BAB PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS Tujuan Pembelajaran Setelah menyelesaikan bab ini, pembaca diharapkan dapat: * mengetahui hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tak terorganisasi dengan baik; +» menjelaskan betapa pentingnya pengorganisasian pesan-pesan yang bai ‘* mengetahui pengorganisasian pesan-pesan bisnis melalui outline; * mengetahui beberapa bentuk rencana organisasional. Pada Bab 3 telah dijelaskan tentang cara melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, mulai dari proses komposisi, penentuan tujuan, analisis audience, sampai seleksi terhadap saluran dan media yang akan digunakan dalam komunikasi. Untuk selanjutnya, pada Bab 4 akan dibahas masalah pengorganisasian pesan-pesan bisnis, yang mencakup antara lain: beberapa hal yang menyebabkan pesan-pesan tak terorganisasi dengan baik, pentingnya pengorganisasian pesan-pesan dengan baik, dan pengorganisasian pesan-pesan melalui outline. Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi bisnis. A. HAL-HAL YANG MENYEBABKAN PESAN-PESAN TAK TERORGANISASI Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan kepada para bawahannya, kadangkala tak terorganisasi dengan baik. \50 Sebab-sebab tak terorganisasinya suatu pesan dengan baik: * bertele-tele * ada informasi imelevant * ide-ide tak logis * informasi penting tertupakan Komunthast Bisnis Hal ini menjadikan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenaj sasaran, atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki Mengapa hal ini bisa terjadi? Tidak terorganisasinya komunikasi dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut: a. Bertele-tele Seringkali pesan pembuka pada awal sebuah surat terlalu Panjang hingga mencapai beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan. Dengan kata lain, pesan-pesan awal terlalu bertele-tele, pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan-pesan yang disampaikan, b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan Faktor berikutnya adalah adanya informasi yang tidak relevan, dan tidak penting, dalam pesan yang disampaikan kepada audience. Informasi yang tidak relevan, disamping membuang-buang waktu, juga dapat membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas dan sulit dipahami. Oleh karena itu, sebaiknya hanya informasi yang relevan dan penting saja yang disampaikan kepada audience. c. Menyajikan ide-ide secara tidak logis Penyebab selanjutnya adalah adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topik bahasan yang disampaikan pada audience. Hal ini menyebabkan ketidaklancaran komunikasi, karena audience akan sulit memahami poin-poin penting yang disampaikan. d. Informasi penting kadangkala tidak tercakup dalam pembahasan Apabila pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang tidak penting, dan pesan-pesan yang bersifat bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan dari topik pembahasan. Karena asyik membahas hal- hal yang hanya bersifat pelengkap atau pendukung saja, poin- poin yang seharusnya memperoleh porsi bahasan yang lebih besar menjadi terabaikan. Keempat masalah tersebut sering terjadi Oleh karena itu, hal-hal tersebut perlu_me: seksama dari para komunikator. dalam komunikasi bisnis. mperoleh perhatian yang B. PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIK Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan.kebutuhan informasi, motivasi maupun praktis bagi para audience. Mengorganisasi Pesan-pesan secara baik adalah suatu tantangan bagi komunikator, UntukBab 4: Pengorganisasian Pesan-pesan Bisnis 51 Pongorganisasian yang balk: + subjok dan tujuan jolas + relovansi informasi dongan subjok dan tujuan + pengelom- pokan yang logis + informasi penting tercakup ‘Apa sebenamya ‘manfaat pengorganisasian vyang baik? dapat melakukannya dengan balk, ada 4 hal yang perlu diperhatikan yaltu: 1). 2). 3). 4). Subjek dan tujuan harus Jelas. Semua informast harus berhubungan dengan subjek dan tyjuan. ee harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis. Semua informast yang penting harus sudah tercakup. Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audience memahami pesan yang disampaikan, membantu audience menerima Pesan, menghemat waktu audience, dan mempermudah pekerjaan komunikator, a Membantu audience memahami suatu pesan Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan runtut, dan memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, audience dengan mudah akan memahami maksud/tujuan pesan. Membantu audience menerima suatu pesan Pengorganisasian pesan-pesan yang baik di samping membantu audience memahami maksud pesan, juga membantu audience untuk dapat menerima isi pesan tersebut. Misalnya, seorang konsumen yang mengadukan masalah pembelian suatu produk kepada manajer toko, memperoleh jawaban yang tidak menyenangkan atau mengecewakannya. Mungkin saja surat jawaban yang diberikan telah disusun logis sehingga dapat dipahami maksudnya, namun tidak dapat diterima oleh konsumen karena gaya bahasa yang digunakan terlalu menusuk pada sasaran (to the poin). Menghemat waktu Apabila suatu .pesan tidak terorganisir dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu audience. Mengapa demikian? Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audience akan dapat dihemat. Di samping itu, audience dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi. Mempermudah pekerjaan komunikator Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu. Hal ini merupakan faktor yang sangat penting dalam dunia bisnis, di mana penyelesaian pekerjaan dengan baik, cepat, dan efisien merupakan suatu tujuan. Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan, dan mengetahui cara menyampaikannya rasa percaya diri komunikator akan \52 Komunikasi Bisnis meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien ia menyelesaikan pekerjaan. Berikut ini adalah sebuah contoh pengorganisasian pesan yang baik, JUWITA DEPARTMENT STORE Kentingan Rt.04 Rw 10 Jebres Surakarta 57126 (0271)52413 25 Juli 1995 Sdr. Ridho Amiruddin Ji. Slamet Riyadi No. 35 Surakarta (57126) Telp: (0271). 47812 Dengan Hormat, z Terima kasih kami sampaikan atas kesediaan Bapak menggunakan CD Player merek Tashika yang Bapak beli pada bulan Mei 1995. Ada suatu hal penting yang perlu saya sampaikan, yaitu kami mampu mengatasi problem yang terjadi pada produk yang Bapak beli. Scbagaimana diketahui bahwa semua produk yang dibeli di Juwita Departrignt Store hanya memperoleh jaminan sampai batas waktu 30 hari setelah tanggal pembelian. Akan tetapi, produk yang Bapak beli masih dalam batas garansi dari TASHIKA Co. Keinginan Bapak akan segera memperoleh perhatian, setelah Bapak mengirim surat ke: Sdr. Muhammad Rifai TASHIKA Co. Bagian Reparasi dan Femeliharaan PO Box 5555, Jakarta Berdasarkan pengalaman, kami tahu bahwa para teknisi TASHIKA Co. selalu ‘mengutamakan kepuasan konsumennya. Hal ini sesuai dengan motto TASHIKA Co. yang berbunyi; “konsumen adalah partner usaha kami.” Sdr. Ridho, jalinan kerjasama antara kita selama ini sai Karena itu, pada bulan promosi nanti, produk baru dengan harga murah, ingat berharga bagi kami, Oleh bulan Agustus 1995, saat ditawarkan produk- kami sangat mengharapkan partisipasi Anda, Hormat kami, Rizqi Nur Hidayati Bagian Pelayanan Konsumett Bagan 4-1; Pengorganisasian Pesan-pesan yang balk Dalam contoh di atas, surat dimulai dengan suatu pernyataan netral yang tentunya tidak akan membuat pembaca kesal, atau keberatan menerimanya. Selanjutnya, pemyataan penolaken di e : linyat: langsung dan disertai dengan alternatif eee tees /aoa levsagieiaan tears 53 Bagaimana ‘menyusun outline yang balk? C. PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE Pada dasamya, untuk mencapal pengorganisasian yang baik diperlukan ue proses tahapan, yeitu pendefinisian dan penggolongan ide-ide: dan ‘apan urutan ide-ide dengan i tenet Benstapan ura gan perencanaan organisasional yang terpil 1, Pendefinisian dan Penggolongan Ide-ide Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar yang harus dipecahkan oleh setiap komunikator. Jika materi yang disajikan lemah, apalagi jika tidak memiliki suatu gaya yang menarik, fakta yang ada dapat menjadi kabur. Cepat atau lambat, audience akan menyimpulkan bahwa apa yang disampaikan benar-benar tidak bernilai sedikit pun, Semua kegiatan komunikasi, baik menelepon, membuat 3 paragraf surat, atau menulis laporan 200 halaman, harus dimulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan kompleks materi yang akan disampaikan, semakin penting tahap pertama ini. Apabila pesan yang disusun panjang dan kompleks, pembuatan outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Mengapa demikian? Sebuah outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Di samping itu, outline juga akan memberikan arahan sehingga komunikator dapat menyampaikan ide-ide dengan cara yang sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline akan membantu komunikator mengekspresikan transisi antara ide-ide, sehingga audience akan mengerti dan memahami pola pikir komunikator. ‘Susunan suatu outline secara garis besar terdiri dari tiga tahap, yaitu: a. Mulailah dengan ide pokok . Ide pokok (main idea) akan membantu menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal yaitu: (a) hal-hal apa yang diinginkan agar dilakukan atau dipikirkan oleh audience; (b) alasan yang mendasar, mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline. b. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap kedua adalah menyusun poin-poin penting lainnya, sebagai pendukung ide pokok. c. Ilustrasi dengan bukti-bukti Tahap ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti yang dapat disajikan, semakin baik out- line yang dibuat.Komunikasi Bisnis 54 ting dan ilustrasi bukti- paeipecenan es Sana ye a.puah bagan sebagel berikut. bukti tersebut dapat digambarkan dalam : Laporan Dewan Komisaris icerema a Laporan Manajemen Eksekutif. |) Fungs! Operasional dan Staf Produksi Keuangen Distribusi Bagan 4-2: Bagan Organisasi Suatu Pesan GWenentuxan «2+ “Cara Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional ‘Menentukan urstan Setelah selesai mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide, langkah * pendekatan selanjutnya adalah menentukan urutan penyampaian materi. Untuk langsung + pendekatan tak Jangsung menentukan urutan penyampaian materi, ada dua pendekatan penting yang dapat digunakan, yaitu: a, Pendekatan langsung (direct approach) Pendekatan langsung sering disebut juga dengan istilah Pendekatan deduktif, di mana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. . Pendekatan tak langsung (indirect approach) Pendekatan talc langsung sering disebut Juga dengan istilah pendekatan induktif, di mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya. /aot: Pengorganisasian Pesan-pesan Bisnis 55 Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan- Pesan singkat (memo dan surat) maupun pesan-pesan formal/panjang (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk menentukan pendekatan yang akan digunakan, reaksi audience terhadap maksud/tujuan pesan dan tipe/jenis pesan yang akan disampaikan harus dianalisis terlebih dahulu. Secara umum, pendekatan langsung cocok digunakan manakala para audience mempunyai hasrat, tertarik, senang, atau bersikap netral terhadap pesan yang akan disampaikan. Tetapi jika mereka menolak, tidak senang, tidak tertarik, atau acuh tak acuh terhadap pesan-pesan yang Anda sampaikan, lebih baik digunakan pendekatan tak langsung. Kesimpulannya, jika reaksi para audience positif, gunakanlah pendekatan langsung; dan sebaliknya, jika reaksi audience negatif, gunakanlah pendekatan tak langsung. Setelah menganalisis kemungkinan reaksi para audience dan memi suatu pendekatan umum, langkah berikutnya adalah menentukan rencana organisasional yang paling cocok di antara berbagai model berikut: a. Direct Request Jenis/tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung pada poin yang dituju. Direct request dapat berbentuk surat maupun memo. Misalnya, Anda tertarik terhadap suatu produk baru dan Anda berkeinginan mengetahui berbagai hal tentang produk tersebut, seperti karakteristik, harga, cara pembayaran, dan sebagainya, maka Anda dapat membuat surat permintaan langsung. Bila para audience akan menjadi tertarik atau memiliki hasrat yang luar biasa, dapat digunakan permintaan langsung (direct request). Permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung, karena penyampaiannya langsung pada poin yang dituju. b. Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill Jika memberikan informasi rutin adalah bagian dari tetap, para audience mungkin akan menjadi netral sikapnya terhadap pesan yang diberikan. Tetapi pesan-pesan yang berisi berita baik (good news) atau berisi goodwill seperti pengumuman penurunan harga, suatu undangan, atau ucapan selamat dari teman sejawat, akan diterima dengan senang hati oleh para audience. Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa untuk menyampaikan pesan-pesan jenis ini lebih cocok digunakan pendekatan langsung karena reaksi audiencenya positif. c. Pesan-pesan Bad News Jika materi yang diumumkan berisi berita buruk (bad news) seperti penolakan suatu lamaran, penolakan kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat, audience pada umumnya akan kecewa atau tidak senang mendengarnya. Oleh karena itu, pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung. Jika harus menyampaikan berita yang kurang menyenangkan (bad news) cobalah untuk menempatkannya56 Komunikast Bisyy, pada bagian pertengahan surat, dan gunakanlah bahasa yang halus, d. Pesan-pesan Persuas! Bila audience benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang disampaikan, maka pesan-pesan persuasi (persuasive messages) dengan pendekatan tak langsung dapat digunakan. Untuk melakukan penagihan pinjaman dan penjualan produk, pendekatan yang digunakan adalah persuasi Komunikator perlu membuka pikiran audience dengan melakukan persuasi, sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada Kebanyakan pesan-pesan singkat dapat_menggunakan salah saty dari keempat dasar rencana organisasional. Tetapi, untuk pesan-pesan yang lebih panjang, seperti pembuatan laporan atau presentasi, diperlukan pola yang lebih kompleks untuk menangani semakin banyaknya informasi yang disampaikan. Pola-pola tersebut dapat dibedakan ke dalam dua Kategori, yaitu: informasional dan analitikal. Reaksi Rencana Pembuka Body Penutup “Audience | Organisasional Tertarik. Direct request ‘Mulai dengan Rinci Rasa hormat permintaan atau dan adanya ide pokok tindakan khusus ‘Senang Pesan rutin, good | Mulai dengan Rinci Rasa hormat, news, goodwill ide pokok atau referensi ke good news good news Tidak senang | Bad news Mulai dengan Beri alasan Rasa hormat | | peryataan netral| —terhadap jawaban | sebagai transisi_ | _ negatif ke kabar buruk | Nyatakan kabar buruk, dan beri | saran positif | Tidak tertarik | Pesan persuasi | Mulai dengan Tumbuhkan, Perlu | peryataan yang | _ hasrat tindakan| | mengundang audience perhatian Bagan 4-3: Empat Rencana Organisasional Untuk Pesan-pesan Singkat Pada umumnya, laporan dan presentasi yang paling mudah adalah yang bersifat informasional karena hanya sekedar menyajikan fakta-fakt? yang berhasil ditemukan. Yang termasuk ke dalam kategori informasion®! antara lain instruksi operasi, laporan status, deskripsi teknis, de" penjabaran prosedur dalam suatu perusahaan. Pesan-pesan informasional yang panjang jelas memiliki suatu id pokok, yang selanjutnya dikembangkan ke dalam subtopik-subtopik yang ilasvtteopeteanee Pom penn au 87 disusun secara kronologis, geografis, atau berdasarkan tingkat kepentingannya. Secara umum, lebih sulit untuk mengorganisasi laporan dan presentasi analitikal (secara analitis) yang didesain ke arah suatu kesimpulan tertentu. Manakala tujuan komunikator adalah untuk melakukan kolaborasi dengan audience untuk memecahkan suatu masalah, atau melakukan persuasi untuk suatu tindakan tertentu, komunikator harus memilih rencana organisasional yang dapat memberlkan argumen yang logis. _Bagan 4-3 merupakan rangkuman penyusunan jenis-jenis pesan. Setiap rencana organisasional, pembuka, body, dan penutup, mempunyai Peranan penting dalam penyampaian pesan-pesan. D. DAFTAR ISTILAH PENTING outline direct approach indirect approach direct request good news bad news persuasive messages E. RANGKOMAN Pesan-pesan bisnis yang diorganisasi dengan baik, berisikan semua informasi penting dengan maksud/tujuan penulisan yang dinyatakan secara jelas. Di samping itu, ide-ide juga disajikan secara logis. Organisasi yang baik penting karena membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi lebih efektif dan memudahkan atau menyederhanakan pekerjaan komunikator. Pengorganisasian suatu pesan memerlukan pengelompokan ide- ide secara tepat. Ada dua pendekatan organisasional yang cukup mendasar, yaitu pendekatan langsung dan tak langsung. Pada pendekatan langsung, ide utama ditempatkan pada bagian awal kemudian baru diikuti bukti-bukti pendukungnya; sedangkan pada pendekatan tak langsung, bukti-bukti pendukung ditempatkan terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide utamanya. Pendekatan langsung sangat baik diterapkan pada orang-orang yang sangat tertarik atau senang tethadap pesan-pesan yang akan disampaikan. Sementara itu, pendekatan tak langsung tepat untuk orang-orang yang bersikap skeptis atau tidak senang tethadap pesan-pesan yang akan disampaikan.