Professional Documents
Culture Documents
KEHADIRAN
NO NAMA NIM
STEP 1-5 STEP 7
CASE: 5
Stocktaking is required so as to get an accurate valuation of stock in your business at a
particular time of the month or year. This valuation is then used to generate gross profit reports
for your business. You will then be able to see if your business is performing to expected profit
margins. Stocktaking.ie is a company based in Galway and have a Dublin team who can conduct
stocktakers for all sizes of shops, supermarkets and all retail premises.
Stocktaking is a fundamental part of running a succsessful business. By accurately
stocktaking you are monitoring your: Profit margins, Waste, Piferage. By not stocktaking, you
will be ignoring potential losses that can be occuring every day in your business. Stocktaking
highlights individual individual beverage stocktakes, wastage and stock losses in the kitchen and
stock stock loss values in retail outlets. If you have never had an independent stocktake in your
business, we recommend you commission a number of stocktakes over a three month period to
understand if there are problem in your business. If the results yield no disrepancies you will
have a peace of mind, however if disrepancies are identified, then Stocktaking.ie will de able to
reccomend a suitable course of action to eiminate stock loss.
For retail business we provide a stock counting service. This reduces the need to conduct
the stocktake in-house. While stocktaking constitutes the bulk of our business, we regularly
provide ancillary services as a result of the findings of stocktake. There are mailnly geared
hospitality business and focus on: Loss preverention, Gross profit analysis, Menu Engineering,
Cost control audits. We conduct stocktakes in-house and are happy with the results.
There are 3 reason why you should consider an external company. Any person who has a
hand in ordering or serving the stock should not be involved in a stocktake as there is always the
risk that stock quantities could be incread or manipulated on paper to account for breakages or
theft that may occur during the period. An independent stocktaking business will report the
findings “as is”. It saves you time and money. Organising staff, additional scanner, changing
rotate, training staff how to use scanners, management and staf overtime, rechecking reports,
collacting the stocktake results.
Since launcing in 2004, Stocktaking.ie has built a solid reputation as a discreet,
professional provider of stocktaking services and accurate reports. Your confidential business
information will always remain exacly that. Confidential. All out data and customer data is
backed up on an off-site server which is operated by ProtectYourData.com where all data is
encrypted and is only retrieved by Stocktaking.ie management team.
Retail Business’s four times per year Hospitality businesses, once a week for four weeks
and then once per month thereafter. Several business do not want a stocktake on a regular basis.
The main reason for this is mainly due to the cost of the stocktakes. Compare the cost of not
having a stocktake with the cost of a drop of a few percentage points in your profit margin over
the course of the year. By knowing what your profit margin is on a regular basis you have the
information to know of you are performing in accordance with your expetations. For example, if
you are expecting a retail gross profit margin of 28% ant at the end of the year it comes in at
27% due to excessive wastage, pilferage and loss making product lines. Knowing this at the end
of the year is too late to make adjustment to rectify ant changes required. With regular
stocktakes, you can monitor your margins and assess performance. On a turnover of €3milion
that’s a loss of €30k. Think of the wages that could be paid with that!
STEP 3: DISCUSSION
1. Stocktaking adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam bisnis riteldengan melakukan
pengecekan jumlah dan kondisi barang yang disimpan di dalam gudang dan dicocokkan
dengan buku inventaris.
2. - Untuk mengetahui perputaran barang yang masuk dan keluar,
- Untuk mengetahui keselarasan antara catatan dengan jumlah fisik barang,
- Mencegah kerugian yang diakibatkan kecurangan pegawai atau pencurian,
- Pengontrolan terhadap barang rusak dan expired,
- Untuk mengetahui persediaan barang yang sudah menipis
3. Apabila perusahaan bisnis ritel tersebut sudah menjadi perusahaan bisnis ritel yang besar
maka dibutuhkan jasa Stocktaking. Namun, apabila perusahaannya masih rintisan maka
perusahaan tersebut bisa membuat struktur organisasi khusus Stocktaking.
4. – Memiliki izin perusahaan/ lisensi dan sertifikasi perusahaan
- Perusahaan memiliki pencapaian/prestasi yang diakui
- Kuantitas jasa perusahaan tersebut
- Memiliki image yang baik dan sudah dikenal
- Memiliki perkembangan yang baik sejak berdirinya perusahaan/ 0 kasus
5. Tergantung kebutuhan perusahaan, biasanya ada yang 3 bulan sekali- 6 bulan sekali.
PENGERTIAN STOCKTAKE
Stock take merupakan aktivitas menghitung stok barang Anda secara fisik dan mencocokannya
dengan catatan stok barang yang ada untuk menghindari kesalahan.
Frekuensi stock take bervariasi di tiap perusahaan. Ada yang sekali atau dua kali setahun, ada
pula yang lebih suka menghitungnya tiap triwulan atau bulan. Anda bisa melakukannya sesuai
dengan kebutuhan Anda – tidak ada yang benar atau salah.
Perbedaan antara jumlah stok di gudang dan catatan elektroknik memungkinkan Anda untuk
mengidentifikasi berbagai macam masalah dan menyelesaikannya untuk memastikan kontrol dan
manajemen stok yang lebih baik. Pada akhirnya, tujuan dari stock take yang baik adalah untuk
meningkatkan laba di masa yang akan datang.
Kapan Stock Opname dilakukan dalam sebuah perusahaan?
1. Stock opname dilakukan setiap akhir tahun setelah seluruh pencatatan atau pembukuan
selesai, sehingga seorang audit dapat melakukan pengecekkan secara keseluruhan
2. Stock opname dilakukan setiap tiga atau empat bulan tergantung dari kemampuan dan
kebutuhan perusahaan
3. Stock opname dilakukan di awal bulan oleh beberapa perusahaan agar menekan risiko
selisih dari stok.
Menentukan waktu yang tepat untuk perusahaan melakukan stock opname dilihat dari jumlah
barang yang ada. Semakin banyak maka jarak waktu akan semakin lama. Itulah sekilas mengenai
stock opname yang dapat Anda ketahui. Saat ini pencatatan dapat dilakukan secara mudah
dengan berbagai software yang mumpuni di bidangnya
2. Pelaksanaan
Team lapangan mengambil count tag.
Team lapangan melakukan perhitungan fisik. Count tag ditandatangani oleh minimal
2 orang yaitu team gudang dan non gudang serta auditor eksternal jika ada.
Count tag yang selesai di lengkapi (diisi) di kembalikan ke team admin.
Team admin mengecek kelengkapan pengisian dan perhitungan count tag.
Team admin melakukan data entry.
Coordinator stock opname melakukan follow up.
Team lapangan yang lain melakukan perhitungan fisik ulang terhadap barang yang
selisih dengan dengan membawa count tag asli.
Hasil perhitungan dimasukkan kedalam sistem team admin.
Jika terjadi selisih lakukan kembali cara 6, 7, 8 sampai diketahui hasilnya.
1. Memenuhi Aspek Legalitas dan Kepatuhan Dasar acuan untuk menentukan kredibilitas,
profesionalitas dan bonafiditas Penyedia Jasaoutsourcing secara umum dimulai dari
aspek kelengkapan dokumen legalitas pendirian perusahaan. Kementrian Tenaga kerja
dan Transmigrasi mewajibkan setiap Perusahan Penyedia Jasa Penempatan Tenaga Kerja
untuk melaporkan status terkini dari aktifitasnya. Selanjutnya kualitas praktek hubungan
industrial yang ditangani oleh Perusahaan, apakah selama rentang waktu operasioal
perusahan outsourcing tidak ada tuntutan dari para pegawainya misalnya dalam hal
pemutusan hubungan kerja,
2. Menjaga Hak-hak Tenaga Kerja Saat ini masih terjadi pelanggaranpelanggaran aturan
outsourcing yang terjadi berbagai perusahaan swasta, BUMN/BUMD, sehingga
mengakibatkan terjadinya perselisihan hubungan industrial antara pengusaha/manajemen
perusahaan dengan pekerja/buruh..4 Senada dengan pernyataan tersebut, Ketua Umum
ABADI (Asosiasi Bisnis Alih Daya Indonesia) Wisnu Wibowo mengakui bahwa
sebagian besar perusahaan outsourcing tidak mentaati aturan hukum yang berlaku,
sehingga menyebabkan banyak buruh hidup dengan upah tidak layak. Oleh karena hal
itulah maka pengguna jasa ourtsourcing hendaknya mempertimbangkan pelaksnaan hak-
haknya tenaga kerja sebelum memilihnya.
3. Manajemen yang Profesional Kriteria lain dari perusahaan outsourcing yang baik itu
ialah adanya profesionalisme yang terjaga. Di dalam praktek operasional internalnya
dimana perusahaan memiliki dan menerapkan standar ukuran sistem manajemen mutu
yang termuat di dalam Standard Operating Procedurenya maupun di dalam Service Level
Unit dan Service Level Agreement. Jika Standar-standar tersebut dipraktekkan dengan
baik akan bermuara pada kepuasan pelanggan dengan memberikan pelayanan berkualitas,
dan tepat waktu dalam memenuhi permintaan pengguna jasa. Ciriciri perusahaan
penyedia jasa outsourcing yang menerapkan manajemen profesional antara lain:
a. Adanya budaya transparansi, independensi, responsif, akuntabilitas, dan kejujuran.
b. Menjaga prinsip efisiensi dan efektivitas.
c. Bekerja secara terencana/terprogram.
d. Menerima setiap umpan balik dari pengguna jasa, mengevaluasi dan melakukan
perbaikan
e. Menjaga rahasia data-data klien.
4. Reputasi Menangani Perusahaan Besar Perusahaan-perusahaan besar adalah perusahaan
yang sudah berpengalaman menjalin kerjasama dengan banyak perusahan outsourcing.
Dengan demikian maka mereka juga memiliki berbagai pengalaman yang kemudian
dirumuskan menjadi kriteria untuk menentukan dengan siapa mereka akan bekerjasama
dengan perusahaan outsourcing. Persyaratan yang harus dipenuhi yang tertuang di dalam
proposal yang diminta biasanya sangat rinci yang terdiri dari aspek manajemen,
keuangan, coverage area / services, legalitas, tingkat kualitas layanan yang diminta dan
sebagainya. Oleh karena itu bagi perusahaan outsourcing yang sedang atau pernah
bekerjasama dengan perusahaan besar dalam kurun waktu lebih dari lima tahun, adalah
perusahaan outsourcing yang telah lulus uji. Dan mereka itu hampir dapat dipastikan
sebagai perusahaan outsourcing yang baik. Bila perusahaan outsourcing yang dipilih
memiliki pengalaman kerjasama yang cukup panjang dengan perusahaan-perusahaan
besar ini, dapat dipastikan mereka itu memiliki profesionalisme yang sudah terbukti
untuk bekerjasama. Oleh karenanya pengalaman menangani perusahan besar menjadi
salah satu tolok ukur kualitas perusahaan outsourcing.
5. Keselarasan strategi outsourcing dengan strategi perusahaan Sebagai alat strategi bisnis,
strategi outsourcing hendaknya diselaraskan dengan strategi perusahaan secara
menyeluruh, dan khususnya untuk outsourcing pemborongan pekerjaan perlu juga
diselaraskan dengan mata rantai pasokannya yang lain. Bagi Perusahaan calon pengguna
jasa outsourcing yang karakter bisnisnya berkompetisi dengan pesaingnya melalui
strategi tawaran yang khusus bagi konsumennya, atau strategi bersaingnya dengan cara
menawarkan personalisasi sentuhan layanan pelanggan yang tinggi maka perusahaan
tersebut membutuhkan mitra outsourcing yang memiliki model layanan yang fleksibel
dan berkualitas tinggi pula. Sebaliknya, perusahaan dimana segmen mata rantai pasokan
bersaing pada harga dan bisa melayani kebutuhan dalam jumlah yang sedikit, maka
pilihan mitra kerjasama outsourcing-nya adalah dengan penyedia jasa yang memberikan
operasional yang efisien dan rendah biaya. Karena sebagian besar perusahaan beroperasi
melalui beberapa mata rantai pasokan, itu penting untuk memahami masingmasing
karakter sebelum memilih mitra outsourcing mana yang paling cocok dengan kebutuhan
perusahaan.
6. Mampu Memberikan Nilai Tambah Sebagai bagian dari jasa outsourcing, maka Penyedia
jasa penempatan tenaga kerja juga bisa bertindak sebagai administration exper” dimana
selaku profesional di bidang sumber daya manusia, penyedia penempatan jasa tenaga
kerja memiliki kemampuan untuk mencari cara yang efisien agar pegawai melaksanakan
tugasnya. Mereka bisa melakukan re-engineering sumberdaya manusia menyampaikan
layanan layanan, menciptakan efisiensi penggunaan infrastruktur baik untuk proses
sumber daya manusia maupun proses secara keseluruhan. Proses administrasi
kepersonaliaan meliputi bagian rekrutmen dan seleksi, administrasi data pribadi pegawai,
proses pengelolaan kompensasi dan benefit pegawai. Penyedia jasa outsourcing yang
baik adalah perusahaan yang tidak hanya mampu meringankan kerja administrasi
kepegawaian dari perusahaan pengguna tetapi juga mampu memberikan masukan buat
perbaikan sistim kepegawaian jangka panjang.
a. Mampu Berperan Sebagai Konsultan. Melalui beauty contest setiap penyedia jasa
outsourcing akan menunjukkan jatidirinya secara verbal di hadapan panel calon
pengguna. Pada kesempatan itu pengguna memiliki kesempatan untuk menggali jauh
tentang kapasitas para pengelola perusahaan outsourcing tersebut. Dengan
pertanyaanpertanyaan yang sudah dipersiapkan dari sudut pandang kepentingan
pengguna akan dapat dinilai sampai dimana kompentensi penyedia outsourcing
membantu perusahaan menghadapi problematika yang terkait dengan objek yang di-
outsource-kan. Perusahaan Penyedia jasa outsourcing yang profesional akan mampu
memberikan opini dan alternatif solusi bagi masalah yang berkaitan dengan
rekrutmen, seleksi, penentuan profile pegawai, penerapan disiplin sampai dengan
pemutusan hubungan kerja. Selain mematuhi hukum yang berlaku, perusahaan
outsourcing yang baik juga harus bisa berperan sebagai advisor yang dapat
memberikan pandangan bagi langkah dan kebijakan yang diambil oleh perusahaan
pengguna sehingga dapat terhindar dari potensi kerugian di masa mendatang.
Dianjurkan untuk tidak memilih perusahaan outsourcing yang meluluskan apa saja
keinginan perusahaan pengguna. Sebagai advisor, perusahaan outsourcing harus
mampu memberikan gambaran di muka mengenai peraturan yang berlaku, keamanan,
kemampuan perusahaan, efektifitas, efesiensi kerja dan mana yang harus dilakukan
oleh perusahaan pengguna dan mana yang harus dilakukan oleh perusahaan
outsourcing.
b. Mampu berperan sebagai Culture Developer Budaya perusahaan adalah penting
karena dapat membuat atau merusak citra perusahaan. Perusahaan dengan budaya
adaptif yang sejalan dengan tujuan bisnis mereka secara rutin mengungguli pesaing
mereka. Budaya adalah nilai-nilai dan praktek bersama oleh anggota kelompok.
Budaya Perusahaan, oleh karena itu, adalah nilai-nilai bersama dan praktek pegawai
perusahaan. Perusahaan outsourcing harus mampu menangkap budaya yang ada di
perusahaan pengguna agar para pegawai yang ditempatkan sama “chemistry”nya.
Ketika sudah berhasil menangkap budayanya, penyedia tenaga outsource akan
mencari sumber tenaga kerja yang sesuai. Seiring dengan bergantinya tenaga kerja
dalam jumlah dan frekuensi yang tinggi maka potensi berubahnya budaya perusahaan
juga tinggi. Perubahan ini bisa positif, atau mungkin juga tidak. Bilamana perubahan
budaya perusahaan memang dikehendaki maka perubahan ini bisa positif, namun jika
perubahannya tidak diinginkan akibatnya akan menyulitkan perusahaan itu sendiri.
Penyedia jasa outsourcing memiliki akses untuk membantu melakukan perubahan
budaya, yaitu melalui pegawai-pegawai yang ditempatkannya. Potret pegawai yang
dihendaki, diterjemahkan oleh penyedia jasa melalui program rekrutmen yang tepat
dari resources yang tepat pula. Maka bagi pengguna jasa outsourcing sudah waktunya
untuk mempertimbangkan kemampuan penyedia jasa dalam menyediakan pegawai
yang dikehendakinya.
7. Pentingnya Service Level Agreement Tingkat kualitas layanan yang dikehendaki para
pihak sudah seharusnya dirumuskan bersama antara keinginan pengguna dan
kesanggupan penyedia demikian juga sebaliknya. Pada titik-titik tertentu akan ada
kompromi-kompromi yang disepakati. Jika sudah ada titik temu maka semuanya
dituangkan kedalam bentuk tertulis sebagai pengingat bilamana dalam masa kerjasama
terdapat perselisihan yang datangnya bisa dari pihak pengguna juga bisa dari penyedia
jasa outsourcing. Biasanya isi dari SLA adalah usaha-usaha yang harus dilakukan oleh
setiap pihak dan hasil akhir dari usaha tersebut sehingga terlihat tugas dan tanggung
jawab para pihak, proses kerja, harapan dan komitmen masing-masing pihak.
8. Penghargaan yang Pernah Diterima Perusahaan Pengguna Jasa outsourcing sering kali
bekerjasama dengan lebih dari satu Penyedia Jasa. Pertimbangan yang
melatarbelakanginya yaitu agar tidak terjadi ketergantungan yang berlebihan pada satu
Penyedia Jasa. Karena banyak Penyedia Jasa yang memberikan layanan kepada
Pengguna Jasa, maka Perusahaan Pengguna Jasa memiliki kesempatan besar untuk
melakukan perbandingan atas kualitas layanan mereka. Pengguna Jasa seringkali
melakukan evaluasi secara terbuka melalui kunjungan resmi ke Kantor Penyedia Jasa.
Juga evaluasi secara tertutup yaitu dengan meminta jasa pihak ketiga untuk secara diam-
diam melakukan penyelidikan di lapangan misalnya mengamati perilaku tenaga kerja
yang ditempatkan, meminta feedback kepada para supervisornya yang notabene
pengguna jasa langsung. Dari data-data itulah kemudian dibuatkan sejumlah parameter
dan diisi bobot nilainya. Bagi Penyedia Jasa yang berkualitas maka penghargaan berupa
Piagam, Surat Bukti Rekanan, Surat Referensi yang pernah diterima merupakan alat bukti
yang menunjukkan kualitas layanan mereka. Penyedia jasa outsourcing yang profesional
akan senantiasa mematuhi aturan hukum yang ada ketimbang untuk menikmati
kepentingan ekonomi sesaat. Mereka tidak mudah terpancing masuk ke dalam perang
harga dengan mengorbankan kualitas dan mengabaikan hak-hak normatif serta
perhatiannya kepada para tenaga kerjanya.
Fadiyah, Syifa, 2019, Pengertian dan Manfaat Stock Take, Businesstech, diakses 30 November
2020, https://www.hashmicro.com/id/blog/pengertian-dan-manfaat-stock-take/
Ma’ruf, 20 Prosedur Stock opname: Fungsi dan Teknik Perhitungan Persediaan Barang
Dagang. Diakses pada 30 November 2020, https://www.akuntansilengkap.com/akuntansi/20-
prosedur-stock-opname-fungsi-dan-teknik-perhitungan-persediaan/.
Apa Itu Outsourcing? Apa Kelebihan dan Kekurangannya, smartpresence. Diakses pada 30
November 2020. https://smartpresence.id/apa-itu-outsourcing/.
Andriawan, Fery, 2019, Ultimate Guide: Inventory Management Untuk Pelaku Usaha,
paperblog. Diakses pada 30 November 2020, https://www.paper.id/blog/bisnis/inventory-
management-untuk-pemula/