kepada poin penting terseby, t dilakukan dengan baik, bera erikan suatu kepuasan ya; menarik bagi para audien: khusus, atau perhatian yang Apabila hal tersebut dapa' komunikator telah berhasil membé tak terhingga bagi audiencenya. 3, Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audience Beberapa Jenis pesan bertujuan memotivasi audience untuk ma mengubah perilaku mereka. Tetapi, pemberian motivasi ini seringka mengalami hambatan/kendala. Hal i Kecenderungan dari audience untuk tidak mau mengubah sesuatu yar ada dengan hal yang lebih baru. Bagalmana mengatasi kendala itu? Salah satu caranya adalah dengen mengatur pesan-pesan sedemikian rupa, sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima audience dengan mudah. Pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Contoh, jika seorang pemohon pinjaman harus mengurangi jumlah pinjaman yang telah ada sebelum menambah pinjaman baru yang lebih besar, komunikator dapet menggunakan argumentasi sebab-akibat untuk menjelaskan bahwa penambahan jumlah pinjaman akan sangat berbahaya bagi kepercayaan yang telah diberikan sekarang ini. ‘Meskipun pendekatan dengan menggunakan argumentasi merupakan cara yang baik untuk menarik audience, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi audience. Sebagai contoh, dalam usaha untuk menjual suatu produk, dapat ditekankan kepada calon pembeli bahwa produk tersebut dapat meningkatkan status atau gengsi pembel di mata masyarakat. Produk-produk yang oleh sebagian masyarakat dianggap sebagai produk yang mampu menunjukkan status sosial adalah telepon genggam, mobil-mobil mewah, sepeda motor ber CC tinggi, PC Multimedia (CD-ROM, radio FM, CD-Music, TV, modem dalam PC), lukisan klasik, peralatan golf, batik motif produksi perusahaan batik ternama, dan sebagainya. | D. PENENTUAN IDE POKOK Setelah menganalisis tujuan dan audience, langkah selanjutnya adaleh menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesaf idea eran, venue pada satu tema pokok, yaitu ide pokok (mailt idea). Hal-hal selain ide pokok hanyalah ide-i ae alah merupakan ide-ide pendukung Topik dan ide pokok merupakan dua h p | al yang berbeda,Topik adalah ‘subjek pe san yang luas, Sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut, sehingg?ab 3: Porencanaan Pesan-pesan Bisnis —s Teknik, Brain- storming + storyteller’s tour + random list + CFR Worksheet «+ journalistic ‘approach + question and answer chain — 45 tugas yang tidak mudah, Sebelum dapat menentukan ide pokok, poin- Poin yang penting harus diidentifikasikan terlebih dahulu. 1, Teknik Brainstorming Untuk dapat mengidentifikasi ide pokok, diperlukan kreatifitas dan pengalaman. Pendekatan yang paling baik adalah brainstorming yang memberikan keleluasaan pikiran, untuk mencari berbagai kemungkinan, dan menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, au- dience, dan fakta yang ada. Beberapa teknik brainstorming yang dapat digunakan antara lain : a Storyteller’s Tour Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama nada, rasionalitas, dan implikasi bagi si penerima. Dengarkan dengan teliti, dan berlatihlah, sehingga ide pokok dari pesan dapat ditemukan dengan mudah. Random List Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya, pelajari hubungan antara ide-ide tersebut. Bagilah mereka ke dalam kelompok-kelompok, dan temukan poin yang penting dan yang tidak penting. CFR (Conclusions, Findings, Recommendations) Worksheet Jika subjek yang dibahas mencakup pemecahan masalah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendations) yang akan diberikan. Sebagai contoh, penelitian menemukan bahwa merosotnya penjualan disebabkan pesaing menurunkan harga produknya. Kesimpulan yang diambil adalah merosotnya penjualan disebabkan oleh masalah kebijakan penentuan harga. Oleh karena itu, rekomendasi kepada pihak manajemen berisi anjuran untuk menurunkan harga produk. Journalistic Approach Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa (what), Kapan (when), di mana (where), dan bagaimana (how), yang biasanya diajukan dalam pendekatan jurnalistik, akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi. Question and Answer Chain Barangkali pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audience. Coba tanyakan pada diri sendiri: Apa pertanyaan pokok audience Anda?; Apa yang diinginkan audi- bnce? Periksa atau cek jawaban atas pertanyaan-pertanyaan \46 *s tersebut. Apa pertanyaan tambahan yang mungkin muncul? fy anus pertanyaan dan jawab pertanyaan tersebut, sehingga ig pokoknya dapat ditemukan, 2. Pembatasan Cakupan Secara umum, penyajian informasi rutin kepada audience yang tela, Anda Kenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Cara ig juga dapat membangkitkan rasa hormat (respect) audience kepads komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dap Kontroversial akan memakan waktu lebih lama, terutama jika audience yang hadir terdiri atas orang-orang yang skeptikal, atau orang-ora yang tidak dikenal sebelumnya. Ide pokok dari pesan-pesan selebihnyg disesuaikan dengan waktu yang tersedia, sehingga poin-poin yang penti tidak sampai terabaikan. Yang lebih penting adalah ide pokok ya disampaikan haruslah mudah dimengerti dan diterima oleh audience. E. SELEKSI SALURAN DAN MEDIA Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat ae disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan (oral) dan tulisen aiaakene (written). Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis, tergantung fomunkasi Pada tujan atau maksud pesan, audience, dan karakteristik dari kedus fisan saluran komunikasi tersebut. + saluran fomnikesi 1. Komunikasi Lisan tulsan kelompok kecil, seminar, dan presentasi penting lai Pada umumnya, sem: interaksi di antara mereka, suatu keputusan atau per seharusnya adalah media lisan, Program yang relatif inform, ide mengalir dengan bebas. Sedangkan presentasi seperti konvensi penjualan, analis keamanan, dan fungsi-fu { _ a Workshops, innya, akin sedikit jumlah audience, . Jka tujuan dari komunikasi adel mecahan masalah, saluran yang semakin balk lah pencapaian dipergunaken il atau sedi ngkinkan ide } ke arah audience yang keci ‘al dan tidak terstruktur memut_pa 3, Perencanaan Pesan-pesan Bist 47 auditorium, Alat bantu show untuk memperbs digunakan. Kare: audiovisual, baiknya, audiovisual seperti film, audio rekaman, dan slide esar objek dalam presentasi jenis ini seringkali na tidak mudahnya mengkoordinasi semua efek dari Presentasi seperti ini harus direncanakan dengan sebaik- 2. Komunikasi Tertulis ben ecnPesan tertulis dapat disampaikan melalui berbagai macam KomuniePett surat, memo, dan laporan. Salah satu kebaikan dari ‘omunikasi tertulis (written communications) adalah penulis mempunyai Kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Suatu format tulisan diperlukan jika informasi yang disampaikan kompleks, dibutuhkan catatan permanen untuk referensi dimasa yang akan datang, dan jumlah audience besar dan menyebar. F. DAFTAR ISTILAH PENTING composition process profile audience brainstorming storyteller’s tour random list CFR worksheet Journalistic approach question and answer chain coral communications written communications G. RANGKUMAN Proses penyusunan pesan-pesan bisnis terdiri atas tiga hal, yaitu perencanaan, komposisi, dan revisi, Dalam melakukan perencanaan, maksud/tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis harus ditentukan terlebih dahulu baik secara umum maupun khusus. Di samping itu, dalam tahap perencanaan, analisis audience yang mencakup pengembangan profil audience, pemenuhan kebutuhan informasi audience, dan pemenuhan kebutuhan motivasional audience perlu dilakukan. Langkah lain dalam proses perencanaan pesan-pesan bisnis adalah menentukan ide utamanya. Ide utama merupakan rangkuman dari pesan-pesan yang disampaikan. Dengan mendefinisikan ide utama, akan diperoleh arahan atau petunjuk tentang apa yang harus dilakukan. Dalam merencanakan pesan-pesan bisnis, perlu juga dilakukan pemilihan saluran komunikasi yang akan digunakan, komunikasi lisan, atau komunikasi tulisan. Media yang ingin digunakan, seperti apakah menggunakan media surat atau laporan, media pidato atau presentasi harus juga ditentukan.