MIGUEL JORGE KLEIN CursocRAMA§ TECNICAS Y CASOS a — aIRBORA roe S £\ ane NY 74 “i tM \ out 45 ra ae re ESEBICIOAES MAAGCHI BUENOS AIRES - BOGOTA - CARACAS - MEXICO, DFT$.B.N.: 950-537-246-9 Todos los derechos reservados Hecho el depésito que marca la ley 11.723 MACCHI GRUPO EDITOR S.A. 1993 © by EDICIONES MACCHT COrdoba 2015 - (1120) - Tel. 961-8355 Alsina 1535/37 (1088) Tel. 46-2506/0594 - Fax 460594 Buenos Aires - Argentina El derecho de propiedad de esta obra comprende pata su autor la facultad de disponer de ella, publicarla, traducista, adaptaila 0 autorizar su traducci6n y reproducirla en cualquicr forma, total o parcial, por medios electrénicos o mecénicos, incluyendo fotocopia, grabacién magnetofénica y cualquier sistemade almacenamiento de informacién;, or consiguiente ninguna persona fisica o juridica esté facultada para ejercitar los derechos precitados sin permiso del autor y del editor, por escrito. Los infractores seran reprimidos con las penas de los ats. 172 y concordantes del Cédigo Penal (arts, 28,9, 10,71, 72, ley 11.723). Impreso en Colombia. - Printed in Colombia EMPRESA ADHERIDA A LA CAMARA ARGENTINA DEL LIBROPROLOGO A LA CUARTA EDICION, SEGUNDA IMPRESION Grato me ha resultado que una editorial de dilatada y prestigiosa trayectoria pueda colaborar para que este trabajo siga en el mercado a través de una nueva impresién. Recuerdo a los lectores que esta edicién se presenté en la primera impresién con sustanciales modilicaciones con respecto a las anteriores. Asi es que se introdujeron aspectos tedricos sobre la simbologia y técnicas para la representacion gréfica de procedimientos administrativos. Consideraciones generales se hacen, en esta edicién, para el disefio de los formularios en que se representan los circuitos. Intencionadamente con respecto a esos puntos —simbologia, técnicas para la representacién grafica y disefio de los formularios portadores de los cursogramas— se siguen, en la medida de lo posible, las normas sustentadas por el Instituto Argentino de Racionalizacién de Materiales —IRAM— pues estimo. que las mismas se adecuan tanto a las necesidades de una empresa como a fines didacticos. Es mi deseo que en un tiempo no muy tejano se unifiquen los simbolos, las técnicas y los lineamientos dados a los formularios donde se representan los cursogramas. Lamentablemente el empleo indiscrimi- nado de simbolos y demés aspectos vinculados con los circuitos administrativos han provocado desorientacién en los profesionales y ejecutivos de las empresas en el uso de estaherramientaen el sector de sistemas. Algo similar sucedié on las cétedras de los distintos centros universitarios. Traté de contemplar en esta obra, luego de un estudio de varios afios, las normas de organismos representativos a nivel nacional y de otros paises, asi como también de lo que acontecia en la practica en distintas cdtedras de sistemas administrativos y en varias empresas. En la presente edicién, otra de las novedades, es que se agrega a cada circuito gn diagrama en bloque que estimo es de suma utilidad para ubicar en forma rdpida al lector sobre el objetivo basico det procedimiento, pues en él se demuestran sdlo las operaciones mas destacadas. Aligual que en las dos ediciones anteriores, en ésta se hace referencia al recorrido de fa documentacién. ‘Me parecié conveniente, y esto es una novedad en el trabajo, sefialar el tipo de archivo de cada uno de los ejemplares de esos documentos empleados. Otro de los aspectos que deseo comentar es que se han incorporado algunos circuitos que merecen por el desarrollo de la técnica administrativa una ampiia aplicacién practica y se han perfeccionado la mayor parte de los mismos con el fin de que no queden dudas en su concepcién y proceso. Buenos Aires, 13 de marzo de 1993. Micuet Jorce KueinPrélogo... PRIMERA PARTE ‘reCNICcAS Capitulo 1 Introduceién Capitulo t Cursogramas: Concepto, objetivos y ventaja: Capitulo IL Simbolos 1. Introduccién. 2. Caracteristicas, 3, Utilizados para cursogramas. .. Consideraciones. .... Asignacién de actividades. Formulario u otro elemento de informaci ‘Control. . Desglose. }. Archivo transitorio. Archivo definitivo, Demora, : ee Diferencias entre archivo y demora. Destrucci6n. Alternativa. ©Conaar 10 40 12 12 13 13, 13 14 15 15Xi CURSOGRAMAS 3.14. Conector. aa 8.15. Proceso no representado. ....... BAB. OM08. cere 4. Utilizados para diagramas en bloque. . 4A. Operacién. roo : ot 4.2. Traslado. ... 4.3, Formulario.... 5. Dimensiones. 5.1. En cursogramas. En diagramas en bloque. Capitulo V Principios y practicas para la confeccién de diagramas .... 4. Introduccion. 2, Métodos para graficar. 8. Aspectos relativos a las lineas. ..... 3.1. Caracteristicas. ..... 8.2. Orientacién del dibujo. ......-. 8.3. Conexién con los simbolos. 3.4. Uniones.....:... 3.5. Cruces... 3.6. Casos de traslado y toma de informacién, 3.7. Accién conjunta. 4. Aspectos relativos a los simbolos. .. 4.1, Ubicacién. 4.2. Distancia entre los simbolos y de éstos y las lineas. 4.3. Empleo de colores o sombreados. 4.4, Acciones simulténeas de operacién y control. 4.5, Simbolos de operacién y formulario de los diagramas en bloque. 5. Aspectos relativos a ejemplares de formularios. ... 5.1. Su emision. 5.2. Identificacién. ..... 5.3. Fraccionamiento, 6.4. Emisién de varios ejemplares. .. 55. 5.6. Acciones de operacién y control sobre un ejemplar. 6. Aspectos relatives al diagrama. 6.1. Descripciones. Consideraciones... 6.2. Descripciones. Diagramas con columna de descripcion. 6.3. Descripciones. Diagramas sin columna de descripcién...... 2 16 16 16 7 7 17 7 17 7 18 19 19 19 at 24 at 22 22 23 23 24 24 25 25 26 26 27 27 27 28 28 30 30 31 31 31 3iINDICE Xill 6.3.1. Descripciones vinculadas con fos simbolos de operacién, control, archivo transitorio, archivo definitivo, demora, alternativa, conector y proceso no representado. 0... ase: conetetinenenen OF 6.3.2. Descripciones vinculadas con los sirnbolos de desglose y destruccién. 0. 33 6.3.3. Descripciones vinculadas con el simbolo de formulario u otro elemento de informacién. e Ht - proswoane 33 6.4, Numeracion de las operaciones. ... 34 7. Conclusién. Z E 34 lo V Pautas del formulario portador del gréfico .. 36 1. Introduccién. : Hae 35 2. Elementos que configuran el formulario. 35 24. Identificacién del procedimiento. : 35. 2.2. Descripciones. .......... 36 2.3. Datos complementarios. 36 3. Columnas. 37 3.1, Caracteristicas. 7 3.2, Ubicacién. a7 4, Dimensiones. a7 44. Del formato. ...... 37 4.2. Mérgenes de sujecién 38 4.3. Plegado de formularios. 38 5. Disefio del forrnulario. 39 Capitulo VI Ad . Conelusién 7 SEGUNDA PARTE casos Capitulo VIL Normas y circuitos sobre ventas. 45 1. Circuito 1. Ventas al contado en el mostrado 45 2. Circuito 2. Ventas con facturacién (caso 1). 49 8. Circuito 3. Ventas con facturacién (caso 2). ...... a 68 4. Circulto 4. Ventas con facturacién (caso 3). 58 5. Circuito §. Ventas al interior por correspondencia, : 64 6. Circuito 6, Ventas al interior por corredores. . 68————— xW GURSOGRAMA, Capitulo Vill Normas y circuitos sobre compras « Circuito 7. Compras normales. Circuito 8. Compras menores. . Circuito 9. Compras menores y pagos a proveedores. - Circuito 10. Compras mayores. . arene Circuito 11. Compras y pagos a proveedores. Capitulo 1X Normas y circuitos sobre movimientos de fondos y valores 1. Circuito 12. Ingresos de caja y bancos. 2. Circuito 13. Ingresos por correspondencia. 3. Circuito 14, Cobranzas por intermedio de cobradores. 4. Circuito 15. Cobranzas por intermedio de corredores. _ Circuito 16. Cobranzas por intermedio de viajantes. ~..--- Circuito 17. Ingreso de documentos a cobrar. . Circuito 19. Pago a proveedores. 5. 6. 7. Circuito 18. Descuento o endoso de documentos a cobrar. .. 8. 9. |. Circuito 20. Emisién de obligaciones a pagar... 40, Circuito 21. Levantamiento de obligaciones a pagar. suito 22. Constitucién del fondo fijo. rouito 23. Reposicién del tondo fijo Capitulo X Normas y circuitos sobre control de stock 4, Circuito 24, Recepcién e ingreso de materiales, materias primas, blenes de uso u olros elementos por compras a proveedores. “ 2. Circuito 25. Control de stock. Entradas por compras de materiales y materias primas. o.---. 3, Circuito 26. Control de stock. Entradas de materiales y materias primas por devoluciones. ~ 4, Circuito 27. Control de stock. Salidas de materiales y materias primas por produccién. .... 5. Circuito 28. Control de productos terminados. Entradas por produccién interna. 6. Circuito 29. Control de productos terminados. Salidas por ventas Capitulo Xt Normas y circuits sobre liquidacién de remuneraciones .. 4. Circuito 30. Liquidacién de sueldos y jornales 2. Circuito 81. Liguidacién y pago de sueldos y jornales. . 3. Circuito 82. Liquidacién de jornales a destaio. 73 73 78 85 a1 99 107 107 113 17 qt 126 4131 136 142 146 isc 164 168 162 165 170 178 179 183 187INDICE 4. Circuito 33. Liquidacién de comisiones a corredores. 5, Circuito 34, Liquidacién y pago de vacaciones. .... : ‘ poe 6. Circuito 35. Liquidacién de sueldos y honorarios con retencién del impuesto a las ganancias Capitulo XI Normas y circuitos sobre diversos temas srr 1. Circuito 38. Sistema de costos por lotes y por érdenes 2, Chreuito 37, Sistema contable..... 3. Circuito 38. Presupuesto y contro! presupuestario. XV 207 ait 215 219 219 225 230Primera Parte acapitulo | ; Introduccién Se puede decir, sin temor a equivocarse, que es escaso lo realizado hasta el presente con respecto a la racionalizacién, especialmente en el érea administrativa, tanto en su aspecto tedrico como en el préctico, en nuestro pais y en el extranjero. Debemos remontarnos al afto 1942 en que se formé un comité de la ASME (The American Society of Mechanical Engineers). Dicho organismo consideré cuestiones relativas a diagramas de proceso, materia en la cual se presentaban asiduamente discrepancias en su aplicacién. El objetivo de ese comité era el de preparar normas referentes a los diagramas mencionados que constituirian un importante aporte para las empresas, de forma tal que se unifiquen criterios (') Como ya se dijo, en nuestro pais, poco se ha hecho hasta la fecha EI material ha abarcado algunos estudios que no han tenido casi divulga nC). Al margen de lo que se ha expuesto, no cabe la menor duda, que tanto los simbolos para la representacién grAfica, como las técnicas de su diagramado, o los aspectos relacionados con el formato de los cursogramas, son temas que merecen un permanente comentario. De ahi, lo que se intenta hacer en esta edicién del libro, es no s6lo mejorar las anteriores, sino fundamentalmente actualizarla. (1) A pesar del valioso servicio de Ia norma ASME —Diagranas de los procesos de la operacién y del recorride— que data de mayo de 1947, tiene un destino limitado: las empresas industriales, con temas vinculades no éxactamente con la actividad administrativa, sino con aspectos manufactureros o de taller. O sea que Ia norma ASME abarcé el érea de la slecucién o estudio del trabajo y métodos de tigmpo de las empresas industriales. De todas formas, podemos relacionar ‘uestro tema también para la informacién que prepara la actividad administrativa {@) Ast podemos citar et ecquema presentado en octubre de 1971 ante la VI Asamblea Nacional de Graduados en Ciencias Econémicas sobre el tema Normalizacién de la grafcacon de los procedimientos administrativos, o mas recientemente Jas normas aprobadas por ef IAM —Instituto Argentino de Racionalizacién de Materiales—~ sobre procedimientos ad- ministrativos, Al respecto consideramos que deberfa procurarse una més amplia publicidad a los trabajos del Instituto, no s6lo para su divulgacién entre empresarios, sino para docentes. Con estas salvedades existe una evidente carencia de normelizacién en el campo administrative| | | Icapitulo Il i Cursogramas: conceptos, : objetivos y ventajas Los cursogramas 0 circuitos administrativos (0 flow-charts) reflejan la representacién grafica de informacién y acontecimientos referentes a un procedimiento, que han transcurrido en una serie de acciones de una o varias operaciones, realizadas en forma secuencial y sistemética, 0 sea repetitiva, con un fin déterminado. En forma de resumen, un cursograma es la representacion grdfica de un procedimiento o rutina. El aleance de dicho procedimiento queda a la libre voluntad del analista, segtin lo que intenta normatizar Existe una variante en la representacién gréfica de procedimientos: el diagrama en bloque (), que se diferencia perfectamente del cursograma. En el diagrama en bloque se demuestran los mas importantes movimientos de informacién y destacadas acciones que se producen en un procedimiento. Por su parte, en el cursograma se lustra la trayectoria de todos los documentos que participan en la operacién, con cada uno de sus correspondientes ejemplares. \, EI cursograma es empleado por personas que se ocupan del area de los sistemas adminis- trativos. Por su patte el diagrama en bloque no analiza a fondo cada etapa del proceso y debido ala poca cantidad de simbolos que utiliza, ubica rpidamente al lector sobre el objetivo perseguido por el procedimiento. Por lo expuesto, se puede deducir que la comunicacién con empleados 0 directivos de un proceso, se realiza con mejores resultados a través del diagrama en bloque. El objetivo basico es el de representar una rutina. Dicha representacién no debe ser compleja a fin de que las personas que la analizan interpreten su desarrollo, 7 , Se puede deducir fécilmente que los circuitos administratives se_utilizan a Jos efectos de: 1. Confeccionar el recorrido de rutinas. | 2. Preparar las normas de los procesos que se graficarén. | 3. Analizar periédicamente los procedimientos en curso. | 4. Cotef los distintos procesos en vigencia dentro de la empresa para estudiar su inte- rrelacin. 5. Observar la posibilidad de reemplazar procesos por otros que posean mds ventajas. £112 de noviembre de 1975 propuso dentro de su plan de trabajo para 1976 tratar sobre diagramas en blogue, pero se abocé a otros temas en el érea de procedimientos administrativos. En esos momentos dicho Instituto estaba centralizando sus esfuerzos en otros puntos dentro del campo que nos ecupa | (9) En In actuslidad pricticamenteno sha incursionado en este tipo de diagrama, EIIRAM en le reunin efectuoda |6 CURSOGRAMAS Podemos citar entre las ventajas que presenta todo circuito administrativo: 1. Resulta més sencillo y répido apreciar un proceso que leer toda la norma. 2. Posee un poder de sintesis que ubica a cualquier lector en el tema sin mayor dificultad. En definitiva, se puede decir que un cursograma es una herramienta interesante a utilizar cuando se normalizan procedimientos administrativos.capitulo fil Simbolos 1, INTRODUCCION (*) Ha tenido bastante auge en los tiltimos tiempos la politica de representar mediante figuras géométricas a procesos administrativos. Lamentablemente en muchas empresas, el analista encargado del disefio de los diagramas, al no ver satisfechas sus necesidades con unos pocos simbolos, con frecuencia cre6 infinidad de éstos que si bien puede utilizarlos para situaciones circunstanciales, complican la lectura de lo que se desea representar. A Ia existencia de una vasta cantidad de simbolos, podemos agregar una dificultad atin mayor, y es que a idéntico simbolo se le atribuyen distintos significados. Por lo expresado y para facilitar la lectura de los graficos de secuencia, se ha tratado de utilizar sélo la cantidad indispensable de simbolos. " Ademés, el uso indiscriminado de simbolos trae aparejado problemas para ubicarse en el proceso, y en el mejor de los casos, implica la necesidad de detenerse con mayor frecuencia para observar el recorrido de diversas operaciones que estan representadas por figuras estereotipadas De todas formas, pero al solo efecto de que el sector de sistemas se mueva con mayor agilidad al preparar su trabajo, puede serle conveniente el empleo de otros simbolos gara consumo propio, siempre que no trasciendan en el circuito que en definitiva se pondré en prdttica pata los sectores involucrados en el procedimiento. Se intenta reducir los simbolos y ademas que las distintas técnicas para la representacion gtafica puedan ir asemejandose entre las empresas. Esto traeria aparejado un mayor grado de entendimiento entre los sectores interesados en el proceso que se analiza Sélo en parte se han considerado para el presente texto los simbolos ASME pues si bien su utilizacién ha alcanzado al area administrativa, los mismos abarcaron una cantidad sumamente limitada de operaciones. A tal efecto el trabajo de la ASME se ha complementado sustancialmente con los estudios realizados por el IRAM (). Estimamos que los simbolos que en definitiva se proponen, no dan lugar a mayores confusiones y su disefio es sencillo. (4) Los doctores Fai B. y Lutiaw M. Gitarevt, relacionados con la ASME, esbozaron a principios de la década del 40, fos primeros simbolos para el Comité cteado para el estudio de técnicas en la diagramacién de procesos. (8) ELIRAM se abocé en los aftos 1972 y 1973 al estudio de una norma tendiente a unificar los simbolos utilizados en la representacién grafica de procedimientos administrativos. Es asi que en noviembre de 1973 aprobé la norma 34501 ue establece los simbolos a utilizar en la representaciGn grafica de procedimientos administrativos. Luego dicho Instituto ontinué con el estudio de otra norma sobre técnicas de representacién grafica para complementar a la citada. La norma 34501 puede tildérsela de trascendental, pera lamentablemente es desconocida por muchos.8 CURSOGRAMAS 2, CARACTERISTICAS Cuando se pracede al disefio de simbolos deberfa tenerse en cuenta, entre otras, las siguientes pautas: a) su disefto debe ser de facil trazado; b) debera diferenciarse a primera vista de tos otros simbolos; ) cada simbolo tendra un solo significado, 0 sea poseerd un contenido perfectamente limitado y su uso debe circunscribirse al mismo. Podrfamos mencitnar ciertos aspectos relacionados con las caracteristicas de los simbolos, como ser su tamaio, ubicacién, etc., pero se tratard mas adelante y en detalle. Algunos analistas (*) estiman que los simbolos deben tener ademas otras caracteristicas. Asi es que mencionan frecuentemente, que el formato de los simbolos debe posibilitar que éstos se combinen, o que se cuente con suficiente lugar para insertar en el simbolo determinadas descrip- ciones. Sobre ambos aspectos nos referiremos al tratar técnicas y lineamientos para la representacion Bréfica 83. UTILIZADOS PARA CURSOGRAMAS 3.1, CONSIDERACIONES Los simbolos utilizados para la confeccién de circuitos administrativos son convencionales. No obstante ello, se traté de uniformar al maximo la nomenclatura aplicada en nuestro pais, segiin se expuso con anterioridad. A tal efecto, se llegé a consagrar una serie de simbolos para el presente texto. Estimamos que la simbologia empleada abarca con bastante amplitud las operaciones 0 actividades a desarrollar dentro del rea de sistemas administrativos. También se ha tratado de que esas actividades queden representadas de una manera clara y aprovechando cierta légica en su disefio, apoyada en estudios que se efectuaron hasta el presente. 3.2, ASIGNACION DE ACTIVIDADES Lo primero que se debe hacer para determinar qué figura emplear, consiste en confeccionar un detalle de las actividades que se pueden desarrollar en los distintos procesos de una empresa En todos los casos que sea factible se deben agrupar acciones para no caer en la tentacién de crear un mimero elevado de simbolos que sdlo ocasionan dificultades administrativas. Pasaremos a enumerar las actividades que hemos considerado como conveniente adoptar y que pueden ser de aplicacién més 0 menos corriente en cualquier empresa. Debido a que nos detendremos a analizar cada uno de los simbolos de esas actividades, el lector més adelante podré observar que la (6) Entce éstos podemos citar a miembros del Comité de Ja ASME. FCAP. lil — SIMBOLOS 9 ‘enumeracién sigue, aproximadamente, un proceso légico en base a su utilizaci6n practica. Estas activida- des son (7): 1. operacién; traslado; formulario u otro elemento de informacién; control; desglose; . archivo transitorio; archivo definitivo; eX a eee demora; 9. destruccién; 10. _alternativa; 11. conector; 12. proceso no representado. ~ Para las acciones citadas se llegé a consagrar una serie de simbolos para el presente tex- (to © que se basan en figuras geométricas (?), Las aclaraciones 0 comentarios que se exponen junto con los simbolos, de las actividades mencionadas abarcan un minucioso andlisis del material conocido a la fecha. 3.3, OPERACION e Este simbolo representa la actividad Hevada a cabo para producir, cambiar, transcribir 0 adicionar una informacién o una decisiGn. Vale decir que con este simbolo se representan basi- (2) La ASME definis sto 5 actividades, en ese orden: operaciones, transportes inspeccion, etrads y almacenae, aunque establecé que en caso de existe actividades al margen de ls chadas el alls tele la oped te ceria has mismas de acuerdo con la caractristicasallente que le aignabe este organinmo Ine sclividedes poise te coractristicas eran Actividades Ceractratioae Operacion Produce 0 waza Transprto Maove Insposse Conta tas Intros Almacenaje atin De todas formas, acotar cual es la caracteristica que prevalece en cada actividad, no amplia dema: situaciones que se pueden presentar en esta materia. \do las distintas (8) Como se observard se presentan variantes de impottancia con respecto a las ediciones anteriores que permiten luna més clara comprensién de las mismas 9) La ASME menciona una variacién a Ia forma de diagramar que consiste en la utilizacién de simbolos de letras in lugar de simbolos geométricos, En este caso se debe disponer una columna para cada tipo de actividad, encabezada ~#eguin la ASME— por la letra inicial de dicha actividad, Esta variante no tuvo ningun eco en los especialistos, (10) Ciertos analistas utilizan este disenio. CURSOGRAMAS camente las situaciones que dan nacimiento a un documento o incorporan elementos de informa- cién al mismo. ‘Ademés se lo emplea para representar cualquier actividad no caracterizada en otro simbolo. Asi, por ejemplo: registrar, emitir, analizar, ete. Se puede usar este simbolo para estampar una firma. 3.4. TRASLADO —————>_ ) (9) Con esta figura se representan dos situaciones perfectamente diferenciadas: 1, la unién entre los simbolos; y 2. el movimiento fisico de un documento. 3.5. FORMULARIO U OTRO ELEMENTO DE INFORMACION e) Representa a un elemento transportador de informacién que puede o no circular ("). Este simbolo se emplea habitualmente: (11) Denominado transporte por varios organismos, entre los que 2 y direccién del proceso. Juye a Ia ASME. También se lo llama curso (12) Los eitados doctores Guianerit usaban un pequeno cfrculo para esta acciGn. Pero la ASME no lo aprob6 por dos radones, La primera pues como todo simbolo tenfa que ser dibujado sin problemas, debia prestarse atencién que al diseniarlo no se asemeje a otros simbolos. El otro motivo de st rechazo fue que se consideraba que no disponia de suficiente espacio dentro del mismo para transcribir alguna acotacién, Finalmente la ASME utiliz6 el siguiente: La punta de flecha del simbolo sefiala el curso del transporte. (29) En principio se habia seguido el temperamento adoptado por el IRAM: aunque se mencionaba que era més conveniente presentar el disefio en forma vertical, pues si, por ejemplo, un formulario geemite en varios ejemplares —cuatro, cinco mas—, la columna del sector respectivo puede resultar pequefia. Finalmente, por el motive apuntado al ir confeccionando los graficos, se adopts el disento vertical Esta observacién puede deslizarse también a los analistas que participan de los siguientes disefios: Ly para el elemento de informacién que circula; y para el elemento que no circula LoCAP. Ill — SIMBOLOS i 1. para dibujar todos los ejemplares de un documento que se han emitido; y 2, al separar los varios sectores. istintos ejemplares del formulario emitido dentro de un mismo 6 en No participamos de la idea de dibujarlos teniendo en cuenta las proporciones y forma del documento que representa on Ja realidad. Existen otras formas de presentar este simbolo segtin estudios realizados por distintos organismos: Representa una cantidad determinada 0 no de ejemplares de un farmulatio, Se lo puede pl Pt usar también para indicar un talonario. Se lo sucte usar para representar un conjunto de distintas formularios que conforman un legajo 0 expediente, en donde resultaria dificil la representacién individual de cada uno de los documentos. Esta forma se la emplea para las siguientes situaciones: 1. cuando se debe representar un documento emitide en cantidad indeterminada 0 no establecida a priori de ejemplares; y 2. cuando se representa un documento confeccionado en un nimero importante de ejemplares. # 4. Reprosenta a un libro contable, Como se observa, ademds de la diferencia conceptual con el que proponemos (nuestro simbolo transporta mas elementos de informacién), su disefio ose tna linea vertical en el margen izquierdo, Los casos 1, 3 y 4 han sida propuestos por la VIIT Asamblea Nactonal de Graduados en Ciencias Econémicas. La segunda forma se ha tratado por el Subcomité de Procedimientos Administrativos del IRAM en 1976, pero la observecion formulada no se la ha incluido ain en In norma 34502 sobre técnicas para la representacin grafiea y su estudio ha Proseguide. El ilkimo caso —5— habia sido incorporedo en las ediciones del presente libro por su utilizacién frecuente la materia, pero se ha ido dejando de lado, posiblemente por tratarse de una variacién de otra figuca geomeétrica como 3 la que represents el simbolo de operacién (14) Entre los que circulan podemos citar, por ejemplo: remito,factura, solicitud de compra, ete. Los que no circulan se tratan en general de fichas, libros, etc., donde se asientan operaciones o bien expedientes o legajos donde se consultan datos12 _CURSOGRAMAS 3.6. CONTROL ("*) cy Mediante Ia utilizacién de este simbolo representamos a toda actividad que demuestre Ja existencia de inspeccién o verificacién o examen o comparacién (") efectuada sobre los elementos de informacién (documento, libro). 3.7. DESGLOSE (") o) Emplearemos este simbolo para representar la distribucién de distintos ejemplares de un documento 0 bien de diferentes documentos. Dicha distribucién se realiza para que esa informa- n sea empleada en otros sectores 0 para que dentro de un mismo sector sea analizada. (45) Denominado inspeccién por la ASME. (26) En nuestras tres primeras ediciones su diserio era el sig teniendo ef respaldo a¢ algunos profesores en el érea. De todas formas se lo reemplaz6, por el expuesto, por dos razones: 1. para seguir en lo posible la norma IRAM; y 2. para no emplear una figura geométrica parecida a la que se usa en casos de alternativa, ésta posee la siguiente: cuyo disefio resulta légico teniendo en cuenta la util desventaja el diseno geométrico adoptado encuentra simi wn que se fe da al simbolo, como veremos més adelante). Como wud con el de formulario. (27) Por ejemplo, control de cantidades y demas datos en un producto entregado por un proveedor con la copia del pedido que posee el recepeionista, examen del cector compras de que todas las solicitudes originadas en el almacén otto sector estén aprobadas por los responsables asignados, ete (28) En el IRAM se traté en setiembre de 1976 la actualizacién de Ia norma 34501 sobre la simbologfa para 1a representacién grafica. A tal efecto se estudié la ventaja de agregar entre otros simbolos el que representa la operacién. de desglose. Se llegs # la conclusién que esta situacién est contemplada en la norma 34502 y que por esa causa no seria razonable presentar un nuevo simbolo para actividades consideradas en esa norma. Al respecto consideramos que si bien Se puede solucionar el problema cuando se presenta la operacién que estamos analizando con lo dispuesto en dicha norma tes mis preciso la utilizaci6n de un simbolo especifico para este hecho. Tal es asi, que se encuentra bastante divulgado, aunque logicamente depende de las necesidades de cada empresa y del analista-Posiblemente el IRAM no lo haya incluido 2 la norma 34501 para no modificarla constantemente, cuando recién ahora las empresas estén tratando dé adoptar en sus ‘esquemas los sfmbolos de la misma, De todas formas, cuando tratemos sobre téenicas para la representacién grifica analizaremos aspectos de In norma 134502 para poner énfasis en a diferencia entre el fraccionamiento de ejemplares y su distribuci6n y Ia operaciOn de desglose. (29) Nuestro anterior disefio era muy similar: siendo atin utilizado en la materiaCAP. Ill — SIMBOLOS 43 3.8. ARCHIVO TRANSITORIO (>) e Mediante el simbolo de archivo transitorio representamos el almacenamiento efectuado en forma temporal y sistematica de elementos que transportan informacién. 3.9. ARCHIVO DEFINITIVO 7 Aquf representamos el almacenamiento realizado permanente y sisteméticamente de elemen- fos que transportan informacién. En este caso la documentacién archivada no sera empleada nuevamente, salvo para exdmenes de auditoria, inspecciones de organismos estatales, etc. 3.10. DEMORA ¢) e9 Con este simbolo representamos a la detencién momentanea de un proceso en espera de ian suceso: esa detencién circunstancial e interina imposibilita efectuar una operacién posterior al Proceso mencionado, en forma instanténea, aunque haya sido proyectada de antemano. (20) Denominado almacenaje por la ASME, (21) Este simbolo difiere con el proyectado por los doctores Gitaxevit, Ellos utilizan un tridngulo doble, uno dentro de otro, para almacenaje temporal, 0 sea: s . lo cual violaba dos de los criterios que la ASME exponia como guia para el disefio de los simbolos. Uno era que se debia disponer de suficiente espacio para escribir dentro del simbolo, tanto pata el cago de que se utilizara un simbolo solo 0 luna combinacién de ellos. EI otro criterio que se infringia era que debia utilizarse cada simbolo con un tinico sentido conceptual y, en este caso, se emplean variaciones de una misma figura geométrica, el tridngulo, en dos situaciones distintas, Ei Comité de la ASME no lo acepts, (22) Aqui nuevamente nos hemos adaptado a la norma IRAM. En nuestras anteriores ediciones utilizsbamos el siguiente: Este ultimo es atin utilizado por profesores de la materia, La VIII Asamblea Nacional de Graduados en Ciencias Econémicas propuso el siguiente: EI mismo es idéntico al que auspiciaban tos doctores Groserit para archivo transitorio, Al respecto se le puede hacer Participe de parecidas criticas a las citadas en la nota 21 23) Denominado retraso por le ASME. 24) Este simbolo ha sido incorporado en esta edici6n pese a que presenta dificultades para diferenciaslo del de archivo. Por este motivo es poco utilizado por analistas.14 CURSOGRAMAS 3.11, DIFERENCIAS ENTRE ARCHIVO Y DEMORA Teniendo en cuenta que las diferencias entre los simbolos de demora y archivos —transitorio y definitivo— sesultan peculiares, se analizaran exhaustivamente sus significados, para luego encontrar las caracteristicas salientes y distintivas de cada uno de ellos. Habiamos descripto el simbolo de demora diciendo que representa a la detencién momen- ténea de un proceso en espera de un suceso, aclarando que dicha demora circunstancial e interina imposibilita efectuar una operacién posterior al proceso mencionada, en forma instanténea, aun- que haya sido proyectada de antemano. Por archivos representabamos a los almacenamientos efectuados en forma sistemitica de elementos que transportan informacién. Cuando dichos archivos eran de cardcter temporal deci- amos que se trataba de almacenamiento transitorio y si eran de tipo permanente nos hallébamos frente a un archivo definitivo. De estos conceptos se desprenden las caracterfsticas de los simbolos que estamos analizando. Podemos decir que el tinico simbolo que no esté condicionado a la existencia de ningtin suceso es el archivo definitivo. En cambio de esta caracteristica participa plenamente el simbolo de demora, siendo factible de presentarse en el archivo provisorio (*). Por otro lado, es de consulta sistemitica s6lo el archivo transitorio. La informacién del archivo definitivo no seré nunca utilizada, excepto para controles de auditoria u otras consultas eventuales De la definicién que se dio, surge que los archivos constituyen ordenamientos sistematicos, no asi el simbolo de demora. Podemos decir que el archivo provisorio es un almacenamiento intermedio, en el cual se espera un uso posterior de la informacién para analizarla o modificarla, situacién que no acontece con el archivo definitivo, que se trata de un almacenamiento final, en el cual no se prevé un tralo ulterior. Finalmente, es de acotar que el tinico simbolo, de los que estamos estudiando, cuya detencién es de carécter permanente, es el archivo definitivo. En base a lo expuesto, podemos preparar el siguiente esquema, indicando las caracteristicas salientes 0 preponderantes de los simbolos analizados con una doble marca: Simbolo Caractoristica Denominacién Archivo Archivo transitorio definitive beiettd Uso posterior de la Consulta periédica y sistematica, xx ‘Almacenamiento permanente. xx Espera un suceso. x xx (25) Esta diferenciacién suscita controversias, puesto que los analistas, que no participan del uso del simbolo de demora, Io asimilan al de archivo transitorio.CAP, Ill — SIMBOLOS 5 3.12, DESTRUCCION °) Se usa a los efectos de representar la eliminacién fisica de elementos (por ejemplo, registros, formularios, documentos) transportadores de informacién. El término eliminacién es bastante amplio pues incluye la inutilizacién de los elementos citados. Vale decir que la eliminacion no implica necesariamente destruccidn del elemento transportador de la informacién. 3.13, ALTERNATIVA ¢*") ey El simbolo se emplea para sefialar diferentes caminos de accién que pueden surgir en una etapa del proceso ante una circunstancia planteada. Vale decir que a partir de un momento determinado del proceso se presenta una situacién —disyuntiva— que origina la necesidad de optar por dos 0 mas caminos de accién. Si bien una alternativa suele presentarse en casi todas las etapas de un procedimiento ad- ministrativo (sobre todo luego de cualquier tipo de consulta 0 control), se lo empleara en instancias excepcionales 0 que merezcan su presencia. Algunos analistas proponen que dentro del stmbolo se inscriba la pregunta que surge de las alternativas, y ademas que su respuesta no dé margen a mds de dos opciones (si y no). Agregan que ambas alternativas pueden ser representadas en el diagrama, salvo que se originen dificultades en su lectura. En este tiltimo caso una 0 las dos alternativas planteardn la posibilidad de utilizar alguno de los dos simbolos que veremos a continuacién de éste: el simbolo de conector o el de proceso no representado. Particularmente no compartimos la idea de inscribir la pregunta dentro del simbolo y menos atin que la respuesta se reduzca a sélo dos alternativas, ya que las opciones de una disyuntiva pueden ser mas de dos. Si participamos de la idea que alguna o algunas opciones detiven en procesos no representados y otros en conectores. Ademés, observamos que se Io confunde y utiliza en determinadas ocasignes con el simbolo de control, a pesar de que la alternativa se origina como consecuencia de ete tiltinto. (26) Habiamos adoptado otro disefio en anteriores ediciones: ed pan ‘acién de un simbolo para esta accién, todavia no esté del todo impuesta en la actualidad, 27) Nosotros, en ediciones anteriores representébamos a una alternativa 0 eventualidad graficando esa parte del Proceso con el empleo de cualquiera de los otros simbolos, pero con lineas de trazos (28) También se lo conoce con este disefto: Lau Nosotros coincidimos mas con el que adoptan atros analistas: ero aqui también hemos cedido para mantener en casi su integridad la norma IRAM.16 CURSOGRAMAS Finalmente, es de sefialar que el hecho de tomar una decisién puede ser representado por este simbolo. 3.14, CONECTOR e) Representa el vinculo entre procesos que se hallan en otro circuito. También se lo usa para aclarar que el cursograma sigue en otra hoja. 3.15, PROCESO NO REPRESENTADO ey En ese tiltimo simbolo que exponemos, se representa a las operaciones 0 al cursograma que no importa su graficacién. Ademés se lo utiliza para representar a un circuito o partes del mismo que se ignoran. 3.16, OTROS Sin lugar a dudas que hay entidades o analistas que propician el uso de otros simbolos basicos Asi, por ejemplo, algunos analistas emplean el simbolo de continuaci6n de archivos con esta para representar a un archivo que fue disefado, pero para que sea mas legible no se dibuja la linea de traslado. De esta forma se afirma que al eliminar Ifneas de un archivo transitorio hasta su nuevo figure (29) La VIIT Asamblea Nacional de Graduados en Ciencias Econ6micas proponta los si Proceso XX Para sefialar el nexo con un proceso de origen 0 sea que el proceso que se esta tratando es continuacién TT de otto Proceso YY ‘Cuando en el proceso que se grafica, debemos intercalar otro. En este caso el nexo se dirige a oto ——T— proceso y regresa al que se esta analizando. Proceso 22 Cuando se desea establecer que el proceso continiia en otro, vale decir que existe un vinculo con un Proceso donde siguen operaciones que no hay interés en presentar en el cursograma que se trata. 0) La VII Asamblea Nacional de Graduados en Ciencias Econémicas propuso un simbolo de proceso externo que ‘se grafica ask e cen el cual se representa el origen o la terminaci6n de una serie de operaciones que son producto de un proceso ajeno a la empresa. Este simbolo si bien no es exactamente igual al que tratamos, puede ser absorbido por el que utilizamos, cuyo detalle conceptual es més amplio que el dade por la VIII Asamblea, pues considera a acciones no s6lo ajenas de la empresa, sinc ja aquellas que les son propias. G1) O incluso Ia eliminacién de alguno de los sefialados.CAP._Ill — SIMBOLOS i ampleo; evita cruces y, por lo tanto, el grafico se presenta con una mayor claridad. Consideramos que este simbolo seria de poco uso y no mejorarfa en demasia la comprensién del diagrama. 4, UTILIZADOS PARA DIAGRAMAS EN BLOQUE En este tipo de gréficos los simbolos que se emplean son sélo tres: operacién, formulario y traslado. 4.1. OPERACION Representa a una 0 un conjunto de actividades. 4.2, TRASLADO ee Indica el transporte fisico de la informacién. 4,3. FORMULARIO (*) Con este simbolo se representa la emisién de un documento. 5. DIMENSIONES 5.1. EN CURSOGRAMAS La citada norma IRAM sobre simbologia para la representacién gréfica establece que los simbolos deberén quedar representados en un cuadrado imaginario de 10 mm. de lado, con (32) Aqui al no graficar la cantidad de ejemplares emitides por cada formulario, se puede usar al disefio horizontal sin que origine mayores problemas de espacio en la columna del sector respectivo.18 CURSOGRAMAS excepcién de los simbolos de alternativa y proceso no representado que se disefarén dentro de un recténgulo imaginario de 8 mm x 15 mm y el simbolo de formulario que lo sera por un recténgulo de 12 mm de altura por 17 mm de base. Agrega la norma que se aceptard una variacién en todas las medidas mencionadas de un milimetro. Al respecto consideramos como tazonable las medidas adoptadas por el IRAM, con la sal- vedad de que légicamente cada analista podré considerar la mas razonable segtin sea el tamafio de los formularios para la representacin gréfica que utilice (*). 5.2, EN DIAGRAMAS EN BLOQUE No existen practicamente publicaciones que hagan referencia a las medidas para este tipo de diagrama. El simbolo de operacién se puede representar en un cuadrado imaginario de 20 mm de lado, mientras que el simbolo de formulario ser4 dibujado en un recténgulo de 18 mm de altura por 25 mm de base. Las medidas a adoptar para estos simbolos siempre deben ser de mayor tamafio que en el caso de los simbolos empleados en los cursogramas. Los motivos que justifican las medidas mencionadas son: en primer lugar, los diagramas en bloque representan sélo a los movimientos de informacién de mayor trascendencia y a las acciones més destacadas que ocurren en el proceso y ademas debido a que, como se verd mas adelante, en los simbolos que se emplean en estos ‘diagramas se insertan leyendas en el interior de los mismos. (83) Este Instituto emits Ia norma 24503 sobre lineamiientos generales para el disefo de formularios para la repre- sontacion gréfica que ya anslizaremos mis adelante Pocemos decir que el formato de los formularigs expuestos en dicha forma se adapta « las medidas ce los simbolos comentacins En lo que hace al presente texto, por sfzones de tamafio, en Ia mayoria de los casos se redujo todo el grfico ;capitulo IV Principios y prdacticas para la confeccion de diagramas 1. INTRODUCCION Las técnicas para la representacién grafica que se desarrollardn, tratarén de ser sencillas y de facil adaptacién a los circuitos empleados dentro del area de sistemas administrativos. A medida que esas técnicas se describan, se observaré que tanto _cursogramas como en los diagramas en bloque Ja informacién deberd ser sélo la indispensable a los efectos de no confundir al lector. Se han seleccionado una serie de normas précticas de diagramaci6n que tienen como pro- posito facilitar la tarea al analista (*). Toda técnica debe facilitar la lectura de un grafico de procedimientos administrativos. Debe ser sencilla y clara, para que la lectura de ese grafico se pueda hacer lo mas répido posible. 2. METODOS PARA GRAFICAR En Ja actualidad, se utilizan distintos sistemas pata graficar procedimiens admjnistrativos, aun en casos que éstos posean caracteristicas similares y respondan a la misma finalidad. Muchas veces, el mismo tipo de circuito presenta no sélo sistemas distintos, sino simbologia diferente de acuerdo a la empresa que los emplea y aun dentro de cada organizaci6n, segtin el especialista. Causa sorpresa que acontezca esto en el campo de analistas de informacién y que no se hallan ‘ificado, aunque sea_en parte, pautas en cuanto a la diagramacién de circuitos, La variedad de-sistemas sdlo trae aparejado problemas tanto para Jos analistas. como para, aquellas personas que frecuentan con el uso de esta herramienta administrativa. Para estas tiltimas, pues necesitan la ayuda permanente del especialista cuando se plantean situaciones engorrosas. Pero también tienen trastornos los especialistas si el método no es claro y sencillo, pues le resta agilidad. (34) Es indudable que existe diferencia importante en la tarea de unificar Ia simbologia y hacerlo para las técnicas, de diagramacion. En este ultimo aspecto influye fundamentalmente el criterio del analista. De todas formas se ha tratado de seguir a las especificaciones de la norma 34502 del IRAM que surgié como complemento necesario para el uso correcto de los simbolos, junto con el trabajo presentado a la VIII Asamblea Nacional de Graduados en Ciencias Econémicas20 CURSOGRAMAS En la presente edicién se hace referencia a los sistemas vulgarmente empleados en la materia Si bien ya describiremos cada uno de ellos, destacando sus ventajas o dificultades, hay que tener presente siempre que cualquier sistema que se acepte, debe estar precedido de caracteristicas que io hagan sencillo, claro, conciso —aunque de facil adaptac:5n a las nuevas situaciones que se pueden presentar~- y detallado, sin caer en ambigiiedades. Se conocen tres formas distintas de graficar, siendo la tercera consecuencia de las dos pri- meras. Estas son: |. Las operaciones del proceso se indican a través del recorrido de cada documento que se emite. O sea que existira un grafico por documento emitido, asignando una fila o columna a cada ejemplar del mismo para indicar su trayectoria dentro de toda la ‘organizacién. Si adoptamos el criterio de una columna por cada ejemplar del formulario, seria’ Nombre del documento: Duplicado Triplicado Cuadruplicado ‘De izquierda a derecha se va describiendo el recorrido del ejemplar y tipo de manipulacién que se le hace. 2. Las actividades se presentan en forma conjunta y cronolégica en un grafico de columnas por sector o departamento, 0 sea: Doparamento A | Departamento B | Departamento © [Departamento D | _La direccién de las operaciones seré, en general, en sentido descendente. 3. El tercer método es, como dijimos, una derivacién de los anteriores. En este caso las acciones se representan en un gréfico de este tipo: Nombre del document Sector Ejemplar Departamento A | Departamento B | Departamento C Original Duplicado. Tripticado \CAP. IV — PRINCIPIOS Y PRACTICAS PARA LA CONFECCION DE DIAGRAMAS 24 Al igual que en el primer sistema, la direccién de las operaciones se desplaza de izquierda a derecha. Es conveniente volver a mencionar un par de condiciones fundamentales que deben cumplit los métodos de graficacién: ser claros y si bien completos, sin particularidades que afecten su ierpretacién. De cualquier manera no siempre es factible utilizar el mismo sistema para todos los cacos. Esto depende de lo que se desea graficar. En este texto los circuitos se disefian de acuerdo con el_ segundo sistema, y todas las técnicas para la representaci6n grafica se refieren a este método. Consideramos que este sistema es el de ds facil lectura e interpretaci a, En el tinico caso que se puede considerar ventajoso el uso del primer sistema es cuando se quiere seguir la pista de los ejemplares de un sélo documento en particular. Pero este problema se resuelve con el agregado que se hace a cada circuito, ya que el lector puede consolidar ciertos conceptos sobre el recorrido de los formularios. Con ello se da una visién més clara de las secciones que emiten o reciben esa documentacién, ala vez facilita el andlisis del destino de los formularios. y ASPECTOS RELATIVOS A LAS LINEAS 3.1, CARACTERISTICAS Debemos referirnos por separado al trazo de las lineas de las columnas y a la de los simbolos. —-Es preferible que las lineas de los simbolos sean de trazo mas grueso que el de las columnas a los efectos de poder resaltar a aquellos con respects al dibujo de las columnas. 3.2, ORIENTACION DEL DIBUJO eae EI dibujo del proceso deberd efectuarse en sentido descendente y se emplear en sentido lateral (horizontal) cuando se produce un cambio de sector. ELIRAM.establece que se podra utilizar el sentido ascendente para retrasos en el proceso 0 bien cuando se produce un cambio de sector, siempre que esté motivado por economia de espacio en el disefio. No considétaids propicia la utilizacion del sentido ascendente, a pesar de aclarar sLIRAM el motivo —economia de espacio— por el cual se permite usar las lineas en tal sentido Tal actitud puede provocar perderse en el gréfico al no seguir el sentido mas ldgico de observer al mismo no obstante que la flec ica la direcci6n del transporte. Ademis, en caso extremo de tener que utilizar el sentido ascendente por las razones sefialadas Por el Instituto, se podria obviar esa situacién mediante el empleo del simbolo de proceso no Tepresentado. Vale decir que proponemos evitar que las Iineas de traslado se dibujen hacia arriba. Slo Sonsideramos que se puede usar el sentido, ascendente y en forma excepcional, cuando el proceso esentado y hacerlo en forma descendente ocasione no s6lo problemas de esp: 10. que el mismo pierda claridad.22 CURSOGRAMAS 3.8. CONEXION CON LOS SIMBOLOS En general se suele dar ingreso a las Iineas para conectarse con los simbolos por el lado superior o lateral del mismo. Para la salida se emplea habitualmente la parte inferior o lateral del simbolo. Lo expuesto admite un par de consideraciones: 1. Enel simbolo de alternativa, por la forma expresa en que fue diseftada esta figura geométrica y la accién que la misma involucra, la linea de entrada se debe efectuar solamente por la parte superior. 2 Por la forma en que se encararé una distribucién de formularios, la linea de entrada en el simbolo de desglose, se hard en lo posible, por el vértice superior. 3.4. UNIONES Las lineas de secuencia en un diagrama se uniran con trazos curvos de un cuarto de circunfe- rencia. Dicho trazo curvo estara orientado segtin la direccién de circulacién del proceso. Podemos. graficar_los siguiente Jia ELIRAM propicia que las uniones formen un Angulo recto. Supongo que este criterio, que | no comparto, habra sido adoptado para simplificar el dibujo (*). Sin embargo, los empalmes curvos permiten visualizar mejor la afluencia del procedimiento. 8.5. CRUCE Dentro de lo posible debe tratarse que las Iineas no se crucen, para lo cual se reubicard, si i fuera necesario, los simbolos, formularios o columnas. En los cursogramas complejos, y en algunos casos en otros mas simples, resulta a veces engorroso eliminar la posibilidad de uno o varios cruces de lineas. Para esos casos existe un recurso que.es el. puente de.media.circunferencia. Es conveniente tomar como norma que Ios semicirculos se dibujen de tal manera que el sentido de la concavidad coincida con Ja orientacién de Ja linea que se esté cortando. Como ejemplo, podemos citar: (85) Por igual motive en ediciones anteriores utilizsbamos el dngulo recto.CAP. IV — PRINCIPIOS Y PRACTICAS PARA LA CONFECCION DE DIAGRAMAS 23 Como se observa el puente de media circunferencia, que se usar en cada caso, de acuerdo alas necesidades de graficacién, permite seguir demostrando en forma clara la direccidn que tienen las lineas que se entrecruzan. 8.6. CASOS DE TRASLADO Y TOMA DE INFORMACION Nosotros ya habiamos definido al tratar sobre los simbolos en qué consiste . esa oportunidad dijimos que representa dos situaciones: | bolos y ademas el 8 usado_ningsin por ello que esta situacién no fue descripta. La toma o pase de informacién representa un desplazamiento de la informaci6n que contiene elformulario, tomada de otra accién, pero sin movimiento fisico de los elementos que intervienen en el proceso. Se lo emplea ademés para representar comunicaciones verbales entre sectores. Aqui, al igual que en él simbolo de traslado, fa punta de la flecha indica la direccién del transporte. Como norma utilizar linea Mena para traslado y cortada para la toma de informacién, indicéridose Ta direccién de las mismas con una flecha. El IRAM establece que la flecha no serd necesaria para las lineas descendentes. No propiciamos esta propuesta, ya que la falta de la fecha distrae en forma inmediata al lector, para que observe si se trata de un sentido ascendente. La reaccién natural de éste es buscar la orientacién del diagrama. Si bien se habia dicho que las lineas ascendentes se usaban s6lo en situaciones excepcionales. 2 3.7, ACCION CONJUNTA_ ELIRAM establecié que esta situacién se representa mediante el uso de dos lineas de trans- porte, unier simbolos que identifican a la operacién que se realiza entre dos sectares. Al rSpecto considero que deben usarse la cantidad necesaria de lineas, aunque sean mas que dos, sien una parte determinada del proceso se toma una decisién que implique acciones. simultaneas entre varios sectore: (6) ELIRAM adopts en la norma 34501, que data de noviembre de 1973, un simbolo para tal acci6n (se teataba de luna linea cortada, pero en la reunign del 4 de agosto de 1976 propuso, entre otros asuntos, la actualizacién de dicha norma Para unificar los sfmbolos de traslado y flujo de informacién. Ese asunto se traté en dias posteriores y el 8 de setiembre e 1976 se aprobs to siguiente: suprimir de Ia norma 34501 el simbolo de toma de informacion e incorporarla en Ia norma 4502, como una forma de representar, al igual que en traslado, un desplazamiento, pero aqui de informaciéa. Vale decit {que considerd, al igual que nosotros, que todo desplazamiento se debe representar con el simbolo de traslado, pero en ¢leaso de desplazamiento de informaci6n sin movimiento de elementos fisicos se podré diferencar este hecho dibujando sl simbolo en linea de trazos24 CURSOGRAMAS 4, ASPECTOS RELATIVOS A LOS SIMBOLOS 4,1, UBICACION Los simbolos se ubicardn, como es légico, dentro de las columnas (”). Cada una de ellas representa un sector o departamento. Las lineas de entrada y salida que tienen los simbolos nos permiten clasificarlos como bolos de ubicacion inicial, intermedia y final. A continuacién definiremos estas tres categorias. Un simbolo es inicial cuando indica el nacimiento de una operacién,Es decir que de ellos salen una o varias lineas de direccién, pero no entra ninguna. Estos simbolos constituyen el punto de partida del curso de una accién Los stmbolos de ubicacién intermedia son los que tienen Ifneas de entrada y de salida. Ellos indican que intervienen en un proceso ya iniciado y que debe ser continuado. Por ultimo, un simbolo es de ubicaci6n final si en él termina una parte del proceso. Por lo tanto es un simbolo al que llegan lineas de entrada, sin que de él salga ninguna. A continuacién clasificaremos los sfmbolos representados en este libro de acuerdo con las diferentes ubicaciones posibles: Ubicacién Numero: Simbolo Denominacién Iniciat Media| __ Final 1 Operacién x x x | 2 Traslado i I i ”) i | 7 Formulatio u alto elemento x 4e informacién ‘ Control x 5 Desglose x 6 \ / Archivo transitorio x x x (87) En el proximo capitulo trataremos en detalle Jo relativo a las columnas al referimnos al disefto de formato de formularies para la representacién grafica (38) Se debe seguir igual criterio para los simbolos respectivos de los diagramas en bloque (89) La ubicacign que se cita se adapta al sfmbolo de formutario del diagrama en bleque.GAP, IV — PRINCIPIOS Y PRACTICAS PARA LA CONFECCION DE DIAGRAMAS 25 Ubicacién imero Simbolo Denominacién iniciat Media Final ep 8 |) Demora x 9 Destruccién x 10 — ‘Aternativa x 1" EO onector x x te — Proceso no repesenado | x x x i a + Esta clasificacién, al igual que otras normas, puede suscitar a discusiones. Pot ejemplo, el simbol' de operacién, cuyo uso. es muy frecuente, rara vez tiene ubicacion final, 4.2, DISTANCIA ENTRE LOS SIMBOLOS Y DE ESTOS ¥ LAS LINEAS Evidentemente que por razones de claridad y limpieza en el formulario para la representacién Brafica, es conveniente que entre los simbolos y entre éstos y las lineas haya la mayor distancia Posible. ELIRAM establecié el empleo de una distancia minima de 5 mm. Si bién dicha entidad atin no incorporé esa disposicién a la norma respectiva, puede considerarse adecuada Ia distancia citada. 4.3. EMPLEO DE COLORES 0 SOMBREADOS _usar colores o sombreados diferentes en_¢l dibujo. Su empleo facién y complica el dibujo,26 CURSOGRAMAS La ASME considera que con el objeto de hacer resaltar a los simbolos empleados, éstos pueden pintarse en negro {"*), No compartimos esta idea 4.4, ACCIONES SIMULTANEAS DE OPERACION Y CONTROL Hay muchos especialistas que combinan dos simbolos cuando desean indicar actividades que se tealizan simulténeamente. Llaman “simbolos combinados” a las nuevas figuras geométricas que se forman de esa manera (") Nosotros no somos partidarios de la denominacién ni del uso frecuente de los “simbolos combinados”. Unicamente proponemos dibujar, en el caso que se efecttie simultaneamente una operacién y_un control, la siguiente combinacién: | A 4.5. SIMBOLOS DE OPERACION Y FORMULARIO DE LOS DIAGRAMAS EN BLOQUE Se suele colocar en el interior del simbolo de operacién una leyenda que indica las acciones mis relevantes del proceso que se efectian en el sector en que se encuentra En cuanto al simbolo del formulario se dibujaré cada vez que se emita uno de estos docu- mentos y sin hacer referencia a la cantidad de ejemplares que se confeccionan. _Lo antedicho vale tinicamente en el caso de un diagrama en bloque. (40) Agrega al respecto que rellenar los simbolos impide la préctica de colecar nimeros dentro de ellos (41) 50s analistas llaman también “sfmbolos combinados” a la figura que se obliene al agregar a un simbolo basico alguna otra identificacién, por ejemplo: NY que representa a un archive provisorio por orden alfabético 0 que indica una demora por orden numérico. Consicleramos que incluir estos Ultimos casos en Jo que se denomina “sim- bologia combinada” es demasiado amplio. La identificacién que se agregs a los simbolos puede considerarse como una variante de las técnicas de graficar, mas ne como un nuevo simbole. Andlogamente clasificamos a Ja combinacién de simbolos como mera técnica de dibujo y no como nuevos simbolos Nosotros solamente usamos combinados los simbolos de control y operaciénCAP. IV — PRINCIPIOS Y PRACTICAS PARA LA CONFECCION DE DIAGRAMAS 27 5. ASPECTOS RELATIVOS A EJEMPLARES DE FORMULARIOS 5.1, SU EMISION Bs practica generalizada en los tltimos tiempos que la emisién de formularios se represente con el simbolo de operacién. A tal efecto se dibujard a posteriori el simbolo de formulario, 0 sea: NTIFICACION ____ nf identificara con un cédigo para cada ejemplar. El c6digo para la referenciacién de cada copia del formulario puede ser alfabético.o numérico- La posibilidad que sea alfanumético n scarta, pero consideramos que est4 en desventaja con respecto a las otras dos posibilidades. En definitiva queda a criterio del analista y de la empresa que Io aplica. Propiciamos el uso de un ntimeto identificatorio del ejemplar, en alguna d& estas dos varian- tes: a) en el interior del simbolo se indica el cédigo del formulario (en el angulo inferior izquierdo) y el cédigo de ejemplar (a continuacién del cédigo del formulario y separado del mismo por un guién). En caso de tratarse de un libro no se indicard la cantidad de hojas, pues se considera a este registro como un ejemplar. Vale decir que sélo levaré el primer cédigo; b) indicando sélo el cédigo de ejemplar en el angulo inferior izquierdo (*) La codificacién de los ejemplares es: 1) _ para el original; 2) para la primera copia; (42) En ediciones anteriores adoptébamos esta alternativa, aunque el riimero se calocaba en la parte superior derecha onsideramos convenienteindiestlo no en la parte superior, sinoal ple Alguncs expecialista lo indican en fa parteinfrior letecha. 4 | ;28 CURSOGRAMAS 3) para la segunda copia, y asi sucesivamente (") 5,8, FRACCIONAMIENTO Todo fraccionamiento de un ejemplar se representaré con Iineas divergentes que salen del simbolo de operacién. Se dibujar a continuacién de las lineas mencionadas los formularios que se han originado, o sea: Es de acotar que la situacién que se plantea es diferente al uso del simbolo de desglose, puesto que éste no implica la creacién de un nuevo ejemplar. 5.4, EMISION DE VARIOS EJEMPLARES. Otra de las situaciones que contempla el IRAM es lo relativo al dibujo de varios ejemplares de un formulario. Para ello recomienda dibujar, en forma superpuesta y algo desplazada, tantas figuras como copias se emitan o circulan en la operacién. Hemos decidido en la presente edicién colocar en el angulo inferior izquierdo de cada ejemplar de un formulario el niimero de éste. Asi (43) También podria comenzarse del 0 para el original y 1 para la primera copia. Logicamente que existen otras variates. Asi por ejemplo, para un formulario que se emite por triplicado y suponiendo que se codifican sélo los ejemplares, podria indicarse de la siguiente manera: 1—3, 2—3, 3-3, para que de esta forma en todo momento supiéramos no sélo de qué ejemplar se trata, sino la cantidad de ejemplares emitidos.CAP. IY — PRINCIPIOS Y PRACTICAS PARA LA CONFECCION DE DIAGRAMAS 29 al original se le asigna el nuimero 1, al duplicado el 2, al triplicado el 3, y asi sucesivamente. Agrega gue como norma la superposicién se efectuaré hacia abajo y hacia la derecha, o sear Utilizar el angulo inferior derecho para indicar el sentido del desplazamiento de la super posicién, no implica dejar de lado el uso de los otros tres vértices. La utilizacién de las tres direcciones restantes se debe siempre admitir puesto que de esta manera se pueden evitar en muchos casos cruces de lineas en la representacién grafica. Estas otras posibilidades de dibujo son: oe ‘AM menciona ademds del método de ejemplares superpuestos, el método de casilleros enel cual se representard en Ja base de la figura los casilleros que indicaran los ejemplares emitidos santidad maxima, dice la norma IRAM, de casilleros. sera de.cinco. Pero Seaclara que cada casillero puede hacer referencia a uno o mas ejemplares del formulario. La figura qué se emplea para este método en base a lo expuesto es: Si bien ambos métodos —de ejemplares superpuestos y de casilleros— presentan dificultades, especialmente en la representacién de gran ntimero de ejemplares, el método de casilleros tiene més dificultades, Posiblemente el IRAM incluya el sistema de casilleros como opcién debido a la Costumbre de su empleo por ciertos especialistas, a su practicidad en otros casos (por ejemplo: muy poca cantidad de ejemplares a emitir) o bien para darlo a conocer pues, especialmente a nivel docente, no se aplica asiduamente. De todas formas esta entidad recomienda el uso de métodos de ejemplares superpuestos. La practica en la materia serd la encargada de establecer en el futuro si es posible desterrar cl método de casilleros, o si, por el contrario, el método de ejemplares superpuestos no resulta tan practico. Nosotros recomendamos el uso del sistema de ejemplares superpuestos. pe (44) Para este caso el nimero de cada ejemplar se coloca en el angulo inferior, pero a la derecha.30 GURSOGRAMAS 5.5, DISTRIBUCION Para la distribucién de ejemplares de un mismo formulario, las lineas de salida se graficarén partiendo de cada ejemplar o de un grupo de éstos, 0 sea: Como se observa tratandose de salida de ejemplares que lo hacen en forma conjunta, se unen los vértices de los mismos por barras oblicuas y la linea de salida se dibuja a partir de un punto intermedio de la barra de unién. 5.6. ACCIONES DE OPERACION ¥ CONTROL SOBRE UN EJEMPLAR A veces es necesario indicar especificamente que se debe hacer una operacién.o_una veri- ficaci lares de un formulario. Para ello se graficaré.el simbolo pertinente sobre la Tinea de curso del ejemplar en cuestién._ v Luego se unen las Ifneas.GAP. IV. — PRINCIPIOS Y PRACTICAS PARA LA CONFECCION DE DIAGRAMAS 3 ASPECTOS RELATIVOS AI, DIAGRAMA 6.1. DESCRIPCIONES. CONSIDERACIONES El tipo de texto a insertar en el diagrama depende del criterio del especialista. No obstante ello, no ¢8 conveniente introducir una cantidad elevada de frases o incluso palabras pues el circuito Je perder claridad. a_ventaja mas evidente en la inclusién de un texto en el diagrama consiste en facilitar la interpretacion de las etapas del cursograma. Al margen de lo expresado se deben efectuar consideraciones diferentes para el caso de que el diagrama posea una columna de descripcién, con respecto al ctiterio a adoptar para el caso de no contar con esa columna. Pasaremos a referirnos a esos temas. IPCIONES. DIAGRAMAS CON COLUMNAS DE DESCRIPCION Cuando el formulario que contiene la representacién.gréfica posea.una columna de descrip- cién, y se desee colocar un texto para aclarar el tipo de accién, se suele incluir dentro del simbolo A tal efecto. se, describird el tipo de.operacién, archivo,.control, etc, en la espondiente.(*), haciendo referencia a ese numero En los simbolos de desglose y destruccién no se pone ningtin ntimero, ya que no requieren, en general, descripcién alguna. 6.3. DESCRIPCIONES. DIAGRAMAS SIN COLUMNA DE DESCRIPCION 6.3.1. DESCRIPCIONES VINCULADAS CON LOS SIMBOLOS DE OPERACION, CONTROL, ARCHIVO | TRANSITORIO, ARCHIVO DEFINITIVO, DEMORA, ALTERNATIVA, CONECTOR ¥ PROCESO NO! REPRESENTADO . “ Para todos estos casos, la descripcién correspondiente se. sefialaré al lado del simbolo en _fonma sintética y, salvo casos excepcionales, a su izquierda. Asi por ejemplo: _Coteja con remito Aqui es importante detenernos un instante para puntualizar que participamos abiertamente en colocar la descripcién no dentro del simbolo, puesto que se presenta mas claro a un costado. Ademés, por su forma geométrica, no todas los sfmbolos disponen de igual espacio para insertar aunque més no sea una sintética descripcién. Por otra parte algunos analistas optan por colocar un cédigo numérico 0 alfabético en el simbolo para identificar la descripcién. Nosotros nos reserv: igo numérico para el.caso en que el formulario tenga una columna de descripciones, como ya se ha dicho anterior- ment32 CURSOGRAMAS Cuando se utiliza el simbolo de operacién se escribe al costado el nombre de la accién correspondiente (*). Cuando se trata de un control se indica su tipo al lado del simbolo. Si es un archivo se pone su tipo (”) y forma de ordenamiento ('?). Es muy conveniente colocar también, al Jado del simbolo de archivo el o los ejemplares de los formularios de que se trata (asf por ejemplo duplicado de la orden de compra y triplicado del informe de recepci6n, 0 su abre- viatura). En el caso de una demora se aclara el lapso de espera o el acontecimiento que condiciona la continuacién del proceso. Aqui, al igual que en el simbolo de archivo es ventajoso colocar ademés, al lado de la figura el o los ejemplares de los formularios de que se trata sila demora Se refiere a un documento en particular. En una alternativa se indica al costado del simbolo el objeto de lo que se plantea como disyuntiva. Las opciones que surgen salen de los vértices inferior y laterales, 0 sea Grédito Importe <> eee eevee <> ae Pero si se originan mas de tres opciones, las mismas se representaran en algunas de estas _ formas (”): Crédito crédito <0 [= | era ca 100 e200 200 8 800 200 (46) Ciertos autores colocan dentro del simbolo la primera letra de la operacién que se desee representar para facilitar su identificacién, por ejemplo: E__ ) para indicar que se emite un formulario; para indicar que se efectia una consulta (47) Ast por ejemplo: legajo del proveedor 0 bien lapso (15 dias, 6 meses). (48) Por ejemplo: cronolégico, numérico, alfabético. Es una costumbre bastante generalizada indicar el tipo de archivo con una letra a un lado 0 dentro de! simbolo No es abundar en detalles si se escribe Ia palabra integra (49) En su norma primitiva el [RAM habia dispuesto que las opciones debian salir de los vértices inferior o laterales En caso de que se presentaran més de tres opciones, debfan dibujarse tantos simbolos de allernativa como fueran necesarios,cAP_IV — PRINCIPIOS Y PRACTICAS PARA LA CONFECCION DE DIAGRAMAS 33 Si se debe hacer referencia a un proceso que no se representa en el diagrama, se esctibe la denominacion del proceso en cuestién al costado del simbolo (°°). Cuando se trata de una conexion, siésta esta vinculada con otra hoja, se indicard “de hoja” o “a hoja” segtin el caso. Debe dejatse Jambién aclarado el nombre del proceso correspondiente, 6.3.2, DESCRIPCIONES VINCULADAS CON LOS SIMBOLOS DE DESGLOSE ¥ DESTRUCCION De igual forma que lo expresado para diagrama con columna de descripcién, en los simbolos de desglose o destruccién casi nunca es necesario hacer descripciones (). 6.8.3. DESCRIPCIONES VINCULADAS CON EL SIMEOLO DE FORMULARIO U OTRO ELEMENTO DE INFORMACION. e Se suele mencionar Ia denominacién del formulatio y otro elemento de informacién, junto Stic: posible, ala izquierda del mismo (*). al simbolo en y unto a cada una de las lineas de salida de alternativa de que se trate, 0 sea por ejemplo: crédito > 100 < 100 Crédito En agosto de 1976 1a entidad mencionada resolvié cambiar el disefio técnica en el caso de que existan més de tres oPciones, por los que sefialamos. A tal efecto consideraron que era mas racional inclinatse por otras formas, ya que siempre setrataba de opciones de una misma decision. Por tal motivo era incongruente representar para una misina decision varios simbolos de alternativa (80) Bn estos casos algunos analistas incorporan en el interior del s{mbolo Ia denominacién de dicho proceso o bien dentro det mismo colocan un cédigo que permita claramente identificar donde contin, (51) Algunos analistas consideran que en muchos procedimientos es necesario indicar-el tipo de destruccién (52) El IRAM dice que es posible también usar cédigos en estos casos y que se debe escribir dentro del simbolo el ombre del elemento que porta la informacién. Discrepamos con ambas propuestas. El uso de cédigos dificulta la inter bretacién del diagrama y por ello creemos mis conveniente escribir al lado del simbolo el nombre completo (por ejemplo: orden de compra, remito, etc.) 0 bien una abreviatura mnemotécnica o comercial. En lo que hace a la segunda acotacién. del IRAM, consideramos que la mencién del tipo de elemento portador de informacién (por ejemplo: tarjeta perforada, cinta magnétiea, ete.) puede ir en las normas detalladas del cursograma de que se trata Algunos analistas indican en el interior del s{mbolo formulario fas iniciales, 0 primeras letras 0 bien la denominacién completa del documento, por ejemplo, tratandose de una factura, seria: F Fact. Factura|34 CURSOGRAMAS 6.4. NUMERACION DE LAS OPERACIONES Es costumbre numerar en forma correlativa las operaciones para referenciaci6n e identifica~ cidn. Se le asigna un ntimero cardinal a cada operacién, siguiendo el orden en que se diagraman. Esta numeracion se usa tanto en los diagramas con columna de descripcidn, como ya vimos, como en las que no la tienen. Esta practica permite agilizar la referenciacién especialmente en las normas que detallan el procedimiento en hoja separada. La primera operacién se enumera con el 1, la segunda con el 2, y asi sucesivamente. Si un sector realiza las 4 primeras operaciones del proceso, se identificara como 1, 2, 3y 4. Si un segundo sector interviene, la primera accién realizada por éste, serd identificada por el 5. En caso de efectuarse tres acciones adicionales en este ultimo sector antes de vincularse con el primero 0 bien otro sector, se numerarén con los mimeros 6, 7 y 8. Una nueva operacién realizada por cualquier otro sector —al margen del segundo— seré identificada con el mimero 9. Puede ocurrir que alguna vez resulte indispensable incorporar una o més operaciones entre otras dos en un circuito ya terminado. El problema que se presenta es cémo numerar las opera- ciones adicionales, teniendo en cuenta que ya todas las demas estén numeradas. Deberfamos poder poner un numero intermedio entre dos consecutivos. Por otra parte por la funcién que cumplen los _ntimeros es imposible repetir alguno que ya se haya usado en el circuito. Una posibilidad bastante adecuada es asignar a la operacién agregada el mimero de la operaci6n anterior seguido _de una letra mintiscula, o bien asignarle otro digito. Asi, por ejemplo, un par de acciones incor- poradas entre raciones 7 y 8, Ievaran la identificacién 7a y 7b,,0 bien 7.1. y 7.2. 7. CONCLUSION Hemos expuesto en lineas generales las técnicas para la representaci6n gréfica. Creemos que no es prudente pretender normalizar todos los detalles, ya que no se puede prever todas las situaciones posibles. El exceso de directivas en detalles insignificantes pueden causar dificultades en la practica. Por ello no se incluyen algunas otras observaciones (*) en este libro. La idea es que 5 non que queden a criterio del especialista los detalles particulares, quien resolveré seguin las necesi: dades que se presenten en cada caso concreto. (63) Por citar un ejemplo, el tamano de las letras 1as de disefio en las situaciones generales: simbolos, tamafio de formularios, etc; pero ~capitulo V I Pautas del formulario st sD 9° a 9 a ° = a Q 1. INTRODUCCION Ahora nos toca ver las caracteristicas a tener en cuenta en la utilizacién del formulario portador de la representacién gréfica de procedimientos administrativos (*). Al respecto se siguen los aportes de las normas del ASME y del IRAM (*) y las experiencias recogidas, puesto que salvo los trabajos citados sobre el tema, no se conoce la existencia de otras normas. 2. ELEMENTOS QUE CONFIGURAN EL FORMULARIO 2.1, IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO El diagrama debe tener un encabezamiento como medio de identificacién. Para ello se pondrd un titulo en la parte superior derecha (°). a 7 No se debe desechar la posibilidad de colocar los datos de identificacién empleando un sector libre de las columnas. Esto permite aprovechar mejor el formulario portador del grafico Si por razones de archivo es necesario plegar el grafico, debe hacerse el encabezamiento de manera que sea posible su lectura cuando el grafico esté doblado. Ahora bien, si en forma inde- (54) Este tépico pudo ser incluido en el capitulo anterior. De esta manera el lector podria interpretar y aplicar las técnicas de representacién gréfica, conociendo las caracteristicas del formulario portador de la misma Pero no hemos querido incorporar antes este tema por dos razones: Ia simbologia también deberia ir ligada a las técnicas y por otra parte el formulario es una hoja de trabajo que por sus caracteristicas o particularidades, requiere un tratamiento por separado De todas formas, los tres aspectos de Ia representacién: simbologia, técnicas y formularios, estin estrechamente elacionados entre sf. Es por ello que se habré observado que en su momento se hicieron referencias a ciertos aspectos de las columnas de los formularios, si bien se desconocia todo detalle de éstas, (55) Fundamentalmente se adoptan conceptos de Ia norma 34503 ("Lineamientes generales para el disefio de for- ‘mularios en la representacin gréfica”) del IRAM dada a conocer en mayo de 1974 pot ser mas completa y actualizada, Ademés se trata en lo posible de dar una mayor divulgacién a los estudios realizados por esa entidad. (56) EI IRAM auspicia emplear el éngulo superior izquierdo o el margen izquierdo.36 CURSOGRAMAS fectible los datos relativos a la identificacién quedan en la parte interior del diagrama al doblarse éste, se repetiré en forma sintética la informacién en la parte exterior del mismo. Los datos que se ponen habitualmente son (): denominscién de la entidad; denominacién del circuito; cédigo de identificacion; fecha de diagramado; ye eee identificacién del responsable. De acuerdo a lo sefialado, el disefio que se sugiere es el siguiente: (Denominacién de ta entidad) {Donominacién del circuito) Fecha Reelizado por: 2.2, DESCRIPCIONES Queda a criterio del especialista la inclusion 0 no de una columna de descripciones. Las inscripciones de leyendas junto a los simbolos y fundamentalmente las normas pueden suplir esta columna. Sin embargo en muchas oportunidades su inclusién presenta ventajas en la apreciacién visual del proceso. En general se coloca esta columna en un lugar en que resalte dentro del diagrama (*), teniendo siempre presente para su representacin la claridad del conjunto. Una ubicacién adecuada es poner, por ejemplo, las descripciones debajo del encabezamiento. Una desventaja practica que presenta la inclusién de esta columna es que resta espacio a las. demas DATOS COMPLEMENTARIOS En general se suele reservar un espacio para datos que los responsables consideren pertinen- . tes. Para ello se usa algtin dngulo libre del formulario. (57) Tanto la ASME como el IRAM y varios analistas citan otros datos més como ser: caracterfsticas de relevado, método propuesto o actual, campo del diagrama (acciones qu comprende, o sea limites del proceso en el que se inicia y finaliza et circuito), identificacion de quien lo aprobs, ete (58) Ciertos anatistas comienzan el diagrama diseando esta columna en la esquina inferior izquierda del formulario. Afirman que primeramente se concibe la accién y se la sintetiza en la columna “descripciones” y luego se realize su Fepresentacién gréfica en las demas columnas. Es decir que de esta manera se sigue la secuencia logica del trabajo mental Considero que teniendo en cuenta que lo més importante es la representaciGn grafica y que en muchos casos no son necesarias las descripciones para su comprensién, es mas razonable dibujar en primer lugar el grafico en base a las normas, para finalmente decidir si se incluye © no la columna en cuesti6n. éGAP_V — PAUTAS DEL FORMULARIO PORTADOR DEL GRAFICO 37 3. COLUMNAS: 3.1, CARACTERISTICAS El grdfico se divide en columnas, representando cada una de ellas una unidad funcional dentro del proceso. Esta unidad funcional puede identificar a un sector o a una persona. ~~ La cantidad de columnas y por lo tanto el tamafio de cada una de ellas esta relacionado con el tipo de proceso en lo que hace a su extensién o complejidad. En principio, las columnas serin de igual tamaiio para cada sector. No obstante ello, ateniéndonos a la dimensién de la hoja de diagramacién y al espacio destinado para ubicar los simbolos, puede resultar conveniente en ciertos casos agrupar dos o mas sectores. Asi se logra reducir el ntimero de columnas y por lo tanto se puede incrementar el tamaiio de las mismas. 8.2. UBICACION No hay reglas fijas para la ubicacién de las columnas. Sin embargo es necesario tener en cuenta criterios bastante divulgados, como: 1. Claridad en Ia interpretacion del circuito, 2. Secuencia cronolégica en la presentacién de los distintos sectores segtin la norma escrita 3. Situacién geografica de los distintos sectores intervinientes en la operacién. Muchos analistas emplean el segundo criterio expuesto por razones de comodidad, pero luego se ven en la necesidad de acercarse al criterio mencionado en primer lugar por razones de claridad. A tal efecto observan que es conveniente reacomodar los sectores para que el grafico sea lo més limpio posible (es decir, con pocos cruces de lineas). El tercer criterio es el menos empleado. Se lo usa para que pueda observarse la participacién de sectores o personas ubicadas en lugares préximos, independientemente delgnivel jerarquico. Al enfatizar la disposicién geogréfica de los sectores pueden observarse sus vinculaciones con mayor facilidad, 4, DIMENSIONES 4.1, DEL FORMATO Debido a que los circuitos administrativos difieren en gran medida uno del otro, no es conveniente contar con un formato con columnas preimpresas, lacs bie como ya se expuso, no se desea normar hasta el mas minimo detalle, es habitual diagramar sobre papel blanco y de un tamafo razonable Para graficar el procedimiento. Por su parte el IRAM establecié cuatro tipos de formatos: 1. de 210 mm x 297 mm; 2. de 297 mm x 420 mm;= cursocramas 3. de 297 mm x 630 mm; y 4 de 297 mm x 840 mm. agregando que las hojas podran emplearse en forma vertical o apaisada, inclinandose en el formato 1 por Ja colocacién vertical y en el formato 2 por la apaisada. 4.2. MARGENES DE SUJECION Se debe reservar un margen de sujecién no inferior a los 25 mm y mérgenes laterales ade- cuados a una prolija presentacién (*), 4.8. PLEGADOS DE FORMULARIOS En el caso de ser necesario plegar el formulario portador de la representacién grafica, se deben tener en cuenta las siguientes indicaciones: 1. La hoja se plegaré a partir del borde derecho, usando preferentemente una plantilla de 185 mm x 297 mm, que con los 25 mm de margen de sujecién nos dé un formato de ° 210 mm x 297 mm. 2. Si el ancho final no fuere divisible por 185 mm, se pliega en dos, de manera que el margen de sujecién queda libre (*) 3. En el formulario plegado quede visible el anverso del pliegue superior (*) con un formato de 185 mm x 297 mm. O sea que considerando las medidas para los distintos tipos de formatos de los formularios propuestos por el IRAM, su plegado se hard de la siguiente forma: a) Formato de 297 mm x 420 mm: 297 (69) Norma 34503 del IRAM. (60) Esto es légico, a los efectos de archive. (61) Los motives ya se expusieron al tratar sobre el encabezamiento del formulario.GAP. V — PAUTAS DEL FORMULARIO PORTADOR DEL GRAFICO b) Formato de 297 mm x 630 mm: ©) Formato de 297 mm x 840 mm: | 185. 4 210 tat 0 5. DISENO DEL FORMULARIO En base a lo expuesto en puntos anteriores el disefio sera el siguiente: Sectores [ Operaciones: ga] ascot Ww A\/\-.)capitulo VI naan Conclusién Es indudable que las normas y pautas analizadas para la representacién gréfica de proce- dimientos administrativos no pueden abarcar todos los casos précticos posibles. Sin embargo es probable que se puedan resolver la mayorfa de las situaciones en base a lo expuesto. Cabe acotar que los principios citados en el presente texto fueron tomados, como el lector habré observado, de normas preparadas por ciertas entidades —fundamentalmente el IRAM— y de practicas empleadas por distintas empresas. En caso de encontrarse en alguna situacién no contemplada, puede resultar ventajoso usar principios que surgen del ctiterio del especialista. “Un cursograma es una herramienta para el sector administrativo de la empresa, vale decir ‘que constituye un medio para un determinado fin y no es un fin en si mismo. Es necesario tener siempre en cuenta que debe poseer la claridad suficiente, pata que su interpretacién resulte facil. Uno de los objetivos de los circuitos administrativos es el de representar graficamente un proceso para que en forma répida se pueda tener una visién de conjunto del mismo. Se ha dejado cn manos del especialista la resolucién de problemas no previstos. Pero se debe contemplar también la posibilidad de dejar de lado alguno de los principios estudiados, aun en los casos en que éstos se puedan aplicar, si con ello se ogra una mejoria notoria de la claridad en el circuito Acotemes finalmente que, en haras de la normalizacién, se recomienda que sean seguidos los principios aprobados por el IRAM cada vez que ello sea posible, s .Segunda Parte cASOScapitulo VIE | Normas y circuitos sobre ventas 1, CIRCUITO 1 7 VENTAS AL CONTADO EN EL MOSTRADOR Cliente. ~ 1. Expone sus deseos, solicitando al vendedor las mercaderias Vendedor, + 2, Ofrece y vende. +3. Confecciona la boleta de venta al contado —nota de venta— en original y tres copias (*). Entrega el original y el duplicado al cliente. La tiltima copia permanece adherida al talonario. Una vez agrupada la mercaderia la envia a Empaque junto con la segunda copia. 7 Empaque. ™ 4. Verifica y coteja la mercaderia con el triplicado de la nota de venta que ‘i acompafia a ésta y la embala Cliente. 5, Abona en la Caja. . Caja. ‘© 6 Recibe el importe de la operacién y estampa el sello “Pagado” en los dos ejemplares de la nota de venta. Devuelve el original al @iente y retiene el | duplicado, Cliente. 7. Toma la nota de venta sellada —original— y la presenta a Empaque Empaque, —-X_ 8. Verifica el original de la nota de venta que recibe del cliente con el triplicado que esté con la mercaderia. Las sella “Retirado” y pone en poder de éste la mercaderia con el original de dicha nota de venta. Archiva la copia mencio- nada, Cliente. Se lleva su mercaderfa con el original de la nota de venta. Al terminar el dia: Caja, 9. Entrega a Contaduria el dinero cobrado y la documentacién —las copias: duplicados— que habia conservado. Empaque. 10. Entrega las copias archivadas provisoriamente (triplicados) a Contaduria. Contadurfa. 11. Recibe los triplicados de la nota de venta que permanecieron en Empaque, junto con el dinero y los duplicados de Caja. Realiza la verificacién de las mismas con el dinero. (62) Como variante el vendedor puede extender fa nota de venta en originaly des copias. En este easoal no archivar ‘copia alguna debe anotar en su lista de ventas del dia cada operacionsash 46 CURSOGRAMAS 42. Asienta las ventas y el dinero entrado. Archiva una copia (los duplicados) 13, Entrega el dinero con la otra copia de la nota de venta (triplicados) a Te- soreria, donde se guarda la misma Seguimiente (“) y archive (“) de los ejemplares del formulario utilizado. i Referencia: t NV: Nota de venta. Ejemplar Emite Recibe i Nt Vendedor | Cliente Caja Cliente Empaque | Cliente ; Nv2 Vendedor | Glionte Caja Contaduria : NWS Vendedor | Empaque | Contaduria | Tesoreria Nv Vendedor i Ejemplar Sector Archivo Nv Cliente Nv2 Contaduria /0 por orden cronolégico. Nvs Tesoreria | Definiivo por arden cronolégic. Nva Vendedor | Definitivo por orden numérico, (63)_Con respecto a este seguimiento de los ejemplares de la documentacidn usada en cade circuito cabe hacer uuna acotacién. t Cuando se presenta mas de una alternativa en un paso delerminado del circuito, en el seguimiento de cada copia de tos formulatios utilizados se desechan las variantes que pueden provocar una interrupeién —momenténea no— de la operacién, Asi por ejemplo, traténdose del caso de una venta, si las normas establecen que el sector de Almacenes es consultado sobre la posibilidad de hacer frente al pedido del cliente, podrian presentarse dos alternativas: i 1) que puéda satisfacer el pedido; y 1b) que no pueda cumplirlo L La segunda alternativa se desecha en este seguimiento de los ejemplares, a pesar de que en la norma, se indique, posiblemente, que el sector de Almacenes procurari la obtencién de los bienes mediante la emisién de la solicitud de ‘compra que remitiré al sector de Compras para que gestione la reposicién del stock. Vale decir, lo que se presenta en este recorrido de las copias es la continuldad de la operaci6n, Se procede de Ia forma apuntada para que ese seguimiento de los ejemplares de los formularios sea efectivo y no se derive situaciones particulares que pueden hacer perder de vista el objetivo bdsico que consiste en mostrar el recortido de las copias de los distintos documentos empleados. ‘A pesar de lo expuesto, se observars que en el diagrama las distintas alternativas se grafican de acuerdo con lo | establecido por las normas. No sucede lo mismo con los diagrainas en bloque. Para estos diagramas, caben similares | Stotaciones a las apuntadas en esta llamada ' (64) Proceder a analizar el tipo de archivo que adopta un ejemplar de un formulario en cada sector, implica un grado de detalle excesivo no sélo para las intenciones de este texto, sino para cualquier ente Por ello, en el anilisis de los archivos de las distintas copias de cada formulario empleada en las operaciones de todos los cireuites, se hace referencia al tipo de archivo del ultimo sector que se quede con el ejemplar tratado.cap. Vil — NORMAS Y CIFCUITOS SOBRE VENTAS a7 Veodeer8 CURSOGRAMASCAP, VI — NORMAS Y CIFCUITOS SOBRE VENTAS 49 2. CIRCUITO 2 VENTAS CON FACTURACION (CASO 1) Vendedor. 1. Confecciona las notas de pedido por cuadruplicado, solicitando o no la firma del cliente. Pone en poder del cliente una copia (triplicado). El original y el duplicado se remiten a Ventas. Retiene la ultima copia. Ventas. 2. Percibe las notas de pedido. Verifica precios y condiciones. ' 3. Registra en su estadistica de ventas Ia entrada 4. Envia el original de la nota de pedido a Créditos y archiva el duplicado. 5. Investiga la situacién del cliente 6. Si autoriza la operacién envia el original de la nota de pedido a Almacén. En caso contrario, devuelve la nota observada a Ventas. Almacén. 7. Verifica sus existencias 8. Devuelve a Ventas el original de la nota de pedido conforme u observada segtin pueda o no cumplir con las condiciones de entrega Ventas. 9. Si tiene observaciones de Créditos 0 Almacén, informa al cliente y guarda 1a documentacion en archivo transitorio. Cliente. 10. Informa a Ventas si acepta 0 no las condiciones de pedido en las formas Hi estipuladas. Ventas. 11, Si el cliente no acepta modificaciones en las condiciones (monto del crédito, : plazo de pago, cantidad de mercaderia o plazo de entrega) registra en su estadistica de ventas anuladas. 12. Si, en cambio, el pedido fue aceptado por Créditos y Almacén o el cliente confirma las modificaciones propuestas en las observaciones, registra la | aceptacién en la estadistica de ventas. @ 7 i | \ 13. Confecciona los remitos por quintuplicado: original y tres copias se mandan a Almacén, y la tiltima se archiva. Se envia a Facturacién el original de la nota de pedido confirmada Facturacién. 14. Conserva la nota de pedido (original) en archivo transitorio. Almacén. Recibe los remitos (original y tres copias). | 15. Alista la mercaderia. 16. Registra la salida en su fichero de existencias y envia todo a Despacho, pidiendo una copia del remito conformado (cuadruplicado). Despacho. 17. Coteja la mercaderia con el remito y da su conformidad en el cuadruplicado de dicho documento para Almacén, | 18. Da a los repartidores la mercaderia y los remitos pidiendo una copia con- formada (triplicado) de cada uno dé éstos. | Reparto. 19. Recibe las mercaderias cotejando con los remitos (original y dos copias) y da los conformes a Despacho, Queda en su poder el original y duplicado de cada remito y los entrega con la mercaderia al cliente. j Cliente. 20. Verifica la entrega y firma el duplicado del remito para el repartidor, reser | vando el original. |50. CURSOGRAMAS Reparto. 21. Recibe el remito conformado (duplicado), Hevandolo a Despacho Despacho. 22. Verifica que el repartidor haya devuelto el duplicado del remito conformado y lo manda a Facturacién. i" Archiva la copia del remito que estaba en su poder (triplicado). Facturacién. 24. Recibe el remito conformado (duplicado). Saca de archivo transitorio la nota de pedido (original). Verifica y valoriza el remito. 25. Prepara las facturas por cuadruplicado, archiva la tiltima copia y envia resto de la documentacién a Contaduria (original de la nota de pedido, duplicado del remito y los tres ejemplares de la factura). Contaduria, 26. Verifica las facturas. 27. Registra la operacién en los auxiliares de clientes y almacenes. 28. Remite el original y duplicado de la factura a Cobranzas. 29. Guarda el resto de la documentacién (original de la nota de pedido, dupli- cado del remito y triplicado de la factura). Cobranzas. 30, Envia el original de Ja factura al cliente y archiva el duplicado transitoria- mente (factura gestionada para su cobro). Seguimiento y archivo de los ejemplares de los formularios utilizados. Referencias: NP: Nota de pedido : Remit Factura. Ejemplar | _-Emite Recibe | NPT Vendedor | Ventas Grédtos | Aimacén | Ventas Facturacion Contaduria Np2 Vendedor | Ventas NPS Vendedor | Cliente NPA Vendedor RI Ventas ‘Aimacén | Despacho | Reparto Giiente RO Ventas Aimacén | Despacho | Reparto Giiente Roparto Despacho | Facturacién | Contaduria Ra Ventas Nimacén | Despacho | Reparto Despacho RA Vontas ‘Aimacén | Despacho | Almacén RS Ventas Ft Factur Gontaduria | Cobranzas | Cliente F2 Faowracién | Contaduria | Cabranzas 3 Faciuracién | Contaduria Fa Facturacion Ejemplar Sector ‘Archive NPL Contaduria | Transitorio por fecha de NP2 Venias Definitve por orden numérico NPS Cliente Sin relevar. NP4 Verdedor | Detiivo por orden numérico Rt Glienie Sin relevar. Re Contaduria_| Transitorio por fecha de cobro RS Despacho | Definiva por arden numéiico. . Re Aimacén | Definitvo por orden numérico BS Ventas Definitive por orden numérico. Ft Cliente Sin televar F2 Cobranzas | Transitorio por fecha de cobro, Fa Gontaduria_| Transitoro por fecho de cobro. Fa _|_Facturaciéa | Detinitiva por orden numérico. |CAP. Vil - NORMAS Y CIRCUITOS SOBRE VENTASCURSOGRAMAS 52CAP, Vil ~ NORMAS Y CIFCUITOS SOBRE VENTAS 53 Cliente. Ventas. Cliente. Gerencia de Ventas. “ Créditos y Cobranzas. oe Ventas. Almacenes. Contaduria. eee 8. CIRCUITO 3 VENTAS CON FACTURACION (CASO 2) 1. Practica la solicitud de mercaderias a Ventas mediante la entrega del original de la orden de compra. Dicho pedido puede realizarse tras recibir la visita de un vendedor o me- diante un Mamado telefonico. 7 2. En caso de poder satisfacer el requerimiento del cliente confecciona la nota de pedido por triplicado distribuyéndola de la siguiente forma: — Original a la Gerencia de Ventas. —Duplicado al cliente. —Triplicado queda adherido en el talonario. Se utilizar para estadisticas de ventas por lineas de productos. Recibe el duplicado de la nota de pedido como constancia de su solicitud. 3. Verifica Ia operacién segtin planes de ventas (plazo de pago, bonificacién, descuento, ete. Iniciala el original de la nota de pedido y la remite a Créditos y Cobranzas. 4. Recibe el original de la nota de pedido. Consulta con el fichero de clientes para estudiar la operacién segtin el margen de crédito, condiciones de pago, bonificaciones, etc. 5. Si la decisién es afirmativa remite el original de la nota de pedido a Alma- cenes. En caso de plantearse la alternativa opuesta, negocia con el cliente las. condiciones de la operacién (por ejemplo requiere pagarés de terceros en- dosados por el cliente). we . 6. No coneretandose la operacidn envia el original de la nota de pédido a la seccién de origen (ventas). Si hubo acuerdo en Ia negociacién entrega la nota de pedido a Almacenes. 7. Recibe el original de la nota de pedido en caso de no haber podido negociar Créditos y Cobranzas con el cliente. Archiva ese documento con las observaciones necesarias para informacién estadistica. 8. Controla el stock de mereaderia en Ia ficha de existencias con el original del pedido. Si éste puede ser satisfecho, envia a Contaduria ese ejemplar de la nota de pedido. En caso de ser insuficiente el stock confecciona la solicitud de compra (#) y archiva la nota de pedido en bibliorato de “pedidos pendientes”. 9. En base al original de Ja nota de pedido prepara el remito en cuatro ejem- plares, distribuyéndolos de la siguiente forma: (65) Ver al respecto las normas del circuito 9 (Compras menores y pagos a proveedores).54 Almacenes. Expedicién. Almacenes. Cliente. Expedi Contaduria. Ventas. Créditos y Cobranzas. 10, om 12. 13. 14, 15. 16. qv. 18. 19. CURSOGRAMAS —Original, duplicado y triplicado a Almacenes. —Cuadruplicado archiva transitoriamente junto al original de la nota de pe- dido por orden numérico de remito. En base al remito asienta el crédito en la ficha de existencias Entrega a Expedicién la mercaderia junto con los tres ejemplares del remito, solicitando la conformidad de esta seccién en el triplicado. Verifica la mercaderia con los remitos Entrega la mercaderia con el original y duplicado del remito al cliente, reclamando la conformidad en este tiltimo ejemplar. Da la conformidad en el triplicado del remito a Almacenes Archiva el remito conformado (triplicado) por orden numérico. Verifica la mercaderia con los ejemplares del remito (original y duplicado). Devuelve el duplicado del remito conformado a Expedicién. Retira la mercaderia junto con el original del remito, Recibe el remito conformado del cliente (duplicado) y asienta en Ja planilla de remitos cumplidos. Envia el duplicado del remito a Contadurfa. Controla el original de la nota de pedido y el cuadruplicado del remito que tenia en archivo pendiente con el duplicado del remito que recibe de Expe- dicién. Valoriza el remito. Emite la factura por cuadruplicado: original y duplicado con el duplicado del remito a Créditos y Cobranzas, triplicado a Ventas y cuadruplicado archiva junto con el original de la nota de pedido y el cuadruplicado del remito por orden numérico de factura. Asienta en el subdiario de ventas y en forma valorizada en la ficha de existencias. Actualiza el fichero de clientes. Recibe el triplicado de la factura para informacién de caracter estadistico. Desglosa la documentacién recibida: el original de la factura al cliente y el duplicado de ésta con el duplicado del remito archiva transitoriamente en bibliorato de “Facturas a cobrar” por fecha de cobro. f iGAP. Vil — NORMAS Y CIRCUITOS SOBRE VENTAS Seguimiento y archivo de los ejemplares de los formularios utilizados. Referencias: NP: Nota de Pedido. Remito. F: Factura Ejemplar Emite Recibe NPI Ventas JGerencie de [Créditos y [Aimacenes [Contaducia Ventas [Gobranzas Pe Ventas Giiente NPS Venias RY JContaduriafAimacenes —|Expedici6n | chente Re Contaduia —{Almacenes —|Expedicién | Chente Expediciin | Contaduria crédtos y ICobranzas FB Contaduria JAlmacenes —fexpedicién | Aimacenes a Contacuie | Ft Contaduria—(Crécitos y | Cliente Cobranzas re Contaduia | crectos y Cobranzas F3 Icontaduria [Ventas Fa Contaduria ~ | Ejemplar [Sector Archivo NPT Contaduria [Definitve por orden numérico de factura Nee Cliente Sin relevar. NPS Ventas Detniivo por orden numérico, at Giiente Sin reteva. Re [Créditos y | Transtorio por fecha de cobro. [Cobranzas Ro fAlmacenes Definitve por orden numérico. re JContaduria | Defnitvo por orden numérico de factura A ciiente Sin elevar. 7 Fe ICréditos y | Transitevio por fecha de cobro [Cobranzas Fa Ventas Detinitvo por orden numérico. Fa JContaduia | Detnitvo por orden numético de factura 1 5556 CURSOGRAMAS Venue ‘Goren do ens

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