PT. SUBUR JAYA CEMERLANG + _Prosedur Pengendalian Master Data & Kualifikasi Pelanggan Kategori + Standard Operating Revisi > OL Procedures ‘Tanggal berlaku 03 Januari 2022 No Dokumen sico42 Halaman Halaman 1 dari 4 Il. ve PROSEDUR PENGENDALIAN MASTER DATA. & KUALIFIKASI PELANGGAN TUJUAN ‘Menetapkan kebijakan dan memberikan arahan, panduan dan prosedur tentng proses Pendaftaran, pembaharuan, penonaktifan dan pengaktifan kembali data pelanggan yang ada di Master Database Customer PT SIC sesuai dengan proses kondisi di lapangan, RUANG LINGKUP Prsedur ini berlaku mulai dari pengajuan pelanggan baru sampai dengan proses pengelolaan data pelanggan di dalam system. DEFENISI 1. MDC : Master Database Customer 2. New Customer: _Pelanggan yang baru pertama kali didaftarkan didalam MDC 3. Salesman : Tim marketing yang bertugas dilapangan 4. APY 2 Apoteker Penanggung Jawab 5. PIC 2 Person In Charge 6. Na6 + Nd6 (system aplikasi) KRITERIA KEBERHASILAN 1. Semua data pelanggan dikendalikan sesuai dengan ketentuan yang ada 2. Data pelanggan yang aktif sesuai dengan kondisi yang sebenarnya 3. Semua data pelanggan terdokumentasi dan mampu ditelusur ATURAN UMUM. 5.1 Pendaftaran New Customer ke dalam MDC 5.1.1 Calon pelanggan harus memenuhi persyaratan sebagai berikut : @, Memiliki jenis usaha, tempat usaha, ijin usaha dan kegiatan usaha yang jelas dan buktikan dengan dokumen resmi yang berlaku. b. Bukan perorangan. €. Mampu dan berkomitmen untuk berjualan dan membayarsetiap orderan tepat waktu. d. Didaftarkan oleh tim sales. yang bertanggung Jawabtethadap rayon outlet tersebut. -PT. SUBUR JAYA CEMERLANG Prosedur Pengendalian Master Data & Kualifikasi Pelanggan Kategori + Standard Operating Revi ol Procedures Tanggal berlaku —: 03 Januari 2022 NoDokumen : SICO42 Halaman Halaman 2 dari 4 5.2 5.3 5.4 55 5.1.2. Form MDC WASIB diisi selengkapnya dan disertai dengan dokumen pendukung seperti fotocopy Izin Outlet, SIUP/SITU/TDP/NIB, KTP pemilik dan penanggung jawab, NPWP. SIPA/SIKA/STRA/STRTTK/SIKTTK yang berlaku, contoh stempel outlet dan specimen tanda tangan penanggung jawab (APJ, Apoteker Pendamping atau penanggung jawab teknis untuk PAK). 5.1.3 Semua pelanggan yang akan didaftarkan di Master Database Pelanggan wajib.- memiliki NPWP dan Nomor Induk Kependudukan (NIK). 5.1.4 Khusus untuk pelanggan baru , TOP yang berlaku adalah COD selama 3 bulan pertama. Pembaruan Database Customer 5.2.1 Setiap pembaruan data pelanggan harus melalui persetujuanF&A dan APJ. $2.2 Perubahan informasi data _perpajakan dan pembayaran pelanggan melalui system aplikasi harus diketahui dan disetujui oleh F&A. Tiap 6 bulan, APJ melakukan kualifikasi pelanggan dengan membuat surat edaran ke pelanggan dan form validasi data pelanggan kepada outlet-outlet melalui tem sales dan harus diterima kembali oleh APJ untuk diverifikasi oleh F&A paling lambat 1 bulan setelah form diedarkan, Penonaktifan pelanggan di MDC dapat dilakukan jika : Pelanggan/outlet tutup (tidak beroperasional lagi), dibuktikan dengan dokumen resmi seperti : foto tampak depan dengan nama outlet tercantum dan bukti korespondensi dengan PBF lainnya yang menyatakan outlet tersebut juga tidak dilayani oleh PBF lainnya. Tidak ada piutang (AR=0) Outlet bermasalah dengan hukum, perizinan, tidak mampu_membayar tagihan dan perubahan bidang usaha. Penonaktifan pelanggan di MDC dapat dilakukan jika : ‘Mengajukan pendaftaran ulang pelanggan dan dilengkapi dengansemua dokumen pendukung yang terbaru. Pelanggan tidak termasuk sebagai pelanggan Bad Debt (cek histori pelanggan) Disetujui oleh DirekturPT. SUBUR JAYA CEMERLANG Prosedur Pengendalian Master Data & Kualifikasi Pelanggan Kategori + Standard Operating Revisi 7 Ol Procedures ‘Tanggal berlaku 03 Januari 2022 No Dokumen ‘830042 ‘Halaman Halaman 3 dari 4 VI. PROSEDUR N URAIAN AKTIVITAS PIC Pendaftaran Pelanggan Baru di MCD 6.1 ‘Ajukan New Customer menggunakan form MDC disertidengan dokumen pendukung ke APJ. Salesman 62 Periksa kelengkapan isi form MDC dan dokumen pendukung yang diperlukan : ‘© Jika masih ada hal yang perlu dilengkapi, kembalikanke salesaman untuk dilengkapi APJ 63 Jika sudah lengkap dan benar, berikan tanda tangan ppersetujuan berupa tanda tangan APJ dan Direktur. APJ 64 Input MDC kedalam system komputer dan semua dokumen kelengkapan administrasi diarsipkan. ‘API Koulifikasi Pelanggan 65 Bust surat edaran beserta form kualifikasi pelanggankemudian kirim ke pelanggn melalui team sales. APS 66 Sampaikan surat edaran beserta form kualifikasi data pelanggan ke pelanggan yang menjadi tanggung jawab masing-masing. ‘Salesman 67 ‘Minta pelanggan untuk melengkapi form kulifikasi data pelanggan dan minta copy dokumen atau data perubahan (jika ada perubahan) . Pastikan form diisi lengkap. Salesman 68 Serahkan Kembali form kualifikasi data pelanggan yang sudah diisi beserta dokumen perubahan (jika ada perubahan) ke APJ maksimal | hari setelah form diisi oleh pelanggan. Salesman 69 Periksa keabsahan data pelanggan sesuai ketentuan yang berlaku besserta perubahannya (jika ada) berdasarkan hasil kulifikasi data pelanggan dari tim sales. 6.10 ‘Lakukan perubahan disistem jika ada perubahan sesuai data hasil validasi. Khusus perubahan NPWP maka wajib dikoordinasikan dengan F&A. APJ Penonaktifan Pelanggan 611 ‘Ajukan permohonan penonaktifan pelanggan ke F&A. Salesman & 6.12 Buat memo penonaktifan pelanggan dan ditanda tangani oleh Direktur. APJ & FA 6.13 Jika memo sudah ditanda tangani direktur _segera lakukan penonaktifan disismtem komputer. FAPT. SUBUR JAYA CEMERLANG Prosedur Pengendalian Master Data & Kualifikasi Pelanggan Kategori ‘Standard Operating Revisi a Procedures ‘Tanggal berlaku 03 Januari 2022 ‘No Dokumen suco42 Halaman Halaman 4 dari 4 [Pengaktifan Kembali Pelanggan 6.14 ‘Ajukan data pelanggan yang akan diaktifkan kembali | Salesman menggunakan form MDC dan lengkapi dengan dokumen pendukung terbaru (lihat proses pembaharuan data pelanggan di MDC). VII. RFERENST 8.1 Perka BPOM RI No. HK.03.1.34.11.12.7542 tahun 2012 tentng Pedoman Teknis Tentang Cara Distribusi Obat Yang Baik Bab IV Operasional ~ Kulifikasi Pelanggan. VII. RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN 1] ranesnt Kategori/JuduvSubJudul | i cterangan Da Beri Perubahan oleh T [03 Januari 2022 | Standard Operating Evaluasi SOP Faisal Ramdbani Procedures / Prosedur Pengendalian Master Data & Kualifikasi Pelanggan DIBUAT OLEH: DIPERIKSA OLEH: DISETUJUI OLEH : } Ct ‘Nama > Faisal Ramdhani | Nama: Eriyanto Nama: Husen Djaja Jabatan 2 APY Jabatan —:—Operasional Jabatan Direktur Manajer Tanggal + 03 Januari 2022 | Tanggal __:_03 Januari 2022 | Tanggal_—_: _03 Januari 2022