CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DE CALDAS - EDUCACIÓN

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GUÍA DE APRENDIZAJE

Curso Introducción a Excel

Número Guía Guía de aprendizaje Nro 1

Logro:​ Conoce diferentes métodos para trabajar con archivos de Microsoft Excel.

LOS ARCHIVOS EN MICROSOFT EXCEL

Excel es un programa que forma parte de la suite ofimática Microsoft Office, un software de hojas
de cálculo empleado esencialmente en tareas matemáticas y financieras. Sirve para realizar todo
tipo de cálculos numéricos o matemáticos. Permite elaborar tablas que incluyan cálculos
matemáticos, resueltos mediante operadores matemáticos o automáticamente mediante
fórmulas llamadas funciones que se pueden configurar manualmente.
Además de permitir la visualización de los datos, por ejemplo, a través de diferentes tipos de
gráficos. La finalidad de estos puede ser diferente según las necesidades del usuario y las
posibilidades que permite este software de cálculo son extremadamente amplias. Se pueden
llegar a realizar desde simples sumas a integrales, pasando por la creación de gráficos, la
generación de informes o la organización de información no numérica.

1. Crear archivos nuevos y desde plantillas.

En Excel podemos crear archivos nuevos o haciendo uso de plantillas; estas pueden ser las
prediseñadas por Excel o simplemente crear un plantilla ​que se pueda utilizar para las facturas de
una empresa, con su color corporativo, sus datos fiscales, el logo de la empresa, entre otros
requerimientos. Tan solo se guarda y se puede volver a utilizar cuando se requiera debido a que
ha sido guardada como una plantilla.

A continuación, vamos a utilizar las dos opciones: crear archivos nuevos y haciendo uso de
plantillas, para ello debemos iniciar la aplicación de Excel.

★ Para crear un archivo nuevo, debemos hacer clic en la opción ​Inicio/libro en blanco o ​
Nuevo/Libro en blanco​, cualquiera de estas dos opciones es válida para la creación de un
nuevo archivo​. ​Esta pantalla que se muestra al iniciar la aplicación es llamada el Backstage
de Excel.

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★ A continuación, se abrirá un libro en blanco en Excel para realizar el trabajo que se

requiera, como lo muestra imagen.

★ Si lo que necesitamos es realizar un libro con una plantilla prediseñada de Excel hacemos
clic en ​Archivo/Inicio/Más plantillas. ​Tenemos la opción de buscar plantillas en línea, o
buscar dentro de la galería de plantillas prediseñadas cual nos puede servir para un
trabajo predeterminado como: Calendario, presupuesto, Lista de tareas, facturas, balance,
entre otros.

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2. Guardar y guardar como.

Es importante guardar los libros que generamos en Excel, pues de lo contrario podemos perder
parte o toda de la información que se haya diligenciado en el libro. Existen dos formas de
guardar, y son:

★ Guardar como: Este es utilizado cuando guardamos un libro de trabajo por primera vez.
★ Guardar: Este es utilizado cuando simplemente deseamos guardar los cambios que se han
realizado al libro de trabajo.

Después de crear un nuevo libro en Excel, procederemos a guardarlo de la siguiente manera:

1. Haga clic en ​Archivo/Guardar como/Examinar.​

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2. Se abre una ventana emergente, al lado izquierdo de esta nos muestra diferentes
ubicaciones para guardar el libro. Seleccionamos el ​escritorio como la ubicación, luego en
el campo ​nombre de archivo colocaremos un nombre que nos identifique de la mejor
manera el trabajo que estamos realizando en nuestro libro de trabajo (​Ej: Datos
personales​), el campo ​tipo lo dejamos como se muestra por defecto (​Libro de Excel​), para
finalizar hacemos clic en el botón guardar.

Después de guardar el libro, en la parte superior en la barra de título de Excel, se muestra el

nombre del libro de trabajo que se utilizó para guardar (​Datos personales)​ , de esta forma nos
damos cuenta que nuestro libro ha quedado guardado correctamente.

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​ ara guardar un libro de trabajo como ​plantilla,​

Ahora, utilizaremos la opción de ​guardar como p
de la siguiente manera:

Repetimos el paso 1 del punto anterior, y a continuación hacemos lo siguiente:

1. Se abre una ventana emergente en el campo ​nombre de archivo colocaremos un nombre

que nos identifique de la mejor manera el trabajo que estamos realizando en nuestro libro
de trabajo (​Ej: Datos personales​), el campo ​tipo debemos modificarlo, haciendo clic en la
lista desplegable, buscamos entre las opciones ​plantilla de Excel y​ la seleccionamos. .

2. Al seleccionar ​plantilla de Excel​, automáticamente cambia la ubicación del libro de trabajo

y queda guardado en ​Plantillas personalizadas de Office​, por último, hacemos clic en el
botón ​guardar​.

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Para verificar que nuestra plantilla quedó correctamente guardada, hacemos lo siguiente:

1. Haga clic en ​Archivo/Nuevo/Personal

En esta ubicación se deben ver los libros que haya guardado como plantillas, en nuestro
caso se puede ver el libro ​Datos personales.

2. Otra forma de revisar las plantillas guardadas es: ​Archivo/Inicio/Más plantillas ​y

seleccionamos ​personal​ como en el paso anterior para visualizar la plantilla.

También se pueden guardar libros de Excel en otros formatos, de acuerdo con los
requerimientos, los más comunes son: PDF, libro de Excel 97/2003. Este último es utilizado en
caso de que tengamos una versión diferente de office en el equipo que lo vamos a abrir
posteriormente. A continuación veremos más a fondo el tema de exportar archivos en otros
formatos.

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3. Exportar archivos a otros formatos.

Por defecto, Excel guarda los libros de cálculo en formato .xlsx, pero en ocasiones puede ser
necesario usar otro tipo de formato, como PDF o Excel 97-2003. Es muy fácil exportar un libro de
cálculo de Excel a otros tipos de formato de archivo, veamos cómo.

3.1 Cómo exportar un libro de cálculo a un archivo de PDF: Este tipo de formato es especialmente
útil cuando necesitas compartir el archivo con alguien que no tiene Excel para abrir el
documento. Todos aquellos que reciban el archivo podrán verlo, pero no editarlo.

★ Haz clic en la pestaña ​Archivo​ para acceder a la ​vista Backstag​e​.

★ En el menú de Backstage, haz clic en ​Exportar.​

★ En el panel de Exportar, selecciona la opción ​Crear documento PDF/XPS​. Allí, haz clic en el
botón​ Crear documento PDF/XPS.

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★ Se abrirá el cuadro de diálogo de ​Publicar como PDF o XPS.​ Allí, selecciona el lugar donde
quieras exportar el libro de cálculo, ingresa el nombre que tendrá el archivo y allí haz clic
en el botón ​Publicar.​

Por defecto, Excel solo exporta las hojas de cálculo activas. Si tienes un documento con varias
hojas de cálculo que quieres exportar a un PDF, en el cuadro de diálogo de ​Guardar como,​ haz
clic en el botón ​Opciones.​ Se abrirá un cuadro donde debes seleccionar la opción ​Todo el libro ​y
después hacer clic en ​Aceptar​.

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3.2 Exportar un libro de cálculo a otro tipo de archivo: La función Exportar de Excel 2016 también
te permite transformar un libro de cálculo a versiones anteriores de Excel o a un archivo tipo
.CSV, si necesitas una versión plana de texto.

★ En la vista Backstage, haz clic en Exportar.

★ En panel de Exportar, haz clic en la opción Cambiar el tipo de archivo.
★ Se abrirá un cuadro con los diferentes tipos de formato en que puedes exportar un
documento. Haz clic en el tipo de formato que quieras seleccionar y, después, haz clic en
el botón Guardar como.
★ Se abrirá el cuadro de diálogo de Guardar como. Allí, selecciona el lugar donde quieres
guardar el documento, ingresa el nombre que tendrá y, por último, haz clic en el botón
Guardar.

4. Compartir archivos.

Desde Excel puedes compartir un libro de cálculo con otras personas, enviarlo como archivo
adjunto en un correo electrónico o crear un enlace desde el cual otras personas puedan acceder a
él. Al compartir un archivo le permites a alguien ver, comentar y editar el libro de cálculo al
mismo tiempo que tú. Recuerda que, para poder hacerlo, primero debes iniciar sesión con tu
cuenta Microsoft en el programa.

★ Haz clic en la pestaña ​Archivo​ para acceder a la Vista Backstage.

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★ En el menú de Backstage, haz clic en ​Compartir.

★ Después, selecciona la opción ​Compartir con otras personas y haz clic en el botón
Compartir ​con personas.

★ Se abrirá un panel al lado derecho de la hoja de cálculo en que estás trabajando. Allí,
escribe el correo electrónico o el nombre del contacto con quien deseas compartir el
archivo, selecciona si quieres que la persona pueda editar o sólo ver el libro, y anexa un
mensaje, si así lo deseas. Al finalizar, haz clic en ​Compartir.​

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Para que la persona a quien le compartiste el libro de cálculo pueda acceder al archivo también
debe contar con una cuenta Microsoft.

4.1 Otras formas de compartir un libro de cálculo en Excel. En la parte inferior del panel de
Compartir, encontrarás otras dos opciones:

★ Enviar datos como adjuntos: Con esta opción podrás enviar por correo electrónico el libro
de cálculo como un archivo adjunto.
★ Obtener un vínculo para compartir: Esta opción creará un vínculo desde el que otras
personas podrán acceder al libro de cálculo para editarlo o solo verlo. Este enlace lo
podrás compartir quienes quieras.

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5. Imprimir archivos.

Algunas veces no bastará con tener el libro de cálculo en tu computador, sino que puedes
necesitar una copia impresa del archivo para compartirla con otras personas en una reunión, por
ejemplo. A continuación, veremos cómo puedes imprimir en y cómo funcionan las diferentes
herramientas para ajustar cómo se verá la hoja u hojas de cálculo que quieres imprimir.

5.1 Panel de impresión: Encontrarás la función Imprimir en la vista Backstage. Para acceder a ella,
haz clic en la pestaña ​Archivo y, después, en el menú de Backstage, haz clic en ​Imprimir​. Se abrirá
un panel donde encontrarás:

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1. Botón imprimir: Haz clic en este botón para enviar a imprimir el

documento.
2. Copias: En este espacio podrás indicar cuantas copias del documento
quieres imprimir.
3. Imprimir hojas activas: Al hacer clic sobre esta opción se desplegará un
menú donde podrás seleccionar si quieres imprimir la hoja desde donde

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estás trabajando, imprimir todo el libro de cálculo o imprimir solo las

celdas seleccionadas con anterioridad.
4. Páginas: ​Esta opción sirve para digitar manualmente las hojas que deseo
imprimir, en caso de que no necesite imprimir todo el libro de trabajo,
sino algunas hojas.
5. Intercalar: ​Esta opción te permite establecer en qué orden quieres
imprimir las páginas del archivo. Por ejemplo, si te quedas con la opción
Intercaladas​, se imprimirá el archivo completo repetitivamente hasta que
se impriman todas las copias que solicitaste. Si seleccionas la opción ​Sin
intercalar​, primero se imprimirá la primera página cuantas copias hayas
solicitado y así sucesivamente.
6. Orientación: Con esta opción podrás establecer si quieres imprimir la hoja
de cálculo de forma horizontal o forma vertical.
7. Tamaño de hoja: Aquí podrás seleccionar el tamaño de la hoja en que
imprimirán el archivo.
8. Márgenes: Esta opción te permite establecer el tamaño de las márgenes
que tendrá el documento.
9. Escalar: Esta opción te ayudará a ajustar el tamaño de la tabla que quieres
imprimir.

5.2 ¿Cómo imprimir una hoja de cálculo?

★ Ve al panel ​Imprimir​ en la Vista Backstage.

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★ Selecciona cuantas copias quieres imprimir del archivo.

​ ara elegir el equipo desde el

★ Haz clic en el menú desplegable ​Impresora p
cual se imprimirá el documento.

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★ Modifica cualquier otro ajuste que sea necesario.

★ Al finalizar, haz clic en el botón Imprimir.

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TRABAJO EN CLASE

Ahora vamos a poner en práctica los temas vistos en esta guía de aprendizaje Nº1. Para ello
debes iniciar la aplicación de Excel y desarrollar los ejercicios que se explican a continuación.

1. Abra un libro nuevo de Excel y copie los datos que se muestran en la imagen.

2. Guarde el libro como libro de Excel, adicional guarde este como plantilla con el nombre
factura.
3. Exporte el libro a otros formatos tales como: PDF y CSV.
4. Realice la siguiente configuración para realizar el proceso de impresión del archivo:

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5. Abra una plantilla prediseñada de Excel de su elección y realice los cambios respectivos,
finalmente guarde nuevamente el archivo donde se evidencie los cambios realizados a
este.

WEBGRAFÍA
Wikipedia. La enciclopedia libre. (20 marzo 2020). ​Microsoft Excel​. Recuperado de
https://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel

Malavida. (2020). ​Qué es Excel y para qué sirve.​ Recuperado de

https://www.malavida.com/es/soft/microsoft-Excel/q/para-que-sirve-Excel.html#gref

Malavida. (2020). ​Qué son las plantillas de Excel.​ Recuperado de

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Aprende Libre Recuperado de
https://edu.gcfglobal.org/es/Excel-2016/exportar-un-documento-en-Excel-2016/1/

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