oan
KERAJAAN MALAYSIA
SURAT PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM
BIL. 4 TAHUN 2018
PANDUAN PENETAPAN TEMPOH MASA DALAM CARTA ALIR
'BAGI myPortfolio: PANDUAN KERJA SEKTOR AWAM
UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PERANCANGAN.
PENGURUSAN MALAYSIA (MAMPU)
‘JABATAN PERDANA MENTERIKANDUNGAN
PERKARA
Tujuen
Later Bolakang
Keperian
Pelaksanaan
Pemakaian
Tarkh Berkuat Kuasa
Peranyaan
Senarai Lampiran
MUKA SURAT‘SURAT PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN WAM,
BIL. 1 TAHUN 2018,
PANDUAN PENETAPAN TEMPOH MASA DALAM CARTA ALIR.
‘BAG myPortfolio: PANDUAN KERJA SEKTOR AWAM
‘TuUAN
41. SuratPekelling in bertuuan untuk memberkan panduan kepada agensiKerajaan berkaltan
penetapan tempoh masa dalam menyeciakan carta alr bagi myPortioio ci bawah Pekelling
Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil, 4 Tahun 2018,
LATAR BELAKANG.
2 Unit Pemedenan Tasbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU), Jabatan
Perdana Menter (JPM), telah menerbitsan Pekelling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bi. 4
TTahun 2018 myPortoic: Panduan Kerja Sektor Awam yang berkuat kuasa pada 12 Jul 2018,
PKPA ini menggantikan PKPA Bil 8 Tahun 1981 Panduan Mengenal Manual Prosedur Keria dan
Fall Meja dan PKPA Bi, 11 Tahun 1991 Panduan Mongenai Tatacara Penggunaan Borang Tendakan
Kerja. PKPA Bil. 4 Tahun 2018 tersebut merupakan pancuan dalam menyediakan myPeatilio -
\dokumen rujukan yang mengandungi makumat pewujudn sesuatu jawaan fungs,aktivt, proses
era dan sebagainya yang boleh djacikan pandvan dalam menjalankan tugas bagi sesuatujawatan
tersebut
3. Mesyuarat Khas Kelue Sotaussha Kementerian dan Kelua Perkhidmatan pada 16 Ogos
2018 boreotuu supaya salah satu Komponen myPontfolis ity carta ali dtambeh bsk dengan
meletakkan tempoh masa bagi setap langksh dalam sesuatu proses tera. Langkab ini dlambil
‘selaras dangan keputusan Mesyuarst Jemaah Menteri bertarikh 10 Ogos 2018 supaya penyediaan
carta ali ditambah tak agar dapat mengesan peringkal atau proses yang boleh menyebabkan
kelewatan sesuatu urusan,
KEPERLUAN
4. Kerajaan sentiasa membert penekanan techadap nlla-ilal Kerja post, Keteisan,intgrt
dan akauntabilti dalam sistem pentadbran negara, nisiafpelaksanaan panduan kerja melalui
rmyPertolo oleh MAMPU merupskan antara bukti Kesungguhan Keri
19 bagi memasian
kecekapan pelaksanaan bidang lugas dan tanggunglawab agens! Kerajaan berteraskan rials
post ersebut diame dan dibudayakan,5, Penambahbaikan komponen carta ali dalam myPortfoio dengan menetapkan empoh masa
apat memperkemaskan proses kerja dan memastkan kepartasan berindak agensi Kersjaan.
Init in dapat melicinkan lag! kecekapan tacbirurus agensiKerajaan dalam memenuh skspektas|
pelanggan yang sent
sa mahukan tndakan yang tepat dan cepat
6. Dengan adanya tempeh masa dalam carla ait, sesuatu kelewalan dapat dikenal past
supaya langkah pencegahan dan pembetulan dapat dlambil sewajamya. Penetapan tempoh masa
Ini boleh menjadi panduan kepada penjawat awam dalam melaksanakan fuges dengen lebincekap,
rmenambah bak proses kerja, mengelak atau mengurangkan keslapan dan Kslewatan, Tempoh
‘an memudahkan peryeliaan dan pemantauan oleh pegawal atasan
alas prestasi dan kecekapan pelaksanaan sesuatu proses kerja
‘masa dalam carta alr jug
PELAKSANAAN
7. MAMPU sebagai peneraiu perancangan pengurusan sekior awam telah menerbikan
beberapa pekeling ke arah meningkstkan kecekapan penyampaian perkhidmatan pelanggan.
Antaranya jlah Pekelling Trensformasi Pentadbiran Awam (PTPA) Bil 1 Tahun 2018 Panduan
Plaksanaan Sistem Pengurusan Kvalit (SPX) berasaskan MS ISO 8001: 2015 bagi Agensi Sektor
‘Awam, PAPA BI. 1 Tahun 2008: Pancuan Pengurusan Perhubungan Pelanggan serta PKPA Bil 2
TTahun 2005 Garis Panduan Bagi Mewujudkan Petunjuk-Petunjuk Prestasi Utama Atau Key
Performance Indicates (KPI) dan Melaksanakan Pengukuran Presiasl i Agens! Kerajaan, Ketiga-
tiga pekelling ersebut memberi penekanan terhadap tempoh masa sebagai salah salu bentuk
pPengukuran terhadap Keberkesanan sasaran yang ditlapkan. Justeru, asas penetapan tempoh
‘masa dalam carta alr bagi tujuan panduan kerja di bawah myPortfoo boleh berpandukan kepada
pekoliing poking tersebut
8 Sec
umumnya, penetepan tempoh masa bagi langkalviangkah dalam sesuatu proses
era hendaklah mengikutturutan berkut
L—Sediakan cata alr bagi sesuatu proses keri:
li Dapatkan tempoh masa bagi langkah-angkah dalam proses kerja dari sumber-
‘sumer yang boleh digunakan. Tempoh mata tereebut boleh ditentukan dengan
‘meryuk kepada manarmana punca kuasa, undang-undang dan peraturan atau
okumen sedia ada, Contohnya, dengan merujuk kepada tempoh masa yang
Ginyatakan dalam Piagam Polanggan; slau menijok kepada sasaran prestasi
bberasaskan tompoh masa yang ditstapkan dalam KPI; stau tempoh masa yang
Gtentukan bagi objeki kualt dalam MS ISO;i, —Sekiranya tiada, kenal past kitaran tempoh masa sebenar atau yang bersesuaian
bagl stip tangkah dalam proses kerja bagi menyempurnakan keseluruhan proses
3 pencepsian masa yang ditetapkan; can
'v. Tempah masa boleh ditetapkan mengikut kesesusian, lazimaya dalam bentuk mini
jam har! minggu’ bulan. Contoh ses penetapan tempoh masa diserakan