La facture dmatrialise mes premiers pas...

liste des annonceurs @gp .............................page 16 Agena 3000 ................page 18 Atos worldline............page 12 Edicot............................. page 6 Gexedi ........................... page 8 Seres ............................page 20

sommaire
3 7 9 11 k tape 4 Quel offreur de solutions choisir ?

Les annonceurs ont reu la certification GS1 Facture Dmatrialise selon lArt. 289bis du CGI.

k tape 1 La facture dmatrialise, qu'est-ce que c'est ? k tape 2 Dmatrialiser ses factures : quels avantages et quels gains ? k tape 3 Je souhaite dmatrialiser mes factures, comment commencer ?

13 k tape 5 Dmatrialisation fiscale de mes factures : comment faire ? 15 Etude des cots 17 Mmo rglementaire de la facture lectronique 19 En savoir plus...

[ 2 ] La facture dmatrialise Mes premiers pas GS1 France

k tape 1
La facture dmatrialise, quest-ce que cest ?
Dfinition :
u La facture dmatrialise, c'est le mme document fiscal en version numrique. u La suppression du flux facture papier, autorise par des rglementations franaise et europenne.

La dmatrialisation fiscale sopre selon deux manires :

1re solution : avec lEDI (change de donnes informatis) : les factures sont transmises lectroniquement dun ordinateur un autre sous la forme dun message EDI structur conformment une norme convenue entre les parties. 2nde solution : avec tout autre format de fichier, structur ou non, scuris au moyen dune signature lectronique. Les factures sont par exemple dites en PDF et authentifies via une signature lectronique ( PDF sign ).

Le saviez-vous

?
Cot de la facture pour celui qui vend pour celui qui achte Papier 8 13,8 lectronique 5 7,5 *

Sources : tude Arthur D. Little pour Deskom/Post@xess (2001)

*estimations GS1 (mars 2010)

Site de GS1 > facture dmatrialise

GS1 France La facture dmatrialise Mes premiers pas [ 3 ]

1re solution : la dmatrialisation fiscale en EDI

LEDI, quest-ce que cest ? Le terme EDI signie change de donnes informatis . Cette technique revient changer des ensembles structurs dinformations (des messages ) au lieu de documents papier. Lintrt de lEDI est de supprimer les ressaisies. La facture mise ou reue en EDI entre directement dans votre outil de gestion commerciale (elle est intgre ). Les transmissions des factures en EDI ne ncessitent que peu de ressources humaines, surtout si vous sous-traitez un prestataire quali. Vous librez alors du temps et des moyens pour vous consacrer des tches plus forte valeur ajoute.

Quel type dEDI (change de donnes informatis) choisir ? LEDI sopre selon trois modes, en fonction de vos besoins et de votre budget : 1. EDI intgr : la station EDI qui traduit le message est installe dans les locaux de lentreprise. 2. EDI hberg : la station EDI se trouve chez le prestataire. 3. Web EDI : le fonctionnement est similaire au mode EDI hberg , mais la saisie des informations seectue via un portail Internet.

Rappel du Code Gnral des Impts (article 289 bis) EDI : [] Seules les factures transmises par voie lectronique [] sous la forme d'un MESSAGE STRUCTUR selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant tre trait automatiquement et de manire univoque, constituent [] des documents tenant lieu de FACTURES DORIGINE.

[ 4 ] La facture dmatrialise Mes premiers pas GS1 France

2nde solution : la dmatrialisation fiscale en PDF sign

La signature lectronique : quest-ce que cest ? Cest un procd d'identication qui authentifie lorigine de la facture (dont lidentit du signataire) et garantit l'intgrit de lacte. La signature lectronique que votre prestataire certifi GS1 vous procurera rpond aux exigences suivantes : Elle est propre au signataire, Elle permet didentier le signataire, Elle est cre par des moyens que le signataire peut garder sous son contrle exclusif, Elle garantit le lien avec les factures auxquelles elle sattache, de telle sorte

que toute modication ultrieure de ces factures reste dtectable. La signature lectronique saccompagne dun certificat lectronique, document lectronique qui atteste du lien entre lidentit du signataire et les donnes de vrication de sa signature lectronique.

Rappel du Code Gnral des Impts (article 289 -V) PDF sign (ou autre type de fichier structur ou non, et sign) : les factures peuvent [] tre transmises par voie lectronique ds lors que lAUTHENTICIT de leur origine et lINTGRIT de leur contenu sont garanties au moyen d'une SIGNATURE LECTRONIQUE. Les factures ainsi transmises tiennent lieu de FACTURE D'ORIGINE []. Les conditions d'mission de ces factures, de leur signature lectronique et leurs modalits de stockage sont fixes par dcret.

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Comment russir votre projet de dmatrialisation de vos factures : Afin de russir votre projet avec les bases et les connaissances ncessaires sur la dmatrialisation de la facture, GS1 France vous propose un sminaire de formation abordant notamment les exigences rglementaires, les solutions du march et la comprhension du message INVOIC EANCOM 1997. q Pour en savoir plus : contactez Lidia Martinage au 01 40 95 54 30 et lidia.martinage@gs1fr.org

Site de GS1 > Facture dmatrialise > Centre de formation

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Une solution en mode interne ou externalise qui vous permet dmettre et de recevoir, de grer et darchiver (au format lectronique et PDF) les factures entrantes et sortantes.

[ 6 ] La facture dmatrialise Mes premiers pas GS1 France

k tape 2
Dmatrialiser ses factures : quels avantages et quels gains ?
Avantages de la dmatrialisation des factures
> avant
Edition de factures papier Envoi des factures par courrier Risques domissions de donnes sur la facture Temps long de collecte des donnes pour la facture Gestion administrative des factures papier

>aprs
Transmission lectronique Remplissage des champs obligatoires

>gains
Economies de papier et de timbres Rduction des litiges commerciaux Rglements plus rapides du client

Centralisation des donnes Gains de temps de la facture Economies de ressources humaines Suppression des frais darchivage Gestion automatique des factures lectroniques papier

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Comprendre les enjeux entrepreneuriaux de la dmatrialisation fiscale : Afin de mieux apprhender les enjeux de votre projet de dmatrialisation, GS1 France vous propose un sminaire de formation exposant les aspects marketing et rglementaires, et les avantages de la facture lectronique, notamment au travers dtudes de cas. q Pour en savoir plus : contactez Lidia Martinage au 01 40 95 54 30 et lidia.martinage@gs1fr.org

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[ 8 ] La facture dmatrialise Mes premiers pas GS1 France

k tape 3
Je souhaite dmatrialiser mes factures, comment commencer ?

e La prparation du projet
La rflexion pralable et lorganisation interne : Prendre connaissance des dirents lments du projet (guide GS1 des bonnes pratiques, formations GS1, ), Organiser la conduite du changement : runions au sein de votre entreprise. Le choix du primtre de la solution : Choix dun outil via un prestataire de services, Choix des supports darchivage, Rdaction dun appel dore Envoi de l'appel d'ore (cf. outil gratuit de publication des appels d'ore sur le site de GS1 France). La signature dune convention dinterchange : Non obligatoire dun point de vue rglementaire, elle nen demeure pas moins essentielle dans le cadre de lEDI. Elle permet didentier des donnes techniques (souvent changes entre prestataires dans le cadre de la dmatrialisation) mais galement de rappeler lengagement de chacune des parties quant au respect des rgles de la dmatrialisation scale Cf. Convention dInterchange type de GS1.

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r La phase de tests
Les tests internes : Ils contrlent quen termes dorganisation et de procdures dexploitation, la chane interne complte est conforme aux rsultats attendus et aux exigences de ladministration. Ils sont galement loccasion de vrier la conformit avec la rglementation. La phase des tests avec le partenaire commercial : Elle permet de vrier la conformit avec le cahier des charges et den mesurer les ventuels carts. Pendant cette phase, le papier sera toujours envoy et restera la preuve scale.

t L'entre en production
Le dploiement : Nhsitez pas solliciter vos autres clients pour proter pleinement des gains escompts.

GS1 vous accompagne : des conseils adapts...

GS1 France vous accompagne tout au long de la mise en place de votre projet de dmatrialisation de vos factures. Sur la base de lensemble des prestations prsentes, GS1 France vous conseille et suit lvolution de votre projet.

Votre contact > Emilie Sion, emilie.sion@gs1fr.org

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k tape 4
Quel offreur de solutions choisir ?

Les solutions certifies par GS1

Des factures plus fiables et moins coteuses : un projet soutenu par GS1
Des solutions de dmatrialisation de la facture existent sur le march. Pour vous aider dans vos dirents choix, GS1 France a mis en place une certication pour garantir linteroprabilit des outils oprant sous le mode EDI. La certication porte principalement sur le respect des exigences rglementaires et techniques des solutions de dmatrialisation que vous utilisez.

@GP Accelya Agena 3000 Atos origin Axway B-Process Cegedim Deskom Edicom Edicot EDT

Euroedi Generix group Gexedi Infologic Engineering Orange Business Services Prologue Seeburger Seres Sterling Commerce Tie France

GS1 accompagne les prestataires : un systme de dmatrialisation certifi...

Sur la base de tests valids par les utilisateurs, GS1 France vrifie la conformit des modules de dmatrialisation dvelopps par les prestataires de services avec larticle 289 bis du Code Gnral des Impts (donnes obligatoires, fichiers de partenaires, liste rcapitulative, restitution en brut et en clair des messages...). Cette prestation peut galement vous tre propose si vous avez dvelopp votre propre solution. Votre contact > Emilie Sion, emilie.sion@gs1fr.org
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k tape 5
Dmatrialisation fiscale de mes factures : comment faire ?

A la suite dun accord bilatral entre les parties, les factures peuvent tre changes selon deux processus : 1. Factures dmatrialises en EDI : Article 289 bis du CGI.

TRAABILIT 333333333TRAABILIT 33333333 TRAABILIT Entreprise A gnre la facture

Entreprise B intgre la facture

e
Traduction Le systme dinformation de lentreprise gnre la facture. Les donnes de la facture sont converties en message.

r
Tltransmission par l'metteur Ce message est envoy au systme de tltransmission de lentreprise mettrice, qui en contrle la validit.

t
Envoi du message standard Le message est envoy via un flux EDI.

u
Tltransmission au rcepteur Le message est reu par le systme de tltransmission de lentreprise destinataire, qui en contrle la validit.

i
Traduction Le message est traduit et intgr au systme dinformation de lentreprise destinataire.

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Afin dacclrer la phase de tests avec vos partenaires commerciaux, une prestation de contrle des messages facture vous est propose pour valider leur conformit avec le Profil gnral INVOIC EANCOM 1997 dune part et avec la rglementation franaise dautre part.

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2. Factures dmatrialises via des PDF sign (ou dautres types de fichiers structurs ou non, et signs) : Article 289-V du CGI.

Prestataire de services de l'Entreprise A

Prestataire de services de l'Entreprise B

TRAABILIT 333333333TRAABILIT 33333333 TRAABILIT

Entreprise A

Entreprise B

e
Cration du PDF Le systme dinformation de lentreprise gnre un document comportant les donnes de facturation sous format PDF/A-1.

r
Ajout des donnes structures et signature lectronique Ce document (PDF/A1) est envoy au prestataire de lentreprise mettrice. Le prestataire ajoute les donnes structures et la signature lectronique.

t
Envoi La facture identifie par une signature lectronique est envoye

u
Vrification de la signature et transmission des donnes au client La facture est reue par le prestataire de lentreprise destinataire. Le prestataire vrifie la signature, extrait les donnes utiles lentreprise destinataire et les lui transmet.

i
Transmission des donnes oprationnelles Le message est intgr au systme dinformation de lentreprise destinataire.

NB : Larchivage des deux exemplaires de la facture est ralis par lentreprise mettrice (1 exemplaire) et par lentreprise destinataire (1 exemplaire). Les entreprises (mettrice et/ou destinataire) peuvent donner mandat un tiers (prestataire) pour archiver leurs factures.

[ 14 ] La facture dmatrialise Mes premiers pas GS1 France

Etude des cots

Calcul du gain d'une facture dmatrialise :

daprs ltude ralise en 2001 par le cabinet Arthur D. Little pour Deskom/Post@xess :
cot de traitement moyen dune facture papier sortante dans une entreprise bien organise

Prparation + Facturation + Comptabilisation ............ Envoi ....................................................................... Rapprochements paiements .................. Archivage ............................................................ Gestion des relances .................................... Gestion des litiges .......................................... Cot de trsorerie ..........................................

0,3 1,2 0,5 /2 0,8 0,8 2,4 2,0

8 9,5
cot d'une facture dmatrialise

gain

Traitement du courrier ................................ Saisie ....................................................................... Validation ............................................................. Paiement .............................................................. Archivage ............................................................ Gestion des litiges ..........................................

0,9 1,4 5,4 2,8 1,5 1,8

cot de traitement moyen dune facture papier entrante dans une entreprise bien organise

13,8
cot d'une facture dmatrialise

gain

7,5 *
*estimations GS1 (mars 2010)

6,3 *

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[ 16 ] La facture dmatrialise Mes premiers pas GS1 France

Mmo rglementaire de la facture lectronique

La facture est un document comptable qui mentionne notamment le taux de TVA applicable chacun des biens livrs ou services rendus. A ce titre, la facture est un document rgi par le Code Gnral des Impts.

Ce que dit le Code Gnral des Impts :

Factures dmatrialises en EDI : Article 289 bis. Seules les factures transmises par voie lectronique qui se prsentent sous la forme dun message structur selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant tre trait automatiquement et de manire univoque, constituent (...) des documents tenant lieu de factures dorigine. Les informations mises et reues doivent tre identiques . Factures dmatrialises via des PDF signs (ou dautres types de fichiers structurs ou non, et signs) : Article 289-V. Les factures peuvent, sous rserve de lacceptation du destinataire, tre transmises par voie lectronique ds lors que lauthenticit de leur origine et lintgrit de leur contenu sont garanties au moyen dune signature lectronique. Les factures ainsi transmises tiennent lieu de facture dorigine (...). Site de GS1 > Facture dmatrialise > Rglementation.

Cas des changes transfrontaliers de factures :

Lorsque lenvoi de factures sopre depuis la France vers un pays tranger, cest la rglementation du pays dorigine qui prvaut. Le Bulletin Ociel des Impts n136 du 7 aot 2003 prcise au paragraphe 29 que les assujettis tablis en France peuvent donc sassurer et demander que les factures qui leur sont dlivres au titre dune opration ralise sur le territoire dun autre Etat membre de la Communaut europenne soient conformes la rglementation communautaire. Attention : tous les pays nont pas privilgi les mmes procds de dmatrialisation : en France, il nest pas ncessaire de signer lectroniquement les factures dmatrialises transmises via EDI. A contrario, certains pays europens imposent la signature lectronique des documents changs. Site de GS1 > Facture dmatrialise > Rglementation > Les rgles europennes.

GS1 France La facture dmatrialise Mes premiers pas [ 17 ]

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[ 18 ] La facture dmatrialise Mes premiers pas GS1 France

En savoir plus...
Lexique
EDI : Echange par tltransmission de donnes structures d'ordinateur ordinateur selon des formats standard. EANCOM 1997 : L'EANCOM est un langage de communication EDI. Standard international, gr et maintenu par GS1, et conforme aux rgles UN/EDIFACT. INVOIC (EANCOM 1997) : Message Facture Avoir en langage EANCOM. Message structur : message rdig selon un langage norm (EDIFACT, XML, CSV, ...) et accept par les deux parties qui changent. Web EDI : Outil permettant l'change de donnes entre une communaut d'entreprises qui utilise des traitements d'change automatiss et une communaut d'entreprises qui utilise des formulaires lectroniques. Le Web EDI ou EDI formulaire est une solution EDI maintenue distance et btie sur les standards EDI et Internet.

Pour plus d'informations : Sur notre site : www.gs1.fr/gs1_fr/solutions/facture_ dematerialisee Tlchargez nos publications sur la dmatrialisation des factures : Guide des bonnes pratiques de la dmatrialisation de la facture Recommandations pour lchange de factures dmatrialises fiscalement (289-V)

Contact : Emilie Sion emilie.sion@gs1fr.org GS1 France 2, rue Maurice Hartmann 92137 Issy-les-Moulineaux Tl : 01 40 95 54 10 Fax. : 01 40 95 54 49

GS1 vous accompagne : Service dassistance de GS1

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Une hotline gratuite est disponible pour les adhrents de GS1 au 01 40 95 54 10, ou par courriel ladresse info@gs1fr.org. Vous pouvez obtenir des rponses vos questions sur le choix des solutions, les modes de dmatrialisation de la facture et des conseils pour la mise en place de vos outils.

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