APUBUCA BE CoLOMats ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES, Colpensiones ACUERDO NUMERO 191 DE 2018 € 26 ABR 2018 ) Por el cual se modifica la estructura interna de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones) y se-deroga el Acuerdo 108 de 2017 LA JUNTA DIRECTIVA DE LA ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES, Colpensiones En elercicio de las facultades Legates, en especial las que le confiere el articulo 90 de la Ley 489 de 1998 y el articulo 10 (numeral 12) del Acuerdo 106 de 2017, y CONSIDERANDO: Que la Ley 1151 de 2007 en su articulo 155, cred [a Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones), como Empresa Industrial y Comercial del Estado del orden nacional, con personeria juridica, autonomia administrativa y patrintonio independiente. Que el Decréto Ley 4121 de 2011 cambié la naturaleza juridica de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones), Empresa Industrial y Comercial del Estado a la de. Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como empresa financiera de cardcter especial, vinculada al Ministerio de Trabajo. Que el Decreto 309 de 24 de febrero de 2017, aprobé fa modificacién de la- Estructura de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones), que le permite adoptar un nuevo modelo de operacién para mejorar la efectividad en la prestacién de sus servicios, mejorar sus procesos de evaluacién y control de la gestién, y dar respuesta oportuna a las solicitudes o tramites de los ciutladanos. ‘Que mediante Acuerdo 108 del 1 de marzo de 2017, la Junta Directiva modificé la estructura intema de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones), en aras de ajustarla al nuevo modelo de operacién adoptado. Que conforme Io dispuesto en los articulos 10 (numerel 12) y 16 (numeral 18) del Acuerdo 108 de 2017, se presents a consideracién de fa Junta Directiva, el estudio técnico obtenido del contrato 101 de 2016, celebrado entre la Administradora Colombiana de Pensiones, (Colpensiones) y StratCo Consultores Asociados S.A., cuyo objeto fue “Diseftar ef esquema de Regionalizacién de la Administradora Colombiana de Pensiones — (Colpensiones), en al marco dol proceso dé fortalecimiento- institucional y bajo los parametros establecidos én las cespeoificaciones. técnicas.”ACUERDO NUMERO 131 DEL 2018 HOJA No.2 Continuacién del Acuerdo “Por el cual se modifica fa estructura interne de la Administrodore Colombiana die Pensiones ~ Colpensiones. y-se deroga el Acuerdo 108 de 201 Que. en aras de implementar el modelo de regionalizacion de la operacion. planteado por StratCo Consultores Asociados S.A,, es necesario modificar fa distribucin de funciones de diferentes dependencias y ajustar las que fueron asignadas mediante Acuerdo 108 de 2017. Que en mérito de lo expuesto la Junta Directiva de Colpensiones, ACUERDA: ARTICULO 1°, A partir de la Estructura Organizacional de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, la cual fue aprobada mediante el Decreto 309 de 2017, adéptese su estructura interna, para el cimplimiento del objeto de la Empresa, asi 1. Junta Directiva 2. Despacho del Presidente 2.1. Oficina de Relacionamiento y Comunicaciones 2.2. Oficinia de Control Interno 2.3, Oficina Asesora de Asuntos Legales 2.4. Oficina de Control Disciplinario interno 3. Vicepresidencia Comercial y de Servicio al Ciudadano 3.1 Gerencia Comercial 8.1.1. Direccién de Mercadeo 3.1.2. Direccién de Comercializacin y Acompariamiento Empresarial 3,2, Gerencia de Servicio y Atencién al Ciudadano 3.2.1. Direccion de Atencién y Servicio 3.2.2. Direccién de Estandarizacion 3.2.3, Direccién de Administracién de Solicitudes y PARS 3.3. Direcciones Regionales 3.3.1, Punto de Atencién Tipo A 3.3.2. Punto de Atencién Tipo B 3.3.3, Punto de Atencion Tipo C 4, Vicepresidencia de Operaciones del Régimen de Prima Media 4.1, Gerencia de Administracién de la Informacion 4.1.1. Direccion de Afiliaciones. 4.1.2, Direccién de-Historia Laboral 4.2. Gerencia de Financiamiento e Inversiones 4,2;1, Direccién de Ingresos por Aportes 4.2.2. Direccién de Contribuciones Pensionales y Egresos 4.2.3. Direccién de Inversiones 4.2.4. Direccién de Cartera 4.3, Gereneia de Determinacién de Derechos 4.3.1. Direccidn de Prestaciones EconémicasACUERDO NUMERO 131 DEL 2018 HOJA No. 3 Continuacién dei Acuerdo "Por el cual se modifica a estructura Intema de la Administradora Colombiana 6e Pensiones ~ Colpensiones y se deroga el Acuerdo 108 de 2017", 4.3.1.1. “Subdireccién de Determinacién | 4.3.1.2. Subdireccién de Determinacién II 43.1.3. Subdireccién de Determinacién lil 43.1.4, Subdireccién de Determinacién IV 4.3.1.5. Subdirecci6n de Determinacion V 43.1.6. Subdirecci6n de Determinacién-VI 4.3.1.7. Subdireccién de Determinacién VII 4.3.1.8. -Subdireccién de Determinacion VUt 4.3.1.9. Subdifeccién de Determinacion 1X 4.3.1.10, Subdireccién de Determinacién X 4.3.2. Direccién de Medicina Laboral 4.3.3. Direccion de Nomina de Pensionados 44, Gerencia de Defensa Judicial 4.4.1. Direccién de Procesos Judiciales 4.4.2. Direccién de Acciones Constitucionaies ._Vicepresidencia dé Beneficios Econémicos Periétiicos 5.1. Gerencia de Redes e Incentives 5.2. Gerencia de Administracién de Cuentas Individuales. ._Vicepresidencia de Planeacién y Tecnologias de la informacién 6.1, Gerencia de Tecnologias de la Informacién 6.1.1. Direccién de Relacionamiento TI con el Negocio 6.12. Direccién de infraestructura Tecnolégica 6.1.3. Direccién de Sistemas de Informacién 6.2. Gerencia de Sisiemas Integrados de Gestién 6.3, Gerencia de Planeacién Institucional 6.3.1, Direccién de Prospectiva y Estudios 6.3.2. Direecién de Planeacion y Proyectos. Vicepresidencia de Gestién Corporativa 7.1. Gerencia de Talento Humano y Relaciones Laborales. 7.1.1. Direccién de Gestién del Talento Humano 7.1.2. Direccién de Desarrollo del Talento Humano 7.2; Gerencia Adi 7.2.1. Direccién de Bienes y Servicios. 7.2.2. Direccién Financiera 7.2.3. Direccién Documental 7.2.4. Direccién de Tesoreria 7.2.6, Direccién Contractual |. Vicepresidencia de Seguridad y Riesgos Empresariales 6.1, Gerencia de Riesgos'y Seguridad de la Informacién 8.2. Gerencia de Prevencién del FraudeACUERDO NUMERO 131 DEL 2018 HOJA No. 4 Continuacién del Acuerdo'*Por el cual se modiica la estructura intama de la Administradora Colombiana de Pensiones ~Colpensiones y se deraga el Acuerdo 108 de 2017", 9. Organos Intemos de Coordinacién y Asesoria ARTICULO 2°. Las funciones de la Presidencia, de las Oficinas y de las Vicepresidencias, son las establecidas en et Decreto 309 de 2017 y en los estatutos de la entidad. ARTICULO 3°, VICEPRESIDENCIA COMERCIAL Y DE SERVICIO AL CIUDADANO. La Vicepresidencia de Comercial y de Servicio al Ciudadano tendra adscritas fas siguientes dependencias y funciones: 3.1. Gerencia Comercial 3.1.1. Direccion de Mercadeo 3.1.2. Direccién de Comercializacién y Acompariamiento Empresarial 3.2, Gerencia de Servicio y Atencién al Ciudadano 3.2.1. Direccién de Atencion y Servicio, 3.2.2. Direccin de Estandarizacién 3.2.3. Direccién de Administraciénde Solicitudes y PORS 3.3. Direcciones Regionales 3.3.1, Puntos. de Atencién Tipo A, By G 3.4. Gerencia Comercial 3.11. Proponer las politicas comerciales y de mercadeo de la Empresa de acuerdo con lo dispuesto por la Vicepresidencia Comercial y de Servicio al Ciudadano. 3.1.2, Coordinar y hacer seguimiento a la ejecucién de las politicas comerciales y de mercadeo para los productos dela Empresa. 3:11.38. Disefiar el Plan Comercial y el Plan de Mercadeo de la Empresa de conformidad con lo dispuesto por la Vicepresidenicia Comercial y de Servicio al Ciudadano. 3.1.4, Proponer, ante las instancias pertinentes, los desarfollos de las campafias de divulgacién y editcacién dirigidas a los diferentes grupos de interés. 3.41.5, Coordinar'y hacer seguimiento ¢ la ejecucién de las estrategias relacionadas con las campafias educativas y de divulgacién asi como las de imagen corporativa, 3.1.68. Proponer, coordinar y controlar las. estrategias comerciales dirigidas a los diferentes grupos de interés de la Empresa. Apoyar y orientar el:diserio de herramientas tecnolégicas enfocadas a la gestion y medicién comercial con empleacores, de acuerdo con las estrategias establecidas por la Empresa. Definir as acciones requeridas para conocer las necesidades de los clientes de la Empresa que permitan la construccion de estrategias de mercadeo y comerciales y las campafias de divulgacién y educacion Proponer la estrategia de valor eafegado de la Empresa, asi como los programas de bienestar y planes de educaciin dirigidos alos diferentes grupos de interés,ACUERDO NUMERO 131 DEL 2018 HOJA No.5 Continuacién del Acuerdo “Por el cual se modifica ta estructura intema de la. Administradora Colombiana de Pensiones ~Coipensiones.y se deroga el Acuerdo 108 de 20177 3.4.10, 34.44 3.4.12, 3.4.13. 3.1.44, 3.4.15. 3.4.16. 34.17. 3.1.18. 344, 3444 Hacer seguimiento a la implémentacién de la estiategia de valor agregado y demas programas de bienestar ditigidos a los diferentes grupos de interés. Apoyar el cumplimiento de los lineamientos para la mejora en la calidad, cobertura y efectividad del servicio. Coordinar y hacer seguimiento a la ejecucién de fas estrategias en materia comercial y de mercadeo con las Direcciones Regionales, Supervisar y controlar el cumplimiento de los indicadores y mediciones en materia ‘comercial y de mercadeo de la Empresa. Definir macanismos que aseguren la calidad en la ejecucién de las estrategias comerciales y de mercadeo. Participar en la definicién de los: procesos de Colpensiones, en la gestién de los riesgos y la generacién de.acuerdos de.niveles de servicio cuando asi se requiera. Apoyar el desarrotto y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestion institucional. Apoyar la formulacién de los planes estratégicos y operativos de Colpensiones. Las demas inherentes'a la naturaleza de la deperidencia. Direccién de Mercadeo Brindar soporte a las Direcciones Regionales para la ejecucién de las estrategias de mercadeo y las campafias de comunicacién dirigidas a los diferentes grupos de interés de la Empresa, en coordinacién con la Direccién de Comercializacion y Acompariamiento Empresarial. Proponer el Plan de Mercadeo y participar en la ejecucién de los procesos que identifiquen las necesidades del cliente, le proporcionen informacion y lo orienten para resolver sus inquietudes, Disefiar los contenidos de campafias informativas, educativas y de divulgacién en coordinacién con la Oficina de Relacionamiento y Comunicaciones; Realizar la segmentacién y sub segmentacién de los clientes para enfocar los productos, servicios y valor agregado que pueden ser ofrecidos por la Empresa. Implementar las: estrategias de _mercadeo segmentadas definidas para los diferentes grupos de interes de la Empresa, Identificar las necesidades de los clientes, como insumo para la constriccién de las estrategias de mercadeo y comerciales y las campafias de divulgacién y educacion, Coofdinar, con la Oficina de Relacionamiento y Comunicaciones, fa aprobacién, disefio, imagen. visual y mensaje creative de todas las piezas de coniunicacién impresa y virtual, que apoyen la divulgacién de informacion tanto a clientes internos como externos.ACUERDO NUMERO 131 DEL 2018 HOJA No. Continuacién del Acuerdo “For ol cual so moilica fa estructura intema de la Adminisradsra Colombiana de Pensiones— Colpensiones y se deroga el Acuerdo 108 de 2017". 3.1.1.8 — Realizar los estudios de mercado, en coordinacién con la Direccién de prospectiva y estudios, que permilan focalizar la labor de educacion y divulgacion de los productos y servicios de la Empresa, de acuerdo con los linamientds definidos. 34.1.9 Proponer e implementar el plan de medios que apoyen las estrategias de comunicaciones, divulgacion y educacién. 3.14.40 Participar y apoyar la ejecucién de las jornadas institucionales, educativas y de servicio y demés actividades dirigidas a los grupos de interés de la Empresa, de conformidad con sus competencias. 3.1.1.11. Implementar as eatrategias relacionadas con los servicios de valor agregado, tales como servicios extendidos y de bienestar. 3.11.12 Divulgar et portafolio de productos y servicios de Colpensiones a través de les herramientas de mercadeo definidas para cada grupo de interés. 3.11.13 Aplicar las herramientas de medicién de la gestion de mercadeo de acuerdo con la metodologia definida por fa Gerencia Sistemas Integrados de Gestion. 3.41.14 Apoyar a las Direcciones Regionales en el cumplimiento las estrategias de mercadeo que se definan por la Empresa, 3.11.18. Patticipar en la dafinicion de los progesos de Colpensiones, en.la gestién de los rFiesgos y la generacién de acuerdos de niveles de servicio cuando ast se requiera. 3.1.1.16 Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestion Institueional, 3.1.1.17 Apoyar la formulacién de los planes estratégicos y operativos de Colpensiones. 3.1.1.18 Las demas inherentes a la naturaleza de la dependencia. 3.1.2. Direccién de Comerciatizacién y Acompafiamiento Empresarial 3.1.2.1, Participar en el disefio de las estrategias y proponer el Plan Comercial y de Acompajiamiento Empresarial de le Empresa 3.1.2.2. Establecer e implementar estindares de medicién de la comercializacion y el acompafiamiento al empleador. 3.1.2.3. Brindar ef soporte requerido por las Direcciones Regionales en la implementacion y ejecucién de las estrategias-de comercializacién y acompafiamiento empresarial. 3.1.24. Brindar asesoria a los grupos de interés en los asuntos relacionados con los diferentes productos de la Empresa, 3.1.25. Desarrollar las actividades necesarias: para identificar mejores practicas y oportunidades de. mejora en la implernentacion del proceso comercial en las regionales-y brindar el apoyo técnico que sea requerido por éstas. 3.1.2.6. Divulgar el portafolio de productos y servicios especializados de Colgensiones para cada grupo de interés. 3.1.2.7. Implementar y evaluar el canal de gestion directa con los empleadores, aliados y demas grupos de interés, actuales y potenciales y proponer las acciones de mejora a que haya lugar.ACUERDO NUMERO 131 DEL 2018 HOJA No.7, Contiruacion. de! Acuetdo “Por et cual se mocifica la estructura intetna deta. Administradora Colombiana de Peasiones — Colpensionos y se deroga el Acusrda 108 de 2017" Recibir y gestionar las necesidades de alto impacto de los Empleadores, aliados, patrocinadores y demds grupos de interés frente a los productos y servicios Ofrecidos por Colpensiones Aplicar las herramientas. de medicién de la gestién comercial y de acompafiamiento empresarial de acuerdo con la metodologia definida por la Gerencia de Sistemas Integracios de Gestion Participar y hacer seguimiento a las jomadas educativas y de servicio, ditigidas los grupos: de interés en coordinacién con a Direccion de Mercadeo y las Direcciones Regionales. Administrar, controlar y distribuir el material educativo.e institucional utiizado por la Empresa Participar en conjunto con fa Gerencia de Talento Humano y Relaciones Laborales y con las Direcciones Regionales en los _procesos de capacitacién dirigidos a la fuerza comercial de la Empresa. Apoyar a tes Direcciones Regionales en el cumplimiento: las estrategias de comercializacion y acompaftamiento empresarial. Participar en la definicién de los procesos de Colperisiones, en la gestién de los riesgos y la generacién de aouerdos de niveles de servicio cuando asi se requiers. Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestién institucional. ‘Apoyar la formulacién de los planes estratégicos y operativos de Colpensiones. Las‘demds inherentes a la naturaleza de la dependencia. Gerencia de Servicio y Atencién al Ciudadano Coordinar y evaluar el modelo de atencién, orientacion y asesoria de Colpensiones, ast como su permanente actualizacién de acuerdo con las niecesidades y la dindmica de Colpensiones. Hacer sequimiento a la correcta-aplicacién del modelo de atencién, orientacién y asesoria establecido por Colpensiones en las Regionales. Asegurar la atencién al cludadano, empleadores y demas grupos de interés mediante la administracién del modelo de atencidn, orientacién y asesoria, Definir e1 plan de aseguramiento de calidad del modelo de atencién, orientacién asesora partiendo de estandares de servicio, protocolos de atencién para | diferentes canales y herramientas de medicién en la préstacién del servicio, Validar el modelo de atencién, orientacién y asesoria de la Empresa y realizar las actualizaciones encaminadas 4 asegurer la atencién eficiente a los diferentes afupos de interés, Disefiar y supervisar los mecanismos de atencién y satistaccion de las necesidades e inquietudes de los diferentes grupos de interés por cualquiera de los canales establecidos.ACUERDO NUMERO 131 DEL 2048 HOJA No.8 Continuacion del Acuerdo ‘Poy el cual se motifica ia estructura intema de Ia Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones. y se derogs of Acuerdo 108 de 2017", Diseftar estrategias para la orientacién del usuario interesado en los productos de fa Empresa. Definir y mantener et proceso de estandarizacién junto con los lineamientos que garanticen el cumplimiento efectivo de su objeto. Supervisar y hacer seguimiento de los resultados de las diferentes actividades del proceso de esiandarizacion como la radicacién y ta validacién del cumplimisnto de requisitos. Definir Jas directrices y metodologias para efectuar monitoreo. y contro! de las ‘solicitudes de Ids afillados, empieadores y vinculadas recibidos a través de la red de atencién al cliente. Establecer los mecanismos de comunicacién con el ciudatano para datle respuesta y despejar sus inquetudes respecto de los servicios que presta la Empresa. Definir criterios encaminados a hacer control de calidad a la respuesta de fas solicitudes, Hacer seguimiento y control a la definicién de los parémetros, de reparto de solicitudes para garantizar su efectividad y permanente actualizacién. Atender y velar por el cumplimiento de todas las politicas definidas en el marco del desarrollo del Sistema de Atencidn al consumidor financiero SAC. Definir la cobertura optima de la red Colpensiones segtin la masa critica de afiliados, potenciales vinculados, vinculados, pensionados, empleadores y con fundamento en el sustento técnico proporcionado por la Direcciones Regionales. Definir, mejorar e innovar los canales de atencién para satisfacer de manera eficiente la demanda de los diferentes grupos de interés de Colpensiones. Definir la metodologia de evaluzcion de cobertura y capacidad operacional de los ‘canales de atencién, para la adecuada administracién de los mismos. Definir los estandares de servicio y protocolos de atencién establecidos para cada canal. Gestionar la obtencién de los recursos para el fortalecimiento de los canales de atencion, ante las areas competentes. Supervisar y controlar el funcioramiento de los canales de atencién al ciudadano establecidos por la Empresa y tomar las medidas a que haya lugar. Definir estrategias tendientes a mantener y mejorar la calidad, cobertura y ‘efectividad del servicio de atencion al cliente interno y externo desde los canales de.atencién Definir, de acuerdo con los lineamientos impartidos por la Vicepresidencia, los mecanismos de atencién y satisfaccién de las necesidades e inquietudes de los biudadanos, empleadores y demas grupos de interés de Colpensiones. Controlar y hacer seguimiento al desarrollo de los mecanismos de medicién de la atencién y satisfaccién de los ciudadanos, empleadores y demas grupos de interés.ACUERDO NUMERO 131 DEL 2018 HOJA No.g Continuacién del Acuerdo “Por el cual se modifica Ia estructura intema de la Administradore Colombiana de Pensiones ~Colpensiones y se deroga ol Acuerdo 108 de 2077" 3.2.24, 3.2.25. 3.2.26. 3.227. 3.2.28, 3.2.29, 3.2.30, Realizar seguimiento y control a la proteccién de los derechos det ciudadano y el empleador, y fomentar su educacién, formacién en sus derechos, beneficios y servicios que presta Colpensiones. ‘Supervisar y controlar el cumplimiento de los indicadores y mediciones de servicio. y atencién al ciudadéno de ta Empresa. Asegurar el cumplimiente de los lineamientos impartides por el area competente para la notificacién de los actos administrativos de Colpenisiones, Participar en ta definicién de los procesos de Colpensiones, en la gestion de los iesgos y la generacién de acuerdos de niveles de servicio cuando asi se requiera, Apoyar el desarrollo y sostenimiento det Sistema Integrado de Gestién Institucional. Apoyar la formulacién de los planes estratégicos y operativos de Calpensiones, Las demas inherentes a la naturaleza de la dependencia 3.2.1. Direccién.de Atencién y Servicio. 3244 3.2.4.2 324.3 3214 3245 3246 Proponer el modelo de atencién, orientacién y asesoria de la Empresa y las actualizaciones pertinentes encaminadas @ asegurar la atencién de calidad a los diferentes grupos de interés. Socializar a toda la Empresa et modelo de. atancién, orientacién y agesoria establecide y sus regpectivas actualizaciones. Impleinentar ef plan de’ aseguramiento dé calidad del modelo de atencian, orientacién y asesoria de acuerdo con los criterios definidos por la’Gerencia dé Servicio y Atencién al Ciudacano. Proponer alternativas para la atencién de los grupos de interés a través de los canales de atencién establecicos por Ia Empresa. Impfementar los mecanismos de atencidn y satisfaccién de las necesidades & inquietudes de los ciudadanos. Implementar los mecanismos y competencias necesarios pata dar respuesta al ciudadano a través de los canales dispuestos, encaminados a prestar el servicio. de forma oportuna, completa y eficaz, Ejecutar fas esirategias de orientacién al usuario en materia de Régimen de Prima Media, Beneficios Econémicos Periddicos y demas productos de ta Empresa en los canales dispuestos para.el efecto. Desarrollar y aplicar tas paliticas definidas en el marco del Sistema de Atencién al consumidor financiero SAC. Participar en el disetio y definicién de los. canales allerrios dé atencién a los diferentes grupos de interés que permitan mejorar la eficiencia én la prestacién det servicio, Proponer la ubicacién de la red de puntos de atencién de la Empresa, de. acuerdo a los lincamlentos definidos para tal fin,ACUERDO NUMERO 131 DEL 2018 HOJA No. 10 Continuacién del Acuercio “Por el cual se mocifica la estructura interna de fa Administradora Golombiana de Pensiones~ Celvenslones ys deroga el oreo 108 de 2017" Proponer y dar cumplimiento a los estandares de servicio y protocolos de atencién establecidos para cada canal. Poner en operacién los canales altemos, para prestar un’ adecuado servicio y efectuar el respective control. Responder por la actualizacién y mantenimiento de la estructura de los canales de atencion al usuario de la Empresa Gestionar las acciones necesarias para mantener continuidad del servicio a nivel nacional, a través dé los canales alternos que se establezcan. Disefiar estretegias tendientes a mantener y mejorar la calidad, cobertura y efectividad del servicio de atencién al cliénte interno y externo en los canales de atencién definides, con base en soporte técnico y teniendo en cuenta las propuestas de las Direcciones Regionales. Aplicar las herramieritas de medicién en la prestacién del servicio alos diferentes canales de acuerdo con la melodologia definida por ta Gerencia de Sistemas Integrados de Gestion. Analizar los resultados de las mediciones de servicio, socializarlos en la Empresa yy proponer planes de mejora. Brindar el soporte requerido a las Direcciones Regionales para el cumplimiento de las politicas, planes, progtames, lineamientos y estrategias establecidos por Colpensiones. Hacer cumplir la metodolegla y procesos inherentes a la atencién al ciudadano en la red, de conforniidad con el modelo de atencién establecide y los procesos. asociados, Participar con la Direccién Documental, en la definicién de lineamientos para la recepcién, radicaci6n y respuesta de las solicitudes que-ingresen a la Empresa: Asegurar la atencién a los diferentes grupos de interés en los puntos de atencién A, By ©, en los puntos de atencién extérnos, atencién regional y corresponsales de su jurisdiccién, a través de los canales dispuestos para. el efecto por Colpensiones. Participar en la definicion de los procesos de Colpensiones, en la gestién de los riesgos y la generacion cle acuardos de niveles de servicio cuando asi se requiera, ‘Apoyar el desarrollo y sostenimianto del Sistema Integrado de Gestién institucional. Apoyar la formulacién de los planes estratégicos y operatives de Colpensiones. Las demas inherentes a ia naturaleza de la dependencia. Direccién de'Estandarizacion Validar, con los diferentes responsables de procesos, las. regias de negocio, los requerimientos de decumentacién ¢ informacién pertinentes para cada tramite con al propésite de asegurar su adecuada radicacién.ACUERDO NUMERO 131 DEL 2018 HOJA No. 11 Continuacién det Acuerdo “Por el cusl se moditica la estructura interna de la Admitistiadora Colombiana de Pensiones — Calnensiones y se deraga el Acuerdo 108 de 2017" Definir e implementar los criterios de captura de informacién de los documentos necesarios en el proceso de radicacién, en coordinacién con las demas areas de Colpensiones. Articular el modelo de atencién con los procesos estandarizados, para yarantizar una correcta trazabilidad de las solicitudes por parte de las dependencias de Colpensiones, \dentificar fallas en ef modelo de servicio que puedan impactar en los procesos estandarizados para la atencién de solicitudes. Digitalizar los documentos y asignar las correspondientes tipologias documentales de conformidad con las directrices de la Direccién Documental, Verificar la completitud de la documentacién presentada por el ciudadano, de acuerdo con el tipo de solicitud. Requerir fa complementacién de los documentos y/o requisitos faltantes, sia ello hubiere lugar, para dar tramite a la solicitud formutada por el ciudadano. Verificar la ‘autenticidad @ idoneidad de la documentacién soporte de cada solicitud, de acuerdo al tramite establecido para.tal efecto, Arctivar ta solicitud del ciudadano conforme a los términos legales: y reglamentatios, cuando éste no allegue la informacion adicional requerida para atender su solicitud, Articular fos procesos pata mantener estandarizados fos métodos de validacién, requisitos y documentos necesarios para la atencién, Participar efi la supervision de contratos con terceros, inherentes al proceso de, radicacidn y validacién documental. Velar-por el aseguramiento de una informacion homogénea frente a vatidaciones documentales informacién a requerir a fos cludadancs, empleadores y demas grupos de interés que deseen radicar un trdmite o solicitud ante Colpensiones. Atender y velar por el cumplimiento de las politicas definidas en el marco del desarrollo del Sistema de Atencién al consumidor financiero SAC. Mantener constantemente actualizadas las mallas dé validacién documental necesarias para la radicacién de tramites y solicitudes. Participar en la definicién de los procesos de Colpensiones, en la gestién de los riesgos y la generacién de acuerdos de niveles de'servicio cuando asi se requiera, Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestion institucional. ‘Apoyar la formulacién de los planes estratégicos y operatives de Colpensiones. Las demds inherentes a la naturaleza de la dependencia. Direccién de Administracion de Solicitudes y PARSACUERDO NUMERO 134 DEL 2018 HOJA No. 12 Continuacién del Acuerdo “Por el cual se modifica la estructura interna de la Administradéra Colombiana jones ~ Colpensiones y se deroga el Acuetdo, 108 de 2017". Establecer, ‘en articulacién cor: las areas correspondicntes, la metodologia y estandares para efectuar el reparto de las solicitudes a cada uno.de os: procesos responsables de dar la respuesta. Realizar la paramatrizacion y actualizacion de variables de reparto de solicitudes y PORS en la herramienta dafinida, Hacer monitoreo a la ejecucién del reparto de las diferentes solicitudes a cada uno de los procesos responsables.de dar respuesta. Dirimir conflictos:de competencia interna resultado de la asignacién de solicitudes, Monitorear y controlar las solicildes, tramites, PORS y los tiempos de respuesta de las mismas, radicadas a. Colpensiones por los ciudadanos, empleadores y demas grupos de interés. Realizar seguimiento a las solicitudes y trémites presentados por los cludadanos y empleadores, de acuerdo con las directrices y metodologias establecidas por la Gerencia de Servicio y Atencién al Ciudadano. Hacer seguimiento a todas las solicitudes realizacas ante Colpensiones e informar alas dependencias sobre los trémites que cada una tenga pendientes. Direccionar las solicitudes de los ciudadanos, empleadores y demas. grupos de interés a través de los diferentes canales de comunicacién al area responsable de atenderlas. Aseguyar el feparto de la totalidad de tramites recibidos en la compai . Hacer control de calidad a la respuesta de. las solicitudes de acuerdo con las directrices establecicias por la Gerencia de Servicio y Atencién al Ciudadano. Dar respuesta a las peticiones, quejas, retlamos y sugerencias que se radiquen por cualquiera de los medios destinados a este propésito. Velar por el aseguramiento de respuestas claras, veraces, completas y oportunas de los PRS recibides por Colpensiones. . Aplicar el proceditniento para récibir, orientar, radicar, clasificar y direcoionar las Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias a través del sistema de atencién al ciudadano. |. Adoptar las politicas, lineamiertos y estrategias para el seauimiento y control efectivo de las respuestas a las PQRS de la Empresa, dentro de los términos legales o regiamentarios: Realizar la atencién primaria de las peticiones, quejas y reclamos (basica y compleja) que ingresan, para su direccionamiento y gestion. Presentar informes’ y reportes estadisticds que: permitan evaluat fa ‘calidad y oportunidad de la respuesta de las solicitudes, tramites y PORS que scan presentados ante Colpensiones. Generar propuestas, planes de accién y sinergias con las diferentes dreas de la Empresa para mejorar procesos de acuerdo a la identificacion de la causa raiz de los PQRS recibidos.ACUERDO NUMERO 131 DEL 2018 Continuacién det Acuerdo “Por el cual se motifica fa estructura intema de la Administtadora Colombiana dde Pensiones ~ Coipensiones, y se deroga el Acuerdo 108 de 2017”, 32.816 3.23.19. 3.2.3.20, 3.23.24 3.23.22, 3.2.3.23, 8:2.3.24, Identificar, medir, controlar y monitorear la ocurrencia y probabilidad de recepcién de PQRS Atender las solicitudes realizadas por la Defensoria del-Consumidor Financiero y requerimientos de entes de control relacionados con la gestion de PORS, Atender y velar por el cumplimiento de todas las politicas definidas.en el marco de! desarrollo del Sistema de Atencién al consumidor financiero SAC. Participar en le definicién de los procesos de Colpensiones, en la gestién de los riesgos y la generacién de acuerdos de niveles de servicio cuando asi se requiera, Apoyar el desarrollo y sostenimiento de! Sistema Integrado de Ge: Institucional, ‘Apoyer la formulaciéri de los planes estratégicos y operativos de Colpensiones. Las demas inherentes a la naturaleza de la depenidencia. 3.3. Direcciones Regionales 3. Aplicar el modelo de atencién, orientacién y asesoria de Colpensiones definide por la Vicepresidencia Comercial y de Servicio al Ciudadano. Aplicar y controlar el cumplimiento del plan de aseguramiento de calidad en su jurisdiccion, Ejecutar el proceso de afiliacién, de acuerdo con las politicas institucionales, ‘Asegurar él cumplimiento en la recepcion, registra y respuesta de solicitudes y PRS de los ciudadanos en los puntos de atencién A, B y C, en los puntos de atencién extemos, atencién regional y corresponsales de su jurisdiccién, de conformitiad con los.linéamientos dispuestos por COPENSIONES. Asegurar la correcta utilizacién de los canales de atencién a los grupos de interés. dispuestos por Colpensiones en los puntos de alencién A, B y C, en los puntos de atencién extemos, atencién regional y corresponsales’ de su jurisdicelén, de conformidad con los lineamientos dispuestos por Colpensionés. Proponer la definicién estratégica de la dobertura del servicio, la estrategia de aliados y el desarrollo de convenios de acuerdo con las caracteristicas propias de la Regién. . Coordinar la ejécucién de los procesos y actividades realizadas por los puntos de atencién en materia'de servicio al ciudadano. Aplicar los formatos de encuestas personalizadas al afiliado, pensionado y empleador para evaluar la satisfaccién de la atencién recibida y de los servicios prestados por la Empresa. Asegurar la proteccién de los derechos del ciudadane y el empleador, en los puntos de atencién A, By C, en los puintos de atencién extemos, atencién regional y corresponsales. de su jurisdiccién, de conformidad con los lineamientos dispuestos por Colpensiones.ACUERDO NUMERO 131 DEL 2018 HOJA No. 14 Continuacién del Acuerdo “Por al cual se. modifica ta estiuotura intemna dela Administradora Colombiana Colpensiones y se deroga el Acuendo 105 de 2017" plicar y controlar las estrategis comerciales y de mercadeo, en su jurisdicoién, establecidas por la Vicepresidencia Comercial y de Servicio al Ciudadano, a partir de las metas definidas en materia comercial, mercadeo y de servicio a nivel de praducto, canal y territorio, Administrar, controlar y hacer seguimiento a la fuerza comercial de acuerdo con los parémetros y prioridades definidas por la Vicepresidencia Comercial y de Servicio al Ciudadano: . Divulgar el portafolio de productos y servicios de Colpensiones para cada grupo de interés, de acuerdo con las caracteristicas propias de'la Regién, a través de los canales de atencién, servicio y comercializacion de su jurisdiccién, Efectuar la prograniacién y visita a empleadores evaluando el nivel de gestion y cumplimiento, Recibir, consolidar y gestionar fas necesidades de los Empleadores, aliados, patrocinadores y demas grupos: de interés, frente a los productos y servicios ofrecidos por Colpensiones y escalar las necesidades de alto Impacto propias-de la Regién. Efectuar al seguimiento y velar por el correcto direccionamiento de las-solicitudes de los ciudadanos, afiliados, aportantes y viriculados a través de los diferentes canales de comunicacién, Impartir instrucciones a los Puntos dé Atencién a su cargo, en relacién con los. procedimientos de radicacién, clasificacién y directionamiénto de solicitudes y requerimientos de los afiliades; pensionados, empleadores y vinculados. Ejecutar fos procesos asociados a. los macroproceso de Gestin del Apoyo Organizacional y Gestion del Talento Humano de acuerdo con los lineamientos, definidos por la Vicepresidencia de Gestion Corporativa Gestionar y coordinar las actividades de’ apoyo del nivel central, de acuerdo a las: directrices que para el efecto se impartan por las dependencias competentes, Identificar, gestionar y requerir las asignaciones presupuestales para atender las necesidades de la Regional y dar cumplimiento a las metas, planes y programas institucionales. Proponer altemnativas dé’ parametiizacién de los. sistemas de soporte para la gestion de la Regional. Generar planes de accién y mejora con respecto al resultado de indicadores de gestion y servicio de la regional correspondiente. Proponer y/o ejecular las jomadas de. servicio, institucionales y educativas, de acuerdo a los lineamientos de la Vicepresidencia Comercial y de Servicio al Ciudadano, seguin las caracteristicas propias de la Regién. Atender y velar por el cumplimiento de todas las politicas definidas-en'el marco de! desarrollo del Sistema de Atencién al consumidor financiero SAC. Brindar apoyo para el seguimiento y control de las metas establecidas en materia ‘de Defensa. Judicial de la Empresa; en la correspondiente circunscripcion territorial, conforme a fos linearrientos que imparta para.el efecto la Gerencia deACUERDO NUMERO 131 DEL 2018 HOJA No. 15 Continuacién del Acuerdo *Por el cual se modifica ta ostructura interna dela Administradora Colombiana ‘de Pensiones ~ Colpensiones y se deroga el Acrerdo 108 de 2017" Defensa Judicial, asi conto efectuar el relacionamiento con los Despachos Judiciales. Administrar, controlar y hacer seguimianto al personal que desarralle la Gestién de Defensa Judicial en su circunscripcién territorial, Arializar los resultados de las mediciones ¢ indicadores de la gestién regional y de los Puntos de Atencién @ su cargo: asi como proponer los planes de mejora a que haya lugar. Proponer a la Vicepresidencia Comercial y de Servicio -al Ciudadano las estrategias tendientes a mantener y mejorar la calidad, cobertura y efectividad de los productos y servicios de la Empresa. Participar en la definicién de los procesos de Colpensiones, en la gestién de ios riesgos y a generacién de acuerdos de niveles de servicio cuando asf se requiera. Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestién institucional. Apoyar la formulacién de los planes estratégicos y operativos de Colpensiones. Las demés inherentes a la naturaleza de la dependencia. Puntos de Atencién (A, B y C) Ejecutar las estrategias de gestion comercial y de gestién del ciudadano y él empleador de acuerdo con to dispuesto por Colpensiones. Aplicar el modelo de atencién, orientacién y asesoria de Colpensiones y el plan de aseguramiento de calidad definido por la Vicepresidencia Comercial y de Servicio al Ciudadano. Adelantar las actividades de servicio al ciudedano, propias de cada Punto de Atencién, de acuerdo con los procesos y protocolos impartides por la Direccién Regional. Dar respuesta a las. solicitudes presentadas por los ciudadanos y demas grupos de interés, en los términos y condiciones establecidas en el protocoto de servicio. Dirigit tas operaciones de afiliaciones, registro, novedades dé afiliados, pensionados y empleadores, para ser remitidas a las areas competentes de la Empresa y continuar con ef trémite respectivo. Asesorar y orientar a los ciudadanos que requiéran el servicio de Colpensiones y garantizar la atencién de los diferentes grupos de interés de manera oportuna y Clara, teniende en cuenta las directrices impartidas por la Direocién Regional Participar en tas actividades coordinadas desde el nivel central, ‘Cumplir com las politicas establecidas por la Empresa para él manejo documental. Aplicar los lineamientos dispuestos por Colpensiones para la proteccién de los derechos del ciudadano y el empleador. Aplicar el conocimiento y competencias adquitidas a través de planes de ‘capacitacién recibidos.ACUERDO NUMERO 131 DEL. 2018 HOJA No. 16 Continuacién del Acuerdo "Por el cual se modifica la estructura interna de la Administradora Colombiana, de Pensiones ~ Colpensiones y se deroga el Acuerdo 108 de 2017". 3.3.1.1 Atender y velar por el cumplimiento de todas las politicas definidas en el marco del desarrollo del Sistema de Atencién al consumidor financiero SAC. 3.31.12 Promover la educacién financiera de ciudadanos a través de sus labores de acompariamiento y asesoria sobre productos y servicios de Colpensiones. 33.113 Proponer a la Direccién Regional las estralegias tendientes a mantener y mejorar la calidad, cobertura y sfectividad de los productos y servicios de la Empresa, 3.34.14 Participaren la definicién de los procesos de, Colpensignes, en la gestién de los riesgos y la generacién de acuertios de niveles de servicio cuando asi se requiera: 3.3.1.15 Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrade de. Gestién Institucional. 3:3.1.16 Apoyar la formulacién de.los planes estratégicos y operatives de Colpensiones. 3.3.1.17 Las demas :inherentes a la naturaleza de la dependencia, PARAGRAFO. De las Direcciones Regionales y los Puntos de Atencién Coipensiones A, B y C: La Administradora Colombiana de Pensiones — Colpensiones contara con 6 Direcciones. Regionales a las cuales éstarén adscritos los puntos de atencion de los diferentes niveles, los cudles podran ser creados, modificados, suprimidos. y/o distribuidos por todo el: pais por el Presidente de la Enpresa, teniendo en cuenta las necesidades y el cubrimiento nacional para prestar el servicio eficiente y oportuno. ARTICULO 4°. VICEPRESIDENCIA DE OPERACIONES DEL REGIMEN DE PRIMA MEDIA. La Vicepresicencia de Operacionas del Régimen de Prima Media tendré adscritas las siguientes dependencias y funciones: Gerencia de Administracién de la Informacion Direccién de Aflliaciones: Direccién de Historia Laboral Gerencia de Financiamiento e Inversiones Direccién de’ Ingresos por Aportes Direccién de Contribuciones Pensionales y Egresos Direccién de Inversiones Direccién de Cartera Gerencia de Determinacién de Derechos Direccién de Prestaciones Econémicas ‘Subdirecciones de Determinacién (10) Direccién de Medicina Lasoral Direccién de Nomina de Pensionados Gerencia de Defensa Judicial Direccién de Procesos Jusiciates’ Direceion de Acciones ConstitucicnalesACUERDO NUMERO 131 DEL 2018 HOJA No. 47 Continuacién def Acuerdo “Por el cual se modifica la estructura intema de la Administradora Colombiana de Pensiones — Colpensiones y se deraga el Acuerda 108 de-2017", 4.1. Gerencia de Administracién de la Informacion 4.1.4. Proporer a la Vicepresidencia las politi¢as y los procesos relacionados con la administracién de fa informacién inherente al Regimen de Prima Media, Controlar ta ejecucién de los procesos de afiliacién y las solicitudes de trasiado y novedades. Participar en la definicién de las politicas para él registro de la informacién que conforma la historia laboral, dando cumplimiento a los criterios de disponibilidad y oportunidad establecidos por la Empresa. Mantener disponible oportunamente la informacién que conforma fa historia faboral para su uso y consulta, Controlar el registro oportuno, seguro y confiable de la informacién de los cludadanos ent la historia laboral de Colpensiones, Controlar la imputacién 2 la historia laboral de fa informacién de los aportes realizados por los affliados, previo a la conciliacién correspondiente, Definir y adoptar los procedimientos y mecanismos para identificar las condiciones y Caracteristicas de las fuentes de datos, valorar la calidad de la informacion y proponer las acciones para el mejoramiento.cantinuo del flujo de datos. Definir, con las dependencias correspondientes, las reglas de validacién de:datos que se deben aplicar en cada una de las transacciones de los aportes pensionales, para contar con un registro oportuno, seguro y confiable. Controlar y hacer seguimiento a la adecuada depuracién de la informacién que conforman las bases de datos de Colpensiones. Supervisar y haoet seguimiento’a la ejecucién de las actividades y procesos que conllevan a la correcta aplicacién de los aportes en la historia laboral de los afiiados Hacer seguimiento y controlar, en coordinacién con fas instancias competentes, fa conciliacién financiera y operativa de las transacciones de Colpensiones. ‘Supervisar y controlar las acciones pertinentes para mitigar los riesgos propios de los procesos de afiliacion e historia laboral. Desarrollar-las acciones pertinentes, en articulacién con las dreas competentes, para identificar el universo de informacién sensible que garantice la seguridad, calidad y veracidad. Depurar fa informacién histérica de los sistemas de informacién de Colpensiones, conforme a las reglas de negocio institucionales. Aplicar los procesos defiriides para asegurar que la informacién que no es posible conciliar en los procesos de recaudo o de historia laboral sea identificada y vorregida oportunamente. Establecer controles para. las actividades de actualizacién de datos en los Sistemas de informacion de Colpensiones. Supervisar y controlar el desarrollo de las actividades para la expedicién de los reportes de historias taborales.ACUERDO NUMERO 131 DEL 2048 HOJA No.18, Continuacién del Acuerdo *Por el cual se modifica Ja estructura infema de la Administracora Colombiana de Pensiones ~ Colpensiones se deroga of Acuetdo 108 de 2017 Participar en la definicién de los procesos de Colpensiones, en la gestion de los Fiesgos y la generacion de acueidos de niveles de servicio cuando asi se requiera. 44.18. 41.19. 4.1.20. ant, 4at4, 444d AAAS. 44.1.6, AAT. 1.8. Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestion liistitucional, ‘Apoyar la formulacién de los planes estratégicos y operativos de Colpensiones. Las demas inherentes a la naturaleza de la dependencia. Direccién de Afiliaciones Ejecutar el proceso de:atencién al afiliado, novedades y solicitudes de trastado, facilitando la retroalimentacién de requisitos y necesidades del afiliado para Ja actualizacién y correccién de sus semanas de cotizacién y que permita medir ta salisfaccién del mismo. Determinar las actividades para la expedicién de los reportes de. historias laborales. Dar cumplimiento a los lineamientos institucionales respecto de la entrega de reportes de semanas de cotizacén, asesoramiento y diligenciamiento de formatos de correccién de Inconsistencias en los puntos de atencién. Crear las metodologias y forrwlarios ajustados al gobierno de datos dé la Empresa, que perinitan obtenef la informacién de los afiliados para realizar las actividades de correccién y actualizacién de la misma. Participar en la formulacién de campafias para la recuperacién de informacién que pesmita la actualizacién de la historia laboral. Participar en ta formulacién de estrategies para la recuperacién: de informacion que penta la actualizacion de:las semanas de cotizacién. Controlar el oportuno envio de las respuestes y los reportes que se soliciten a través del modelo de atencién al cliente. Arficular con las areas competentes, para la definicién de las metodologias, documentos, circulares © instructivos que se utilizan en él desarrollo de las actividades de servicio en los canales ds atencién. Ejecutar las actividades requeridas para la consulta del réporte de historia laboral a través de la pagina web de la Empresa, en articulacién con las areas -competentes, Coordinar, con la dependencia correspondiente, la consulta a través de la pagina web de los formatos para la solicitud de correccién de inconsistencias en la historia laboral y la informacién que se estime pertinente. Generar informacién estadistica de forma periédica sobre los registros en la historia laboral actualizados y con inconsistencias. Ejecutar las politicas definidas para la correccién a demanda de las solicitudes de correccién de inconsistencias en los. datos de identificacién y fecha de nacimiento de los afiliados a COPENSIONES.ACUERDO NUMERO 131 DEL 2018 HOJA No. 19 Gontinuacién del Acuerdo:*Por et cual ge mosifica la estructura interna dé fa Administradora Colombiana de Pensiones. — Colpensiones. y se-deroga el Acuerdo 108 de 2017°, 13. Ejecutar los procesos para la correccién manual de inconsistencias relacionadas con datos de identificacién y fecha de nacimienta de los afiliados @ Colpensiones. 4.1.1.14. Elecutar los macanismos de control para asegurar la calidad en la gestién de los Procesos a-cargo. 4.1.1.15, Entregar a la Direccién de Administracién de solicitudes y PORS los. lineamientos: y pardmetros que deberan ser utifizados para para la’ programacion de la produecién del area. 4.1.4.18. Participar en la definicién de los procesos de Colpensiones,-en la gestion de los: Fiesgos y la generacién de acuerdos dé niveles de servicio cuando asi se requiera. 4.14.17. Apoyar el desarrollo y sostenimiento dei Sistema Integrado de Gestion institucional. 4.1.1.18. Apoyar la formulacién de los planes estratégicos y operatives de Colpensiones. 4.1.1.19. Las demas ihherentes a la naturaleza de la dependencia, 4.1.2, Diteccién de Historia Laboral 41.2.4, Actualizer la historia laboral de los afiiados a partir de los aportes que sé efecttien y demas registros que generen un impacto en la misma, 4.4.2.2. Verificar y validar la informacion incorporada a la historia laboral 4.4.2.3. Subsanar las inconsistencias encontradas en la historia laboral 41.24, Participar en la formulacién de proyectos y procedimientos para la depuracién ‘masiva de inconsistencias en las semanas de cotizacién de los afiliados, 41.2.5, Participar en la formulacién dé estrategias para la recuperacién de informacién que permita la actualizacién de las semanas de cotizacién, 4.1.26. Detinir y actualizar las reglas de negocio que pefmitan asegurar la entrada de las solicitudes que activan el proceso de gestion de historia laboral 4.1.2.7. Imputer a la historia laboral 1a informacion de los aportes realizados por los afiados, previo a la conciliacién correspondiente, 4.1.2.8. Realizar y contfolar la conciliacién permanente desde el punto de vista operative de las transacciones que realiza Colpensiones. 4.1.29, Ejecutar los mecanismos de contro! para asegurar la calidad en lai gestién de los procesos a cargo. 44.210. Entregar a la Direccién de Administracién de solicitudes y PQRS los lineamientos y parametros que deberan ser utiizados para para la programacién de la produccién del area 4.12.14. Participar en la definicién de los procesos de Colpensiones; en la gestion de los riesgos y fa generacién de acuerdos de niveles de servicio cuando asi se requiera. 41.212 Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Infegrado de Gestin Institucional 4.1.2.13. Apoyar la formulacién de los planes estratégicos y operatives de Colpensiones.ACUERDO.NUMERO 131 DEL 2018 HOJA No. 20 Continuacién del. Acuerdo "Por et cual se motifica la estructura Intema de la. Administradora Colombiana ‘de Pensiones — Colpensiones y se deroga et Acuarto 108 de 2017", 4.1.2.14, Las demas inherentes a la naturaleza de la dependencia. 42. 4.2.4. 4.2.2. 4.23, 424, 425. 4.29. 42.10. 4241. 4.212. 4.213, 424. 4.2.18, Gerencia de Financiamiento e inversiones Participar en el establacimiento de les paliticas para efectuar y controlar el aforo de los ingresos, egresos, recat, cobra e Inversiones en lo relacionado con la administradora y de [os fondos que administra Colpensiones. Participar en el establecimiento de las politicas para la administraci6n de tos recursos, ingresos, egresos, recaudo, cobro e inversiones propios de la administradora y de los fondos 2 su cargo. Calcular y elaborar las cuentas de cobro a la Administradora, por concepto de reciprocidad de. los recursos dal sistema de seguridad social y de comisiones financleras cobras por los bancos, cuanto asi se requiera ‘Supervisar y controlar las estra‘egias, mecanismos, procedimientos e instructivos que garanticen el registro y control de los portafolios de inversiones, que’ sean administrados en forma directa o tercerizada, Ejecutar el proceso de gestién de inversiones de la Empresa, teniendo en cuenta Jos planes, programas y proyectos asi como las normas legales sobre la materia. Establecer los instructivos en materia de inversiones para sui correcta gestidn. Revisar y presentar los informes.en materia de inversiones que sean solicitados por las autoridades competentes y las diferentes areas de la Empresa, Dirigir fa aplicacién de fas politicas relacionadas con los porcentajes, Uistribucién y traslado de los recursos para lz apropiacién de las reservas de cada uno de los fiesgos a que se refieren fos: beneficios y prestaciones: que administra Colpensiones, asi como la comision de administracion. Dirigit y coordinar las actividades relacionadas con la administracion e inversion de los dineros producto del recauda, en forma directa 0 a través de fiducias o de terceros de acuerdo con la Ley. Diseffar lds politicas y proponer estrategias para el-analisis y ta valoracion del portafolio. de inversiones, de acuerdo con las normas legales vigerites, y aplicar las pollticas de Inversiones previamente aprobadas. Diseffar los lineamientos para el manejo de los portafolios de Colpensiones. ‘Supervisar y controlar el relacionamiento con las entidades financieras, Supervisar y hacer seguimiento a la elaboracién del flujo de caja de los fondos invalidez, vejez y muerte, régimen subsidiado, pagos de terceros (Empos y Metales Praciosos), BEPS Misonal (Devoluiciones, expedicién rentas vitalicias, otros). Supervisar la administracin de los recursos del sistema de ta seguridad social, con el fin de optimizar los recursos y dar cumplimiento a las obligaciones a cargo de la Empresa, Digefiar mecanismos que permizan realizar un recaudo efectivo de los recursos su administracién.ACUERDO NUMERO 131 DEL 2018 HOJA No. 24 Continuacién del Acuerdo “Por et cual se modifica la estructura interna de la Admiaistradora Colombiana de Pensiones ~ Colpensiones y se-deroga el Acuerda 108 de 2017" Supervisar y controlar la ejecucién de los lineamientos para la coneiliacién del recaudo de los aportes del Régimen de Prima Media, Formular politicas para la gestion de cobro: persuasive y cobra. coactive de la Cartera por concepto de aportes y contribuciones pensionales a favor de Colpensiones. Supervisar y controlar las politicas y las estrategias para el recaudo de los aportes y demas ingresos operacionales de Calpensiones. ‘Supervisar y controlar [a gestién'del recaudo con las areas pertinentes, Realizar seguimiento a la gestién de pago de fas obligaciones hacia cttas administradoras de pensiones y entidades de derechos publico, empleadores y aportantes. Realizar la solicitud de recursos al Ministerio de Trabajo para.cubrir ef faltante en el pago de la némina de pensionados de Colpensiones y para el pago de Némina de Pensionados de las Empresas Productoras de Metales Preciosos y las Empresas Publicas de Obras Sanitarias EMPOS. Garantizar la correcta aplicacién y estrategias definidas para el proceso de daciones en pago, Participar en ta definicién de los procesos de Colpensiones, en la gestion de [os riesgos y la generacién de acuerdos de niveles de servicio cuando asi se requiera, Apoyar el desarrollo y sostenimiento def Sistema Inlegrado de Gestion Institucional. ‘Apoyar la formulacién de los planes estratégicos y operatives de Colpensiones. Las demas inherentes a la naturaleza de la dependencia. Direccién de ingresos por Aportes Ejecutar e implementar los mecanismos que permitan realizar un recaudo efectivo de los recursos y su administracion, Identificar, verificar y expedir el estado de cuenta de la deuda por aportes pensionales y enviarla al area correspondiente para cobro. Realizar la fiscalizacién y determinar la obligacién derivade del incumplimiento en ‘el pago de aportes pensionales con el fin de enviarla al area correspondiente, para el inicio de las diferentes acciones de cobro a que haya lugar. Liquidar, cobrar y recaudar la recuperacién de semanas, obligaciones por sentencia judicial, calculos actuariales por omisién y titulos pensionales. Ejecutar y' coordinar Jas actividades necesarias para que la informacién y los recursos financieros correspondientes a los aportes del Régimen de’ Prima Media y otros ingresos tales como célculos actuatisles por omisién, recuperacién de semanas, liquidaciones financieras y titulos pensionales; estén disponibles para el envio al 4rea correspondiente y para su posterior ragistro en las bases'de datos de recaudo y actualizacién de la historia laboral de los ciudadanos.ACUERDO NUMERO 131. DEL 2018 HOJA No. 22 Continuacién del Acuerdo "Por of cual se mosiica la estructura intoma de la Administradora Cotombiens de Pensiones ~ Colpensiones y se deroga el Acuerdo 108 de-2017" 42.19. 42410. 42411, 4.21.12, 4.2.1,13, 4.2144, 421.15. 424.16, 424.47, 4.21.18, 4.2.2, 42.21. Ejecutar y coordinar las actividades necesarias para que la informacion y los. recursos financieros correspondiente a los aportes del Régimen de Prima Media, estén disponibles para ser registrados en el sistema contable de Colpensiones. Dirigir y controlar tas gestiones de traslado de aportes respecto de las entidades de otros regimenes de acuerdo con las politicas y procedimientos de recaudo de Colpensiones. Realizar acuerdos de servicio con proveedores intamos y estructuracion de contratos con proveedores externos, con el propésito de adelantar las tareas de depuracién de la deuda presunla y la normalizacion de la cartera Controlar el vencimiento y generar la cuenta por cobfar de los recursos provenientes de titulos pensionales de conformidad con los procedimientos establecidos. Organizar y gestionar los procesos de consulta, conciliacién y seguimianto 2 las operaciones bancarias relacionadas con recursds de. recauido de apories al Régimen de Prima Media. Ejecutar y hacer seguimiento al proceso de recaudo de aportes del Réginen de Prima Media que permita la distribucién y traslado de los recursos para la apropiacién de las: reservas de cada, uno de los riesgos y la comision de administracién, la formulacién y ejecucién de politicas, planes, programas y irigidos a mejorar el recaudo de aportes al Régimen de Prima Media, asi como administrar el recaude de acuerdo a multiples fuentes y con base en la normatividad vigente, Gestionar la ejecucién y seguimiento a ios contratos con proveedores extefnos para prestar servicios’ relacionados con el proceso de recaudo de aporles al Régimen de Prima Media. Controlar y hacer seguimiento 2l proceso de facturacién y recaudo de aportes de programas especiales que maneja Colpensiones tales como, subsidio al aporte en pension, colombianos en el exterior, situado fiscal y Ley general de Participaciones. Participar en la definicion de los procesos de Colpensiones, en la gestién de los riesgos y la generacién de acuerdos dé niveles de servicio cuando asi se requiera. Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestién Institucional. Apoyar la formulacién de los planes estratégicos y operatives fe Colpensianes. Las demés inherentes a la naturdleza de la dependencia. Direccién de Contribuciones Pensionales y Egresos Administrar, liquidar, cobrar y recaudar los diferentes tipos de financiacion de pensiones (contribuciones pensionales), que incluyen tiempos publicos no cotizados al Regimen de Prima Media administrado por Colpensiones.ACUERDO NUMERO 131 DEL 2018 HOJA No.23 Continuacién de! Acuerdo ‘Por el;cual se modifica la estructura intoma de la Administradora Colombiana de Pensiones ~ Colpensiones. y se deroga el Acuerdo 108 de 2017", Contrélar y realizar las gestionés de pago por cancepto de aportes con destino a terceros por pagos errados 0 realizados en exceso, de conformidad con los procedimientos establecidos por Colpensiones y la normatividad aplicable. Realizar la gestién para el reconocimiento y pago de bonos pensionales, cuotas partes pensioriales, devolucién de aportes en virtud de la Ley 549 de 1999, Decreto 2527 de 2000, Decreto 1513 de 1998 y Magisterio, de conformidad con la normatividad vigente, como mecanismo de financiacién de prestaciones reconocidas por otras Administradoras de Pensiones. Gestionar el trasiado y pago de reservas actuariales hacia las Administradoras do Pensiones Privadas, cuando sea procedente. Realizar la gestién para el pago con destino a las AFP y otras entidades, por concepto de no vinculados, segundos traslados, multiafiliados, inactividad laboral menos de 150 semanas y errores en pago. Realizar la gestién para el pago a terceros por concepio de exonérarlos, excesos, régimen subsidiado, pagos dobles, error en IBC y errores en pago, a que haya lugar, de conformidad con la normativided vigente, Realizar la gestion para el pago de devolucién por doble dispersion al operador financiero y excedentes por apories patronales del situado fiscal. Determinar la deuda de los diferentes tipos de financiacién (contribuciones pensionales), cuando corresponda, con el fin de enviarla al area correspondiente, ara el inicio de las diferentes acciones de cobro a que haya lugar, Realizar fa identificacién de recursos y conciliacion de ingresos, por fos conceptas relacionados con la gestion de cobra, llevados a cabo por la Direccién. Realizar la gestion de conciliacién, incorporacion y registro contable, de los conceptes de competencia de la Direccién, de conformnidad con la notmatividad vigente. ‘Analizar el comportamiento histérico por concepto de ingresos y egresos que financian la seguridad social, de competencia de la Direccién, y realizar las proyecciones para cada vigencia. Realizar la distribucidh y traslado de los recursos a liquidez de los ingresos de ‘competencia de la Direccién. Realizar los calculos de equivalencia de rentabilidad de personas trastadadas del RAIS al RPM, que le sean requeridos, para efectos del estudio de pensiones de régimen de transicion, ¢ informarlo al dea competente. . Realizar la liquidacién, cobro, recaudo y registro contable del calculo de equivatencia de rentabilidad, cuando a ello haya lugar. Realizar emisi6n y redencién de titulos de deuda de los Beneficids Econémicos Periddicos. Participar en la definicién de los procesos de Colpensiones, en la gestién de los fiesgos y la generacién de acuerdos de niveles de servicio. cuando asi se requiera, Apoyar: et desarrollo y sostenimiento del Sisterna Integrado de. Gestion InstitucionalACUERDO NUMERO 131 DEL 2018 HOJA No. 24 Continuacién det Acuerdo “Per el cual se modifica la estructura inlerna de la Administradora Colombiana de Pensiones ~ Colpensiones y se deroga el Acuerdo 108 de 2017 422.18. Apoyar'a formulacion de los planes estratégicos y operativos de Colpensiones, 4.2.2.19. Las demas inherentes a la naturaleza de la dependencia. 423. 4.2.3.1. Proponer y ejecutar los instructivos en matera de inversiones, 4.2.3.2. Elaborar el fiujo de caja de los fondos invalidez, velez y muerte, régimen subsidiado, pagos de terceros (Empos y Metales Preciosos), BEPS Misional {Devoluciones, expedicién rentas vitalicias, otros). 4.233. Revisar y registrar las operacicnes de los Portafolios de Inversion del Encargo Fiduciario de su competencia en las plataformas tecnologicas dispuestas para el efecto. 4.23.4. Analizar los informes de la entidad administradora del Encargo Fiduciario de su competencia y convocar los comités de seguimiento que Colpensiones disponga para ello, 4.23.5. Administrar los excesos temporales de liquiciez de los recursos de la empresa en cuentas bancatias, sujeto a las necesidades de las areas fuente y los lineamientos del Comité de Inversiones y el Comité de Riesgos de Inversiones, buscando la mayor eficiencia operativa y procurando una buena rentabilidad. 4.2.3.6. Ordenar, a la Direccién de Tesoreria, los trasledos de recursos a que-haya lugar de acuerdo con las necesidades de la Empresa y los procesos establecidos para el efecto. 4.2.3.7, Administrar y hacer seguimiento a los recursos de la Empresa y los portafolios de inversiones. 4.2.38. Dirigir el proceso de contratacién con las entidades del sector financiero especializadas en administracién fiduciaria de portafolios. 4.2.3.9. Ordenar y hacer seguimiento de los pagos relacionados. con las inversiones y los traslados de recursos administrados por Cojpensiones. 4.2.3,10, Realizar la gestién Yelacionada con la solicitud de reoursos al Ministerio de Trabajo para cubrir los gastos de administracin y los pagos de los incentivos: det mecanismo Beneficios Econdémicos Periddicos. 4.23.11. Calcilar ef valor de la unidad del Servicio Social Complementatio de Beneficios Econémicos Periddicos — BEPS. 4.23.12. Establecer y ejecutar el relacioramiento con las entidades financiera respecto de cupos operatives de némina de pensionados por sucursales, negociacion de tasas, exenciones, y demas condiciones de manejo de los recursos de la Empresa, a fin de atender las necesidades corporativas. 4.23.13. Ordenar a la Direccién de Tesoretia la apertura ylo cietre de cuentas bancatias, de acuerdo con las necesidades de la empresa @ fin de optimizar su administracién. 4.2.3.14, Validar los rendimientos financieros de todas las cuentas bancarias e inversiones de Colpensiones, que administre directa o indirectamente. Direccién de Inversiones:ACUERDO NUMERO 131 DEL 2018 HOJA No, 25 Continuacién del Acuerdo:*Por el cual se modifica la estructura interna dela Administradora Golomblana de Pensiones ~ Colpensiones y sa-deroga el Acuerdo 108 de 2017", 42.3.16. 4.23.17. 423,18, r en la definicién de los procesos de Colpensiones, en la gestién de os riesgos y la generacion de acuerdos de niveles de servicio cuando asi se requiera, Apoyar ét desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestién Institucional. Apoyar la formulacién de los planes estratégicos y operatives de-Colpensiones. Las demés inherenies a la naturaleza de la dependencia, 4.2.4. Ditecci6n de Cartera 42.441 4.24.2, 4243, 42.44 42.45. 4248. 4247. 424.8. 42.49. 42.410, Ejercer y itigir la jurisdiccién coactiva de la Empresa, acorde con las disposiciones legales vigentes, Realizar las gestionés _persuasivas de cobro de las obligaciones determinadas por las diferentes dreas de la Empresa, previo al inicio de las acciones de cobro coactivo. Expedir los actos administratives que se requieran para ejercer Ia jurisdiccién coactiva de Colpensiones, de acuerdo a la normatividad legal. Otorgar facilidades de pago de acuerdo con la normatividad vigente. Librar el mandamiento de pago con base en los titulos que prestan merito ejecutivo. Expedir las comunicaciones pertinentes dirigidas al deudor para que se presente a notificarse del mandamiento de pago y las demas que se requleran. Resolver las excepciones y los recursos. de reposicién relacionados con la jurisdiccion de cobro coactivo. Resolver las objeciones que se presenten, dentro de los procesos de cobro coactivos, relacionadas con la liquidacién del crédito, Expedir fos actos administrativos que se requieran para decretar y aplicar medidas cautelares, destinadas a garantizar las acciones de cobro coactivo. Generar y enviar los reportes contables: necesarios, en los procesos coactivos, ‘con el fin de mantener actualizada la informacién de recaudo de cuentas por cobrar, Remitir a la Gerencia de Defensa Judicial fa informacién que se.requiera, en caso de iniciarse actuaciones judiciales relacionadas con la jurisdiccién de. cobro ‘oactivo y procesos concursales. Expedir los actos administrativos que se requieran para declarar la extincién dé obligaciones. Intervenir en los procesos concursales tales como concordato, acuerdos de reestructutacién, acuerdos de reorganizacién, validacién extrajudicial de acuerdo, liquidacién obligatoria, liquidacién judicial, liquidacién forzosa administrativa, y persona natural no comerciante. Liderar, en coordinacién con la Gerencia Administrativa, el proceso de daciones en pago.ACUERDO NUMERO 131 DEL 2048 HOJA No. 26 Continuacién del Acuerdo “Por el cust se modtica la estructura intema de la Adtministradora Colombiana tie Pensiones ~ Colpensiones y se deroga el Acuendo 108 de 2017", 424. 4.2: 4.2.4, 42:4, 43. 43.1. 4.3.2. 18. Participar en la definicién de.fos procesos de Colpensiones, en la gestién de los riesgos y la generacion de acuerdos de nivelés de servicio cuando asi se requiera. 16. Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestion Institucional. 17. Apoyar la formulacion de los planes estratégicos y operativos de Colpensiones. 18, Las demas inherentes a la natureleza de la dependencia, Gerencia de Determinacién de Derechos Formular, para aprobacién de la Vicepresidencia de Operaciones del Regimen de Prima Media, los procesos de las areas a su cargo. Formufar politicas y estrategias para determinar el derecho y garantizar ef pago, de acuerdo con la disponibilidad presupuestal y en los casos en que haya lugar, de las Prestaciones Econdmicas derivadas de fas contingencias de invalidez, vejez, muerte y demas beneficios econémicos inherentes al Régimen de Prima Media. Establecer, con las areas comretentes, los lineamientos para la formulacion del modelo de produccién de los precesos a su cargo. Controlar y hacer seguimiento al cumplimiento de las politicas y estrategias definidas para el proceso de Determinacién del derecho de acuerdo a las disposiciones legales. Coordinar y controlar la ejecusién del proceso de gestién de conmutaciones pensionales. Formular, controlar y hacer seguimignto a las politicas y estrategias definitas para la gestién de la nomina de pensionados. Monitorear el proceso de gestiin de némina de pensionados que asegure l control permanente de la informacién y el registro de novedades para la liquidacién de la némina de pensionados, Definir las politicas y estrategias para la gestién del proceso de medicina laboral. Controlar y hacer seguimiento al cumplimiento de fas politicas y estrategias definidas para la gestion de medicina labora Controlar y hacer seguimiento al proceso de Medicina Laboral que incluye la ‘aalficacién de la pérdida de la capacidad laboral, y Ia Determinacién del pago'de incapacidades en los térmminos de la normatividad vigente. Resolver en segunda instancia los recursos de la via gubernativa relacionados con los actos administrativos expedides por la direccién de némina de pensionados. Particioar en la definicién de los procesos de Colpensiones, en la gestién de los riesgos y la generacién de acuerdos de niveles de servicio cuando asi se requiera Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestién institucional.ACUERDO NUMERO 131 DEL 2018 HOJA No. 27 Continuacién de! Acuerdo “Por el cual se modifica fa estructura interna de fa Adtinistradora: Colombiana de Pensiones ~Colpensiones y se deroga et Acuerdo 108 de 2017", 43.14, 43.15, Apoyai la formulacién de los planes estratégicos y operativos de Colpensiones. Las demas inherentes a la naturaleza de la dependencia. 4.3.1. Direccién de Prestaciones Econémicas 434A 43.110. 43411 43.41.12, ABA.N3. 43.114, 43.14.15. Disefiar y ejecutar los procesos y procedimientos necesarios para ia gestién de la determinacién del derecho del Regimen de Prima Media y demas prestaciones del Sistema General de Pensiones administradas por la Empresa. Acministrar y controlar el proceso de gestiGn de determinacién d el derecho asi corno la informacién asociada. Garantizar que se cumplan las directrices dispuestas por la Oficina Asesora de Asuntos Legales, en él proceso de gestién de determinacién det derecho, Atender dat respuesta oportuna y de fondo, en los asuntos de su competencia, 2 los derechos de peticién y a las acciones de tutela que sean interpuestas por los cludadanos, referentes’al Régimen de Prima Media, Resolver los recursos de apelacién y queja interpuestos contra los actos administrativos proferidos por los subdirectores a su cargo. Decidir sobre la revocatoria directa de los actos administrativos expedidos por esta direccién, de oficio o a peticién de parte. ‘Coordinar, hacer seguimiento y verificar el envio y registro oportuno de los ingresos y novedades para el ingreso a la némina de pensionados. Remitir at area responsable la informacién para que se surta el proceso de notifiéacién de los actos administrativos en la instancia que le corresponda. Participar, en la definicién de las reglas dé negocio para orientar, clasificar, radicar, y direccionar adecuada y oportunamente las peticiones, solicitudes y requerimientos que-se reciban a través. de los distintos canales de atencién que activen el proceso de gestién de determinacién de derechos, Participar en la formulacién del modelo'de produccién y cumplirlo de acuerdo con los lineamientos establecidos. Participar y ejecutar el proceso de conmutaciones pensionales cuando asi lo determine lé Empresa, Participar en la definicién de los process de Colpensiones, en la gestion de los riesgos y la generacién de acuerdos de niveles de servicio cuando asi se requiera. Apoyar el desarrollo y sostenimiehto del Sistema Integrado de Gestion Institucional ‘Apoyar la formulacion de los planes estratégicos y operativos de Colpensiones. Las demés inherentes a la naturaleza de la dependencia. 4.3.3.1, -Subdirecciones de Determinacién de Derechos (10)ACUERDO NUMERO. 134 DEL 2018 HOJA No. 28 Continuacién del Acuerdo “Por el cual se matifica ta estructura‘inlerna de 2 Admninistradora Colombiana de Pensiones — Colpensiones. y se deroga el Acuexio 108-de 2017". del derecho, dados por la Oficina Asesora de Asuntos Legales, asi como las instrucciones impartidas por la Direccién. 4.3.3.1.2 Aplicat las directrices, normas y lineamientos dispuestas por Colpensiones, en los asuntos de su competencia. 4.3.3.1.3. Proferir los actos administretivos que decidan sobre las solicitudes de reconocimiento de Prestaciones Econémicas de invalidez, vejez, muerte, indemnizacién-sustitutiva y auxilio funerario de competencia de la Administradora, asi como los necesarios tendientes al logro de su efectividad, de conformidad con la normatividad vigente y estandares de calidad establecidos por la Empresa. . Resolver los recursos de reposicién y decidir ta revocatoria directa de los actos administrativos que ésta profiera, de-oficio o a peticién tie parte. ». Administrar y.controlar las actividades a su cargo. Participar, cuando la Empresa lo considere pertinente, en la definicién de procedimientos y reglas de negocio para recibir, orientar, radicar, clesificar, y ccionar adecuada y oportunamente las péticiones, solicitudes y requerimientos: que se reciban a través de los distintos canales de atencién que activen ef proceso de gestidn de la Determinacién de! Derecho. . Cumplir con los parémetros de productividad y calidad establecidos por la Empresa. Participar, cuando la Empresa lo considere pertinente, en ta detinicién de los lineamientos y parémetros que deberan-ser ulilzados para la programacién de la produccion del area, . Atender y dar respuesta oportuna y de fondo, en los derechos de peticién y a las acciones de tutela que le sean asignados y dar cumplimiento a las sentencias judiciales. 4.3.3.1.10. Realizar el envio Sportuno de las novedades para el ingreso a la némina de pensionados. 4.3.3.1.11.Remitir al area responsable la informacién para que se surta el proceso de notificacién de los actos administrativos en la instancia que le corresponda. 4.3.3.1.12. Participar en la definicion de los procesos de, Colpensiones, en la gestién de Jos Fiesgos y la generacién de acuerdos de niveles de servicio cuando asi se requiera. 4.3.3.1.13.Apoyar el desarrolio y sostenimiento de! Sistema Integrado de Gestién Institucional. 4.3.3.1.14. Apoyar la formulacién de los planes estratégicos y operatives de Colpensiones. 4.3.3.1.15, Las demés inherentes a la naturaleza de la dependencia. 4.3.2. Diréccién de Medicina Laboral 4.3.2.1, Disefar y ejacutar los procesos y procedimientos necasarios para la gestién de madicina laboral de los afigdos de Colpensiones y/o sus beneficiarios,ACUERDO NUMERO 131 DEL 2018 HOJA No. 29 Continuacién del Acuerdo *Por al cual se modifica ta éstructura Interna de la. Administredora Colombiana de Pensiones —Colpensiones y se deroga e! Acuerdo 108 de 2017", 43.2.2. 43.23, 43.24. 43.2.14, 43.2.15. 43.2.16. 43.217, 43.2.18, Adelantar las actividades necesarias para la calificacién en primera oportunidad de la pérdida de la capacidad laboral, de acuerdo con la normatividad vigente. Adelantar el tramite correspondiente ante las juntas de calificaci6n de invalidez, en ‘caso de inconformidad por cualquiera de las partes interesadas. Generar y entregar, a las dependencias competentes, a informacién requerida para realizar el pago de honorarios, gastos de trasiado y/o examenes complementarios cuando a ello haya lugar. Adelantar las actividades necesarias para la revisién del estado de invalidez de los ciudadanos que tienen una prestacién reconocida con ocasién de este estado, de acuerdo con la normatividad vigente. Informar al area competente el resultado de las revisiones del estado de invalidez de los ciudadanos que tienen una prestacién reconocida. Adelantar las actividades necesarias para la determinacién y pago de los subsidios: de incapacidad temporal de acuerdo con los términos de Ley y la normatividad vigente. Coordinar con las areas competentes la afectacién presupuestal, contable y financiera de las cuentas que se relacionen con ef pago de incapacidades temporaies, paga de honoraries y/ gastos de traslados. ‘Atender y dar respuesta opartuna y de fondo, en los.asuntos de su competencia, a los derechos de peticién y a tas acciones de tutela que sean interpuestas por los ciudadanos, y dar cumplimiento a ias sentencias judiciales referentes al proceso de medicina labora. Adiministrar y controlar el proceso de gestién de medicina laboral asi como la informacién asociada. Participar en la formulacién del modelo de produccién y cumplitlo de acuerdo con los lineamientos establecidos, Cumplir con Jos parametros de productividad y calidad establecides por la Empresa Participar en la definicién de procedimientos y reglas de negocio para rechbir, orientar, radicar, clasificar, y. direccionar adecuada. y oportunamente las peticiones, solicitudes y requerimientos que se reciban a través de los distintos canales de atencién. ; a la Direccién de Administracién de Solicitudes y PQRS, los ntos y parametros para la asignacién de los casos de su dependencia. Atender las directrices dispuestas por la Oficina Asesora de Asuntos Legales, en los asuntos de su competencia, Participar en ta definicién de los procesos de Colpensiones, en la gestién de los riesgos y |a.generacion de-acuerdos de niveles de servicio cuando asi se réquiera. Apoyar el desarralio y sosienimiento de! Sistema integrado de Gestién Institucional, ‘Apoyar la formulacién de los planes estratégicos y operativos de Colpensiones.ACUERDO NUMERO 131 DEL 2018 HOJA No. 30 Continuacién del Acuerdio *Por e! cual se. modifica la estructura interna de I Administracora Colombiana de Pensiones — Colpensiones y se deroga el Acuerdo 108 de 2017" 4.32.19. Las demas inherentes a la naturaleza de la dependencia. 4.3.3. Direecién de Némina de Pensionados 4.3.3.1. Disefiar y ejecutar los procesos y. procedimientos necesarios para la gestion de la nomina de pensionados de Colpensiones, y demas ndéminas de pensionados administradas por la Empresa. 4.3.3.2, Adélantar las actividades necesarias para ordenar y controlar el registro de las novedades en la Némina de Pensionados de Colpensiones, y demas néminas de pensionados administradas por la Empresa. 43.3.3. Coordinar, con la Direccién de Prestaciones Econémicas, los ingresos en la némina de pensionados de Colparisiones, 4.3.3.4. Adelantar el proceso de liquidacion de la Nomina de pensionados de Colpansiones y demas néminas de pensionados administradas por la Empresa, dentro los plazos definidos para el efecto. 4.3.3.5. Generar y entregar, a las depéndencias competentes, la informacidn’ requerida para realizar la transmisién y pago de las néminas de pensionados que administra Colpensiones. Acompajiar y prestar apoyo, a las areas competentes, en los procesos y actividades que requieran para fa verificacién del pago de las mesadas pensionales, Adelantar las actividades necesaries y suministrar la informacién, a las areas competentes, para gestionar los reintegros ylo recuperacion de los valores-a que haya lugar, propios del proceso de gestion de némina de pensionados y demas néminas cle pensionades que administra Colpensiones. Coordinar, con fas 4reas competentes la afectacién presupuestal, contable y financiera de tas cuentas que se relacionen con el pago de la Nomina de Pensionados de Colpensiones, y demas néminas de pensionados administradas por la Empresa, Suscribir los actos administratves en primera instancia que resuelvan las solicitudes de pago a herederos y remitir al area responsable la informacién para que se surta el proceso de notificacién-en la instancia que le corresponda, }. Resolver los recursos de reposcién y decidir la revocatoria directa de los actos administrativos que ésta profiera, de oficia 0 a peticién de parte. . Administrar y controlar el proceso de gestién de némina de pensionados asi como la informacién asociada. . Participar en fa formulacién del medelo de produccién y cumplirlo de acuerdo con los lineamientos establecidos. . Alender y dar respuesta oportuna y de fondo, en'los asuntos de su competencia, @ Jos derechos de peticion y a las acciones de tutela que sean interpuestas por los ciudadanos, y dar cumplimiento a las sentencias judiciales referentes al proceso de gestion de némina de pensionados.ACUERDO NUMERO 131 DEL 2018 HOJA No, 31 Continuacién del Acuerdo “Por ol cual se mocifioa Ie estructura interna de la Administradora Colombiana de Pensiones ~ Colpensiones y se deroga el Acuerdo 108 de 2017" 433.44 433,15. 43.3.16. 433.17, 433.18, 433.19, 4.33.20, 43.3:21. 43.3.2, Cumplir ‘con los parametros de productividad y. calidad establecidos por la Empresa. Proponer y participar en la formulacién de las politicas y reglas-de negocio para el proceso de determinacién del derecho, Participar, en ta definicién de las reglas de negocio para orientar, clasificar, radicar, y direccionar adecuada y eportunamente. las peticiones, solicitudes y requerimientos que se reciban a través de los distintos canales de atencién que: activen el proceso.de gestion de la némina de pensionados. Entregar, a la Direccin de Administracion de Solicitudes y PQRS, los lineamientos y parametros pare la-asignacion de los casos de su dependencia. ‘Atender las directrices dispuestas por la Oficina Asesora de Asuntos Legales, en los asuntos de su competencia. Participar en la definicién de los procesos de Golpensiones, en la gestion de los riesgos y la-generacién de acuerdos de:niveles de servicio cuando asi se requiera, Apoyar el desarrolio y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestién Institucionat. ‘Apoyar la formulacién de los planes estratégicos y operatives de Colpensiones, Las demés inherentes a fa naturaleza de la dependencia. 44, Gerencia de Defensa Judicial 444. 442, Hacer cumplir los lineamiehtos. y estrategias de la defensa judicial de Colpensiones. Atticular y definir los parémetros para la gestion integral y el seguimiento de los procesos judiciales y constitucionales de.los que sea parte la Empresa o en los que tenga interés. Representar judicial y extrajudicialmente @ Colpensiones directamente o a través de terceros en los procesos judiciales, acclones constitucionales y procedimientos administrativos en los que sea parte o tenga interés, relacionados con el Régimen de Prima Media y conferir tos respectivos poderes, cuando asi lo estime ‘conveniente. Articular y definir fos pardmetros para la supervision de las actividades de defensa judicial que presten los terceros a Colpensiones. Articular y definir los. parametros para la atencién judicial de los embargos en contra de la Empresa. Articular y definir los pardmetros para la atencién de las conciliaciones judiciales y ‘extrajudiciales, en las que sea parte Colpensiones 0 tenga interés, directamente através de terceros. Informar, a la Vicepresidencia de Operaciones del Regimen de Prima Media, sobre el estado de los procesos judiciales.ACUERDO NUMERO 131 DEL 2018 HOJA No. 32 Continuacién del Acuerdo ‘Por el cual se motifica la estructura intema de fe Adeinistradia Coiombiena sée Penclones ~ Copensiones se deroga ef Acuerso 108 de 2017" 448. 449. 4.4.40. 4AM 44.12 4.4.13 444. 44.1.1, A‘ticular y definir los parémetros. para el allstamiento de! pago de las costas y el cumplimiento de las sentencias judiciales. Controlar la debida atencién de los requerimientos judiciales que se soliciten por los diferentes despachos judiciales a la Empresa. Participar en la definicién de los procesos de Colpensiones, en la gestién de los. Fiesgos y la generacién de acuerdos de niveles de servicio cuando asi se requiera. Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestiéa Institticional. Apoyar la formulacién de los planes estratégicos y operativos de Colpensignes, Las demés inherentes a la naturaleza de la dependencia, Direccién de Procesos Judiciales Representar judicial y extrajudicialmente a Colpensiones para jercer la defensa judicial de la Empresa, en los procesos judiciales y procedimientos administrativos en los que sea parte y’se relacionen con el Regimen de Prima media, y expedir los poderes necesarios cuando asi fo estime conveniente, \Verificar y controlar los procesos judiciales en los que sea parte Colpensiones y mantener su permanente actualizacién. Informar, a la Gerencia de Defensa Judicial y demas dependencias que requieran, sobre el estado de los procesos judiciales. Gestionar, con las dependencies de la Empresa, los documentos e informacion necesaria para la debida defensa judicial de los intereses de la Empresa Suministrar los documentos e informaci6n necesarios a [6s abogados extemos, para la debida defensa judicial de.los intereses de la Empresa, Controlar y hacer seguimiento al cumplimiento de los lineamientos. y estrategias de defensa judicial realizada directamente o a través de terceros. Ejercer la supervisién de la actividad de los abogados que representan a la Empresa en los Procesos Judiciales y arbitrales, en los cuales Colpensiones es parte como demandante o demandada 0 tiene interés, relacionados con el Regimen de Prima Media, Gestionar juridicamente los. embargos.judiciales directamente o a través de terceros Gestionar el alistamiento para el pago de las. costas judiciales a cargo de la Empresa. Gestionar el alistamiento para el cumplimiento de las sentencias judiciales. Galcular la provisién de los procesos judiciales y la valoracion de la pretensién de 108 mismos. Realizar el cierré de las solicitudes de cumplimiento de sentencias, 2 través de acto administrativo, cuando se retnan los. requisites del desistimiento tacito previstos en la normatividad vigente.ACUERDO NUMERO 131 DEL 2018 HOJA No. 33 Continuacién del Acuerdo ‘Por et cual se mocifica ta estructura interia de la Administradora Coloribi de Pensiones ~ Colpensiones y se deroga el Acuerdo 108 de 2017°, . Realizar la custodia de los titulos-judiciales deta Empresa, durante el tiempo que 441.16, 44.41.17, 44418. 4.4.1.19, 441.20, permanezca en la dependencia para su gestidn. Realizar andlisis de los procesos judiciales en tas que haga parte Colpensiones 0 tenga algiin interés. y proponer politicas para la prevencién del dario antiuridico y Feduccién del fitigio. Participar en la definicién y actualizacién de los criterios y reglas de negocio y actividades relacionadas. con las procesos de la Empresa y, en particular, en fos que tienen que ver con el macroproceso de gestién del cludadano y el empleador, con el fin de realizar mejoramiento continuo en la recepcidn, orientacion, radicacién, clasificacién, y reparto de las solicitudes que se reciban a través de los distintos canales de atencién. Entregar a la Diteccién de Administracién de Solicitudes y PRS los lineamientos y parametros para la programacién de la produccién del érea. Participar en la definicién de los procesos de Colpensiones, en la gestion de los riesgos y la generacién de acuerdos de niveles de servicio cuando asi se requiera. Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestién Institucional, ‘Apoyar la formulacién de los planes estratégicos y operatives de Colpensiones. Las demas inherentes a la naturaleza de la dependencia. 4.4.2. Direceién de Acciones Gonstitucionales 4424 Administrar, controlar, contestar y hacer seguimiento a las Acciones Constitucionates en la que sea parte Colpensiones, o tenga interés, de manera directa 0 @ través de terceros y expedir los poderes requeridos cuando sea necesario. Presentar los recursos a que haya’ lugar dentro del tramite de las acciones constitucionales. Informar, a la Gerencia de Defensa Judicial y a las dependencias que lo requieran, sobre el estado de los procesos. constitucionales y coordinar tas posibles lineas de defensa en estos casos. Gestionar, con las dependencias de la Empresa, los documentos e informacion necesarios para la debida defensa judicial de_los intereses de la Empresa. Realizar andlisis de las acciones constitucionales en las que haga parte Colpensiones o tenga alguin interés y proponer politicas para la prevencién del daiio antijuridico y reduccién del liigio. Controlar y hacer seguimiento al cumplimiento de los lineamientos y estrategias de defense judicial realizada directamente o a través de terceros. Ejercer la supervisidn de la actividad de quienes representen a la Empresa en acciones constitucionales, en los cuales Colpehsiones es parte camo demandante 0 demandada, o tiene interés, relacionados con el Régimen de Prima MediaACUERDO NUMERO 131 DEL 2018 HOJA No. 34 Continuacién del Acuerdo “Por el cual se reuifica la estructura interna de-la Administradora. Colombiana «de Pensiones - Colpensiones y se deroge 0! Acuerdo 108 de 2017" Participar en la definicion y actualizacién de les critetios y regias de negocio y actividades relacionadas con los procesos de la Empresa y, en particular, en los que fienen que ver con al macroproceso de gestion del ciudadano y ef empleador, con el fin de realizar mejoramiento continuo én la recepcién, orientacién, radicacién, clasificacién, y reparto de las solicitudes que se reciban a través de los distintos canales de atencién 442.9. Entregar a la Direccién de Administracién de Solicitudes y PRS los lineamientos y-parémetros para la programacién de la produccién del érea. 4.4.2.10. Participar en la definicion de los procesos de Colpensiones, en la.gestion de los Fiesgos y la generacién de acuerdos de niveles de servicio cuando asi se requiera. 4.42.11. Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestion Institucional. 4.42.12. Apoyar la formulacién de los planes estratégicos y operatives de Colpensiones. 4.4.2.13. Las demas inherentes a la naturaleza de la dependencia. Articulo 5°, VICEPRESIDENCIA DE BENEFICIOS ECONOMICOS PERIODICOS. La Vicepresidencia Beneficios Econémicos Periédicos tendré adscritas las siguientes dependencias y funciones: 5.1. Gerencia de Redes @ Incentives. 5.2. Gerencia de Administracién de Cuentas Individuales 5.1. Gerencia de Redes € Incentivos 5.1.4, Proponer y ejecutar las politicas, réglamentacion y estrategias del Servicio Social Complementario de Beneficios Econémicos Periddicos - BEPS. 5.1.2. Verificar el correcto cumplimieno de'las poltticas y estrategias para la operacién del Servicio Social Complementario de Beneficios Econémicos Periédicos — BEPS Ejecutar, coordinar y hacer seguimiento y control a los procesos de administracién del Servicio Social Complementario de Beneficios Econémicos Periédicos - BEPS, propios tie su competencia. Participar en el disefio de estratagias que. promuevan la cobertura, vinculacién, ahorro, fidelizacién de ciudadanos y la destinacién.de recursos de! Servicio Social ‘Complementario de Beneficios Econémicos Periédicos - BEPS. Dar cuiplimiento a las politicas establecidas por la Vicepresidencia, encaminadas a generar una cultura de ahorro y fidelizacién de los vinculados al Servicio Social Complementaris de Beneficios Econémicos Periédicos — BEPS. Definir y ejecutar las estrategias, process, provedimientos @ incentives -para promover la cultura de ahorro pera la vejez y fidelizacién de los vinculados BEPS. Definir estrategias y lineamientos para informar al vinculado los beneficios y Tiesgos de sus decisiones en el marco det Semvicio Social Complementario de Beneficios Econémicos Periédicos - BEPS.ACUERDO NUMERO 131 DEL 2018 HOA No. 35, Continuacién de! Acuerdo “Por et cual se inodifica ta esttuctura interia dela Administradora Colombian de Pensiones ~ Colpensiones y se.derogs el Acuerdo 108 de 2017", Establecer criterios para la definicién y suscripoién de Acuerdos y Convenios con aliados y/o patrocinadores del Servicio Social Complementario BEPS Garantizar la cobertura adecuada de las redes de recaudo de acuerdo con la estrategia de alencién definida para el Servicio Social Complementario de ‘Beneficios Econémicos Periédicos - BEPS. Ejecutar los mecanismos e instrumentes de seguimiento y evaluacién a los terceros que operan el Servicio Social Complementario de Beneficios Econémicos Periddicos - BEPS. Establecer criterios para el seguimiento de la gestién y solicitar informes de operacian 2 los proveedores de servicios. Implementar y hacer seguimiento a las estraiegias establecidas para la participacion de los patrocinedores. del

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