MANUAL DE REQUISITOS PARA EL DESEMBOLSO DE RECURSOS POR IDEA CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS VIAS TERCIARIAS VIGENCIA 2010 DIRECCIN DE PROYECTOS

ESPECIALES SECRETARA DE INFRAESTRUCTURA FISICA

(Departamento de Antioquia Municipios)

Actualizacin: 14 de septiembre de 2010

Direccin de Proyectos Especiales

Calle 42B 52-106 Piso 9, oficina 904 - Tel: (094) 383 7932 Fax: 383 9572 Centro Administrativo Departamental Jos Mara Crdova (La Alpujarra) Medelln Colombia Suramrica 2

Medelln, Septiembre de 2010 Seores ALCALDES MUNICIPALES Y/O SECRETARIOS DE OBRAS PBLICAS Municipios del Departamento de Antioquia Asunto: Manual de requisitos para desembolsos Convenios Vas Terciarias 2010 Suscritos entre el Departamento de Antioquia y los Municipios La administracin y pagos de los recursos de los convenios interadministrativos, que tienen por objeto la ejecucin de los proyectos de Mantenimiento y mejoramiento de vas terciarias existentes en jurisdiccin de los municipios del Departamento de Antioquia, cofinanciados por el Departamento de Antioquia en la vigencia 2010, se har a travs del IDEA. La Secretara de Infraestructura Fsica del Departamento de Antioquia, trasladar estos recursos a una cuenta especial al IDEA y sta Entidad a su vez abrir una cuenta iidentificada con el objeto del convenio, actuado el municipio como titular. El IDEA efectuar los desembolsos que ordene el Departamento, una vez que el municipio cumpla con todos los requisitos que para el efecto fije la Secretara de Infraestructura Fsica del Departamento de Antioquia y presente, ante el Coordinador de la Direccin de Proyectos Especiales de la Secretara de Infraestructura del Departamento, los respectivos soportes que justifiquen su pago; con la autorizacin previa y visto bueno de la Interventora de obra contratada por el municipio, del Alcalde Municipal y de la Secretara de Infraestructura Fsica del Departamento. La forma de pago de los recursos del convenio se realizar de la siguiente manera: Un primer desembolso, hasta el 50% inicial del convenio, cancelados, previa aprobacin de las garantas que debe constituir el municipio a favor del Departamento, la publicacin en la Gaceta Departamental, la presentacin de los contratos derivados de este convenio, que garanticen que las condiciones estn dadas para dar inicio a las obras y todos los documentos exigidos para tal fin, debidamente aprobados por la Interventora de la obra. Un 30% del valor total del convenio, mediante el pago de actas de avance parcial de obra realmente ejecutada, debidamente aprobadas por la Interventora de la obra, previa presentacin de todos los requisitos exigidos para tal fin. El ltimo pago equivalente al 20% se pagar una vez las obras hayan sido culminadas en su totalidad y el municipio acredite mediante actas, el recibo y liquidacin de los contratos de obra e interventora, con la correspondiente actualizacin de plizas y el informe final de interventora y todos los requisitos exigidos para tal fin, debidamente aprobados por la Interventora de la obra. Tal como se describe a continuacin. El MUNICIPIO es el responsable por la correcta inversin y ejecucin de los recursos que se le transfieren y por esta razn es quien debe realizar los trmites tendientes a obtener el desembolso de los recursos ante el DEPARTAMENTO. El DEPARTAMENTO, se exime de responsabilidad frente a terceros que eventualmente pudieran resultar afectados por la inactividad o demora en los trmites por parte del MUNICIPIO. Para efectos del giro de los recursos, el municipio debe presentar la siguiente documentacin ante el Departamento, de acuerdo con el desembolso que se solicite:

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A.

REQUISITOS PARA TRAMITAR LA SOLICITUD DE PAGO DEL PRIMER DESEMBOLSO, HASTA EL 50% DEL VALOR TOTAL DEL CONVENIO INTERDMINISTRATIVO SUSCRITO ENTRE EL DEPARTAMENTO Y EL MUNICIPIO
1.

Solicitud de desembolso del municipio dirigida al Departamento: oficio donde se solicita la autorizacin del pago, dirigido al Dr. Mario de Jess Correa Arroyave- Director de Proyectos Especiales de la Secretara de Infraestructura Fsica del Departamento de Antioquia-, debidamente firmado por el seor Alcalde del Municipio. (Ver formato F-Solicitud de Desembolso). En dicho oficio se debe indicar: Nmero y objeto del convenio, porcentaje y valor del desembolso solicitado, discriminando el nombre y valor neto a pagar al contratista y el valor neto de las retenciones a favor del municipio, as mismo en dicho oficio se deber especificar el banco, nmero, nombre y tipo de las cuentas bancarias en las cuales sern consignados el desembolso al contratista y las retenciones al municipio. Dicha solicitud ser elaborada una vez se haya cumplido con todos los requisitos exigidos para tramitar el desembolso respectivo y estn debidamente aprobados por la Interventora de la obra. Su fecha de expedicin debe estar vigente dentro de los siguientes 30 das a su presentacin. Copia de la cuenta de cobro o factura: con las especificaciones de la DIAN, presentada por el contratista de obra al municipio; cuando este ejecute las obras a travs de un tercero o cuentas de cobro o facturas presentadas por los proveedores al municipio, cuando este acte como contratista de obra al ejecutar las obras por administracin directa. En ambos casos debe tener visto bueno del Interventor. Si se presenta cuenta de cobro, esta debe llevar una numeracin consecutiva y cumplir con los requisitos establecidos de conformidad con el Decreto Reglamentario 552 de 2003, para que se asemeje a la factura equivalente. Adems, para efectos de autorizar el respectivo pago por parte del Departamento, al presentar la cuenta o factura, la fecha de expedicin debe estar vigente dentro de los siguientes 30 das a su presentacin, es decir, que esta ser elaborada una vez se haya cumplido con todos los requisitos exigidos para tramitar el desembolso respectivo y estn debidamente aprobados por la Interventora de la obra, para realizar el trmite de pago. Copia de la orden de pago generada por el sistema contable o presupuestal del municipio: expedida por la tesorera municipal, que presente de manera detallada el valor neto a pagar al contratista y el detalle de las retenciones a favor del municipio, aplicadas a la factura o cuenta de cobro presentada por el contratista, con visto bueno del Interventor. Debe contener como mnimo: numeracin consecutiva, nombre de la entidad que genera el pago, nmero de RUT del municipio y rubro presupuestal. Del beneficiario del pago se requiere: nombre del beneficiario, nmero de RUT del contratista, direccin y telfono. Ms, el concepto y/o descripcin, valor facturado, valor y detalle de retenciones, amortizacin anticipo si lo hay, valor neto a pagar; con nombre, cargo y firma del ordenador del gasto del municipio.

2.

3.

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4.

Certificado Paz y Salvo por Pago de Seguridad Social y Parafiscales del Municipio (Ley 1150/2007): correspondiente al periodo de facturacin: donde acredita que el municipio se encuentra al da en el pago de Seguridad Social y Aportes Parafiscales, debidamente firmado por el Alcalde o en su defecto por el Tesorero o Revisor Fiscal del Municipio; de acuerdo con lo preceptuado en el artculo 23 de la Ley 1150 de 2007, (donde se consagra la obligacin de verificar previo a cada pago que pretenda realizarse, el cumplimiento de esta obligacin por parte del municipio). Certificacin bancaria del contratista: la certificacin debe estar expedida por el banco en la cual se indique el nombre, tipo y nmero de la cuenta bancaria en la cual sern consignados los desembolsos al contratista, correspondiente al valor neto a pagar.

5.

En caso de que el municipio celebre un contrato y aperture una cuenta con firmas conjuntas a nombre del contratista y del municipio, para efectos de realizar el respectivo pago, el titular de la cuenta en todos los casos siempre ser el contratista de obra.
6.

Certificacin bancaria del municipio: La certificacin debe estar expedida por el banco en la cual se indique el nombre, tipo y nmero de la cuenta bancaria en la cual sern consignadas las retenciones al municipio. Copia del Decreto de incorporacin de los recursos al presupuesto municipal con destinacin especfica: El municipio deber realizar la respectiva incorporacin de los recursos del convenio a su presupuesto en la actual vigencia y aportar copia de este Decreto de Incorporacin con destinacin especfica para el objeto del convenio (Indicar nmero y fecha de expedicin). Copia del contrato de obra suscrito entre el municipio y el contratista de obra, debe incluir presupuesto de obra anexo: Para garantizar que las condiciones estn dadas para dar inicio a las obras objeto del convenio, el municipio debe presentar copia de contrato derivado de este convenio, celebrado entre el municipio y el contratista de obra seleccionado, debidamente legalizado y con un plazo inferior o equivalente al plazo del convenio suscrito con el Departamento. Este debe contener el presupuesto de obra con las cantidades y precios unitarios, discriminados tem por tem.

7.

8.

El valor de las actividades a cancelar por parte del Departamento ser a los precios subcontratados por el municipio con el tercero; precios que en ningn caso podrn ser mayores a los pactados en el presupuesto del acta de priorizacin del proyecto aprobada por el Departamento. En su defecto se debe presentar la respectiva acta de modificacin y APUs. En el evento de tratarse de ejecucin de las obras por la modalidad de Administracin Directa por parte del municipio, deber adjuntar los siguientes contratos:

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Contrato del Ingeniero Residente: Copia del contrato del Ingeniero Residente, el cual deber tener como fecha de iniciacin, la misma fecha de inicio de obra impartida por la interventora, y un plazo equivalente al plazo del convenio suscrito entre el Departamento y el Municipio, que garantice la entrega final y recibo a satisfaccin de las obras dentro de la vigencia del convenio. Contratos de obra y de suministros: Contratos celebrados de acuerdo con las cantidades definidas en el presupuesto de obra del acta de priorizacin aprobada por el Departamento, con visto bueno del Interventor: - Copia de los contratos de suministro de materiales y combustibles. - Copia de los contratos de suministro de mano de obra. - Copia de los contratos de arrendamiento de maquinaria y equipos, cuando se contraten con terceros. En todos los casos se debe anexar el presupuesto de obra con las cantidades y precios unitarios, discriminados tem por tem. Los precios unitarios que se pagan por la modalidad de Administracin Directa, no podrn incluir los costos indirectos de Administracin, Imprevistos y Utilidad (A.I.U); significando ello que solo se pagarn los tems indicados en el presupuesto a costos directos, cuya inversin sea verificada en obra y soportada mediante acta debidamente firmada por el interventor de la obra y/o el Residente de la obra, y el coordinador del convenio por parte del municipio, con visto bueno del alcalde.
9.

Plan de inversin de recursos con su correspondiente programacin de pagos: Cuando el municipio, para efectos de la ejecucin de las obras del proyecto objeto del convenio, acta como contratista de obra, al ejecutar los recursos del convenio por la modalidad de administracin directa por parte del municipio, deber presentar el Plan de Inversin en el formato anexo, con visto bueno del ingeniero residente y/o del interventor y del coordinador del convenio del municipio. En dicho plan, el municipio relacionar todos los contratos de obra, de suministro de materiales y combustibles, de suministro de mano de obra y contratos de arrendamiento de maquinaria y equipos; que hayan sido celebrados por el municipio con los diferentes proveedores, para ejecutar las obras objeto del convenio, con su correspondiente programacin de pagos para el giro de los desembolsos pactados en el convenio, segn flujo de caja del 100% del valor total, por cada contrato y en relacin a la programacin de ejecucin de actividades (Ver formato anexo F-Plan de Inversin ). Copia del contrato de Interventora de obra: el municipio contratar la interventora con una persona independiente de la entidad contratante y del contratista, quien responder por los hechos y omisiones que le fueren imputables en los trminos previstos en el artculo 53 de la Ley 80 de 1993; para lo cual presentar copia del contrato de interventora, cuando el contrato de obra haya sido celebrado con un tercero como resultado de un proceso de licitacin o concurso.

10.

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Los recursos girados por el Departamento, con cargo al convenio, en ningn caso podrn ser invertidos por el municipio para el pago de los costos de la interventora de la obra. Cuando el contrato de obra no haya sido resultado del proceso de concurso exigido por la Ley 80 de 1993, la interventora puede ser ejercida por una persona natural o jurdica independiente del municipio o por un funcionario pblico del municipio que ostente las calidades necesarias para realizar tal interventora de conformidad con lo establecido por la ley para el ejercicio de dicha funcin; en tal aso caso se presentar copia del decreto de delegacin del Interventor del contrato de obra designado por el municipio.
11.

Copia del Acta de inicio del contrato de obra: debidamente firmada por el alcalde como representante legal del municipio o su delegado, por el contratista de obra y el interventor. Copia del Acta de inicio del contrato de Interventora: debidamente firmada por el alcalde como representante legal del municipio y/o su delegado y por el interventor de obra. Copia del Decreto de delegacin del Coordinador del Convenio designado por el municipio, enlace con el Departamento: el municipio deber designar un funcionario adscrito a la Secretara de Obras Pblicas o de Planeacin de dicho municipio, quien ser el enlace responsable ante la Secretara de Infraestructura Fsica del Departamento, para la ejecucin del convenio celebrado entre el Departamento de Antioquia y el municipio. Acta de Priorizacin del Proyecto Modificada: cuando haya cambios al momento de impartir la orden de iniciacin de las obras, se debe presentar el Acta de Priorizacin del Proyecto Modificada, en medio impreso y digital. Incluye Presupuesto actualizado y Registro Fotogrfico a color actualizado a la fecha de iniciacin de obras; firmada por el interventor, el contratista de obra, el municipio y el coordinador del Departamento.

12.

13.

14.

Consiste en la presentacin del informe debidamente elaborado por la interventora, en el formato anexo F-Acta de Priorizacin del Proyecto Modificada; con el fin de verificar las condiciones del proyecto antes de iniciar la ejecucin de las obras. Incluye los siguientes aspectos:

Definicin de las nuevas cantidades de obra, con la descripcin resumen de las obras a ejecutar. Actualizacin del presupuesto del proyecto a ejecutar. El valor de las actividades a cancelar por parte del Departamento ser a los precios subcontratados con el tercero; precios que en ningn caso podrn ser mayores a los pactados en el presupuesto del acta de priorizacin del proyecto. Localizacin de las fuentes de materiales y zonas de depsito; verificadas por el interventor de la obra. Anlisis de precios unitarios del nuevo presupuesto, con visto bueno del interventor. Presentacin del diagrama de localizacin del proyecto, de acuerdo con la informacin solicitada en el formato del acta de modificacin.

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Registro fotogrfico a color: consecuente con la fecha del registro, ubicacin y descripcin detallada de las obras a ejecutar antes de realizar la intervencin. No se reciben fotos impresas en blanco y negro y sin identificacin. Diagnstico y recomendaciones del interventor, sobre el estado inicial del proyecto antes de la ejecucin de las obras. Presentacin de los estudios y diseos correspondientes, cuando el proyecto lo requiera, revisados y aprobados por la interventora. Los estudios y diseos (planos) del proyecto deben estar debidamente firmados por el profesional responsable y se debe adjuntar copia de la respectiva Matrcula Profesional. En caso de que apliquen bienes y servicios y/o maquinarias estos deben ser certificados por el alcalde: consiste en describir y cuantificar los Aportes en bienes y servicios que aportar el municipio en la ejecucin de las obras, en el caso que los haya. Este aporte no hace parte del valor inicial del convenio. Sus costos sern cuantificados al momento de terminar las obras para ser sumados al aporte del municipio, consolidando as su aporte total como un valor agregado al convenio. Descripcin de las fuentes de financiacin: Corresponde al valor en pesos del proyecto objeto del convenio. No debe incluir recursos cofinanciados en contratos ya ejecutados o en ejecucin, tanto por entidades internas como externas.

Cuando no haya cambios al momento de impartir la orden de iniciacin de las obras, se debe presentar una Certificacin de que las condiciones iniciales del proyecto no presentan cambios con respecto al Acta de Priorizacin, certificacin que debe estar debidamente firmada por el interventor, el contratista de obra y el Alcalde Municipal. En este documento el interventor debe certificar que: De acuerdo con la visita al sitio de las obras y el diagnstico sobre el estado inicial antes de la intervencin, el interventor de la obra, el contratista de obra y el Alcalde Municipal, certifican que las condiciones iniciales del proyecto en el marco del Convenio No.201X-CF-20-XXX cuyo objeto es el XXXXXXXXXXXXXX, no presentan cambios al momento de impartir la orden de iniciacin de las obras, con respecto al Acta de Priorizacin, toda vez que el proyecto no ha sido modificado, no existen cambios en el presupuesto ni en las actividades a desarrollar durante la ejecucin de las obras, en relacin a la eliminacin o adicin de nuevos tems, al incremento o reduccin de las cantidades de obra, debido a obras adicionales o cambios de obra, y al reajuste de los precios unitarios que alteren el presupuesto con la ejecucin de una menor cantidad de obra a la inicialmente pactada; de conformidad con el Acta de Priorizacin del proyecto que fue debidamente aprobada y viabilizada por el Coordinador del Departamento, y que hace parte integral del Convenio celebrado entre el Departamento y el municipio de XXXXXX. (Ver formato anexo F-Certificacin el proyecto no presenta cambios).
15.

Cronograma de actividades del contrato de obra actualizado a la fecha de inicio y ajustado al plazo del convenio celebrado con el Departamento, con Vo. Bo. del Interventor: El interventor debe presentar el cronograma de ejecucin del proyecto por semanas, que contenga las etapas: 1) precontractual, 2) contractual y ejecucin de obra, y 3) poscontractual o liquidacin del contrato de obra; de tal manera que se verifique la ejecucin fsica y financiera del proyecto dentro del plazo del convenio celebrado con el Departamento; es decir, que en todo momento represente la historia real de lo ejecutado en cada una de las etapas y para

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cada actividad; as como su programa de obra proyectado para la terminacin de los trabajos dentro del plazo contractual. (Ver formato anexo F-Cronograma del convenio). En caso de existir diferencia entre lo programado y lo ejecutado, el interventor debe explicar la causa y su plan de contingencia para cumplir con el plazo pactado.
16.

Certificacin expedida y firmada por el interventor de obra, del paz y salvo de Parafiscales y Seguridad Social del Contratista: donde se acredita que el contratista, se encuentra al da en los pagos al sistema integral de seguridad social (Salud, pensiones y riesgos profesionales), y aportes parafiscales (Cajas de Compensacin Familiar, SENA, e ICBF); de conformidad con lo preceptuado en el artculo 23 de la Ley 1150 de 2007 (donde se consagra la obligacin de verificar previo a cada pago que pretenda realizarse, el cumplimiento de esta obligacin por parte del contratista). Certificacin de Empleos Generados: como indicador de impacto econmico, presentar la certificacin de la Interventora que acredite, en cifras reales, el nmero de empleos generados con la realizacin del proyecto, discriminado por hombres y mujeres. Certificacin de Personas Beneficiadas: como indicador de impacto social, presentar la certificacin del Alcalde que acredite, en cifras reales, el nmero de personas beneficiadas con la realizacin del proyecto, discriminado por hombres y mujeres. Fotografa de la valla del proyecto, debidamente instalada y de conformidad con el modelo y las especificaciones establecidas por la Secretara de Infraestructura Fsica del Departamento. Esta valla ser cancelada con recursos del municipio. Para cuantas entre $50.000.000 y $300.0000.000 su dimensin ser de 3x2 metros, entre $300.000.000 y $1.000.0000.000 ser de 6x3 metros y mayor a $1.000.0000.000 ser de 8x4 metros. No se aceptarn vallas pintadas en lata. El municipio se obliga a suministrar y colocar la valla del proyecto en un trmino mximo de veinte (20) das hbiles contados a partir de la fecha de celebracin del convenio con el Departamento. Copia del RUT del Contratista de obra: contratado por el municipio para la ejecucin de las obras.

17.

18.

19.

20.

Adems, Cuando haya cambios al momento de impartir la orden de iniciacin de las obras, para autorizar el primer desembolso el municipio debe presentar la nueva Acta de socializacin de las obras con la comunidad beneficiada, firmada por el presidente de la junta de accin comunal o junta de accin local y el alcalde, que describa el alcance de las obras finalmente a ejecutar (Ver formato anexo F-Modelo Acta de Socializacin). NOTA: Para el pago del primer desembolso, el municipio debe haber cumplido con todos los requisitos bsicos de aprobacin del proyecto, exigidos para obtener la viabilidad integral en todos los aspectos estudiados, por parte de la Direccin de Proyectos Especiales de la

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Secretara de Infraestructura Fsica de la Gobernacin de Antioquia. Y haber cumplido con todos los requisitos necesarios para celebracin, perfeccionamiento y ejecucin del Convenio, como: Aprobacin de la garanta nica, publicacin en la Gaceta Departamental, incorporacin de recursos al presupuesto municipal; haber presentado la cuenta de cobro por el 100% de los recursos aportados por el Departamento para realizar la transferencia de la totalidad de los recursos al banco donde se apertur la cuenta para el giro de los recursos del convenio, y constancia de consignacin de los recursos aportados por el Municipio en dicha cuenta, si aplica. Adems, el Acta de Inicio del Convenio Interadministrativo debe estar debidamente firmada por el Departamento y el Municipio.

B.

REQUISITOS PARA TRAMITAR LA SOLICITUD DEL DESEMBOLSO PARCIAL, CORRESPONDIENTE AL PAGO DE ACTAS DE AVANCE PARCIAL DE OBRA REALMENTE EJECUTADA Solicitud de desembolso del municipio dirigida al Departamento: oficio donde se solicita la autorizacin del pago, dirigido al Dr. Mario de Jess Correa ArroyaveDirector de Proyectos Especiales de la Secretara de Infraestructura Fsica del Departamento de Antioquia-, debidamente firmado por el seor Alcalde del Municipio. (Ver formato F-Solicitud de Desembolso). En dicho oficio se debe indicar: Nmero y objeto del convenio, porcentaje y valor del desembolso solicitado, discriminando el nombre y valor neto a pagar al contratista y el valor neto de las retenciones a favor del municipio, as mismo en dicho oficio se deber especificar el banco, nmero, nombre y tipo de las cuentas bancarias en las cuales sern consignados el desembolso al contratista y las retenciones al municipio. Dicha solicitud ser elaborada una vez se haya cumplido con todos los requisitos exigidos para tramitar el desembolso respectivo y estn debidamente aprobados por la Interventora de la obra. Su fecha de expedicin debe estar vigente dentro de los siguientes 30 das a su presentacin. Copia de la cuenta de cobro o factura: con las especificaciones de la DIAN, presentada por el contratista de obra al municipio; cuando este ejecute las obras a travs de un tercero o cuentas de cobro o facturas presentadas por los proveedores al municipio, cuando este acte como contratista de obra al ejecutar las obras por administracin directa. En ambos casos debe tener visto bueno del Interventor. Si se presenta cuenta de cobro, esta debe llevar una numeracin consecutiva y cumplir con los requisitos establecidos de conformidad con el Decreto Reglamentario 552 de 2003, para que se asemeje a la factura equivalente. Adems, para efectos de autorizar el respectivo pago por parte del Departamento, al presentar la cuenta o factura, la fecha de expedicin debe estar vigente dentro de los siguientes 30 das a su presentacin, es decir, que esta ser elaborada una vez se haya cumplido con

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todos los requisitos exigidos para tramitar el desembolso respectivo y estn debidamente aprobados por la Interventora de la obra, para realizar el trmite de pago.
3.

Copia de la orden de pago generada por el sistema contable o presupuestal del municipio: expedida por la tesorera municipal, que presente de manera detallada el valor neto a pagar al contratista y el detalle de las retenciones a favor del municipio, aplicadas a la factura o cuenta de cobro presentada por el contratista, con visto bueno del Interventor. Debe contener como mnimo: numeracin consecutiva, nombre de la entidad que genera el pago, nmero de RUT del municipio y rubro presupuestal. Del beneficiario del pago se requiere: nombre del beneficiario, nmero de RUT del contratista, direccin y telfono. Ms, el concepto y/o descripcin, valor facturado, valor y detalle de retenciones, amortizacin anticipo si lo hay, valor neto a pagar; con nombre, cargo y firma del ordenador del gasto del municipio. Certificado Paz y Salvo por Pago de Seguridad Social y Parafiscales del Municipio (Ley 1150/2007): correspondiente al periodo de facturacin: donde acredita que el municipio se encuentra al da en el pago de Seguridad Social y Aportes Parafiscales, debidamente firmado por el Alcalde o en su defecto por el Tesorero o Revisor Fiscal del Municipio; de acuerdo con lo preceptuado en el artculo 23 de la Ley 1150 de 2007, (donde se consagra la obligacin de verificar previo a cada pago que pretenda realizarse, el cumplimiento de esta obligacin por parte del municipio). Certificacin bancaria del contratista: la certificacin debe estar expedida por el banco en la cual se indique el nombre, tipo y nmero de la cuenta bancaria en la cual sern consignados los desembolsos al contratista, correspondiente al valor neto a pagar.

4.

5.

En caso de que el municipio celebre un contrato y aperture una cuenta con firmas conjuntas a nombre del contratista y del municipio, para efectos de realizar el respectivo pago, el titular de la cuenta en todos los casos siempre ser el contratista de obra.
6.

Certificacin bancaria del municipio: La certificacin debe estar expedida por el banco en la cual se indique el nombre, tipo y nmero de la cuenta bancaria en la cual sern consignadas las retenciones al municipio. Copia de las actas de seguimiento del contrato de obra: En el evento que el contrato de obra celebrado entre el municipio y el contratista tenga un otros o se haya elaborado una adicin, prrroga, modificacin, suspensin y reanudacin del contrato de obra, se debe presentar copia de dicho acto en la cuenta inmediata, anexa a los documentos de legalizacin del desembolso respectivo. Copia de las actas de seguimiento del contrato de interventora: En el evento que el contrato de interventora celebrado entre el municipio y el interventor tenga un otros o se haya elaborado una adicin, prrroga, modificacin, suspensin y reanudacin del contrato de interventora, se debe presentar copia de dicho acto en la cuenta inmediata, anexa a los documentos de legalizacin del desembolso respectivo.

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9.

Informe parcial elaborado por la interventora de obra, presentado en medio impreso y digital: El interventor debe verificar y supervisar la ejecucin fsica para realizar las evaluaciones de cumplimiento del contrato en las fechas establecidas. Y cada vez que se solicite un pago debe presentarse un informe de seguimiento detallado de interventora sobre su inversin y avance de las obras, as como anexar el acta de obra correspondiente; incluyendo el registro fotogrfico que muestre el estado del antes, durante y despus de la ejecucin de las obras, teniendo en cuenta los siguientes controles:

Control Financiero (costos-presupuesto): Manejo de anticipos, pagos anticipados y pagos frente a lo ejecutado o entregado. Verificar el cumplimiento legal en: las reclamaciones del contratista, los pagos al personal del contratista, y las modificaciones del contrato. Para autorizar los pagos estipulados en el Contrato, el Interventor, deber verificar el pago de los aportes a seguridad social integral y pago de parafiscales, por parte del Contratista. Control Legal: Exigencia de las plizas, con la respectiva aprobacin, por parte de la dependencia jurdica encargada por parte del contratante. Encargarse de que se tramiten oportunamente las modificaciones a las plizas que se hayan otorgado, o que se amplen los amparos inicialmente entregados, cuando se haya modificado el contrato. Control al pago de los aportes al Sistema General de Pensin, Salud y Riesgos Profesionales de conformidad con la Ley 797 de 2003, Decreto 510 de 2003 y ley 1150 de 2007. Control Tcnico: Controlar las cantidades (de obra, entregas y suministros). Controlar la calidad (bienes o servicios). Controlar la Programacin de la ejecucin de las actividades del contrato. Verificar que el personal con que se estn cumpliendo las obligaciones sea el mismo presentado en la propuesta, en caso de que se presenten cambios, se debe mantener la idoneidad exigida en los estudios y documentos previos. Verificar el cumplimiento de las medidas de seguridad en general. Control Administrativo: Estudiar los antecedentes del contrato (planos, diseos, pliegos, propuestas, entre otros). Vigilar el cumplimiento de las obligaciones del contratista. Verificar la existencia de un plan Preventivo y correctivo de las dificultades que se presenten. Situaciones que pueden presentarse en la Ejecucin del Contrato: Adicin, Prrroga o modificaciones, suspensin, reanudacin. Incumplimiento del contrato: El interventor, de acuerdo con lo estipulado en el contrato, informar al contratante sobre el incumplimiento en el objeto y obligaciones del mismo. El informe debe estar elaborado considerando los controles arriba indicados, debidamente firmado por el Interventor y el Contratista de Obra, con Vo.Bo. Del Alcalde; y debe traer anexos los siguientes documentos:
10. Registro fotogrfico a color, presentado en medio impreso y digital: con el nmero

de fotos suficientes que describa el avance de las obras ejecutadas y caractersticas fsicas del rea de influencia del proyecto; indicando: fecha del registro, ubicacin y descripcin detallada de las obras ejecutadas, relacionando el antes, durante y despus (No se reciben fotos impresas en blanco y negro sin fecha ni detalle).

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11. Acta de cantidades de obra parcial ejecutada, firmada por contratante, contratista

e interventor: el acta de obra es el documento en el que contratista de obra, el interventor y el municipio dejarn sentadas las actividades y cantidades de obra realmente ejecutadas durante cada mes. El valor del acta corresponder a las cantidades de obra realmente ejecutadas multiplicadas por los precios unitarios pactados y soportada con la respectiva Preacta. Ninguna constancia por parte del interventor que no sea la de recibo definitivo de la totalidad o de parte de las obras, podr considerarse como constitutiva de aprobacin de algn trabajo u obra. El acta de obra parcial tendr carcter provisional en lo que se refiere a la calidad de la obra, a las cantidades de obra y obras parciales. El interventor deber anexar: 11.1 La Preacta: Consiste en presentar la descripcin resumen de las actividades y cantidades de obra ejecutadas con su correspondiente avance en cantidad por cada uno de los tems del contrato en la Preacta y/o Memorias de Clculo; lo cual debe soportar las cantidades de obra registradas en el Acta de Pago. 11.2 Acta de obra: Acta de cantidades de obra realmente ejecutada, por avances parciales, debidamente firmada por el Alcalde, el Contratista y el Interventor. Indicando obra contratada vs. Obra ejecutada, obra acumulada ejecutada y obra por ejecutar; adems deber anexar las actas de modificacin al presupuesto de obra, por obras adicionales, extras o cambios de obra; soportada con los nuevos anlisis de precios unitarios resultantes.
12.

Cronograma de ejecucin de obra, ajustado al plazo del convenio celebrado con el Departamento, con Vo. Bo. del Interventor: El interventor debe presentar el cronograma de ejecucin del proyecto por semanas, que contenga las etapas: 1) precontractual, 2) contractual y ejecucin de obra, y 3) poscontractual o liquidacin del contrato de obra; de tal manera que se verifique la ejecucin fsica y financiera del proyecto dentro del plazo del convenio celebrado con el Departamento; es decir, que en todo momento represente la historia real de lo ejecutado en cada una de las etapas y para cada actividad; as como su programa de obra proyectado para la terminacin de los trabajos dentro del plazo contractual. (Ver formato anexo FCronograma del convenio). En caso de existir diferencia entre lo programado y lo ejecutado, el interventor debe explicar la causa y su plan de contingencia para cumplir con el plazo pactado. Plan de inversin de recursos actualizado con su correspondiente programacin de pagos acumulados y pendientes por pagar: Cuando el municipio, para efectos de la ejecucin de las obras del proyecto objeto del convenio, acta como contratista de obra, al ejecutar los recursos del convenio por la modalidad de administracin directa por parte del municipio, deber presentar el Plan de Inversin en el formato anexo, con visto bueno del ingeniero residente y/o del interventor y del coordinador del convenio del municipio. En dicho plan, el municipio relacionar todos los contratos de obra, de suministro de materiales y combustibles, de suministro de mano de obra y contratos de arrendamiento de maquinaria y equipos; que hayan sido celebrados por el municipio con los diferentes proveedores, para ejecutar las obras objeto del convenio, con su correspondiente programacin de pagos acumulados y pendientes por pagar, para el giro de los desembolsos pactados en el convenio, segn flujo de caja del 100% del valor total, por cada contrato y en

13.

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relacin a la programacin de ejecucin de actividades (Ver formato anexo F-Plan de Inversin ).

14.

Balance financiero del contrato y pagos realizados al contratista, con Vo. Bo. del Interventor: Presentar el balance financiero del contrato de obra, donde se verifique, por parte de la interventora, el control financiero de los costos y del presupuesto ejecutado, el manejo de anticipos o pagos anticipados, los pagos realizados al contratista de obra frente a lo ejecutado o entregado y las modificaciones realizadas al contrato. Y para autorizar los pagos estipulados en el Contrato de obra, el Interventor, deber verificar y certificar el cumplimiento legal de los pagos al personal del contratista y el pago de los aportes a seguridad social integral y pago de parafiscales, por parte del Contratista de obra. Certificacin expedida y firmada por el interventor de obra, del paz y salvo de Parafiscales y Seguridad Social del Contratista: donde se acredita que el contratista, se encuentra al da en los pagos al sistema integral de seguridad social (Salud, pensiones y riesgos profesionales), y aportes parafiscales (Cajas de Compensacin Familiar, SENA, e ICBF); de conformidad con lo preceptuado en el artculo 23 de la Ley 1150 de 2007 (donde se consagra la obligacin de verificar previo a cada pago que pretenda realizarse, el cumplimiento de esta obligacin por parte del contratista). Certificacin de Empleos Generados: como indicador de impacto econmico, presentar la certificacin de la Interventora que acredite, en cifras reales, el nmero de empleos generados con la realizacin del proyecto, discriminado por hombres y mujeres. Certificacin de Personas Beneficiadas: como indicador de impacto social, presentar la certificacin del Alcalde que acredite, en cifras reales, el nmero de personas beneficiadas con la realizacin del proyecto, discriminado por hombres y mujeres. Copia del RUT del Contratista de obra: contratado por el municipio para la ejecucin de las obras.

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C.

REQUISITOS PARA TRAMITAR LA SOLICITUD DE PAGO DEL LTIMO DESEMBOLSO. SE PAGAR UNA VEZ LAS OBRAS HAYAN SIDO CULMINADAS EN SU TOTALIDAD Y NO PODR SER INFERIOR AL 20% Solicitud de desembolso del municipio dirigida al Departamento: oficio donde se solicita la autorizacin del pago, dirigido al Dr. Mario de Jess Correa ArroyaveDirector de Proyectos Especiales de la Secretara de Infraestructura Fsica del Departamento de Antioquia-, debidamente firmado por el seor Alcalde del Municipio. (Ver formato F-Solicitud de Desembolso). En dicho oficio se debe indicar: Nmero y objeto del convenio, porcentaje y valor del desembolso solicitado, discriminando el nombre y valor neto a pagar al contratista y el valor neto de las retenciones a favor del municipio, as mismo en dicho oficio se deber especificar el

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banco, nmero, nombre y tipo de las cuentas bancarias en las cuales sern consignados el desembolso al contratista y las retenciones al municipio. Dicha solicitud ser elaborada una vez se haya cumplido con todos los requisitos exigidos para tramitar el desembolso respectivo y estn debidamente aprobados por la Interventora de la obra. Su fecha de expedicin debe estar vigente dentro de los siguientes 30 das a su presentacin.
2.

Copia de la cuenta de cobro o factura: con las especificaciones de la DIAN, presentada por el contratista de obra al municipio; cuando este ejecute las obras a travs de un tercero o cuentas de cobro o facturas presentadas por los proveedores al municipio, cuando este acte como contratista de obra al ejecutar las obras por administracin directa. En ambos casos debe tener visto bueno del Interventor. Si se presenta cuenta de cobro, esta debe llevar una numeracin consecutiva y cumplir con los requisitos establecidos de conformidad con el Decreto Reglamentario 552 de 2003, para que se asemeje a la factura equivalente. Adems, para efectos de autorizar el respectivo pago por parte del Departamento, al presentar la cuenta o factura, la fecha de expedicin debe estar vigente dentro de los siguientes 30 das a su presentacin, es decir, que esta ser elaborada una vez se haya cumplido con todos los requisitos exigidos para tramitar el desembolso respectivo y estn debidamente aprobados por la Interventora de la obra, para realizar el trmite de pago. Copia de la orden de pago generada por el sistema contable o presupuestal del municipio: expedida por la tesorera municipal, que presente de manera detallada el valor neto a pagar al contratista y el detalle de las retenciones a favor del municipio, aplicadas a la factura o cuenta de cobro presentada por el contratista, con visto bueno del Interventor. Debe contener como mnimo: numeracin consecutiva, nombre de la entidad que genera el pago, nmero de RUT del municipio y rubro presupuestal. Del beneficiario del pago se requiere: nombre del beneficiario, nmero de RUT del contratista, direccin y telfono. Ms, el concepto y/o descripcin, valor facturado, valor y detalle de retenciones, amortizacin anticipo si lo hay, valor neto a pagar; con nombre, cargo y firma del ordenador del gasto del municipio. Certificado Paz y Salvo por Pago de Seguridad Social y Parafiscales del Municipio (Ley 1150/2007): correspondiente al periodo de facturacin: donde acredita que el municipio se encuentra al da en el pago de Seguridad Social y Aportes Parafiscales, debidamente firmado por el Alcalde o en su defecto por el Tesorero o Revisor Fiscal del Municipio; de acuerdo con lo preceptuado en el artculo 23 de la Ley 1150 de 2007, (donde se consagra la obligacin de verificar previo a cada pago que pretenda realizarse, el cumplimiento de esta obligacin por parte del municipio). Certificacin bancaria del contratista: la certificacin debe estar expedida por el banco en la cual se indique el nombre, tipo y nmero de la cuenta bancaria en la cual sern consignados los desembolsos al contratista, correspondiente al valor neto a pagar.

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En caso de que el municipio celebre un contrato y aperture una cuenta con firmas conjuntas a nombre del contratista y del municipio, para efectos de realizar el respectivo pago, el titular de la cuenta en todos los casos siempre ser el contratista de obra.
6.

Certificacin bancaria del municipio: La certificacin debe estar expedida por el banco en la cual se indique el nombre, tipo y nmero de la cuenta bancaria en la cual sern consignadas las retenciones al municipio. Copia de las actas de seguimiento del contrato de obra: En el evento que el contrato de obra celebrado entre el municipio y el contratista tenga un otros o se haya elaborado una adicin, prrroga, modificacin, suspensin y reanudacin del contrato de obra, se debe presentar copia de dicho acto en la cuenta inmediata, anexa a los documentos de legalizacin del desembolso respectivo. Copia de las actas de seguimiento del contrato de interventora: En el evento que el contrato de interventora celebrado entre el municipio y el interventor tenga un otros o se haya elaborado una adicin, prrroga, modificacin, suspensin y reanudacin del contrato de interventora, se debe presentar copia de dicho acto en la cuenta inmediata, anexa a los documentos de legalizacin del desembolso respectivo. Copia de las actas de recibo a entera satisfaccin de los contratos de obra y de interventora:

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9.

9.1 Copia del acta de recibo a entera satisfaccin del contrato de obra: debidamente firmada por el Alcalde, el interventor de la obra y el contratista de obra. Esta acta debe sealar que las obras fueron recibidas a entera satisfaccin. En el acta no se pueden establecer pendientes para verificar con posterioridad y debe constar en ella que las obras fueron recibidas dentro del plazo del contrato de obra, en el marco del convenio interadministrativo suscrito con el Departamento. Ninguna constancia por parte del interventor que no sea la de recibo definitivo de la totalidad o de parte de las obras, podr considerarse como constitutiva de aprobacin de algn trabajo u obra. 9.2 Copia del acta de recibo a entera satisfaccin del contrato de interventora: debidamente firmada por el Alcalde y por el interventor de obra. En el acta no se pueden establecer pendientes para verificar con posterioridad y debe constar que el contrato de interventora se recibi dentro del plazo pactado, en el marco del convenio interadministrativo suscrito con el Departamento.
10. Copia del acta de liquidacin del contrato de obra y del contrato de interventora,

sealando que las partes se encuentran "recprocamente a paz y salvo: 10.1 Copia del acta de liquidacin del contrato de obra: debidamente firmada por el Alcalde, el contratista de obra y el interventor de la obra. Esta acta debe cumplir con los requisitos establecidos en el artculo 60 de la Ley 80 de 1993 y debe sealar que las partes se encuentran recprocamente a paz y salvo. 10.2 Copia del acta de liquidacin del contrato de interventora: debidamente firmada por el Alcalde y por el interventor de la obra. Esta acta debe cumplir con los requisitos

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establecidos en el artculo 60 de la Ley 80 de 1993 y debe sealar que las partes se encuentran recprocamente a paz y salvo.
11. Informe final elaborado por la interventora de obra, presentado en medio

impreso y digital: El interventor debe verificar y supervisar la ejecucin fsica para realizar las evaluaciones de cumplimiento del contrato en las fechas establecidas. Y cuando se solicite el pago final debe presentarse un informe de seguimiento detallado de interventora sobre su inversin y avance total de las obras, as como anexar el acta de obra correspondiente; incluyendo el registro fotogrfico que muestre el estado del antes, durante y despus de la ejecucin de las obras, teniendo en cuenta los siguientes controles: Control Financiero (costos-presupuesto): Manejo de anticipos, pagos anticipados y pagos frente a lo ejecutado o entregado. Verificar el cumplimiento legal en: las reclamaciones del contratista, los pagos al personal del contratista, y las modificaciones del contrato. Para autorizar los pagos estipulados en el Contrato, el Interventor, deber verificar el pago de los aportes a seguridad social integral y pago de parafiscales, por parte del Contratista. Control Legal: Exigencia de las plizas, con la respectiva aprobacin, por parte de la dependencia jurdica encargada por parte del contratante. Encargarse de que se tramiten oportunamente las modificaciones a las plizas que se hayan otorgado, o que se amplen los amparos inicialmente entregados, cuando se haya modificado el contrato. Control al pago de los aportes al Sistema General de Pensin, Salud y Riesgos Profesionales de conformidad con la Ley 797 de 2003, Decreto 510 de 2003 y ley 1150 de 2007. Control Tcnico: Controlar las cantidades (de obra, entregas y suministros). Controlar la calidad (bienes o servicios). Controlar la Programacin de la ejecucin de las actividades del contrato. Verificar que el personal con que se estn cumpliendo las obligaciones sea el mismo presentado en la propuesta, en caso de que se presenten cambios, se debe mantener la idoneidad exigida en los estudios y documentos previos. Verificar el cumplimiento de las medidas de seguridad en general. Control Administrativo: Estudiar los antecedentes del contrato (planos, diseos, pliegos, propuestas, entre otros). Vigilar el cumplimiento de las obligaciones del contratista. Verificar la existencia de un plan Preventivo y correctivo de las dificultades que se presenten. Situaciones que pueden presentarse en la Ejecucin del Contrato: Adicin, Prrroga o modificaciones, suspensin, reanudacin. Incumplimiento del contrato: El interventor, de acuerdo con lo estipulado en el contrato, informar al contratante sobre el incumplimiento en el objeto y obligaciones del mismo. El informe final debe estar elaborado considerando los controles arriba indicados, debidamente firmado por el Interventor y el Contratista de Obra, con Vo.Bo. del Alcalde; y debe traer anexos los siguientes documentos:
12. Registro fotogrfico a color, presentado en medio impreso y digital: con el nmero

de fotos suficientes que describa el avance de las obras ejecutadas y caractersticas fsicas del rea de influencia del proyecto; indicando: fecha del registro, ubicacin y

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descripcin detallada de las obras ejecutadas, relacionando el antes, durante y despus (No se reciben fotos impresas en blanco y negro sin fecha ni detalle).
13. Acta de cantidades de obra finalmente ejecutada, firmada por contratante,

contratista e interventor: el acta de obra es el documento en el que contratista de obra, el interventor y el municipio dejarn sentadas las actividades y cantidades de obra realmente ejecutadas durante cada mes. El valor del acta corresponder a las cantidades de obra realmente ejecutadas multiplicadas por los precios unitarios pactados y soportada con la respectiva Preacta. Ninguna constancia por parte del interventor que no sea la de recibo definitivo de la totalidad o de parte de las obras, podr considerarse como constitutiva de aprobacin de algn trabajo u obra; toda vez que al presentar un acta de obra parcial tendr carcter provisional en lo que se refiere a la calidad de la obra, a las cantidades de obra y obras parciales. El interventor deber anexar al Acta de Pago Final: 13.1 La Preacta: Consiste en presentar la descripcin resumen de las actividades y cantidades de obra ejecutadas con su correspondiente avance en cantidad por cada uno de los tems del contrato en la Preacta y/o Memorias de Clculo; lo cual debe soportar las cantidades de obra registradas en el Acta de Pago Final. 13.2 Acta de obra: Acta de cantidades de obra realmente ejecutada, del avance total, debidamente firmada por el Alcalde, el Contratista y el Interventor. Indicando obra contratada vs. Obra ejecutada, obra acumulada ejecutada y obra por ejecutar; adems deber anexar las actas de modificacin al presupuesto de obra, por obras adicionales, extras o cambios de obra; soportada con los nuevos anlisis de precios unitarios resultantes.
14.

Cronograma final de ejecucin de obra, ajustado al plazo del convenio celebrado con el Departamento, con Vo. Bo. del Interventor: El interventor debe presentar el cronograma de ejecucin del proyecto por semanas, que contenga las etapas: 1) precontractual, 2) contractual y ejecucin de obra, y 3) poscontractual o liquidacin del contrato de obra; de tal manera que se verifique la ejecucin fsica y financiera del proyecto dentro del plazo del convenio celebrado con el Departamento; es decir, que en todo momento represente la historia real de lo ejecutado en cada una de las etapas y para cada actividad; as como su programa de obra proyectado para la terminacin de los trabajos dentro del plazo contractual. (Ver formato anexo F-Cronograma del convenio). En caso de existir diferencia entre lo programado y lo ejecutado, el interventor debe explicar la causa y su plan de contingencia para cumplir con el plazo pactado. Plan de inversin de recursos actualizado con su correspondiente programacin de pagos acumulados y pendientes por pagar: Cuando el municipio, para efectos de la ejecucin de las obras del proyecto objeto del convenio, acta como contratista de obra, al ejecutar los recursos del convenio por la modalidad de administracin directa por parte del municipio, deber presentar el Plan de Inversin en el formato anexo, con visto bueno del ingeniero residente y/o del interventor y del coordinador del convenio del municipio. En dicho plan, el municipio relacionar todos los contratos de obra, de suministro de materiales y combustibles, de suministro de mano de obra y contratos de arrendamiento de maquinaria y

15.

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equipos; que hayan sido celebrados por el municipio con los diferentes proveedores, para ejecutar las obras objeto del convenio, con su correspondiente programacin de pagos acumulados y pendientes por pagar, para el giro de los desembolsos pactados en el convenio, segn flujo de caja del 100% del valor total, por cada contrato y en relacin a la programacin de ejecucin de actividades (Ver formato anexo F-Plan de Inversin ).
16.

Balance financiero del contrato y pagos realizados al contratista, con Vo. Bo. del Interventor: Presentar el balance financiero del contrato de obra, donde se verifique, por parte de la interventora, el control financiero de los costos y del presupuesto ejecutado, el manejo de anticipos o pagos anticipados, los pagos realizados al contratista de obra frente a lo ejecutado o entregado y las modificaciones realizadas al contrato. Y para autorizar los pagos estipulados en el Contrato de obra, el Interventor, deber verificar y certificar el cumplimiento legal de los pagos al personal del contratista y el pago de los aportes a seguridad social integral y pago de parafiscales, por parte del Contratista de obra. Certificacin expedida y firmada por el interventor de obra, del paz y salvo de Parafiscales y Seguridad Social del Contratista: donde se acredita que el contratista, se encuentra al da en los pagos al sistema integral de seguridad social (Salud, pensiones y riesgos profesionales), y aportes parafiscales (Cajas de Compensacin Familiar, SENA, e ICBF); de conformidad con lo preceptuado en el artculo 23 de la Ley 1150 de 2007 (donde se consagra la obligacin de verificar previo a cada pago que pretenda realizarse, el cumplimiento de esta obligacin por parte del contratista). Certificacin de Empleos Generados: como indicador de impacto econmico, presentar la certificacin de la Interventora que acredite, en cifras reales, el nmero de empleos generados con la realizacin del proyecto, discriminado por hombres y mujeres. Certificacin de Personas Beneficiadas: como indicador de impacto social, presentar la certificacin del Alcalde que acredite, en cifras reales, el nmero de personas beneficiadas con la realizacin del proyecto, discriminado por hombres y mujeres. Copia del RUT del Contratista de obra: contratado por el municipio para la ejecucin de las obras. Acta de socializacin y recibo a satisfaccin de las obras por parte de la comunidad beneficiada, firmada por el Presidente de la Junta de Accin Comunal y el municipio: para autorizar el ltimo desembolso el municipio debe presentar el "Acta de socializacin y recibo a satisfaccin de las obras por parte de la comunidad beneficiada con la ejecucin del proyecto", debidamente firmada por el presidente de la junta de accin comunal o junta de accin local y el alcalde, que describa el alcance de las obras finalmente ejecutadas y entregadas a la comunidad (Ver formato anexo F-Modelo Acta de Socializacin y recibo de obras por parte de la comunidad).

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Certificado de recibo y cumplimiento del convenio por parte del Municipio (para realizar el pago final e iniciar el trmite de liquidacin del Convenio): Dirigido al Secretario(a) de Infraestructura Fsica del Departamento de Antioquia. En dicho documento el alcalde debe certificar que: Por medio del presente comunicado el Alcalde del Municipio de XXXXXXX certifica que ha recibido a entera satisfaccin las obras objeto del Contrato NXXXXX de (fecha xx/xx/20xx), cuyo objeto es XXXXX, celebrado con el contratista "XXXX"; las partes (Nombre del Alcalde) como representante legal del Municipio y (Nombre del Representante legal) como contratista, firmaron las actas de Recibo de obra y Liquidacin del contrato con el Vo.Bo. de (Nombre del Interventor) como interventor de obra, contratado por el Municipio, y declaran que se encuentran recprocamente a paz y salvo. En este sentido, el Municipio de XXXXXX, ha cumplido con todas las obligaciones adquiridas en el Convenio Interadministrativo No.2009-CF-20-XXX suscrito con el Departamento de Antioquia, en cuanto al objeto, plazo, valor y metas fsicas establecidas en el convenio. Por lo tanto se solicita al Departamento el pago final de los recursos del convenio e iniciar los trmites de liquidacin del mismo. (Ver formato anexo FCertificacin de recibo y cumplimiento del convenio por parte del municipio).

OBSERVACIONES: La responsabilidad por la actualizacin tanto de las plizas de los contratos de obra e interventora, como del convenio interadministrativo es de responsabilidad exclusiva del municipio; de all que cada vez que se suspenda, reinicie, adicione o modifique cualquiera de las condiciones que consecuencialmente modifiquen las garantas, deben contar con la correspondiente modificacin de tales garantas y publicacin en gaceta. El ltimo desembolso debe tener anexos todos los documentos que soporten el proceso de ejecucin. Para proceder a solicitar pagos parciales y/o finales, stos deben ir acompaados del informe de visita previa por parte de un funcionario de la Secretara de Infraestructura Fsica del Departamento de Antioquia o su delegado, quien verificar el cumplimiento del objeto, plazo, valor y metas fsicas del convenio. Cada solicitud debe ser presentada en tres copias (Expedientes: original, copia coordinador, copia IDEA). Atentamente, MARIO DE JESS CORREA ARROYAVE Director de Proyectos Especiales Secretara de Infraestructura Fsica
Proyect: DVB Coordinadora Direccin de Proyectos Especiales 14/09/2010

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