CEO thành công sử dụng thời gian

như thế nào?

Hà Nội, Tháng 03/2022

AlphaLeader tổng hợp và biên soạn
Nội dung chính
01
CEO – Họ là ai?

02
Những CEO thành công thực sự
dành thời gian cho điều gì?

03
Các khuyến nghị để CEO quản lý
thời gian hiệu quả
01
CEO – Họ là ai?
02
03
01
1
 Định nghĩa
CEO: Chief Excecutive Officer - Giám đốc Điều hành

01 CEO: Người có vị trí quan trọng nhất trong một Công ty.

CEO: Người có cấp bậc cao nhất trong một Công ty hoặc Tổ chức khác,

02
chịu trách nhiệm cuối cùng về việc đưa ra các Quyết định Quản lý.

Theo Luật Doanh nghiệp 2020 (Điều 162, Chương V: Công ty Cổ phần)

Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty;

03 chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị; chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp
luật về việc thực hiện quyền, nghĩa vụ được giao.
Giám đốc hoặc Tổng giám đốc có quyền và nghĩa vụ sau đây:
a) Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của công ty mà không thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị;
b) Tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị;
c) Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty;
d) Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty;
đ) Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị;
e) Quyết định tiền lương và lợi ích khác đối với người lao động trong công ty, kể cả người quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám
đốc hoặc Tổng giám đốc;
g) Tuyển dụng lao động;
h) Kiến nghị phương án trả cổ tức hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh;
i) Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ công ty và nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị.
2
 Luận bàn:

01
CEO là người chịu trách nhiệm cao nhất trong Điều hành Doanh nghiệp, họ phải đối mặt với
những thách thức và khó khăn mà ít người nhận ra.

Điều hành là một công việc cực kỳ phức tạp. Phạm vi công việc rất lớn, bao gồm việc quản lý các
Chức năng – Phòng ban, nhiều cấp Tổ chức và vô số vấn đề bên ngoài như: khách hàng, đối tác,

02
giới truyền thông, các tổ chức cộng đồng, ...

Tất nhiên, các CEO có rất nhiều sự trợ giúp và các nguồn lực để sử dụng. Tuy nhiên, hơn bất kỳ ai
khác trong tổ chức, họ phải đối mặt với sự khan hiếm nghiêm trọng của một nguồn tài nguyên.
Nguồn lực đó là thời gian. Không bao giờ có đủ thời gian để làm mọi việc mà một CEO chịu trách

03
nhiệm. Mặc dù vậy, các CEO vẫn phải chịu trách nhiệm về mọi công việc trong Doanh nghiệp.

Cách các CEO phân bổ thời gian hợp lý cho các công việc không chỉ quan trọng đối với hiệu suất
làm việc của chính họ mà còn đối với hiệu quả hoạt động của Công ty.

→ Thời gian của các CEO nên được sắp xếp như thế nào để tối ưu nhất?

3
01 Những CEO thành công thực sự
dành thời gian cho điều gì?
02
03
02
 Khảo sát công bố năm 2018 của hai Giáo sư thuộc trường Kinh doanh Harvard -
Michael Porter và Nitin Nohria sẽ giúp chúng ta hình dung cách CEO quản lý
thời gian hiệu quả để đem đến thành công.

01
02
03

4
 Dữ liệu Nghiên cứu:

01 • 27 CEO đến từ công ty có doanh thu trung bình hàng năm 13,1 tỷ USD

02 • Ghi nhận dữ liệu 24/7 trong 13 tuần (gần 60.000 giờ dữ liệu)

03
Kết quả cho thấy:

❑ ¾ thời gian của họ đã được lên kế hoạch sẵn.

❑ Thời gian họ ngồi trong văn phòng xấp xỉ thời gian họ làm việc bên ngoài.
❑ Họ ưu tiên các cuộc gặp gỡ trực tiếp hơn các hình thức giao tiếp qua điện tử.
❑ Thời gian họ dành cho các buổi họp chiếm ¾ thời gian trong ngày.
❑ Thời gian họ dành cho bản thân không quá chênh lệch với thời gian cho công việc.

5
 Các CEO không nên cố gắng tự hoàn

01 Chiến lược

Quản trị Nhân sự

Văn hóa doanh nghiệp

M&A (Sáp nhập và Mua lại)

Kinh doanh

Vận hành Kế hoạch

thành tất cả công việc. Thay vào đó, CEO
cần đưa ra Cấu trúc Tổ chức và Quy trình
được thiết kế chuẩn để giúp các thành
Phát triển Chuyên môn Quản lý khủng hoảng viên trong Tổ chức hoàn thành công việc.

02 4%
4%
3%1%

21%
Phân bổ thời gian:
• Dành 21% thời gian cho Công việc

03
Chiến lược
• Dành 25% cho việc Vận hành Kinh
25% doanh
• Dành 16% cho Văn hóa Doanh
16%
nghiệp
• Dành 25% cho Quản trị Nhân sự

25%

6
 NƠI CEO LÀM VIỆC
Trụ sở chính Không ở trụ sở chính Bên ngoài

Theo kết quả khảo sát Nơi làm việc, thì tỷ lệ thời gian CEO làm

01 việc tại trụ sở chính của Doanh nghiệp bằng tỷ lệ thời gian CEO
làm việc bên ngoài là 47% 47% 47%

→ Các CEO không nhất thiết chỉ làm việc tại Văn phòng

02
→ CEO còn nhiều công việc khác bên ngoài như: Gặp gỡ các Đối
6%
tác, Đi thăm các địa điểm Kinh doanh, ...

THỜI GIAN HỌP VÀ THỜI GIAN LÀM VIỆC ĐỘC LẬP

03 Thời gian dành cho việc họp

Thời gian làm việc độc lập Còn đối với khía cạnh CEO dành thời gian cho
việc họp và thời gian Làm việc độc lập thì:

28% • Tỷ lệ thời gian họp chiếm tới gần 3/4 quỹ thời
gian của họ với tỷ lệ 72%
• Tỷ lệ CEO dành thời gian làm việc độc lập chỉ
72% chiếm phần còn lại, khoảng 28%

7
 THỜI GIAN LÀM VIỆC VÀ THỜI GIAN CÁ NHÂN
Làm việc Di chuyển Cá nhân Nghỉ ngơi Ngủ

01
Đối với Hình thức Giao tiếp, giao tiếp trực tiếp là nhiều
nhất, chiếm tỷ lệ 61%.

Tiếp theo là các Công cụ điện tử và Điện thoại & Email. 29% 31%
Tương tác trực tiếp là cách tốt nhất để các CEO thể hiện

02
sự ảnh hưởng và hiểu về những gì đang thực sự diễn ra
trong Doanh nghiệp. Hơn nữa, các CEO còn có thể hỗ
trợ và huấn luyện tốt nhất cho những người làm việc 5%
chặt chẽ với họ. 10%

25%

03
Cách thức giao tiếp
Trực tiếp Điện thoại và email Điện tử
Công việc chiếm hầu hết thời gian của các CEO. Các Nhà lãnh
đạo trong nghiên cứu cho kết quả:
24%
- Thời gian làm việc chiếm 31% ~ 7,4h/ ngày
- Thời gian Ngủ chiếm 29% ~ 7h/ ngày
- Thời gian dành cho Cá nhân chiếm 25% ~ 6h/ ngày
- Thời gian Nghỉ ngơi chỉ chiếm 10% ~ 2,4h/ ngày
15% 61% - Thời gian Di chuyển 5% ~ 1,2h/ ngày

8
 CÔNG VIỆC
Kế hoạch Phát sinh
Ở biểu đồ kết quả bên, có thể thấy rõ ràng rằng:

• Các công việc CEO vận hành hầu hết có trong kế

25%

01
hoạch, dự tính trước với tỷ lệ 75%

• Các công việc phát sinh, sự vụ chỉ chiếm 25%

75% → Các CEO xuất chúng đều Quản trị bằng Kế hoạch

02
Kết quả về Thời lượng các cuộc họp cho thấy: THỜI LƯỢNG CÁC CUỘC HỌP

03
• Các CEO có trung bình số lượng cuộc họp trong khoảng 1 < 15 phút 30 phút
tiếng là nhiều nhất, với tỷ lệ 32%
• Tiếp đó là các cuộc họp kéo dài 30 phút và 1 – 2 tiếng với tỷ 4% 7% 1 tiếng 1 - 2 tiếng
lệ 23% và 21% 13%
• Các cuộc họp có thời gian nhiều hơn 5 tiếng và ít hơn 15 phút 2 - 5 tiếng > 5 tiếng
có số lượng ít nhất, với 7% và 4%. 23%

Bởi lẽ với lượng thời lượng quá nhiều (hơn 5 tiếng) sẽ gây sự mệt 21%

mỏi và mất tập trung, giảm hiệu quả của những người tham gia
cuộc họp. Còn nếu thời gian quá ít (dưới 15 phút) thì cuộc họp
32%
có thể chưa đi sâu vào chi tiết và chưa đi đến đích của cuộc họp.
9
01 Các khuyến nghị giúp CEO
quản lý thời gian hiệu quả
02
03
03
01 1 XÁC ĐỊNH RÕ CÁC ƯU TIÊN VÀ THỨ TỰ ƯU TIÊN

▪ Phân bổ thời gian cho những việc mà chỉ CEO mới có thể làm được. Hãy tự hỏi bản

02
thân: “Đây có phải là điều mà chỉ mình tôi có thể làm được không?”
▪ Khi nhận được email hoặc báo cáo, đừng đặt nó sang một bên để giải quyết sau. Thay
vào đó, hãy tự hỏi: Ai trong Đội ngũ của tôi có thể làm chủ công việc này và chịu

03
trách nhiệm về nó? (Đối với các dự án hoặc vấn đề phức tạp hơn, lựa chọn phương án
face – to – face trước khi chính thống hóa bằng email).
▪ Ưu tiên tạo ra giá trị. Nếu bạn định dành thời gian cho một vấn đề mà Đội ngũ của bạn
không thể giải quyết, hãy đảm bảo rằng vấn đề đó có liên quan trực tiếp đến việc tạo ra
giá trị. Tập trung vào các hoạt động tăng doanh thu, cải thiện tỷ suất lợi nhuận và/hoặc
thúc đẩy lợi nhuận.
▪ Truyền tải những ưu tiên công việc này tới Đội ngũ.
10
01 2 KIỂM TRA LỊCH HÀNG TUẦN

▪ Tôi có bao nhiêu cuộc họp mỗi ngày? Không nên có quá năm giờ cho các cuộc họp theo

02 lịch trình, với một số thời gian nghỉ giải lao và “vùng đệm”. Sẵn sàng dành thời gian cho các
cuộc họp ngắn được CEO Microsoft Satya Nadella gọi là “Cách kết nối với mọi người”.
▪ Tại sao tôi tham dự cuộc họp này? Cần phải có một lý do chính khiến bạn tham gia bất kỳ

03 cuộc họp nào – Và nên ưu tiên cho những cuộc họp để RA QUYẾT ĐỊNH.
▪ Tôi có đủ thời gian gặp gỡ Đội ngũ không? Lãnh đạo và Quản lý là người làm việc với và
thông qua người khác để đạt được mục tiêu, vì vậy trách nhiệm của CEO là đảm bảo họ
được trao quyền và kích hoạt (nghĩa là họ có những gì họ cần - nguồn lực, đào tạo, đầu vào,
tư vấn, …)

11
01 3 NGHỆ THUẬT TRAO QUYỀN

Khi CEO tin tưởng vào những người xung quanh mình, hãy giao cho họ công việc mà họ có

02 thể làm và cũng giao cho họ những công việc sẽ giúp họ phát triển năng lực - nếu không, họ

sẽ không thể phát triển được. Nếu CEO không trao quyền hiệu quả, CEO sẽ tự làm khó chính

03 mình.

Như Theodore Roosevelt nói: “Giám đốc điều hành giỏi là người có đủ năng lực để chọn những

Nhân sự tốt làm những gì anh ta muốn và đủ tự kiềm chế để không can thiệp vào trong khi họ

đang làm.”

12
NGUỒN THAM KHẢO

13
CHƯƠNG TRÌNH SẮP DIỄN RA
www.alphaleader.edu.vn

14
HỌC VIỆN DOANH NHÂN ALPHALEADER
www.alphaleader.edu.vn

Thank you!
Các câu hỏi hoặc yêu cầu hỗ trợ, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi:

Bộ phận CSKH – Học viện AlphaLeader

Hotline: 0948 185 566/ 038 525 6886
Email: alpha_cs01@alphaleader.edu.vn
Facebook: https://www.fb.com/AlphaLeaderAcademy