Proses manajemen pengembangan

sarana dan prasarana



Dibuat: 25 Maret 2014 Ditulis oleh Drs.Asep Suhendi Arifin, M.M.Pd. Widyaiswara LPMP Jawa Barat

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005:215), kata perencanaan berasal dari kata rencana
yang mempunyai arti rancangan atau rangka dari sesuatu yang akan dilakukan atau dikerjakan
pada masa yang akan datang. Menurut Terry (2005: 54), perencanaan adalah menetapkan
pekerjaan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang digariskan.

Hal senada juga dikemukakan oleh Sudjana.N, (2002;45) bahwa perencanaan adalah proses
yang sistematis dalam pengambilan keputusan tentang tindakan yang akan dilakukan pada
waktu yang akan datang. Selanjutnya, oleh Dwiantara dan Sumarto (2004: 55) dikemukakan
bahwa perencanaan adalah merupakan kegiatan pemikiran, penelitian, perhitungan, dan
perumusan tindakan-tindakan yang akan dilakukan di masa yang akan datang, baik berkaitan
dengan kegiatan-kegiatan operasional dalam pengadaan, pengelolaan, penggunaan,
pengorganisasian, maupun pengendalian sarana dan prasarana. Lebih lanjut Kaufman.A, yang
dikutip oleh Fatah, (2000: 49) menjelaskan bahwa setiap perencanaan mencakup hal-hal
sebagai berikut: perumusan tujuan yang akan dicapai; pemilihan program untuk mencapai
tujuan; identifikasi dan pengerahan sumber-sumber yang jumlahnya selalu terbatas.
Model perencanaan pendidikan yang patut diketahui pada bagian lain antara lain:

 Model Perencanaan Komprehensif, digunakan untuk menganalisis perubahan-perubahan dalam sistem

pendidikan secara menyeluruh. Disamping itu berfungsi sebagai patokan dalam menjabarkan rencana-
rencana yang lebih spesifik ke arah tujuan-tujuan yang lebih luas;

 Model Target Setting, diperlukan dalam upaya melaksanakan proyeksi ataupun perkiraan tingkat
perkembangan untuk kurun waktu tertentu, melalui analisis demografis dan proyeksi penduduk serta
memproyeksi perfoment sekolah dan kebutuhan tenaga kerja;
 Model Costing dan keefektifan biaya, diperlukan dalam menganalisis proyek dalam kriteria ekonomis
 
Memperhatikan uraian di atas, model mana yang tepat dalam merencanakan pengembangan
sarana dan prasarana pendidikan? Apakah model komprehensip, target setting atau costing.
Dalam hal ini Depdikbud (1997:31) menyarankan agar memperhatikan sifat-sifat kondisi internal
dan eksternal yang turut mempengaruhi harapan dimasa yang akan datang. Perencanaan itu
harus didasarkan pada jangka waktu tertentu yang dijabarkan ke dalam jangka waktu pendek
(kurang dari lima tahun), jangka menengah (5-10 tahun), dan jangka panjang (di atas 10 tahun).
Ketika jangka waktu dan model sudah ditetapkan maka perencanaan harus mampu menetapkan
personil pelaksana yang sesuai dengan keahlian. Lebih lanjut Pidarta (1988 : 34) membedakan
antara konsep perencanaan secara tradisional dengan partisipatori yang dapat dijadikan
panduan oleh pengembangan sarana dan prasarana dalam menyusun rencana program
kerjanya. Kedua konsep perencanaan itu mengandung keunggulan dan kelemahan tertentu
seperti terlihat pada tabel dibawah ini:

Tabel   Keunggulan dan kelemahan perencanaan

Perbedaan yang ditonjolkan dalam tabel di atas, maka perencanaan patisipatori dapat
diterapkan pada pengelolaan progam pengembangan sarana dan prasarana dengan beberapa
pertimbangan bahwa tersedianya sarana, prasarana dan fasilitas fisik dalam jenis dan kualitas
yang memadai, akan sangat mendukung berlangsungnya proses pendidikan yang efektif.
Kekurangan sarana,prasarana dan fasilitas fisik , akan menghambat pencapaian hasil yang
maksimal, sehingga dengan konsep pengambilan keputusan secara menyeluruh akan
membantu pada tingkat keefektifan dalam pengolahan yang diikuti dengan penilaian pada
progam yang disesuaikan dengan tujuan sistem pendidikan dan dikemas dalam konsep
kebersamaan
Ada proses perencanaan yang sedang”trend” pada saat ini yaitu 5 W, 1. H. Artinya perencanaan
itu akan selalu menjawab pertanyaan apa, mengapa, siapa, dimana, kapan, dan bagaimana.
Perencanaan selalu disebut sebagai jembatan yang menghubungkan kesenjangan antara
keadaan masa kini dengan keadaan yang diharapkan dimasa mendatang, dan dengan rencana
yang baik akan menghapus kegiatan meraba-raba, disana ada titik kepastian melakukan
kegiatan dengan rentang waktu yang telah ditentukan dan petunjuk pelaksanaan kegiatannya.
Setiap langkah memiliki strategi pembangunan yang dapat diterapkan dalam mewujudkan tujuan
yang ingin dicapai.
Beeby.C, (1967) yang dikutip oleh Nasir (200:41) dalam tulisannya memberikan pengertian
tentang perencanaan pendidikan yang dianut oleh negara tertentu sebagai berikut:
Educational planning is the exercising of foreshight in determining the policy, priorities and costs of an
educational system, heaving due regard for economic and political realities, for the system’s potential for
growth, and for the needs of the country and the pupils seved by the system.

Kutipan di atas menyatakan bahwa: Rencana yang baik harus memenuhi beberapa persyaratan
yang menyangkut empat aspek utama; sosial, politik, finansial, dan teknis. Dapat dipahami
dalam hal ini bahwa perencanaan pendidikan merupakan upaya melihat masa depan dalam hal
menentukan kebijaksanaan , prioritas, dan biaya pendidikan dengan mempertimbangkan
kenyataan-kenyataan yang ada dalam bidang sosial, politik, biaya, dan teknik untuk
pengembangan potensi sistem pendidikan nasional.
Berkaitan dengan hal di atas,  Jones ( 1969: 45) menjelaskan bahwa: perencanaan pengadaan
perlengkapan pendidikan di sekolah harus diawali dengan analisis  jenis pengalaman pendidikan
yang diprogramkan”. Perencanaan merupakan kegiatan yang sangat penting dalam menajemen
sarana dan prasarana pendidikan .Hal tersebut dikemukakan Sukarna ( 1987:55) bahwa proses
perencanaan sarana dan prasarana pendidikan sebagai berikut:
(1) Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan oleh setiap unit
kerja dan atau menginventarisir  kekurangan kelengkapan sekolah. (2) Menyusun rencana
kebutuhan perlengkapan sekolah untuk periode tertentu, misalnya untuk satu triwulan atau satu
ajaran. (3) Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang
tersedia sebelumnya. (4) Memadukan rencana kebutuhan  dengan dana atau anggaran sekolah
yang tersedia. Dalam hal ini,  jika dana yang tersedia tidak mencukupi untuk pengadaan semua
kebutuhan yang diperlukan, maka perlu diadkan seleksi terhadap semua kebutuhan
perlengkapan yang telah direncanakan dengan melihat urgensi setiap perlengkapan yang
diperlukan . Semua  perlengkapan yang urgen didaftar dan didahulukan pengadaannya. (5)
memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau anggaran
yang tersedia, maka perlu diadakan seleksi lagi dengan melihat skala prioritas. (6) penetapan
rencana pengadaan akhir.

Berdasarkan pendapat di atas, pada dasarnya perencanaan merupakan suatu proses kegiatan
untuk menggambarkan sebelumnya hal-hal yang akan dikerjakan kemudian dalam rangka
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam hal ini perencanaan yang dimaksud adalah
merinci rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi atau pembuatan peralatan dan
perlengkapan sesuai dengan kebutuhan. Dengan demikian perencanaan sarana dan prasarana
pendidikan persekolahan dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses perkiraan secara
matang rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi atau pembuatan peralatan dan
perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan sekolah. Merujuk pendapat di atas, perencanaan
pengembangan sarana dan prasarana dalam menunjang pembelajaran yang efektif, yaitu suatu 
proses analisis  dan penetapan kebutuhan yang diperlukan dalam proses pembelajaran 
sehingga dapat dikelompokan menjadi kebutuhan primer dan kebutuhan yang menunjang.
Dalam proses perencanaan  harus dilakukan dengan cermat dan teliti, baik berkaitan dengan
karakteristik  sarana dan prasarana yang dibutuhkan, jumlahnya, jenisnya, dan kendalanya,
beserta harganya.

Pengadaan
Pengadaan adalah Pelaksanaan  kegiatan untuk mewujudkan rencana menjadi tindakan nyata
dalam upaya mencapai tujuan yang telah ditentukan secara efektif dan efisien. Karena rencana
yang telah disusun itu baru mempunyai nilai bila dilaksanakan dengan efektif dan efisien.
Pengadaan merupakan kegiatan yang dilakukan untuk menyediakan semua jenis sarana dan
prasarana pendidikan persekolahan yang sesuai dengan kebutuhan dalam rangka mencapai
tujuan yang telah ditetapkan. Dalam konteks persekolahan, pengadaan merupakan segala
kegiatan yang dilakukan dengan cara menyediakan semua keperluan barang atau jasa
berdasarkan hasil perencanaan dengan maksud untuk menunjang kegiatan pembelajaran agar
berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan tujuan yang diinginkan.
Pengadaan sarana dan prasarana merupakan fungsi operasional pertama dalam manajemen
sarana dan prasarana pendidikan persekolahan. Fungsi ini pada hakikatnya merupakan
serangkaian kegiatan untuk menyediakan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan
sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun
tempat, dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan.
Pengadaan sarana dan prasarana di sekolah, yaitu kelanjutan dari program perencanaan yang
telah disusun oleh sekolah sebelumnya.  Menurtut Bafadal ( 2004:31) sistem pengadaan sarana
dan prasarana disekolah , dapat dilakukan berbagai cara , antara lain:
(1) Dropping dari pemerintah hal ini meruoakan bantuan yang diberikan permerintah kepada
sekolah. Bantuan ini sifatnya terbatas sehingga pengelolaan sarana dan prasarana pendidikan
disekolah tetapharus mengusahakan dengan cara lain.(2) Mengadakan sarana dan prasarana
sekolah dengan cara membeli baik secara langsung maupun melalui pemesanan terlebih
dahulu. (3) Meminta sumbangan dari wali murid atau mengajukan proposal bantuan pengadaan
sarana dan prasarana sekolah ke lembaga-lembaga  sosial yang tidak mengikat. (4)
Mengadakan perlengkapan dengan cara menyewa atau meminjam ketempat lain. (5)
Mengadakan perlengkapan sekolah dengan cara tukar menukar barang yang dimiiki denga
barang lainnya yang dibuuhkan sekolah .

Memilih sarana dan prasarana  pendidikan bukanlah berupa resep yang lengkap dengan
petunjuk-petunjuknya,lalu pendidik menerima resep itu begitu saja,sarana pembelajaran
hendaknya direncanakan,dipilih dan diadakan dengan teliti sesuai dengan kebutuhan sehingga
penggunaan berjalan dengan wajar. Untuk itu pendidik hendaknya menyesuaikan dengan
sarana pembelajaran dengan faktor-foktor yang dihadapi,yaitu tujuan apakah yang hendak
dicapai.media apa yang tersedia,pendidik mana yang akan menggunakannya.dan peserta
pendidik mana yang dihadapi. Faktor lain yang hendaknya dipertimbangkan dalam penelitian
sarana pembelajaran adalah kesesuaian dengan ruang dan waktu.
Inventaris
Inventarisasi dapat diartikan sebagai pencatatan dan penyusunan barang-barang milik negara
secara sistimatis,tertib, dan teratur berdasarkan ketentuan-ketentuan atau pedoman-pedoman
yang berlaku. Hal ini sesuai dengan keputusan  mentri keuangan RI Nomor
Kep,225/MK/V/4/1971 bahwa barang milik negara berupa semua barang yang berasal atau 
dibeli dengan dana  yang bersumber baik secara keseluruhan atau bagian sebagainya dari
anggaran pendapatan dan belanja Negara (APBN) ataupun dana lainnya yang barang-barang di
bawah penguasaan kantor Departemen dan Kebudayaan,baik yang berada di dalam maupun
luar negeri. Kegiatan inventarisasi sarana dan prasarana  pendidikan di sekolah menurut Bafadal
(2004:56) meliputi  :
(1) Pencatatan sarana dan prasarana sekolah dapat dilakukan di dalam buku penerimaan
barang,buku bukan inventaris,buku (kartu) stok barang.(2) Pembuatan kode khusus untuk
 perlengkapan yang terolong barang Inventaris,caranya dengan membuat kode barang dan
menempelkannya dan menuliskannnya
Pengawasan
Pengawasan atau evaluasi dimaksudkan untuk mengetahui bahwa hasil pelaksanaan pekerjaan
sedapat mungkin sesuai dengan rencana. Hal ini membandingkan antara kenyataan dengan
standar yang telah ditentukan semula. Bila perlu mengadakan pembetulan atau perbaikan :
apabila ternyata dalam pelaksanaan terdapat adanya penyimpangan dari rencana.
Menurut Nawawi (1983 : 27) pengawasan adalah kegiatan mengukur tingkatan efektivitas kerja
personal dan efisiensi penggunaan metode dan alat tertentu dalam usaha mencapai tujuan.
Untuk itu diperlukan pengamatan langsung maupun tidak langsung terhadap berbagai aspek
atau kegiatan dalam proses pencapaian tujuan. 
Sementara itu menurut pendapat Murdick yang dikutip Fatah (2000 : 101) menyebutkan ada tiga
proses dasar tahapan pengawasan, yaitu; (1) menetapkan standar pelaksanaan. (2) pengukuran
pelaksanaan pekerjaan dibandingkan dengan standar (3) menentukan kesenjangan (eviasi)
antara pelaksanaan dengan standar dan rencana 
Berdasarkan pendapat di atas, bahwa yang dimaksud Standar tersebut mencakup kriteria yang
terwujud dalam bentuk kuantitatif dan kualitatif, sedang ukuran umum itu menyangkut kriteria
ongkos, waktu, kualitas, fisik, pendapatan, dan standar yang tak dapat diraba lainnya;  Proses ini
dilakukan dengan cara observasi personal, laporan secara lisan atau tertulis . Langkah-langkah
proses ini ditampilkan dalam tabel berikut :

Langkah-langkah Dasar Proses Pengawasan

Memperhatikan pendapat di atas, maka dapat disimpulkan bahwa pengawasan merupakan

kunci keberhasilan proses manajemen. Maka dari itu, pengawasan perlu dilihat secara
komprehenship seperti dalam pelaksanaan progam akselerasi bisa dilakukan dengan kegiatan
penilaian yang bersifat objektif. Fungsi pengawasan ini merupakan jembatan antara
perencanaan dan pelaksanaan, dan merupakan pengamanan, pemelihaaan , dan
pengembangan.

 Pengamanan bermakna bahwa rencana yang telah ditetapkan secara musyawarah itu terlaksana dengan
baik, tidak ada penyimpangan, pemborosan tenaga, waktu, dan materil;
 Pemeliharaan bermakna sebagai proses penyelenggaraan kerjasama antara manusia dalam kelompok
itu, yang mengarah kepada efisiensi dan efektivitas;
 Pengembangan bermakna hal-hal yang positif, baik ide atau hasil pekerjaan dikembangkan untuk
mencapai tujuan progam yang lebih baik, dan disamping itu memperbaiki hal-hal yang kurang baik.
Sesungguhnya makna yang terpenting dari pengawasan adalah memberikan arahan dan
penilaian tehadap pekerjaan, artinya menilai tingkat efektivitas dan efisiensi pemakai sumber
daya organisasi tertentu yang dilakukan setiap personal.
Teknik pengawasan bisa dilakukan secara langsung maupun tidak langsung. Yang terpenting
menurut  Siagian S.P, (1985 : 35) pengawasan adalah : (1) kejelasan rencana pengawasan; (2)
target waktu yang menentukan batas melaksanakan suatu tugas; (3)  dukungan dana; (4)
dukungan sarana dan pasarana; (5) sifat dan bentuk penyelia dari atasan langsung; (6) hasil
mutu dari hasil pekerjaan; (7) tingkat toleransi terhadap deviasi yang masih dapat diterima.
Pendekatan fungsi pengawasan adalah jaminan pencegahan yang diperlukan untuk meredam
berbagai kemungkinan terjadinya perbedaan atau menyimpang dari tujuan (deviasi) yang dapat
diambil sebagai tindakan penyelamatan sedini mungkin.

Pengawasan dan pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah adalah salah satu
fungsi manajemen yang harus dilaksanakan oleh pemimpin organisasi atau lembaga. Berkaitan
dengan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah, perlu adanya kontrol baik dalam
pemeliharaan atau pemberdayaan. Pengawasan terhadap sarana dan prasarana pendidikan di
sekolah merupakan usaha yang ditempuh  oleh pimpinan dalam membantu personil sekolah
untuk menjaga atau memelihara , dan memanfaatkan sarana dan prasarana sekolah dengan
sebaik mungkin demi keberhasilan pembelajaran  di sekolah. Pemeliharaan terhadap sarana
dan prasarana pendidikan di sekolah merupakan aktivitas yang harus dijalankan  untuk menjaga
agar perlengkapan yang dibutuhkan oleh personel sekolah dalam kondisi siap pakai. Kondisi
siap pakai ini  akan sangat membantu terhadap kelancaran pembelajaran yang dilakukan
sekolah. Oleh karena itu , semua perlengkapan yang ada di sekolah membutuhkan perawatan,
pemeliharaan, dan pengawasan agar dapat diperdayakan dengan sebaik mungkin. Dalam
pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah Menurut Bafadal (2004:49) jika
ditinjau dari sifat maupun waktunya terdapat beberapa macam, yaitu: “(1) ditinjau dari sifatnya,
Yaitu: pemeliharaan bersifat pengecekan, pencegahan, perbaikan ringan dan perbaikan berat,
(2) ditinjau dari waktu pemeliharaannya, yaitu : pemeliharan sehari-hari, dan pemeliharaan
berkala seperti pengecetan dinding”.

Penghapusan
Penghapusan sarana dan prasarana pendidikan adalah kegiatan meniadakan barang-barang
milik lembaga ( bisa juga milik negara) dari daftar inventaris dengan cara berdasarkan
perundang-undangan  yang berlaku. Sebagai salah satu aktivitas dalam manajemen sarana dan
prasarana pendidikan, penghapusan bertujuan(1) mencegah dan membatasi kerugian yang lebih
besar sebagai akibat pengeluaran dana untuk perbaikan perlengkapan yang rusak,(2)
memcegah terjadinya pemborosan biaya pengamatan yang tidak berguna, (3) membebaskan
lembaga dari tanggung jawab pemeliharaan  dan pengamanan, (4) meringankan beban
inventaris.
Kepala sekolah memiliki kewenangan untuk melakukan penghapusan terhadap perlengkapan
sekolah. Namun perlengkapan yang akan dihapus harus memenuhi persyaratan-persyaratan.
Demikian pula prosedurnya harus mengikuti peraturan perundang-undangan.

http://www.lpmpjabar.go.id/index.php/rubrik/artikel/143-proses-manajemen-pengembangan-
sarana-dan-prasarana