MANEJO DE HERRAMIENTAS

MICROSOFT OFFICE 2019: EXCEL

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Tabla de Contenido

Introducción……………………………………………………………………………3

1. Ingreso al programa de Excel ……………………………………………………….4

2. Explicación de la interfaz y cada uno de los submenús

3. Explicación área de trabajo

4. Ingresar datos a la hoja de calculo

5. Explicación de errores

6. Formatos de texto

7. Diferentes formas de guardar un libro

8. Encabezado y pie de pagina

9. Modos de vista

10. Impresión de una hoja de calculo

11. Sumar valores de celdas

12. Funciones y reglas

13. Funciones predeterminadas

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Introducción

El software de Microsoft Excel en sus diferentes versiones nos permite manejar

grandes cantidades de información ya sea de tipo texto o numérico a través de su
área de trabajo permitiendo un uso personal o empresarial dependiendo de las
necesidades requeridas, todo esto se hace por medio de simples órdenes y
funciones que nos ayudan a manejar esta información. Esta guía va a ser un
apoyo escrito de los video tutoriales en los cuales hemos realizado la explicación y
abordado varios aspectos referentes al uso de la herramienta.
Lo que buscamos es impartir las nociones básicas para que cada uno de los
empleados de Inder Santander obtenga el conocimiento básico con respecto inicio
de programa, su interfaz, herramientas y comandos que le van a ayudar a editar,
insertar y gestionar la información de un libro de Excel.
Esperamos que la información contemplada pueda ser leída a detalle y todos los
materiales de apoyo como documentos y ejercicios propuestos realizados para
que se puedan obtener los objetivos deseados.

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LECCCION 1
ENTORNO DE EXCEL

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1. ¿QUE ES EXCEL?

Excel es un programa que nos permite administrar hoja de cálculo,

con el fin de realizar operaciones con números organizados en celdas,
este software es de gran utilidad para realizar operaciones sencillas y
complejas de gran cantidad de información actualmente es el software
más usado tanto en el ámbito estudiantil como laboral.

La versión de Excel 2019 nos ayudara a manejar, analizar y administrar

gran cantidad de información esto nos permitirá tomar mejores y más
acertadas decisiones.

1. Ingreso al software Microsoft Excel.

El proceso para abrir un nuevo documento de Microsoft Excel es muy sencillo,

estos son los pasos:
Paso 1: En la parte inferior izquierda de la pantalla encontramos la tecla Windows
presionamos allí o en desde nuestro teclado también lo podemos hacer con la
tecla que se encuentra entre Ctrl y Alt
Paso 2: “Vamos a estar en el buscador de Windows y desde allí escribimos el
nombre del programa
Paso 3: Dar clic en el icono del programa y automáticamente Windows ejecutara
el programa

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Paso 4: Ahora nos vamos a encontrar en la interfaz del programa y
seleccionaremos la primera opción libro en Libro en blanco

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FIGURA 1

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c
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Paso 4: Seleccionar la opción Libro en blanco

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2. Reconocimiento de la interfaz

La interfaz de un programa es lo que nos permite interactuar con el

software, aprovechas sus funciones y trabajar con él. La interface de Excel
es en donde vamos a encontrar todas las opciones, botones, comandos
que nos ofrece este gran programa y está dividida en tres secciones

1. Barra superior
2. Cinta de opciones
3. Espacio de trabajo o área de trabajo 1
c

A. Barra de superior: En la barra superior podemos encontrar varios

elementos con funciones sencillas y bastante útiles.

B. Barra de herramientas de acceso rápido: Se encuentra ubicada en la

parte en izquierda y allí disponemos de las opciones de manejo de la
ventana, guardado automático del archivo y las opciones de deshacer o
rehacer.

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C. Barra de título: Se encuentra en la parte central de la barra superior y allí

esta se puede ver la información del documento como el nombre.

D. Información de la cuenta y comandos generales: Se encuentra ubicada

en la parte superior derecha esta sección muestra información de la cuenta
y los botones de Minimizar, Maximizar/Restaurar y Cerrar.

A B C
c

1. Cinta de opciones.

La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya

que contiene todas las opciones del programa organizadas en pestañas. Al
pulsar sobre una pestaña, accedemos a la ficha. Las fichas principales son
Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se
encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.

2. Reconocimiento del área de trabajo.

El espacio de trabajo de Excel es el lugar en donde desarrollaremos

cualquier actividad que involucre el manejo y procesamiento de datos ya
sean funciones, gráficos, tablas, etc. y puede dividirse en 5 secciones:

A. Cuadro de nombres: Muestra la referencia de la celda actual como

una combinación de la letra de la columna y el número de la fila que
corresponden a una celda (B2 en la imagen), también muestra la

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referencia del área de celdas seleccionada o el nombre del área.

B. Barra de fórmulas: Es el espacio en el que aparecen los valores o las

expresiones que escribimos en las celdas (números, texto, fórmulas,
etc.) Lo que veamos en esta barra puede no coincidir con lo que se
muestra en las celdas, ya que Excel evaluará o desarrollará cualquier
dato que se haya ingresado.

C. Pestaña de hojas: Desde aquí se puede navegar por las hojas que
componen al libro en el que se está trabajando. No hay límite práctico
de la cantidad de hojas que pueden crearse.

D. Barra de desplazamiento: Se encuentra ubicada en la parte inferior

derecha y permite el desplazamiento hacia los lados cuando la vista no
cubre el 100% de área ocupada en la hoja de cálculo.

E. Opciones de vista: Excel tiene una variedad de opciones de vista que

nos pueden ayudar en diferentes tareas, especialmente cuando vamos
a imprimir una hoja de cálculo. Permiten usar un zoom o ver una
división del documento dependiendo de la cantidad de hojas que
ocupará en una impresión.

F. Área de trabajo: Es el espacio donde se ingresan los datos o texto. Se

encuentra dividida en columnas (numeradas con letras – recuadro
rojo), filas (numeradas en forma descendente – recuadro azul) y celdas
(intersecciones entre una columna y una fila – recuadro verde).

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A B
c

cccccc
c
C
E

3. Filas, columnas y celdas.

Dentro del área de trabajo de Excel encontramos las filas y columnas que
es en donde vamos a poder ingresar la información, las filas y columnas se
pueden agregar, eliminar, modificarse y editarse de diferentes maneras.

 Las columnas son las que se encuentran dispuestas de manera vertical

y se identifican con letras.
 Las filas son las que se encuentran de manera horizontal y están
identificadas con números.
 Las celdas son el cruce o intersección entre una fila y columna y se
nombran combinando el número de la fila y la letra de la columna.

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COLUMNA

FILA

El proceso para empezar a ingresar datos y trabaje en una hoja de Excel es

muy sencillo:

Paso 1: Asignarle un nombre a la hoja para ello nos vamos a la parte

inferior izquierda en la pestaña de hojas y se asígnanos un nombre, para
ello señalamos con el curso la hoja.

Paso 2: Dar clic derecho y seleccionar la opción cambiar nombre.

Paso 3: Digital el nombre deseado a la hoja.

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C

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Para introducir datos basta con insertarlos en las celdas. En cada celda de
la hoja se pueden introducir textos, números o fórmulas. Para ello se debe
colocar el cursor en cualquiera de las celdas e introducir el dato, el cual se
puede observar en la celda y en la barra de fórmulas.

El dato también se puede observar en la barra de formulas

Una vez pongamos el cursor en la celda se puede

introducir el dato

Una vez los datos son ingresados en la celda podemos modificarlo

realizando el mismo proceso además de poder aplicar funciones y cambiar
los parámetros de la celda.

Es muy importante tener en cuenta que si la celda no nos muestra el valor

ingresado y a cambio nos devuelve alguno de los siguientes mensajes es
debido a que se cometió un error.

 #####: se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o

cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

 # ¡NUM!: cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operación

incorrecto, como puede ser sumar textos.

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 # ¡DIV/0!: cuando se divide un número por cero.

 # ¿NOMBRE?: cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

 #N/A: cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

 # ¡REF!: se produce cuando una referencia de celda no es válida.

 # ¡NUM!: cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula

o función.
 # ¡NULO!: cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se
intersecan.

3.1 Editar el ancho y alto de filas y columnas

Como en la gran mayoría de programas, en Excel tenemos varias formas

de realizar un mismo proceso así que para ajustar el ancho y alto de filas y
columnas tenemos varias opciones

 Ajuste intuitivo: Se trata del ajuste que podemos darle a una fila o
columna, o a un grupo de filas y columnas directamente con el mouse es
decir a mano alzada y para hacerlo nos ubicamos en la parte superior
donde se encuentras ubicadas las referencias en letras de las columnas y
allí en la división entre ellas con el puntero del mouse podemos ajustar el
ancho para las columnas y el alto para las filas. Si deseamos ajustar el
ancho o alto para un rango de filas o columnas, las seleccionamos y con
solo ajustar una el cambio lo aplica a todo el rango seleccionado.

Ancho

Alto

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 Ajuste exacto: Se trata del ajuste con medidas exactas que generalmente
se hace en pixeles y es un valor fijo que podemos asignarle a una fila o
columnas o a un grupo de filas o columnas.

Paso 1: Nos ubicamos en la parte superior de la hoja de trabajo y

seleccionamos en la referencia en letra de la columna.

Paso 2: Con el cursor y presionamos clic derecho de esta manera se nos

abrirá una lista de opciones y seleccionamos “Ancho de columna”

Paso 3: Se abrirá una pequeña venta en la cual podemos digital el valor en

número para el ancho de la columna, ingresamos el valor deseado y para
que nos aplique el cambio le damos clic finalmente en aceptar.

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3.2 Agregar o eliminar filas y columnas.

El agregar o eliminar filas en un documento es una funcionalidad muy útil

ya que nos permite añadir más información a nuestra hoja de Excel para
un documento que estemos trabajando previamente o eliminar
información que ya no necesitemos. El proceso para agregar o eliminar
filas y columnas es muy sencillo.

Paso 1: Nos ubicamos en la parte superior de la hoja de trabajo y

seleccionamos en la referencia en letra de la columna.

Paso 2: Con el cursor presionamos clic derecho de esta manera se nos

abrirá una lista de opciones y seleccionamos “Insertar” va muy importante
tener en cuenta que la columna siempre se agrega a la izquierda.

Paso 3: Asignar un nombre a la columna que hemos agregado.

3
1

3.3 Formatos de celdas.

Como lo hemos comentado previamente una celda es la intersección

entre una fila y una columna y este especio contiene algún tipo de dato
que puede ser de diferentes tipos: texto número, fecha, instrucciones,
funciones etc debido a que el dato que puede almacenar la celda es muy
variado se recomienda asignarle un formato, el proceso para indicar el

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formato de una celda es el siguiente:

Paso 1: Seleccionamos la celda o el rango de celdas a las que les queremos

dar un formato.

Paso 2: Con el cursor presionamos clic derecho de esta manera se nos abrirá
una lista de opciones y seleccionamos “Formato celdas”.

Paso 3: Se nos abrirá una nueva ventana emergente con varias pestañas
diferentes en las cuales encontraremos todos los formatos que podemos
asignarle a una celda, allí seleccionamos la opción deseada y clic en aceptar
para así aplicar los cambios.
1

La ventaja emergente de formatos de celdas nos ofrece las siguientes

funciones:

 Número: desde aquí le puede asignar una categoría a la celda: general,

número, moneda, contabilidad, fecha, hora, porcentaje… de esta manera se
asegura que el dato introducido cuenta con un formato concreto.

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 Alineación: desde aquí se controla la alineación del texto introducido
dentro de cada celda.

 Fuente: se puede determinar el tipo de fuente con el que se quiere

representar los datos que aparecen dentro de las celdas. Estas fuentes son
las mismas que se pueden encontrar en otras aplicaciones de Office.

 Borde: determina el tipo de borde que aplicaremos a cada celda. Se trata

de un ajuste de estilo, como el de la fuente.

 Relleno: se puede aplicar un color de relleno a la celda que ayude a

identificar mejor ciertos datos.

 Proteger: desde aquí se puede bloquear el acceso a determinadas celdas

o incluso ocultarlas si no queremos que otros usuarios manipulen o vean su
contenido.

4. Edición de elementos de la página.

4.1 Encabezado y pie de página: El encabezado y pie de páginas son

espacios donde se pueden incluir textos, fechas, números de página o
referencias, el encabezado lo encontramos en la parte superior de cada una de
las páginas y el pie de página se ubica en la parte inferior

Los pasos para crear un encabezado o un pie de página son los mismos. Para
ello debemos realizar la siguiente secuencia:

Paso 1: Nos ubicamos en la cinta de opciones y damos clic en la pestaña

Insertar.

Paso 2: Elegimos la opción texto

Paso 3: Elegimos la opción Encabezado / Pie de página

Paso 4: Ahora en el área de trabajo nos aparecerá un texto, le damos clic para
agregar encabezado, luego clic en el texto para editar el encabezado.

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Paso 5: Para agregar una imagen se debe dar clic en imagen.

Paso 6: También se pueden colocar diferentes encabezados como la hora,

fecha, número de página, etc.

Paso 7: Para editar el pie de página, dar clic en el botón Ir al pie de página.

1
c 2
c

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4.2 Modos de vista: La opción de vista de en un documento de Excel nos

ofrece cuatro modos de vista, tres de ellos son predeterminados y uno
personalizado.

 Vista normal: Es el tipo activado y usado de forma predeterminada

siempre que iniciamos un documento.

 Vista de diseño de página: Nos permite ver las páginas también se

pueden modificar márgenes, ver los saltos de página, encabezados,
pie de página y saber cuántas hojas hay y cómo se ajustan los datos.

 Vista salto de página: Este modo de vista nos permite ver saltos de
página, es similar al modo Normal, salvo que puede observar las líneas
que delimitan la impresión.

 Vista personalizada: Nos permite crear un nuevo modo de vista,

teniendo en cuenta que se puede incluir en ella la configuración de
impresora, así como la de filas ocultas, columnas ocultas y filtros

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Para poder activar tener los diferentes modos de vista debemos realizar el
siguiente proceso.

Paso 1: Nos ubicamos en la cinta de opciones y damos clic en la pestaña Vista.

Paso 2: Encontraremos las diferentes opciones de vista, seleccionamos la que
deseemos aplicar al documento.
Paso 3: Acceso rápido las opciones e vista, se encuentra ubicado en la parte
inferior derecha de la hoja de trabajo.

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5. Guardado del libro.
Una vez terminado el trabajo se procede a guardar el libro. Existen dos formas de
guardar un libro de trabajo:
 Guardar como: cuando se guarda un archivo por primera vez o se guarda
una copia de uno existente. En este caso, se le da un nombre al archivo al
momento de guardarlo.

 Guardar: cuando se guardan los cambios que haya podido sufrir un archivo
sobrescribiéndolo. Es decir, que este archivo ya se había abierto
previamente en el computador.

Los pasos para guardar un libro de Excel por primera vez son los siguientes:

Paso 1: Nos ubicamos en la cinta de opciones y damos clic en la pestaña Archivo.

Paso 2 Se nos desplegara un menú seleccionamos la opción Guardar como.
Paso 3: Debemos seleccionar la ubicación para guardar el libro.
Paso 4: Asignarle un documento al libro en el espacio Nombre de archivo.
Paso 5: Indicar el formato del archivo
Paso 6 : Guardar

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