1.3. Ảnh hưởng của sự khác biệt văn hóa đến đàm phán TMQT.

 Mục tiêu đàm phán: Ký được hợp đồng hay xây dựng mối quan hệ
Các cá nhân hay doanh nghiệp đến từ các nền văn hóa khác nhau thì sẽ có
những cách nhìn nhận khác nhau về mục tiêu đàm phán. Với những nền văn hóa
hướng tới việc xây dựng các mối quan hệ thì các bên khi bắt đầu đàm phán
thường có xu hướng dành nhiều thời gian hơn để trao đổi thông tin ngoài lề giúp
tăng cường sự hiểu biết đôi bên. Trong khi đó những nền văn hóa hướng tới
việc ký kết hợp đồng thì việc dành thời gian như vậy là không cần thiết. Chính
vì vậy mà trước khi đàm phán, doanh nghiệp cần đánh giá xem đối tác của mình
kỳ vọng như thế nào về kết quả đàm phán.
 Thái độ khi đàm phán: Thắng - Thua hay Thắng- Thắng
Do sự khác biệt về tính cách, những người đến từ các quốc gia khác nhau
có thể sẽ lựa chọn một trong hai cách tiếp cận sau khi tham gia các buổi đàm
phán: Một là cùng thảo luận tìm phương án sao cho cả hai bên cùng có lợi
( thắng-thắng), hai là coi đây là cuộc đấu trí bắt buộc phải có một bên thắng 1
bên thua ( thắng-thua). Vì vậy trước khi bước vào đàm phán, doanh nghiệp cần
xác định được rõ đại diện đàm phán bên phía đối tác là những người có thái độ
và cách tiếp cận đàm phán như thế nào để từ đó có thể chuẩn bị được nội dung
đàm phán và những phương án đối phó phù hợp.
 Phong cách cá nhân: Nghi thức hay thân mật
Phong cách cá nhân có tác động đáng kể tới cách nhà đàm phán giao tiếp
và nói chuyện với phía đối tác thông qua cách xưng hô, ăn mặc, nói
chuyện,...Mỗi nền văn hóa sẽ có những quy tắc và nghi thức giao tiếp riêng.
Những người theo phong cách nghi thức thường gọi đối tác kèm theo danh xưng
trang trọng, tránh động chạm tới vấn đề các nhân. Ngược lại, những người theo
phong cách thân mật thường gọi đối tác bằng tên riêng, hướng tới việc xây dựng
mối quan hệ thân thiết. Vậy nên những nhà đàm phán đến từ nền văn hóa khác
nhau cần tìm hiểu và tôn trọng những nghi thức truyền thống của đối tác để có
cách hành xử phù hợp.
 Giao tiếp: Trực tiếp hay gián tiếp
Văn hóa giao tiếp của mỗi quốc gia chịu ảnh hưởng bởi ngữ cảnh cao và
ngữ cảnh thấp nên khiến cho cách giao tiếp, truyền đạt thông tin giữa người với
người ở các nền văn hóa có sự khác nhau. Điều này đã ảnh hưởng ít nhiều tới
kết quả đàm phán. Có những nền văn hóa nhấn mạnh vào cách truyền đạt trực
tiếp, dễ hiểu như Mỹ, Ireal, nhưng cũng có những nền văn hóa lại dựa trên việc
giao tiếp một cách gián tiếp như Nhật Bản thì câu trả lời nhiều khi khá khó
đoán.
 Mức độ nhạy cảm với thời gian: Cao hay thấp
 Sự khác biệt về quan niệm thời gian ở các quốc gia cũng ảnh hưởng nhiều
đến phong cách đàm phán. Các quốc gia phương Tây, họ ưu tiên sự nhanh
chóng, đúng giờ tránh thủ tục rườm rà để ký kết thỏa thuận một cách nhanh
nhất. Ngược lại với một số quốc gia Châu Á thì họ ưu tiên sự ký kết hợp tác lâu
dài nên dành nhiều thời gian để tìm hiểu đối tác hơn.
 Mức độ ảnh hưởng của cảm xúc: Cao hay thấp
Việc thể hiện cảm xúc cá nhân trong giao tiếp hay trong đàm phán cũng
có sự khác biệt giữa các nền văn hóa, mỗi nền văn hóa đều có những quy tắc
ngầm định khác nhau về cách thể hiện cảm xúc và chính điều này ít nhiều tác
động đến hành vi của mỗi thành viên khi ngồi bên bàn đàm phán. Vì vậy để
đàm phán hiệu quả doanh nghiệp cần nghiên cứu trước đặc điểm văn hóa của
đối tác để có thể hiểu và ứng xử phù hợp với thái độ mà đối tác đưa ra.
 Dạng thức hợp đồng: Chung chung hay cụ thể
Yếu tố văn hóa vẫn luôn có những ảnh hưởng nhất định tới cách thức xây
dựng hợp đồng. Dạng thức hợp đồng thường được căn cứ theo mục tiêu của các
bên đàm phán là hướng tới ký kết hợp đồng hay xây dựng quan hệ lâu dài mà
các dạng thức hợp đồng khcs nhau để lựa chọn gắn kết và ràng buộc trách
nhiệm giữa các bên. Vì vậy khi soạn hợp đồng các bên cần linh hoạt dựa trên
mối quan hệ giữa các bên.
 Xây dựng hợp đồng : Từ dưới lên hay từ trên xuống
Sự khác biệt về văn hóa có ảnh hưởng tới sự lựa chọn cách thức xây dựng
hợp đồng. Với phương thức “từ trên xuống” các nhà đàm phán đưa ra những lợi
ích có thể đạt được ở mức tối đa nếu bên đối tác chấp nhận các điều kiện thương
lượng. Phương thức “từ dưới lên “ thì các nhà đàm phán đưa ra những lợi ích tối
thiểu nếu bên đối tác chấp nhận những điều kiện cơ bản .
 Tổ chức nhóm đàm phán: Một người lãnh đạo hay sự nhất trí của tập
thể. Có thể nói nhân tố văn hóa có ảnh hưởng đáng kể tới cách tổ chức nhóm
đàm phán ở cách doanh nghiệp từ các nền văn hóa khác nhau, một số nền văn
hóa nhấn mạnh tới chủ nghĩa cá nhấn, một người lãnh đạo thì trưởng nhóm sẽ
đóng vai trò quan trọng và có quyền từ quyết liên quan đến các nội dung thỏa
thuận. Trong khi một số nền văn hóa lại đề cao tính tập thể chú trọng sự tham
gia của tất cả các thành viên và quyết định cuối cùng phải đạt được sự đồng
thuận của cả nhóm. Cần chú ý đến văn hóa tổ chức nhóm của các bên đàm phán
để xác định được khi thương lượng thì nên tác động vào ai nhằm nâng cao hiệu
quả của các cuộc đàm phán trước khi ký kết một hợp đồng thương mại.
 Mức độ chấp nhận rủi ro: Cao hay thấp
Giữa các nền văn hóa khác nhau thì mức độ chấp nhận rủi ro cũng có sự
khác biệt . Ví dụ như Nhật Bản với họ mục tiêu trong đàm phán là thu thập
được càng nhiều thông tin càng tốt, mong muốn sự chắc chắn và tránh rủi ro
còn với người Mỹ thì có xu hướng là những người chấp nhận rủi ro trong đàm
phán để đổi lại những lợi ích cụ thể. Khi làm việc với những nền văn hóa có
mức độ tránh né rủi ro cao thì các nhà đàm phán của doanh nghiệp cần chú ý
thực hiện các bước sau để tạo nên sự tin tưởng:
- Không nên thúc giục và đẩy tiến trình đàm phán quá nhanh vì việc đẩy
nhanh tiến độ đàm phán quá mức sẽ khiến đối tác lo ngại rằng sẽ có những rủi
ro nhất định trong hợp đồng.
- Chú ý xây dựng những quy tắc và cơ chế trong đàm phán nhằm giảm
thiểu những rủi ro hiện hữu.
- Đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết về doanh nghiệp mình
cho phía đối tác để làm cơ sở cho họ ra quyết định khi đàm phán.
- Cố gắng xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững, lâu dài và tạo dựng
niềm tin từ cả hai phía.
- Sắp xếp sao cho thỏa thuận giữa hai bên từng bước đạt được tiến triển
một cách chắc chắn.