LOS TRES PASOS A SEGUIR PARA ORGANIZAR CUALQUIER EVENTO Ja primera regla del OCC ex, punca dar nada por hecho; hay Y o sve roc sempbro cada deta’. carsteatcas Go area agree , inde- Pendientemente del tipo que sea. Tee Todos los eventos siguen 3 pasos ‘ ordenados. Esto tal vez tural para un licenciado en administracién de empresas o Wiiccbaorane, pero no lo tiene que ser para un médico o un biél mucho menos un ejecutivo de ventas. “i er Efectuando los siguientes pasos podremos tener todos los elementos que cons- tituyen un evento, independientemente de nuestra Profesién o especialidad. De esta manera, un excelente médico que no organiza ni las fiestas de su casa y ahora es el presidente de su gremio, puede permitirse el gusto de organizar un Congreso nacional o internacional sin ser un verdadero experto, o el recién nombrado gerente de ventas de una empresa puede organizar su Convencién sin contratiempos. PASO | - ANALISIS ePara qué se va a hacer? No hagamos nada sin antes pensar cudles son las metas y los objetivos. Es comin heredar eventos que no tienen deterniinada esta premisa con exactitud. Aqui se establecen las razones. Es como sentarse a jugar aje- drez sin saber si se cuenta con el tiempo o se tiene con quién jugar. Este es el momento de andlisis antes de tomar cualquier decisién. Muchas veces es aqui donde se da uno cuenta que, 0 no vale la pena organizar un evento 0 no se tienen los elementos y habra que esperar o posponer la idea. Por el contrario, también en este paso intelectual se confirman las razones para llevar al cabo las obras. Este puede ser el acto de mayor responsabilidad dentro de todo el pro- cedimiento, ya que el éxito o fracaso de todo el evento depende de las razones y posibilidades reales de éxito, Debemos ser muy objetivos y frios en nuestro andlisis.En el andlisis debemos tomar en cuenta varios factores fundamentales: a reciente de eventos anteriores, analisis de aciertos y fra ‘ ino seleccionado, hotel u hoteles, Programa, esto anterior, costo per cépita, a) Histori numero de participantes, desti social y programa de trabajo, presupu' i FbiGnj b ) Filosofia de la empresa 0 asociacio! i , is c ; Determinar un sdlo objetivo general como: integracion de los ejecutiy 7 motivacion, capacitacion, celebracién, convivencia social. Este objetiy debe ser integral y Unico. d) Establecer objetivos particu tivo general es la integraci6n, motivacion, la capacitaci6n, cel de fondos, etc. 2 : e ) Definir metas, es decir, los tiempos en los cuales debe realizarse oe} objetivo. Aqui cabe la elaboracién de un calendario de acciones que inician desde el punto de partida y terminan al final del evento. f) Analisis del destino, del hotel y de los servicios que requerimos para alcanzar nuestros objetivos. Es donde surge la pregunta 4a donde quere- mos ir?... playa, ciudad grande con todos los servicios y vuelos directos, ciudad colonial, destino aislado sin distracciones, o si requerimos salones para sesionar. ares después del general. Si nuestro Obje- entonces los particulares pueden ser: ja lebracion, convivencia social, recaudacién El andlisis es el sabio consejero de la experiencia, tomar lo mejor y elimi- nar los errores del pasado. En el caso de ser la primera vez, el andlisis sustituye a la experiencia por medio del razonamiento cuidadoso y responsable. Hasta aqui no hemos gastado ni un centavo, o casi ninguno. No hemos llamado a ningun proveedor, todo el trabajo ha sido de investigacién, inter- no, en la empresa o la asociacién. PASO 2 - PLANEACION é eQué se va a hacer? Sin duda este paso es el mds importante de un evento, ya que aqui pre- cisamos exactamente lo que haremos. En ajedrez seria pensar en todas las posibles alternativas antes de mover la primera pieza. Ya decidimos que si realizaremos el evento. Ahora bien, con todos los datos y la informacién que nos da el analisis, vamos a poner por escrito !o que haremos esta vez, o esta primera vez. ns Mucho de lo que hemos hecho con éxito anteriormente definiré lo que haremos, agregando el gusto y la creatividad de la persona que organiza. Si no hay antecedentes, todo depende de nuestro sentido comin, del 12a pees 4 SeBull para organizar cualquier evento conocimiento de los participantes, de nuestra creati ait ivi aquellas empresas especializadas que contactemo: idad y talento, o de S Para que nos auxilien. ue en esta fase nos sentam a Pensemos dee nee eal 108 a jugar ajedrez volar nuestra imaginaci6n sobre todo lo que podemos hacer stare a 50S econémicos, técnicos y humanos con los que contamos, recur- jal vez los elementos mas sobresalientes de este paso sean el cimiento del lugar y la creatividad. En México tenemos un eiomecto va cional que debemos tomar en cuenta si queremos tener éxito: las prefe- rencias personales del director general. EL PROGRAMA, COLUMNA VERTEBRAL Nuestra primera accion es pensar en el programa de actividades y hora- rios del evento. El programa seguramente sufrira cambios en el transcur- s0 del tiempo, pero es la columna vertebral de la planeacién, sin un pro- grama tentativo jamas pondremos los pies en la tierra. El programa es pen- sar en lo que ocurrira con los participantes o invitados, desde que salen de su casa, hasta que regresan a ella y lo que ocurre en ese lapso de tiempo. Es hora de definir qué elementos necesitamos para la realizacién del programa. Los elementos son los siguientes: Humanos.- El personal intemo y extemo requerido para que el trabajo se realice. Técnicos.- El equipo, las instalaciones y los servicios que necesitaremos. Obsequios, impresos, gafetes, diplomas, placas de reconocimiento, etc. Econémicos.- Los recursos de dinero y su tiempo de utilizacion: el pre- supuesto de ingresos (en su caso) y el de egresos es muy importante, asi como un calendario de ingresos y egresos para determinar nuestros com- promisos y nuestras posibilidades reales, semana por semana Y mes por mes. La planeacién es un proceso que debe terminar mucho antes. del oy esté sujeta a cambios cotidianos, ya que aqui se ajustan jades por mismo presupuesto, por gustos de los responsables, Por limitantes © agentes externos y por los mismos objetivos. Aqui es donde empezamos a llamar a los proveedores para Ver pos negociar y en el caso de Congresos, a determinar la cuota de registro. Pensar en el destino, checar las tarifas aéreas, las ip pu directos, las tarifas de los hoteles y sus servicios, las capacidades habitaciones, salones y areas descubiertas para hacer eventos al aire Blibre, en el costo de fiestas tema y en la facilidad de acceso dependiendo del origen de los participantes. Muchas veces el destino es caro, pero la tarifa aérea puede ser accesible 0 viceversa. En el caso de la contratacién de un organizador profesional ° od una Casa de Incentivo, es necesario que éste se involucre al principio de iq planeacion. Dentro de este paso consideramos también a la organizacién, lo que sig- nifica poner en claro quiénes y cémo se desarrollaran las acciones que nos llevaran a realizar el evento. Es evidente que las empresas no tienen mayor problema en este sentido. Son las asociaciones profesionales las que requieren de un organigrama mas complejo por sus caracteristicas. En cualquier caso, el concepto de anticipacién y una adecuada planeacién evitan el crecimiento desmedido de nuestro organigrama. También es cada vez mas comun utilizar los servicios especializados de compafiias exter- nas, por lo cual se reduce el engrosamiento de nuestro esquema de tra- bajo eficientando de esta forma la realizacién de nuestro evento. PASO 3 - OPERACION Checar que se haga lo que se planed Estamos a pocas semanas del evento y la planeacion comienza a damos: ‘sus primeros frutos. Tal vez se hacen boletos de avién o se distribuyen los Ultimos impresos sobre el evento a todos los Participantes. Ya no debe habe? ningin cambio en el programa y todo esta confirmado. Los presta~ dores de servicios como el hotel, la transportadora terrestre, los restau- rantes, la casa de audio y video, el banquetero y demés involucrados tienen un programa detallado, minuto a minuto, de lo que ocurrira. En este paso nos corresponde supervisar la infinidad de pequefios detalles durante el evento, para que se realicen tal como se planearon. Nuestra integracion nos debe dar al personal operativo para que desarrolle las actividades necesarias y también para que supervise cada una de las reas de trabajo. En el hotel sera el gerente de grupos y Convenciones quien haga las veces de presidente del comité de hospedaje, el perador terrestre quien repre- sente al comité de transporte y asi en cada caso. Es conveniente men- cionar que la buena fe no es suficiente Para que un evento salga bien. Con tantas personas y profesionales involucrados siempre se dan errores humanos y eventualidades.los tres pasos a seguir para organizar cualquier evento ‘Es de vital importancia supervisar a todos y recordarles sus responsabili- dades antes de que ocurran. Checar si todo esta dispuesto o si ha ocurri- do un imprevisto, tener tiempo para actuar con rapidez y eficiencia. Siempre ocurren problemas, ya que en México generalmente decimos que si a todo y, 0 no se pone por escrito y se olvida, 0 el que accede lo hace sin verificar que sea posible. Lo conveniente siempre es pensar en la comodidad y seguridad del participante y tratar de resolver los problemas “tras bambalinas”, antes de que le lleguen a dicho participante. El talento del organizador y su capacidad para conservar la serenidad y la claridad cuando surgen estos problemas, son necesarios para encontrar vias alter- nas que solucionen los problemas en forma efectiva. El éxito de la operacién no solamente radica en una buena planeacién, sino en una buena comunicacién de lo planeado con todos los involucra- dos. Por esto es primordial tener juntas previas al evento con todos ellos, para confirmar lo solicitado, aclarar las dudas y afinar los detalles minus- culos pero importantes en todo evento. En sintesis,; se debe tener una junta con el personal del hotel (precon), con el operador terrestre, con la linea aérea, etc., y revisar el programa detallado del evento. De igual forma, es recomendable tener juntas cada mafiana con el personal involu- crado en la supervisién, antes de que comience el movimiento. Al final de todo es necesario preguntarle a los participantes su opinién sobre el evento. Preguntar qué les parecié el servicio de la linea aérea, los autobuses 0 la transportacién local, la comida, las diferentes areas dentro del hotel, el servicio, el mismo programa, etc. Unos minutos de su tiempo al llenar un cuestionario nos servirdn de base para calificarnos y para mejorar en nuestro préximo evento. Copias de este resultado deben enviarse a los involucrados en la organizacién, ellos también estaran interesados en conocer la opinién que se tuvo de su intervencidn y el de SU personal 0 equipo. Por ultimo, la llave del éxito en la operacién es “no dar nada por hecho”, checar una, dos 0 tres veces cada actividad, cada montaje, cada paso que dard el participante. Siempre existe recelo por parte de algunos profesio- nales, sobre todo en el caso de los hoteles o de las personas en algunos departamentos, ya que se sienten invadidos en su propio campo 0 menos- preciados en su profesionalismo. Estas personas deben comprender que un organizador de Convenciones solamente desea checar que todo esté bien, esta es su primera responsabilidad en un evento y todos deben tra- bajar como equipo para que asi sea, Un ejecutivo del hotel debe recibir esta supervision con beneplacito, ya que equivale a una auditoria externa para confirmar que efectivamente todo esta bien. ~ ’ 15