‘ : VIAJES oli PN-PGAO5 | Edicién 02« . VIAJES joli 1, OBJETIVO Definir una politica con los lineamientos establecidos por la compaiiia Joli Foods S.AS para realizar viajes de trabajo con criterios de eficacia y eficiencia. 2. ALCANCE Aplica para todos aquellos colaboradores con cargos que requieran de desplazamientos a otras ciudades, ya sea por capacitacién, verificaciones de procesos, auditorias, vi ‘as a clientes, ventas entre otras. 3. LINEAMIENTOS DE LA POLITICA 31 32 33 3.4 35 36 Tener en cuenta la clasificacién de las estadias 3.1.1 Corta Estadia: Entre | y 5 noches 3.1.2 Larga Estadia: Mayor a 6 noches Todas las solicitudes relacionadas con reserva, expedicién y compra de fiquetes aéreos nacionales e internacionales y reservas hoteleras deberén tramitarse a través del Grea administrative. Esta politica de viaje es de obligatoria aplicacién para solicitar tiquetes aéreos y reservas hoteleras, cuando en cumplimiento de sus labores, el Personal de las compahias deba trasladarse a sitios diferentes de la sede habitual de trabajo. Asi mismo son aplicables en el caso de terceros invitados por la compafia. No se debe viajar en época de ferias salvo que sea autorizado por el Jefe Inmediato. Los viajes de uno o dos aias deben realizarse entre martes y jueves. Todos los viajes deber ser aprobados por Gerencia General. Se autorizan viajes fines de semana solo si el funcionario asume Ia totalidad de noches de estadia Las reservas de viojes dentro o fuera del pais se realizan en clase econémica. El recorride del viaje, las aerolineas y los hoteles seran elegides por el Grea administrativa basades en términos de eficiencia en costos. Solo para viajes internacionales esté autorizado el servicio de internet y roa Ming internacional.« . m VIAJES | joli 37 38 39 3.10 31 3.12 El alojamiento no incluye: Costos de minibar, items de aseo personal y propinas, el servicio de lavanderia se cubre Unicamente para largas estadias. Para todos los casos el alojamiento debe incluir el desayuno. La compaiiia ne asume ningun gasto correspondiente al fin de semana 0 dias adicionales en el pais o ciudad donde estuvo trabajando. Salvo que sea autorizado por la Gerencia General. La Compaiiia no reembolsaré a los empleados por articulos personales perdidos durante el viaje de trabajo. En los viajes que asistan colaborador - Jefe Inmediato siempre debe asumir los gastos el jefe inmediato. Cualauier aspecto no contemplado en esta politica, deberé ser aprobado por el Gerente General. 3.13 Solicitud de reservas Las solicitudes de viaje previamente deben ser autorizados por cada Jefe Directo y por el Gerente General. Los funcionarios deben solicitar los viajes con una anticipacién de 7 dias hdbiles para vigjes nacionales y 14 dias ndbiles para internacionales. La solicitud se debe realizar a través de la mesa de ayuda en el enlace http://mi,jolifoods.com:9004/ categoria administrativo- pestaria vioje y hotel, donde se deben diligenciar todos los campos requeridos, con el objetivo de iniciar la busqueda de tiquetes y hoteles. 3.14 Cancelacién o cambios en la reserva de tiquetes 3.14.1 Si por alguna circunstancia el colaborador no usa el tiquete, es responsabilidad del viajero informar al area de administrativa a la brevedad posible a fin de evitar penolidades y/o costos relacionados. La anulacién de un tiquete solo se podré realizar el mismo dia de la emisién, posterior a esto aplica reutilzacién o cobros por penalidades que seran asumidas por el empleado. 3.14.2 En caso de que Ia cancelacién del vigje se deba a una causa de fuerza mayor demostrable (cancelacién del evento, enfermedad, aeropuerto cerrado, etc), la compaiia asumird el valor de penalidad por cambio de fecha de viaje 0 cambio por nombre« BS coco joli del vigjero; en caso contrario, el viajero que originé la cancelacién del vioje serd responsable del pago de dicha penalidad. 3.14.3 En caso de cierre de aeropuerto o cancelacién del vuelo por la aerolinea el viajero debe comunicar inmediatamente al Grea administrativa de esta situacién, para las gestiones perlinentes. En caso de omisién de esta informacién y se genere penalidad esta debe ser asumida por el vigjero. 3.15 Alimentacién Los montos maximos autorizades para alimentacién son: 3.15.1 Viajes Nacionales: Desayuno: $ 15.000 incluido IVA y servicio (siempre que en el hotel no esté incluido o sea un viaje de un dia con salida por itinerario antes de 7 a.m.) } Almuerzo: $ 30.000 incluido IVA y servicio Comida: $ 25.000 incluido IVA y servicio (siempre que en el hotel no esté incluide o sea un viaje de un dia con regreso por itinerario después de las 8 p.m.) 3.15.2 Los cuales deben ser legalizados con las respectivas facturas que cumplan con los requisites contables exigidos porla compaiia. 3.15.3 Todo aquello que se consume fuera de lo autorizado por la compafiia debe ser asumido por el viajero. 3.15.4 Comidas por encima de estos montos [invitaciones, cenas y almuerzos con proveedores 0 clientes) debe ser aprobados por cada jefe. 3.15.5 Las bebidas aleohélicas no estan autorizadas en ningun caso. Salvo que sean autorizadas [invitaciones, cenas y almuerzos con proveedores o clientes) debe ser aprobados por cada jefe. 3.16 TRANSPORTEN-PGA-05 | Edicién 02 « . VIAJES jo i Los gastos de transporte hacia y desde el aeropuerto y los demés necesarios para el cumplimiento de la labor serén reconocidos por la Compaiia con la presentacién de la respectiva relacién de gastos. 3.17. Taxis El costo de los taxis deberd ser razonable el costo de vida de cada ciudad de vigje, siempre se tendré prioridad por tomar los taxis con los que la comparia tenga convenios. El servicio de taxi alquilado durante todo el dia esta autorizado para el equipo comercial. En el caso de Medellin se debe usar el servicio de transporte autorizado por el Grea Administrative, Para viajes del mismo dia se cubre el valor del dia del parqueadero en el aeropuerto. la legalizacién de gastos debe aparecer el costo de cada uno de los desplazamientos haciendo explicita la descripcién de cada uno de los trayectos. 3.18 Solicitud y legalizacién de anticipos de viajes 3.18.1 Las personas que no cuentan con tarjeta de crédito corporativa deben solicitar el anticipo de gastos de viaje a través del formate FR-PGF-04 Solicitud de Anticipos basado en las tarifas establecidas en Ia presente politica. Este formato se debe entregar en Tesoreria con dos dias de anticipacién. 3.18.2 La legalizacién del anticipo debe realizarse a través del formato FR- PGF-05 Legalizacién de Anticipos, debe entregarse a Tesoreria durante los siguientes 3 dias hébiles, de lo contrario se procede con el cobro respective de gastos de viaje mediante deducciones de némina 3.18.3 El jefe inmediato puede realizar lo aprobacién de la legalizacién a través de correo electrénico.VIAJES joli 3.18.4 El Grea financiera vaidara el cumpimiento de los montos para ejercer control y procederé a realizar el descuento de los excedentes que sobrepasen los valores autorizados en la némina de los funcionarios. 4. ACTUALIZACIONES Fecha Descripcion Responsable mayo de| . Tefe de gestién humana Primera emisi6n del documento ce 2020 Administrative mayo de 2001 Actualizacién Firmas Generalista Administracién