Theo quy định hiện hành viết hoa theo quy tắc chính tả tiếng Việt được áp dụng

với ba trường hợp cơ bản:

1) Viết hoa cú pháp để đánh dấu câu,
2) Viết hoa danh từ riêng hoặc danh từ chung được cá biệt hóa
3) Viết hoa tu từ để thể hiện sự tôn kính (chẳng hạn: Tú Xương, Bác
Hồ,...).
Thứ nhất: Viết hoa cú pháp
Viết hoa cú pháp là viết hoa để đánh dấu mốc cho sự bắt đầu của một câu,đoạn,
văn bản. Cứ mở đầu mỗi câu, đoạn văn bản thì chữ cái đầu tiên phải viết hoa.
Điều này tạo ra sự phân đoạn về cú pháp, giúp nội dung vấn đề trình bày được
mạch lạc, khúc chiết, dễ tiếp thu. Đây là lối viết hoa bắt buộc của quy tắc chính
tả tiếng Việt và nhìn chung được thực hiện thống nhất, triệt để trong cả nước.
Bất kì ai khi soạn thảo văn bản tiếng Việt cũng đều phải nghiêm túc tuân thủ quy
định này.
Thứ hai: Viết hoa các nhóm danh từ riêng
Thể hiện trên văn bản tiếng Việt, theo quy ước, danh từ riêng mang
hiệu hình thức đặc thù là dược viết hoa. Viết hoa danh từ riêng bao gồm các
trường hợp: tên người, tên riêng địa lí, tên cơ quan, tổ chức, đoàn thể, tên văn
bản, sách báo, tác phẩm, tên ngày lễ, tên các sự kiện lịch sử, tên các tôn giáo,
giáo phái, tên các dân tộc;...
* Viết hoa danh từ chỉ người
Nhân danh hay danh từ riêng chi tên của người Việt bao gồm: họ tên
thông thường, bút danh, biệt hiệu,... Trước đây từng có nhiều cách viết hoa khác
nhau nhưng hiện nay, theo quy định hiện hành, cách viết hoa tên của người Việt
đã được chuẩn hóa, thống nhất. Cụ thể là viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết
của tên người. Ví dụ: Nguyễn Xuân Phúc, Nguyễn Phú Trọng, Hồng Vinh.
* Viết hoa địa danh
Địa danh bao gồm: tên địa phận hành chính; tên sông nước, núi non; tên
vùng, miền, khu vực... Quy định hiện hành phân biệt hai loại địa danh địa danh
Việt Nam và địa đanh nước ngoài được phiên chuyển sang tiếng Việt.

Đối với địa danh Việt Nam, tức địa danh nằm trong lãnh thổ Việt Nam, Thông tư
số 01/2011/TT-BVN đưa ra 5 trường hợp:
a) Tên đơn vị hành chính được cấu tạo giữa danh từ chung (tình, huyện,
xã...) với tên riêng của đơn vị hành chính đó: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết
tạo thành tên riêng và không dùng gạch nối. Ví dụ: thành phố Thái Nguyên, tỉnh
Nam Định, tỉnh Đắk Lắk...,

b) Trường hợp tên đơn vị hành chính được cấu tạo giữa danh từ chung kết
hợp với chữ số, tên người, tên sự kiện lịch sử: Viết hoa cả danh từ chung chỉ đơn
vị hành chính đó. Ví dụ: Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh,...

c) Trường hợp viết hoa đặc biệt: Thủ đô Hà Nội.

d) Tên địa lý được cấu tạo giữa danh từ chung chi địa hình (sông, núi, hồ,
biển, cửa, bến, cầu, vũng, lạch, vàm, v, v...) với danh từ riêng (có một âm tiết) trở
thành tên riêng của địa danh đó: Viết hoa tất cả các chữ cái tạo nên địa danh. Ví
dụ: Cửa Lò, Vũng Tàu, Lạch Trường, Vàm Cỏ, Cầu Giấy...
Trường hợp danh từ chung chỉ địa hình đi liền với danh từ riêng: Không
viết hoa danh từ chung mà chi viết hoa danh từ riêng. Ví dụ: biển Cửa Lò, chợ
Bến Thành, sông Vàm Cỏ, vịnh Hạ Long...
đ) Tên địa lý chi một vùng, miền, khu vực nhất định được cấu tạo bằng từ
chi phương hướng kết hợp với từ chi phương thức khác: Viết hoa chữ cái đầu của
tất cả các âm tiết tạo thành tên gọi. Đối với tên địa lý chi vùng miền riêng được
cấu tạo bằng từ chi phương hướng kết hợp với danh từ chi địa hình thì phải viết
hoa các chữ cái đầu mỗi âm tiết. Ví dụ: Tây Bắc, Đông Bắc, Bắc Bộ, Nam Kỳ,
Nam Trung Bộ (Khoản 1, Mục III, Phụ lục VỊ, Thông tư số 01/2011/TT-BNV)
Trên thực tế, việc viết hoa địa danh trong văn bản còn nhiều lúng túng, thiếu tính
thống nhất. Để khắc phục tình trạng này, vấn đề mấu chốt là phải xác định đúng
tên địa lí rồi sau đó mới áp dụng quy tắc viết hoa cho phủ hợp.

* Viết hoa tên cơ quan, tổ chức

Tên cơ quan, đoàn thể, tổ chức, xí nghiệp, công ty, sở, phòng, ban, trường
học,... được dùng như những tên riêng dù chúng có cấu tạo không nhất thiết là
danh từ riêng hoặc chỉ chứa một vài danh từ riêng.
Trong các trường hợp viết hoa danh từ riêng, việc viết hoa tên của các cơ
quan, tổ chức thiếu thống nhất xảy ra nhiều nhất và cũng là vấn đề gây tranh luận
nhiều nhất hiện nay.

Hiện nay, theo quy định mới nhất của nhà nước tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV do Bộ Nội vụ ban hành, cách thức viết hoa tên cơ quan, tổ
chức như sau: “Viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm từ chỉ loại hình cơ quan, tổ
chức; chức năng, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức”.
Tuy nhiên, trong thực tế, việc viết hoa tên cơ quan tổ chức vẫn còn tùy
tiện, không có sự thống nhất. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này do nhiều lẽ. Có
thể là do tên gọi của mỗi cơ quan, tổ chức, đoàn thể, công ti, xí nghiệp... Có khi
rất dài, gồm rất nhiều thành tố hợp thành như thành tố chỉ loại hình tổ chức, thành
tổ chỉ cấp độ của cơ quan tổ chức trong một hệ thống nào đó, thành tố chi chức
năng và nhiệm vụ (lắm khi có đến vài chức năng, nhiệm vụ), thành tố biệt danh,
thành tố chỉ địa điểm... Ví dụ: Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn -
Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, Công ty Trách nhiệm hữu hạn Sản
xuất Thương mại Dịch vụ và Xuất Nhập khẩu Lương thực Thực phẩm Nông sản
Châu Thành, Công tì Cỏ phần Đầu tư Tư vấn và Thiết kế xây dựng Biệt thự Nội
thất Vĩnh Hưng - Chi nhánh miền Đông Nam Bộ, vv...

Nhưng nguyên nhân chủ yếu là do trong các văn bản quy định đều không hướng
dẫn và giải thích rõ ràng về các bộ phận hay các thành tố cấu thành tên của cơ
quan, tổ chức, nên đã và sẽ dẫn đến việc hiểu cũng như áp dụng không thống nhất
và việc viết hoa nói chung còn mang tính chất cảm tính, theo thói quen.

* Trường hợp trước các từ cụm từ chỉ chức năng, nhiệm vụ, tính chất
chuyên môn của cơ quan, tổ chức có giới từ về hoặc liên từ
Ví dụ: Ủy ban về Các vấn đề xã hội, Ban Chỉ đạo Trung ương về Phòng
chống tham nhũng...

Đối với trường hợp này, phương án phổ biến hiện nay là không viết hoa từ về.
Bởi lẽ, không nên xem từ về là từ bắt đầu của thành tổ thứ hai chi chức năng,
nhiệm vụ, tính chất chuyên môn của cơ quan, tổ chức mà đây chỉ là từ nối giữa
thành tố thứ nhất với thành tổ thứ hai. Vì vậy, không viết hoa từ về là hợp lí.

* Trường hợp chưa phân định rõ và cần xác định ranh giới giữa thành tố
thứ nhất và thành tố thứ hai
Chẳng hạn, trên thực tế hiện nay, tên các cơ quan, tổ chức như: Nhà xuất
bản, Ủy ban nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân,...

Trên thực tế, cách viết hoa thành tố này hiện chưa có quy định, hướng dẫn rõ ràng
nên cũng chưa có sự thống nhất

Trong trường hợp tên riêng là tên người hay biệt hiệu riêng của cơ quan,
tổ chức thì hiện nay phương án phổ biến và thống nhất cao là viết hoa tất cả chữ
cái đầu của các âm tiết của tên riêng đó. Ví dụ: Bệnh viện Việt Đức, Trường
Trung học cơ sở Quang Trung, Trường Đại học Dân lập Văn Lang, Công tỉ Nhựa
Tiền Phong...

Thứ ba: Viết hoa tu từ

Ngoại trừ danh từ riêng, nếu là từ loại khác thì theo nguyên tắc, không
được viết hoa nếu nó không ở vị trí mở đầu câu, đoạn văn bản. Tuy nhiên, trong
trường hợp biểu lộ sự tôn kính hoặc cần nhấn mạnh, làm nổi bật một từ ngữ nào
đấy thì người ta cũng viết hoa. Đó được coi là những trường hợp viết hoa tu từ.
Ví dụ:

Nguyễn Tuân là nhà văn của cái Tài, cái Đẹp, cái Thiên Vương.
Phụ nữ Việt Nam tự hào với truyền thống Bà Trưng, Bà Triệu anh hùng.
Cần đẩy mạnh phong trào “Sống, lao động, học tập theo gương Chủ tịch
Hồ Chí Minh”.

So với lối viết hoa cú pháp, lối viết hoa tu từ đã xuất hiện từ rất sớm (ngay
từ khi chữ quốc ngữ hình thành vào thế kỉ XVII). Đến nay, dù có đôi điểm chưa
thống nhất, song cả hai lối viết hoa này về đại thể đều đã đạt đến quy cách sử dụng
tương đối ổn định, thống nhất trong các lĩnh vực nói chung và trong Văn bản hành
chính tiếng Việt nói riêng.

Như vậy, có thể nói, để đi đến được một quy tắc chuẩn về viết hoa là vấn
đề không đơn giản, phải dựa trên các nghiên cứu khoa học và được khảo sát thật
triệt để. Trên thực tế, khó có thể có được một tiêu chuẩn hoàn toàn chuẩn.
Tuy nhiên, để khắc phục tình trạng viết hoa tùy tiện, thiếu đồng bộ, thống nhất,
thiếu ổn định và mang tính tự phát như hiện nay, dù khó khăn đến mấy cũng cần
phải cố gắng lựa chọn, xây dựng được một quy tắc có cơ sở khoa học, đạt được sự
thống nhất để làm cái khung chung. Về tính pháp lí của vấn đề, nhà nước cần sớm
ban hành quy định thống nhất chung về việc viết hoa trong tất cả các lĩnh
vực giao tiếp có tính quy thức như trong văn bản khoa học, văn bản hành chính,
văn bản báo chí... Các quy định cần rõ ràng với hướng đẫn, chỉ dẫn cụ thể để dễ
dàng, thuận tiện cho việc hiểu và áp dụng.