COVERING LETTERS

Anh chị nhận được thư chào hàng số TD/432 của một công ty từ Nhật Bản chào bán máy giặt Elextro
Model 302. Hãy viết thư kèm với đơn đặt hàng chính thức số MD/432 mua mặt hàng nói trên và lưu ý
một số điều sau đây:
Giá 700 USD một chiếc. Do đây là đơn đặt hàng mới ở Việt Nam và đây cũng là đơn hàng đầu tiên nên
đề nghị người bán cho hưởng khoảng chiết khấu là 10% trên tổng giá trị hóa đơn cộng với 5% phí hoa
hồng.
Thanh toán bằng C ba tháng sau khi giao hàng chứ không phải 2 tháng theo yêu cầu của người bán
vì phải tính đến thời gian vận chuyển. Không cần xác nhận L/C vì trong quá trình giao dịch mua bán
giữa hai công ty ta luôn thực hiện thanh toán đúng hạn.
Hàng phải được đóng gói trong thùng các tông dày dặn và vận chuyển trong công ten nơ 20 feet
thích hợp cho việc vận chuyển đường biển.
Hàng phải được giao trong một chuyến và phải thông báo cho người mua ít nhất hai tuần về thời
gian dự kiến tàu đến để tiện thu xếp việc nhận hàng.
Ta chịu mọi trách nhiệm về xin giấy phép nhập khẩu và hoàn tất mọi thủ tục hải quan cần thiết.
Theo thỏa thuận thì người bán không được ký kết bất kỳ một thỏa thuận nào cung cấp loại máy giặt
này với bất kỳ công ty nào tại Việt Nam.
Có thể thêm các chi tiết khác để phù hợp về nội dung và văn phong.
______________________________________________________________________________
Dear Sir or Madam,

We thank you for your offer no. TD/432 of November 27th for Elextro Washing Machine Model 302 and
are pleased to enclose the official order no. MD/432 for this item with the following terms and
conditions.

The price is USD 700 per unit CIF Hai Phong port including packing. As this is a new item in Vietnam
and also our first order, we are grateful if you could give us a 10% discount on the total value of the
invoice, and an additional 5% commission fee.

The goods should be packed in strong hard cartons and conveyed by 20ft/20’/20feet containers
suitable for maritime transportation/long voyage.

You are required to make delivery in one shipment/lot and must notify us at least 2 weeks in advance
about the expected time of ship arrival for better preparation for taking the delivery.

Payment is to be made by Deferred Irrevocable L/C 3 months on delivery, not 2 months as per your
request because delivery time must be counted. There is no need to confirm the L/C since our
companies have always made timely payments / settled payments in due course during our trading
process/business.

We will be fully responsible for obtaining the import licenses and carrying out all the necessary
formalities and custom procedures.

According to our agreement, your company is not allowed to sign any agreement to supply this type
of washing machine to any other companies in Vietnam.

We look forward to your sale confirmation no later than 5 days from the date of this letter.

Yours faithfully,
(signed)
Nhi Nghiem (Ms.)

Enc. 01 Order no. MD/432.

 SAMPLE FROM THE LECTURER

Dear Mr. Smith,

We thank you for your offer no. TD/432 dated 20 September 2020 for your washing machine Electro
Model 302. We are very pleased to enclose our formal/firm/official order no MD302 for this item.
However, we would like to stress the following terms and conditions.

Price is USD 700 per unit CIF Hai Phong port including packing. We would like you to give us a
discount of 10% of the total value of the order in addition to a 5% commission since this is both our
first order and a new item in the Vietnamese market.

Payment should be made/is to be made by irrevocable L/C at 90 days’ sight after dispatch instead of
60 days as offered because of our consideration of transportation time. It is suggested that you should
not confirm/ we would like you to not confirm L/C since we usually settle the payment in due course
during business between our two companies.

The goods should be packed in strong hard cartons and then put in/included in containers 20’ (feet),
suitable for long voyage.

You are required to make delivery/ please make delivery/ could you deliver the goods in one lot/
shipment and inform us of ETA within 2 weeks at least for taking delivery at our earliest convenience.

We shall be responsible for taking the import license and quota as well as making all related
necessary customs procedures/ formalities.

As agreed, your company is not allowed to sign )make) any sales contracts with other companies to
supply this item in Vietnam.

We look forward to your sale confirmation no later than 5 days from the date of this letter.

Yours sincerely,
(signed)
Nhi Nghiem (Ms.)

Enc. 01 Order no. MD/432.