Scribd Logo
Upload

Welcome to Scribd!

  • Diagnóstico Archivos

    Uploaded by

    Gloria
    8 views23 pages

    Original Title

    Diagnóstico archivos

    Copyright

    © © All Rights Reserved

    Available Formats

    PDF or read online from Scribd

    Did you find this document useful?

    Is this content inappropriate?

    Report this Document

    Copyright:

    © All Rights Reserved
    Download as PDF or read online from Scribd
    Flag for inappropriate content
    8 views23 pages

    Diagnóstico Archivos

    Uploaded by

    Gloria

    Copyright:

    © All Rights Reserved
    Download as PDF or read online from Scribd
    Flag for inappropriate content
    of 23
    PARA DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS» ARCHIVO GENERAL DE LA NACION DE COLOMBIA Sistema Nacional de Archivos asp Dap de on cONTENIDo PrEseTAOON - — aroun — SERAINES GENES SRUCTHO DE APUCACON nso. = | enna ‘AL DATOS DEL ACHO. — ‘A TOENTICAGON DEL ETIDAD A QUE PERTENECE EL ACAVO ‘3 ADMMSIAGEN DL ARCH. —— ‘4 SRS QUE PRESTA ELACHNO, FRESTRUCTUR FSC DEL ARCH, — 1 EL eoC, — 8 EL CANO. — — 2.3 WSTHLAGONES(orEO5, 4 CONDIGONS De PREVENCON OE DeSSTAES¥MAMTENERTO s n » I (OMATENSTIS EU ocurENTGN caveat 2 ASPECTS acaiins = (GPRESEACN oocUNENTAL (+ DOcUMENTACON QUE SE ENCUENTRA EN oTRo DEPT 5 ESTHDD DE COSERNODN DE A DOCUMENTA 2. Prins Tipo Esta 1. Deemed Mv — «(an "Esade de onsen a Doane" 4, Demin dl Deter a Dacmerae INTERPRETA DE Los SPECTOS ELIAS Aes das elas leaded conser da dcmentain PROGR DE CONSERTIOONPREENT 60s - = — ST De aN — NEO | ane: Previn en mati de arin NEO 2 Tabla predeceased aidades 2 muesear NEO 3 Ards dl rie Gael Hac ar coneracion NEO Tabla de ei aval de deri — avocerin_. Pip u y ” 4“ ® 4 4 0 “ si 2 8 “ 8 6 6 1" s 6 en PENTERION La evaluacion de un archivo y de las condiciones que inciden en la conservacién, mantenimiento y control del acervo que custodia, es ura herramienta fundamental para garantizar la preservacion de los documentos, los cuales son fuente de conocimiento y difusién, fundamento dela memoria historia dela Nacion y garante de derechos y deberes cludadanos al dar cuenta de las actuaciones de las Institucones. La falta de organizacion asi como las defciencas en las dreas de depésito y la carencia de sistemas de proteccién, tanto en los archivos de gestion como en los centrale e hstéricos, propcian el deterioro ‘del material documental. Con el finde determinar estas circunstancias ‘de manera precisa, es necesario abordar process de_dagnostico incogral. Este sera la base a partir de la cual se formulen las medidas de conservacion preventva que deben aplicarse en los archivos. Proponemos esta metodologia para determinar factores y variables que directa o indirectamente inciden en la conservacién de la documentacion, hacienda espacial énfasis en la evaluacion y control de has situaciones administrativas, las condiciones ambientales y las caracteristicas de [a documentacién, abordando la problematica derivada de la carencia de organizacion archivsticay la acumulacién de akteraciones que afectan los soportes. El diagn6stico garantiza: = Una vision completa dela situacin en fa que se encuentra el archivo pues contempla aspectos administrativos, de infraestructura, del entorno fisico en el cual ests la cdocumentacién y de su organizacién, Proporciona una herramienta para reconocer y evaluar las dferentes variables que inciden en la preservacion, desde una perspectiva incegral,ceniendo en cuenta sus especicidades pues se evalia el estado de conservacion por medio del deterioro presente en los documentos. Permite la formulacion de programas de conservacién preventiva,dirigdos ala correcci6n, mantenimiento y control, basados en el conocimiento de los factores involucrados, Priorizando los relevantes Facila los procesos de gestion documental que deben formular los archivos atendiendo a los principios rectores de l2 archivstica de procedenciay orden natural, y al ciclo vital de los documentos. CContribuye en fs planificacién dando la posibilidad de tomar decisiones administrativas, permite proyectar presupuestos para la adquisicion de materiales e insumos y tomar los correctvos {que se deben adoptar a nivel de planta fisica basados en la determinacion de necesidades precisas. Posibilita fa prestacion de un servicio efcazy eficiente tanto dal archivo como de la entiad en general. INTRODUCCION INTRODUCCION EI Archivo General de la Nacién de Colombia atendiendo al desarrollo dela politica de salvaguarda, conservacién, recuperacién y ‘acceso la informacién custodiada por los archivos y en busca de su articulacion para alcanzar el objetivo comin de hacer de estas insttuciones centros de informacién para a administracién y a cultura, Proporciona por medio de esta publicacién, una propuesta metodolégica enfocada a la ejecucién de procesos de diagnéstico ineagral. El diagnéstico parte de la identiiacion de ls caracteristicas particulares y del estudio de los aspectos en los cuales se encuentran los archivos y que revisten mayor impacto, para luego de forma Ineerreacionads, poder establecer las defciencasy las oportunidades de manejo. Asi, se podran identficar los aspectos prioritarios y adelanar las acciones pertinentes, por medio de_ la formulacién de festrategias, a planeacién y consecucién del _mejoramiento o el ‘mantenimiento de ls condiciones de los archivos. El objetivo final es la salvaguarda del patrimonio documenta, como parte fundamental € integrance del_patrimonio cultural colombiano, La metodologia que se propone basa sus resultados en el anlisis pormenorizado de tres grandes bloques temiticos: a identifeacién de Ia entidad y del archivo, la determinaci6n de su infraestructura fisicay las caraceristicas que posee la documentacién punto en el cual se incluyen el inventario, medios de organizacién y finalmence las caracteristcas y estado en el cual se encuentra la documentacion. A partir de la determinacion de los elementos generales se llega 2 la ddocumentacién. Esta forma de visualizacién, permite desde e! propio desarrollo de los formatos, entender como estos Componentes que a np Dap et - primera vista podria pasar desaperciidos, son los que tendrin impacto fen mayor © menor proporcién y fnalmence son los que legan 2 ddeterminar el estado de conservacién de los bienes documentales. La propuesta de aplicaci6n que presentamos, surge de los planteamientos iniciales que se formularon en el “Sistema integrado de Conservacién’, los cuales han logrado enriquecerse con la participacién de los profesionales del grupo del Laboratorio de Restauraci6n, quienes han plasmado sus conocimientos en las asesorias lmpartias alos archivos del orden territorial. Igualmente, es gracias a lag habilidades y capacidades de los funcionarios que se pueden proporcionar medios con los cuales se realzan eilculos y andlsis automatizados que de otra forma serian complejos. Con este objetivo, ‘curnple ampllamence a aplcacion "Sradigrat,nombrada de esta forma por e profesional Mario Javier Santander. quien ha colocado su empetio fen su desarrollo y actualzaci6n. Esta herramienta aplica principios estadisticos y toma como punto de partid, ls necesidades de elecutar tun procesamiento ordenado de datos y_graficar las variables que determinan el estado y nivel del deterioro de los documentos, En cuanto a la determinacion del estado de Conservacién de la sdocumentacion, es igualmente importante mencionar, la contribucién de las restauradoras Myriam Loaiza y Marcela Inés Vera, a través de la elecucion del proceso de diagnostico realizado en buena parte de los fondos ‘documentalescustodiados por él AGN. Quienes durante varios aos de aplicaclén del método estadistico, han enriquecido tanto los resultados que presentamos como la posibilidad de aplicacion a Giferentes pos de soporte, entre ellos, documentacin cartogrifica, y forogrifica La experiencia acumulada en los aflos de funcionamiento del Laboratorio de Restauracién, obtenida con los aportes de restauradores, especialistas en encuadernacién, bidlogos, ‘mierobiologos, quimicos, asi como con la participacion de otros profesionales que han propiciado el desarrollo de esta propuesta, permiten tener fa certidumbre que con la aplicacién y alii jucioso de Ia informacion recopilada en los formatos, se lograré una mejor comprensién de las stuaciones que afectan e inciden en un archivo. ‘Asi, serd posible desarrolar planes y programas a fin de lograr la adecuada conservacion, organizacion y salvaguarda en los archivos, buscando el logro de la razén y fundamento de ellos: brindar el acceso ala informacion, servir de garante de los derechos colectivos y tenriquecer el patrimonio documental de ls insttuciones y con ello el del pals Esperamos que por medio del estudio y aplcacion de las pautas contenidas en esta publiacion, se faite a elecucion de acciones para la aplicacion del “Sistema Integrado de Conservacion”, el eval como se podr reconocer eras la lectura de las paginas que presentamos, cconsttuye una vision integradora. Desde esta ptica se asegurari, en ‘mejor forma, la preservacién y conservacién del legado documental administrativo y cultural presente en los archivos Finalmente y no por ello lo menos importante, expresamos nuestros agradecimientos al Sistema Nacional de Archivos ya la CCoordinadora Editorial de las publicaciones del AGN, quienes con su apoyo, cooperacién y oportunas sugerencias, han hecho posible llevar a feliz termino, la publicacién que nos complace entregar y colocamos a consideracién fa comunidad archivistica. Quisiramos de ela, recibir los aportes que contribuyan a mejorar, adecuar, 0 renovar las proposiciones que presentamos. Sin duda alguna, como es politica de ‘nuestro director el Doctor Jorge Palacios, estas seran ele y fundamento para el logro de propésitos comunes, facitando tanto el acceso como dl disfrute de nuestro Patrimonio Documental CONSIDERACIONES. GENERALES Con Ia promulgacin de a Ley General de Archivos 594 de I4 de Julio de 2000, se establece la responsabilidad de la administracion publica y de los funcionarios de archivo en la conservacién de los documentos tanto en soporte papel como los producidos con el uso de tecnologias de avanzada, Para ello es necesario partir de las fevaluaciones técnicas sobre su conservacién fisica, condiciones Ambientales y operacionales, seguridad, perdurabildad y reproduccién dela informacién, Por otro lado, se deberan garantizar los espacios y lag instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de los archivos, tenlendo en cuenta las especifiaciones técnicas requeridas ten los casos de construccién, adecuacién de espacios, adquiscién 0 arviendo. En el Titulo XI -Conservacion de documentos- de la mencionads Ley, se establece Ia obligacion de «implementar un sistema Integrado de conservacién en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos». El «Sistema Integrado de Conservacién» se define como el conjnto de estrategias y procesos de preservacién y conservacion, acordes ‘con el sistema de archivos establecido en la entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos, independientemente del tipo de soporte, garantzando Ia incegridad fisiea y funcional de toda la documentacién, desde el momento de su emisi6n, durante su periodo de vigencia, hasta su

    You might also like