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  • La Organizacion de Exposiciones Coordinacion y Difusion Beatriz Martin

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    La Organizacion de Exposiciones Coordinacion y Difusion Beatriz Martin

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    “La organizacién de exposiciones: Al Coordinacié6n y difusién” Beatriz Martin Arias La organizacién de exposicion: Coordinacién y difusién Beatriz Martin Arias Definicién y antecedentes El Diccionario de la Real Academia de Ja Lengua define como exposici6n, entre otras acepciones, a toda manifestacién piblica de articulos de industria o de artes y ciencias para estimular 1a produccién, el comercio o la cultura Antes de comenzar con un tema tan especifice como es la coordinacién de exposiciones, vamos a presentar desde ‘una perspectiva global y con el fin de poner al lector en antecedentes, una breve sintesis de lo que los manuales de muscologia (M. Hall, On display, a design grammar for museums) consideran undni- ‘memente las antecedentes de las tSenicas expositivas. Las primeras muestras de interés por agrupar y reunir objetos artisticos mas o ‘menos afines se remontan al Mundo An- (iguo, a Grecia y Roma, donde se encon- traron restos de lugares que albergaron expuestos los tesoros conquistados en las contiendas. También en la Edad Media, la Iglesia mostraba junto a Ios objetos ritua- les y artistas de su propio patrimonio, las piezas trafdas de lugares Iejanos tras Jas Cruzadas. En Italia durante el Renaci- tmiento, los mecenas de las Artes expo- 15 nian las obras de aquellos artistas benefi- ciados por su proteccién, pero estos luga- res se concibicron como espacios dirigi- dos a una estrecha minoria, y nunca como recintos abiertos. En el siglo XVII se abrieron diversos ‘museos en Gran Bretafla ya mediados del siglo XVIII el Vaticano confirié carécter de museo a algunas de sus estancias. El Museo Britinico se fundo en 1753 y el Museo del Louvre en 1793, Hubo que esperar a 1819 para que se fundara cl Museo del Prado. ¥ es ya en el siglo XIX ‘cuando surgié Ia idea de acercar al hom bre de la calle el saber contenido en regios edificios que, por su propia magnificen- cia, intimidaban y disuadian de su acceso. Estos primeros museos surgieron en su ‘mayoria como Gabinetes de curiosidades, en los que los objetos se colocaban sin un orden riguroso, y respondiendo acriterios personales, més que téenicos o cientii 0s, Sin embargo las exposiciones de hoy cn dfa son deudoras de todas estas expe- rlencias, de los primeros montajes en Gabi- netes y Museos y muy especialmente de las primeras Exposiciones Universales. La primera Exposicién Universal que tuvo lugar en Londres en 1851, seals en aquella ocasién el interés de divulgar aspectos cientificos de una forma unita ria, ofreciende la posibilidad de ver ea wn solo recinto varias manilestactones de tuna misma faceta del conocimiento hu ‘mano. Hasta nuestros dias leyan las ex- posiciones universales, a las que el paso del tiempo ha dotado cle nuevos contcni- dos, y es ya en cl siglo XX cuando se ‘empieza a erear toda una teoria sobre la organizaci6n de exposiciones. En este sentido podemos partir de la Exposicién de Artes Decarativas celebra- ddaen Paris, en 1925, en la que se utiliza ‘como montaje un sistema a base de pane les y soportes, hoy muy difundido y de plena actualidad. Un poco mas adelante, ‘en 1951, el Festival de Bretafa contribu- ‘yO decisivamente al desarrallo de las tée- niicas expositivas, pudiéndo equipararse a Ja ruptura que supuso la Expasicién Uni- versal de 1851 respecto a las convencio- rales muestras de gabincte celebradas hasta entonces, La realizaci6n de grandes exposiciones en a década de 1970 y 1980 ha censolida- do el camino de la exposicién como ma- nifestaci6a artistica y acto conmemorati- vo, haciéndose cada vez mis ereciente la demanda y el interés por cl estudio de las \onicas expositivas, aplicadas desde pers- pectivas concretas y realistas, El interés ‘que despierta Ia posibilidad de ver agra: padas y dentro de un contexto diferente piiezas que de otra manera permanecerian en sus Muscos ¢ Instituciones de origen, have que sv organizacién tenga una gran aceplacién como parte de la oferta cultu ral de nuestra sociedad, en laque una gran parte del tiempo de ocio se invierte en este lipo de actividades, 16 pos de exposiciones Las exposiciones se pueden clasificar desde muchos y variados puntos do vista todos vidos. No obstante aqui las vamos 44 agrupar segin los siguientes criterios (M. Hall) Por el tiempo de permanencia = Permanentes Diseadas para el lugar que las piezas van a ocupar con cardeter definitive, estas exposiciones deben ajustarse a la esencia de Ia propia pieza, a la linea argumental en la que estén insertas, a la finalidad para Ja que se exponen y al propio recinto expositivo que las albergue. - Temporales Son aquettas coneebidas para un Gnico espacio expositivo y para un tiempo me- dio de uno a seis meses, muchas veces condicionado por la dificultad de los prés- tamos y la fragilidad de las piezas. Sin embargo y aunque el tiempo de perma- rnencia las diferencia de las anteriores, requieren casiel mismo esfuerzoa la hora | de concebir un disefo adecuado, unas Sptimas condiciones medioambientales y de seguridad, y una uilizacién de mate- Tlales que garanticen la integridad de las ‘obras en todos los aspectos, Iinerantes Tienen la finalidad de ser exhibidas en varias sedes expositivas. El tiempo medio de exposicidn varfa de uno a tres meses, ependiendo de factores tales como la demanda de publico, 1a finalidad de la cexposicion, ete. El cémputa total de a itinerancia depende del tipo de obras que se exponen, desde dos o tes lugares, a un ndmero mis el que el tipo de obras que viajen sean lo ‘menos susceptibles a las eambios de todo tipo que conlleva el traslado y montaje continuado de obras, do, peso esto obliga Por la forma de la exposicién: = Temdticas Disefadas al amparo de un hilo Aargumental, estas exposiciones se desa- rollan igual que un guidn, con un princi pio y un fin, con compartimentos estancos ‘en algunos casos y siempre con unnexo, un leit motiv que da forma a toda la exposi- ign, Suelen llevar encardinadas referen- cias hist6ricas, culturales y sociales. - Atendticas No muy habituales, se limitan a mostrar tun numero de obras en las que se omiten datos referenciales, dejando ast al espec- tador la labor de improvisar ante sus pro- pias sensaciones. Serian, por ejemplo, las instalaciones, los museos a aie libro o las obras de arte introducidas en el entorna turbano sin puntos ni claves de referencia. Por la participacién del puiblico: + Pasivas De cardcter convencional. son aquetlas enlas que el visitante es un mero especta- dor de Ia exposicién, El publico puede mirar y observar, aprender y sacar sus propias conclusiones segin sus conoci- rmientos 0 el cardcier de la exposicién, pero hay claramente dos partes diferen- ciadas y no interrelacionables: el especta- dor y la obra. = Interactivas El visitante no es un mero espectader, sino que puede relacionarse con el entor- ” no que recrea la exposici6n, con las obras | que se muestran, Hay una relacién biunivoca, Es ef e8s0 de las actuals ex- roticiones de los Muscos de Ciencia y Tecnologia y de los Parques Temiticos Este sistema tambign se aplica en exposi- ciones convencionales, a través de orée nadores en tos que cl visitante puede acceder a un tipo de informaci6n quem se encuontra expuesta junto a las obra Por supuesto qu la exposicisn de piczas originales impide este tipo de relic, pero se pueden crear réplicas de las piezas colocadas in stu, para mostrar, por poner un ejemplo, como se trabsjaba en los alfares, como se miniaban los Cédices 0 como se uliizahan las primeras impeen- tas on el siglo XVI. Por el contenido: Retrospectivas Dedicadas, por lo general, a grandes periodos de la Historia. Pueden servienos. de ejemplo codas las exposiciones refer das a las grandes civilizaciones @ las dedicadas a grandes hechos histéricos, como el descubrimicnto de América, el Legado Andalusf 0 el Camino de Santia- 0. El mismo criterio so puede aplicar a las dedicadas a grandes periodos de 1a Historia del Ante, y en general a todas aquellas que buceando en el pasado se ‘acercan hasta nuestros dias, Diddcticas A priori. el término puede resultar equi- | voco, ya que todas las exposiciones se | hacen con el fin ée ensefiar y divulgar unos conocimientas, pero se entiende por cexposicién didéctica, aquella de bajo cos- te econdmico que por exigir menos requi- MUSEOS, ARQUITECTURA, ARTE, LOS CONOCIMIENTOS TEC sitos de conservacin puede ser concebi- da para un largo periodo ée tiempo y frecuentemente con cardcter itinerante. Suelen ser exposiciones paneladas a base de Fotografias y gréficos con un plantea- riento muy genérico. Sin embargo, es evidente que todas y cada una de estas definisiones 0 son cexeluyentes, por el contario se apoyan y complementan. Son en definitiva varia- bles de un mismo tema: una exposicién puede ser temética, pero apoyarse en ele- mentos interactivos, y puede ser concebi- da como temporal y no tiene por qué renunciar a su cardcter didéctico. Las posibilidades son miltiples y es la reali- dad Ia que viene a corroborar estos presu- puestos. (M. Hall) El equipo de profesionales En este capftulo se va a abordar ta coordinacién de exposiciones, intentan- do plasmar todos y cada uno de los aspec- tes que llevan a la consecucién de un proyecto, desde que éste no es mis que tuna idea en Ia mente de un especialist hasta que el pablico accede a un recinto cn el que dicho proyecto se ha materiali- zado, leniendo coma vehiculo de expre- si6n una serie de objetos generalmente de cardcter artistico. Hablar de organizacién de exposicio- nes es hablar de un equipo de profesiona- les que van a desarrollar su cometido de ‘una forma sincronizada, donde la colabo- racign entre especialistas y téenicos es un factor primordial para que el dia de ta inauguracién seal colofén de un trabajo bien hecho y por ende una jornada sin contratiempos. En un lenguaje llano po- drfamos decir que una cxposicién es como tun gran rompecabezas en el que al final ‘eben encajar todas las piezas. Segiin el tipo de exposicién, el equipo bumano es més 0 menos amplio, y en aquellas ocasiones en que un museo orga nice sus propias exposiciones puede con- tar con personal de su mismo depart mento. Por el contrario cuando hablamos de una institueign que organiza exposi- ciones con abras de otras entidades, bien sean privadas ¢ piblicas, siempre se ne- cesita contar con un equipo bisico com- puesto de un comisario, un coordinador, un disefador y un editor Comisario Es el especialista sobre cuya investiga cidn y estudio elegidos va a versar Ia exposicidn, Su actuacidn avala el proyee to durante toda su realizacién, y su pare- cer serd consuliado, segsin las fases, por coordinadates, disefiadores y editores, El ‘téemino comisario puede resultar equivo- coal traducitse a otras idiomas, donde se ‘equipara con curator (en inglés), curafore (¢n italiano), etc, conservador de muscos, aunque es obvio que puede darse el caso de ambas funciones en una misma persona Coordinador Bs el enico de exposiciones que desa- srollard la relacién con las instituciones prestadoras, y serviré de nexo entre los diferentes integrantes del equipo, reali ‘zando un calendario de trabajo y ocupsin- dose de que se cumplan todos los tiempos. La organizacidn de exposiciones: Coordinacion y difusion Disefiador Es el profesional encargado del disefio y direceién del moniaje. Su labor consiste en interpretar cl contenido de Ia exposi cidn de acuerdo con las directrices det comisario que siempre deberdn ser coin- cidentes con los intereses y puntos de vista de la institucién organizadora. Su telacién con el coordinador al igual que con el resto del equipo serd estrecha, Editor ‘Se ocuparé, con cardcter general, de {odo Jo relativo a las publicaciones que ‘genere la exposicién. El disefio debers ‘mantener una unidad con el resto de la cexpasicién, por lo que de nuevo se hace patente Ia estrecha colaboracién que debe existir con los otros profesionates. Este conjunto multidisciplinar debe fun- cionar como una vnidad, manteniendo una perfecta comunicacidn, creando un verdadero equipo, que evidentemente ira amplisndose a medida que avanca la ex- posicidn, y van entrando nuevos profesio- rales cuyo trabajo siempre pivatard sobre estos cuatro pilares. Coordinacién Comisario Presentacién del proyecto y seleccién de obra Como hemos visto, 1a concepcién de Ia exposicién parte del comisario, un espe: cialista que presenta un primer proyecto, 1% Este anteproyecto tiene que tener una introduccién histérica que sitde cronolé- gicamente Ia exposicién, una delimita cién conceptual, una Iinea documental clara, y una primera seleccidn de piezas {que den apoyo y argumento ala idea. Esta seleccidn previa debe ser realista, para To que ha tenido que haber un contacto con los posibles prestadores, cercio: Handose de que las piezas estin donde los libros las sitiian, y realizindose una labor de investigacién con anteriori- dad. La informacién tiene que ser veraz Aunque esto no se considera un acerca- ‘miento oficial, allana el camino a la enti- dad organizadora cuando esta empiece su labor. Sirva como ejemplo que si se orga niza una exposicién sobre El Greco y se pretende contar con El Entierro de! Con de Orgaz las posibilidades de éxito par cen escasas, El mismo ejemplo valdria para un sinfin de obras emblematicas per lenecientes a instituciones y museos que nunea aprobarfan el traslado de este Lipo de obras, Una vez aprobada Ia idea, el comisario debe entregar con el proyecto definitive, la relacién de obras a exponer, perfecta mente identificadas con el fin de evitar ‘demoras y confusiones: autor, titulo, alo, \éonica, medidas y signatura, ésto dltimo requisito esencial, si se trata de libros o documentos, El comisario en su labor previa de docu- mentacién y luego durante todo el tiempo que dure el proyecto puede verse ayudado or una o varias personas, que en calidad de equipo cientifico o comisarios #écni- cos, redondeen el perfil de la exposicin MUSEOS, ARQUITECTURA, ARTE. ¥ Tedacten los textos y fichas necesarios para la exposicién y el catslogo, La figura del comisario es uno de los puntales de la exposicid, pues aunque el coordinador se ocupa de los aspectos tée~ nicos, su parecer sera requerido en Io {ocante a la relacién de piezas, posible cambio o reduccisn de las mismas, aseso Tamiento al dischador quién plasmard y respetard la nea argumental del prayec= to de acuerdo con la agrupacién temtica dada por éste, seguimiento y ordenacién de las publicaciones, trato con el editor, asistencia a la rueda de prensa, dispo- nibilidad ante los medios de comunica- cidn, ete Funciones del Comisario Exposicion «= Investigacién previa y presentacién de un anteproyecto, - Presentacidn de! proyecto definitive, Seleccién y localizacién de piezas, = Contacto inicial con los prestadores potenciales, - Toma de contacto con el equipe: mo- os de actuacién y previsisn de plazas, Entrega del material al coordinador. + Estudio del proyecto con el disefador y director de montaje. - Asistencia y asesoramiento al coordi nador. + Asistencia y asesoramiento al ddisefiador en las funciones que a éste compete. = Redaccién de pancles y fichas expli- ccativas para el montaje. Supervisién del Asesoramiento durante el montaje de las obras. LOS CONOCIMIENTOS TECNICOS Redacein del texto de prensa. + Asistencia el dfa de inauguracion a las personalidades pertinentes + Asistencia a los medias de comunica- cidn durante todo el tiempo que dure la oxposicién Publicaciones + Definicién de las caracteristicas de ceatilogo y otras publicaciones. = Colaboracién y trata con el editor. Seleccisin y contacto previo con los articulistas - Presentacién de sus propios textos. + Supervisin y correccién do prucbas, Coordinador Peticién de obras, Condiciones de préstamo. Fornuarios Este capitulo esta orientada muy espe- cialmente a las funciones del coordina- dor, ya que el presente libro recoge cada una de las facetas de Ia organizacién y montaje de exposiciones desde el punto de vista del profesional de referencia Pero el coordinador, haciendo honor a su nombre, es ef que encardina todos los clementos, pues al ocuparse de gestionar cl préstamo de las piezas, entra en contac: toon todos les profesionales que progre- sivamente tendrén que it haciéndose car- 0 de ellas, in ocasiones ~y cuando la exposicién se organiza desde un museo~ se cuenta con los profesionales del propio departa mento: técnicos y conservadores que pue- den ejercer de coordinadores. Sila enver- gadura de Ia exposicién lo aconseja se pueden contratar los servicios de un pro- fesional independiente (free-lance). Cuan- do se organiza desde una entidad que no tiene colecciones propias, como son los departamentos de Bellas Artes de todas las modalidades de Administracién Po- bliea, o bien de entidades privadas, et ‘eoordinador es lo que llamamos un técni> ‘co de exposiciones. El coordinador de exposiciones es un \enico y no un especiatista y por tanto no ‘es necesario que a priori tenga un conoci- rmiento profundo del tema sobre el que va a tratar In exposicién; no obstante, y por la intertelaci6n de éstas éreas profesiona- les, sfes frecuente encontrar téenicos de exposiciones provenientes de todas las reas de las Bellas Artes, Jo que ayuda a ahondar en el proyecto con mas facilidad, pues entender el porgué de una exposi- ign estrecha Ia relacién que debe esta blecerse con el comisario. El coordinador no tiene que conocer cexhaustivamente las facetas de los otros profesionales del equipo, sin embargo si tiene que tener ciertos canocimientos es- peelficos sobre disefio, montaje, trans- portes, aduanas, seguros,editoriales, pren sa y publicidad, ya que sera el nexo de unin entre la entidad organizadora y el resto de profesionales implicados en el proyecto, El coordinador gestiona 1a in formacién recibida Puesta en marcha la exposieién, se ela- bora una lista con la informacién entroga a por el comisario en la que figuren entidad prestadora y piezas de cada una de elas debidamente identificadas, segtin hemos visto con anterioridad. Se cursa la peticién a los posibles prestadores y en esa peticién deben figurar los datos rela a La organizaciOn de exposiciones: Coordinacién y difusion tivos ala exposicién, contextoen el que se tealiza, motivo que justifique la soliciud de Ia pieza, duracién aproximada de la muestra sino se tiene todavia fecha de Jnauguracién y clausura, y especificacién dde que se asumen los gastos que pueda generar el préstamo si asf fuere. También debe informarse de la elaboracién del caté logo, y de los colaboradores con los que se venta, haciendo especial mencién al baga- {ey wayectoria intelectual y profesional del comisario o comisarios de la muestra Junto 2 la carta de peticién se envia un formulario u hoja de préstamo que cada entidad organizadora tiene indivi- dualizada para su uso, mandéndose un formulario por cada una de las obras pe- didas en préstamo, Normalmente, estos formularios constan de dos partes, en una de las cuales figuran datos relativos a Ia entidad receptora, a la entidad prestado- ra, y ala propia exposicién, y en la otra, datos relativos a la pieza, informacion técnica, condiciones de manipulacién y twansporte, condiciones durante 1a expo: sivién, valor para el seguro, permiso para fotografiar la pieza, etc. Se cumplimenta con todos los datos que se conozcan, dejando al prestador el resto. Este docu- mento una vez devuelto por Ia institucién prestadora, ya firmado y sellado, tiene cardcter vineulante y la entidad receptora tiene que respetar las especificaciones que contenga. Si no hay acuerdo hay que contactar para buscar una posible solu cign, Habitualmente, estos formularios se envian por triplicado: uno para el presta- dor, y dos para Ia entidad organizadora; deestos dos, uno serd para la compania de transportes que en su dfa realice el tras- MUSEOS, ARQUITECTURA, ARTE. LO: Indo, En muchas casos el prestador envia su vez su propio formulario y condicio- nes o normativa de préstamo de la institu ci6n, que cl prestatario devuelve firma- das y que tiene también cardcter de acuer- do vinculante entre las partes. Junto a esta informacisn conviene man- dar una folocopia de Ia picza que facilite Ia identificaciOn del préstamo, También es imprescindible Ia claboracin de un informe con las condiciones medioam bientales (iluminacién, temperatura, hu- smedad) y de seguridad (intrusidn c incen- dio) de Ia sede expositiva, debiéndose incluir un plano de la sala Si estuviera prevista la edici6n de un ceatélogo y con el fin de ganar tiempo se dobe pedir un ckthacrome de las piczas sefialadas (9x14 6 12x18 cm es la medida ‘ptima}. En algunos casos, cl museo 0 instituci6n lo proporciona gratuitamente, yen ott0s el Servicio Fotogrético realiza, la fotografia bajo pago de su import. Muchos Servicios Fotogrificos en gran- des museos tanto espatioles como extran- jetas, el Museo de! Prado, el Museo Na- ccional Centro de Arte Reina Sofia, el British Museum, la Tate Gallery, el Me- tropolitan Museum of Art, el Modern Art Museum y tantos otros, realizan los raba- jos previo pago, envianda una factura proforma; al recibir miltiples peticiones puede demorarse la entiega y retrasar los planes de edicién si no se tramitan con antelacidn suficiente, por lo que es un plazo importante a tener en cuenta Por ultimo, puede haber prestadores, ppequefios muses, instituciones depen- dientes de la Iglesia, coleccionistas pri vados, etc. que no cuenten con medios )S CONOCIMIENTOS TECNICOS \éenicos ni econ luna vez oblenida una respuest val préstamo, un fotégrafo debe despla- zarse al lugar para tomar la fotografia, Cuando hay muchos prestadores convie~ ‘ne coordinar el trabajo por sreas geogrs- ficas teniendo en cuenta la dificultad que ‘muchas veces encuentran estos profesio- rales cuando legan a lugares que se ha- lan corrados, como alejadas parroguias con dias espectficas de culto, 0 museos privados con horarios atfpicos, etc. Una vex. acordados estos aspectos telefénica- mente, hay que enviar una carta al prestar dor informando del nombre del fot6grafo, que se presentard debidamente acredita- do por el organismo organizador en la fecha y hora convenidas, jens, en cuyo caso y afiemati- Funciones del coordinador Exposicion Gestién de préstamos; contacto y co rrespondencia con las instituciones codentes, Reunién de ls informacién necesaria para embalaje, transporte y seguro. «= Recopilacin y control de la documen- taciGn pertinente: seguimienta de éedenes ‘ministeriales, permisos de exportacién, in formes de conservacién, actas de entrega y devolucisn y centficados de seguros. = Recopilacién y entrega de datos al Gisehador y su equipo. = Coordinacién de los planes de trans- porte: asistencia a los correos. = Coordinacidn y contacto con restaura- dores y conservadores. ~ Supervisién del movimiento de obra y ‘manipulacidn correcta en el embalaje y desembalaje, montaje y desmontaje. La organizacidn de exposiciones: Coordinacidn y difusidn = Control en el cumplimieato de las con- diciones medioambientales y de seguridad. + Asistencia al disefiador en la revisién de textos, cartelas y otros elementos ged ficos del monte, ~ Elaboracién de la lista de invitados. ‘Actos protocolarios. = Reunién del material para Jos medios ormativos: textos y Fotografias «= Preparacién de la campatia publicitara. = Coordinacién y supervisién del des- montaje y devolucisn de piezas Publicaciones = Coordinacién de la obtencién de foto- sraffas para el catélogo. =Coordinaci6n del equipo catalogratico: telacin con colaboradores y articulistas, = Recopilacién del material editorial = Colaboracién con el disefiador del catdlogo, ~ Asistencia al comisario en la revisi¢n de textos y fichas. ~Blaboracién de las paginas de eréditos. =Colaboracién en la correccién de prue- bas y revisién de la maqueta del eatélogo. En lineas sucesivas se irdn desarrollan- do aquellos conceptos que no han sido twatados en profundidad en éste primer = apartado, que esta dedicado bisicamente la petici6n de obras y obtencién del material catalogréfico Disefiador Diseio y direccién de montaje Simulténeaments al envio de la peti- cin oficial de piezas, hay que contratar un disefiador que plasme en el espacio fisico elegido la idea que se quiere desa- a trollar. Como es sabido, el espacio expositive puede adoptar muy diferentes formas y, en algunos casos, el disefio debe cefirse al entorno, tales el caso de expo: siviones montadas en catedrales © monas. trios, castllos © palacios, espacios pre concebidos que imponen de antemano ciertos condicionantes no solo estéticos sino técnicos. El comisario de Ia exposicién debe ex: plicar las lineas maestras por las que debe disourrir la exposicién, y es el disefador cl encargado de traducir a un espacio real To que se quiere expresar, Por supuesto {que las interpretaciones son casi infinitas pues depende del enfoque del equipo de disefadores y de la aceptacién por parte del comisario y de la entidad organizado- ra, El visitante debe salir con la idea de {que ha asistido a un acto con un principio un fin, es decir ls piezas seleceionadas conforman un discurso narrativo y el di- seo debe potenciar y explicar esa narra cin. El disefio debe ser moderado, nunca debe tapar el protagonismo de las piezas, ni se debe caer en plantcamientos mega: I6manos que aculten el valor de las obras, sactificando éstas a principios estéticos o meramente personalista. El asesoramiento al diseBador es funda- mental, pues aunque hay montajes de complejidad variable, el disefiador debe Hegar a entender con profundidad el sen- Lido de la exposicidn, con el fin de no caer fen incoherencias argumentales, En este sentido, las exposiciones teméticas de ceardcter histérico que abarcan diferentes ‘reas, supone un planteamiento diferente a colgar sobre unos muros limpios la obra de un autor contemporinco, ~ MUSEOS, ARQUITECTURA, ARTE, LOS CONOCIMIENTOS TECNICOS En cualquier caso, el discfiador debe disponer de la lista de obras con el mayor némero de datos disponible en esos pri- ‘meros momentos. Esa lista debe ser pro- porcionada por el coordinador. En un tiempo fijado se entrega un anteproyecto del diseflo con una ubicacién aproximada de las piezas. Segdin el tipo de exposicién es aconsejable una pequefia maqueta que ilustre algiin elemento referencial de la ‘muestra: por ejemplo, si se quiere montar ‘una exposicién sobre arte japonés y se desea recrear un templo sintofsta 0 una casa de té, una maqueta de estas construc- ciones puede indicar sila idea de diseno se ajusta 0 no a lo requerido. Por otra parte, conviene individualizar cada pro- yeeto para no caer en un estereotipo de disefio. También hay que proporcionar un plano detallado de la sala, pues aunque ‘uno de los primeras pasos del diseRiador es conocer in situ el lugar de la exposi ida, el informe con las caracteristicas {écnicas det recinto expositivo sera punto de referencia de toda el montaje. El coordinador debe estar en permanen te contacto con el equipa de disefio.en esta fase de la exposicisn pues hay un sinfin de cuestiones puramente wenicas que van surgiendo, y él es quien recopila Ia infor- macién recibida sobre las piezas, las con- diciones de temperatura y humedad re- querida por las obras, las condiciones impuestas por los prestadores sobre el ‘modo de exponer la obra, ete. Estos datos tienen que ser aportados al diseRador con la mayor puntualidad posible para que el profesional cuente con ellos a ta hora de AiseRiar el proyecto y tenga que hacer los ‘menores cambios pesibles sobre Ia idea 6 original. No obstante, el discfo al igual que [a exposicisn, es algo vivo que se va perfeccionando y modelando a medida que avanza todo el proceso. Todos las profesionales implicados tienen que tener [a habilidad suficiente para asimilar los ‘cambios y una cierta capacidad de impro- visacién, que no debe confundirse en nin- gdn momento con falta de profesionalidad fo de rigor. Montaje de la exposicion La instituci6n organizadora tiene que contratar los servicios de una empresa de montaje, ala que se le adjudicard el trabs- Jo sobre la base de un detallado pliego de condiciones entregado por el disefador, y fen donde figuran exhaustivamente ele mentos, materiales y plazos, La fase del moniaje tiene claramente {dos partes: Ia primera, mientras se levanta, yy acondiciona la estructura que va a aco- er Ia exposicién, y la segunda, cuando Tinaliza éstay se puede empezar a colocar las obras. EI montaje, que se desarrolla sobre los planos det disefiador, debe ser realizado bajo la atenta supervisién de este, quién estard en contacto con el encargado de la ‘empresa de montaje, realizando adapta clones y solventando dudas. El disefo {que se realiza sobre el papel suele tener ppequefias variaciones a medida que se va ‘materializando y no es mas que el sfntoma de que una exposicidn es un proyecto que nace vivo y como tal es susceptible de cambio. Todo esto forma parte de la labor creativa del disehador, erquitecto en mu hos casos, interioristas en otros, que van La organizaci6n de exposiciones: Coordinac aportando soluciones a medida que sur {gen cuestiones. En esta parte el disefiador puede requerir el parecer del comisario, aunque donde realmente éste se hace im= prescindible es en la segunda parte del montaje, cuando se procede a instalar las piezas. Aseguracién y contingencias de riesgo Requisito fundamental en la coordina ‘i6n de exposiciones es la tramitacién de 4os seguros. Con una correcta actuacién se evitan posibles contratiempos. Los seguros de exposiciones se rigen por la Ley 50/1980 de ocho de octubre de Contrato de Seguro y la Ley 30/1995 de 8 4e noviembre de Ordenacién y Supervi sibn de los Seguros Privados. Existen lo que se Hamar: Condiciones generales, afines a toda clase de seguros de las que hay que desta- car los siguientes términos: ‘Tomador del seguro: es quien ha solici- tado y contratado la péliza; en este casola institueién organizadors. Asegurado: aquf las diferentes insticu- ciones piblicas o privadas que prestaa la obra, Beneficiario: es quién percibe la posi- ble compensacién econémica. Péliza:es el documento que acredita las partes, recogiendo los datos necesarios para la suscripeién del contrat. Condiciones especificas: varia segin cada modalidad de seguro Condiciones particulares: recogen las condiciones coneretas de cada caso, anu: lando todas las condiciones generales y ‘especfficas que puedan contravenitlas, 8s in y difusion En Ia hoja de préstamo que se envia al prestador, se incluye un apartado que co- rresponde alla valoracién de la pieza. Con todas las valoraciones se debe realizar una lista de obras con una tasacién ajusta dda yrealista, ya qué en caso de siniestro la compafia aseguradora indemnizard por cel valor actual que el perito designe, valor gue debe coincidir con el dado por el propietario, aunque en ocasiones y err6- reamente se tiende a abultar estas valora- ciones, con fo que solo se cansigue incre mentar la prima del seguro, y no la de la posible compensacién econémica En la relaci6n que se envia ala compa: ‘fe aseguradora debe figurar, junto con los datos identificativos de cada pieza y de cada prestador 0 beneficiario, el lugar ela exposici6n, el itinerario de transpor- te previsto, y las fechas de cobertura, especificande los dias de transporte, ma- nipulacién y exhibicién, Asi también se enviaré un plano y un informe de las salas con las condiciones medioambientales temperatura y humedad- y de seguridad robo ¢ incendio, tipo de alarma, conexién con la policia, ete.- En las llamadas cldusulas particulares de a péliza, (se emite una sola péliza, pero tantos certificados como beneficia ros), deben figurar la siguiente informa- Ambito de cobertura: Durante las ope- raciones de embalaje, desembalaje y ma- nipelacién, durante la carga y descarga, durante el transcurso del visje 0 durante las pernoctas que se vea obligado a hacer cl camién por condiciones de horario © itinerario, asi como la estancia en la pro- pia sede expositiva, Esta modalidad des- MUSEOS, ARQUITECTURA, AR’ de que la pieza sale hasta que vuelve a su lugar de origen, es la formula denomina- a clavo clavo. Riesgos cubiertos: La cobertura queda acogida a las lamadas.cldusulas ingle- sas: Institute Cargo Clause (A), Institute War Clause (CARGO), e Institute Strikes Clauses (CARGO), que se aplica al medio de transporte de que se trate, ‘También se incluye la lamada eldusula de demérito on la que se garantiza el pago de la depreciacisn que, a consecuencia de tun siniestro cubierto, pueda sufrir una pieza, siempre que la. suma de la repara- cién de la pieza y de In depreciacisn suftida no supere el valor total del objeto asegurado. En el caso de siniestro do una © varias piezas que pertenezcan a una coleccién completa, y si no se hace cons. lar el valor del descabalamiento, es decir si no se tasa la posible depreciacign de la coleccién en su conjunto, la compania aseguradora s6lo indemnizard por el va. Jor real del dafio causado a cada pieza, independientemente del valor que como coleccién pueda alcanzar. Cléusula de subrogacién: La empresa {e seguros asume Ia subrogacin de todos los derechos del asegurado contra terce- ros causantes de siniestro, con la excep- ci6n de sus organizadores, wransportistas, embaladores, etc. contra las que renuncia 1 ojercer cualquier tipo de derecho con la excepcién de aquellos casos en los que el siniesiro se deba a negligencia grave 0 conducta dolosa de cualquiera de estas personas. Se da por supuesto que toda a manipulacién de las obras, como el traslado de las mismas realizadas por cualquier medio de transporte, recae on 1E, LOS CONOCIMIENTOS TECNICC empresas con material y personal espe- cializado, Cléusula de riesgos extraordinarios: Si se desea hay que especificar su inclusién y cubre daiios causados por fenémenos naturales tales como terremotos, inunda- clones; asf como actos vandilicos, sabo- tajes, atentados, ete El eertificado del seguro debe estar en poder del propietario de Ia obra antes de que ésta sea retirada por la empresa de transporte, con el fin de que pueda estu- diarlo y pedir informacisn afadida sobre la cobertura. A su vez el coordinador eeniregard al transportista una copia de dicho cestiicado cuando vaya a retirar la obra, En algunos casos el propietario pue- 4de imponer su propia compaffa asegura dora, en cuyo caso la insttucién recepto- ta de las obras tiene Ia obligacién de aceptar y tramitar la poliza; es el caso de algunas instituciones como Ia Biblioteca Nacional de Parts, por ejemplo, que tiene sus seguros concertados con una compa fifa francesa muy conocida, Una vez més se hace patente la importancia de estable cer plazos y cumplirlos, pues es necesario realizar el pago de Ia prima antes de que la pieza salga de su lugar de origen y los tramites de pago al extranjero desde orga nismos oficiales suele llevar un cierto tiempo que hay que caleular con antela ién, En caso de siniestro ocurrido durante la recogida o la exhibicién de la obra, hay que dar parte inmediato y por escrito al Propietario y a la compaifa aseguradora, enn plazo méximo de siete dias, envian- do un informe en ol que se especifiquen los hechos y la magnitud de los datos. 6 La organizuciin de exposiciones: Coordinacion y difusion La obra no debe ser manipulada o res- taurada sin permiso escrito del prestador, Obtenido el permiso del propictario, y si el dafio es pequefo, se envia un prosu- Puesto de la restauracién a la compasifa aseguradora, quien debe dar el visto bue- fo y correr con los gastos. Cuando el siniestro es de mayor envergadura hay {que enviar un informe més exhaustive de los dafos. Se nombra un perito por parte de Ia aseguradora y otro por parte del tomador del seguro, que deben llegar a un acuerdo. Cuando éste no se produce, des: pués de posteriores mediaciones cabe impugnacién ante Juez de Primera Instan- cia, en un plazo de treinta dias para la aseguradora y de ciento ochenta para el asegurado. (Cuando Ie obra se restituye al propicta rio, hay que desembalarla en su presencia con el fin de ver si ha suftide algin eterioro en la manipulacién y transporte de recogida, en cuyo caso se levanta acta de los dafios y se procede como hemos visto anteriormente, sélo que esta vex es el propietario quien se pone en contacto con los organizadores, Es importante mencionar que existe la Iamada “Garantia del Estado para obras de interés cultural", seguro que cubre el Estado evitindose asf el pago a las com- pabifas privadas, asumido que los seguros fen las exposiciones es una de las partidas de mayor cuantta, mientras que con ca: cter general las reclamaciones y datos suelen ser pequefis, En Espana Ja Garantia del Estado para Obras de Interés Cultural (Indemnity) se rige por la Ley 16/1985 de 25 de junio, del Patrimonio Histérico Espafol y por el 7 Real Decreto 1680/1991, de 15 de no- viembre que desarrolla la disposicién adicional novena y que regula la Garantia el Estado para Obras de Interés Cultural Los ssolicitantes de esta Garantéa del Estado serdn Museos, Bibliotecas 0 Ar chivos de titularidad publica o privada, que vayan a exhibir temporal o defini- tivamente, obras de relevante interés cultural Muchos paises lo tienen titulo indivi- dual y esté en estudio del Comité de Cultura del Consejo de Europa Ia posibi lidad y conveniencia de un sistema de garantfa del Estado general para toda Europa, Transporte de las obras EI transporte es una de las fases més delicadas de todo el montaje de exposi- ciones, pues junto con el montaje y de: montaje es el momento de manipulacién de las piezas, de ahi la importancia de elegir a profesionales solvent: do nunca una de las partidas en las que se deba recortar gastos, De hecho, los prestadores suelen exigir conocer el nombre de la empresa con antelacién a la aceptaci6n de la salida de las obras algo similar ocurre con las compaiias e seguros, uno de cuyos Factores de valoracién al calcular la prima es qué la empresa cuente con el personal y Ia Mlota adecuadas. Cuando el coordinador ha recibido los formularios de préstamo, en los que vie- nen detalladas las medidas de las piezas, el tipo de embalaje necesario, y el trata: miento especifico segin materiales, la MUSEOS, ARQUITECTURA, ARTE. LOS CONOCIMIENTOS TE SNICOS in de exposiciones: Courdinactén ¥ difisicn instiucién organizadora redacta un plie go donde se especifican las condiciones requeridas, con el fin de adjudicar Ia realizacién de los embalajes y posterior Uuansporte. Es importante informar sobre ol lugar exacto de localizac piczas, la accesibilidad de edificios y salas, si las obras necesitan alguna ma- uinaria especial por su peso 6 sus dimen siones, sla obra lleva acompatiante ete para que las empresas puedan hacer un presupuesto realista Se necesita un e balaje previo con el que Algunos muses ¢ nstituciones tienen sus 1 adecuar al propias lama y condiciones de la picza, en lugar de hacer uno nuevo. En casi todas las ocasiones la empresa designada reali za una queva medicién in situ antes de fabricar los embalajes, con lo que el coor- dinador informard a los prestadores de cual es la empresa adjudicataria, y a la de quignes son los contactos en las instituciones cedentes. Existe la posi- bilidad de que la empresa de transportes Alguile sus propios embalajes, pues hay cjas especiales adaptables a todo tipo de sgn material y tamafio, aunque solo las empresas muy especializadas dis- ponen de ellos dado su elevado coste Observamos que deen cumplirse los plazos establecidos para se pieaas listas para su traslado pero sin cembalaje, 0 piczastrasladadas a la sata de jones cuando el montaje no estilo sas, que prefic obra s tar encontrar sufi las, Para ello y con tiempo, la empresa de lransportes cantacta con Jos prestadores lemente avanzada para colocar- para iniciar la recogida, con los que ajys. 88 ‘ard dfa y hora aproximada, El coordinador Abe tener una copia del plan de transporte previsto, pues debe estar en la sala para receptionar Ia lleg Elie que llevar una e de las obras mnsportista que recoge la obra tiene del centifieado del seguro, asi como la acreditacién oaera de recepeidn y entvega de Ia entidad organi- zadora firmada por el responsable del departamento de Exposiciones o Bellas artes correspondiente, y un albarin de recepeidn de su propia empresa. Es muy importante que v ficado para evitar demoras 0 malent ya debidamente identi= di- dos, sobre todo en aquellos casos de pres: tadares particulares. El prestador firma cl entregué que acredita que la obra ha salido de su domicilio. En ocasiones y si el prestador Io decide, se levanta acta del estado de la obra, que es realizada por el conservador de mu! os euando se trata de estas instituciones, Hay que tener en cuenta que cuando los prestadores son instituciones oficiales, y aunque la institucién organizadora tam bin lo sea, tienen que tramitar los permi s0$ de Salida de obta con los organismas de los que dependen, bien sean de la Administracién Estatal, Autonémica, Local o Eclesisstica (ordenes ministeria- les, deeretos, avtoriaaciones, etc.) Cuando por causa imprevi cn Ia entrega de obra o por cuestiones horarias, el camién tenga que pemoctar antes de haber hecho la oi dicigirse a los cvarteles de la Guardia Civil que se encuentren ta, Aungue se ocupe la empresa de ga, debe Uransportes, el coerdinador debe conocer 1060s los cambios y notificarlo a Ia em- sari de obras: Carga weg del i facondicionanient jac en el ve nt {USEOS, ARQUITECTURA, ARTE. LOS CONOCIM presa de seguros, que dee tener conoci- miento de ello, ‘Tanto para traslados en territorio nacio- nal o en paises curopeos cercanos, el sistema de transporte que se recomienda es el terrestre, ya que conlleva menos riesgos y supone menor manipulacién al cefectuarse una sola carga y descarga por {rayecto, lo que no ocurre cuando hay que escargarlas en los acropuertas para su posterior paletizacién y nueva carga en bodega, sin contar con el tiempo deseablemente carto pero inevitable, que las cajas permanecen a cielo descubier, mientras esperan turno y son subidas al avin, Régimen aduanero Hay que diferenciar entre pafses de la CEE, y terceros paises, que son los del resto del mundo, ya que las nuevas leyes comunitarias anulan las fronteras entre los pafses miembros desde el 1 de enero de 1993, Existen varias posibilidades: 1. Que la institucién organizadora trai 8 obras pertenecientes a colecciones ox: tranjeras, es decir que importe obras tem: poralmente, Si se importa temporalmente de un pafs comunitario, las gestiones las realiza Ja compania de transporte en conexisn con el corresponsal en su pais de origen. No pasan aduana. St es transporte terres- tre el camién va directamente al museo 0 sala, y si logan por aviéa, realizado el conocimiento aéreo se llevan las obras al lugar de la exposicidn, donde se procede a su apertura sin mas trémite. 0 TOS TECNICOS + Si se importan de un tercer pais se solicita mediante escrito al Administea dor de la Aduana correspondiente, fa im- portacién de las obras, pidiéndole que cexima de la presentacisn del aval del 7 % det valor decarado, en aquellos ¢asos en que el organizadar es un organismo ofi- cial, ya que se compromete a recxportar las obras en su totatidad al finalizar ta exposicidn y sogiin la lista presentada. La peticidn debe ir firmada por el respons: ble de la institucién organizadora y debe Incluir una valorsci6n individualizada de las piczas, Al ser declaradas obras de arte, se per- mite la apertura de cajas en el propio recinto expositivo, (régimen de precin- 40), por Io que un funcionaria de la Direc cin General de Aduanas (OTEGA) des plazado alla tal efecto, levanta acta de lo {que se ha importado, que debe coincidir con Ia lista presentada pot la empresa de transpories, Estas obras deben ser reex- portadas al final de la exposiciGn y la lista de entrada debe coincidir con la de salida, pues de otra forma se estarfa cometiendo una importacién legal 2, Que la institucisn organizadora leve la exposicion fuera del pafs, 0 bien que ‘una institucin eedente participe con sus piezas en una exposicién organizada des- de una institucién extranjera, es decir que realice una exportacid temporal de obra Todas las obras que salen de Espafa, independientemente del pais que tengan por destino, deben pasar la Junta de Cali Ficacién, Valoracién y Exporiacién de Bienes del Patrimonio Histérico Espafel, dependiente del ministerio que en ese ‘momento tenga asumnidas las competen- La organizacién de exposiciones: Coordinacisn y difusin cias de Cultura. Todas las obras de misde cien afios, pertenezcan a organismos instiucionales 0 no, pasan por la Junta las piezas de menos de cien afios pertene- cientes a instituciones piblicas, también Para el resto es suficiente con el certifica- do que ésta otorga. Algunas Comunida- ddes Aul6nomas otorgan una autorizacién previa expedida por la Junta de Exporta- cign de la comunidad de referencia, como es el caso de la Generalitat de Catalufa, Los requisitos exigidos son: dos foto- araffas, es si se requiere permiso auto- ‘némico, de cada pieza debidamente iden- lificada y el informe favorable del res- ponsable de las obras en cada institucién ‘cedente. El coordinador debe ocuparse de teeabar éstos informes y la empresa de transporte se ocupa de remitirlos a la Junta, - Si se exporia temporalmente a un pais de la. CEE las gestiones de salida las realiza la compania de transporte, pero Jas obras no pasan aduana, + Sise exporta temporalmente aun ercer pais se necesita Licencia de Exportacién ‘expedida por el Ministerio de Economia y Hacienda ealizéndose eldespachode Adua- nas, terresre 0 areo segin la aduana elegi- da en el momento de la salida, Escolia y Policia Judicial La custodia de obras de arte durante su transporte viene regulada por O.M. de 23 de abril de 1997, por Ia que se concretan determinados aspectos en materia de em- presas de seguridad, en cumplimiento de la Ley y el Reglamento de Seguridad Privada, a Con carécter general se regula la obli- gatoriedad de realizar el transporte en vehiculos blindados, cuando el valor de Jo transportado exceda de veinticinco mi liones de pesetas. Asf también se regula el traslado de obras, cuyo valor exceda de los cuatrocientos millones de pese- las, comunicdndose a las dependencias de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, No obstante Ia normativa de seguridad privada permite al Ministerio de Educe: cin y Cultura en atencién a los antece- denies y circunstancias que se den en relacidn alas piezas objeto del transporte, una libertad de accién que va desde con- tratar empresas de seguridad privadas, ‘encomendar esta misién a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado 0 reali- zar el transporte ala propia conveniencia del museo 0 institucién de referencia, es decir, sin necesidad de recurrir a medidas de proteccién regladas. En la préctica diaria cuando el valor de las obras lo requiera y estas pertenezcan a museos y organismos estatales, secontacta con la Policia Judicial que se encargard de escoltar las obras en territerio nacional Con antelacién la institucién organizado- 1a contacta con la Comisaria General de Seguridad Ciudadana enviindole infor- ‘macién sobre las piezas que conforman la exposicién, asf como sobre Ia empresa que vo a realizar el transporte, fechas previstas y tayectos a realizar Cuando Ia obra viaje por carretera y tenga que salir del territorio espafiol por- ue Ia exposicién se realiza fuera, la Po- licfa Judicial da aviso a la Interpol de las rutas y horarios de contacto con el fin de MUSEOS, ARQUITECTURA, ART fealizar los relevos. La empresa de trans- porte coordina estos aspecios, pero la peticién oficial debe partir del organismo organizador. ‘También puede darse el caso inverso, Aue los préstamos procedan del extranje- ro, en euyo caso se realiza la misma labor pero empezando por las policias extranje- ras con quienes contactan los correspon: sales de la compafifa de transporte en el pals de origen, Montaje de las obras EI momenta del montaje es uno de los amis gratficantes de esta profesisn, pues ela materalizacin del proyecto, cuan do se pueden ver de cerca las obras que hasta entonces solo tenfan forma en cl papel, en fotos, cartas o conversaciones con los prestadores. Qué duda cabe que el piblico que va aver las obras en su lugar Gefinitivo también sale saisfecho, pero ok proceso de ir colocando las obras pieaa a pieza, ver como toma forma, eémo se van completando las partes de ese rodo que es Ia exposicié, jsttica sobradamente las dificultades y contratiempos por los que en ocasiones, hay que pasar hasta el mis mmo dia de la inauguescién, ‘A medida que van llegando las piczas, y antes de la apertura de cajas, éstas se almacenan en un recinto que redna las adecuadas condiciones climsticas y de seguridad, pues es obvio que todas tas cajas no se pueden abrir simulténeamente y aunque hay previsto un plan de apertu- Fa, las piezas deben permanecer almace nadasen un lugar éptimo. Una vez que las cajas se van abriendo y se sacan las piczas 2 LOS CONOCIMIENTOS TECNICOS hhay que cerrarlas inmediatamente y reli= rarlas donde no estorben Si no hubiera sitio para su almacenaje en el recinto cexpositivo, la empresa de transporte las puede guardar en sus almacenes hasta el ‘momento del reembalaje. Segiin de donde procedan las obras conviene esperar al ‘menos veinticuatro horas para la apertura de cajas con el fin de que se aclimaten al cambio. Lo mismo debe hacerse a Ia de- volucién de las piezas En ocasiones, cuando son piezas peque- jas como objetos, libros, documentos, etc. que deban ir en vitrina o que requie- ran un montaje especial in sin, bay que tener en cuenta que si las piezas vienen acompanadas de correos que desean pre- senciar la colocacién de la obra en el que serd su lugar de exhibicidn, todas no se pueden colocar a la vez, por lo que se ita un plan de coordinacién entre la empresa de transporte, la empresa de montaje, el coordinador y el disefiader, conel fin de ircotrando vitrinas 9 seccio- nes de una forma sucesiva, Hay que pro- curar que las piezas que requieran simila- res condiciones de humedad y temperatu- ra se agrupen en las mismas vitrinas para racionalizar Ios costes, sin que sufra el concepto de la exposicién, respetindose las exigencias expresas de los prestadores y acordandose las més adecuadas cuando estos no hayan hecho ninguna mencién en sus formularios de préstamo, Durante el montaje, el comisatio debe estar presente y colaborarcon el disefiado. El coordinador es pieza clave en esta etapa, pues es el encargado de recepcionar Ja obra al transportista, de recibir y aten {der a fos correos silos hubiera y de orga- La orga nizar el desembalaje en coordinacién con dl disefiador, ya que hay elementos de rmontaje que por fuerza hay que dejar para cl final, ales como Ia adaptacién de so- ‘porte yplintos, lacolocacisn de cartelas, Ia fijacién de textos y paneles, etc ‘Sega hemos comentado anteriormen- le, hay que asumir los imprevistos: es posible que una pieza falle en el ditimo ‘momento 0 que una entrega se realice con posterioridad al plazo fijado porque un avin demore su salida o un cami6n haya tenido que cambiar de ruta por causas propias o ajenas. En estos casos es labor del coordinador, en colaboracién con diseBadores y montadores, 1a readapts- ‘in de los planes previstos. Correos Las entidades cedentes pueden pedir que un miembro de su departamento, un cconservador, un restaurador © un téenico de exposiciones acompaiie la obra en su desplazamiento, y esté presente en el momento del desembalaje y_ montaje Estamos hablando de la figura del correo, Estos desplazamientos, previstos desde el primer momento en la coordinacién, recaen en Ia empresa de transportes, que se ocupa de los traslados y atencién al correo hasta su Hlegada a Ia sede de Ia exposicién, pero los contactos previos han sido hechos por cl coordinador. ya {que es en la correspondencia con las ins- ‘ituciones prestadoras donde se fijan es- tas condiciones, Una lista de los correas, las posibles fechas de estancia y demds datos se entre- ‘gan a Ia empresa de transporte una vex ‘on de exposiciones: Coordinacién y difusion ajustadas Tas fechas de montaje. En cuan- to alos dfas de estancia depende, por una parte, del numero de obras que haya que ‘montar y, por otra, del lugar de proceden- cia, En cuanto a los préstamos que vienen del extranjero suelen concertarse dos no: ches y tres dias para Europa y cinco no: ches y eis dias para vuelos interoceénicos y con el resto del mundo. Las dietas percibidas por dia vienen estipuladas anualmente en el BOE. Al hablar de las tareas de un correo hay que distinguir muy bien cuando se acom: paia la obra dentro 0 fuera del pais, aun: ‘gue, evidentemente hay una parte que coin cide, como es la apertura de cajas y todos las pasos posteriores hasta que la obra queda instalada en su lugar definitivo, Segin el tipo de exposicién, sil trans: porte no entrafla un riesgo especial y cuando el correo viaja dentro del propio pats, lo habitual es que se viaje por medio independiente al que transporta la obra Megando al lugar de la exposicién directa ‘mente, y siendo la empresa de transporte quién se ocupa de los tramites de los billetes y reservas de hotel, asf como dela entrega de la dieta correspondiente segin los dias estipuladas. Hay que matizar siel tipo de transporte utlizado para las obras es terrestre 0 aéreo: en ocasiones, cuando Ia obras especialmente valiosa y el trans porte es terrestre, se puede acompafar Ia obra en la cabina del conductor. No obs- tante, en los casos de instituciones cedentes del propio pais, la solicitud de correo se debe mds a Ia exigencia de presenciar el desembalaje y montaje que ‘la de acompafar Ia obra en el trayecto, yaque la empresa de transporte y laescol- ee eee MUSEOS, ARQUITECTURA, ARTE, LOS CONOCIMIENTOS TECNICOS ta con la que se cuenta garantiza razona- blemente la integridad de las obras ‘Cuando se recibe un correo que viene del extranjero varia un poco el procedi- miento, déndose varias posibilidades: 1. Que la obra lloguo par carretera y ol ‘correo Ilegue por avid, en cuyo caso se espera a que llegue el correo para la apertura de cajas, 2. Que la obra Ilegue por carretera y el correo decida viajar en un coche detris del camidn,o bien, en algunos casos, en la propia cabina del camién, 3. Que la obra viaje por aviga y al ser un objeto de pequeio tamafo, viaje junto al correo en cabina de pasajero ocupando el asiento contiguo, abonindose medio bi ete 0 exira seat. Aunque no es habitual, sila pieza fuera muy valiosa puede llevar- se en un maletin que vaya conveniente. mente sujeto por una pequefia cadena ana de las mufiecas del correo para evitar posi bes robos. En estos casos, al descender del avin y realizados los trimites aduaneros fen los que son siempre asistidos por la empresa de transporte, los correos son cescoltados por agentes de la Policia Judicial hhasta el lugar de la exposicién. 4. Que la obra viaje en In bodega del avign y el correo en cabina, En estas casos, el correo en su pais de origen ha visto montar las eajas en las palés, ano- tando su numero, cercioréndose de que no se mezelan con otra carga y, si asf fuera, que el resto de 1a carga sea seca (dry cargo). Sino fuera posible, parque segun el pais no sehha dado permiso para acceder 8 pistas, hay que saber que éstaes funcién {el corresponsal de la compania de trans- portes en quien se delega. Normalmente 9 el permiso para acceder & pistas lo tramita la empresa de transportes, pero es Ia ins- litucidn cedente en su pais de origen y la Institucién organizadara on su propio pais, quién realiza la peticién. Al descender Ia carga del avién, Ia operacign se realiza a la inversa, y realizados los trémites adua. neros se carga en el camin hasta el lugar de la exposicidn. La policia escoltard la obra si asf se hubiera solicitado, También Ia institucién organizadora puede Ilevar ta exposiciéa a una sede fextranjera. En ese caso habrd muchos prestadores que delegarsn sus piezas en aguella persona que designe el organiza- Gor. Pues bien, el correo que viaja al extranjero debe ser una persona cualifica da en éste trabajo, capaz de resolver con- teatiempos y con carécter para tomar de. cisiones 2 miles de kilémetros de su pais y de sus jefes inmediatas, que conozca la ‘obra que acompafia, asi como el sistema aduanero y con conocimiento de idioma, pues aunque el corresponsal de la empre- sade transporte estd para solucionar posi bles contratiempos, no se esti exento de hhuelgas, cambio en los horarios, sustitu- cin de aviones con la consiguiente alte- racidn de la capacidad de carga, etc. El correo debe saber que segtin a que paises viaje, se puede encontrar con diferentes formas de trabajo, y saber adaptarse es importante para realizar su labor satis- factoriamente, Conservadores y restauradores En ef momento del desembalaje de las obras deben estar presentes, aparte del \Wenico de exposiciones, el comisarie y el La organizacton de exposiciones: Coordinacién y difusion isefiador, un'conservador y/o, en su de fecto, un restaurador, que levanien acta del estado de la obra. En el caso de que haya correo que supervise la legada de las obras, se intercambian informes con las anotaciones de ambos especialistas, informes que se cotejarén a vérmino de la exposicién cuando cl correo regrese a recoger la obra, Con el fin de que la reatizacién de los informes de los restauradores no dilate innecesariamente la apertura de cajas y fon ello el montaje, deben tener en su poder con antelacién una lista de obras on los datos conocidos, y, es recomends- ble una fotocopia en color para anotar sobre ella las posibles incidencias, El coordinador se ocupa de convocar a estos profesionales y de que reciban la infor: ‘macién técnica de las piezas, Conviene no olvidar que hay conservadores y restauradores especializadas por mate- ras: pinura, papel, tejidos, ceramica, etc, Eilos son los que velardn por que se cum- plan las condiciones de luz, temperatura y hhumedad, exigidos por los prestadores Su labor no acaba en los dias de montaje pues van anotando periédicamente la si- lwacién estable de las obras, o bien las variaciones si las hubiera. En los infor- mes debe reflejarse con detalle todas las incidencias que presente 1a obra, sean antiguas o recientes, si salié asf de origen © se han producido durante el traslado. Puede darse el caso de que las obras traigan algin pequefio dafio que no impi da la exposicin, pero si este se ageavara durante cl periodo expositive, hay que ar parte al prestador, que dard permiso para. una posible intervencién 0 solicitari 95 la retirada de la pieza. El coordinador Permanece en contacto con conservado- "86 y restauradores durante todo el tiempo que dure Ia exposicién, Condiciones de conservacién y seguridad Cuando una institucién decide organi- Zar una exposicidn, es porque la sala 0 salas con las que cuenta reGnen todas las condiciones para que las obras a custodiar durante el perfodo expositivo se encuen- tren on un estado dptimo de conservacisn y seguridad, En el estudio que se haga al efecto debe Agora: 1. Informacién sobre las instalaciones estindar del edificio, el disefo y earacte- Histicas técnicas de las éreas de exposi- ida, asf como de las estancias anexas que ueden ser utilizadas como sala de alma cenaje 0 zona de carga y descarga, espe- cificacion de accesos, ascensores y mon- lacargas en uso, etc 2. Informacién sobre el sistema de cli- ‘matizacién y control medioambiental, es- Pecificando fos aparatos de medicién y con- twol de humedad y temperatura con los que se cuenta, tanto instalados en el propio edificio como exentos, y los medios hum fos adscritos a su control y supervisiGn, De entrada, Ia sala tiene que tener unas condiciones ambientales que puedan ser controladas mediante medios artficiales, para lo que existen sistemas mas 0 menos sofisticados que miden la humedad relati- vay la temperatura. Segdn los materiales ‘8 exponer, las condiciones pueden variar, Pero hay un rango medio establecido en- NTERAG APAITITCOCTIRA ART MUSEOS, ARQUITECTURA, ARTE. Lt tre 45°/SS°HR para la humedad relativa y 18°720°C para la temperatura En cuanto a fa iluminacisn, se aconseja prescindir de la luz natural dada la difi ‘cultad de controlar los planos de exposi cia que inciden sobre las obras, prefi- riéndose la luz artificial, més fécil de edie eviténdose los rayos ultravioletas sobre los abjetos y, en el caso de vitrinas controlando que Ia luz no haga subit la temperatura por encima de los limites establecidos. Dependiendo de los mate: riales, la luz debe ser frfa. Los limites cestablecidos van desde un maximo de 50 luxes para papel, grabados y fotografias ‘en color, tejidos, etc, 150-200 luxes para ‘leas, lacas,.marfiles, grabados y foto: grafias en blanco y negro cic. hasta los 300 luxes para piedra, porcelana, cersmi eas, cristal y olros objetos de baja sensi bilidad a ta luz, 3, Informacién sobre el sistema de vigi- lancia y seguridad. especificando los sis- temas del edificio y de la sala, instalacién de alarmas conectadas con la noticia, me- dios humanos disponibles a este efecto, control de entrada y salida de obras, con- trol del personal fijo 6 eventual que se da cita en la sala, conttol de visitantes, con: signas etc. asf como el sistema existente de proteccién y lucha contra incendios, Una copia de este informe junto con el plano de la saln seré enviada a los prestadores, asf como a la compaifa ase guradora. Desmontaje y devolucién de obras Al finalizar la exposicién se procede a su devolucién, siguiendo el proceso ins § CONOCIMIENTOS TECNICOS versa que nos ha traido hasta aqur. Es decir, de nuevo el coordinador ha convo ceado a conservadores, restauradores y ccorreos que vendrin a levantar acta del estado de las obras antes de su reembalaje ¥ transporte para su posterior entrega. Si cxisten varios correos, hay que establecer su Hlegaoa de forma Idgica en todo caso, pero mis si se tata de piezas que van en Vitrina, con el objeto de ao tener que abrirlas hasta que se pucdan vaciar com. pletamente, De nueva, se cotejan informes {y sina hay ninguna incidencia se procede a su devolucisn. El proceso de solicitud de escolta se realiza igual que a la vonida, La empresa de transporte cntrega Tas piicuas a los prestadores, que le firmarén el conforme en el acta de devolucién Estas actas y las del propio transportista son enviadas a Ia institucién organizado- ra, que s6lo ast tendri constancia de que la obra ha sido devuelta, Si ésta tuviera que entregarse en un domicilio diferente al de la ecogida, tiene que sera miento escrito del propio prestador. .queri- El editor y las publicaciones Con motivo de una exposicién se edita con eardeter general, catilogo, Folleto de mano y uno o das modelos de cartcles anunciadores. Carélogo Desde el momento que se concibe una cexposicién, Ia confeccién de un catdlogo ‘5 fundamental, ples es Jo que respalda la muestra, constituye un apoyo razonado de la misma y, una vex que ésta ha termi- La organizacién de exposiciones: Coordinacion y difusion nado, conforma la memoria histériea de las actividades del organismo organiza- dor, a la vez que permite que todo el trabajo previo de investigacién perdure. Un catélogo riguroso engrosa las biblio- tecas partculares de las personas que lo adquieren, pera también, lo mds impor tant, los fondos bibliogréficos de todas lasinsttuciones relacionadas con el ema Por esto el catilogo debe refljar la ‘exposicin de referencia, pero también se pueden ampliar tangencialmente muchos aspectas del tema sobre el que vers, y es ‘una ocasién para conseguir que especia- listas de materias afines se unan bajo 1a direcci6n del comisario 0 director del proyecto. Qué dda eabe que la realiza- cidn de una buena publicacin ~tanto de contenido come de forma- depende de un cierto presupuesto, pero es evidente que bien con produeciones propias o entrando en coediciones, las insttuciones vienen eaidando este capitulo, pues son cons- cientes de que es una inversiéa que se revaloriza en el tiempo. Es eneste punto donde entraen juego] editor, el cuarto pilar de la exposicién, Segin se apuntaba en las primeraslineas En ocasiones, es la propia editorial quien disefa la magueta de la publicacién si- uiendo as directrices de comisario, pero en otras lo hace un disefador indepen- diente, Cuando es la misma persona o equipo quienes se ocupan de disefar 1a ‘exposicién,laconjunciénes perfecta, pues In unicidad de ambos proyectos estéase- gureda, Es interesante y muy recomends- ble que si hay elementos graficos que identfiquen laexposici6n, estos sean tam- bign ulizados en el catélogo y en todas las publicaciones que difundan la exposi- cién, E] editor realiza el catélogo, pero primero hay que estudiar qué tipo de publicacién se desea y, cuando se tiene ajustado el contenido, se contacta con la editorial. Hay que decidir el nimero de paginas, su gramaje, el color, el tipo de pastas, si va a llevar guardas de cortesia Va tirada, ete, es decir, todos las caracte risticas t€cnicas Desde el punto de vista del contenido y con cardcter general, un catélogo debe contar can un estudio amplio del comisa- rio, varios articulos eseritos por especia- listas tratados desde diferentes dngulos y, por Ultimo, la catalogacién de las obras ‘que realmente se encuentren expuestas Estas tltimas deben de ir documentadas ‘con una ficha en la que conste un comen: tario explicativo de cada pieza asi como titulo de Ia obra, autoria sila hubiera, ao, \éenica, medidas e institucién o coleccién de procedencia. En la redaccién de estas fichas que puede ser mis o menos exten sa, segtin el tipo de obra y Ios elementos que se quicran resaltar, puede participar el equipo cientifico 6 ayudantes del com sario, al que se hacta referencia en éstas primeras paginas. Una vez decidido el contenido del caté ogo, el coordinador de la exposici6n debe cocuparse de recopilar todo este material ue posteriormente se entregaré a la edi- torial. Debe contactar con los colabors- dores, a los que se envia por escrito las referencias técnicas de su articulo: tama- fio del texto y nimero medio de ilustra- cones; estas suelen ser aportadas normal- mente por el propio especialista. En el caso de que se decida lo contrario, los articulistas envian una lista de Tos ttulos de las obras que desean para sus ilustra- ciones y el coordinader se ocupa de con- seguirlos (bien a través de alguiler en archives fotograficos o bien contratando tun fot6grafo a tal efecto), y evitando en todo caso que las fotos elegidas se repitan cn los articulos, caso frecuente cuando Jos trabajos tratan sobre temas similares @ de caricter general, Cuando hay colabo raciones extranjeras, los articulos deben de ontregarse ya traducidos a la editorial 1y¢6 una partida del presupuesto del cati- logo con la que hay que contar. En cuanto {las ilustraciones, no de los artéeulos sino de las obras que se piden en préstamo, ya hemos visto cémo se han obtenido y reco- pilado desde el primer momento en que se decide realizar un catilogo y se solic lan conjuntamente con {a pieza. Con parte de la informacidn disponible, el disefiador dol catélogo, bien sea inde- pendiente o bien pertenezca ala editorial, debe presentar la maqueta del proyecto para que los organizadores den su aproba- ign © introduzean Tas variaciones que cerean oportunas, A estas reuniones deben acudir, con cardcter general, todos los ‘componenics del equipo de la exposicién, es decir comisario, coordinador, diseta- dor, editor y responsables de la institu cin organizadora Con todo el material entregado se debe hhacer un seguimiento, ya que aunque el comisario debe de supervisar el eatélogo, cada articulista debe corregir las prime: ras y sogundas pruebas. Es importante el cumplimiento de los plazas impuestos para que la odicién esté a tiempo, es decir uunos dias antes de la inauguracidn. Lo 8 TOURIST ARGUITRCTURA. ARTE. LOS CONOCIMIENTOS TECNICOS «que si se puede y debe dejar para el final son las Hamadas paginas de crédito, not malmente primeras paginas. Junto a las presentaciones oficiales de los organi zadores de 1a exposicién debe haber tuna o varias paginas en las que figuren los Comités de Honor, Cienitico y Téc- nico, asi como el agradecimiento a to- das [as instituciones prestadoras de las obras. Estas paginas son importantes, pues cn ellas se da publica reconoci- ‘mignto a todas las personas y organismos {que estan dotrés dela organizacidn de una cexposicién. En cuanto ala tirada media de ejempla- res depende en parte del contenido de la exposicidn, pues hay muestras pensadas para un gran piblico y otras mas minori- tatias; una media de dos mil ejemplares es habitual, aunque en los casos de coedicién con editoriales, al abaratarse costes el ‘numero de la irada se puede incrementar. En algunos casos este tipo de publicaci6n cesta menos de lo que vale, pues si la institucién organizadora no tiene dnimo {de lucro prefiere abaratarel eatdlogo asu- ‘miendo Ia diferencia como un concepto de gasto més. La importancia de una correcta difue sion de las publicaciones, depende de los ccanales de distribucién de la editorial. Es importante que durante el perfodo de Ia exposicién haya catélogos disponibles, por lo que el coordinadar debe tener con acto con los encargados del punto de venta y con 1 editorial Las entidades prestadaras tienen dere cho a recibir varios ejemplares del catilo- 0 editado can motivo de la muestra. En ‘acasiones los muscos ¢ instituciones im- La organizacién de exposiciones: Coordinacion y difustén ponen un mimero determinado para su biblioteca. El envio depende de la impor lancia de! préstamo, También comisario, equipo cientfico, coordinadory diseRador tienen opcién a un ndmero variable de ejemplares segin el criterio establecido por la entidad organizadora. Una carta de agradecimiento a cada institucién cedente junto a los catslogos establecidos, yun dossier de toda Ia in- formacién recogida en prensa sobre 1a cexposicién, se considera de obligado cum- plimiento, Folleto de mano y tipticos Acompatiando al catalogo suele editar- se un folleto de mano, pequesia explica- cidn que contiene un breve resumen de la exposicién y que ayuda a comprender el bilo argumental, las areas teméticas en las que est separada, etc. Al igual que el resto de los elementos que ilustran la muestra debe tener una unidad grafica Los folletos son més amplios que los Uuipticos en fos que no cabe mas que una breve sinopsis, y se pueden incluir datos comoconferencias, mesasredondas y toda clase de actividades paralelas relaciona- das bien con Ia exposicién, bien con el programa de actividades de la insttucién de referencia, Como estas Folletos suelen tener un carécter eminentemente précti- 0, conviene incluir teléfono de informa- ida, Rorario de salas, atenciGn a grupos y colegios si lo hubiera, medios de wans- porte pablico, etc. Al cumplir una misién

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