INFORME TECNICO PREVIO DE EVALUACION DE SOFTWARE NOMBRE DEL AREA: Oficina de Sistemas de Informaci6n. RESPONSABLE(S) DE LA EVALUACION Eduardo Cordova Chunga. CARGO(S) Responsable de a evaluacion Software LASERFICHE FECHA Lima, 29 de Agosto del 2017 5. JUSTIFICACION: La adquisicién de! software de gestién de contenidos empresariales, permite al INGEMMET gestionar de forma segura y compartir documantes, videos, fotos utiizando la téonica de gestion de documentos empresariales y herramientas de gestién de procesos de negocio. La implementacion del software de gestion de contenidos empresarieles se realzd a partir del 2005, Por ese motivo es indispensable el uso del Software LASERFICHE, como herramienta fundamental para el logro de la geslién documentara, se necesita continuar con la alencién de requerimientos. crecientes do igitalizacion y almacenamiento de la documentecién que el INGENMET considera importenic compartir. Se ha procedido a eveluar segin io establecido en la Ley N° 28612, ley que norma el uso, adquisicién y adecuacion del software en la administracién publica, las caracteristicas mas importantes establecidas para el Software LASERFICHE requerido por el INGEMMET. .ALTERNATIVAS: Se ha evaiuado los siguientes Software: = LASERFICHE - ALFRESCO . ANALISIS COMPARATIVO TECNICO Se realizé aplicando la parte 3 de la Guta de Evaluacion de Software. 7.4 Propésito de la Evaluacion: Determinar ls caractrisicas de calided minimas para el producto fina, Software de Gestin de contenidos Empresarales requerido por el INGEMMET. 7.2 Wentificar el tipo de producto. Software de Gestion de contenidos Empresariales requeride por el INGEMMET. 7.3 Especificacién de! Modelo de Calidad. Se ha aplicado el Modelo de calikad de Software descrito en la Parte 1 de la Guta de Evaluacion de Software aprobado por Resolucién Ministerial N° 139-2004-PCM.7.4 Seleccion de Métricas, Las méticas han sido setecclonadas en base al andlisis de informacién de requerimiente de Calidad para el software sofeltado, los requerimientos de calidad an los niveles tecnicos y operatives, y requerimientos de catidad que demanda nuestra arquitectura de Red. 7.5 Seleccién de requisites de Calidad. Hemos determinado los siguientes requisites de calidad que debe de cumptir el Software de Gestisn de contenidos Empresariales requeride por el INGEMMET. Guadro 7.4 Requisitos de Calidad para el Software de Gestién de contenidos Empresariales pata el INGEMMET CALIDAD. TREQUERIMIENTOS DE CALIDAD IN Debs ser capaz de leer a posibed de inslalac del producto en red (Cente / Senider yen rlemet Debe ser compatible con los principales sistemas operativos existentes en el mercado, 4 2 3. | Contar con un soporte directo por parte de la marca y el respaldado de representantes locales autorizados. {4 _| Tiene que coriar con a menos § insilaciones siilaes en el mercado focal. Debe ser una hermenta con ampli focal, internacional. rie "-REQUERIMIENTOS DE CALIDAD EXTERNA Integrar Tas herramientas de MS Office come Word, Excel, Microsoft Outlook, de fal forma se en acl 5 | rapositorio y @ una base de datos dal software, todas los documentos directamente desde aplicativos, pemitando su envio en e! formato nativo del documento electrinico (DOC, XLS, etc.) como en dail (TIFF) D Capacidad para importar y archivar documentos electronioos en sus formatos natives, como Ward, Excel, 6 | Power Point, Acrobat PDF, archivos de video, sonido, archivos de Autocad, se asignara une plantila de indices para una busqueda automatica, we Capacidad para exportar documentos desde é repositorio documental facia archivos estandares del mercado, como minimo POF, JPG, TIFF, BMP. Debe incluir con el producto principal una base de datos eslandar, con capacidad de escalamiento hacia SOL Server u Oracle Server. Capacidad de buscar el documento ya sea TIFF, PDF, u otro formato, también por OCR (palabra o frase), 9 | por indices y OCR, por fecha de creacién, por fecha de modificacién, por nombre. Contar cor. una capacidad de busqueda combinada por cualquiera de los métodos anteriores, Las biisquedas por OCR debe fener capacidad de buscar una(s) palabra yio rase(s)(ledo can contenido en 10 | las imagenes TIFF), fa funcionalidad de bisquedas por palabras aproximadas es un porcentaje de aproximacion 0 por cantdad de letras, coincidentos con la palabra o frase usada en la bUsqueda. Capacidad durante las bisquedas en el OCR, son biisquedas confusas o por aproximacién a un cierto eriterio 11 | (aproximacién en base a un porcentaje parecide o por cantidad de letras coincidentes), que pueda localizar palabras mal escritas, transquestas o letras incorectas. Capacidad para convertir documentos de cualquier formato en archivos de imagenes sin necesidad de 12. | escanearlos, Es decir que los usuarios pueden enviar directamente al repositorio de imagenes, convirtiondo documentos elecironices desde cualquier aplicacién a formato de imagen TIFF, ahorrando costos y tiempos. Ef médulo de scanning de la herramienta, debe contar con funcionalidades de mejoramiento automético, no heredadas por un escdner, sino como médulo de escaneo de la misma herramienta, como es: Eliminacion 13 | automatica de paginas blaneas, Comeccién aulomética del alineamiento, Desmanchado y enderezado aulomatico de imagenes escaneadas, Eliminacién de manchas 0 pecas, 1a. | Elsolvere debe pemitrescanear y rabar imagenes en el senor a uo (07) o mis uBuaics en el malo de scanning trabajando paralelamente. Capecidad de efectuar procesos de OCR durante el proceso de escaneo. OCR incluido en et producto 45 | principal. Escaneo en multiples idiomas y con funcionalidades de eliminacién de tineas (vericales, hhorizontales), eliminacion de pecas. Capacidad pera aviorizar 0 denegar acciones de los usuarios 0 gripas de usuarios, sabre carpetas y/o *8 | documentos, como _minimo scciones como exploractén, visualzacién, mocifcacién, borredo, vertreaizar 2Tesallados - nolas electrOnicas, cambiar nombres de los documentos, modiicar metadata y crear nuevos documentos if ‘Seguridad a nivel de carpet, documento y hasta ccultar una pagina, 18 Capacided de iniegrarse con el Directorio Activo de Windows, de taf forma de poder imporar los usuarios y cuentas desde el dominio corporatvo del INGEMMET 19 Capacidad de visualizar documentos @ pantalla completa, imagen e indices y miniaturas, con todas las imagenes def documento. 20 Pemite imprimir todo un documento, delerminadas paginas, 0 solo una zona o seccién seleccionada de la Imagen. Debe toner la capacidad de imprimir las imagenes con los resaltatios, sollos. a ‘Capacided para seleccionar con el mouse mediente recuadros, una determinada zona de la imagen y copiaria al portapapeles del Windows para permitir integrarla con cueiquier aplicacién Windows. 22 Capacided de controlar las versiones por los cambios en los documentos, de tal forma contar con las versiones precedentes y la final segin se requiera. 23 Para os usvaros autorizados, fa herramienta debe permir anexar sustentes en los archivos electronicas sobre la imagen de un documento existente. Esto permite tener registrado ios sustentos de un documento digitalizado, Py Una vez visualizado un documento en el repostoro, el software debe tener a capacidad para envio del mismo ‘or e-mail permitiendo previamente convertilo hacia otro formato como PDF, TIFF, JPG. El convertidor de fosrnatos debe ser parle de la herramienta, sin necesidad de lerceros. Ei documento debe permit ser enviado como anexado 0 alach al email 9 como un acceso directo (ur) dentro del email 5 Dade [a confidenciaidad de ios documentos, la herramienta debe permitrpislas de audifora a nivel de un expediente, de un documento en particular, de un usuario, por une fecha en particular, permitiendo conter con reportes, de los mismos_ SE REQUERIWIENTO DE CALIDAD DE USO 26 Er contenido de imagenes y dooumertos electoricos, dete organizarse en tnidades de eimacenarienio parciales, tipo volimenes, que permita detinir una determinada capacidad de almacenamiento y avisar en Torma automatica al administrador, cuando este volumen se esté copando. 7.4.2 Seleccién de atributos de Calidad. Los alribuios de catidad que se utlizarén para la evaluacion del Software de Gestion de contenidos Empresariales requerido por @ INGEMMET, de acuerdo a lo especificado en la parte 2 de la Guia de Evaluacién de Software se muestran en el siguiente cuadro: Cuadro 7.2 oT Atribitos de calidad fomados en cuenta en la Evaluation Caratoristcas del Software que deteminan su nabided ATRIBUTOS INTERNOS | sara saistacer las necesidaties propias e implicit. Caracieristoas del Software que determinan su habildad para safsiacer las_necesidades exolicites e implicit Caracteristicas de! Software que determinan los ATRIBUTOS EN USC | requerimientos de los usuarios finales de manera que satisfagan sus necesidades. ATRIBUTOS EXTERNOS 7.43 Asignacién de puntajes alos atributos de Calidad, ‘Los puntajes establecidos a los atributos de calidad seleccionados de acuerdo a nuestras necesidades se muestran en el siguiente cusdlCuadro 7.3 (tices adopiadas de souerdo a. sidad ipo de Atbut. | Puntaje. ‘ATRIBUTOS INTERNOS 6 ATRIBUTOS EXTERNOS 25 ATRIBUTOS EN USO 29 TOTAL = foo: Nota: La escala de evaluacién que se ha tomado es de a 100 7.5 Evaluacién de los criterios de calidad para las alternativas de Software de Gestion de contenidos Empresariales requeride por ef INGEMMET tomados como referencia. Cuadro 7.4 Evaluacién de criterios de Calidad EA a Debe ser capaz de tener la posted Ge istaiacion det producto en red 1 | (Gente # Servidor y en internet. 2 | Debe ser compatitl con los principales sislemas Operatives estos on el | 5 mercado. 4 | Coniar con un soporte draco par pare de la marca yl respaidado de], 5 5 representantes locles auloizados, “| Tene qu conar con al menos 5 inslelsionies snares one mercado oval. |, 5 3 Dabe ser una herramienta con amplla experiencia, local, ntemacional “-REQUERIMIENTOS DE CALIDAD EXTERNA = Tntegrar las herramientas de WS Office como Word, Excal, Nicrosot ‘Outlook, de tal forma se envié hacia el repositorio y a urta base de datos del 5 | software, todos los documentos directamente desde aplicatives, permitiendo | 4 4 3 su envic en al formato nalivo de} documento electrénico (DOC, XLS, ete} como en digital (TIFF) Capacidad para importar y archiver documentos elecirnioos en sus formatos natives, como Word, Excel, Power Point, Acrobat POF, archivos de | 2 4 video, sonido, archivos de Autocad, se asignara Una plantila de indices para una busqueda automatica. Capacidad para exportar documentos desde el reposiforio documental 7 | hacia archivos esténdares del mercado, como minimo POF, JPG, TIFF,| 2 2 1 MP. Debe inchur con ef producto principal una base de datos estanda, con | 2 1 ccapacided de escalamiento hacia SQL Server u Oracle Server Capacidad de buscar | documento ya sea TIFF, PDF, u oo formato, tambien por OCR (palabra o frase), por indices y OCR, por fecha de] 5 2 2 creacion, por fecha de modificacion, por nombre, Contar con una capacidad de busqueda combinada por cualquiera de jos métados anteriores. Las blisquedas por OCR debe tener capacidad de buscar una(s) palabra ylo faso(s) (texto con contenido en las imagenes TIFF), la funcionaldad de 10 | bisquedas por palabras aproximadas es un porcentaje de aproximacion o | 2 2 2 por cantidad de letras, coincidentes con a palabra o frase usada en la basqueda,So CARIDAD Capacidad durante las bisquedas en el OCR, son blisquedas contusas 0 por aproximacién a un cierto criterio (aproximacién en dase a un porventaje parecido 0 por cantidad de lattes coincidentes), que pueda localizar palabras mal escritas, transpuestas o letras incorrectas. 2 Capacidad para converlir documentos de cualquier formato en archivos de imagenes sin necesidad de escanearias. Es decir que los usuarios pueden enviar directamente al repositorio de imagenes, conviriendo documentos electrénicos desde cualquier apicacién a formato de imagen TIEF, ahorrando costos y tiempos. 13 EI médulo de scanning de (a herramienta, debe contar con {uncionalidades de mejoramiento automatico, no neredadas por un escéner, sino como médulo de escaneo de ia misma herramienta, como es: Eliminacion automética de paginas blancas, Correccién automatica del alineamiento, Desmanchado y enderezado automatico de imagenes escaneadas, Eliminasién de manchas 0 pecas. El sofiware debe permit escanear y grabar imagenes en el Servidor a uno (01) 0 mis usuarios en el midula de scanning trabajando paralelamente, Capacidad de efectuar procesas de OCR durante el proceso de escanso. COCR incluido en el producta principal. Escareo en miitiples idiomas y con funcionalidades de eliminacian de lineas (verticales, horizontales), eliminacién de pecas. ‘Capacidad para auiorzar 0 denegar acciones de Tos usuarios o grupos de usuarios, sobre carpetas yfo documentos, como minimo acciones como: ‘exploracion, visualizacién, mocificacién, borrado, vertealizar resaltados nolas electrOnicas, cambiar nombres de los documentos, modificar metadata y crear nuevos documentos. ‘Seguridad a nivel de carpeta, documento y hasta ocultar una pagina. ‘Capacidad de integrarse con el Directorio Active de Windows, de tal forma de poder importar les usuarios y cuentas desde el dominio corpotative del INGEMMET. 19 ‘Capacidad de visuallzar documentos @ pantalla completa, imagen e indices yminiaturas, con todas jas imagenes del documento. 20 Permite imprimir todo un documento, determinades pAginas, 0 solo una zona © seccién seleccionadia de la imagen. Debe tener le capacidad de imprimir {as iagenes con loa resattados, sellos. a ‘Capacidad para selecclonar con el mouse mediante recuadros, una determinada zona de la imagen y copiaria al portapapeles del Windows para permitrintegraria con cualquier aplicacion Windows. 2 Capacidad de controlar las versiones por los cambios en los documentos, dé tal forma contar con las versiones precedentes y la final segin se requiera. 2B Para los usuarios autorizados, !a herramiente debe permit anexer sustentos en los archivos electronics sobre la imagen de un documento existente. Esto permite tener ragistrado los sustentos de un documento digitalizado. 24 Una vez visualizado un documento én el tepositoo, el software debe tener la capaciéad para envio del mismo por e-mail permitiendo previamente converirio hacia otto formato coma PDF, TIFF, JPG. £] convericior de formatos debe ser parte de la herramienta, sin nevesidad de terceros. El sdocurnento debe permitr ser enviado como anexado 0 alach al emai o como un acceso directo (ur) dentro del ema. 2 Dada le confdencialidad de los documentos, la hertamionta debe permit pista de aucitora a nivel de un expeciente, de un documento en particular, de un usuario, por una feche en particular, pemitiendo contr con reportes de los mismos. 3 3 4 3 5 5 5 5 3 3 3 3 4 a 5 4 5 5 5 3 5 4 4 4 3 3 2 2 2 2: so CALIDAD EC GALIRIGACION. = g {EGUERIMIENTO DE CALIDAD DE USO i ee El contenido de imagenes y documentos ¢lectrénicos, dba organizarse en ‘unidades de almecenamiento parciales, tipo volimenes, que permita defini 2 2 1 una determinada capacidad de almacenamiento y avisar en forma automatica al administrador, cuando este volumen se esté copando. totale Ce oe 00 cy S Nota: La escala de evaluacién que se ha tomado es de 1/2 10 3, ANALISIS COMPARATIVO GOSTO - BENEFICIO Para la elaboracion del andlsis de costo ieneficio se han tomado en cuenta los oriterios sotitados em el punto 8 del reglamento de la Lay N* 28612, los cuales son: Criterios minimos: © Licenciamiento Capacitacién Criterios adicionales: Hardware necesario para su funcionamiento Soporte y mantenimiento externo Personal y mantenimianto interno ‘© Impacto en el cambio de plataforma, © Garantias Comercicles Aplicables. Estos orterios se expresan en el siguiente cuadro: Cuadro 8.4 7 iteios a evaluat Laserfiche 4 [Licenciamiento Requiere 2 _ | Cantidad de Licancias referenciales 4 ‘Costo referencial en Nuevos Soles, 3. | porla cantidad de Licencias 31,740.90 0.00 requerias Tntel7AMD, 1 Ghe, TB Intel f AMD, 1 Ghz, 1 GB de. 4 [Hardware Necesaro para su & eaeliec en isco RAM, 2 GB de espacio libre en Funcionamiento Detar fe | Rise Bue, Adspedor de video SVGA video SVGA © Soporte y Manterimienio Bema | Requiere Require 6 [Personal y mantenimienio Intemo | Requiere Requlere 7 | Gapaceén pare el so del Sofware | Requendo paso! Requero para el personal Laserfiche gersonel encargado | encargeto Cast referendlal, en Nuevos Soles, 8 | por Capactacién para la canted de 0.00 0.00 personal que se especie, Eiproveedor 9 | Garantie Comercial propotciona Gerantia | No hay Garantla Comercial Comercial No hatria impacto [Sa tendifan que acondiionar 10 | impacto ene! cambio dela Plataforma | porque hay experiencia |os archivos a estas nuevas on el uso del software herramientas,8.1 Asignacién de puntajes para los criterios a evaluar Para poder medir os citeros indicados en el Cuadro 8.1 se ha elaborado une escala de purlajes y pesos para cade crtero, jas cuales se indican en el siguiente cuadro Guadro Escala de puntajes y pesos fem]... PARAMETRO eS STEM | (Referido al Elemento 2 evaiuar) 7 | REQUIERI NO REQUIERE 7 [MAYOR CANTIDAD DE LIGENCIAS | (TIDAD DE LICENCIAS MENOR CANTIDAD DE LICENCIAS 3 [ MENOR COSTO [ MAYOR COSTO. 4 (MENOS HARDWARE IGUAL HARDWARE E [ MAYOR HARDWARE oO 5 [REQUERE ey ‘NO REQUIERE 10 6 REQUIERE. 0 1 7 | 1 ‘SOLO PARA PERSONAL TEGNICO. 10. & | MENORGOsTO MAYOR COSTO 0 [SE PROPORCIONA GARANTIA “| 0, NO SE PROPORCIONA GARANTIA. 0 10 ALTO [IMPACTO 0 MEI PACTO 10 NO HAY IMPACTO Nota 1; Los Item de! cuadro 8.2 son los mismos a los del cuadro 8.1 Nota 2: La escala de evaluacién que se ha tomado es de: + def a 10 para tos puntajes + det a 10 paralos pesos 8.2 Resuttados de la Evaiuacion El cuadro que a continuacién se muestra-es el resultado de la evaluacion de costo beneficio de los Software de Gastién de contenidos Empresariales. Cuadro 8.3 RESULTADOS DE EVALUACION DE COSTO BENEFICIO TEN Tn Orerog a valuar 2 Laseeielie ]Alteseo: {| Licenciamiento 0 10 2_| Camidad de Licendias 3 8 3 Cosio referencial en Nueves Soles, por la cantidad de 0 30 licencias requeridas:4 | Hardware Necesario para su Funcionamiento 5 5 '5__| Soporte y Mantenimiento Externo — 0 0 6 __| Personal y mantenimiento interno 0 0 7 | Capacitacion para el Uso del Sofware 70 10 8 | Costo referencial, en Nuevos Soles, por Capacitacion 30 a para la cantidad de personal que se especifca [9 | Garantia Comercial 30 0 10 | Impacto en el cambio de la Plataforma 100 50 Puntajé Total 180 140 Notat: Los item del cuadro 8.3 son los mismos a los del cuadro 8.1 y cuadro 8.2 Nota2: Los valores resultados en el cuadro 8.3 estan referidos al célculo PUNTAJE x PESO del cuadro 8.2 9, CONCLUSIONES ‘* De acuerdo con la evaluacién de los criterios de calidad requeridos para el INGEMMET, los cuales se indican en el Cuadro 7.4; para el Software de Gestion de contenidos Empresariales, el que cumple con un mayor numero de criterios de calidad es el software LASERFICHE. © De acuerdo con la evaluacion de los criterios tamados en cuenta para el analisis de costo beneficio, los cuales se indican en e| Cuadro 8.3; se debe optar por el Software de Gestién de contenidos Empresariales que brinda mayores beneficios para el INGEMMET, este es el software LASERFICHE por obtener el mayor puntaje en la evaluacion de costo beneficio. 10. FIRMAS Responsable Firma Ing, Eduardo Cordova Chunga Z luaci6 0 Responsable de la evaluacion a SHUN ‘SISTEMAS E INFORMATICA OF SE CPW Tes? Responsable de la Aprobacion Firma Miriam Araya Carrasco Directora(e) de la Oficina de Sistemas de Informacién,