TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - MARKETING LOGO

LOGO
University of Finance and Marketing

CHƯƠNG 1
BÀI GIẢNG TỔNG QUAN VỀ
QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

29/05/2021 2

1 2

NỘI DUNG CHƯƠNG 1 LOGO 1.1. Khái quát về văn phòng LOGO

1.1.1. Những khái niệm

1.1. Khái quát về văn phòng
1.2. Quản trị hành chính văn phòng
1.3. Nhà quản trị hành chính văn phòng
1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng
1.1.1.1 Quản trị
Có nhiều định nghĩa về quản trị
- QT là những phương thức đạt mục tiêu chung thông
qua sự phối hợp hoạt động của các cá nhân và tổ chức.
- QT là nghệ thuật sử dụng nguồn lực nhằm đạt mục tiêu
với hiệu quả mong muốn.
- QT là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm
soát các nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu chung.

29/05/2021 3 29/05/2021 4

3 4

1
 1.1. Khái quát về văn phòng LOGO 1.1.1. Những khái niệm LOGO

Các chức năng quản trị 1.1.1.2. Hành chính

Hành chính là hoạt động trong lĩnh vực tổ chức, quản lý
- Hoạch định
và điều hành được tiến hành trên cơ sở sự ràng buộc bởi
- Tổ chức các quy tắc nhất định do nhà nước hoặc các chủ thể khác
- Lãnh đạo quy định hoặc thừa nhận, có tính chất bắt buộc, áp đặt
hoặc mệnh lệnh (quyền lực – phục tùng) nhằm đạt tới một
- Kiểm soát mục đích phục vụ cho lợi ích chung đã được xác định.

29/05/2021 5 29/05/2021 6

5 6

1.1.1. Những khái niệm LOGO 1.1.1. Những khái niệm LOGO

1.1.1.2. Hành chính 1.1.1.2. Hành chính

Hoạt động hành chính xuất hiện gắn liền với sự ra đời của
Nhà nước. Nó có 2 nghĩa chính:
- Theo nghĩa rộng: hành chính gắn liền với tính quyền
lực Nhà nước. Do đó: Hành chính là công việc của các cơ
quan quyền lực nhà nước sử dụng quyền lực nhà nước
trong quản lý và điều hành xã hội”. Khái niệm này dẫn
tới loại hình hành chính CÔNG.
Hoạt động hành chính xuất hiện gắn liền với sự ra đời của
nhà nước. Nó có 2 nghĩa chính:
- Theo nghĩa hẹp: hành chính gắn liền với nghĩa phục vụ
(hỗ trợ). Do đó có thể hiểu : “Hành chính là các hoạt động
điều hành công việc của một tổ chức nhằm bảo đảm quá
trình hoạt động thông suốt và hiệu quả của bộ máy quản
lý”. Khái niệm này dẫn tới loại hình hành chính TƯ.
Hành chính doanh nghiệp là một loại của hành chính tư,
diễn ra ở các DN, phục vụ mục tiêu phát triển của DN đó.

29/05/2021 7 29/05/2021 8

7 8

2
 1.1.1. Những khái niệm LOGO
Những lưu ý quan trọng:
- Trên tầm vi mô, cần phân biệt giữa quản trị và hành chính.
- Cần phân biệt giữa hành chính công và hành chính tư.
- Mục tiêu cơ bản của hành chính doanh nghiệp
29/05/2021 9 29/05/2021
9 10
LOGO
Theo quy định, công dân sẽ photocopy từ bản chính ra
thành nhiều bản theo nhu cầu và nộp cả bản chính và
các bản photocopy tại bộ phận “một cửa”. Bộ phận này
sẽ tiến hành các công việc nghiệp vụ theo quy định. Sau
đó, công dân sẽ phải nộp một khoản phí theo quy định
của pháp luật và nhận lại bản chính, các bản photocpy
đã chứng thực sau khi UBND giữ lại một bản
photocopy để lưu.
Thủ tục hành chính này áp dụng trên toàn quốc, áp
dụng cho tất cả các công dân khi tới UBND cấp xã
(phường) thực hiện chứng thực bằng cấp tiếng Việt,
không phân biệt.
29/05/2021 11
11
1.1.1. Những khái niệm LOGO
Đặc điểm của hành chính
1. Quy trình công dân cần chứng thực bằng cấp tiếng Việt.
2. Quy trình nghỉ phép của công ty.
10
LOGO
Tại một DN, khi một nhân viên nghỉ phép theo quy định của
Luật Lđ, không có nghĩa là nhân viên đó tự động nghỉ hay
chỉ cần nói một câu với cấp trên là: “mai tôi nghỉ phép” là
được nghỉ phép. Mà người đó phải viết “Đơn xin nghỉ
phép”, đơn đó được gửi tới cấp trên trực tiếp. Sau khi có ý
kiến của cấp trên trực tiếp thì đơn được chuyển tới phòng
Nhân sự. Bộ phận này cho ý kiến và trình lãnh đạo cq/DN
(hoặc người được lãnh đạo ủy quyền) cho ý kiến cuối cùng.
Như vậy, quy trình bắt buộc ở đây là: "đơn → trình cấp trên
trực tiếp (cho ý kiến) → gửi phòng Nhân sự (cho ý kiến) →
trình lãnh đạo (phê duyệt) → được (không được) nghỉ”
được áp dụng cho tất cả các đối tượng trong doanh nghiệp
khi muốn nghỉ phép. Đó chính là một thủ tục hành chính
29/05/2021 12
12
3
 Đặc điểm của hành chính LOGO 1.1.1. Những khái niệm LOGO

❖Hành chính luôn gắn với hoạt động qlý và điều hành.
❖ Hành chính mang tính quyền lực, đơn phương của chủ thể
quản lý và sự chấp hành, phục tùng của đối tượng bị quản lý.
❖Hành chính thường đề cập tới quy tắc, thủ tục, trình tự; có
tính chất liên tục và tương đối ổn định.
❖Hành chính có mục tiêu và chương trình, kế hoạch thực
hiện cụ thể.
❖Hành chính được đảm bảo thực hiện bằng các biện pháp
khác nhau, kể cả biện pháp cưỡng chế.
1.1.1.3. Văn phòng
Có nhiều cách tiếp cận:
- Tiếp cận quyền lực: Văn phòng là nơi làm việc của
một cấp quản lý (VP Thủ tướng, VP Chính phủ …)
- Tiếp cận chức năng: Văn phòng là nơi thực hiện một
loại hình công việc (VP luật sư, VP công chứng …)
- Văn phòng là trụ sở làm việc của
một đơn vị (doanh nghiệp, cơ quan …)

29/05/2021 13 29/05/2021 14

13 14

1.1.1. Những khái niệm LOGO 1.1.1. Những khái niệm LOGO

1.1.1.3. Văn phòng 1.1.1.3. Văn phòng

- Văn phòng là địa điểm làm việc của một tổ chức, là
trung tâm xử lý thông tin và điều hành hoạt động, đồng
thời là trung tâm giao tiếp giữa tổ chức với bên ngoài.
- Văn phòng doanh nghiệp là bộ máy điều hành tổng
hợp, là nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho quản trị,
là nơi bảo đảm các điều kiện vật chất kỹ thuật nhằm hỗ
trợ phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp:
- Doanh nghiệp luôn gắn liền với hoạt động của văn phòng
(ngay cả trong khái niệm văn phòng ảo).
- Hoạt động văn phòng luôn gắn liền với yếu tố con người,
quản lý con người.
- Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, vì nó là nơi giao
tiếp của doanh nghiệp với khách hàng và đối tác.

29/05/2021 15 29/05/2021 16

15 16

4
 1.1.1. Những khái niệm LOGO
1.1.1.3. Văn phòng
Bốn yếu tố cấu thành văn phòng:
- Con người: các nhà quản trị, nhân viên …
- Hệ thống trang thiết bị: máy móc văn phòng, trang bị
kỹ thuật, yếu tố vật chất …
- Hệ thống nguyên tắc thủ tục: cơ cấu, phân quyền,
nguyên tắc, thủ tục …
- Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng.
Hiệu quả hoạt động hành chính văn phòng phụ thuộc vào
chất lượng và mối quan hệ giữa các yếu tố trên.
29/05/2021 17
17
1.1.2. Chức năng của văn phòng LOGO
1.1.2.1. Chức năng tham mưu tổng hợp
Văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham
mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành
hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những
phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án
riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ.
Văn phòng là nơi thực hiện công tác tham mưu, thu
thập tiếp nhận, tổng hợp ý kiến của các bộ phận khác
cung cấp cho lãnh đạo cơ quan
29/05/2021 19
19
1.1.2. Chức năng của văn phòng LOGO
1.1.2.1. Chức năng tham mưu tổng hợp
Phân tích nguyên nhân, đề xuất các biện pháp tổ chức,
điều hành và giải quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền văn
phòng; soạn thảo các văn bản trình lãnh đạo xét duyệt,
phê chuẩn, ban hành; theo dõi tham mưu về đánh giá kết
quả hoạt động và xét thi đua, khen thưởng.
29/05/2021 18
18
1.1.2. Chức năng của văn phòng LOGO
1.1.2.2. Chức năng giúp việc điều hành
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành
quản lý của ban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các
công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch
công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai
thực hiện các kế hoạch đó.
Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức
hội nghị, đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác
soạn thảo văn bản…
29/05/2021 20
20
5
 1.1.2. Chức năng của văn phòng LOGO LOGO

1.1.2.3. Chức năng hậu cần Tóm Lại

Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các Văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua
điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, ba chức năng quan trọng trên đây.
dụng cụ...
Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho
Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các
nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn
phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có
tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị.
hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng.

29/05/2021 21 29/05/2021 22

21 22

1.1.3. Nhiệm vụ văn phòng LOGO 1.1.3. Nhiệm vụ văn phòng LOGO

1. Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của cơ quan
đơn vị
2. Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin
3. Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo
dõi việc triển khai thực hiện các quyết định
4. Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng
về kỹ thuật soạn thảo văn bản
5. Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan
6. Tổ chức công tác lễ tân
7. Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo
8. Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan
9. Lập kế hoạch dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, quý
10. Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo
các quy định hiện hành

29/05/2021 23 29/05/2021 24

23 24

6
 1.1.4. Vai trò của văn phòng LOGO
- Trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phối hợp
các qui trình hoạt động của công ty.
- Cánh tay đắc lực của các cấp quản lý cấp cao hỗ trợ
thực hiện chính sách quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ
quản lý hoàn thành nhiệm vụ.
- Trung tâm hoạch định và kiểm soát các hoạt động đảm
bảo thường nhật (chỉ tiêu, định mức, qui trình…)
- Quản lý thông tin với các thành phần: đầu vào; quá
trình biến đổi; đầu ra; thông tin phản hồi.
29/05/2021 25
25
1.2. Quản trị hành chính văn phòng LOGO
Công việc QT HCVP
- Đây là công việc của người phụ trách văn phòng, với
các hoạt động để quản lý và điều hành bộ máy văn phòng
- Hoạt động này bao gồm các công việc cụ thể như lập kế
hoạch công việc hành chính văn phòng, tổ chức bộ máy
văn phòng, lãnh đạo nhân viên văn phòng và kiểm soát
mọi hoạt động trong văn phòng
29/05/2021 27
27
1.2. Quản trị hành chính văn phòng LOGO
Phân biệt công việc hành chính văn phòng và
quản trị hành chính văn phòng
Công việc hành chính văn phòng
- Công việc HCVP là những công việc được thực hiện
hàng ngày trong văn phòng liên quan nhiều tới văn bản,
giấy tờ; thủ tục, trình tự và có tính chất sự vụ.
- Công việc HCVP rất đa dạng, phần nhiều liên quan tới
các quy trình nghiệp vụ nên nếu không nắm vững các quy
trình nghiệp vụ và thiếu trách nhiệm rất có thể ảnh hưởng
tới nhiều người khác, nhiều đơn vị khác hoặc tới các công
việc quản lý của lãnh đạo cơ quan, DN
29/05/2021 26
26
1.2. Quản trị hành chính văn phòng LOGO
1.2.1. Khái niệm quản trị hành chính văn phòng
Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ
chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt
động xử lý thông tin, giúp tổ chức vận hành tốt, để đạt
được mục tiêu của mình.
29/05/2021 28
28
7
 1.2.2. Chức năng quản trị HCVP LOGO
1.2.2.1. Hoạch định công việc văn phòng
- Xây dựng kế hoạch công tác thường kỳ
- Hoạch định các cuộc họp của cơ quan
- Hoạch định các chuyến đi công tác
- Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc
- Hoạch định kinh phí đảm bảo hoạt động của tổ chức
>> Hoạch định tạo sự phối hợp giữa các bộ phận, cá
nhân trong việc tổ chức công tác văn phòng.
29/05/2021
29
1.2.2. Chức năng quản trị HCVP LOGO
1.2.2.2. Tổ chức công việc văn phòng
- Xác định nhu cầu nhân sự làm công tác văn phòng
dựa trên chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn để xây
dựng phương án nhân sự
- Phân công công việc cho từng bộ phận căn cứ vào
trình độ, nhu cầu công việc và năng lực của mỗi người.
29/05/2021
31
1.2.2. Chức năng quản trị HCVP LOGO
1.2.2.2. Tổ chức công việc văn phòng
- Thiết lập bộ máy văn phòng phù hợp với nhiệm vụ được
giao. Xác định tên gọi, cơ cấu các bộ phận để phù hợp với
đặc điểm hoạt động, quy mô chức năng, nhiệm vụ
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ văn phòng như thế nào
để đạt hiệu quả, nhằm phối hợp hỗ trợ cho các đơn vị bộ
phận trong tổ chức.
29 29/05/2021 30
30
1.2.2. Chức năng quản trị HCVP LOGO
1.2.2.3. Lãnh đạo công việc văn phòng
Lãnh đạo là hoạt động tác động, thúc đẩy, hướng dẫn
và chỉ đạo người khác để đạt những mục tiêu đã đề ra.
Để thực hiện vai trò này, nhà quản trị văn phòng phải
có những tiêu chuẩn và phương pháp làm việc hiệu quả.
31 29/05/2021 32
32
8
 1.2.2. Chức năng quản trị HCVP LOGO 1.2.3. Nguyên tắc quản trị HCVP LOGO

1.2.2.4. Kiểm tra công việc văn phòng

1. Nguyên tắc phối hợp các bộ phận chức năng trong VP
- Kiểm tra hành chính: Kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương
trình, quy chế làm việc, quy trình công tác 2. Nguyên tắc tiêu chuẩn hóa các hoạt động văn phòng

- Kiểm tra công việc: Kiểm tra nghiệp vụ, tiêu chuẩn, thủ tục 3. Nguyên tắc phản hồi và kiểm soát công việc văn phòng
- Kiểm tra nhân sư: Xem xét việc thực hiện quy chế làm việc 4. Nguyên tắc về tầm hạn kiểm soát
và đánh giá năng lực của nhân viên văn phòng
5. Nguyên tắc ủy thác công việc v..v…

29/05/2021 33 29/05/2021 34

33 34

1.2.4. Cơ cấu tổ chức văn phòng LOGO 1.3. Nhà quản trị hành chính văn phòng LOGO

Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác
nhau của văn phòng bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ
của công tác văn phòng
1. Bộ phận hành chính văn thư
2. Bộ phận tổng hợp
3. Bộ phận quản trị (cơ sở vật chất, điện nước, y tế ...)
4. Bộ phận bảo vệ, lễ tân
5. Bộ phận lưu trữ
6. Bộ phận tài vụ (nếu không có phòng tài vụ)
7. Bộ phận tổ chức nhân sự (nếu không có phòng nhân sự)
1.3.1. Khái niệm
Nhà quản trị hành chính văn phòng, trước tiên phải là nhà
quản trị: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, và kiểm tra bộ
phận hành chính của mình.
Đó cũng là người điều khiển, giám sát công việc của
những người khác.
Đó là người ra quyết định, tổ chức thực hiện quyết định,
người thực hiện các chức năng quản trị trong bộ máy quản
trị ở các cấp

29/05/2021 35 29/05/2021 36

35 36

9
 1.3. Nhà quản trị hành chính văn phòng LOGO 1.3. Nhà quản trị hành chính văn phòng LOGO

1.3.1. Khái niệm 1.3.2. Các cấp bậc

Nhà quản trị hành chính văn phòng là những nhà quản trị
chức năng, có quyền tổ chức điều hành các họat động hành
chính văn phòng doanh nghiệp, chịu trách nhiệm về kết quả
họat động hành chính văn phòng theo quyền hạn và trách
nhiệm của mình.
Vấn đề: Nhà quản trị hành chính văn phòng trước đây và
hiện nay có những đặc điểm khác biệt gì?
Cấu trúc của các nhà quản trị hành chính trong DN
- Cấp cao: giám đốc hành chính; phó GĐ hành chính tổ
chức; trợ lý hành chính …
- Cấp giữa: chánh phó văn phòng, trưởng phó phòng
hành chính …
- Cấp thấp: tổ trưởng tổ phó; nhóm trưởng nhóm phó ….
Vấn đề: vị trí và ảnh hưởng của nhà quản trị hành chính
văn phòng trong doanh nghiệp?

29/05/2021 37 29/05/2021 38

37 38

1.3. Nhà quản trị hành chính văn phòng LOGO 1.3. Nhà quản trị hành chính văn phòng LOGO

1.3.2. Các cấp bậc 1.3.2. Các cấp bậc

Sự tồn tại của cấp QT hành chính cấp cao phụ thuộc vào: Chánh văn phòng

1. Qui mô hoạt động của doanh nghiệp

Phó chánh VP
2. Đặc điểm ngành nghề hoạt động
Trợ lý chuyên nghiệp
3. Mức độ phức tạp và quan trọng của công tác hành chính
4. Nhu cầu và mức độ giao tiếp trong hoạt động của DN Thư ký cấp trung/ cấp thấp

Đối với các doanh nghiệp nhỏ không cần nhà quản trị Lễ tân
hành chính cấp cao
Nhân viên văn phòng

29/05/2021 39 29/05/2021 40

39 40

10
 1.3. Nhà quản trị hành chính văn phòng LOGO 1.3. Nhà quản trị hành chính văn phòng LOGO

1.3.3. Tiêu chuẩn của nhà quản trị HCVP
1. Có khả năng quản trị
2. Am hiểu chuyên môn nghiệp vụ hành chính
3. Có khả năng huấn luyện đào tạo
4. Khả năng giao tiếp và ngoại giao
5. Khả năng truyền thông
6. Khả năng làm việc nhóm
7. Tinh thần vững vàng, bình tĩnh hòa đồng
8. Chịu đựng được áp lực công việc
1.3.4. Các kỹ năng của nhà QTHCVP
Nhà quản trị hành chính văn phòng cũng cần có những
kỹ năng nhất định:
1. Kỹ năng tư duy: khả năng nhận thức vấn đề, tư duy
về hành chính
2. Kỹ năng nhân sự: nghệ thuật lãnh đạo con người;
giải quyết mâu thuẫn, truyền thông; thuyết phục …
3. Kỹ năng chuyên môn: am hiểu nghiệp vụ hành chính
văn phòng và các nghiệp vụ liên quan…

29/05/2021 41 29/05/2021 42

41 42

1.4 Các yếu tố ảnh hưởng hoạt động VP 1.5. Trang thiết bị văn phòng
LOGO LOGO

YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG

Là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động văn phòng. Tùy
theo mức độ phát triển của nên kinh tế và nhu cầu thực
tiễn của công tác văn phòng mà người ta trang bị những
Yếu tố bên ngoài Yếu tố bên trong máy móc, đồ dùng cần thiết khác nhau. Có thể phân loại
▪ Điều kiện kinh tế ▪ Cơ cấu tổ chức
các trang thiết bị văn phòng thành từng nhóm
▪ Chính trị, pháp luật ▪ Con người
▪ Điều kiện xã hội ▪ Quy chế hoạt động
▪ Điều kiện tự nhiên ▪ Cơ sở vật chất
▪ Khoa học kỹ thuật

29/05/2021 44

43 44

11
 1.5. Trang thiết bị văn phòng LOGO 1.6. Hiện đại hóa công tác văn phòng LOGO

Hiện đại hóa công tác văn phòng là một đòi hỏi
▪ Máy vi tính Bàn, ghế, tủ đựng hồ sơ, của thời đại
▪ giá đựng tài liệu Máy in laser ▪ Văn phòng điện tử
▪ Máy Scanner
▪ Văn phòng không giấy
▪ Máy photocopy
▪ Máy fax ▪ Văn phòng tự động hóa
▪ Máy hủy hồ sơ ▪ Văn phòng của thế kỷ 21
▪ Máy điện thoại
▪ Máy ghi âm, ghi hình
▪ Thiết bị hội nghị

29/05/2021 45 29/05/2021 46

45 46

12