CONSULTORES ew) ©Gran parte de nuestro trabajo se realiza a través de reuniones: desde la reunién diaria, la de coordinaci6n con otras areas, la de evaluacion de resultados o la de alineamiento estratégico. Una proporcion importante de nuestro tiempo laboral transcurre en la conversacion con otros para lograr coordinar acciones que nos permitan obtener resultados. No es de extrafiar entonces que parte importante de nuestros problemas de efectividad organizacional esté ligado a la calidad, tiempo y efectividad de nuestras reuniones. Probablemente todos tenemos la experiencia de reuniones que no terminan en acuerdos claros, que se pierden en eventos triviales 0 que seguimos haciendo rutinariamente pese a que en la privacidad todos reconocemos que ya no tienen valor y sentido. La inefectividad de las reuniones son fruto de un asunto més profundo y casi connatural al hecho de conversar. Sucede que las conversaciones son fragiles, el hecho de sentarnos a conversar no asegura la permanencia del foco del didlogo, tampoco asegura que esta conversacién termine en compromisos claros y ejecutables, menos atin que lo acordado traspase las paredes de la sala ¢ involucre a otros, tampoco esta asegurada la relacién, pues sobre toda conversacion ronda mas cerca o mas lejos la posibilidad de terminar en un conflicto interpersonal. 8) Las conversaciones en su estado natural son “salvajes”, distraidas, imprevistas, poco efectivas. Por ello, una habilidad para la efectividad personal y de equipo es la capacidad de mantener y conducir las conversaciones a buen puerto. Cada uno de nosotros puede ser aquel que es capaz de mantener el tema de conversacién dentro de una reunién, que es capaz de generar didlogo compartido y que sabe en forma adecuada ejercer presién para que las conversaciones terminen en acuerdos 0 compromises claros en vez de expectativas 0 declaraciones de buenas intenciones. Las 4D es una metodologia simple y efectiva que he desarrollado con el objetivo de mantener las conversaciones dentro de un ancho de banda efectivo. Basicamente contienen los siguientes momentos: Definir: entiendo por ello la capacidad de aclarar y mantener el ‘tema o asunto de la conversacién. Responder al qué vamos a conversar, para qué lo haremos y cémo realizaremos la conversacion. En el dominio automatico la conversacion solo es capaz de formular qué queremos conversar, pero no necesariamente el sentido y la forma de llevarla a cabo. Es muy distinto llamar a una reunién para “analizar los resultados del mes” que saber que la reunién es para revisar los resultados con el sentidode hacer un plan de accién que recupere las metas. Un aspecto clave en la definicién es aclarar cémo ser usado el poder para la toma de decisiones. Esencialmente necesitamos saber si en la reunién se nos esta pidiendo que nos informemos, que demos nuestra opinion, que tomemos la decisién u otra alternativa. Discutir: Asegurado el tema de conversacién, debemos preocuparnos de que las opiniones no se agolpen, no se confundan los hechos concretos con las emociones, se evite el desorden conversacional y, en el otro extrema, el silencio mortal Para que un didlogo sea efectivo requiere de tres momentos: el primero es compartir los datos que tenemos sobre la situacién para poder construir un escenario comin sobre el cual conversar. El segundo es el espacio de compartir opiniones, distintos puntos de vista, alternativas de accién y el tercero es cerrar la conversacién en acuerdos y compromisos. La conversacién en su estado natural tiene estos elementos, sin embargo, puede desordenarse por multiples motivos y ser inefectiva. Decidir: Punto de quiebre de las conversaciones es que las buenas ideas y las excelentes intenciones hay que transformarlas en compromisos de accién o decisiones. Sé que para ello es necesario ejercer cierta presi6n, por supuesto es mas facil terminar la reunion con un “entonces = ®) esto lo vamos viendo” a” entonces Carlos queda a cargo de revisar el programa y proponer sus modificaciones para la proxima reunién”. La conversacién salvaje e inquieta se resiste a responder por quién hace qué, para cuando, cémo y porque. Defender: Finalmente es necesario sostener los acuerdos en el tiempo, los asistentes a una reunion deben ser capaces de reproducir los acuerdos, de implementar su ejecucion, de no bajarles la prioridad por otros muchos que apareceran durante los dias. Terminar las reuniones asegurando que las personas tienen sus compromisos claros, que todos pueden vivir 0 sostener la decisin tomada y darle el adecuado seguimiento es lo que permite finalmente transformar esta fragil conversacién en un resultado efectivo. Una invitacién a que en sus proximas reuniones no sdlo sea reconocido por su expertisse técnica, sino también por la maestria en domar las conversaciones. Si quieres seguir conversando no dudes en comunicarte a carlossandoval@spconsultores.cl)