Rama Judicial Consejo Superior delafudicatura Consejo Superior de la Judicatura Repiblica de Colombia Consejo Seccional de la Judicatura de Antioquia CIRCULAR CSJANTC20-25 FECHA: 30 DE ABRIL DE 2020 PARA: DESPAGHOS DISTRITOS JUDICIALES MEDELLIN Y ANTIOQUIA DIRECCION SECCIONAL DE LA ADMINISTRACION JUDICIAL MEDELLIN-ANTIOQUIA DE: CONSEJO SECCIONAL DE LA JUDICATURA DE ANTIOQUIA ASUNTO: ‘DIRECTRICES TEMPORALES PARA INGRESO A LAS SEDES JUDICIALES Y MANEJO DE EXPEDIENTES.” El Consejo Superior de la Judicatura expidié el pasado 25 de abril de 2020 el Acuerdo PCSJA20-11546 “Por medio del cual se prorregan las medidas de suspensidn de términos, se amplian sus etcepciones y se adoptan otras medidas por motivos de salubridad publica y fuerza mayor". Teniendo en cuenta lo dispuesto en los artfculos 12 y 14 del citado Acuerdo y dado que a la fecha se cuenta con el protocolo de manejo de expedientes (Circular PCSJC20-15 del 16 de abril de 2020), no obstante lo anterior, aun no se tiene el protocolo de ingreso a las, sedes judiciales, se hace necesario, en aras de controlar la situacién y adoptar las medidas necesarias para seguir mitigando los efectos de la Emergencia Sanitaria en la que nos encontramos, salvaguardar la salud de nuestros servidores judiciales y adoptar temporalmente las siguientes directrices que son de obligatorio cumplimiento: INGRESO ALAS SEDES JUDICIALES: Como Ia dispone el Acuerdo PCSJA20-11546 del 25 de abril de 2020, concretamente en su articulo 12, los servidores judiciales deberan trabajar desde sus casas de manera preferente a través del uso de las tecnologias de la informacién y las comunicaciones, y excepeionainento podran desplazarse a las sedes cuando se requiera por necesidades del servicio. Adicionalmente es claro que solo podran tramitarse los asuntos dispuestos en las excepciones establecidas en los articulos 5 al 11 en atencién a la especialidad correspondiente. ‘Ahora bien, para ello se establecen los siguientes requisitos: > El desplazamiento a la sede por despacho seré solamente una vez a la semana, lo cual debe llevar a una planeacién efectiva de la labor que realizara el empleado o funcionario durante el ingreso a la sede. > El tiempo para permanecer en el Despacho Judicial es de maximo tres (3) horas.Circular CSANTCIO-2S, Ne? ® Solo podran ingresar dos (2) personas por Despacho Judicial, teniendo en cuenta que deben manejar las distancias entre elias al momento de permanecer en el lugar. v Las peticiones para ingresar a las sedes judiciales deborin gestionarse en la Direccién Seccional de ta Administrackin Judicial de Medollin, con un (1) dia de ee con él propésito de ser atendidas de una manera oportuna. Las solicitudes deben realizarse al correo: seradmed @.cencol ramaivdicial gov.co, > La soliciud para el ingreso debe contener oficio suscito por ol tiular ¢e! despacho. Consojo Superior de la Judicatura, nO @8 de rectbo este tipo de comunicaciones del correo personal, En todo caso solo se autorizaran solicitudes para que se hagan ofectivas de Lunes a Viemas de 8:00 am a 12:00 My de 1:00 pm a 5:00 pm, dado que en fines de semana y testivos o por fuera del horanio indicado no se pueden generar ingresos (lo anterior por exigencias de ARL). Solo tendrdin un tratamiento especial los Juzgados de Ejecucién de Penas y Medidas de Seguridad de Medellin y Antioquia, quienes ingresaran tos dias v ingtesara una completa; lo anterior desarroflando én cumplimiento al Decreto 546 del 14 de abril del 2020 “Por medio del cual se adoption medidas para sustituir ta pena de prisiin y fo medic che ateguramienta de detencida preventiva en establecimientas penitenciarias y carcelarios por far prisién domicitiaria y ta defencién domiciliaria transitorias en ef ugar de Fesidencia a personas que se encuentran en situacidn de mayor vulnerabilidad frente al COVID-19, y se adopran otras medidas pura combatir ef hacinamiemo carcetario ¥ (Prevenir y mitigar ef riesgo de propagacidn, on ef marco def Esiado de Emergencta Econdeica, Social y Ecoldgica” MANEJO DE EXPEDIENTES: Los expedientes deberin manejarse de acuerdo con lo dispuesto en la Circular PCSJC20- 15 del 16 de abril de 2020: “Pratecctén para el manejo de documentos fisicos, Si resultara necesario acuulir a tas sedtes jusiciates o axdministrativas para la ejecuctie de finciones que impliquert maniputacida de dactumentas, s¢ debe atender le siguiente: @ Utilisar gwantes y tapabocas desechables. Mientras se trabaja, se debe eviuar el conacta de tos guantes sucies con cualquier parte del cuerpo. Si lav actividades se deben desarrollar en depdsitos de archive, adicionalmente ex necesarie ef ao de bata de trabajo cerrada y limpia, fo cual se debe wrilicur sede em el drea de trabajo y mientras se Gi fet Rees Se ane ea Hs Ve 2 aR es MeO! Cond Ea a ir bh, Lavurse ewidadosamente has manos con jabdin liquids antes y dexputs de la manipulacidy ake tos D8,©. Mantener ef orden y timpieca del puesto se trabajo, ef cuat debe ser impiado antes y despuds de Ja Jornada, primero con una hayeritlu, pane o teta de algeddn seca y posteriormente hwmedecida en aleobal ansisépticn al 70% d. No consemir alimentos o bebidas en el drea de trabajo con documentos,” “Manejo de Expedientes fisicos {judiciates ¥ administratives} Por regia general, los expedientes no deben ser retirados ite tos despachos judiciales y dependencias administrativas de la Rama Judicial. No obstante, con ocasiin she ta situacide de aisamiente por la que ateavesames, si pare el cumplimiento dle finwiones es indispensable retirar las expedtientes fikicas, xe debe seguir el siguiente a. Elaborar el acta de retiro temporal de expedientes, en ef formato anexo a la presente circular, en la que se inctuird ta informacien txisica de lax documentos « expedicntes que serdn retirados, ET formate inctuye ta siguiente informacicn: . Fecha det acta = Nombre de ta offcina, despacho » depdsito de urchive de donde se retiran los documentos, = Fecha de retire oe documentos, © Contenido: nombre o descripcidn de lax carpeias @ expedientes. © Unidad de almocenamiento: sefalar si se trata de carpetas, cajas, fegajos, cwadernos, tomes, © -Nimero de wnidades: sefal ef nimero de unidades de almacenamiento que se retiran (niimeno se carpetas, cajas, legajas, cuadernes, tomes) © Mimero de folios de cada unidid de almacenamiento: si se cwent con esta informactdn, © Nombre y cargo del servidor que retira tos documentos y ef responsable de ta ddagendsaciie despichs futsal uber avala cl procadmiacss Es importante resaltar que solo deberdn retirarse de la sade en caso de sor estrictamente necesario los expedientes que se requieran tramitar de acuerdo con las excepciones: establecidas en el Acuerdo PCSJA20-11546, y para el respectio retro debord diligenciarse el acta anexa a la Circular y remitirse al comeo electrénico: DOTACIONES DE ELEMENTOS DE TRABAJO Y BIOSEGURIDAD razones de presupuesto no es posible para ta Direccién Seccional de ia Resist Seabee te nduibe Acar y kien cela acronis eanee doemaoe de cémputo o planes do intemet en el estade de emergencia qua nos encantrames para dotar a los Servidores Judiciaies, lo amerior para qué lo tengan presente y se abstengan. de realizar este tipo de solicitudes; y asi mismo no se permite el retira de ningdn tipo de equipos oficiales, Asi mismo, se les recwerda qué cuando se ingrese a las sedes judiciates deberdn tener 1odos los elementos de bioseguridad establecidos por ja OMS.Circular CSIANTCIO-23. Nod Finalmente 65 de indicar que una vez se establezca el Protocolo Nacional de ingreso a las sedes judiciales se adelantaran las gestiones peninentes para adaplar el mismo a nuestra Saccional. CUIDARNOS ES COMPROMISO DE TODOS, POR LO CUAL LOS INVITAMOS A ACATAR LAS ANTERIORES DISPOSICIONES EVITANDO ASi LA PROPAGACION DEL VIRUS Y DETERIOROS EN LA SALUD DE LOS SERVIDORES JUDICIALES. Cordial saludo, JUAN CARLOS PELAEZ SERNA CAROLINA ANDREA TABARES RIVERA Director Presidenta DIRECCION SECCIONAL DE LA CONSEJO SECCIONAL DE LA JUDICATURA ADMINISTRACION JUDICIAL CTR/ACRD