HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 1

TIỂU LUẬN
KẾT THÚC HỌC PHẦN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

(Mã học phần:BSA1307)

ĐỀ SỐ: 05

Giảng viên: Ths.Đỗ Thị Lan Anh

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Duy Chiều
Mã sinh viên: B19DCTM014
Nhóm lớp: 01
Thời gian thi: từ 28/12/2021 đến ngày 3/1/2022

Hà Nội, tháng 12 năm 2021

 MỤC LỤC
CÂU 1. TRÌNH BÀY SỰ HIỂU BIẾT CỦA BẠN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN VĂN
PHÒNG? CHO VÍ DỤ?...................................................................................................................1
I. Về hệ thống thông tin quản lí văn phòng..................................................................................1
1. Khái niệm.............................................................................................................................1
2. Luồng dữ liệu vào ra.............................................................................................................1
3. Các chức năng cơ bản...........................................................................................................2
4. Công nghệ văn phòng...........................................................................................................2
5. Các phần mềm quản lý văn phòng.......................................................................................2
6. dMột số phần mềm cụ thể....................................................................................................2
II. Ví dụ: Hệ thống thông tin quản lý văn phòng phẩm của công ty A........................................2
1. Tiêu chí sử dụng văn phòng phẩm (VPP)............................................................................2
2. Định mức sử dụng................................................................................................................3
3. Quy trình cấp phát................................................................................................................3
4. Cấp phát đột xuất..................................................................................................................3
5. Quản lí và sử dụng...............................................................................................................3
CÂU 2. HÃY TỰ MÔ TẢ HỆ THỐNG QUẢN LÝ MỘT HOẠT ĐỘNG (CỤ THỂ) TRONG
LĨNH VỰC KẾ TOÁN....................................................................................................................4
Mô tả.............................................................................................................................................4
a. Sơ đồ chức năng kinh doanh.....................................................................................................5
b. Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh và sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh......................................6
1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh.......................................................................................6
2. Sơ đồ dữ liệu mức đỉnh........................................................................................................7
c. Đánh giá về ưu, nhược điểm và phương hướng giải quyết (nếu có)........................................8
1. Ưu điểm................................................................................................................................8
2. Nhược điểm..........................................................................................................................8
3. Phương hướng giải quyết.....................................................................................................8
DANH MỤC THAM KHẢO...........................................................................................................9
CÂU 1. TRÌNH BÀY SỰ HIỂU BIẾT CỦA BẠN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
VĂN PHÒNG? CHO VÍ DỤ?
Bài làm

I. Về hệ thống thông tin quản lí văn phòng

1. Khái niệm
HTTT tự động hóa văn phòng (Management Office System) là một hệ thống quản lý cơ sở
hạ tầng thông tin của tổ chức; nó có mục đích chính là giúp các công việc của tổ chức được thực
hiện một cách có hiệu lực, có hiệu quả và được kiểm soát.
Tính hiệu lực thể hiện mức độ tuân thủ và chấp hành tất cả các yêu cầu đặt ra cho công
việc. Điều này có liên quan đến phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của người thừa hành cũng như
động lực thực hiện công việc dựa trên nhận thức của người thừa hành.
Tính hiệu quả của công việc thể hiện ở sự cân đối giữa lợi ích từ công việc và chi phí cho
chính công việc đó. Lợi ích thu được từ công việc là giá trị góp phần làm thỏa mãn các mục tiêu
đã hoạch định của tổ chức.
Tính hiệu quả của công việc liên quan đến cách định nghĩa công việc (ví dụ: xác định mức
ưu tiên của công việc, yêu cầu của công việc, kết quả cần phải đạt, thông tin trợ giúp), trách
nhiệm và quyền hạn của người thừa hành cũng như cách tổ chức và sự phối hợp các nguồn lực để
tạo ra kết quả tối ưu.
Tính kiểm soát thể hiện ở khả năng có thể giám sát, đo lường, điều khiển mọi trạng thái
diễn biến của công việc. Điều này phụ thuộc vào cách thiết lập các báo cáo công việc và cách xử
lý các báo cáo của người quản lý.
2. Luồng dữ liệu vào ra
- Văn bản đến - Văn bản đi
- Tài liệu, thư từ,… - Trả lời các yêu cầu
- Đăng ký phương tiện đi lại, hội nghị,… - Lịch công tác
- Thông tin giao việc,… - Giấy mời họp,…

THÔNG TIN VÀO HTTT VĂN PHÒNG THÔNG TIN RA

CSDL TÀI CHÍNH

1
 Các nguồn dữ liệu đầu vào: gồm các tài liệu, văn bản, yêu cầu, … đến tổ chức. Nơi xuất
phát các nguồn dữ liệu này có thể là các đơn vị, cá nhân bên ngoài hoặc bên trong tổ chức.
Các nguồn dữ liệu đầu ra: gồm các văn bản đi, các báo cáo tổng hợp, trả lời yêu cầu,…
3. Các chức năng cơ bản
 Quản lí kênh thông tin tổ chức.
 Chức năng soản thảo văn bản và chế bản điện tử.
 Xác thực thông tin, phát hành và phân phối tài liệu.
 KIểm soát hiệu lực tài liệu.
 Theo dõi kết quả xử lí công việc.
 Lưu trữ thông tin, tài liệu.
4. Công nghệ văn phòng
Các HTTT văn phòng được tích hợp các công nghệ văn phòng hiện đại nhằm tối ưu hóa mọi
hoạt động quản lý văn phòng, bao gồm:
 Các hệ thống in ấn, sao chụp, vi đồ họa.
 Các hệ thống số hóa và nhận dạng quang học văn bản và hình ảnh.
 Các hệ thống phi điện tử và điện thoại điện tử.
 Các hệ thống hội nghị, hội thảo trực tuyến.
5. Các phần mềm quản lý văn phòng
 Các phần mềm soạn thảo ngày nay có những tính năng mạnh như: tạo ghi chú, lập dàn
bài, vẽ đồ hoạ, trộn thư tín, hỗ trợ truyền thông, thư điện tử…
 Các phần mềm chuyên dụng: thiết kế để thực hiện các chức năng quản lý văn phòng như
quản lý công văn, hồ sơ công việc; sử dụng trang thiết bị, cơ sở vật chất, quản lý các loại
thông tin khác của tổ chức…
6. dMột số phần mềm cụ thể
Phần mềm PORTAL OFFICE: hệ thống chia sẻ thông tin nội bộ, 1 hệ thống xử lí trung
tâm, không giới hạn người dùng, tin học hóa các hoạt động quản lí và xấy dựng hệ thống ISO
điện tử
HTTT điều hành IOS: 1 hệ thống quản lí văn bản. Còn hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định
nhanh chóng và đúng đắn, nhân viên chủ động về thời gian và hoàn thành đúng công việc được
yêu cầu.

II. Ví dụ: Hệ thống thông tin quản lý văn phòng phẩm của công ty A
1. Tiêu chí sử dụng văn phòng phẩm (VPP)
 Có bảng tiêu chuẩn các loại văn phòng phẩm với các tiêu chuẩn chung không phân biệt
chức danh và riêng.

2
2. Định mức sử dụng
 Mỗi loại VPP có định mức. Phòng hành chính (HC) lập định mức sử dụng tạm tính và
thảo luận qua với Trưởng bộ phận (TBP), sau đó chuyển qua cho ban giám đốc (BGĐ)
công ty ký duyệt.
3. Quy trình cấp phát
 Vào ngày 28 hàng tháng, các bộ phận lập giấy đề nghị VPP chuyển TBP duyệt, sau đó
chuyển cho phòng HC.
 Phòng HC kiểm tra định mức sử dụng, nếu sai chuyển cho bộ phận sửa, nếu đúng chuyển
cho BGĐ phê duyệt.
 Sau khi được duyệt, phòng HC liên hệ mua VPP.
 VPP mua 1 lần, mức tồn kho 20% mức duyệt mua.
4. Cấp phát đột xuất
 Người có nhu cầu lập giấy đề nghị cho TBP duyệt,rồi chuyển cho phòng HC.
 Phòng hành chính kiểm tra, nếu đúng thì chuyển cho BGĐ.
 Phòng HC tiến hành liên hệ mua hàng.
 VPP được phát ngay sau khi nhận về, việc cấp phát được kí vào thẻ kho.
5. Quản lí và sử dụng
 Chuyên viên được cấp phát VPP sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm.
 TBP hướng dẫn và kiểm tra việc sử dụng VPP.
 Phòng HC có trách nhiệm lập thẻ kho theo dõi sử dụng VPP trong công ty. Đảm bảo định
mức tồn kho 20%.

3
CÂU 2. HÃY TỰ MÔ TẢ HỆ THỐNG QUẢN LÝ MỘT HOẠT ĐỘNG (CỤ THỂ)
TRONG LĨNH VỰC KẾ TOÁN.
DỰA VÀO BẢN MÔ TẢ, HÃY XÂY DỰNG CÁC SƠ ĐỒ SAU:
A. SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG KINH DOANH CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ NÊU TRÊN.
B. SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC NGỮ CẢNH VÀ SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC
ĐỈNH CỦA HỆ THỐNG.
C. HÃY ĐÁNH GIÁ VỀ CÁC ƯU, NHƯỢC ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG VÀ HƯỚNG GIẢI
QUYẾT CÁC NHƯỢC ĐIỂM (NẾU CÓ).
Bài làm
Mô tả
Công ty X có bộ phận quản lí hóa đơn đặt in/ tự in gồm 3 bộ phận nhỏ:
- Khi phát sinh nhu cầu, bộ phận Xuất và Đóng dấu ghi nhận thông tin rồi phát hành hóa đơn
kèm chứng từ bán hàng rồi đưa thêm dữ liệu vào hồ sơ hóa đơn chưa duyệt. Sau khi khách hàng
quyết toán đơn hàng cho bộ phận bán hàng, nhân viên đóng dấu vào hóa đơn, đưa lại khách hàng
và đưa dữ liệu vào hồ sơ hóa đơn đã duyệt.
- Tại bộ phận Hủy và Xóa, khi hóa đơn đặt in gặp vấn đề cần hủy, nhân viên tiến hành hủy hóa
đơn sau khi nhận được bản phê duyệt hồ sơ hủy hóa đơn được duyệt từ giám đốc rồi nộp thông
báo hủy hóa đơn cho cơ quan thuế. Trong trường hợp hóa đơn đã giao cho khách hàng phát hiện
sai sót, nhân viên lập biên bản thu hồi sau khi nhận được yêu cầu từ khách hàng. Nhân viên gạch
chéo ghi nhận xóa bỏ và lập hóa đơn mới cho khách hàng, xóa và thêm mới dữ liệu trong hồ sơ
hóa đơn. Sau đó thêm dữ liệu vào hồ sơ hóa đơn đã xóa.
- Tại bộ phận Xử lí mất, cháy, hỏng. Với hóa đơn đã lập và giao cho khách hàng, nhân viên cùng
khách hàng lập biên bản và giao cho khách hàng hóa đơn có chữ bản sao hoặc liên 1 hóa đơn gốc
tùy trường hợp. Với trường hợp hóa đơn đặt in chưa lập, nhân viên nộp báo cáo mất, cháy, hỏng
cho cơ quan thuế. Nhân viên thêm dữ liệu vào hồ sơ hóa đơn mất, cháy, hỏng.

4
a. Sơ đồ chức năng kinh doanh

Quản lí hóa đơn đặt in, tự in

Xuất và Đóng Xử lí mất,

Hủy và Xóa
dấu cháy, hỏng

Phát hành hóa Nộp và nhận Lập biên bản

đơn kèm hồ sơ phê và bàn giao
chứng từ duyệt từ giám bản sao
đốc

Thêm dữ liệu Nộp báo cáo

vào hồ sơ giao Hủy và nộp mất, cháy,
dịch chưa hoàn thông báo hủy hỏng
tất hóa đơn

Đóng dấu vào Sửa dữ liệu

Lập biên bản
hóa đơn và đưa trong hồ sơ
thu hồi, nhận,
trả khách hóa đơn
xóa bỏ và lập
hóa đơn mới
Thêm dữ liệu
vào hồ sơ hóa
Sửa dữ liệu
đơn đã duyệt
trong hồ sơ hóa
đơn

5
b. Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh và sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Giám đốc

Hồ sơ Hồ sơ
hủy hóa đã
Thông tin, hóa đơn đơn duyệt Hóa đơn không
sai, hóa đơn cần dấu, có dấu, mới,
Quản hóa hóa
đóng dấu biên bản thu hồi
Khách hàng đơn đặt in, tự Khách hàng
Yêu cầu xử lí
in Bản sao cần
hóa đơn sai
thiết, biên bản
hoặc hóa đơn Báo cáo Báo mất, cháy,
mất, cháy, mất, cáo hỏng
hỏng cháy, hủy
hỏng hóa
hóa đơn đơn

Cơ quan thuế

6
2. Sơ đồ dữ liệu mức đỉnh

Khách hàng Cơ quan thuế Khách hàng

Thông Hóa Yêu cầu

Biên bản
tin, hóa đơn Báo cáo hủy xử lí hóa
thu hồi,
đơn cần không hóa đơn đơn sai,
bản sao
đóng dấu, có hóa đơn
cần thiết
dấu dấu sai

Xuất và Hóa đơn chưa Xóa và hủy

Đóng dấu Hóa đơn cần xóa
duyệt

Hóa đơn mới

Hồ sơ hóa đơn chưa duyệt chưa duyệt Hồ sơ
Hồ sơ đã
Hóa đơn mới đã duyệt hủy
Hóa đơn đã duyệt
Hóa đơn hóa
duyệt
Hồ sơ hóa đơn đã duyệt cần xóa đơn

Hóa đơn đã xác nhận xóa

+ biên bản Giám đốc
Hồ sơ hóa đơn đã xóa

Hồ sơ hóa đơn đã duyệt

Báo cáo mất,
hỏng, cháy hóa
Hóa đơn cần dùng Xử lí mất, đơn
cháy, hỏng Cơ quan thuế

Biên bản Yêu cầu Thông tin hóa đơn mất, cháy,
Hóa đơn cần dùng xử lí hóa hỏng + biên bản
mất cháy,
hỏng, hóa đơn mất,
Hồ sơ hóa đơn chưa duyệt đơn mới cháy, Hồ sơ hóa đơn mất, cháy, hỏng
hỏng

Khách hàng
7
c. Đánh giá về ưu, nhược điểm và phương hướng giải quyết (nếu có)
1. Ưu điểm
 Hình thức tổ chức kế toán phân tán mang lại nhiều thuận lợi cho xử lí sự vụ phát sinh.
 Sổ sách được phân hóa rõ ràng, giúp kế toán viên dễ dàng tác nghiệp.
 Dễ dàng đối chiếu khi có vấn đề.
 Gồm nhiều nghiệp vụ hỗ trợ khách hàng được chia theo các chức năng khác nhau, mỗi
nghiệp vụ do các chuyên viên phụ trách, đảm bảo xử lí tốt các vấn đề phát sinh.

2. Nhược điểm
 Chưa có bộ phận kế toán với chức năng điều chỉnh thông tin hóa đơn như tên, địa chỉ rõ
ràng.
 Chưa có bộ phận kế toán với chức năng tạo và thông báo phát hành hóa đơn rõ ràng.
 Hệ thống sổ sách chưa tinh gọn, quá nhiều sổ sách gây mất nhiều thời gian.
 Hoạt động, quy trình kế toán chưa thực sự tối ưu.
3. Phương hướng giải quyết
 Đầu tư thiết kế lại phần mềm ứng dụng quy trình xử lý và thực hiện hóa đơn.
 Sử dụng những phần mềm kế toán chuyên dụng với đầy đủ chức năng chuyên biệt cho các
hoạt động kế toán.
 Bổ sung những chức năng còn thiếu như hoạt động điều chỉnh thông tin hóa đơn, tạo lập
và thông báo phát hành hóa đơn.
 Cải thiện quy trình chuyên nghiệp hơn nữa, tinh gọn hơn sổ sách nhằm tạo thuận lợi hơn
cho kế toán viên trong quá trình tác nghiệp, mang lại sự hài lòng hơn từ khách hàng.
 Tạo hòm thư góp ý cho nhân viên và khách hàng nhằm liên tục đánh giá và rút kinh
nghiệm đổi mới để hoàn thiện quy trình thực hiện và cung cấp hóa đơn. Phản hồi nhành
và kết hợp tốt với các phòng ban, bộ phận khác nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, uy tín
của Công ty đối với các khách hàng.

8
 DANH MỤC THAM KHẢO
1. Nguyễn Duy Chiều, 2021 Tiểu luận Logistic căn bản. Hà Nội: Học viện Công nghệ Bưu
chính Viễn thông
2. Lê Thị Ngọc Diệp, 2017. Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý. Hà Nội: Học viện Công
nghệ Bưu chính Viễn thông
3. Các bài viết danh trong danh mục Quản lí hóa đơn đặt in, tự in
https://helpsme.misa.vn/2017/quan_ly_hoa_don.htm
4. Ưu Nhược Điểm của Phần Mềm Kế Toán Misa (Cập Nhật 2021)
https://accgroup.vn/uu-nhuoc-diem-phan-mem-ke-toan-misa/