3.

1 Định hưởng phát triển của công ty Logistics SC

Mục tiêu của công ty đến năm 2022: Hiện tại, công ty đang sử dụng dịch
vụ thuê ngoài cho hoạt động kho tại Đà Nẵng và TP. Hồ Chí Minh do chưa
tuyển được nhân sự quản lý phù hợp phụ trách khu vực này và tiềm lực tài
chính để có thể tự xây kho và vận hành. Định hướng của công ty CP
Logisties SC là từ nay đến năm 2022 sẽ từng bước xây dựng kho Đà Nẵng và
TP Hồ Chí Minh tự vận hành nhằm giảm chi phí giá thành sản phẩm.

3.2 Giải pháp hoàn thiện quản trị kho trung tâm tại công ty CP
Logistics SC

3.2.1. Về nguồn nhân lực

Công ty muốn ngày càng phát triển hơn nữa thì cần phải có chính sách
phát triển nguồn nhân lực sao cho hợp lý. Công ty cần phải có chiến lược đào
tạo nguồn nhân lực phù hợp cho từng bộ phận của công ty nói chung và cho
bộ phận logistics của công ty nói riêng. Bởi yếu tố con người là yếu tố chủ
đạo trong bất kỳ một hoạt động, một công việc nào. Phân công đúng người,
đúng ngành đúng nghề sẽ đem lại hiệu quả công việc cao hơn. Ngoài việc thu
hút và giữ chân các nhân tài, công ty nên quan tâm đến chính sách đãi ngộ
cho các cán bộ công nhân viên của mình cho họ cảm giác yêu nghề và gắn bó
với công ty hơn- Thưởng từng quý, từng năm sau khi công ty tổng hợp kết
quả kinh doanh của quỷ, năm tương ứng.

Vào những ngày lễ, dịp đặc biệt như sinh nhật, quốc tế phụ nữ 8/3 công ty
sẽ có những món quà ý nghĩa thể hiện sự quan tâm tặng cho cán bộ công
nhân viên của mình. Giúp họ hiểu rằng họ rất quan trọng trong sự thành công
của công ty mọi người luôn nhớ và yêu thương họ.

Có chính sách đãi ngộ, trợ cấp tiền lương khi làm việc tăng ca ngoài giờ
cho cấp quản lý kho. Hiện tại công ty chỉ trợ cấp cho công nhân kho mà cấp
giám sát, quản lý kho lại không được hưởng trợ cấp này. Chính yếu tố này
khiến cho đội ngũ quản lý chưa có tinh thần trách nhiệm cao trong việc giám
sát hoạt động kho hàng.
 Công nhân lao động đi làm chỉ trông vào tiền lương và hưởng bảo hiểm y
tế theo quy định của nhà nước. Công ty đang áp dụng chính sách bảo hiểm y
tế 24/24 cho cấp quản lý trung và cao cấp. Thiết nghĩ công ty nên có chính
sách bảo hiểm 24h cho nhân viên, cho họ thấy mình được đãi ngộ tốt từ đó họ
sẽ gắn bó và nâng cao tỉnh thần trách nhiệm trong công việc hơn trước. Đồng
thời công ty nên đóng bảo hiểm xã hội theo đúng thu nhập thực tế thay vì
đóng bảo hiểm ở mức thấp theo luật quy định.

Việc tuyển người nhà, quen biết không đủ điều kiện vào làm, lại mất thời
gian đào tạo, chỉ dẫn để đáp ứng yêu cầu công việc. Tình trạng này xảy ra
phổ biển bởi các mối quan hệ chồng chéo, nhiều khi là từ cấp trên chỉ định
xuống yêu cầu người phụ trách phải sắp xếp việc cho anh A, chị B ... điều
này ít nhiều ảnh hưởng đến hoạt động chung nếu người đó không không hoàn
thành công việc được giao. Công ty muốn phát triển bền vững thì khâu tuyển
dụng nhân sự nên công khai, minh bạch để lựa chọn được ứng viên phù hợp
có đủ năng lực, chuyên môn. Tránh tình trạng tuyển người thiếu kinh nghiệm,
có thái độ làm việc không nghiêm túc, ỷ lại vì mối quan hệ người nhà, người
quen biết nên làm việc tắc trách thiếu tinh thần trách nhiệm. Nhân viên kho
đòi hỏi phải có đủ điều kiện như trung thực, thật thà, chăm chỉ, cẩn thận, có ý
thức giữ gìn tài sản công ty. Có như vậy mới tránh được những vấn đề đáng
tiếc xảy nhiều khi chỉ vì tham cái lợi nhỏ mà làm hỏng việc cả tập thể như
thông đồng với nhau ăn cắp hàng hóa dẫn đến hàng giao cho khách bị thiếu
hụt, khách trả lại làm mất uy tín và tăng chi phí cho công ty.

Điều quan trọng nhất là công ty nên tạo môi trường, điều kiện làm việc
năng động, chuyên nghiệp và có khả năng thăng tiến cao cho cán bộ công
nhân viên. Đào tạo đội ngũ nhân viên và quản lý phục vụ hoạt động
Logistics, nguồn nhân lực phục vụ cho các hoạt động Logistics được đào tạo
bài bản bởi đây là khâu quan trọng. Ta có thể thấy đội ngũ cán bộ công nhân
viên trong công ty đa số là những người trẻ tuổi. Với một đội ngũ công nhân
viên trẻ trung, có tri thức giúp cho công ty luôn hoàn thành tốt kế hoạch,
nhiệm vụ đặt ra. Công ty thực hiện đào tạo theo phương thức lý thuyết và
“Training on job”, sau khi học các lý thuyết cơ bản thường là từ 3-5 ngày,
người mới sẽ được những người làm việc có kinh nghiệm chỉ dạy trực tiếp
vào công việc. Cách đào tạo này được đánh giá là sẽ giúp nhân viên nhanh
chóng tiếp cận công việc hơn.

Tăng cường đào tạo nâng cao năng lực và trình độ cho đội ngũ nhân lực
phục vụ công tác vận hành lái xe nâng. Dù tuyển dụng đầu vào tất cả các
công nhân đều có kinh nghiệm vận hành lái xe nâng trong kho nhưng trên thị
trường hiện nay có nhiều loại kho khác nhau: nhà kho 1 tầng, 2 tầng ... có thể
nhân viên đã làm việc cho các kho hàng có quy mô nhỏ hơn, hệ thống giá kệ
thấp hơn nên khi lái nâng hàng lên giá kệ 5 tầng của kho Mega chưa quen
nên lung túng trong lúc xử lý dẫn đến va quệt làm đổ hàng gây thiệt hại.
Công ty nên tổ chức đào tạo lại tại chỗ cho đội ngũ này dưới sự hướng dẫn
của nhân viên kỳ cựu. Hàng quý có thể tổ chức cuộc thi lái xe nâng/ hạ hàng
an toàn, nhanh nhất theo những tình huống thường gặp, ít gặp để đánh giá
thao tác thuần thục của nhân viên. Thông qua hoạt động này giúp cho nhân
viên hiểu rõ tầm quan trọng và thấy vai trò của mình được đề cao từ đó sẽ có
ý thức trách nhiệm hơn với công việc.

Có chính sách đặc biệt cho công nhân viên làm việc ca đêm (22h - 6h
sáng), giờ giấc làm việc của họ thật sự căng thẳng và mệt mỏi hơn so với
khung giờ hành chính. Đồng hồ sinh học bị đảo lộn khác người bình thường
nên dễ mệt mỏi, buồn ngủ dẫn đến thiếu sự tập trung và tính chính xác khi
xuất/nhập hàng. Do vậy nếu được công ty quan tâm trả thù lao lao động
tương xứng thì họ sẽ nhiệt tình hơn với công việc. Dẫu biết rằng cơ chế tiền
lương cho từng bộ phận được xây dựng trên mặt bằng chung, nhưng vẫn có
thể xem xét tăng lên 15-20% cho công nhân làm ca đêm, thay vì phải mất chi
phí cho lượng hao hụt hàng hóa trong giới hạn cho phép thì chuyển phần tiền
này tăng lương cho công nhân. Ai đi làm cũng vì thu nhập cả, khi họ nhận
thấy công ty quan tâm đến họ với phần thu nhập tăng thêm này giúp cho họ
có động lực làm việc tốt hơn.

3.2.2. Hàng hóa bị thiếu hụt

 Nhân viên giao nhận hàng tắc trách hoặc chủ quan không tuân thủ quy
trình hay thông đồng với các bên liên quan ăn cắp hàng bán ra bên ngoài.
Việc phát hiện sai lệch có thể biết trong quá trình bán hàng, giao cho khách
hàng, khách hàng kiểm tra không đúng date không nhận, từ chối nhận hàng.
Trường hợp giao hàng bị khách trả về làm phát sinh chi phí vận tải nếu ít thì
nhà xe thường hỗ trợ (giữ mối quan hệ làm ăn), chi phí nhiều thì công ty sẽ
xem xét tùy mức độ cụ thể mà yêu cầu nhân viên đó chịu trách nhiệm nhắc
nhở lần1, lần 2. Để xảy ra nhiều lần sẽ bị đánh giá không hoàn thành công
việc cuối quý/ năm không được xét tăng lương, thưởng, nghiêm trọng mới
xem xét cho nghỉ việc. Điều này mang tính nhân văn của công ty nhưng lại
khiến cho nhân viên không biết sợ, đôi khi lợi dụng điều này để lấy cắp hàng.
Do đó, công ty nên có chế tài xử lý nghiêm hơn, ai làm thiếu hụt hàng trong
ca đó thì chịu hoàn toàn trách nhiệm bồi thường số hàng hụt đó, hoặc chia
đều giá trị số hàng thiếu cho tất cả người trong ca làm đó. Không ai muốn bị
trừ lương hay bỏ tiền túi ra bồi thường, có như vậy thì nhân viên không lơ là
hay có ý định gian dối, giám sát hay thủ kho sẽ cẩn thận soát xét hơn.

Hàng sai lệch trên hệ thống và tồn kho thực tế do bao bì tương tự nhau,
hàng xuất nhập theo mã vạch nhưng trong quá trình tác nghiệp nhân viên lấy
nhầm. Dẫn đến tồn kho sai trên hệ thống khiến bộ phận Sale lên kế hoạch sản
xuất sai theo làm lượng tồn kho tăng lên. Nên bố trí sắp xếp những mã có bao
bì tương tượng nhau ở hai khu vực hoàn toàn khác nhau, đồng thời yêu cầu
giám sát và các nhân viên tuân thủ nghiêm quy trình nghiệp vụ. Vấn đề này
hoàn toàn có thể khắc phục ngay được , chỉ cần bộ phận kho làm việc có tinh
thần trách nhiệm hơn. Kho trung tâm nên sắp xếp và tăng cường kiểm kê
luôn phiên hàng ngày để có thể phát hiện sớm hàng hóa thiếu hụt, nhầm lẫn
trong kho sau khi phát hàng cuối ngày.

Hàng bị xuống date do hàng tiêu thụ thấp (dự báo nhu cầu chưa chính xác),
khách thay đổi dòng sản phẩm khác so với đơn đặt hàng dẫn đến sản xuất
nhiều, tồn kho cao mà date sản phẩm có hạn (xuống date).Tồn kho lớn là một
rủi ro bởi lẽ nó là một loại đầu tư không được dùng để tạo ra các tài sản khác
hay cải thiện thành quả hoạt động của doanh nghiệp. Tồn kho khiến thiếu
diện tích chứa, làm cho vòng quay sản phẩm bị chậm, đọng vốn mà vốn đi
vay nên làm tăng chi phí trả lãi của doanh nghiệp. Đối với trường hợp hàng
xuống date, hoặc sắp hết date mặt hàng này không thể bán thương mại công
ty sẽ tiến hành cho nhân viên. Trong trường hợp tồn kho cao mà hàng có
nguy cơ bị xuống date, công ty sẽ xem xét và đưa ra chương trình khuyến
mại, chiết khấu vv .... Phương án cuối là hủy. Tình trạng này chỉ xảy ra trong
gia đoạn 2013- nửa đầu 2015.

Thiếu kho trong tương lai: Với tốc độ ngày càng gia tăng số lượng đàn bò
đồng nghĩa lượng sữa thu được trong tương lai cũng tăng lên. Không giống
như các ngành khác là có thể chủ động tính toán lượng hàng tồn kho tối ưu để
lên kế hoạch nhập nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm.

3.2.3 Tuyển chọn nhà thầu bốc xếp , vận tải.

❖ Nhà thầu bốc xếp: Ngày nay có rất nhiều loại hình dịch vụ tồn tại theo
hướng chuyên môn hóa, trên thị trường lao động cũng hình thành nhiều công
ty cung cấp dịch vụ bốc xếp đáp ứng nhu cầu bốc dỡ hàng hóa của các doanh
nghiệp. Loại hình lao động này không đòi hỏi trình độ cao mà chỉ cần có sức
khỏe tốt, nhanh nhẹn, chăm chỉ, họ làm việc thường không có kỷ luật, tính tự
do cá nhân cao. Cũng chính bởi trình độ thấp nên họ không nhận thức được
những tác động xấu có thể ảnh hưởng đến hàng hóa, khách hàng, doanh
nghiệp. Trong ngành Logistics vẫn tồn tại vấn đề công nhân bốc xếp quăng
quật hàng hóa, thẩm chí dẫm chân lên làm hàng hóa bị hỏng dò gỉ, móp méo
bao bì, bẩn bao bì ... để đòi tiền bồi dưỡng, điều làm thiệt hại kinh tế doanh
nghiệp. Chính vì lẽ đó việc tuyển chọn nhà thầu có năng lực, uy tín là rất
quan trọng, điều này phải ghi rõ trong nội dung hợp đồng để bên đối tác đưa
vào quy chế, có hình thức kỷ luật đối với công nhân nào vi phạm. Thực tế có
nhiều công ty không đưa vấn đề này vào hợp đồng.

❖ Nhà thầu vận tải: Nước ta có hơn 1.300 doanh nghiệp làm dịch vụ
Logistics trong đó 80% là doanh nghiệp nhỏ và vừa. Sự cạnh tranh giữa các
công ty rất gay gắt, lợi nhuận chỉ 20-25% không còn cao như thập kỷ trước
30-40%. Không khó để tìm được nhà thầu vận tải có năng lực và tài chính tốt.
Để hạn chế tình trạng cấu kết thông đồng giữa nhân viên kho - bốc xếp - vận
tải ăn cắp hàng, công ty Logistics SC cần tìm nhà thầu chuyên nghiệp, uy tín,
thực sự có năng lực một cách khách quan, có chế độ đãi ngộ tốt đối với
nguồn nhân lực phục vụ công tác vận chuyển, công việc của họ tương đối
căng thẳng cần độ tập trung cao, đảm bảo an toàn hàng hóa.

3.2.3. Phối hợp hoạt động Logistics giữa các phòng ban.

• Phòng quản lý kế hoạch sản xuất: Phòng quản lý kế hoạch sản xuất bao
gồm 10 nhân viên và 1 quản lý thuộc bộ phận quản lý sản xuất. Với nhiệm vụ
nhận đơn đặt hàng máy in của khách hàng, từ đó lên kế hoạch về số máy cần
sản xuất. Lập lên một danh sách chi tiết với các dòng sữa bán chạy, bán bình
thường và bán chậm, số lượng cần đạt được và thời gian dự kiến sản xuất
từng dòng sữa phối hợp với bộ phận bán hàng và kho để có chính sách tồn
kho hợp lý. Danh sách kế hoạch sản xuất này sẽ được chuyển đi cho các bộ
phận với những vai trò khác nhau.

• Bộ phận xử lý đơn hàng: Nhận đơn đặt hàng (PO) từ phòng sale trên hệ
thống SAP hoặc qua mail, Trên đơn đặt hàng sẽ bao gồm đầy đủ thông tin về
mã hàng, số lượng, giá, ngày giao hàng, địa điểm, điều kiện thanh toán, ...
Nhân viên điều phối có trách nhiệm cung cấp thông tin và giám sát theo dõi
nhà cung cấp giao hàng đúng thời gian và địa điểm quy định. Lập danh sách
lịch giao hàng của các nhà cung cấp theo ngày gửi xuống bộ phận kho nhập
có kèm số hóa đơn, giờ hàng đi. Kiểm tra chứng từ theo đúng quy trình để
đảm bảo chính xác về mặt giấy tờ, sau đó tải dữ liệu lên hệ thống để kho có
thể nắm được số lượng hàng.

• Bộ phận Sale: Dựa trên phân tích nhu cầu thị trường để đưa ra dự báo số
lượng hàng cần có cho từng loại sản phẩm được chính xác hơn cung cấp cho
phòng kế hoạch sản xuất. Phối hợp chặt chẽ với kho để nắm rõ lượng hàng
tồn cụ thể để cơ chính sách bán hàng phù hợp giải phóng hàng tồn càng
nhanh càng tốt. Vòng quay hàng tồn kho càng nhanh thì hiệu quả sử dụng
vốn của doanh nghiệp càng tốt, giúp giảm chi phí vốn vay tăng lợi nhuận .