NỘI DUNG

CHƯƠNG II

QUẢN TRỊ
THÔNG
TIN
VÀ THỜI
GIAN

1 2

QUẢN TRỊ THÔNG TIN

KHÁI NIỆM

• Thông tin là sự truyền tín hiệu, tin tức về sự kiện, hoạt

động đã, đang, sẽ xảy ra cho nhiều người cùng biết.

3 4

KHÁI NIỆM ĐẶC ĐIỂM

■ Thông tin là đại lượng vô hình, không nhìn thấy, cầm nắm được.
■ Con người chỉ nắm được “vật mang tin”: tài liệu, hình vẽ, phương

Quản trị hệ thống thông tin là việc hoạch định, tổ chức - tiện điện tử .v.v.

phối hợp, điều hành, và kiểm soát các hệ thống thông tin ■ Chỉ có giá trị khi được sử dụng, phổ biến

sao cho có hiệu quả. ■ Thông tin là kết quả tổng hợp, phân tích, đánh giá dữ liệu có sẵn.

5 6

5 6

1
 ĐẶC ĐIỂM TÍNH CHẤT

■ Thông tin là dữ liệu đã được xử lý ■ Khó tồn tại khi tách rời giá đỡ vật chất
■ Dữ liệu là cơ sở của thông tin ■ Dưới góc độ quản trị, thông tin là sản phẩm, tài sản vô hình (kết
■ Dữ liệu - đầu vào; thông tin - đầu ra quả của lao động trí tuệ: thu thập, xử lý)
■ Dữ liệu là sự kiện, số liệu được ghi lại từ kết quả của nghiên cứu, ■ Có thể được mua bán, trao đổi, tích lũy, lưu trữ, xác lập quyền sở
khảo sát, thăm dò, sưu tầm… hữu (bằng sáng chế, công nhận…)
■ Không cạn kiệt, càng sử dụng, càng phổ biến

7 8

7 8

VAI TRÒ PHÂN LOẠI

■ Cấp quản
■ Phương tiện quản lý: thống nhất hoạt động của tổ chức. lý: Từ trên
■ Cơ sở ban hành quyết định quản lý. xuống, từ dưới
lên, thông tin
■ Công cụ của nhà quản trị trong: chéo.
● Xây dựng chương trình, kế hoạch
● Quản lý các nguồn lực
● Chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn, kiểm tra.

9 10

9 10

PHÂN LOẠI

PHÂN LOẠI
■ Lĩnh vực hoạt động: Chính trị, kinh tế, pháp luật, văn hóa - xã ■ Hình thức truyền tin:
hội, khoa học - kỹ thuật, an ninh - quốc phòng …
■ Tính chất pháp lý: Chính thức, không chính thức.

11

11 12

2
 PHÂN LOẠI PHÂN LOẠI

■ Xuất xứ thông tin: ■ Tính chất truyền tin: Liên tục, rời rạc
■ Thời gian: Quá khứ, hiện tại, tương lai
■ Yêu cầu quản lý: Chiến lược, điều hành.
■ Đối tượng thông tin: Đại chúng, cá nhân
■ Mức độ xử lý nội dung: Cấp một (phát sinh trực tiếp), cấp hai
(tổng hợp thông tin cấp một)
■ Chất lượng: Tốt (hữu ích, kịp thời, chính xác, đầy đủ), không tốt
(không hữu ích)

13 14

MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN

AN TOÀN THÔNG TIN

Cơ quan, tổ chức bên ngoài Hoạt động quản lý, nghiệp vụ đối với hệ thống thông tin nhằm
bảo vệ nội dung thông tin trước nguy cơ tự nhiên / con người gây
ra.
Thông tin đầu vào Thông tin đầu ra  An toàn thông tin: Bảo vệ và bảo mật thông tin, an toàn dữ liệu,
(Văn bản đến) (Văn bản đi)
an toàn máy tính và an toàn mạng.
 Mục tiêu: Bảo đảm hệ thống thông tin thực hiện đúng chức
Cơ quan, tổ chức năng, phục vụ đúng đối tượng, kịp thời, chính xác và tin cậy.
(Thông tin nội bộ)

15 16

QUẢN LÝ VĂN BẢN

AN TOÀN THÔNG TIN

Xem chương III quản lý văn bản ở mục 1 và 2
Hoạt động quản lý, nghiệp vụ đối với hệ thống thông tin nhằm của nghị định 30/2020/NĐ-CP ban hành vào
bảo vệ nội dung thông tin trước nguy cơ tự nhiên / con người gây ngày 05/3/2020
ra.
 An toàn thông tin: Bảo vệ và bảo mật thông tin, an toàn dữ liệu,
an toàn máy tính và an toàn mạng.
 Mục tiêu: Bảo đảm hệ thống thông tin thực hiện đúng chức
năng, phục vụ đúng đối tượng, kịp thời, chính xác và tin cậy.

17 18

3
XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN
PHÂN LOẠI VĂN BẢN

■ Thư khẩn: Điện tín, thư phát nhanh, thư bảo đảm, thư có dấu
“Khẩn”.

■ Thư cá nhân / thư có in dấu “mật”.

■ Thư hạng một: Thư, bưu ảnh, hoá đơn, thư nội bộ.

■ Thư hạng hai: Báo & tạp chí.

■ Thư hạng ba: Catalogue & ấn phẩm khác.

■ Thư hạng bốn: Gói & kiện hàng

19 20

XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN

MỞ THƯ

■ Thư ký, nhân viên MẬT

văn phòng không được
quyền mở các loại thư
cá nhân & thư có ký
TỐI MẬT
hiệu “mật”, “Tối
mật”, “Tuyệt mật”.
TUYỆT MẬT

Wednesday, June 30, 2021 21

21 22

XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN

MỞ VĂN BẢN ĐÓNG DẤU VB ĐẾN

■ Xác định ngày nhận.

■ Xác định thời hạn trả lời văn thư.

■ Các đề nghị giao kết hợp đồng, tài liệu

dự thầu có thể có ngày hết hạn.

23 24

4
 XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN
ĐÓNG DẤU VB ĐẾN

Wednesday, June 30, 2021 25

25 26

XỬ LÝ VĂN THƯ ĐẾN

ĐÓNG DẤU VB ĐẾN

Wednesday, June
Wednesday, June 30,
30, 2021
2021 28
28

27 28

XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI

Wednesday, June 30, 2021 30

29 30

5
XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI

Ngày
Số Trích yếu Nơi Người Ghi
tháng
ký hiệu nội dung nhận nhận chú
năm

Mời dự
1/CV 01/01/16 Cty A
Hội nghị

31 32

QUẢN LÝ HỒ SƠ
QUẢN LÝ HỒ SƠ
KHÁI NIỆM

Hồ sơ là tổng hợp các tài liệu

có liên quan với nhau về một
sự việc, một vấn đề hoặc một
cá nhân, hình thành trong quá
trình giải quyết công việc.

33 34

QUẢN LÝ HỒ SƠ QUẢN LÝ HỒ SƠ
NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ HỒ SƠ
KHÁI NIỆM

■ Đánh giá trước khi lưu trữ

Quản lý hồ sơ là việc đánh ■ Sắp xếp khoa học (dễ hiểu, dễ tìm)
giá, phân loại, sắp xếp, bảo ■ Xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ
quản văn bản, tài liệu nhằm ■ An toàn cho hồ sơ (Cháy, nổ, bảo mật)
bảo đảm phục vụ công tác ■ Tạo chỉ mục cho hệ thống lưu trữ (chữ cái; màu sắc…)
quản lý, điều hành của tổ ■ Thiết kế, sử dụng biểu mẫu thống nhất
chức. ■ Chia tài liệu thành nhóm nhỏ để lưu trữ.

35 36

6
QUẢN LÝ HỒ SƠ QUẢN LÝ HỒ SƠ
PHÂN LOẠI HỒ SƠ PHÂN LOẠI HỒ SƠ

(1) Tài liệu tổng hợp (9) Tài liệu thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo
(2) Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê (10) Tài liệu thi đua, khen thưởng
(3) Tài liệu tổ chức, nhân sự (11) Tài liệu pháp chế
(4) Tài liệu lao động, tiền lương (12) Tài liệu hành chính, quản trị công sở
(5) Tài liệu tài chính, kế toán (13) Tài liệu các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ
(6) Tài liệu xây dựng cơ bản (14) Tài liệu Đảng, Đoàn thể
(7) Tài liệu khoa học công nghệ
(8) Tài liệu hợp tác quốc tế

37 38

QUẢN LÝ HỒ SƠ QUẢN LÝ HỒ SƠ
PHÂN LOẠI HỒ SƠ
PHÂN LOẠI HỒ SƠ
Tối cần thiết Quan trọng Thường sử Không cần

Hồ sơ tối cần thiết: Không thay thế được, duy nhất dụng thiết
 Bản chính các  Hồ sơ về thuế  Các đơn đặt  TB nội bộ
Hồ sơ quan trọng: Thay thế được, mất thời gian
HĐ  Hóa đơn và hàng  TB các cuộc
Hồ sơ thường sử dụng: Thay thế được, dễ sao chép  Bản quyền sổ lương  Ds nhân viên họp
Hồ sơ không cần thiết: Hủy sau khi kết thúc công  HĐ thuê  Các khoản  Ds các nhà  Lịch làm
mướn phải trả cung cấp việc
việc
 HĐ đại lý  Tài khoản  HĐ chuyên
 Con dấu, nhãn phải thu chở
hiệu đăng ký  Namecard
bản quyền

39 40

QUẢN LÝ HỒ SƠ THỜI HẠN BẢO QUẢN

PHƯƠNG PHÁP LƯU TRỮ HỒ SƠ

1. Lưu theo chữ cái A -> Z (hồ sơ cá nhân) >=20 năm 10-20 năm >5 năm
2. Lưu theo số, mã số (số tự nhiên, chữ + số)
 Nhân sự  Chứng từ Kế  Lịch công tác
3. Lưu theo trình tự thời gian (tháng, quý, năm)  TSCĐ toán  Báo cáo ngày,
 Đất đai  Biên bản kiểm tuần, tháng,
■ Phương tiện & thiết bị lưu trữ:
 Sổ ĐK & Tập lưu tra, thanh tra năm,…
● Giấy, bìa kẹp, tủ kệ … CVĐi  Giấy mời họp
 Sổ ĐK & Tập lưu
● Phương tiện điện từ: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CVĐến
CD-ROM, chụp vi phim,…

42

41 42

7
QUẢN LÝ HỒ SƠ
VAI TRÒ CỦA QUẢN LÝ HỒ SƠ QUẢN LÝ CON DẤU
■ Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời

■ Giúp xử lý công việc nhanh, hiệu quả

■ Dễ dàng tìm tài liệu khi cần thiết

■ Thuận tiện trong chuyển giao thông tin (báo cáo, nhân viên
nghỉ việc, chuyển công tác…)

■ Tiết kiệm chi phí mua sắm trang thiết bị văn phòng

43 44

QUẢN LÝ CON DẤU CỦA TỔ CHỨC QUẢN LÝ CON DẤU CỦA TỔ CHỨC
HÌNH THỨC CON DẤU
KHÁI NIỆM

■ Hình tròn
■ Con dấu là thành phần thể Có hai loại:
thức văn bản
● Có hình quốc huy
■ Thể hiện vị trí pháp lý của
● Không có hình quốc huy
tổ chức, chức danh nhà
nước.
■ Khẳng định giá trị pháp lý
của văn bản.

45 46

QUẢN LÝ CON DẤU CỦA TỔ CHỨC

SỐ LƯỢNG CON DẤU

■ Mỗi cơ quan, tổ chức, chức danh Nhà nước: 1 con dấu

■ Cơ quan, tổ chức cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ, CMND,
thị thực, visa có dán ảnh: thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ
■ Mẫu dấu phải đăng ký tại Công an và được cấp “Giấy
chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu”.

Wednesday, June 30, 2021 47

47 48

8
 DẤU NỔI – DẤU THU NHỎ
floating seal - seal shrink

Wednesday, June 30, 2021 49 Wednesday, June 30, 2021 50

49 50

QUẢN LÝ CON DẤU CỦA TỔ CHỨC

LOẠI DẤU CÔNG AN KHÔNG QUẢN LÝ
TYPES OF SEALS NOT POLICE MANAGEMENT QUẢN LÝ CON DẤU

■ Cơ quan, tổ chức: nhân viên văn thư

■ Doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ: chủ doanh nghiệp.
■ Nhân viên văn thư giữ con dấu:
● Tự tay đóng dấu vào văn bản
● Chỉ đóng dấu khi đã có chữ ký của người có thẩm
quyền
● Không đóng dấu khống chỉ (chưa ký)

Wednesday, June 30, 2021 51

51 52

QUẢN LÝ CON DẤU CỦA TỔ CHỨC QUẢN LÝ CON DẤU CỦA TỔ CHỨC
ĐÓNG DẤU ĐÓNG DẤU

■ Ngay ngắn, đúng chiều, mực dấu đỏ

■ Dấu trùm lên 1/3 chữ ký về phía trái
■ Đóng dấu phụ lục văn bản chính: đóng lên trang đầu, trùm
lên một phần tên cơ quan, tổ chức / tên phụ lục
■ Đóng dấu giáp lai: Tối đa 5 trang VB.

53 54

9
 ĐÓNG DẤU GIÁP LAI QUẢN LÝ CON DẤU CỦA TỔ CHỨC
Overlapping seal
THU HỒI CON DẤU

■ Tổ chức giải thể, chia tách, hợp nhất, sáp nhập

■ Doanh nghiệp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký kinh
doanh
■ Người đứng đầu tổ chức phải nộp con dấu và Giấy chứng
nhận đăng ký mẫu dấu cho Công an.

Wednesday, June 30, 2021 55

55 56

QUẢN LÝ THỜI GIAN

QUẢN LÝ THỜI GIAN
KHÁI NIỆM

■ Quản trị thời gian là việc

hoạch định, tổ chức &
kiểm soát việc sử dụng
hiệu quả quỹ thời gian.

Wednesday, June 30, 2021 57

57 58

QUẢN LÝ THỜI GIAN QUẢN LÝ THỜI GIAN

ĐẶC ĐIỂM CỦA THỜI GIAN ĐẶC ĐIỂM CỦA QUẢN TRỊ THỜI GIAN

■ Tồn tại khách quan ■ Muốn tổ chức sử dụng thời gian cho người khác, cần biết tổ
■ Có giới hạn chức sử dụng quỹ thời gian của chính mình.
■ Liên tục không thay đổi ■ Sắp xếp lịch làm việc sao cho tận dụng triệt để quỹ thời gian.
■ Mang tính một chiều, không lặp lại ■ Ưu tiên thời gian cho việc lớn, quan trọng
■ Giá trị phụ thuộc vào chủ thể sử dụng ■ Thích ứng với áp lực công việc
■ Thuộc về mọi người ■ Kiểm soát việc sử dụng quỹ thời gian
■ Tài nguyên quý hiếm không thể tích lũy (phải tiêu
dùng nó với tốc độ 60 giây trong 1 phút)

59 60

10
QUẢN LÝ THỜI GIAN MA TRẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN
1. NHẬN BIẾT NHIỆM VỤ
ĐỀ RA MỤC TIÊU CỤ THỂ

2. PHÂN TÍCH
NHỮNG ĐIỀU CẦN LÀM
3. LOẠI BỎ 4. SẮP XẾP CÔNG
YẾU TỐ LÀM VIỆC THEO THỨ
MẤT THỜI GIAN TỰ ƯU TIÊN

- Không biết nói 5. LẬP KẾ HOẠCH THỰC - Khẩn

“Không” HIỆN - Quan trọng
- Ôm đồm, không - Ít quan trọng
giao việc 6. TIẾT KIỆM - Chủ động
- Giao tiếp kém SỬ DỤNG HIỆU QUẢ QUỸ - Giao việc
THỜI GIAN

Sơ đồ quản lý thời gian

61 62

MA TRẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN QUẢN LÝ THỜI GIAN

NGUYÊN NHÂN MẤT THỜI GIAN

■ Không lập / lập kế hoạch không tốt.

■ Không phân quyền, phân công
■ Tốn thời gian vào việc lặt vặt.
■ Nói chuyện điện thoại dài dòng
■ Tiếp khách quá lâu
■ Văn phòng bừa bộn, nhiều tài liệu
■ Đọc tài liệu chậm.
■ Không tập trung trong công việc.

63 64

QUẢN LÝ THỜI GIAN QUẢN LÝ THỜI GIAN

BIỆN PHÁP TIẾT KIỆM THỜI GIAN NGUYÊN TẮC QUẢN TRỊ THỜI GIAN

■ Lập kế hoạch, lịch làm việc.
■ Giờ nào việc đó - đúng theo kế hoạch
■ Tập trung vào công việc đang làm.
■ Liệt kê công việc theo thứ tự ưu tiên.
■ Phải biết nói “Không” khi cần thiết.
■ Tận dụng sự giúp đỡ của mọi người.
■ Làm việc theo nhóm, siêng năng.
■ Suy nghĩ chậm, tích cực, quyết định nhanh.
■ Nói ít đi, làm nhiều hơn.
■ Nói, nghĩ, làm phải đi liền với nhau.
■ Bám sát công việc theo lịch trình.
■ Đầu tư thời gian một cách khoa học.
■ Luôn hướng tới các mục tiêu đã định.
■ Tôn trọng thời gian./.

65 66

11