TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

HỌC KỲ I NĂM HỌC 2021 – 2022

(Phần dành cho sinh viên/ học viên)

Bài thi học phần: Tổ chức sự kiện du lịch Số báo danh: 32

Mã số đề thi: 07 Lớp:2159TMKT3921
Ngày thi: 14/12/2021 Tổng số trang: 05 Họ và tên: Trần Thị Hoa

Điểm kết luận: GV chấm thi 1: …….

………………………......
GV chấm thi 2: …….
………………………......

Câu 1. (5 điểm):
Nêu khái niệm lập kế hoạch tổ chức sự kiện du lịch? Phân tích nội dung chuẩn bị
nhân lực cho sự kiện du lịch? Liên hệ thực tế nội dung này trong tổ chức sự kiện du lịch
của các doanh nghiệp hiện nay
Câu 2. (5 điểm):
Công ty du lịch Fiditour đã lên kế hoạch để tổ chức sự kiện hướng tới khách hàng
nhằm gửi gắm lời tri ân chân thành nhất của công ty dành cho những vị khách hàng trung
thành đã đồng hành cùng thương hiệu Fiditour trong suốt thời gian qua. Kế hoạch được
xây dựng dành để đón tiếp hơn 400 vị khách với ý tưởng trong không gian sang trọng và
ấm cúng của một khách sạn 5 sao tại trung tâm. Đến với sự kiện lần này, khách mời sẽ
được thưởng thức ẩm thực đặc sắc cùng những màn trình diễn âm nhạc ấn tượng. Tuy
nhiên, vào ngày diễn ra sự kiện, trời mưa rất to đã làm ảnh hưởng đến sự kiện. Đến giờ sự
kiện bắt đầu nhưng chỉ có gần 200 khách hàng tham dự.
Câu hỏi: 1. Anh/chị hãy chỉ ra những rủi ro trong sự kiện của công ty du lịch Fiditour?
2. Anh/chị hãy cho biết cách xử lý tình huống trong trường hợp khách hàng
đến quá ít so với kế hoạch tổ chức sự kiện của công ty du lịch Fiditour?

BÀI LÀM
Câu 1:
Khái niệm: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện du lịch là quá trình xác lập những kết quả cuối
cùng (mục tiêu sự kiện du lịch) và những phương tiện để đạt được mục tiêu đó.

Họ tên SV/HV: Trần Thị Hoa - Mã LHP: 2159TMKT3921 Trang 1/5

Phân tích nội dung chuẩn bị nhân lực cho sự kiện du lịch
Nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng đối với việc tổ chức thành công một sự kiện du
lịch. Tùy theo quy mô và yêu cầu sự kiện, số lượng nhân sự và công việc sẽ được phân
công sao cho phù hợp. Tuy nhiên, về cơ bản việc chuẩn bị nhân lực trong sự kiện được
tiến hành theo các bước cơ bản:
1. Xác định mô hình tổ chức lao động: Dựa vào quy mô, loại hình sự kiện du lịch
mà nhà quản lý có thể chọn mô hình tổ chức lao động phù hợp:
- Mô hình tổ chức lao động đơn giản: là mô hình mà người đứng đầu là nhà quản lý
sự kiện, trực tiếp chỉ đạo các nhân viên nghiệp vụ tổ chức sự kiện
- Mô hình tổ chức lao động theo chức năng: đứng đầu là nhà quản lý sự kiện tổng
thể, trực tiếp chỉ đạo các cán bộ quản lý cấp dưới (theo chức năng) như: Quản lý
thương mại, quản lý truyền thông và hành chính, quản lý các dịch vụ trong sự kiện,
quản lý bán hàng trong sự kiện, đạo diễn nội dung chương trình
- Mô hình tổ chức lao động kiểu ma trận: là mô hình tổ chức lao động hỗn hợp, có
sự kết hợp của các bộ phận chức năng để tiến hành tổ chức hoạt động theo từng nội
dung công việc.
- Mô hình tổ chức lao động kiểu đa cấp hay cấu trúc mạng: là mô hình được áp dụng
đối với các sự kiện có số lượng nhân viên tham gia không lớn (ít hơn 20 người),
nhưng nội dung công việc lại tương đối nhiều.
2. Lập kế hoạch về nhân lực cho sự kiện: Là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu
nguồn nhân lực, đưa ra các phương án về việc bổ sung, đào tạo, hướng dẫn… đảm bảo
cho sự kiện có đủ nhân lực với các kiến thức, thái độ, kỹ năng phù hợp để có thể tạo nên
một sự kiện hoàn hảo nhất.
3. Tiến hành chuẩn bị số lượng nhân lực (như bố trí, tuyển dụng, ký kết, hợp
đồng…): Dựa vào bản kế hoạch về nhân lực, nhà quản lý sự kiện sẽ tiến hành bố trí nhân
lực vào các vị trí, bộ phận thích hợp. Nếu nguồn lực không thuộc đơn vị tổ chức sự kiện
du lịch (cán bộ quản lý trung gian, nhân viên tác nghiệp tổ chức sự kiện hoặc nhân viên
cung ứng dịch vụ …), nhà quản lý phải tiến hành tuyển dụng hoặc ký kết hợp đồng với
họ.
4. Tiến hành bố trí đào tạo nhân lực (phân công công việc, hướng dẫn thực hiện
theo bảng mô tả công việc, đào tạo, diễn tập…): Sau khi có đủ nguồn nhân lực cần thiết,
nhà quản lý sự kiện tiến hành phân công công việc và hướng dẫn trực tiếp cho các nhân
viên hoặc cho các bộ phận (từng quản lý bộ phận sẽ triển khai cho các nhân viên của bộ
phận đó), đồng thời phổ biến các quy định cần tuân thủ trong quá trình tiến hành sự kiện

Họ tên SV/HV: Trần Thị Hoa - Mã LHP: 2159TMKT3921 Trang 2/5

(quy định về thời gian, đồng phục,…). Đối với đội ngũ cộng tác viên, việc đào tạo, hướng
dẫn công việc thường cẩn thận hơn.
5. Kiểm tra và hoàn tất công tác chuẩn bị: Nhà quản lý cùng các cán bộ quản lý
trung gian (nếu có) kiểm tra, giám sát, đôn đốc nhân viên thường xuyên, và xử lý kịp thời
các vấn đề phát sinh trong quá trình chuẩn bị để đảm bảo sự kiện được diễn ra đúng kế
hoạch.

Liên hệ thực tế nội dung chuẩn bị nhân lực trong tổ chức sự kiện du lịch của các
doanh nghiệp hiện nay
Việc tổ chức các sự kiện du lịch ngày càng được chú trọng và trở thành một bộ phận
không thể thiếu trong lĩnh vực du lịch. Việt Nam hiện nay có đến hàng trăm doanh
nghiệp, tổ chức có cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện lớn và chuyên nghiệp; đồng thời
cũng có vô vàn doanh nghiệp, tổ chức nhỏ, lẻ không chuyên khác. Và phần lớn các doanh
nghiệp tổ chức sự kiện vẫn còn chưa chủ động về mặt nhân lực. Họ thường hoạt động
theo hình thức hợp tác, kết nối và thuê đơn vị riêng lẻ khác nhau. Do vậy mà những hoạt
động tổ chức sự kiện ngày nay vẫn còn chưa phát triển theo hướng chuyên nghiệp, độc
lập, đôi khi còn tốn kém, lãng phí. Tùy vào quy mô, mục đích, yêu cầu của các sự kiện du
lịch, doanh nghiệp tổ chức sự kiện sẽ lên kế hoạch sắp xếp, bố trí nguồn nhân lực sao cho
phù hợp và hiệu quả.
Hiện nay tại Hà Nội có các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín như:
Công ty HoabinhEvents; Công ty Perfect Media Hà Nội; Công ty tổ chức sự kiện Á Châu,
… Các công ty đều có sẵn nguồn nhân lực chuyên nghiệp: đội ngũ công nhân lành nghề
và nguồn nhân sự sự kiện (MC, ca sĩ, dancer …) phong phú.
Trong những năm gần đây, tình hình dịch bệnh diễn biến phức tạp dẫn tới việc tổ
chức các sự kiện du lịch trực tiếp gặp nhiều khó khăn và rủi ro cao. Giải pháp tổ chức sự
kiện trực tuyến (sự kiện online) là điều cần thiết để tạm thời thay thế cho sự kiện truyền
thống, đảm bảo đáp ứng yêu cầu của các doanh nghiệp muốn tổ chức sự kiện.
Đối với một số sự kiện trực tuyến như Workshop trực tuyến, việc chuẩn bị nguồn
lực sẽ đơn giản hơn (như MC, diễn giả, đội ngũ nhân viên kỹ thuật) do đó cũng tối ưu
được chi phí cho việc thuê nhân sự. Khách mời sự kiện online sẽ tập trung vào sự kiện
hơn khi không bị tác động bởi yếu tố ngoại cảnh như tham dự sự kiện truyền thống. Điều
này có nghĩa là nhà quản lý sự kiện cần đảm bảo có tất cả các công cụ kỹ thuật số để
mang lại trải nghiệm liền mạch cho những người tham dự. Ngoài việc lên kịch bản kỹ
lưỡng, chương trình cũng cần có sự vận hành của ekip, bao gồm đạo diễn, người chơi âm
thanh ánh sáng, hay là các yếu tố khác về mặt hậu đài, quản lý nhân sự…

Họ tên SV/HV: Trần Thị Hoa - Mã LHP: 2159TMKT3921 Trang 3/5

 Một số sự kiện trực tuyến như các sự kiện biểu diễn, sự kiện âm nhạc trực tuyến vẫn
cần đội ngũ nhân sự đầy đủ giống như sự kiện truyền thống (trừ nhân viên phục vụ tiệc
ăn) thì việc chuẩn bị hậu cần cũng như việc đào tạo, hướng dẫn, tập luyện cho các nhân sự
vẫn phải được nhà quản lý sự kiện thực hiện giám sát chặt chẽ.

Câu 2:
1. Những rủi ro trong sự kiện của công ty du lịch Fiditour:
- Rủi ro về môi trường thiên nhiên: Thời tiết xấu, bất thường có thể ảnh hưởng tới số
lượng khách mời tham gia sự kiện, khiến việc tổ chức sự kiện gặp khó khăn.
- Rủi ro về phía khách mời: Khách mời đến quá ít so với dự kiến hoặc có thể xảy ra
xích mích, va chạm, hiểu nhầm giữa các khách mời
- Rủi ro về con người: Những rủi ro liên quan đến khách mời và nhân lực của ban tổ
chức sự kiện (ca sĩ, MC, nhân viên) như: khách mời đến trễ, đến quá ít; ca sĩ đến muộn,
thiếu nhân lực …
- Rủi ro về kỹ thuật của thiết bị sự kiện: Các thiết bị trên sân khấu có thể gặp trục
trặc trong khi tiến hành sự kiện (ví dụ như mất điện, hỏng loa, hỏng mic …)
- Rủi ro an ninh: Sự kiện đông người nên có thể xảy ra trộm cướp, mất đồ, khách sử
dụng chất kích thích dẫn tới gây rối đánh nhau. Đôi khi nhà quản lý không kiểm soát
được người tham dự, để một vài đối tượng có ý đồ xấu vào được sự kiện gây thiệt hại
cho khách mời và chương trình …
- Rủi ro về thực phẩm và chất lượng tiệc: Người tham dự có thể bị ngộ độc thực
phẩm nếu nhà quản lý sự kiện không kiểm soát được chất lượng thực phẩm. Một vài
trường hợp khác có thể xảy ra về chất lượng tiệc như việc đồ ăn nguội, phục vụ đồ ăn
chậm dẫn tới thời gian dùng tiệc có sự sai lệch
- Rủi ro trong y tế: Việc khách mời hay nhân viên trong ban tổ chức sự kiện có thể
bị thương là điều không thể dự báo trước. Nếu không có dụng cụ chuyên dụng để sơ
cứu kịp thời hoặc không bố trí được đội ngũ y tế sẽ là rủi ro nghiêm trọng của sự kiện.
2. Cách xử lý tình huống
Thời tiết là một trong những vấn đề nhức nhối hàng đầu trong các chương trình sự
kiện được tổ chức trong hay ngoài trời. Nhà quản trị cần cập nhật dự báo tình hình thời
tiết liên tục khoảng một tuần trước khi diễn ra sự kiện và thông báo cho khách mời về tình
hình thời tiết xấu cũng như các kế hoạch di dời sự kiện nếu cần thiết. Bên cạnh đó nhà
quản lý sự kiện cũng cần chuẩn bị sẵn các phương án dự phòng nếu không thể hoãn hay
hủy sự kiện. Trong trường hợp sự kiện của công ty du lịch Fiditour, mặc dù được tổ chức
trong nhà nhưng cũng không tránh khỏi rủi ro liên quan tới khách mời. Việc dời sự kiện

Họ tên SV/HV: Trần Thị Hoa - Mã LHP: 2159TMKT3921 Trang 4/5

vào một ngày nắng đẹp khác là không thể vì tất cả mọi thứ chuẩn bị cho việc tổ chức sự
kiện đã sẵn sàng, nhiều khách mời đã đến. Nhà quản lý sự kiện trong trường hợp này phải
phải biết cách xử lý để sự kiện được diễn ra thành công ngay cả khi khách mời đến tham
dự quá ít. Cụ thể, nhà quản lý sự kiện có thể xử lý như sau:
- Tổ chức sự kiện theo đúng lịch trình, tránh việc ảnh hưởng tới thời gian của khách
mời và phát sinh thêm chi phí thuê mặt bằng và các chi phí khác. (Nếu đại diện công ty
yêu cầu hoãn sự kiện 30-45 phút và đồng ý chi trả các chi phí phát sinh thì nhà quản lý
thông báo tới các các khách mời việc sự kiện hoãn lại).
- Nhanh chóng huy động nhân viên gọi điện xác nhận tình hình của các khách mời
chưa đến. Thống kê số lượng khách tham gia muộn (vì sự cố như kẹt xe, tắc đường …) và
số lượng khách không đến vì thời tiết quá xấu hoặc có công việc cần giải quyết đột suất.
Nếu trường hợp có khách mời muốn tham dự nhưng không gọi được xe thì nhà quản lý có
thể liên hệ với bộ phận khách sạn để đặt xe cho khách.
- Dựa vào số liệu thống kê danh sách khách mời thông báo không đến, nhà quản lý
sự kiện bố trí nhân viên hỗ trợ trước, sau sự kiện vào hàng ghế khách mời (không nên huy
động những nhân sự đang làm nhiệm vụ trong sự kiện), hoặc nhờ nhân sự của bên khách
sạn.
- Phát huy tôi đa hệ thống âm thanh: Mở những loại nhạc sôi động trong khoảng thời
gian giải lao để khuấy động không khí, tránh để khách mời cảm thấy sự kiện ít người,
buồn chán.
- Yêu cầu MC linh hoạt hơn trong trường hợp này, biết cách tạo không khí sôi động,
thu hút sự tập trung của khách mời vào nội dung sự kiện.
- Trong quá trình diễn ra sự kiện có thể phát trực tiếp trên các fanpage của công ty,
đảm bảo được nội dung truyền tải của sự kiện tới khách hàng, đặc biệt là với những khách
hàng không tham dự được sự kiện.
- Khi kết thúc sự kiện nên chuẩn bị pháo lửa, pháo kim tuyến hay chụp hình lưu
niệm với các đại biểu quan trọng, nhân vật chính của trương trình.
---Hết---

Họ tên SV/HV: Trần Thị Hoa - Mã LHP: 2159TMKT3921 Trang 5/5