Chapter 13

The Expenditure Cycle : Purchasing to Cash Disbursements

Basic Expenditure Cycle Activities

Order materials, Receive materials, Approve supplier Cash

supplies, and services supplies, and Services (vendor) invoice disbursement
‫اعتماد فاتورة) المورد (البائع استالم المواد واإلمدادات والخدمات طلب المواد واإلمدادات والخدمات‬ ‫الصرف النقدي‬

Key decisions
What is the optimal level of inventory?
Which suppliers provide the best quality at the best price?
How can IT be used to improve efficiency and accuracy of
logistics?
How can we take advantage of vendor discounts?
How can we maximize cash flow?
‫ما هو المستوى األمثل للمخزون؟‬
‫أي الموردين يقدمون أفضل جودة بأفضل سعر؟‬
‫كيف يمكن استخدام تكنولوجيا المعلومات لتحسين كفاءة ودقة‬
‫الخدمات اللوجستية؟‬
‫كيف يمكننا االستفادة من خصومات البائعين؟‬
‫كيف يمكننا تعظيم التدفق النقدي؟‬

Expenditure Cycle : A recurring set of business activities and related data processing
operations associated with the purchase of and payment for goods and services
‫مجموعة متكررة من األنشطة التجارية وعمليات معالجة البيانات ذات الصلة المرتبطة بشراء ودفع السلع والخدمات‬: ‫دورة النفقات‬

Expenditure Cycle Business Activities

Four basic business activities in the expenditure cycle:

1- Ordering goods, supplies, and services ‫طلب البضائع والتوريدات والخدمات‬
2- Receiving and storing goods, supplies, and ‫استالم وتخزين البضائع والمستلزمات والخدمات‬
services.
3- Approving supplier invoices. ‫اعتماد فواتير الموردين‬
4- Paying for goods, supplies, and services ‫دفع ثمن البضائع والتوريدات والخدمات‬

1|Page
 Expenditure Cycle Information Needs

The following information is needed for the following operational tasks in the expenditure
cycle:
‫المعلومات التالية مطلوبة للمهام التشغيلية التالية في دورة اإلنفاق‬

1- Determine when and how much additional inventory to ‫تحديد وقت وكم المخزون اإلضافي المطلوب‬
order
2-Select the appropriate suppliers from whom to order ‫تحديد الموردين المناسبين الذين تطلب منهم‬
3- Verify the accuracy of vendor invoices. ‫التحقق من صحة فواتير البائعين‬
4- Decide if purchase discounts should be taken. ‫قرر ما إذا كان يجب أخذ خصومات على الشراء‬
5- Monitor cash flow needs to pay outstanding obligations ‫مراقبة التدفق النقدي لسداد االلتزامات المستحقة‬
.

The AIS needs to provide information to evaluate the following:

1. Purchasing efficiency and effectiveness ‫كفاءة وفاعلية الشراء‬
2. Supplier performance ‫أداء الموردين‬
3. Time taken to move goods from receiving to ‫الوقت المستغرق لنقل البضائع من االستالم إلى اإلنتاج‬
production
4. Percent of purchase discounts taken ‫النسبة المئوية لخصومات الشراء المأخوذة‬

Notice that these decisions require both financial and operating data.
‫الحظ أن هذه القرارات تتطلب بيانات مالية وتشغيلية‬

Because inventory represents a sizable investment of working capital, reports that

help manage inventory are especially valuable. A key inventory measure is the
inventory turnover
‫مقياس المخزون‬. ‫ فإن التقارير التي تساعد في إدارة المخزون تكون ذات قيمة خاصة‬، ‫كبيرا لرأس المال العامل‬
ً ‫استثمارا‬
ً ‫نظرا ألن المخزون يمثل‬
ً
‫الرئيسي هو دوران المخزون‬

Control Objectives

In the expenditure cycle (or any cycle), a well-designed AIS should provide adequate controls
to ensure that the following objectives are met:
‫ المصمم جيدًا ضوابط كافية لضمان تلبية األهداف التالية‬AIS ‫ يجب أن يوفر نظام‬، )‫في دورة اإلنفاق (أو أي دورة‬

2|Page
1.All transactions are properly authorized.
2. All recorded transactions are valid
3. All valid and authorized transactions are
recorded.
4. All transactions are recorded accurately.
5. Assets are safeguarded from loss or
theft.
6. Business activities are performed efficiently and effectively.
7. The company is in compliance with all applicable laws and
regulations.
8. All disclosures are full and fair.
.‫جميع المعامالت المصرح بها بشكل صحيح‬.1
‫ جميع المعامالت المسجلة صالحة‬.2
‫ يتم تسجيل جميع المعامالت الصحيحة والمصرح‬.3
.‫بها‬
.‫ يتم تسجيل جميع المعامالت بدقة‬.4
.‫ األصول مصونة من الضياع أو السرقة‬.5
.‫ يتم تنفيذ األنشطة التجارية بكفاءة وفعالية‬.6
.‫ الشركة ملتزمة بكافة القوانين واللوائح المعمول بها‬.7
.‫ جميع اإلفصاحات كاملة وعادلة‬.8

General Threats and Controls

Threats
1. Inaccurate or invalid master data
2. Unauthorized disclosure ofsensitive
information
3. Loss or destruction of data
4. Poor performance
Control
1 a. Data processing integrity controls
‫ضوابط سالمة معالجة البيانات‬.‫أ‬
b. Restriction of access to master data
‫ تقييد الوصول إلى البيانات الرئيسية‬.‫ب‬
c. Review of all changes to master data
‫ مراجعة جميع التغييرات على البيانات الرئيسية‬.‫ج‬
2 a. Access controls --b. Encryption
‫ التشفير‬.‫ ب‬- ‫ ضوابط الوصول‬.‫أ‬
3. Backup and disaster recovery procedures
‫إجراءات النسخ االحتياطي والتعافي من الكوارث‬
4. Managerial reports ‫التقارير االدارية‬

Order Goods (Materials/Supplies) or Services Processing Steps

❖ Identify what, when, and how much to purchase –Source document: purchase
requisition
‫ طلب الشراء‬:‫ المستند المصدر‬- ‫حدد ماذا ومتى وكم يجب شراؤه‬
❖ Choose a supplier –Source document: purchase order
‫ أمر الشراء‬:‫ مستند المصدر‬- ‫اختر موردًا‬

Order Goods

The first major business activity in the expenditure cycle is ordering inventory or supplies
‫أول نشاط تجاري رئيسي في دورة اإلنفاق هو طلب المخزون أو اإلمدادات‬

3|Page
Key decisions in this process involve identifying what, when, and how much to purchase and
from whom. Weaknesses in inventory control can create significant problems with this
process :
‫ يمكن أن تخلق نقاط الضعف في مراقبة المخزون‬.‫تتضمن القرارات الرئيسية في هذه العملية تحديد ماذا ومتى ومقدار الشراء ومن من‬
‫مشاكل كبيرة في هذه العملية‬
1-Inaccurate inventory records.
‫عدم دقة سجالت الجرد‬
2- Inventory shorts resulting in production delays caused by late delivery or substandard
components delivered.
‫نقص في المخزون ينتج عنه تأخيرات في اإلنتاج بسبب تأخر التسليم أو تسليم مكونات دون المستوى المطلوب‬

Identifying What, When, and How Much to Purchase

Alternative Inventory Control Methods ‫طرق مراقبة المخزون البديلة‬

One of the key factors affecting the ordering process is the inventory control method to be
used. ‫أحد العوامل الرئيسية التي تؤثر على عملية الطلب هو طريقة مراقبة المخزون التي سيتم استخدامها‬

We will consider three alternate approaches to inventory control: Economic order

quantity (EOQ); just-in-time inventory (JIT); and materials requirements planning
(MRP).
‫) ؛ وتخطيط متطلبات المواد‬JIT( ‫) ؛ جرد في الوقت المناسب‬EOQ( ‫ كمية األمر االقتصادي‬:‫سننظر في ثالث طرق بديلة لمراقبة المخزون‬
.)MRP(

Economic order quantity (EOQ) approach

EOQ is the traditional approach to managing inventory. The goal is to maintain enough
stock so that production does not get nterrupted
‫ الهدف هو الحفاظ على مخزون كافٍ حتى ال ينقطع اإلنتاج‬.‫ هو النهج التقليدي إلدارة المخزون‬EOQ

An optimal order size is calculated by minimizing the sum of ordering costs, carrying costs,
and stock-out costs.
.‫يتم حساب حجم األمر األمثل عن طريق تقليل مجموع تكاليف الطلب وتكاليف النقل وتكاليف المخزون‬

A reorder point is also calculated. ‫يتم أيضًا حساب نقطة إعادة الترتيب‬

Economic order quantity (EOQ) - The optimal order size to minimize the sum of
ordering, carrying, and stock-out costs.
.‫ والمخزون‬، ‫ والحمل‬، ‫ الحجم األمثل لألمر لتقليل مجموع تكاليف الطلب‬- )EOQ( ‫كمية األمر االقتصادي‬
4|Page
1-Ordering costs include all expenses associated
with processing purchase transaction.
2- Carrying costs are those associated with holding
inventory.
3-Stockout costs are those cost that result from
inventory shortages, such as lost sales or production
delays.
4-The reorder point is when to order based on
delivery time and safety stock levels.
5-Optimal order size
‫ تشمل تكاليف الطلب جميع المصاريف المرتبطة‬-1
‫بمعالجة معاملة الشراء‬
.‫ تكاليف الحمل هي تلك المتعلقة بحيازة المخزون‬-2
‫ تكاليف المخزون هي تلك التكلفة التي تنتج عن نقص‬- 3
.‫ مثل ضياع المبيعات أو تأخير اإلنتاج‬، ‫المخزون‬
‫نقطة إعادة الطلب هي وقت الطلب بنا ًء على وقت التسليم‬-4
.‫ومستويات المخزون اآلمن‬
‫حجم الطلب األمثل‬-5

The reorder point

Reorder point - Specifies the level to which the inventory balance of an item must fall
before an order to replenish stock is initiated.
‫ تحدد المستوى الذي يجب أن ينخفض إليه رصيد المخزون ألحد األصناف قبل بدء أمر تجديد المخزون‬- ‫نقطة إعادة الطلب‬

Materials requirement planning (MRP)

Materials requirement planning (MRP) seeks to reduce inventory levels by improving

the accuracy of forecasting techniques to better schedule purchases to satisfy
production needs. This schedule identifies the quantities of raw materials, parts, and
supplies needed in production and the point in time when they will be needed.
‫( إلى تقليل مستويات المخزون من خالل تحسين دقة تقنيات التنبؤ لجدولة عمليات الشراء بشكل أفضل لتلبية‬MRP) ‫يسعى تخطيط متطلبات المواد‬
.‫ يحدد هذا الجدول كميات المواد الخام واألجزاء واإلمدادات الالزمة في اإلنتاج والنقطة الزمنية التي ستكون فيها مطلوبة‬.‫احتياجات اإلنتاج‬

Just-in-time (JIT)

Just-in-time (JIT) systems attempt to minimize, if not totally eliminate, carrying inventory
by purchasing and producing goods in response to actual sales. These systems have frequent,
small deliveries of materials, parts, and supplies directly to the location where production
.will occur
‫ من حمل المخزون عن طريق شراء وإنتاج البضائع استجابةً للمبيعات‬، ‫ إن لم يكن التخلص تما ًما‬، ‫ تقليل‬Just-in-time (JIT) ‫تحاول أنظمة‬
.‫ تحتوي هذه األنظمة على شحنات متكررة وصغيرة من المواد واألجزاء واإلمدادات مباشرة إلى الموقع الذي سيحدث فيه اإلنتاج‬.‫الفعلية‬

A major difference between MRP and JIT is the production scheduling.

5|Page
 .‫ هو جدولة اإلنتاج‬JIT ‫ و‬MRP ‫أحد االختالفات الرئيسية بين‬
MRP systems schedule production to meet forecasted sales; thereby creating a stock of
finished goods inventory.

.‫ بجدولة اإلنتاج لتلبية المبيعات المتوقعة ؛ وبالتالي إنشاء مخزون من مخزون البضائع الجاهزة‬MRP ‫تقوم أنظمة‬

JIT systems schedule production in response to customer demands; thereby virtually

eliminating finished goods inventory.

.‫ بجدولة اإلنتاج استجابة لمتطلبات العمالء ؛ وبالتالي القضاء فعليًا على مخزون البضائع الجاهزة‬JIT ‫تقوم أنظمة‬

Purchase Requests

Whatever the inventory control system, the order processing typically begins with a
purchase request followed by the generation of a purchase order. The purchase
requisition is triggered by the inventory control function or an employee noticing a
shortage. Advanced inventory control systems automatically initiate purchase requests
when quantity falls below the reorder point.
‫ يتم تشغيل طلب الشراء بواسطة وظيفة‬.‫ تبدأ معالجة األمر عادةً بطلب شراء متبوعًا بإنشاء أمر شراء‬، ‫مهما كان نظام مراقبة المخزون‬
‫ تبدأ أنظمة التحكم في المخزون المتقدمة طلبات الشراء تلقائيًا عندما تنخفض الكمية عن نقطة‬.‫صا‬
ً ‫مراقبة المخزون أو يالحظ الموظف نق‬
‫إعادة الطلب‬

purchase requisition

The purchase requisition is a paper or electronic form that identifies who is requesting the
goods; where they should be delivered; when they’re needed; item numbers, descriptions,
quantities, and prices; a suggested supplier; and the department number and account
number to be charged.
‫طلب الشراء عبارة عن نموذج ورقي أو إلكتروني يحدد من يطلب البضائع ؛ حيث ينبغي تسليمها ؛ عندما تكون هناك حاجة إليها ؛ أرقام‬
‫األصناف واألوصاف والكميات واألسعار ؛ مورد مقترح ورقم القسم ورقم الحساب المراد محاسبته‬
The purchase requisition is received by a purchasing agent in the purchasing
department, who typically performs the purchasing activity. The purchase requisition is
a document, or electronic form, that identifies the requisitioned; specifies the delivery
location and date needed; identifies the item numbers, descriptions, quantity, and price of
each item requested; and may suggest a supplier
6|Page
 ‫ طلب الشراء هو مستند أو نموذج‬.‫ والذي يقوم عادة بنشاط الشراء‬، ‫يتم استالم طلب الشراء من قبل وكيل المشتريات في قسم المشتريات‬
‫إلكتروني يحدد المطلوب ؛ يحدد مكان التسليم والتاريخ المطلوب ؛ يحدد أرقام األصناف واألوصاف والكمية والسعر لكل عنصر مطلوب ؛‬
‫وقد يقترح مورد‬

Generating Purchase Orders

A crucial decision is the selection of supplier for inventory items. Several factors should be
considered in making this decision: 1-Price 2- Quality of materials 3- Dependability in
making deliveries
‫ الموثوقية في‬-3 ‫ جودة المواد‬-2 ‫ السعر‬-1 :‫ يجب أخذ عدة عوامل في االعتبار عند اتخاذ هذا القرار‬.‫القرار الحاسم هو اختيار المورد لبنود المخزون‬
‫التسليم‬

Once a supplier has been selected for a product, their identity should become part of the
product inventory master file. It’s important to track and periodically evaluate supplier
performance. The purchasing function should be evaluated and rewarded based on how well
it minimizes total costs, not just the costs of purchasing the goods.
‫ من المهم تتبع أداء الموردين وتقييمه بشكل‬.‫ يجب أن تصبح هويته جز ًءا من الملف الرئيسي لجرد المنتج‬، ‫بمجرد اختيار مورد لمنتج ما‬
‫ وليس فقط تكاليف شراء البضائع‬، ‫ يجب تقييم وظيفة الشراء ومكافأتها بنا ًء على مدى نجاحها في تقليل إجمالي التكاليف‬.‫دوري‬
A purchase order (PO) is a document or electronic form that formally requests a supplier
to sell and deliver specified products at specified prices. The PO is both a contract and a
promise to pay. Multiple purchase orders may be completed for one purchase requisition if
multiple vendors will fill the request.
‫ أمر الشراء هو عقد‬.‫( هو مستند أو نموذج إلكتروني يطلب رسميًا من المورد بيع وتسليم منتجات محددة بأسعار محددة‬PO) ‫أمر الشراء‬
.‫ قد يت م إكمال أوامر الشراء المتعددة لطلب شراء واحد إذا كان هناك بائعون متعددون سيقومون بملء الطلب‬.‫ووعد بالدفع في نفس الوقت‬
A blanket purchase order or blanket order is a commitment to buy specified items at
specified prices from a particular supplier for a set time period.
‫أمر الشراء الشامل أو الطلب الشامل هو التزام بشراء عناصر محددة بأسعار محددة من مورد معين لفترة زمنية محددة‬

Improving Efficiency and Effectiveness

The major cost driver is the number of purchase orders processed

Using EDI is one way to improve the purchasing process. EDI reduces costs by
eliminating the clerical work associated with printing and mailing paper documents.
‫ يقلل التبادل اإللكتروني للبيانات من التكاليف عن طريق القضاء على‬.‫يعد استخدام التبادل اإللكتروني للبيانات طريقة واحدة لتحسين عملية الشراء‬
‫األعمال الكتابية المرتبطة بطباعة المستندات الورقية وإرسالها بالبريد‬

7|Page
The time between recognizing the need to reorder an item and subsequently receiving
it also is reduced.
‫يتم أيضًا تقليل الوقت بين االعتراف بالحاجة إلى إعادة ترتيب عنصر ما واستالمه الحقًا‬

Vendor-managed inventory programs

Vendor-managed inventory programs (VMI) provide another means of reducing purchase and
inventory costs.
.‫) وسيلة أخرى لتقليل تكاليف الشراء والمخزون‬VMI( ‫توفر برامج المخزون التي يديرها البائع‬
Vendor-managed inventory essentially outsources much of the inventory control and
purchasing.
.‫يقوم المخزون الذي يديره البائع بشكل أساسي باالستعانة بمصادر خارجية للكثير من عمليات مراقبة المخزون والشراء‬
Suppliers are given access to point-of-sales and inventory data and are authorized to
automatically replenish inventory.
.‫يُمنح الموردون الوصول إلى بيانات نقاط البيع والمخزون ويُسمح لهم بتجديد المخزون تلقائيًا‬
For example, Walmart uses vendor management systems with their vendors (e.g., Proctor &
Gamble) to make sure that the store shelves are well-stocked.
‫) للتأكد من أن‬Proctor & Gamble ، ‫ أنظمة إدارة البائعين مع البائعين (على سبيل المثال‬Walmart ‫ يستخدم‬، ‫على سبيل المثال‬
.‫أرفف المتجر جيدة التجهيز‬
Reverse auctions provide another technique to reduce purchasing-related expenses. In
reverse auctions, suppliers compete with one another to need demand at the lowest price.
‫ يتنافس الموردون مع بعضهم البعض‬، ‫ في المزادات العكسية‬.‫توفر المزادات العكسية تقنية أخرى لتقليل النفقات المتعلقة بالشراء‬
.‫للحصول على الطلب بأقل سعر‬
One other way to reduce purchasing-related costs is to conduct a pre-award audit, normally
involving large purchases that involve bids.
‫ والذي يتضمن عادةً عمليات شراء كبيرة‬، ‫تتمثل إحدى الطرق األخرى لتقليل التكاليف المتعلقة بالشراء في إجراء تدقيق ما قبل منح العقد‬
.‫تتضمن عطاءات‬

The internal auditor verifies the accuracy of the bids.

.‫يتحقق المدقق الداخلي من دقة العطاءات‬
kickbacks : Gifts given by suppliers to purchasing agents for the purpose of influencing
their choice of suppliers
‫ الهدايا التي يقدمها الموردون إلى وكالء الشراء بغرض التأثير على اختيارهم للموردين‬:‫العموالت‬

8|Page
 Ordering Goods/Services

Threats Controls
1. Stock-outs and excess inventory 1 a. Perpetual inventory system
‫ نفاد المخزون والمخزون الزائد‬b. Bar-coding, RFID c. Periodic physical counts

‫ التعداد الجسدي‬.‫ ج‬RFID ، ‫ الترميز الشريطي‬.‫ نظام الجرد الدائم ب‬.‫أ‬

‫الدوري‬
2. Purchasing items not needed 2 a. Perpetual inventory systems
b. Review and approval of purchase requisitions
‫ شراء عناصر غير مطلوبة‬c. Centralized purchasing

‫ الشراء المركزي‬.‫ مراجعة واعتماد طلبات الشراء ج‬.‫ أنظمة الجرد الدائم ب‬.‫أ‬
3. Purchasing items at inflated prices 3 a. Price lists b. Competitive bids c. Review
‫ شراء سلع بأسعار متضخمة‬purchase orders
‫ مراجعة أوامر الشراء‬.‫ العطاءات التنافسية ج‬.‫ قوائم األسعار ب‬.‫أ‬
4. Purchasing goods of poor quality 4 a. Use approved suppliers
b. review and approve purchases from new suppliers
c. Monitor product quality by supplier
‫ شراء سلع ذات نوعية رديئة‬d. hold purchasing managers responsible for rework
and scrap cost

‫ مراجعة واعتماد المشتريات من الموردين الجدد‬.‫ استخدام الموردين المعتمدين ب‬.‫أ‬

‫ اجعل مديري المشتريات مسؤولين عن تكلفة‬.‫ مراقبة جودة المنتج من قبل المورد د‬.‫ج‬
‫إعادة العمل والخردة‬
5. Unreliable suppliers 5 a. Monitor supplier performance
‫ الموردين غير الموثوق بهم‬b. Require quality certification
‫ طلب شهادة الجودة‬.‫ مراقبة أداء الموردين ب‬.‫أ‬
6. Purchasing from unauthorized 6 a. Purchase from approved suppliers
suppliers b. Review approval from purchases of new suppliers c.
‫ الشراء من الموردين غير المصرح لهم‬EDI specific controls
‫ مراجعة الموافقة على مشتريات الموردين الجدد‬.‫ الشراء من الموردين المعتمدين ب‬.‫أ‬
‫ ضوابط التبادل اإللكتروني للبيانات المحددة‬.‫ج‬
7. Kickbacks 7 a. Supplier audits b. Prohibit gifts
c. Job rotation & mandatory vacations
‫ العموالت‬d. Required disclosure of financial and personal
interests in suppliers
.‫ التدوير الوظيفي واإلجازات اإللزامية د‬.‫ الهدايا المحظورة ج‬.‫ تدقيقات المورد ب‬.‫أ‬
‫مطلوب اإلفصاح عن المصالح المالية والشخصية للموردين‬

Receiving Process

9|Page
Goods arrive
– Verify goods ordered against the purchase rder (what, how much, quality)

– Source document: receiving report

Receiving and Storing Goods

The receiving department accepts deliveries from suppliers. The receiving department
normally reports to the warehouse manager, who reports to vice president of
manufacturing. The inventory stores department, which also reports to the warehouse
manager, is responsible for the storage of the goods.
‫ قسم مخازن‬.‫ الذي يقدم تقاريره إلى نائب رئيس التصنيع‬، ‫ عادة ً ما يتبع قسم االستالم مدير المستودع‬.‫يقبل قسم االستالم عمليات التسليم من الموردين‬
‫ مسؤول عن تخزين البضائع‬، ‫ والذي يقدم تقاريره أيضًا إلى مدير المستودع‬، ‫المخزون‬

The receipt of goods must be communicated to the inventory control function to update
inventory records.
‫يجب إرسال استالم البضائع إلى وظيفة مراقبة المخزون لتحديث سجالت المخزون‬

Debit memo - A document used to record a reduction to the balance due to a supplier
‫ وثيقة تستخدم لتسجيل التخفيض في الرصيد المستحق للمورد‬- ‫مذكرة الخصم‬
The two major responsibilities of the receiving department are deciding whether to accept
delivery (based on whether there is a valid purchase order) and verifying the quantity and
quality of delivered goods.
‫تتمثل المسؤوليات الرئيسية لقسم االستالم في تحديد ما إذا كان سيتم قبول التسليم (بنا ًء على ما إذا كان هناك أمر شراء صال ًحا) والتحقق من كمية‬
‫ونوعية البضائع المسلمة‬

Verifying the quantity of delivered goods is important so the company pays only for goods
received and inventory records are updated accurately. The receiving report, is the
primary document used in this process. The receiving report includes the date received,
shipper, supplier, and purchase order number. For each item received, it shows the item
number, description, unit of measure, and quantity. It also provides space for signature and
comments by the person who receives and inspects the goods
، ‫ تقرير االستالم‬.‫ لذا تدفع الشركة فقط مقابل البضائع المستلمة ويتم تحديث سجالت المخزون بدقة‬، ‫أمرا مه ًما‬
ً ‫يعد التحقق من كمية البضائع المسلمة‬
، ‫ لكل عنصر تم استالمه‬.‫ يتضمن تقرير االستالم تاريخ االستالم والشاحن والمورد ورقم أمر الشراء‬.‫هو المستند األساسي المستخدم في هذه العملية‬
‫ كما أنه يوفر مساحة للتوقيع والتعليقات من قبل الشخص الذي يستلم البضائع ويفحصها‬.‫يعرض رقم الصنف والوصف ووحدة القياس والكمية‬

A receiving report is not typically used for receipt of services. Receipt of services is typically
documented by supervisory approval of the supplier’s invoice.
‫ عادة ً ما يتم توثيق استالم الخدمات من خالل الموافقة اإلشرافية على فاتورة المورد‬.‫ال يتم استخدام تقرير االستالم عادة ً الستالم الخدمات‬

10 | P a g e
When goods arrive, a receiving clerk compares the PO number on the packing slip with the
open PO file to verify the goods were ordered. The receiving clerk counts the goods and
examines them for damage before routing to the warehouse or factory.
.‫ يقوم موظف االستالم بمقارنة رقم أمر الشراء الموجود في إيصال التعبئة بملف أمر الشراء المفتوح للتحقق من طلب البضائع‬، ‫عند وصول البضائع‬
‫يقوم كاتب االستالم بحساب البضائع وفحصها بحثًا عن التلف قبل توجيهها إلى المستودع أو المصنع‬

Three possible exceptions to this process are: ‫ثالثة استثناءات محتملة لهذه العملية هي‬

1- Receiving a quantity of goods different from the amount ordered.

.‫استالم كمية من البضائع تختلف عن الكمية المطلوبة‬
2- Receiving damaged goods . ‫استالم البضائع التالفة‬
3- Receiving goods of inferior quality that fail inspection. ‫استالم بضائع ذات جودة متدنية تفشل في المعاينة‬

In all three cases, the purchasing department must resolve the situation with the supplier.
.‫ يجب على قسم المشتريات حل الموقف مع المورد‬، ‫في جميع الحاالت الثالث‬
In the case of damaged or poor quality goods, a debit memo is prepared after the supplier agrees to
take back the goods or grant a price reduction.
.‫ يتم إعداد مذكرة الخصم بعد موافقة المورد على استعادة البضائع أو منح تخفيض السعر‬، ‫في حالة البضائع التالفة أو ذات الجودة الرديئة‬

Improve Efficiency and Effectiveness

One way to improve the efficiency of the receiving process is to require suppliers to bar code
their products.
.‫تتمثل إحدى طرق تحسين كفاءة عملية االستالم في مطالبة الموردين بوضع رمز شريطي لمنتجاتهم‬

Bar-coding enables receiving clerks to scan in the product number, description, and
quantity of all items received, eliminating data errors.

.‫ مما يلغي أخطاء البيانات‬، ‫يتيح الترميز الشريطي لموظفي االستالم مسح رقم المنتج ووصف وكمية جميع العناصر المستلمة‬

Radio frequency identification (RFID) tags are attached to each crate of goods and emit
a signal that a receiving unit embedded in the gates near a company’s warehouse unit can
read.
‫) بكل صندوق من البضائع وتنبعث منها إشارة يمكن لوحدة االستقبال المدمجة في البوابات القريبة‬RFID( ‫يتم إرفاق عالمات تعريف التردد الالسلكي‬
.‫من وحدة مستودع الشركة قراءتها‬

EDI and satellite technology provide another way to improve the efficiency of inbound
logistics.
.‫توفر تقنية التبادل اإللكتروني للبيانات واألقمار الصناعية طريقة أخرى لتحسين كفاءة الخدمات اللوجستية الواردة‬

EDI advance shipping notices inform companies when products have been shipped .

11 | P a g e
 .‫تُبلغ إشعارات الشحن المسبقة في التبادل اإللكتروني للبيانات الشركات عندما يتم شحن المنتجات‬

Finally, audits may identify opportunities to cut freight costs. For example, many companies
have negotiated significant savings with specific carriers .
‫ تفاوضت العديد من الشركات على تحقيق وفورات كبيرة مع‬، ‫ على سبيل المثال‬.‫صا لخفض تكاليف الشحن‬
ً ‫ قد تحدد عمليات التدقيق فر‬، ‫أخيرا‬
ً
.‫شركات نقل محددة‬

Receive and Store Goods

The primary objectives of this process are to verify the receipt of ordered inventory and
safeguard the inventor against loss or thef
‫تتمثل األهد اف األساسية لهذه العملية في التحقق من استالم المخزون المطلوب وحماية المخترع من الضياع أو السرقة‬

Threats Controls
1. Accepting unordered items 1 A. Authorized purchase orders needed before
‫ قبول العناصر غير المرتبة‬receiving goods
‫ أوامر الشراء المصرح بها مطلوبة قبل استالم البضائع‬.‫أ‬
2. Mistakes in counting 2 A. Bar codes or RFID B. Receiving employees
sign receiving report
‫ أخطاء في العد‬C. Do not inform receiving of quantity ordered

‫ الموظفون المستلمون يوقعون على تقرير‬.‫ ب‬RFID ‫ الباركود أو‬.‫أ‬

‫االستالم‬
‫ ال تبلغ استالم الكمية المطلوبة‬.C
3. Verifying receipt of services 3 A. Budget controls and audits
‫التحقق من استالم الخدمات‬ ‫ضوابط الميزانية والتدقيق‬
4. Inventory theft 4 A. Restrict physical access to inventory B.
‫ سرقة المخزون‬Document all inventory transfers C. Segregate
custody vs. receiving of inventory

‫ توثيق جميع عمليات نقل‬.‫ تقييد الوصول المادي إلى المخزون ب‬.‫أ‬
‫ فصل الوصاية مقابل استالم المخزون‬.‫ ج‬.‫المخزون‬

Approve Supplier Invoice and Cash Disbursements

❖ Match the supplier invoice to: – Purchase order – Receiving report

❖ supplier invoice + purchase order + receiving report = voucher
• Approve supplier invoice for payment – Source document: disbursement voucher
• Pay vendor

12 | P a g e
 Approve Vendor Invoices for Payment

Approval of vendor invoices is done by the accounts payable department, which reports to the
controller. The legal obligation to pay arises when goods are received; but most companies
pay only after receiving and approving the invoice. This timing difference may necessitate
adjusting entries at the end of a fiscal period.
‫ ينشأ االلتزام القانوني بالدفع عند استالم البضائع ؛ لكن‬.‫ والذي يقدم تقاريره إلى المراقب‬، ‫تتم الموافقة على فواتير البائع من قبل قسم الحسابات الدائنة‬
‫ قد يتطلب اختالف التوقيت هذا تعديل اإلدخاالت في نهاية الفترة المالية‬.‫معظم الشركات ال تدفع إال بعد استالم الفاتورة والموافقة عليها‬

The objective of accounts payable is to authorize payment only for goods and services that
were ordered and actuallyreceived. This requires information from purchasing about the
existence of a valid purchase order and from receiving for a report that goods were received.
‫ يتطلب هذا معلومات من الشراء حول وجود أمر‬.‫الهدف من الحسابات الدائنة هو السماح بالدفع فقط للسلع والخدمات التي تم طلبها واستالمها بالفعل‬
‫شراء صالح ومن استالم تقرير عن استالم البضائع‬

voucher package - The set of documents used to authorize payment to a supplier. It

consists of a purchase order, receiving report, and supplier invoice.
‫ يتكون من أمر الشراء وتقرير االستالم وفاتورة المورد‬.‫ مجموعة المستندات المستخدمة للسماح بالدفع ألحد الموردين‬- ‫حزمة اإليصال‬

Non-voucher system - A method for processing accounts payable in which each approved
invoice is posted to individual supplier records in the accounts payable file and is then stored
in an open invoice file. Contrast with voucher system
‫ طريقة لمعالجة الحسابات الدائنة حيث يتم ترحيل كل فاتورة معتمدة إلى سجالت الموردين الفرديين في ملف الحسابات الدائنة ثم يتم‬- ‫نظام بدون قسيمة‬
‫ على النقيض من نظام القسيمة‬.‫تخزينها في ملف فاتورة مفتوح‬

processing vendor invoices

There are two basic approaches to processing vendor invoices:

:‫هناك طريقتان أساسيتان لمعالجة فواتير البائع‬

1- Non-voucher system—Each approved invoice is posted in the supplier’s records in

accounts payable, filed, and is then stored in an open invoice file.
.‫ ثم يتم تخزينها في ملف فاتورة مفتوح‬، ‫ وحفظها‬، ‫ يتم ترحيل كل فاتورة معتمدة في سجالت المورد في حسابات الدفع‬- ‫ نظام بدون قسيمة‬-1

When a check is written, the invoice is removed from the open invoice file, marked “paid”
and then stored in a paid invoice file. Marking ―paid‖ on the invoice is an act known as
―cancelling the invoice‖ so the invoice cannot be paid twice.

13 | P a g e
 "‫ وضع عالمة "مدفوع‬.‫ ووضع عالمة "مدفوعة" ثم تخزينها في ملف فاتورة مدفوعة‬، ‫ يتم إزالة الفاتورة من ملف الفاتورة المفتوح‬، ‫عند كتابة الشيك‬
.‫على الفاتورة هو عمل يُعرف باسم "إلغاء الفاتورة" بحيث ال يمكن دفع الفاتورة مرتين‬

2- Voucher system—A disbursement voucher is also prepared which identifies the

supplier, lists outstanding invoices, and net amount to be paid after discounts and
allowances. The disbursement voucher effectively shows which accounts will be debited and
credited, along with the account numbers.
.‫ والمبلغ الصافي الذي يتعين دفعه بعد الخصومات والبدالت‬، ‫ وتسرد الفواتير المعلقة‬، ‫ يتم أيضًا إعداد قسيمة الصرف التي تحدد المورد‬- ‫نظام القسيمة‬
‫ جنبًا إلى جنب مع أرقام الحسابات‬، ‫توضح قسيمة الصرف بشكل فعال الحسابات التي سيتم الخصم منها وقيدها‬

Advantages of disbursement vouchers

There are three advantages for using disbursement vouchers:

1- Several invoices may be paid at once (reducing number of checks).

)‫يمكن دفع عدة فواتير دفعة واحدة (تقليل عدد الشيكات‬

2- Vouchers can be prenumbered, which simplifies tracking all payables.

‫ مما يبسط تتبع جميع المدفوعات‬، ‫يمكن ترقيم القسائم مسبقًا‬

3- The voucher provides a record that a vendor invoice has been approved for payment and
facilitates invoice approval separate from invoice payment. This makes it easier to schedule
both activities to maximize efficiency

‫ هذا يجعل من‬.‫يوفر اإليصال سجالً يفيد بأنه تم اعتماد فاتورة المورد للدفع ويسهل الموافقة على الفاتورة بشكل منفصل عن دفع الفاتورة‬
‫السهل جدولة كال النشاطين لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة‬

Accounting approves the invoice for payment by comparing the invoice to the purchase
order and receiving report. A voucher package, which contains the approved invoice,
supporting purchase order, and receiving report, is sent to the cashier. This voucher package
authorizes issuance of a check or EFT to the supplier.
‫ التي تحتوي على الفاتورة المعتمدة‬، ‫ يتم إرسال حزمة اإليصال‬.‫تعتمد الم حاسبة فاتورة الدفع عن طريق مقارنة الفاتورة بأمر الشراء وتقرير االستالم‬
‫ تسمح حزمة القسيمة هذه بإصدار شيك أو تحويل إلكتروني للمورد‬.‫وأمر الشراء الداعم وتقرير االستالم إلى أمين الصندوق‬

Pay Approved Invoices

The final activity in the expenditure cycle is the payment of approved invoices.
‫النشاط األخير في دورة اإلنفاق هو دفع الفواتير المعتمدة‬

14 | P a g e
 The cashier reviews the voucher package, approves the payment, prepares the
check for payment, and signs the check.
‫ والتوقيع على الشيك‬، ‫ وإعداد الشيك للدفع‬، ‫ والموافقة على الدفع‬، ‫يقوم أمين الصندوق بمراجعة حزمة اإليصال‬

Improving Efficiency and Effectiveness

The accounts payable process, which matches vendor invoices to purchase orders and
receiving reports, is a prime candidate for automation.
‫ مرش ًحا رئيسيًا لألتمتة‬، ‫ التي تطابق فواتير البائع مع أوامر الشراء وتلقي التقارير‬، ‫تعتبر عملية الحسابات الدائنة‬

Processing efficiency can be improved by: Requiring suppliers to submit invoices by EDI and
having the system automatically match invoices to purchase orders and receiving reports.
‫ مطالبة الموردين بإرسال الفواتير عن طريق التبادل اإللكتروني للبيانات وجعل النظام يقوم تلقائيًا‬:‫يمكن تحسين كفاءة المعالجة من خالل‬
.‫بمطابقة الفواتير بأوامر الشراء وتلقي التقارير‬
Another option is to eliminate vendor invoices. This ―invoiceless‖ approach is called
evaluated receipt settlement (ERS). ERS replaces the traditional three-way matching
process with a two-way match of the purchase order and receiving report
‫ عملية المطابقة الثالثية‬ERS ‫( يستبدل‬ERS). ‫ يُطلق على نهج "بال صوت" هذا اسم تسوية اإليصال المقيَّم‬.‫خيار آخر هو إلغاء فواتير البائعين‬
‫التقليدية بمطابقة ثنائية االتجاه ألمر الشراء وتقرير االستالم‬

Procurement cards provide one way to eliminate the need for accounts payable to process
many small noninventory invoices. A procurement card is a corporation credit card that
employees can use only at designated suppliers to purchase specific kinds of items.

‫توفر بطاقات المشتريات طريقة واحدة للتخلص من الحاجة إلى الحسابات الدائنة لمعالجة العديد من الفواتير الصغيرة غير المتعلقة‬
‫ بطاقة الشراء هي بطاقة ائتمان خاصة بشركة ال يمكن للموظفين استخدامها إال لدى الموردين المعينين لشراء أنواع معينة من‬.‫بالمخزون‬
‫العناصر‬.
Using corporate credit cards for travel expenses further reduces the number of invoices that
need to be processed.
.‫يؤدي استخدام بطاقات ائتمان الشركات لتغطية نفقات السفر إلى تقليل عدد الفواتير التي يجب معالجتها‬
Preparing careful short-term cash budgets is useful in taking advantage of early-payment
discounts.
.‫يعد إعداد ميزانيات نقدية دقيقة قصيرة األجل مفيدًا في االستفادة من خصومات السداد المبكر‬
Finally, financial data electronic interchange (FEDI) can cut the costs associated with
paying suppliers by eliminating the need to prepare and mail checks.

15 | P a g e
 ‫) خفض التكاليف المرتبطة بالدفع للموردين من خالل القضاء على الحاجة إلى‬FEDI( ‫ يمكن للتبادل اإللكتروني للبيانات المالية‬، ‫أخيرا‬
ً
.‫التحضير والشيكات البريدية‬

Medtronic had successfully used both Six Sigma and Lean principles to streamline its
work-flow activities and improve product quality.

.‫ لتبسيط أنشطة تدفق العمل وتحسين جودة المنتج‬Lean ‫ و‬Six Sigma ‫نجحت شركة مدترونيك في استخدام مبادئ‬
Six Sigma is a philosophy that focuses on improving quality by reducing mistakes.
.‫ستة سيجما هي فلسفة تركز على تحسين الجودة من خالل تقليل األخطاء‬
Lean analysis seeks to improve efficiency by eliminating bottlenecks and redundancies.
.‫يسعى التحليل الخالي من الهدر إلى تحسين الكفاءة من خالل القضاء على االختناقات والتكرار‬
Medtronic initiated a series of intensive 5-day projects, called kaizen, to apply Six Sigma
and Lean principles to improve accounts payable.
‫ لتحسين الحسابات‬Lean ‫ و‬Six Sigma ‫ لتطبيق مبادئ‬، ‫ تسمى كايزن‬، ‫ أيام‬5 ‫بدأت مدترونيك سلسلة من المشاريع المكثفة لمدة‬
.‫المستحقة الدفع‬
Medtronic’s application of process improvement techniques yielded a dramatic
improvement in the efficiency and effectiveness of its accounts
payable function:
:‫ لتقنيات تحسين العمليات إلى تحسن كبير في كفاءة وفعالية وظيفة حسابات الدفع‬Medtronic ‫أدى تطبيق‬
1- The time required to open the mail, sort, process, and record vendor invoices dropped
from 3 days to 1 day.
‫ أيام إلى يوم واحد‬3 ‫الوقت الالزم لفتح البريد وفرز ومعالجة وتسجيل فواتير البائع التي تم إسقاطها من‬

2-The number of invoices for which discounts for prompt payment were taken increased by
15%.
٪15 ‫زاد عدد الفواتير التي تم خصم الخصومات الخاصة بها على الدفع الفوري بنسبة‬

3- Payment processing times were cut by 50%.

٪50 ‫تم تخفيض أوقات معالجة الدفع بنسبة‬

Approve Supplier Invoice

Threats Control

16 | P a g e
 1. Errors in supplier invoice
2. Mistakes in posting to accounts payable
1 a. Verify invoice accuracy
b. Require detailed receipts for pcards
c. Restrict access to supplier master data
2 a. Data entry edit controls
b. Reconcile detailed accounts payable
records to the general ledger accounts
payable account

Cash Disbursements

This is the final activity of the expenditure cycle.

.‫هذا هو النشاط األخير لدورة اإلنفاق‬
The cashier, who reports to the treasurer is responsible for paying suppliers. This segregates
the custodial function from the authorization and recording functions.
‫ هذا يفصل وظيفة الحراسة عن وظائف‬.‫ هو المسؤول عن الدفع للموردين‬، ‫ الذي يقدم تقاريره إلى أمين الصندوق‬، ‫أمين الصندوق‬
.‫التفويض والتسجيل‬
Expenditures should be made by check or EFT. If minor purchases are paid for by cash, a
petty cash fund is set up as an imprest fund. An imprest fund is a cash account with two
characteristics: –1- It is set at a fixed amount. –2- Vouchers are required for
everydisbursement.
‫ يتم إنشاء صندوق‬، ‫ إذا تم دفع ثمن المشتريات الصغيرة نقدًا‬.‫يجب أن تتم المصروفات عن طريق الشيك أو التحويل اإللكتروني‬
‫ القسائم مطلوبة لكل‬-2- .‫ يتم تحديده بمبلغ ثابت‬-1- :‫ صندوق السلف هو حساب نقدي له خاصيتان‬.‫المصروفات النثرية كصندوق سلف‬
.‫مدفوعات‬
At all times, the sum of cash plus vouchers should equal the preset fund balance.
‫ يجب أن يساوي مجموع النقد باإلضافة إلى القسائم رصيد الصندوق المحدد مسبقًا‬، ‫في جميع األوقات‬
imprest fund - A cash account with two characteristics: (1) It is set at a fixed amount, such
as $100; and (2) vouchers are required for every disbursement. At all times, the sum of cash
plus vouchers should equal the preset fund balance
‫ في جميع‬.‫) قسائم مطلوبة لكل دفعة‬2( ‫ دوالر ؛ و‬100 ‫ مثل‬، ‫) يتم تعيينه بمبلغ ثابت‬1( :‫ حساب نقدي له خاصيتان‬- ‫صندوق السلف‬
‫ يجب أن يساوي مجموع النقد باإلضافة إلى القسائم رصيد الصندوق المحدد مسبقًا‬، ‫األوقات‬

Cash Disbursements

Threats Controls

17 | P a g e
 1. Failure to take discounts
2. Pay for items not received
3. Duplicate payments
4. Theft of cash
5. Check alteration
6. Cash flow problems
Reading
18 | P a g e
1 a. File invoices by due date to take
advantage of discounts
2 a. Match supplier invoice to supporting
documents (purchase order, receiving report)
3 a. Pay only original invoices
b. Cancel supporting document when payment
is made
4 a. Physical security of checks b. Separation
of duties c. Reconcile bank accounts
5 a. Check Protection machines b. special inks
/ papers
6 a. Cash flow budget
19 | P a g e
20 | P a g e