PROYECTO COL 99/030

MANUAL DE INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Regalas directas y compensaciones y asignaciones del Fondo Nacional de Regalas

Abril de 2008

CONTENIDO

1. GENERALIDADES.......................................................................................................... 5
1.1 OBJETIVOS DE LA INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA...................................................8

1.1.1 1.1.2

Objetivos generales ......................................................................................................................8 Objetivos especficos ....................................................................................................................9

Regalas Directas y Compensaciones ......................................................................................................................................9 Asignaciones provenientes del Fondo Nacional de Regalas y de aquellos recursos que se encuentran en calidad de depsito en el mismo......11

1.2

ALCANCE DE LA INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ................................................... 12

1.2.1 1.2.2 1.2.3

1.3

Alcance de la interventora administrativa y financiera de acuerdo a la fuente de los recursos. 13 Alcance de interventora administrativa y financiera segn periodo.......................................... 15 Otros Alcances de la Interventora Administrativa y Financiera................................................ 15

FACULTADES QUE RESPALDAN LA LABOR DEL INTERVENTOR ............................................................ 16

1.4 DIFERENCIAS ENTRE LA INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA A PROYECTOS FINANCIADOS CON RECURSOS DE REGALAS Y LA INTERVENTORA TCNICA............................................... 17

2. MAPA INSTITUCIONAL Y MARCO NORMATIVO ................................................ 18

2.1 2.2 MAPA INSTITUCIONAL ....................................................................................................................... 19 MARCO NORMATIVO ..........................................................................................................................24

3. ACTIVIDADES DE INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA A REGALAS DIRECTAS, COMPENSACIONES Y REGALAS INDIRECTAS ............. 30
3.1 METODOLOGA DE TRABAJO .................................................................................................................. 31 3.2 REGALAS DIRECTAS Y COMPENSACIONES. ............................................................................................33

3.2.1 3.2.2 3.2.3

Protocolo de presentacin del interventor administrativo y financiero ......................................35 Recoleccin y anlisis de informacin general de la entidad beneficiaria .................................37 Giros ...........................................................................................................................................43

3.2.2.1 Informacin Entidades Territoriales Beneficiarias ........................................................................................................38 3.2.2.2 Informacin de Giros............................................................................................................................................42 3.2.3.1 Objetivo..............................................................................................................................................................43 3.2.3.2 Descripcin ........................................................................................................................................................43 3.2.3.3 Instituciones Involucradas ......................................................................................................................................44 3.2.3.4 Procedimiento......................................................................................................................................................44 3.2.3.4.1 Recoleccin y revisin de giros destinados a la entidad. ..................................................................................44 3.2.3.4.2 Verificacin de giros en cuenta nica .............................................................................................................53 3.2.3.4.3 Situaciones especiales.....................................................................................................................................56

3.2.4

Plan de desarrollo .......................................................................................................................58

3.2.4.1 Objetivo..............................................................................................................................................................58 3.2.4.2 Descripcin .........................................................................................................................................................58 3.2.4.3 Instituciones Involucradas .......................................................................................................................................59 3.2.4.4 Procedimiento ......................................................................................................................................................59 2

3.2.4.4.1 Recoleccin de informacin, Revisin de las estrategias, programas y subprogramas del Plan de Desarrollo y Plan Plurianual de Inversiones .................................................................................................................60 3.2.4.4.2 Recoleccin de informacin y Revisin del Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI).........................60 3.2.4.4.3 Recoleccin de informacin y Revisin de Proyectos en Banco de Proyectos ..........................................61 3.2.4.4.4 Recoleccin de informacin, Revisin, Anlisis y Asesora de destinacin especfica de los recursos de regalas.....................................................................................................................................................62

3.2.5

Presupuesto ................................................................................................................................64

3.2.5.1 Objetivo..............................................................................................................................................................64 3.2.5.2 Descripcin .........................................................................................................................................................64 3.2.5.3 Instituciones Involucradas .......................................................................................................................................65 3.2.5.4 Procedimiento ......................................................................................................................................................65 3.2.5.4.1Presupuesto de ingresos.............................................................................................................................65 3.2.5.4.2 Presupuesto de gastos...............................................................................................................................72

3.2.6 Seguimiento administrativo y financiero de programas, proyectos contratos, gastos y otras inversiones financiados con recursos de regalas y compensaciones ....................................................76
3.2.6.1 Objetivo..............................................................................................................................................................76 3.2.6.2 Descripcin .........................................................................................................................................................76 3.2.6.3 Instituciones Involucradas .......................................................................................................................................76 3.2.6.4 Procedimiento.......................................................................................................................................................76 3.2.6.4.1 Relacin de contratos asociados a la ejecucin de proyectos......................................................................77 3.2.6.4.2 Revisin de proceso precontractual..........................................................................................................78 3.2.6.4.3 Revisin de proceso contractual................................................................................................................90 3.2.6.4.4 Visitas de Interventora.............................................................................................................................95 3.2.6.4.5 Revisin de proceso postcontractual .........................................................................................................96 3.2.6.4.6 Distribucin de uso de recursos................................................................................................................99 3.2.6.4.7 Evaluacin Socioeconmica de Proyectos...............................................................................................106 3.2.6.4.8 Interventora Simplificada de Contratos ..................................................................................................107

3.2.7

Anlisis y Conciliacin de ejecucin presupuestal durante la vigencia objeto de interventora ... .................................................................................................................................................. 109

3.2.7.1 Objetivo............................................................................................................................................................109 3.2.7.2 Descripcin .......................................................................................................................................................109 3.2.7.3 Instituciones Involucradas .....................................................................................................................................109 3.2.7.4 Procedimiento ....................................................................................................................................................109 3.2.7.4.1 Anlisis y conciliacin de ejecucin de ingresos.......................................................................................110 3.2.7.4.2 Anlisis y conciliacin de ejecucin de gastos..........................................................................................111 3.2.7.4.3 Manejo de la cuenta nica.......................................................................................................................111 3.2.7.4.4 Distribucin y uso de recursos de una vigencia de interventora para la totalidad de entidades beneficiarias. ..............................................................................................................................................................112 3.2.7.4.5 Evaluacin Socioeconmica ...................................................................................................................113

3.2.8

Informes y Dictmenes .............................................................................................................115

3.2.8.1 Objetivo............................................................................................................................................................115 3.2.8.2 Descripcin .......................................................................................................................................................115 3.2.8.3 Instituciones Involucradas .....................................................................................................................................115 3.2.8.4 Procedimiento ....................................................................................................................................................115

3.3 REGALAS INDIRECTAS ........................................................................................................................ 122

3.3.1 Protocolo de presentacin del interventor administrativo y financiero ..................................... 137 3.3.2 Recoleccin de informacin general del proyecto y de la entidad beneficiaria........................... 139 3.3.3 Seguimiento y control al alcance del proyecto............................................................................ 140 3.3.4 Seguimiento y control a la programacin de ejecucin fsica y financiera de cada proyecto...... 142 3.3.5 Seguimiento y control administrativo.......................................................................................... 154 3.3.6 Seguimiento y control financiero................................................................................................. 156 3.3.7 Evaluacin socioeconmica y ambiental de proyectos ............................................................... 157 3.3.8 Interventora administrativa y financiera a proyectos financiados con Recursos de Escalonamiento y de los fondos especiales de Crdoba y Sucre (Recursos en Depsito) .................. 158
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3.3.9 Interventora administrativa y financiera a proyectos ejecutados por Cormagdalena financiados con recursos del Fondo Nacional de Regalas..................................................................................... 158 3.3.10 Informes y Dictmenes .............................................................................................................. 159

4. REGISTRO EN SISTEMAS DE INFORMACIN....................................................164 5. OTRAS ACTIVIDADES DE INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ...................................................................................................................168

5.1 PROGRAMACIN DE INTERVENTORA, DIAGNSTICO INICIAL Y EMPALME DE INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE REGALAS DIRECTAS Y COMPENSACIONES. ........................................ 169 5.2 SEGUIMIENTO A PLANES DE DESEMPEO ............................................................................................ 172 5.3 INTERVENTORA SIMPLIFICADA DE ENTIDADES BENEFICIARIAS DE REGALAS DIRECTAS Y COMPENSACIONES..................................................................................................................................... 174 5.4 CAPACITACIN, ASESORA, APOYO Y ASISTENCIA A ENTIDADES BENEFICIARIAS .................................. 175 5.5 ACTIVIDAD DE ACOMPAAMIENTO Y RENDICIN DE CUENTAS PBLICAS EN EL MARCO DEL PPLCC. 176 5.6 IRREGULARIDADES .............................................................................................................................. 177 5.7 OTRAS .................................................................................................................................................. 178

ANEXOS ............................................................................................................................179

1. Generalidades

De conformidad con lo previsto en los artculos 3 y 10 de la Ley 141 de 1994 y en concordancia con lo dispuesto en los Decretos 149 y 195 de 2004, 4355 de 2005 y 416 de 2007, corresponde al Departamento Nacional de Planeacin velar por la correcta utilizacin de los recursos de regalas y compensaciones, as como de las asignaciones provenientes del Fondo Nacional de Regalas. En desarrollo de dichas funciones el Departamento Nacional de Planeacin, est facultado para realizar por s mismo o a travs de personas naturales o jurdicas, interventoras administrativas y financieras a la utilizacin de los dichos recursos, efectuando para ello solicitudes de informacin y visitas de inspeccin con el fin de verificar, dentro del mbito de su competencia, la ejecucin de los recursos de regalas. Dichas visitas se llevan a cabo en los sitios donde se realizan las inversiones de recursos provenientes de regalas, en las sedes, oficinas o lugares donde funcionan las entidades beneficiarias y/o ejecutoras, as como en aquellos sitios donde operan los terceros contratados por stas para ejecutar tales recursos. El Gobierno de la Repblica de Colombia, con el fin de conformar y consolidar una organizacin especializada encargada de ejercer las funciones de control y vigilancia a la correcta utilizacin de dichos recursos implement el Proyecto PNUD1 / COL / 000011928 (COL/99/030), uno de cuyos objetivos es implementar mecanismos de interventora administrativa y financiera eficientes que garanticen el adecuado seguimiento a la ejecucin de los recursos provenientes de regalas en todo el pas y la construccin de Sistemas de Informacin que permitan llevar el registro actualizado de las labores de interventora. En desarrollo de dicho Proyecto el PNUD contrata personas jurdicas, Consorcios y Uniones Temporales, de reconocida experiencia en el mercado nacional e internacional, que tienen como caracterstica principal integrar fortalezas financieras, administrativas, y tcnicas en el seguimiento a la ejecucin de recursos pblicos, son estas las Interventoras Administrativas y Financieras. Las Interventoras Administrativas y Financieras verifican la ejecucin de recursos provenientes de regalas y, en ese objetivo deben solicitar y obtener de las entidades de carcter pblico, privado o mixto beneficiarios de los mismos; de las organizaciones autorizadas para ejecutarlos, o de cualquier persona relacionada con la ejecucin de dichos recursos, toda la informacin de carcter tcnico, administrativo, legal y financiero y en general, la necesaria para la verificacin de la correcta utilizacin de las regalas y compensaciones, as como de las asignaciones del Fondo Nacional de Regalas. Las facultades de las Interventoras Administrativas y Financieras en desarrollo de sus funciones se encuentran reglamentadas en los artculos 22 y 23 del Decreto 416 de 2007. La normatividad aplicable a la ejecucin de los recursos de regalas y compensaciones, as como de las asignaciones provenientes del Fondo Nacional de Regalas, junto con las obligaciones contractuales establecidas en los Trminos de Referencia de los respectivos procesos de seleccin adelantados por el PNUD y las potestades atribuidas en los referidos artculos del Decreto 416 de 2007, configuran el marco de accin de las Interventoras Administrativas y Financieras y, definen los productos que aqullas deben entregar en condiciones de eficiencia y eficacia. La forma y mecanismos a travs de los cuales interactan el Departamento Nacional de Planeacin y el interventor administrativo y financiero estn, igualmente, previstos en los Trminos de Referencia del Documento de Solicitud de Propuestas del respectivo proceso de seleccin y su objeto es garantizar el
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Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo

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seguimiento a la correcta utilizacin de los recursos de regalas y compensaciones en forma transparente y eficiente. El objetivo del presente manual es describir los procesos, subprocesos, actividades y tareas que debe seguir un interventor administrativo y financiero para la realizacin eficiente de las labores que involucra el control y vigilancia de la ejecucin que realizan a las entidades beneficiarias de los recursos provenientes de regalas directas y compensaciones y asignaciones del Fondo Nacional de Regalas en Colombia. El presente Manual tiene como antecedentes el Manual de Interventora Administrativa y Financiera realizado en el 2006, sobre dicho manual y teniendo en cuenta la necesidad de mejoramiento de procesos, durante las vigencias 2006 y 2007 fueron realizadas observaciones por parte de las firmas de interventora, quienes retroalimentaron el documento. En el presente manual y concientes de la necesidad de atender los requerimientos de las firmas, han sido contempladas la totalidad de las observaciones ha lugar presentadas por las firmas en vigencias anteriores. En el primer captulo del manual se exponen los objetivos de la interventora administrativa y financiera y su alcance, as como las facultades y responsabilidades a su cargo. El segundo captulo describe el mapa institucional y el marco normativo en el que debe desarrollarse la labor de interventora administrativa y financiera a la utilizacin de los recursos de regalas y compensaciones, as como de las asignaciones provenientes del Fondo Nacional de Regalas. Este captulo tiene dos objetivos primordiales, el primero es dar una lnea base normativa que el interventor administrativo y financiero debe consultar, estudiar, analizar y actualizar para la ejecucin eficiente de su labor; en segundo lugar describe un mapa institucional en el que se aclaran las relaciones interinstitucionales que conlleva la labor de interventora administrativa y financiera. El tercer captulo del manual expone la metodologa utilizada para su elaboracin, al tiempo que describe las actividades y procedimientos que el interventor administrativo y financiero debe desarrollar para el adecuado y efectivo cumplimiento de sus labores. El cuarto captulo del manual hace referencia al registro de la informacin recopilada por el interventor, de conformidad con lo previsto en los Trminos de referencia del respectivo proceso de seleccin, en los Sistemas de informacin dispuestos para el efecto por el PNUD y el Departamento Nacional de Planeacin. El captulo cinco describe otras actividades que debe realizar el interventor administrativo y financiero en relacin con la programacin de las actividades de interventora administrativa y financiera, labores de empalme, labores de capacitacin a los entes ejecutores de regalas y compensaciones y con el papel del interventor en el Programa Auditores Visibles de la Presidencia de la Repblica. El Departamento Nacional de Planeacin se reserva el derecho de modificar, aclarar, adicionar o sustituir, en cualquier momento, el presente manual, y el interventor acepta el ejercicio de esta facultad.

1.1 Objetivos de la interventora administrativa y financiera

1.1.1 Objetivos generales

La Interventora Administrativa y financiera tiene como objetivo general realizar las labores control, vigilancia y seguimiento a los recursos de regalas directas, compensaciones y del FNR2, con el fin de verificar su correcta destinacin y uso, el cumplimiento de las normas presupuestales, contables y de contratacin en la ejecucin de los mismos. Para ello, el interventor administrativo y financiero deber realizar para la totalidad de entidades beneficiarias asignadas y en los tiempos definidos para ello: Realizar interventora administrativa y financiera al uso de los recursos de regalas y compensaciones, as como de las asignaciones del Fondo Nacional de Regalas y de todos los dems recursos provenientes de regalas y compensaciones correspondientes a las vigencias y zonas geogrficas que en su defecto imparta el Departamento Nacional de Planeacin. Programar las actividades de interventora administrativa y financiera, en las entidades beneficiarias de regalas acorde a la vigencia y grupo asignado por el Departamento Nacional de Planeacin. Vigilar que los programas, proyectos, gastos e inversiones cuenten con los recursos necesarios para su total ejecucin; realizar el seguimiento de los giros de regalas, su correcta y completa incorporacin y ejecucin presupuestal y contable, el anlisis de su destinacin y tipo de gasto, el manejo de la cuenta nica y soportes de pago, y la identificacin y utilizacin de fuentes de cofinanciacin diferentes a regalas utilizadas en estos proyectos. Verificar la efectiva, correcta y oportuna incorporacin y ejecucin de los recursos de regalas en los respectivos presupuestos de las entidades beneficiarias as como su adecuada administracin y destinacin de conformidad con la normatividad vigente y aplicable. Vigilar que los programas, proyectos, gastos e inversiones financiados con regalas cuenten con los recursos necesarios para su ejecucin; realizando para el efecto seguimiento al giro de los recursos, al manejo de la cuenta nica, a la utilizacin de fuentes de cofinanciacin diferentes a regalas y al flujo de gastos. Analizar y evaluar la correcta utilizacin de los recursos de regalas y compensaciones, as como de las asignaciones del Fondo Nacional de Regalas y de todos aquellos recursos que se encuentran en calidad de depsito en el mismo y, comunicar al Departamento Nacional de Planeacin los resultados de dichas labores.

Fondo Nacional de Regalas

Evaluar la gestin y los resultados de todos los programas, proyectos, gastos e inversiones que se financian con recursos de regalas y compensaciones, as como con asignaciones provenientes del Fondo Nacional de Regalas y de aquellos recursos que se encuentren en depsito en el mismo, mediante la evaluacin socioeconmica y ambiental de los proyectos y el seguimiento al desempeo de las entidades ejecutoras. Identificar y soportar las presuntas irregularidades en que las entidades beneficiarias de recursos han podido incurrir de acuerdo con la tipificacin efectuada por el Departamento Nacional de Planeacin. Realizar todas las actividades necesarias para efectuar seguimiento, prestar asesora, capacitacin y evaluar los programas, proyectos, gastos o inversiones financiados con los recursos de regalas directas, compensaciones y asignaciones provenientes del Fondo Nacional de Regalas.

1.1.2

Objetivos especficos

Son objetivos especficos de las labores de interventora administrativa y financiera a la utilizacin de recursos de regalas directas y compensaciones; y asignaciones provenientes del Fondo Nacional de Regalas:

Regalas Directas y Compensaciones

Identificar y hacer seguimiento a la situacin general de la entidad territorial beneficiaria como ejecutora de los recursos de regalas y compensaciones; a las estrategias y programas de los respectivos planes de desarrollo; a la existencia y funcionamiento de los respectivos Bancos de proyectos; a la evolucin anual de los indicadores de coberturas, de la distribucin de los recursos de regalas y compensaciones por sector, de la deuda pblica, y de los programas de saneamiento fiscal y reestructuracin de pasivos las respectivas entidades. Realizar la programacin de las actividades de interventora administrativa y financiera de regalas directas y compensaciones acorde a los tiempos y requisitos establecidos en el presente manual. Realizar las actividades de empalme de interventora administrativa y financiera con el fin de identificar los compromisos correspondientes a la vigencia objeto de interventora y los compromisos y hallazgos que en de las entidades beneficiarias han realizado interventoras administrativas y financieras de vigencias anteriores. Realizar un Diagnstico inicial de las entidades beneficiarias de recursos de regalas y compensaciones para cada una de las vigencias objeto de interventora. Compilar y analizar la informacin general de regalas directas y compensaciones a la que refiere el presente manual de las entidades y vigencia objeto de interventora administrativa y financiera. Realizar compilacin, anlisis, seguimiento de los giros y manejo de cuenta nica por parte de las entidades beneficiarias de regalas directas y compensaciones objeto de interventora.
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Realizar permanentemente el anlisis de las inversiones temporales y el manejo de los excedentes de liquidez provenientes de recursos de regalas y compensaciones durante la vigencia objeto de interventora, e informar oportunamente al DNP. Realizar permanentemente el seguimiento a la pignoracin de recursos de regalas y compensaciones a ttulo de emprstitos de deuda pblica durante la vigencia objeto de interventora, e informar oportunamente al DNP. El Interventor deber verificar si se presentan traslados o transferencias desde o hacia la cuenta nica, sin que correspondan al normal ejercicio de pago de compromisos adquiridos o sin que la entidad beneficiaria haya explicado satisfactoriamente el motivo, e informar oportunamente al Departamento Nacional de Planeacin si se detectan tales movimientos Realizar compilacin, anlisis y seguimiento acerca de los Planes de Desarrollo, banco de proyectos, programas y proyectos de las entidades beneficiarias de regalas directas y compensaciones objeto de interventora. Realizar compilacin, anlisis y seguimiento acerca del manejo presupuestal de regalas en las entidades beneficiarias de regalas directas y compensaciones objeto de interventora. Realizar interventora administrativa y financiera a los programas, proyectos, gastos e inversiones financiados con regalas y compensaciones que reciben las entidades beneficiarias, que sean incorporados en los presupuestos de las vigencias fiscales objeto de interventora en los trminos y condiciones previstos en el presente manual. Realizar el seguimiento administrativo y financiero a programas, proyectos, gastos y otras inversiones financiados con recursos de regalas directas y compensaciones. Para ello debe realizar las visitas necesarias en la que se logre establecer la lnea base de interventora de cada proyecto, el avance financiero y administrativo del proyecto y el cumplimiento del objeto contractual. Realizar compilacin, anlisis y seguimiento acerca de la conciliacin presupuestal de recursos de regalas y compensaciones, ejecucin del presupuesto, manejo de libro de bancos y conciliacin de cuenta nica. Realizar y presentar los informes, dictmenes y productos de interventora requeridos acorde al alcance y los trminos establecidos en el presente manual. Realizar los registros, anlisis y remisin de informacin en el sistema de informacin Sistema de Informacin Auditor de Regalas (SELAR), acorde a los requerimientos del Departamento Nacional de Planeacin. Hacer seguimiento a los Planes de Desempeo de las entidades territoriales beneficiarias de regalas directas y compensaciones, y los respectivos anlisis de la ejecucin presupuestal objeto de la interventora, a fin de establecer el uso dado a los recursos por parte de las entidades territoriales beneficiarias.

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Identificar y hacer seguimiento de las entidades territoriales y sus representantes, de las irregularidades detectadas, de la situacin del ente como ejecutor, de las estrategias y programas de los respectivos planes de desarrollo.

Asignaciones provenientes del Fondo Nacional de Regalas y de aquellos recursos que se encuentran en calidad de depsito en el mismo.
Revisar el alcance y componentes de cada proyecto que se ejecute con recursos del Fondo Nacional de Regalas, Escalonamiento, del Fondo de Ahorro y Estabilizacin Petrolera FAEP provenientes del Fondo Nacional de Regalas FNR, as como con recursos que se encuentren en calidad de depsito en el Fondo Nacional de Regalas. Estudiar y Analizar los proyectos financiados o cofinanciados con recursos de regalas indirectas y asignados por el Fondo Nacional de Regalas. Realizar las visitas necesarias a fin de establecer la pertinencia del proyecto viabilizado, revisin del proceso contractual, y su correspondencia con el proyecto viabilizado y, establecer la lnea base de interventora del proyecto, as tambin el avance fsico, financiero y administrativo del proyecto y el cumplimiento del objeto contractual. Autorizar los giros y usos previa verificacin de los requisitos establecidos en las normas establecidas para los proyectos financiados con recursos del Fondo Nacional de Regalas, escalonamiento, del Fondo de Ahorro y Estabilizacin Petrolera FAEP provenientes del Fondo Nacional de Regalas FNR, as como con recursos que se encuentren en calidad de depsito en el Fondo Nacional de Regalas; todo ello acorde con la normatividad vigente y lo establecido en el presente manual. Verificar que los proyectos cuenten con los recursos necesarios para su total ejecucin y vigilar el manejo de la cuenta nica del proyecto, de los soportes de pago y de los reintegros de saldos y rendimientos que se efecten con cargo a los recursos. Vigilar que los proyectos que se ejecuten con recursos del Fondo Nacional de Regalas efectivamente se desarrollen conforme al proyecto presentado y aprobado; as como que se surtan todos los trmites administrativos y legales que implica la ejecucin de dichos recursos, y verificar a travs de visitas el avance fsico y financiero de los proyectos. Vigilar y verificar el cumplimiento de las condiciones, trminos y requisitos establecidos para el giro o autorizacin de uso de los recursos del Fondo Nacional de Regalas a las entidades ejecutoras, a quienes deber apoyar para atender oportunamente estas obligaciones. Realizar la evaluacin socioeconmica y ambiental de los proyectos ejecutados con los recursos del Fondo Nacional de Regalas, estableciendo los resultados e impacto alcanzados con ellos.

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Presentar informes de interventora administrativa y financiera de los proyectos financiados con recursos de regalas indirectas acorde a los tiempos y requisitos establecidos. Reportar las presuntas irregularidades que se presentan el manejo de recurso del Fondo Nacional de Regalas, y de las diferentes asignaciones del mismo.

1.2 Alcance de la interventora administrativa y financiera

El Decreto 416 de 2007, reglamenta las atribuciones inherentes al control y vigilancia sobre la correcta utilizacin de recursos, as tambin el alcance, facultades y objetivos de las interventora administrativa y financiera. El interventor administrativo y financiero deber verificar, analizar, conceptuar y dictaminar sobre todos los aspectos administrativos y financieros relacionados con la ejecucin de los recursos de regalas directas y compensaciones, y de regalas indirectas. Deber verificar, analizar, conceptuar y dictaminar respecto a la informacin de regalas directas y compensaciones: giros de regalas, plan de desarrollo, formulacin, viabilizacin y priorizacin de inversiones, programacin de presupuesto, anlisis a la ejecucin presupuestal a fin de determinar si el uso de los recursos se ajustan a los previsto en la Ley, aspectos administrativos y financieros en la contratacin, manejo de la cuenta nica de recursos de regalas y conciliacin de la misma, seguimiento a las entidades territoriales que se encuentren en planes de desempeo, manejo de inversiones temporales de excedentes de liquidez, irregularidades detectadas, y todos y cada uno de los aspectos descritos en el presente manual. El alcance de la interventora contempla todos y cada uno de los mecanismos que las entidades ejecutoras utilizan para invertir los recursos de regalas esto es: programas, proyectos, contratos, convenios, programas de reestructuracin financiera y de saneamiento fiscal, resoluciones, rdenes de pago, transferencias, traslados a otras entidades o dependencias, sentencias, conciliaciones u otros relacionados con la utilizacin de este tipo de recursos pblicos, as como la evaluacin de los impactos econmicos de dichas inversiones. El interventor administrativo y financiero, deber verificar, analizar, conceptuar respecto del manejo de los recursos que financian proyectos ejecutados con regalas indirectas. Esto para cada uno de los proyectos financiados con recursos del Fondo Nacional de Regalas FNR, del Fondo de Ahorro y Estabilizacin Petrolera FAEP cuyo titular es el Fondo Nacional de Regalas FNR, as como con los recursos que se encuentren en calidad de depsito en el Fondo Nacional de Regalas (Escalonamiento y Fondos Especiales de Crdoba y Sucre), que se incorporen en los presupuestos de las entidades beneficiarias correspondientes a las vigencias fiscales objeto de interventora. As tambin deber emitir autorizaciones de giro y de uso para cada uno de los casos, sujeto a las condiciones y cumplimiento de los requisitos descritos en el presente manual para ello.

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Deber verificar, analizar y conceptuar respecto de los procesos de contratacin, viabilizacin de los proyectos, manejo de la cuenta nica autorizada para la ejecucin de cada proyecto, verificar el funcionamiento y puesta en marcha de los proyecto ejecutados, realizar seguimiento administrativo y financiero al proyecto, al manejo del anticipo y a los pagos realizados en ejecucin del proyecto, reembolso de los excedentes financieros, evaluacin de los impactos econmicos y sociales de los proyectos, entre otros aspectos.

1.2.1

Alcance de la interventora administrativa y financiera de acuerdo a la fuente de los recursos.

De acuerdo con la fuente de los recursos, el interventor administrativo y financiero debe realizar para todas las entidades asignadas: Realizar interventora administrativa y financiera a la totalidad de programas, proyectos, gastos y otras inversiones financiados con recursos de regalas y compensaciones correspondientes a las vigencias fiscales asignadas por el Departamento Nacional de Planeacin. Realizar interventora administrativa y financiera a la totalidad de programas, proyectos, gastos y otras inversiones financiados con recursos reintegrados (Desahorrados) del FAEP a sus titulares, de conformidad con lo previsto en las Leyes 209 de 1995 y 781 de 2002, correspondientes a las vigencias fiscales asignadas por el Departamento Nacional de Planeacin. Realizar interventora administrativa y financiera a la totalidad de programas, proyectos, gastos y otras inversiones financiados con recursos provenientes del Fondo de Fomento del Carbn y del Fondo de Fomento a Metales Preciosos correspondientes a las vigencias fiscales asignadas por el Departamento Nacional de Planeacin. Realizar interventora administrativa y financiera a la totalidad de los programas, proyectos, gastos e inversiones ejecutados con recursos de crdito respaldados con recursos de regalas y compensaciones o atendido su servicio con dichos recursos. Realizar seguimiento y anlisis a la totalidad de los acuerdos de reestructuracin de pasivos y de los programas de saneamiento fiscal suscritos por las entidades territoriales durante la vigencia fiscal objeto de interventora administrativa y financiera o suscritos con anterioridad y que se estn ejecutando durante la vigencia, de acuerdo con lo establecido en las Leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y 358 de 2007 que involucren recursos de regalas y compensaciones. Realizar interventora administrativa y financiera a la totalidad de los recursos que financien o cofinancien programas, proyectos, gastos e inversiones en aquellos eventos en que la entidad ejecutora directa o indirectamente haga unidad de caja con todos los recursos que financien dichas inversiones y no se puedan identificar claramente los programas, proyectos, gastos y otras inversiones financiados exclusivamente con recursos de regalas y compensaciones.

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Realizar tanto para proyectos financiados o cofinanciados con recursos de regalas, seguimiento a la ejecucin de proyectos y contratos con el objeto de identificar su alcance, valor, y la informacin necesaria para efectuar la evaluacin socioeconmica del respectivo proyecto, as como para presentar el informe de cierre de vigencia Para los casos de proyectos cofinanciados el interventor administrativo y financiero no es necesario realizar seguimiento a la ejecucin presupuestal, manejo de libros, y distribucin de recursos por sector de fuentes distintas a regalas y compensaciones. Realizar interventora administrativa y financiera a la totalidad de los contratos de deuda pblica suscritos durante la vigencia fiscal objeto del respectivo contrato de interventora administrativa y financiera, o suscritos con anterioridad y que se estn ejecutando durante la vigencia, cuya fuente de pago sean recursos de regalas y compensaciones, y sobre los contratos financiados con dichos crditos. Realizar interventora administrativa y financiera a la totalidad de los contratos, transferencias y/o convenios mediante los cuales las entidades beneficiarias de recursos de regalas y compensaciones entregan a terceros dichos recursos para su administracin y ejecucin, independientemente de la naturaleza jurdica del respectivo ente administrador y del tipo de relacin jurdica trabada entre las partes. La interventora administrativa y financiera debe ejercer su labor en cada uno las entidades ejecutoras hasta verificar la plena ejecucin fsica del proyecto o donde se desarrolle el objeto de la apropiacin presupuestal. Realizar interventora administrativa y financiera a la totalidad de los proyectos financiados con asignaciones del Fondo Nacional de Regalas aprobados durante las vigencias fiscales asignadas para realizar las correspondientes labores de interventora. Realizar interventora administrativa y financiera a la totalidad de los proyectos financiados con los recursos que se encuentren en calidad de depsito en el Fondo Nacional de Regalas (escalonamiento), aprobados durante las vigencias fiscales asignadas asignadas para realizar las correspondientes labores de interventora. Realizar interventora administrativa y financiera a la totalidad de los proyectos financiados con los recursos provenientes de los Fondos Especiales de Crdoba y Sucre, correspondientes a las vigencias asignadas para realizar las correspondientes labores de interventora. Realizar interventora administrativa y financiera a la totalidad de los proyectos financiados con los recursos provenientes regalas que provienen de la explotacin de canteras y en general materiales de construccin. Realizar interventora administrativa y financiera al manejo de los excedentes de liquidez, realizados por las entidades territoriales beneficiarias de regalas y compensaciones.

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1.2.2

Alcance de interventora administrativa y financiera segn periodo.

Para efectos de la labor de interventora administrativa y financiera de regalas directas y compensaciones en una vigencia, se tienen en cuenta las inversiones cuya fecha de primer registro presupuestal corresponda a esa misma vigencia. Las inversiones a travs de los cuales se ejecutan recursos de regalas y compensaciones, que cuenten con registros presupuestales expedidos en vigencias anteriores, sus pagos corresponden a las firmas interventoras de esa vigencia, independientemente que los pagos de las reservas se hayan efectuado durante la vigencia fiscal actual. De conformidad con lo establecido en el artculo 89 del Decreto 111 de 1996 y artculo 8 de la ley 819 de 2003, la ejecucin de los recursos constituidos como reservas presupuestales por las entidades, se determinaran por la fecha de expedicin del registro presupuestal que las origin. Para proyectos aprobados con recursos de regalas indirectas, el periodo est relacionado con la vigencia de aprobacin del proyecto en el Consejo Asesor de Regalas. El Departamento Nacional de Planeacin, como rgano de ejecucin entrega toda la informacin relacionada con el proyecto aprobado al interventor administrativo y financiero a travs de comunicacin escrita. El interventor administrativo y financiero realiza la interventora a la ejecucin de los recursos hasta la finalizacin de la vigencia del periodo asignado para realizacin de la interventora. As las cosas si el Consejo Asesor de Regalas asign vigencias futuras, de acuerdo con la vigencia aprobada para ejecucin de la interventora administrativa y financiera, se realiza interventora para cada una de las vigencias por separado.

1.2.3

Otros Alcances de la Interventora Administrativa y Financiera

El interventor administrativo y financiero entregar informes al Departamento Nacional de Planeacin los cuales tendrn todos los aspectos administrativos y financieros relativos al manejo, utilizacin y ejecucin de los recursos objeto de interventora. Adicionalmente, en los informes se incluir un reporte en el que se precise la existencia o no de la interventora tcnica, el costo de dicha interventora y un anlisis de las conclusiones que present dicha interventora. Los informes debern incluir los dictmenes y conceptos de interventora acorde a lo establecido en el presente manual. Es deber del interventor administrativo y financiero informar inmediatamente al Departamento Nacional de Planeacin al momento de presentarse (interventoras en tiempo real) al ser detectadas (interventoras de vigencias anteriores), cualquier situacin irregular o anmala que se relacione con el uso y destinacin de los recursos de regalas en la zona objeto de interventora. Para ello el interventor administrativo y financiero deber realizar una programacin con los recursos suficientes que permitan establecer metas de interventora de vigencias 2007 y 2008, acorde a lo estipulado en la actividad de programacin descrita en el presente manual.

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El interventor administrativo y financiero deber preparar y suministrar la informacin necesaria para asistir a las audiencias pblicas y consejos comunales que organice el Gobierno Nacional y participar activamente en las sesiones correspondientes cuando sea requerido.

1.3 Facultades que respaldan la labor del interventor

De conformidad con lo previsto en el Decreto 416 de 2007 el interventor administrativo y financiero se encuentra facultado para solicitar la informacin de carcter tcnico, administrativo, legal, financiero y en general toda aquella que estime necesaria para verificar la correcta utilizacin de los recursos de regalas y compensaciones, as como de las asignaciones provenientes del Fondo Nacional de Regalas, fijando para ello los trminos y condiciones en que debe ser suministrada la informacin requerida. No obstante lo anterior, el interventor administrativo y financiero no puede trasladar a las entidades auditadas las labores a l encomendadas y los costos del ejercicio de dichas labores. El interventor administrativo y financiero, en cumplimiento de las actividades encargadas en su labor y las facultades otorgadas por el Departamento Nacional de Planeacin cuenta con mecanismos que le permiten programar y realizar las solicitudes de informacin requerida. Dado esto la norma faculta la actividad del interventor administrativo y financiero. El decreto 416 de 2007 se refiere a las facultades otorgadas: En desarrollo de las visitas se podr solicitar informacin de carcter tcnico, administrativo, legal y financiero y en general la necesaria para la verificacin de la correcta utilizacin de las regalas directas, compensaciones y asignaciones del Fondo Nacional de Regalas En este orden de ideas y particularmente respecto al seguimiento tcnico necesario para la realizacin de la interventora administrativa y financiera de recursos de regalas, los interventores administrativos y financieros adicionalmente podrn apoyarse en las labores de interventora tcnica para los casos de proyectos, contratos, gastos y otras inversiones ejecutados con recursos de regalas. Esto le permitir al interventor administrativo y financiero tener informacin que soporte los conceptos relacionados con el adecuado uso de los recursos ejecutados con dineros de regalas. En este sentido el Decreto 416 afirma: Los interventores contratados podrn apoyarse en la labor de las interventoras tcnicas designadas o contratadas por las entidades beneficiarias de los programas, proyectos, gastos y otras inversionesPara tal efecto las entidades beneficiarias incluirn en los procesos de seleccin y en los contratos que se celebren con los interventores tcnicos estipulaciones en las cuales se sealen como obligacin suministrar toda la informacin tcnica, administrativa, financiera y legal que les sea requerida por el Departamento Nacional de Planeacin o por las entidades pblicas o privadas contratadas por este para realizar la interventora sobre la correcta utilizacin de los recursos.

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1.4 Diferencias entre la interventora administrativa y financiera a proyectos financiados con recursos de regalas y la interventora tcnica.
Interventora Administrativa y Financiera: Interventora realizada por el Departamento Nacional de Planeacin para controlar y vigilar el correcto uso de los recursos de regalas directas y compensaciones, y asignaciones del FNR por parte de las entidades beneficiarias. Interventora Tcnica: Interventora (externa o interna) efectuada por las entidades beneficiarias de regalas directas y compensaciones, y asignaciones del FNR, para vigilar y controlar que lo ejecutado por un tercero (contratista) corresponda al objeto y alcance de lo contratado. Especficamente, la diferencia con la interventora administrativa y financiera consiste en que la interventora tcnica es responsable por la calidad de los trabajos o servicios ejecutados por el contratista. La interventora tcnica se debe contratar para los contratos de obra adjudicados como resultado de una Licitacin Pblica o un Concurso Pblico de Mritos externa (articulo 32 de la Ley 80 de 1993). En los dems casos la entidad ejecutora podr contratar la interventora o adelantarla directamente con personal de la entidad interna (designacin del supervisor o interventor). El artculo 53 de la Ley 80 de 1993, establece que la interventora tcnica responde civil y penalmente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventora, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen dao o perjuicio a las entidades, derivados de la celebracin y ejecucin de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de interventora. La Interventora Administrativa y Financiera toma como insumo para el diligenciamiento de la ejecucin y utilizacin final de los recursos, los informes y actas de la interventora tcnica (interna o externa), sin embargo, es su deber constatar los sitios de los proyectos y el estado en que se encuentran, dentro de sus labores. La interventora administrativa y financiera debe desarrollar la actividad de verificacin de la iniciacin oportuna de las obras una vez recibidos los anticipos3, en caso de que la interventora tcnica no hubiera adelantado esa actividad. En este punto, es necesario aclarar que lo que se exige a la interventora administrativa y financiera es que verifique que se surtieron los pasos requeridos en la contratacin y se inici el trabajo, sin embargo, esta actividad es de responsabilidad del interventor tcnico contratado o designado por la entidad ejecutora. Sin perjuicio de lo anterior la interventora administrativa y financiera debe, en todo caso, a travs de los diferentes instrumentos que posee, asegurar la correcta ejecucin de los recursos, reportando las presuntas irregularidades encontradas y dictaminando de manera clara los hallazgos encontrados en el proceso de revisin documental y de las visitas realizadas tanto a las entidades territoriales como a las obras que esta contrate financiadas con los recursos de regalas y compensaciones de las entidades que son beneficiarias, as tambin de los recursos del Fondo Nacional de Regalas.

Trminos de Referencia literal f del numeral 2.3.3.

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2. Mapa institucional y Marco normativo

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La adecuada y eficiente utilizacin de los recursos de regalas y compensaciones, as como de las asignaciones provenientes del Fondo Nacional de Regalas, depende del efectivo cumplimiento de la normatividad que en los distintos niveles y sectores rige la ejecucin de dichos recursos, as como de la interaccin de diferentes entidades que participan en dicho proceso, particularmente en lo que tiene que ver con las labores de control y seguimiento a la correcta utilizacin de los mismos.

2.1 Mapa institucional

El mapa institucional en trminos de levantamiento de procesos es una herramienta que permite aclarar las relaciones de tipo interinstitucional en las que se ven involucrados el interventor administrativo y financiero y los diferentes actores participes del proceso de interventora, sean stos entidades del orden nacional, territorial, empresas, o personas naturales. El mapa institucional implica un acercamiento al universo que enfrenta el interventor administrativo y financiero en pro de la ejecucin eficiente de sus objetivos. Sobre este conjunto de instituciones se desarrollan las actividades previstas en los Trminos de Referencia del proyecto PNUD COL 00011928 (PNUD COL 99/030). Las entidades relacionadas con la ejecucin de interventora administrativa y financiera son las siguientes: Tabla 1. Entidades relacionadas con las actividades de interventora administrativa y financiera
TIPO DIRECTOR GIRADORES 1. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 1. INSTITUCION Direccin de Regalas Departamento Nacional de Planeacin. Agencia Nacional de Hidrocarburos Ingeominas- Instituto Colombiano de Geologa y Minera Hasta marzo 31 de 2007 IFI Concesin de Salinas en Liquidacin Hasta marzo 31 de 2007 IFI en liquidacin Municipios donde se explotan materiales de construccin Operadores de Oleoductos y Gasoductos Municipios Distritos Departamentos Corporaciones Autnomas Regionales. Resguardos Indgenas Cualquier tipo de persona relacionada con los distintos componentes de proyectos ejecutados con recursos de regalas (Pblica, Privada, Mixta) Ministerio de Educacin.(Educacin) Ministerio de la Proteccin Social. (Salud)

BENEFICIARIOS

EJECUTORES

ENTIDADES CERTIFICADORAS4

1. 2.

Previo a la entrada en vigencia del Decreto 416 de 2007.

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TIPO 3. 4.

INSTITUCION Superintendencia de Servicios Pblicos Domiciliarios.(Agua Potable y Alcantarillado) Departamento Administrativo Nacional de Estadstica.(Mortalidad Infantil) Direccin de apoyo Fiscal del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. Oficinas Departamentales de Planeacin Procuradura General de la Nacin Contralora General de la Repblica

REESTRUCTURACIN DE PASIVOS

1.

PROGRAMAS DE SANEAMIENTO FISCAL RGANOS DE CONTROL Y VIGILANCIA

1. 1. 2.

RGANO DE INVESTIGACIN CONTROL SOCIAL A LA GESTIN DE LOS RECURSOS DE REGALAS

1. 1. 2. 3.

Fiscala General de la Nacin Presidencia de la Repblica Programa Presidencial de Modernizacin, Eficiencia, Transparencia y Lucha Contra la Corrupcin(PPLCC) Veeduras ciudadanas

El mapa institucional descrito en el Diagrama 1 presenta tres tipos de relaciones5 subyacentes a las labores de Interventora Administrativa y financiera as: 1. Relaciones Gobierno-Empresa (G2B): Las labores de interventora suponen la interaccin del interventor y las entidades pblicas beneficiarias y las ejecutoras de los recursos de regalas. En este nivel de interaccin el interventor solicita in situ a las entidades pblicas beneficiarias y/o ejecutoras de los recursos toda la informacin relacionada con la ejecucin de los mismos, las acompaa en dicho proceso y hace seguimiento a l, al tiempo que bajo la coordinacin del Departamento Nacional de Planeacin participa en la implementacin y desarrollo del programa de capacitacin diseado por el DNP para los servidores pblicos encargados de la ejecucin de los recursos de regalas y compensaciones. Las labores de interventora implican, igualmente, la interaccin del interventor con el Departamento Nacional de Planeacin, pues frente a esta entidad pblica del orden nacional debe presentar y soportar los resultados del proceso de recoleccin, procesamiento y evaluacin de la informacin recabada in situ. Las labores del interventor suponen, igualmente, que ste interactu con los terceros contratados por las entidades beneficiarias de regalas para la ejecucin de dichos recursos, a fin de hacer seguimiento a la correcta utilizacin de los mismos.

Relaciones B2G, G2G, B2C; son conceptos utilizados en el comercio electrnico y la administracin pblica. En trminos de intercambio de

informacin implica potencialidades a travs de las cuales promoviendo los sistemas nicos de informacin entre entidades se pueden minimizar los costos de transaccin e informacin, e incrementar la eficiencia administrativa.

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2. Relaciones Gobierno-Gobierno (G2G): Las labores de interventora administrativa y financiera suponen, as mismo, un nivel de interaccin entre entidades pblicas, pues los resultados del proceso de recoleccin, procesamiento y evaluacin de la informacin recabada in situ, una vez valorados por el Departamento Nacional de Planeacin son puestos a disposicin de otras entidades pblicas, tales como la Fiscala y la Procuradura General de la Nacin, as como la Contralora General de la Repblica. El reporte de presuntas irregularidades por parte del interventor es el elemento que integra este nivel de interaccin, junto con los convenios de cooperacin interinstitucional celebrados entre estas para el seguimiento a la correcta ejecucin de los recursos pblicos, que para el caso se relacionan con los recursos de regalas y compensaciones. 3. Relaciones Empresa-Ciudadano (B2C): La participacin del interventor en las Audiencias Pblicas organizadas en desarrollo de diversos programas del Gobierno Nacional, cuyo objetivo es promover y fortalecer la participacin ciudadana en el control social a la gestin pblica, permite un tercer nivel de interaccin, esto es, con los ciudadanos. El siguiente diagrama explica cada uno de los diferentes niveles de relaciones interinstitucionales que implica la labor de interventora: Diagrama 1. Mapa institucional Interventora Administrativa y Financiera

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En el primer nivel del mapa se encuentran las entidades beneficiarias y los contratistas ejecutores de recursos, dicho nivel demanda la presencia con frecuencia alta (casi permanente) del interventor y concentra el mayor numero de actividades de interventora administrativa y financiera, puesto que, en este se detectan, en gran mayora, las desviaciones de recursos y en general se originan los conceptos de interventora que implican medidas preventivas y correctivas a tomar por la Direccin de Regalas del Departamento Nacional de Planeacin. En el segundo nivel se encuentran las entidades giradoras del orden nacional, el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, las Auditoras Visibles con la comunidad y las entidades certificadoras de coberturas del orden nacional, en este nivel los reportes de informacin se generan con una frecuencia menor al primer nivel, en trminos de intercambio de informacin es indispensable la presencia del interventor en las auditoras visibles. En trminos de reingeniera es posible para el caso de la informacin de entidades giradoras, del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico y de entidades certificadoras de coberturas, desarrollar sistemas de informacin que permitan la captura de esta informacin en tiempo real. En el tercer nivel se encuentran la Direccin de Regalas del Departamento Nacional de Planeacin, las entidades de control y el Programa Presidencial de Lucha Contra la Corrupcin. El interventor administrativo y financiero comunica la informacin, anlisis y conceptos de interventora a la Direccin de Regalas, la cual teniendo en cuenta los hallazgos y soportes de interventora informa a las entidades de control correspondientes. En trminos generales las funciones del interventor administrativo y financiero frente los diferentes actores involucrados en el desarrollo de sus funciones pueden resumirse de la siguiente manera: Frente al DNP: Recolectar toda la documentacin remitida por las entidades territoriales en cumplimiento del Decreto 416 de 2007. Hacer seguimiento mensual a las entidades territoriales que se encuentran en Plan de Desempeo. Verificar peridicamente las entidades territoriales que se encuentran suspendidas. Gestionar en los sistemas de informacin SELAR e INFOPROJECT toda la informacin en los trminos y condiciones establecidos para tal fin. Entregar en los trminos y condiciones previstos en los trminos de referencia, en el acta de inicio y los previstos en este manual, los requerimientos realizados. Atender eficaz y oportunamente las solicitudes, convocatorias a reuniones de trabajo, presentacin de informes sobre situaciones especiales que deben ser atendidos de manera inmediata, entre otros. Reportar de manera oportuna y debidamente soportadas las presuntas irregularidades detectadas en el proceso de interventora. Responder oportuna y eficazmente los requerimientos efectuados por el DNP.
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Frente a las Entidades Territoriales: Presentarse con el protocolo establecido (soportes y autorizaciones oficiales). Visitar las dependencias administrativas de la entidad territorial con el fin de verificar, clasificar y recopilar toda la informacin requerida para el adecuado y efectivo ejercicio de sus labores como datos generales, plan de desarrollo, banco de proyectos, presupuesto, ejecucin presupuestal, manejo de recursos en la cuenta nica, extractos bancarios, excedentes temporales de liquidez, carpetas de contratos, pagos con regalas y compensaciones, que se especifican integralmente en el presente documento y aquellas que el interventor considere necesarias para llevar a cabo las labores de interventora administrativa y financiera. Realizar visitas a las obras de infraestructura (programas y proyectos que impliquen infraestructura fsica) financiadas con recursos de regalas, con el fin de determinar el avance de la ejecucin de las mismas, analizar el informe del interventor tcnico, as como el estado, la disponibilidad y servicio que presentan dichas obras. De las visitas de obra efectuadas debe levantarse Acta de Visita en compaa de un representante de la entidad territorial y en lo posible un representante de la comunidad involucrada (beneficiaria o afectada) y registro fotogrfico que permita verificar lo consignado en el Acta de visita.

Frente al Ministerio de Educacin, Ministerio de Proteccin Social, DANE y Superintendencia de Servicios Pblicos Domiciliarios: Solicitar copia de las certificaciones de indicadores de cobertura expedidas en cumplimiento de las obligaciones establecida en el Decreto 416 de 2007.

Frente a las entidades Giradoras de regalas y compensaciones: Solicitar, clasificar y recopilar las autorizaciones y/o soporte de giros. Verificar las deducciones para las Interventoras Administrativas y Financieras y dems deducciones a las que haya lugar.

Frente al Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico: Solicitar el listado de entidades territoriales que se encuentran adelantando Programas de saneamiento fiscal y financiero en virtud de la ley 550 de 1999. Solicitar el listado de contratos de endeudamiento reportados por las entidades territoriales. Solicitar y analizar los informes de viabilidad fiscal de los municipios y departamentos.

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Frente a las Corporaciones Autnomas Regionales beneficiarias de regalas: Verificar, clasificar y recopilar la informacin requerida para sus labores (datos generales, plan de accin trianual, banco de proyectos, presupuesto, ejecucin presupuestal, manejo de recursos en cuentas, carpetas de contratos, pagos con regalas y compensaciones y aquella que el interventor considere necesaria para el ejercicio de su labor).

Frente a el Programa Presidencial de Modernizacin, Eficiencia, Transparencia y Lucha Contra la Corrupcin (PPLCC): Recopilar, verificar, clasificar y entregar la informacin que requiera el Programa Presidencial de Modernizacin, Eficiencia, Transparencia y Lucha Contra la Corrupcin en el marco del programa de auditoras visibles. Participar en los foros y visitas a los proyectos seleccionados de auditoras visibles, respondiendo por la elaboracin de la informacin requerida y las fichas tcnicas de los proyectos seleccionados.

Frente a las Organos de Control y Vigilancia (CGR, PGN, FGN): Responder oportuna y eficazmente los requerimientos efectuados al DNP en relacin con los recursos de regalas y compensaciones. Disponer de informes ejecutivos oportunos de las entidades territoriales sobre las cuales se hagan requerimientos. Efectuar las indagaciones o averiguaciones solicitadas en los plazos fijados.

2.2

Marco normativo

El interventor administrativo y financiero deber consultar, estudiar y analizar la normatividad vigente de tipo administrativo, financiero y tcnico que permita cumplir de forma eficiente con los objetivos y actividades descritos en lo trminos de referencia establecidos (Ver Anexos 2, 3 y 4). En la Tabla 2 se hace referencia a las normas relacionadas con las actividades de interventora administrativa y financiera.

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Tabla 2. Normas relacionadas con las actividades de interventora administrativa y financiera

TIPO GENERAL REGALIAS MARCO NORMATIVO CONSTITUCIN POLTICA DE COLOMBIA Arts. 332,360,361 CONTENIDO Estado propietario del subsuelo, condiciones de explotacin de recursos naturales no renovables y derechos de las entidades territoriales. Por la cual se crean el Fondo Nacional de Regalas, la Comisin Nacional de Regalas, se regula el derecho del Estado a percibir regalas por la explotacin de recursos naturales no renovables, se establecen las reglas para su liquidacin y distribucin y se dictan otras disposiciones. Por la cual se modifica la Ley 141 de 1994, se establecen criterios de distribucin y se dictan otras disposiciones. Define porcentajes variables para el pago de las regalas de hidrocarburos, establece el pago de una regala adicional para los contratos Por la cual se modifica la Ley 141 de 1994, se establecen criterios de distribucin y se dictan otras disposiciones. Define porcentajes variables para el pago de las regalas de hidrocarburos, establece el pago de una regala adicional para los contratos revertidos a favor de la Nacin despus de 1994. Por la cual se modifica la Ley 756 de 2002. Seala la destinacin y los ejecutores de los recursos del Fondo Nacional de Regalas asignados a la promocin de la minera. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 141 de 1994 en lo referente al control y vigilancia de los recursos provenientes de regalas y compensaciones, por la explotacin de recursos naturales no renovables. Por el cual se suprime la Comisin Nacional de Regalas y se ordena su liquidacin. Por el cual se modifica la estructura del Departamento Nacional de Planeacin, reconoce al FNR como adscrito al DNP. Control y Vigilancia de los recursos provenientes de regalas y compensaciones por la explotacin de recursos naturales no renovables y se modifica parcialmente el Decreto 620 de 1995. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 141 de 1994 en lo que se refiere al recaudo, distribucin y transferencia de las regalas derivadas de la explotacin de carbn, metales preciosos y concentrados polimetlicos. Por el cual se modifica la estructura del Departamento Nacional de Planeacin y se crea la Direccin de Regalas. PROCESOS DEL MANUAL GENERAL REGALAS

LEY 141 DE 1994

LEY 619 DE 2000

LEY 756 DE 2002

LEY 858 DE 2003

DECRETO 620 DE 1995 DECRETO 149 DE 2004

DECRETO 195 DE 2004 DECRETO 450 DE 1996 (Reglamentario de la Ley 141/94)

DECRETO 600 DE 1996

DECRETO 4355 DE 2005

DECRETO 4192 DE 2007

Aplazamiento de apropiaciones y procedimiento correctivo Por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 141 de 1994, la Ley 756 de 2002 y la Ley 781 de 2002 y se dictan otras disposiciones. Establece las causales para la suspensin preventiva y correctiva de los giros de regalas, reforma el procedimiento administrativo, preventivo y correctivo y establece las medidas preventivas y correctivas aplicables.

DECRETO 416 DE 2007

CIRCULAR 001 DEL DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACION

Envo de informacin artculo 24 Decreto 416 de2007

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TIPO FAEP

MARCO NORMATIVO LEY 209 DE 1995

CONTENIDO Mediante la cual se crea y reglamenta el funcionamiento del Fondo de Ahorro y Estabilizacin Petrolera.(FAEP). Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 141 de 1994. Procedimiento para realizar la declaracin de la produccin minera y la liquidacin, recaudo y transferencia de regalas; as como las obligaciones de los explotadores y la facultad de las alcaldas municipales para adoptar las medidas necesarias para garantizar el recaudo. Por el cual se escinde la Empresa Colombiana de Petrleos, Ecopetrol, se modifica su estructura orgnica y se crean la Agencia Nacional de Hidrocarburos y la sociedad Promotora de Energa de Colombia S. A. Por el cual se ordena la supresin, disolucin y liquidacin de la Empresa Nacional Minera Limitada, Minercol Ltda., Empresa Industrial y Comercial del Estado. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 141 de 1994 en lo que se refiere al recaudo, distribucin y transferencia de las regalas derivadas de la explotacin de carbn, metales preciosos y concentrados polimetlicos. Por la cual se adoptan medidas en relacin con el recaudo, distribucin y transferencia de las regalas derivadas de la explotacin de sal. Por el cual se reglamenta el artculo 54 de la Ley 141 de 1994, modificado por el artculo 40 de la Ley 756 de 2002. Establece la distribucin de los recursos de escalonamiento de hidrocarburos. Reglamenta los recursos de reasignacin de regalas y compensaciones (escalonamiento) provenientes de la explotacin de carbn). Por la cual se dictan normas tendientes a financiar el pasivo pensional de las entidades territoriales, se crea el Fondo Nacional de Pensiones de las entidades territoriales y se dictan otras disposiciones en materia prestacional. Por la cual se establecen normas tributarias, aduaneras, fiscales y de control para estimular el crecimiento econmico y el saneamiento de las finanzas pblicas. Dispone de la destinacin del 50% de recursos del FNR y el 5% de las regalas directas para el FONPET.

PROCESOS DEL MANUAL LIQUIDACIONES Y GIROS

LIQUIDACIN Y GIROS

DECRETO 145 DE 1995

DECRETO 1760 DE 2003

DECRETO 254 DE 2004

DECRETO 600 DE 1996 Resolucin 180306 del 2 de marzo de 2007 del Departamento Nacional de Planeacin ESCALONAMIENTO DECRETO 2010 DE 2005 Decreto 1600 de 2006 Decreto 2245 de 2005 Escalonamiento FONPET

LEY 549 DE 1999

LEY 863 DE 2003 PLAN NACIONAL DE DESARROLLO Ley 152 DE 1994 LEY 812 DE 2003

PLAN DE DESARROLLO Por la cual se establece la Ley Orgnica del Plan de Desarrollo. Plan Nacional de Desarrollo 2002-2006. Organiza metodologas, criterios y procedimientos que permiten integrar los sistemas de planeacin y la red nacional de bancos y proyectos

RESOLUCIN 806 DE 2005

LEY 1151 DE 2007 PRESUPUESTO DECRETO 111 DE 1996 Estatuto Orgnico del Presupuesto

Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010. establece los sectores prioritarios que sern financiados con recursos del FNR, Se desahorran recursos FAEP para el saneamiento de la cartera hospitalaria, las coberturas financiada con recursos de regalas, deben alcanzar las metas establecida para los sectores de mortalidad infantil mxima, cobertura bsica en salud, educacin, agua potable y alcantarillado. Posibilita a los departamentos a destinar hasta el 10% de recursos de regalas y compensaciones, para financiar el costo de las mesadas pensionales (Art 160). Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgnico del Presupuesto. PRESUPUESTO Y CONCILIACIN PRESUPUESTAL

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TIPO

MARCO NORMATIVO

CONTENIDO Por la cual se dictan normas orgnicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones.

PROCESOS DEL MANUAL

LEY 819 DE 2003 DECRETO 4192 DEL 30DE OCTUBRE 2007 SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES LEY 715 DE 2001 INVERSIONES EXCEDENTES DE LIQUIDEZ LEY 819 DE 2003

Aplazamiento de apropiaciones y procedimiento correctivo Por la cual se dictan normas orgnicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artculos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones para organizar la prestacin de los servicios de educacin y salud, entre otros. Dicta normas orgnicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones.

Por el cual se dictan normas relacionadas con la inversin de los recursos de las entidades estatales del orden nacional y territorial. DECRETO 538 de 2008 CIRCULAR 002 DE 2008 DE LA DIRECCIN DE REGALAS DEL DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIN CONTRATACIN LEY 80 DE 1993 DECRETO 2681 DE 1993 DECRETO 2251 de 1993 DECRETO 679 DE 1994

Inversiones de Excedentes de Liquidez Por la cual se expide el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica. Reglamenta las operaciones de crdito pblico y manejo de deuda pblica. Rgimen de contratacin Cooperativas y asociaciones conformadas por entidades territoriales Reglamenta Ley 80 , Garantas, tramites relacionados con publicacin y legalizacin. Reglamenta la Ley 80 de 1993 en materia de contratacin Directa ( Publicacin de contratos administrativos, registro de Proponentes, requisitos de legalizacin y seleccin. Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993, se modifica el Decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicacin de la Ley 527 de 1999. Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1993, se modifica parcialmente el decreto 2170 de 2002 y se dictan otras disposiciones Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacin con recursos pblicos. SEGUIMIENTO A PROGRAMAS, PROYECTOS, CONTRATOS GASTOS Y OTRAS INVERSIONES

DECRETO 855 DE 1994 DECRETO 2170 DE 2002 (Ley 80/93) DECRETO 2434 DE 2006

LEY 1150 DE 2007

DECRETO 066 de 2008

Decreto Reglamentario de la Ley 1150 de 2007

DECRETO 1052/98 y DECRETO 564 de 2006 PLANES DE DESEMPEO FISCAL Y DISPOSICIONES DE ENDEUDAMIENTO

Disposiciones de las licencias de urbanismo y construccin

LEY 358 DE 1997

Por la cual se reglamenta el artculo 364 de la Constitucin y se dictan otras disposiciones en materia de endeudamiento.

LEY 696 DE 1998

Operaciones de crdito pblico

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TIPO

MARCO NORMATIVO

CONTENIDO

PROCESOS DEL MANUAL

LEY 617 DE 2000

Apoyo al saneamiento fiscal y operaciones de crdito

LEY 781 DE 2002

Autorizacin de endeudamiento en operaciones de crdito pblico

LEY 863 DE 2003 FAEP LEY 633 DE 2000 (Arts. 84,119,133)

Disposiciones en saneamiento de las finanzas pblicas Autoriza uso del FAEP por una vez para pago de deuda pblica territorial por parte del las entidades territoriales y el Fondo Nacional de Regalas. Por la cual se amplan las autorizaciones conferidas al Gobierno Nacional para celebrar operaciones de crdito pblico externo e interno y operaciones asimiladas a las anteriores y se dictan otras disposiciones. Establece reglas de uso de los saldos de los recursos del FAEP, no utilizados en el pago de la deuda pblica autorizada en el artculo 133 de la Ley 633 de 2000.

LEY 781 DE 2002

DECRETO 1939 DE 2001(Reglamentario de la Ley 633/00) AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BSICO

Reglamenta la Ley 633 de 2000. -Por la cual se crea el Ministerio del Medio Ambiente, se reordena el Sector Pblico encargado de la gestin y conservacin del medio ambiente y los recursos naturales renovables, se organiza el Sistema Nacional Ambiental, SINA y se dictan otras disposiciones y disposiciones de licencias ambientales. - Destinacin de Rentas de las Corporaciones Autnomas

LEY 99 DE 1993

LEY 142 de 1994 DECRETO 475 DE 1984 RESOLUCIN 2115 DE 2007 DECRETO 849 DE 2002 SALUD ACUERDO 244 DE 2003

Ley de Servicios Pblicos Domiciliarios Parmetros de Calidad de Agua. Parmetros de Calidad de Agua. Metodologa de Calidad y Continuidad del servicio de Agua Potable. Establece la focalizacin y priorizacin de la poblacin beneficiaria.

LEY 60 DE 1993 LEY 1122 de 2004

Competencias y distribucin de recursos Amplia la focalizacin de rgimen subsidiado a Sisbn nivel 3 Adopcin de medidas para optimizar el flujo de recursos en el sistema general de seguridad social de salud Reglamenta parcialmente las operaciones de crdito pblico, las de manejo de la deuda pblica.

DECRETO 3260 DE 2004 DEUDA PBLICA DECRETO 2681 DE 1993

LEY 533 DE 1999

Por la cual se amplan las autorizaciones conferidas al Gobierno Nacional para celebrar operaciones de crdito pblico externo e interno y operaciones asimiladas a las anteriores, as como para garantizar obligaciones de pago de otras entidades estatales y se dictan otras disposiciones. De conformidad con lo dispuesto en el artculo 364 de la Constitucin Poltica, el endeudamiento de las entidades territoriales no podr exceder su capacidad de pago.

LEY 358 DE 1997

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TIPO SANEAMIENTO FISCAL

MARCO NORMATIVO DECRETO 192 DE 2001 (Ley 617/00) LEY 550 de 1999

CONTENIDO Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 617 de 2000. Rgimen que promueve la reestructuracin de las entidades territoriales. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 141 de 1994, referente a la distribucin de los recursos del fondo Nacional de Regalas. Reglamenta la administracin de los recursos del FNR. rea geogrfica compensaciones. para la redistribucin de regalas y

PROCESOS DEL MANUAL

FONDO NACIONAL DE REGALAS DECRETO 1747 de 1995 DECRETO 2550 de 2004 DECRETO 1600 de 2006 DECRETO 2010 de 2006 RESOLUCIN 0690 de 2004 - FNR

FONDO NACIONAL DE REGALAS

Reglamenta el artculo 54 de la ley 141 de 1996 y el artculo 40 de la Ley 756 de 2002. Por el cual se establecen unos mecanismos de control para la concreta utilizacin del Fondo Nacional de Regalas. Por la cual se determinan los requisitos para la presentacin y aprobacin de los proyectos a ser financiados con recursos de asignacin de regalas y compensaciones pactadas a favor de los departamentos, y dems entidades beneficiarios Escalonamiento. Por la cual se establecen mecanismos de control para la correcta utilizacin de los recursos por reasignacin de regalas y compensaciones pactadas a favor de los departamentos, y dems entidades beneficiarios - Recurso de Escalonamiento. Por la cual se reglamenta el giro de los recursos disponibles del Fondo de Ahorro y Estabilizacin Petrolera FAEP-. Por la cual se establecen unos mecanismos de control para la correcta utilizacin de los recursos disponibles del Fondo de Ahorro y Estabilizacin Petrolera FAEP. Por el cual se reglamenta la distribucin de los recursos de reasignacin de regalas y compensaciones (escalonamiento) provenientes de la explotacin de carbn. Adopta la metodologa para la distribucin de los recursos del FNR y los criterios de priorizacin de los proyectos. Por el cual se establecen unos mecanismos de control para el giro de recursos a proyectos de cobertura educativa financiados con recursos del FNR. Por la cual se dictan normas para la distribucin de los recursos asignados por la reasignacin de regalas y compensaciones provenientes de la explotacin de hidrocarburos. Por cual se determina el porcentaje de distribucin que le corresponde a cada departamento no productor sobre los recursos generados sobre las reasignaciones de regalas y compensaciones generados por la por la explotacin de carbn. Por la cual se determina el procedimiento para que las entidades territoriales accedan a los recursos de escalonamiento (reasignacin) de regalas y compensaciones provenientes de la explotacin de carbn. - Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto Extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la Ley Orgnica de Presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralizacin, y se dictan normas para la racionalizacin del gasto pblico nacional. - Prohibe la utilizacin de recursos de regalas en gastos de funcionamiento

RESOLUCIN 1571 de 2004 - Escalonamiento

RESOLUCIN 1067 de 2004 - Escalonamiento RESOLUCIN 0698 de 2004 - FAEP RESOLUCIN 1068 de 2004 - FAEP

DECRETO 2245 de 2005 Escalonamiento

RESOLUCIN 419 de 2005 RESOLUCIN 0342 de 2006 - FNR

RESOLUCIN 1102 de 2006

RESOLUCIN 0648 de 2006

RESOLUCIN 2311 de 2006 Escalonamiento CATEGORIZACIN DE ENTIDADES TERRITORIALES Y PROHIBICIN GASTOS DE FUNCIONAMIENTO LEY 617 DE 2000

INFORMACIN ENTIDAD TERRITORIAL Y PROHIBICIN GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

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3. Actividades de interventora administrativa y financiera a regalas directas, compensaciones y regalas indirectas

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3.1 Metodologa de trabajo

La Interventora Administrativa y Financiera de recursos de regalas y compensaciones en Colombia, se describe como un macroproceso en el que se pueden identificar procesos de tipo transversal que aplican tanto para regalas directas y compensaciones como para regalas indirectas. En general, el Interventor Administrativo y Financiero en cumplimiento de sus responsabilidades deber realizar procesos relacionados con el monitoreo, seguimiento, asesora, capacitacin y anlisis realizado a la ejecucin de recursos de regalas en las entidades beneficiarias. Si bien los procesos de regalas directas y compensaciones y regalas indirectas pueden enmarcase en un macroproceso en el que las entradas y productos coinciden, dadas las caractersticas de los recursos intervenidos, lo establecido en los trminos de referencia, en la norma y la temporalidad de realizacin de las interventoras, se diferenciaron estos procesos en el presente manual. Los procesos identificados en el macroproceso de interventora administrativa y financiera a recursos de Regalas se describen a continuacin: Diagrama 2. Macroproceso interventora administrativa y financiera a recursos de regalas

A continuacin de describe de manera breve los procesos que involucra la realizacin de las labores de interventora administrativa y financiera:
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Identificar entidades beneficiarias objeto de interventora. El interventor deber identificar la totalidad de las entidades beneficiarias de regalas en la zona objeto de interventora. Programar las actividades y recursos para el desarrollo de la interventora administrativa y financiera. El interventor deber programar las actividades y recursos necesarios para lograr los objetivos de las labores de interventora administrativa y financiera. Recolectar y analizar la informacin general de la entidad beneficiaria. El interventor deber acudir a las fuentes de informacin necesarias para realizar su labor de interventora administrativa y financiera. Recolectar y analizar la informacin a travs de visitas realizadas a los proyectos. El interventor deber realizar visitas a las entidades beneficiarias de regalas, as tambin a los proyectos asignados. Estudiar y analizar la informacin. El interventor organiza y analiza la informacin recolectada en las entidades beneficiarias y dictamina respecto a la ejecucin de los recursos de regalas. Aprobar y registrar la informacin en los sistemas de informacin: El interventor registra la informacin realizada en campo y los dictmenes administrativos, financieros, o tcnicos en los sistemas de informacin SELAR e INFOPROJECT. Generar informes, reportes y dictmenes de interventora. El Interventor genera los informes requeridos en su labor, con la periodicidad requerida, para ello utiliza los sistemas de informacin y los formatos que para el efecto establece la Direccin de Regalas del Departamento Nacional de Planeacin. Realizar informes de cierre de vigencia. El interventor deber realizar los informes de cierre de vigencia acorde a la totalidad de entidades beneficiarias de regalas en el grupo objeto de interventora.

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3.2 Regalas directas y compensaciones.

El Interventor Administrativo y Financiero deber realizar de manera permanente el monitoreo, seguimiento, asesora, acompaamiento, capacitacin y anlisis sobre la ejecucin de los recursos provenientes de regalas directas y compensaciones en las entidades beneficiarias objeto de interventora. El proceso de Interventora Administrativa y Financiera a las regalas directas y compensaciones puede visualizarse a manera de un esquema de operaciones que el interventor administrativo y financiero debe realizar para garantizar un resultado eficiente en el seguimiento a los recursos de regalas, este esquema de operaciones se muestra en el Diagrama 3. Es necesario aclarar que el esquema no es un proceso a pesar de la existencia de entradas y salidas debido a que la precedencia de las actividades descritas no es estricta. A pesar de ello, las actividades fueron definidas de forma tal que la labor de interventora pueda ser descrita de forma lgica, esto es: un levantamiento de informacin general de la entidad que permita elaborar un diagnstico previo a la visita, apoyado en fuentes de informacin cuyo origen esta sujeto a la consecucin de la misma en entidades pblicas del orden central; posterior a ello, un protocolo de visitas del interventor administrativo y financiero; luego, la recoleccin, acompaamiento y anlisis de informacin administrativa, financiera y tcnica en la respectiva entidad territorial y finalmente unos productos de interventora. La actividad programacin, aplica de forma transversal para cada uno de las actividades objeto de interventora administrativa y financiera de las vigencias objeto de interventora. La metodologa aqu definida, marca el orden lgico establecido por la normatividad administrativa vigente para la programacin, planeacin y ejecucin de los recursos destinados de forma general a inversin, entre los que se encuentran los recursos de regalas y compensaciones (Ver Anexo 18). Por tanto, las labores de interventora administrativa y financiera debe seguir el mismo orden, cuando stas se realizan de forma concurrente o concomitante con la ejecucin de la entidad territorial, inclusive para los casos en que se realicen a posteriori. Las labores de interventora deben seguir, salvo casos especiales, la misma secuencia de actividades y procedimientos que se presentan en el presente manual. El Diagrama 3 muestra el esquema de operacin de interventora administrativa y financiera de regalas directas y compensaciones. En el esquema se conciben los siguientes subprocesos: Protocolo de Presentacin del Interventor, Programacin de Interventora, Giros y Plan de Desarrollo, Presupuesto, Seguimiento Administrativo y Financiero de Programas, Proyectos, Gastos y Otras Inversiones, Anlisis y Conciliacin de Ejecucin Presupuestal y como producto, los informes de interventora. Cada subproceso relaciona en orden lgico los objetivos, descripcin e instituciones involucradas, as tambin expone cada uno de los procedimientos que involucra.

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Diagrama 3 . Esquema de operacin de interventora administrativa y financiera a recursos de regalas directas y compensaciones.
PROTOCOLO DE PRESENTACIN DEL INTERVENTOR

M O N I T O R E O PROGRAMACIN DE INTERVENTORA RECOLECCIN DE INFORMACIN GENERAL DE LA ENTIDAD BENEFICIARIA

GIROS

PLAN DE DESARROLLO

S E G U I M I E N T O VERIFICACIN Y ANLISIS DE DEPSITO DE GIROS EN CUENTA NICA. RECOLECCIN Y REVISIN DE ESTRATEGIAS ,Y PROGRAMAS PD, PI

RECOLECCIN, Y REVISIN DE GIROS DESTINADOS A LA ENTIDAD

RECOLECCIN Y REVISIN DE PROYECTOS EN BANCO DE PROYECTOS

RECOLECCIN Y REVISIN DE POAI

PRESUPUESTO

A S E S O R A PRESUPUESTO DE INGRESOS REVISIN Y APROBACIN ESTRUCTURA PRESUPUESTAL DE INGRESOS MODIFICACIONES PRESUPUETALES DE INGRESOS VERIFICACIN EJECUCIN DE INGRESOS

PRESUPUESTO DE GASTOS

REVISIN Y APROBACIN DE ESTRUCTURA PRESUPUESTAL DE GASTOS

MODIFICACIONES PRESUPUESTALES DE GASTOS

VERIFICACIN DE EJECUCIN DE GASTOS

C A p A C I T A C I N REVISIN DE ETAPA PRECONTRACTUAL REVISIN DE ETAPA CONTRACTUAL

SEGUIMIENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DE PROGRAMAS, PROYECTOS, CONTRATOS, GASTOS Y OTRAS INVERSIONES

A N L I S I S ANLISIS Y CONCILIACIN EJECUCIN DE INGRESOS

RELACIN DE CONTRATOS, GASTOS Y OTRAS INVERSIONES DE EJECUCIN DE PROYECTOS.

VISITAS DE INTERVENTORA

REVISIN DE ETAPA POSTCONTRACTUAL

SEGUIMIENTO A USO DE RECURSOS

ANLISIS Y CONCILIACIN DE EJECUCIN PRESUPUESTAL DURANTE LA VIGENCIA OBJETO DE INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA MANEJO Y CONCIALIACIN DE LA CUENTA UNICA ANLISIS Y CONCILIACIN EJECUCIN DE GASTOS

INFORMES Y DICTMENES INFORME ADMINISTRATIVO TRIMESTRAL INFORME DE EVALUACIN SOCIOECONMICA INFORME DE IRREGULARIDADES INFORME DE EMPALME FINAL

INFORME ADMINISTRATIVO PROGRAMACIN DETALLADA

INFORME INICIAL DE INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

INFORME DE AVANCE Y SEGUIMIENTO DE IRREGULARIDADES

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INFORME DE CIERRE DE INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

3.2.1

Protocolo de presentacin del interventor administrativo y financiero

Las visitas a realizar por el Interventor Administrativo y Financiero en las entidades beneficiarias de regalas de la zona asignada son anunciadas por la Direccin Nacional de Regalas, a travs de comunicacin escrita dirigida a la entidad en cumplimiento del artculo 22 del decreto 416 de 2007. El Departamento Nacional de Planeacin enviar a travs de oficio el comunicado de asignacin del interventor administrativo y financiero a la entidad beneficiaria, sea realizada, dicha labor a travs de firma interventora o interventor designado por la Direccin de Regalas. El interventor administrativo y financiero deber realizar una programacin de visitas a la totalidad de entidades beneficiarias de regalas directas y compensaciones asignadas, para esto debe contemplar los lmites mnimos de visita establecidos en los trminos de referencia, el estado de ejecucin de los proyectos y variables de tipo logstico sujetas a la idoneidad del interventor como el aprovechamiento de economas de escala que minimicen los tiempos y costos de la labor. El interventor administrativo y financiero debe presentar en el momento de iniciar su labor y para cada una de las visitas de interventora programadas, la comunicacin escrita que lo faculta como interventor administrativo y financiero de recursos de regalas de la entidad correspondiente, as tambin anexar una carta de presentacin que elaborar el interventor y deber ser aprobada por el Coordinador y el Representante Legal de la firma de interventora. Para los casos de labores de interventora realizadas por personal contratado por el Departamento Nacional de Planeacin, dichas cartas de presentacin deben ser radicadas en el sistema de gestin documental ORFEO y debern ser aprobadas por la Subdireccin de Control y Vigilancia y la Direccin de Regalas. La carta de presentacin del interventor administrativo y financiero deber incluir el nombre del interventor, el objeto de la visita, fecha de la visita, la delegacin de las facultades de control y vigilancia como tal de la Direccin de Regalas del Departamento Nacional de Planeacin y la obligatoriedad de entrega por parte de la entidad territorial de la informacin que el interventor estime conveniente en cumplimiento de las facultades otorgadas en el Decreto 416 de 2007. El interventor administrativo y financiero deber portar en un lugar visible el carn que lo identifique como tal ante la entidad beneficiaria y deber recalcar que la visita se efecta en designacin otorgada por la Direccin de Regalas del Departamento Nacional de Planeacin. El interventor administrativo y financiero deber presentarse como tal ante el representante legal de la entidad o el encargado de la representacin legal de la entidad en los casos que el primero no se encuentre en la jurisdiccin del municipio, para lo cual deber solicitar el recibido de la carta de presentacin firmado por dicho funcionario, revisar el respectivo acto administrativo que faculta al representante legal o al encargado como tal, y realizar una presentacin verbal corta exponiendo los objetivos y alcances de la visita.

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El interventor administrativo y financiero deber preparar y exponer al momento de su presentacin una lista de chequeo de informacin a solicitar a la entidad territorial, teniendo en cuenta el objeto y alcance de la visita, una clasificacin del tipo de informacin a solicitar (administrativa, financiera o tcnica) y las posibles dependencias en las que se puede encontrar la informacin de tipo documental solicitada teniendo en cuenta su experiencia. El interventor administrativo y financiero expondr al representante legal que dicha lista de chequeo ser parte integral del acta de visita la cual deber ser aprobada por el mismo. El interventor solicitar una presentacin formal por parte del representante legal del municipio o quien este designe ante las diferentes dependencias, funcionarios, contratista y veedores que involucre la visita de forma tal que identifique y encargue la entrega de la informacin solicitada en la lista de chequeo a cada dependencia o funcionario. El interventor recibir identificados y foliados cada uno de los soportes documentales solicitados ante la entidad beneficiaria respectiva, dicha documentacin se relacionara en el acta de visita. El interventor debe recalcar que la informacin recolectada ser tomada como oficial, razn por la cual deber ser veraz. De la informacin recibida se debe levantar un acta, firmada de manera conjunta con el representante legal o el designado en donde se indique de manera la clara la entrega y recibo a satisfaccin de la informacin, de la que quede pendiente se har un compromiso con plazo perentorio de entrega. El interventor administrativo y financiero no podr aceptar invitaciones que le formule el representante legal de la entidad beneficiaria o cualquiera de sus empleados, deber evitar cualquier contacto informal con los funcionarios durante las horas hbiles o no hbiles, no debe asistir a invitaciones o actos sociales de la entidad intervenida y no debe hacer ningn tipo de pronunciamiento en medios de comunicacin sin autorizacin expresa de la Direccin de Regalas, ello en procura de fortalecer el principio de transparencia ante la comunidad. El interventor administrativo y financiero deber comunicar a la Direccin de Regalas con antelacin mnima de 15 das la solicitud de cambios de asignacin de interventor administrativo y financiero en las entidades territoriales que corresponda, para ello deber justificar los motivos que llevaron a esto, ello con el objeto que la Direccin de Regalas enve la respectiva comunicacin con el nuevo interventor asignado. Las facultades otorgadas al interventor administrativo y financiero respecto a la recoleccin de informacin en las entidades territoriales reposan el articulo 24.2 del decreto 416 de 2007. El interventor administrativo y financiero no podr exigir a la entidad beneficiaria intervenida el pago de los costos de papelera y fotocopias que requiera durante la visita. El interventor deber informar de forma inmediata y por escrito al respectivo Supervisor asignado por el Departamento Nacional de Planeacin la no atencin por parte de la entidad territorial beneficiaria de regalas directas y compensaciones respecto a la entrega de informacin requerida en los trminos y condiciones previstos para el cumplimiento de su labor, para lo cual deber soportar: 1. Acta en la que se gener el compromiso de entrega de la informacin con sus respectivos trminos. 2. Carta de alerta enviada a la entidad beneficiaria informando el incumplimiento en la entrega de la informacin solicitada (enviada por correo certificado), dicha carta debe relacionar la totalidad de
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informacin no suministrada por parte de la entidad y debe incluir las consecuencias por el incumplimiento en la entrega de la informacin. El interventor debern citar las facultades del interventor administrativo y financiero, y lo establecido en el Decreto 416 de 2007. El interventor administrativo y financiero conceptuar al respecto y concertar con el supervisor respectivo la toma de medidas necesarias teniendo en cuenta la posible desviacin de los recursos. Deber registrar dichas gestiones en la bitcora de interventora. El interventor administrativo y financiero debe guardar copia (preferiblemente digitalizada) de todos los soportes requeridos en el presente manual, de la informacin solicitada en el sistema de informacin SELAR y de toda la informacin requerida para el cumplimiento de sus labores. Dicha informacin la debe mantener actualizada y organizada en la respectiva sede, as tambin debe estar disponible en el evento de realizacin de visitas a la sede por parte del supervisor respectivo.

3.2.2

Recoleccin y anlisis de informacin general de la entidad beneficiaria

Se entiende por recoleccin de informacin general de la entidad beneficiaria, aquel tipo de informacin de la entidad a intervenir que puede ser capturada previa a la visita, esta informacin debe ser recolectada por parte del interventor administrativo y financiero con el objeto de tener un acercamiento y diagnstico previo a lo que encontrar en campo. El interventor desde el inicio de sus actividades de interventora deber hacer el seguimiento permanente de la situacin de todas las entidades ejecutoras de Regalas Directas y Compensaciones, para lo cual deber utilizar o acudir a las fuentes de informacin necesarias, entidades ejecutoras, los municipios, distritos y departamentos donde se ubican las inversiones, veeduras ciudadanas, Ministerios, las entidades giradoras, el Departamento Nacional de Planeacin o las que considere necesarias. El interventor debe identificar y reportar la informacin relacionada con: Datos bsicos del ente, registrar previamente la informacin general de la entidades correspondiente a la vigencia fiscal objeto de interventora y en particular, aquella relativa a la situacin general de la entidad y a las coberturas alcanzadas. En desarrollo de las facultades de imposicin de medidas preventivas y correctivas ejercidas por el Departamento Nacional de Planeacin, este informar a la interventora administrativa y financiera lo relacionado con: La imposicin o levantamiento de suspensin de giros a las entidades ejecutoras; la relacin de las entidades ejecutoras que por irregularidades en el manejo de regalas se les ha asignado un ejecutor sustituto; la relacin de los registros, autorizaciones y cambios de las cuentas bancarias para manejo exclusivo de regalas; la relacin de las entidades beneficiaria sujetas a plan de desempeo y seguimiento de los mismos; la relacin de las entidades territoriales reportadas a los organismos de control y vigilancia y la informacin relacionada con los requerimientos efectuados por el Departamento Nacional de Planeacin a las entidades ejecutoras sobre los reportes de informacin enviados al DNP o la firma de interventora en cumplimiento del Decreto 416 de 2007. En este sentido la interventora administrativa y financiera debe realizar seguimiento a las entidades territoriales que fueron objeto de la imposicin de medidas preventivas o correctivas e indicarles las acciones que deben seguir para subsanarlas.
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El interventor deber solicitar al Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico o directamente a las entidades territoriales la informacin de los entidades beneficiarias de los recursos de regalas y compensaciones, relacionada con acuerdos de reestructuracin de pasivos o de saneamiento fiscal vigentes, de conformidad con lo previsto en las Leyes 550 de 1999 o 617 de 2000, y realiza un anlisis de esto.

3.2.2.1 Informacin Entidades Territoriales Beneficiarias

El Decreto 416 de 2007 describe en el artculo 24, la obligacin que tienen las entidades territoriales beneficiarias de regalas respecto a los reportes de informacin que debe enviarse a la Direccin de Regalas del Departamento Nacional de Planeacin (Ver Anexo 5). El interventor administrativo y financiero puede solicitar la informacin a la que refiere el articulo 24 del Decreto 416 de 2007 en la Subdireccin de Control y Vigilancia de la Direccin de Regalas del Departamento Nacional de Planeacin y en la entidad beneficiaria, as tambin podr obtenerla directamente en la entidad beneficiaria. La informacin que deben reportar las entidades territoriales beneficiarias de regalas se relaciona a continuacin:
Tabla 3. Informacin que deben remitir las entidades territoriales beneficiarias de regalas directas y compensaciones en Colombia
TIPO DE INFORMACIN
PLAN DE DESARROLLO (Aprobacin y Modificaciones) PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES FORMATOS REQUERIDOS POR DR-DNP. FORMATO SCV F-01,F-02,F-03,F-04 PRESUPUESTO APROBADO POR LA ENTIDAD COMPETENTE DE VIGENCIA EN CURSO EJECUCIN PRESUPUESTAL DE LAS INVERSIONES REALIZADAS EN LA VIGENCIA ANTERIOR INFORMACIN DETALLADA SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE PLANES DE DESEMPEO REFERENTE A LA CORRECTA UTILIZACIN Y MANEJO DE RECUROS DE REGALAS CORTE A 31 DE DICIEMBRE EJECUCIN PRESUPUESTAL SEMESTRAL MODIFICACIONES APROBADAS AL PRESUPUESTO ANUAL ANUAL ANUAL ANUAL

PERIODICIDAD

Reporte 2007 y 2008

2 MESES SIGUIENTES A SU APROBACIN 15 DE MARZO 15 DE MARZO (F03 REPORTE SEMESTRAL) 15 DE MARZO

Reporte 2006
2 MESES SIGUIENTES A SU PROBACIN 15 DE FEBRERO 15 DE FEBRERO (NO APLICA F-04) 15 DE FEBRERO

ANUAL

15 DE MARZO

15 DE FEBRERO

ANUAL

15 DE MARZO

15 DE FEBRERO

SEMESTRAL SEMESTRAL

30 DE JULIO, 31 DE ENERO 31 DE JULIO, 31 DE ENERO

ANUAL 15 DE FEBRERO ANUAL 15 DE FEBRERO

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TIPO DE INFORMACIN
MODIFICACIONES AL PLAN DE DESARROLLO QUE AFECTE LOS USOS DE DINEROS PROVENIENTES DE REGALAS FIRMA DE ACUERDOS DE REESTRUCTURACIN DE PASIVOS O PROGRAMAS DE SANEAMIENTO FISCAL CERTIFICACIN DE RENDIMIENTOS FINANCIEROS EXTRACTOS BANCARIOS DE CUENTA NICA DE REGALAS

PERIODICIDAD
SEMESTRAL

Reporte 2007 y 2008

30 DE JULIO, 31 DE ENERO

Reporte 2006
ANUAL 15 DE FEBRERO

NA

INMEDIATO

INMEDIATO

INMEDIATO ANUAL INMEDIATO ANUAL

INMEDIATO

INMEDIATO

El interventor debe realizar un anlisis del estado inicial de reporte de informacin por parte de la entidad territorial correspondiente, esto en trminos generales le permite: Identificar informacin no remitida por la entidad territorial en cumplimiento del artculo 24 del Decreto 416 de 2007. Realizar acompaamiento y seguimiento a la entidad beneficiaria con el objeto de subsanar o evitar las consecuencias6 (suspensin de giros) por la no remisin de informacin por parte de la entidad territorial.

Esta informacin constituye una lnea base para el trabajo de interventora administrativa y financiera a realizar en una entidad. El interventor deber constatar en campo e informar las inconsistencias o diferencias encontradas entre la informacin reportada por la entidad beneficiaria al Departamento Nacional Planeacin y la recolectada en la entidad beneficiaria. El interventor est encargado de la observancia de los trminos y condiciones previstos para el suministro de la informacin que deben presentar las entidades beneficiarias al Departamento Nacional de Planeacin y para el cumplimiento de su labor acorde a las obligaciones contradas. Elaborar para esto una matriz de control de la informacin que debe ser remitida al Departamento Nacional de Planeacin o a la interventora, respecto a todos lo requerimientos de informacin solicitados por la interventora a las entidades beneficiarias en cumplimiento de lo establecido en el Decreto 416 de 2007, y deber presentar un informe de entidades beneficiarias con los estados de la informacin requerida, y la gestin realizada (fechas y medios de solicitud). La matriz la presentar con periodicidad mensual (ltimo da del mes) al supervisor asignado a la interventora sobre la totalidad de entidades intervenidas, y la totalidad de la informacin solicitada (deber referirse a cada uno de los apartes descritos en el presente manual y los documentos solicitados) clasificando por cada una las entidades atendidas por las sedes y relacionando el responsable del envo. El interventor Administrativo y financiero debe compilar y mantener actualizada la informacin de imposicin o levantamiento de suspensin de giros a las entidades ejecutoras; la relacin de las entidades ejecutoras que por irregularidades en el manejo de regalas se les ha asignado un ejecutor sustituto; la
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Esta actividad se puede ejecutar en caso de realizar interventora a recursos de vigencias en curso.

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relacin de los registros, autorizaciones y cambios de las cuentas bancarias para manejo exclusivo de regalas; la relacin de las entidades beneficiarias sujetas a plan de desempeo; la relacin de las entidades territoriales reportadas a los organismos de control y vigilancia y la informacin relacionada con los requerimientos efectuados por el Departamento Nacional de Planeacin a las entidades beneficiarias. El siguiente procedimiento describe el anlisis y trmites respectivos que realiza la Subdireccin de Control y Vigilancia del Departamento Nacional de Planeacin, esta labor es alimentada con los conceptos y dictmenes de interventora administrativa y financiera realizada por el interventor en cumplimiento de esta actividad. Las entidades beneficiarias de regalas y compensaciones en cumplimiento del artculo 24 del Decreto 416 de 2007 remiten la informacin al Departamento Nacional de Planeacin. La no remisin de informacin por parte de las entidades beneficiarias tanto de la que refiere el artculo 24 del Decreto 416 de 2007 como la informacin en seguimiento a los compromisos de Plan de Desempeo es causal de suspensin de giros para las entidades. Por tanto el interventor administrativo y financiero debe reportar dicha irregularidad inmediatamente al DNP. Para cada una de las entidades beneficiarias de regalas y compensaciones que no estn en plan de desempeo y no remiten informacin: 1. Se les realiza un requerimiento, si la respuesta a este requerimiento es negativa o no existe debe informarse al DNP dicha situacin para que este aplique la suspensin de giros. 2. Si las entidades envan informacin, en cumplimiento del artculo 24 del Decreto 416 de 2007 o posterior al requerimiento y el anlisis de uso cumple con las destinaciones acorde a los artculos 14 y 15 de la Ley 141 de 1995 y 13y 14 de la Ley 756, entonces el interventor deber enviar dicho informe con dictamen al DNP, el cual enviar a las entidades beneficiarias una comunicacin sobre el cumplimiento. 3. Si las entidades beneficiarias envan informacin, en cumplimiento del artculo 24 del Decreto 416 de 2007 o posterior al requerimiento y el anlisis de uso no cumple con las destinaciones acorde a los articulos 14 y 15 de la Ley 141 de 1995, entonces el interventor verifica las vigencias, si son vigencias pasadas informa a la Direccin de Regalas del Departamento Nacional de Planeacin, para que esta realice los trmites respectivos con la subdireccin de procedimientos correctivos; si es vigencia actual pide reajuste del presupuesto, donde se tiene entendido que si dicho presupuesto de la vigencia actual no se ajusta, el interventor deber informar al DNP para que la entidad ser suspendida, caso contrario se enviar al DNP el informe aprobando el uso.

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Diagrama 4. Procedimiento y anlisis de informacin remitida por las entidades territoriales

Los planes de desempeo se presentan cuando las entidades beneficiarias de regalas han desviado el uso de los recursos y no han aclarado ante la Direccin de Regalas del Departamento Nacional de Planeacin dicha situacin, estos planes permiten levantar las medidas preventivas y correctivas de las que las entidades beneficiarias han sido objeto. Los planes de desempeo son compromisos que las entidades beneficiarias de regalas deben cumplir ante el Departamento Nacional de Planeacin y se encuentra reglamentados en el artculo 29 del Decreto 416 de 2007. La Subdireccin de Procedimientos Correctivos del Departamento Nacional de Planeacin proyecta un acto administrativo, a travs del cual condiciona los compromisos de cumplimiento y la aplicacin de la medida correctiva para los casos en que la entidad no cumpla con los compromisos suscritos. El interventor administrativo y financiero deber estudiar los planes de desempeo suscritos vigentes por cada una de las entidades asignadas en la zona objeto de interventora, as tambin verificar y procurar por el cumplimiento de los mismos por parte de las entidades beneficiarias de regalas, e informar inmediatamente al Departamento Nacional de Planeacin los incumplimientos detectados. Adicional a la informacin estipulada en el artculo 24 del Decreto 416 de 2007, es necesario que el interventor administrativo y financiero capture la informacin bsica de la entidad beneficiaria, esta informacin est relacionada con la representacin legal de la entidad, fecha de posesin del representante legal, direccin de correspondencia, telfono de contacto, fax, correo electrnico. Para realizar esto puede consultar la base de datos del Directorio de Entidades del Estado Colombiano que hace parte del Sistema Automatizado de Informacin del Estado Colombiano, la pgina de Internet del municipio, entre otras fuentes.
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El interventor administrativo y financiero deber capturar previo a las visitas informacin de los veedores, nombre, direccin y telfono de contacto de los mismos.

3.2.2.2 Informacin de Giros

El interventor previo a la visitas puede capturar informacin general de los giros realizados a las entidades territoriales beneficiaria de regalas objeto de interventora a travs de fuentes como los sitios web de las entidades giradoras. El interventor administrativo y financiero deber identificar para cada entidad territorial beneficiaria las fuentes de giros de recursos de regalas directas y compensaciones por tipo de recurso que genera regalas (petrleo, gas, carbn, sal, piedras preciosas, materiales de construccin, entre otras), as tambin, diferenciar e identificar para cada una de estas entidades el concepto de ingreso (regala directa, compensacin, impuesto al transporte, reintegro FAEP), Para ello puede consultar previo a las visitas la informacin respectiva en: Agencia Nacional de Hidrocarburos (Entidad Giradora de Regalas Directas y Compensaciones de Hidrocarburos).

La Agencia Nacional de Hidrocarburos detalla la informacin correspondiente a liquidaciones provisionales y definitivas, los ajustes y giros a favor de las entidades territoriales beneficiarias de regalas directas y compensaciones cuyo origen es la explotacin de hidrocarburos.

Figura 1. Informacin de Giros Agencia Nacional de Hidrocarburos

Fuente: www.anh.gov.co

Instituto Colombiano de Geologa y Minera (Entidad Giradora de Regalas Directas y Compensaciones de Carbn, Niquel, Metales Preciosos, Sal, Esmeraldas, Hierro, Piedras Preciosas, Caliza, Yeso)

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El Instituto Colombiano de Geologa y Minera (Ingeominas) detalla la informacin correspondiente a la totalidad de giros mensuales a favor de las entidades territoriales beneficiarias de regalas directas y compensaciones cuyo origen es la explotacin de minerales. Figura 2. Informacin de Giros Ingeominas

Fuente: www.ingeominas.gov.co

Adicional a esto puede apoyarse en la informacin reportada de cada una de las entidades en cumplimiento del Decreto 416 de 2007, formato F-SCV 001 y extracto de cuenta nica de regalas. En todo caso el interventor administrativo y financiero debe consultar todas las fuentes relacionados con la liquidacin y giro de todos los recursos de regalas y compensaciones de que son beneficiaras las entidades territoriales, y contrastar con las suministradas por stas.

3.2.3

Giros

3.2.3.1 Objetivo
El interventor administrativo y financiero deber realizar seguimiento al giro de los recursos y a la cuenta nica autorizada de la entidad beneficiaria de recursos de regalas directas y compensaciones.

3.2.3.2 Descripcin
El subproceso de giros de entidades giradoras comprende dos componentes principales que se desagregan respectivamente en actividades a saber: recoleccin y revisin de giros de la entidad y verificacin de giros en cuenta nica.

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Entrada: Informacin bsica previa a la visita relacionada con giros y cuenta nica. Salida: Verificacin de depsitos de giros en cuenta nica autorizada.

3.2.3.3 Instituciones Involucradas

Departamento Nacional de Planeacin Entidades Giradoras Interventora Administrativa y Financiera Entidades Beneficiarias de Regalas Directas y Compensaciones

3.2.3.4 Procedimiento.
El interventor administrativo y financiero deber revisar, registrar, analizar y consolidar por cada entidad beneficiaria, la informacin suministrada por la Agencia Nacional de Hidrocarburos, Ecopetrol, Ingeominas, IFI Concesin Salinas o la entidad que asuma sus funciones, los municipios, los distritos y por las dems entidades que sean responsables del recaudo y giro de los recursos de regalas directas y compensaciones. El interventor administrativo y financiero deber realizar seguimiento a la cuenta nica de regalas, revisar y reportar los ahorros en el Fondo de Ahorro y Estabilizacin Petrolera FAEP y los desahorros (reintegros) correspondientes, as tambin, verificar los requisitos que por ley deben cumplir las inversiones realizadas con excedentes financieros de regalas y compensaciones, y la justificacin de las mismas.

3.2.3.4.1 Recoleccin y revisin de giros destinados a la entidad.

La interventora administrativa y financiera debe realizar inspeccin, verificacin y anlisis sobre los giros recibidos por concepto de regalas en las entidades beneficiarias. El interventor deber realizar una identificacin previa de las instituciones giradoras de recursos de regalas en la entidad beneficiaria. Para esto podr solicitar informacin a la Direccin de Regalas del Departamento Nacional de Planeacin, a las entidades giradoras y a las entidades beneficiarias. El interventor deber verificar y constatar en la entidad beneficiaria la relacin de la totalidad de giros recibidos por concepto de regalas directas y compensaciones por parte de las instituciones identificadas en el mapa institucional descrito en el Capitulo 2. 1. Agencia Nacional de Hidrocarburos 2. Ingeominas- Instituto Colombiano de Geologa y Minera 3. Hasta marzo 31 de 2007 IFI Concesin de Salinas en Liquidacin 4. Hasta marzo 31 de 2007 IFI en liquidacin 5. Municipio donde se explotan materiales de construccin 6. Operadores de Oleoductos y Gasoductos

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La tabla 4 detalla las entidades que participan en la liquidacin, giro y distribucin de los recursos de regalas directas y compensaciones.
Tabla 4. Entidades que participan en la liquidacin, distribucin, recaudo y giro de los recursos de regalas directas y compensaciones
FUNCION RECURSO ENTIDAD GIRADORA LIQUIDACIN DISTRIBUCIN RECAUDO GIRO/TRANSFERENCIA HIDROCARBUROS MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA AGENCIA HIDROCARBUROS(GAS NACIONAL DE Y PETROLEO) HIDROCARBUROS HIDROCARBUROS(GAS Y PETROLEO) CARBN NIQUEL METALES PRECIOSOS(ORO, PLATA, PLATINO) ESMERALDA HIERRO CALIZA Y OTROS MANAGANESO YESO SAL* SAL* SAL** SAL** INGEOMINAS INGEOMINAS

X X X X X

MINERALES X X X X X X

INGEOMINAS INGEOMINAS INGEOMINAS INGEOMINAS INGEOMINAS INGEOMINAS INGEOMINAS IFI EN LIQUIDACIN IFI CONCESIN SALINAS MINISTERIO DE HACIENDA

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X

X X X X X X X X

X IMPUESTO DE TRANSPORTE X OLEODUCTOS X

MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA GRAN TIERRA ENERGY COLOMBIA LTDA (ARGOSY S.A.) B.P. EXPLORATION COMPANY PETROBRAS INTERNATIONAL PETROBRAS COLOMBIA ECOPETROL ECOPETROL DCC HOCOL S.A. OCENSA OLEODUCTOS DE COLOMBIA MASAROVAR ENERGY DE COLOMBIA LTDA(OMIMEX S.A.) PETROCOL

X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X

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FUNCION RECURSO ENTIDAD GIRADORA LIQUIDACIN DISTRIBUCIN RECAUDO GIRO/TRANSFERENCIA X X GASODUCTOS TRANSPORTADORA DE GAS DEL INTERIOR S.A E.S.P(ECOGAS S.A) GASODUCTO TOLIMA PROGASUR PROMIGAS TRANSCOGAS TRANSMETANO TRANSOCCIDENTE TRANSORIENTE S.A. E.S.P. MINERALES DE CONSUMO INDUSTRIA CEMENTERA SIDERRGICA TERMOELCTRICAS ALCALDIAS MUNICIPALES EXPLOTADORES ALCALDIAS MUNICIPALES X X X X X X X X MATERIALES DE CONSTRUCCIN X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

PETROLEOS DEL NORTE S.A. PACIFIC STRATUS ENERGY COLOMBIA LTDA(SIPETROL S.A.)

*El primer giro de INGEOMINAS lo realiza en abril de 2007(regalas primer trimestre de 2007), comprende las entidades territoriales de Restrepo y departamento de Meta, Zipaquira, Sesquil y departamento de Cundinamarca. **Clausula de contrato de concesin: los giros de regalas de sal de IFI concesin salinas los realiza MINHACIENDA a partir de 1992 debido a que el resultado operacional de IFI concesin salinas ha sido deficitario. Comprende las entidades territoriales de Manaure y departamento de la Guajira, Santa catalina y departamento de Bolvar, Nemocn, Zipaquir y departamento de Cundinamarca.

El interventor administrativo y financiero deber identificar el tipo de recurso natural y monto de los ingresos de regalas para cada entidad beneficiaria de regala directa y compensaciones, impuesto de transporte por oleoducto, impuesto al transporte por gasoducto, compensacin, FAEP, minerales y materiales de construccin. Igualmente, debe identificar las entidades encargadas de hacer la liquidacin y giro de los recursos. El interventor deber verificar para cada uno de los giros las deducciones, valor y clasificacin de los mismos. Los recursos girados por concepto de regalas y compensaciones desde las entidades giradoras a las entidades territoriales estn exentos del gravamen financiero del 2 por mil o 4 por mil. El interventor administrativo y financiero debe verificar que este descuento no sea realizado por las entidades giradoras o las entidades financieras en el momento de la liquidacin7.

Sentencia C-136 de 1999. Vladimiro Naranjo Mesa, Eduardo Cifuentes Muoz

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El interventor administrativo y financiero debe realizar interventora sobre los recursos del FAEP8 reintegrados (desahorrados) a las entidades beneficiarias en los mismos trminos y condiciones establecidos para las regalas y compensaciones en este Manual. Los recursos FAEP reintegrados pueden generarse por dos razones: la primera, es que se reciben ingresos inferiores a las condiciones establecidas en la Ley 209 de 1995; la segunda son los rendimientos generados sobre los recursos FAEP ahorrados por las entidades beneficiarias en la respectiva cuenta en el exterior (reintegrados anualmente, generalmente el primes mes de cada vigencia). Tanto los desahorros FAEP como los rendimientos que se generan, son reintegrados directamente por la Agencia Nacional de Hidrocarburos o por Ecopetrol. El interventor administrativo y financiero encontrar relacionado en las autorizaciones de pago emitidas por estas entidades giradoras los recursos FAEP reintegrados a la entidad beneficiaria. El interventor administrativo y financiero deber realizar la interventora administrativa y financiera a los rendimientos por los recursos provenientes de regalas y compensaciones, causados e incorporados en el presupuesto en la vigencia fiscal objeto de interventora. Para ello el interventor debe contemplar los rendimientos financieros generados por la cuenta que existe para el manejo de recursos de regalas junto con los rendimientos generados en las cuentas en las que se maneja el anticipo de los proyectos financiados con dichos recursos. Adicionalmente, las entidades beneficiarias realizan operaciones de endeudamiento respaldados con recursos de regalas y compensaciones. Cuando se presenten estos casos, se debe realizar la interventora administrativa y financiera sobre todos los contratos suscritos durante la vigencia fiscal objeto de interventora administrativa y financiera, que hayan sido financiados con dichos endeudamiento. A continuacin se exponen algunos de los conceptos de pago y deducciones de regalas directas y compensaciones, que las entidades beneficiarias pueden presentar en el momento de realizar la interventora administrativa y financiera a giros: a. Conceptos de Pago. El interventor deber verificar la liquidacin preliminar, liquidacin definitiva, ajustes de liquidacin, desahorros, anticipos y saldos a favor que se presenten en relacin a los giros de recursos de regalas. Liquidacin Preliminar: Se presenta cuando la entidad recaudadora de las regalas por concepto de explotacin de un recurso natural no renovable entrega a las entidades territoriales beneficiarias avances mensuales no definitivos sobre participaciones en regalas. Liquidacin Definitiva: Se presenta cuando la entidad recaudadora de las regalas por concepto de explotacin de un recurso natural no renovable realiza una liquidacin definitiva la cual dar un origen a ajustes de liquidacin preliminares teniendo en cuenta los recursos girados de forma preliminar mensual a las entidades territoriales beneficiarias. Ajustes de Liquidacin: Es resultado de la diferencia de los giros realizados por concepto de liquidacin preliminar mensual y la liquidacin definitiva. Los ajustes pueden originar saldos a favor o en contra de la entidad territorial beneficiaria.

Fondo de Ahorro y Estabilizacin Petrolera

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b. Deducciones. FONPET: El artculo 48 de la Ley 863 de 2003 establece que de las Regalas Directas y Compensaciones que correspondan a los municipios, distritos y departamentos (que podrn asignarle recursos a las cuentas de sus municipios o distritos) se debe descontar el 5% con destino al Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales, Fonpet. El descuento se hace directamente por la entidad responsable de su giro y el saldo restante conserva la destinacin y los porcentajes de distribucin contenidos en la ley de regalas. El descuento para el Fonpet no aplica a las entidades territoriales que de acuerdo con el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, cuenten con el 100% de las provisiones del pasivo pensional en los trminos previstos en la Ley 549 de 1999. Retencin del 1%: Deduccin realizada destinada al pago de Interventorias Administrativas y Financieras de recurso de regalas, se toma como base de clculo el valor de la liquidacin definitiva de la entidad territorial beneficiaria de recursos de regalas. Deduccin Ingeominas: El Articulo 14 de la Ley 756 de 2002 destina el 2.5% de los recursos de regalas de los Municipios productores y portuarios que no provengan de hidrocarburos (minera, piedras preciosas, entre otros que aplique) para sufragar costos de manejo y administrativo de la autoridad minera que este a cargo de la funcin de recaudo y distribucin de regalas y compensaciones. Ahorros: Los recursos FAEP ahorrados por las entidades territoriales por concepto de explotacin de hidrocarburos son descontados acorde a los lmites establecidos por el Direccin del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. Ajustes de liquidacin: Su origen son los saldos a favor o en contra de la entidad territorial beneficiaria, que se generan por concepto de liquidaciones preliminares. Pignoracin: En caso de pignoracin de recursos de regalas el interventor administrativo y financiero debe verificar el origen, valor, fecha y condiciones de la pignoracin de recursos, con el fin de establecer si los emprstitos que garantizan, tienen como fin atender las inversiones contempladas en las normas reglamentarias, y que cumplan con lo establecido en el artculo 11 de la Ley 358 de 1997, Decreto 696 de 1998, el Decreto 625 de 1996, y artculo 34 Decreto 416 de 2007.
Las entidades territoriales solamente podrn pignorar las rentas o ingresos que puedan destinarse forzosamente a determinados servicios, actividades o sectores sealados por la ley, cuando el crdito que se garantice mediante la pignoracin tenga como nico objetivo financiar la inversin para la provisin de los mismos servicios, actividades o sectores a los cuales deban destinarse las rentas o ingresos correspondientes. La pignoracin no podr exceder los montos asignados a cada sector de inversin durante la vigencia del crdito.

c. Valor neto del giro. El interventor deber verificar que los recursos girados por parte de las entidades giradoras incluyen las causaciones y deducciones correspondientes a la entidad territorial beneficiaria intervenida y los plazos mximos establecidos por la normatividad vigente.

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d. Ejemplo Se especifica a continuacin un ejemplo de giro realizado por parte de la Agencia Nacional de Hidrocarburos a una entidad territorial beneficiaria teniendo en cuenta los plazos mximos establecidos para el caso de regalas directas y compensaciones provenientes de oleoductos y gasoductos9: Es necesario aclarar previo a la exposicin del ejemplo exponer dos conceptos necesarios para comprender la estructura de la autorizacin de pagos manejados por la ANH.

Pagos Provisionales:
El Ministerio de Ministerio de Minas elabora liquidaciones provisionales dentro de los 15 das hbiles siguientes al mes que se liquida. Una vez realizada se enva a la Agencia Nacional de Hidrocarburos. La Agencia Nacional de Hidrocarburos reporta en la autorizacin de pago la liquidacin preliminar dentro de los 10 das siguientes al recibo de la misma.

Pagos Definitivos:
El ministerio de Minas elabora liquidaciones definitivas trimestrales dentro de los 30 das hbiles siguientes al trimestre que se liquida. Una vez realizada se enva a la Agencia Nacional de Hidrocarburos. La Agencia Nacional de Hidrocarburos gira a los beneficiarios dentro de los 10 das hbiles siguientes al recibo de las liquidaciones trimestrales.

Decreto Reglamentario 625 de 1996

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Figura 3. Ejemplo de giro Agencia Nacional de Hidrocarburos

A continuacin se ilustra cmo las entidades giradoras realizan descuentos sobre la liquidacin, los cuales obedecen a la obligacin que tienen las mismas de descontar de la liquidacin los porcentajes que corresponden a interventora administrativa y financiera, al Fondo Nacional de Regalas y al FONPET. El anlisis y verificacin de los descuentos es una de las actividades que corresponde realizar al interventor administrativo y financiero. El interventor administrativo y financiero debe verificar y analizar que las asignaciones que correspondan a recursos del Fondo Nacional de Regalas sean depositadas en las cuentas autorizadas para ello y por los montos acorde con los porcentajes establecidos en la norma. El descuento de Fondo Nacional de Regalas correspondiente a Regalas Directas por concepto de hidrocarburos y minerales, es realizado por parte de ANH e INGEOMINAS a las siguientes cuentas:
BANCO Banco de la Repblica ( antes Banco de la de primero de marzo de 2008 Repblica ( a partir de primero de marzo de 2008) 6101324-9 6101322-3 DTN-Regalas Directas NOMBRE DE LA CUENTA CONCEPTO Regalas Directas Regalas Directas DTN-Regalas Directas

No. DE CUENTA

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Las consignaciones dirigidas a Interventora Administrativa y Financiera deben realizarse a favor de la Direccin del Tesoro Nacional DNP Regalas Directas Interventoras sobre las regalas y compensaciones recibidas por el Departamento y Municipio durante cada vigencia, en la cuenta autorizada para tal fin:
ENTIDAD FINANCIERA Banco Occidente de 265046391 CUENTA No. CORRIENTE DENOMINACIN DIRECCIN DEL TESORO NACIONAL REGALAS DIRECTAS INTERVENTORAS DNP 899.999.090-2 NIT MINHACIENDA

Para el caso de materiales de construccin y minerales de consumo, son las entidades beneficiarias quienes realizan la liquidacin, distribucin y giro de las regalas en las respectivas cuentas autorizadas. Para los recaudos de las vigencias 2004 en adelante, la distribucin por concepto de interventora administrativa y financiera -IAF-corresponde al 1% del total recibido en la autoliquidacin; as tambin, aplica el 5% recibido sobre la autoliquidacin con destino al FONPET.

Diagrama 5. Distribuciones de FONPET e IAF para materiales de construccin y minerales de consumo

De conformidad con el pargrafo segundo del artculo 33 del Decreto 416 de 2007, el recaudo de regalas generadas por la explotacin de materiales de consumo y de construccin por parte de los municipios donde stos son explotados, debe realizarse, junto con los dems recursos de regalas de que es beneficiario en la cuenta nica autorizada por el Departamento Nacional de Planeacin, sin que haga unidad de caja con otros recursos diferentes a los provenientes de regalas y compensaciones. De sta, y sobre los recursos provenientes de materiales de construccin deben hacerse las transferencias al Departamento, al Fondo Nacional de Regalas, y al FONPET.

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La liquidacin, distribucin y giro se presentan en el Diagrama 6. De acuerdo con ste, el interventor administrativo y financiero deber realizar las respectivas conciliaciones que le permitan constatar que los giros recibidos por concepto de regalas directas y compensaciones de materiales de construccin y materiales de consumo correspondan a lo establecido por la Ley. Diagrama 6. Procedimiento de autoliquidacin, recaudo, transferencia y giro de regalas directas por concepto de explotacin de materiales de construccin

Es necesario aclarar que la liquidacin, recaudo, distribucin y transferencia de regalas derivadas de los materiales de construccin y minerales de consumo destinados al consumo de las termoelctricas, industria cementera e industrial de hierro se encuentra reglamentada en el Decreto 145 de 1995. Para el caso de minerales de consumo en dichas industrias provenientes de carbn, se hace necesario precisar que quin recauda distribuye y transfiere a diferencia de los otros materiales de consumo es INGEOMINAS. Las cuentas en las que se realizan y constatan las consignaciones dirigidas al Fondo Nacional de Regalas por explotacin de canteras y calizas, son las siguientes:

BANCO No. DE CUENTA NOMBRE DE LA CUENTA NIT MINHACIENDA TIPO DE CUENTA

BANCAFE 026990580

Banco Agrario de Colombia 3-0230-000041-1

Direccin del Tesoro Nacional Explotacin Direccin del Tesoro Nacional Explotacin Canteras Canteras y Calizas DNP 899.999.090-2 Corriente 899.999.090-2 Corriente

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El impuesto al transporte es un gravamen que se asimila a una compensacin. Dicho gravamen beneficia a los municipios por cuya jurisdiccin pasan oleoductos o gasoductos. Como se muestra en la Tabla 4, el impuesto al transporte es girado por las empresas operadoras a la cuenta nica autorizada de regalas directas y compensaciones de los municipios beneficiarios. En algunos casos el valor del impuesto al transporte no puede ser girado debido a problemas en la definicin de las jurisdicciones en donde no se ha podido establecer cul municipio debe ser beneficiado. Cuando esto ocurre el girador que para el caso son los operadores, envan el dinero del impuesto de transporte a las cuentas definidas a continuacin:
BANCO No. DE CUENTA NOMBRE DE LA CUENTA NIT MINHACIENDA Occidente 265-04642-5 Transporte Oleoductos 899.999.090-2 Bancaf 026-99276-8 Transporte Oleoductos 899.999.090-2

Otro de los descuentos que aplica para el caso de regalas directas y compensaciones es el descuento FONPET, el interventor verifica el descuento y constata que se realice en las siguientes cuentas:

BANCO No. DE CUENTA CONVENIO NOMBRE DE LA CUENTA

BANCOLOMBIA 8897

Banco Agrario de Colombia 3-0070000202-9

CONSORCIO COMERCIAL FONPET CONSORCIO COMERCIAL FONPET 2011 2011 900.090.450-0 Convenio 900.090.450-0 Corriente

NIT TIPO DE CUENTA

3.2.3.4.2 Verificacin de giros en cuenta nica

El interventor administrativo y financiero debe verificar en el comprobante de giro: el valor, la fecha y la cuenta a la fueron girados los recursos. As mismo, debe verificar que dicha cuenta corresponda a la cuenta nica autorizada. El interventor debe constatar que los giros de regalas directas y compensaciones se realicen en su totalidad a la cuenta vigente autorizada por el Departamento Nacional de Planeacin. Para ello deber verificar en el extracto de la cuenta nica autorizada, que el titular de la cuenta sea la entidad beneficiaria, monto y fecha de los ingresos de dichos recursos; sto lo confrontar con la informacin suministrada de giros que solicit en las entidades giradoras. El interventor deber analizar las deducciones mencionadas en el presente capitulo. Adems de constatar la existencia de la cuenta nica para el manejo de regalas, el interventor deber constatar e informar al Departamento Nacional de Planeacin, asesorar y actualizar a la entidad territorial beneficiaria respecto a las recomendaciones para subsanar las anomalas respecto al manejo de una cuenta nica (Ver Anexo 6).
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Para realizar la labor el Interventor Administrativo y Financiero debe verificar el cumplimiento de lo establecido en el artculo 33 del Decreto 416 de 2007, el cual reglamenta la obligacin que tienen las entidades territoriales respecto a la apertura de una cuenta nica para el manejo de los recursos de regalas. Las caractersticas que debe tener la cuenta, son las siguientes: a) b) c) d) Debe generar rendimientos financieros y permitir disposicin de recursos. La cuenta debe estar autorizada por el Departamento Nacional de Planeacin. La apertura debe realizarse en entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera. Debe ser una cuenta nica en la que no se realice unidad de caja.

a. Generar Rendimientos Financieros y Permitir Disposicin de Recursos. Respecto a la generacin de rendimientos financieros la ya extinta Comisin Nacional de Regalas expidi la Circular Externa 0001 del 10 de julio de 2003, en la que recomienda: para el caso en que la entidad territorial beneficiaria solicite la aprobacin o ya tenga aprobada una cuenta corriente para el manejo exclusivo de regalas, negocie de forma inmediata con la entidad financiera intereses sobre la cuenta en la que se manejarn dichos recursos; para el caso en que la entidad territorial beneficiaria solicite la aprobacin de una cuenta de ahorros o sta se encuentre aprobada, la entidad beneficiaria puede negociar con la entidad financiera el giro contra una cuenta corriente (pagadora) que haga debito automtico a la cuenta de ahorros de forma tal que no se generen intereses por sobregiro. Para este ltimo caso, de la cuenta nica autorizada a la cuenta pagadora solo se deben registrar movimientos destinados exclusivamente a pagos realizados y desembolsados en las fechas establecidas en cumplimiento de las obligaciones adquiridas en la ejecucin de las de regalas y compensaciones b. Autorizacin de la Cuenta por el Departamento Nacional de Planeacin. La solicitud de autorizacin de la cuenta nica para el manejo de recursos provenientes de regalas y compensaciones debe realizarla la entidad territorial beneficiaria ante el Departamento Nacional de Planeacin. Con el fin de tramitar el registro y autorizacin de la cuenta nica; se solicita la siguiente informacin: Oficio suscrito por el representante legal de la entidad beneficiaria, comunicando el nombre y el nmero de la cuenta, tipo de cuenta, la entidad financiera y la sucursal en la que se consignan estos recursos, el concepto por el cual reciben regalas y compensaciones as como la informacin de las personas autorizadas para su manejo. Certificacin expedida por el representante legal de la entidad beneficiaria donde conste que la cuenta bancaria que se solicita autorizar, es la cuenta nica con la cual la entidad beneficiaria da cumplimiento a lo establecido en lo establecido en el articulo 33 del Decreto 416 de 2007. Certificacin de la entidad financiera sealando: nombre completo y nmero de la cuenta, nombre y sucursal de la entidad financiera, tipo de cuenta, NIT de la entidad territorial. Adicionalmente, se debe precisar cuando se trate de un encargo fiduciario y el NIT de la fiduciaria. Certificacin de la entidad bancaria en donde se constate que la cuenta aperturaza genera rendimientos financieros.

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En caso de sustitucin, certificacin expedida por la entidad financiera correspondiente en la cual conste el estado actual de la cuenta que se va a sustituir.

Como soporte de los documentos anteriores, la entidad territorial beneficiaria debe enviar copia de los documentos relacionados con la designacin del representante legal: Credencial expedida por la Registradura Nacional del Estado Civil, cdula de ciudadana y acta de posesin. La Direccin de Regalas del Departamento Nacional de Planeacin recomienda incorporar en el nombre de la cuenta bancaria la informacin correspondiente a la identificacin de la entidad territorial, adicionar la palabra regalas y los recursos explotados en su jurisdiccin. Adicionalmente cuando se realicen cambios en las cuentas autorizadas, la interventora debe verificar que la cuenta sobre la cual la entidad beneficiaria solicita realizar un cambio por una nueva cuenta, se encuentre cancelada y que los saldos existentes obedezcan exclusivamente al respaldo de los cheques girados para la cancelacin de ejecuciones derivadas de la ejecucin presupuestal y que a la fecha de solicitud de cambio de cuenta no haban sido cobrados. c. Apertura realizada en entidades autorizadas Superintendencia Financiera El interventor deber verificar que la entidad en la que la entidad territorial beneficiaria recibe la totalidad de giros sea una entidad autorizada por la Superintendencia Financiera10. d. Cuenta nica en la que no se Realice Unidad de Caja. La cuenta en la que se manejen la totalidad de recursos provenientes de regalas debe ser nica. Esto quiere decir, que la entidad beneficiaria de regalas no podr tener ms de una cuenta en la que reciba los giros y rendimientos, cuyo origen sea dinero de regalas y compensaciones. El principio de unidad de caja se encuentra consagrado en el artculo 16 del Estatuto Orgnico de Presupuesto (Decreto 111 de 1996). Segn ste, con el recaudo de las rentas y todos lo recursos de capital, se atender el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en el presupuesto de las entidades, esto quiere decir, que todos los ingresos, sin importar su origen se incluyen en una sola bolsa (cuenta), con la cual se pueden pagar todos los gastos autorizados del presupuesto. La cuenta nica de regalas es una excepcin a esta regla, puesto que, la norma excluye de este principio los recursos que tiene destinacin especfica. Por tanto, a la cuenta nica autorizada para el manejo de los recursos de regalas y compensaciones, no deben ingresar recursos distintos a stos y en ningn caso, con cargo a los saldos disponibles en esta cuenta, se podrn atender compromisos y obligaciones que no se encuentren contempladas en el presupuesto de recursos de regalas; tampoco se podrn realizar transferencias de recursos a otras cuentas o manejos de tesorera diferente a los previstos en la normatividad aplicable. El interventor debe verificar las condiciones mencionadas en este punto, reportar al DNP la presunta irregularidad y dictamen correspondiente, y oficiar a la entidad beneficiaria respecto al no cumplimiento de stas.

10

La entidades autorizadas por la Superintendencia Financiera pueden ser consultadas en el web site www.superfinanciera.gov.co

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3.2.3.4.3 Situaciones especiales

El interventor administrativo y financiero debe reportar a la Direccin de Regalas del Departamento Nacional de Planeacin la presunta irregularidad, cuando se detecte que la entidad territorial est manejando los recursos de regalas directas y compensaciones en ms de una cuenta. El interventor administrativo y financiero deber asesorar a la entidad beneficiaria respecto al traslado de recursos a una cuenta previa solicitud de autorizacin realizada ante la Direccin de Regalas del Departamento Nacional de Planeacin, teniendo en cuenta lo establecido en el 416 de 2007, y en la Circular 001 del 10 de julio de 2003 de la Comisin Nacional de regalas. La entidad beneficiaria debe proceder al traslado de los saldos a la cuenta que prev sustituir una vez el Departamento Nacional de Planeacin teniendo haya realizado la correspondiente aprobacin. Adicionalmente se debe verificar que la cuenta sustituida haya sido cancelada. El proceso giros finaliza con la verificacin en la que se constate que la totalidad de los giros realizados se encuentren debitados en la cuenta nica autorizada, para ello el interventor administrativo y financiero solicitar y validar el ingreso de los giros identificados en los extractos de la cuenta nica. El interventor deber verificar si se presentan traslados o transferencias desde o hacia la cuenta nica, sin que correspondan al normal ejercicio de pago de compromisos adquiridos o sin que la entidad beneficiaria haya explicado satisfactoriamente el motivo del movimiento, e informar oportunamente al DNP si se detectan tales movimientos. A continuacin se expone el diagrama del subproceso giros.

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Diagrama 7. Diagrama de Trabajo Liquidaciones y Giros

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3.2.4

Plan de desarrollo

El plan de desarrollo territorial es un instrumento de planeacin e insumo para la programacin presupuestal de las inversiones realizadas con los recursos de las entidades territoriales, en el se plasman los objetivos generales y especficos de la accin de las entidades a mediano y largo plazo, las metas generales cualitativas y cuantitativas y los mecanismos para lograrlas. De acuerdo con la Constitucin de 1991 (Ttulo XII, Cap. 2), el Estatuto Orgnico de Presupuesto (Decreto 111 de 1996) y la Ley orgnica del Plan de Desarrollo (Ley 152 de 1994), las entidades territoriales deben ejecutar sus recursos a travs de Programas y Proyectos los cuales deben estar debidamente registrados en el Banco de programas y proyectos de la respectiva entidad. Adicionalmente la Ley 141 de 1994 (Art. 13 y 14) modificada por la Ley 756 de 2002 (Art. 14 y 15), establece que la utilizacin de los recursos de regalas directas y compensaciones por parte de las entidades territoriales beneficiarias de dichos recursos debe orientarse a inversiones en proyectos contenidos en los Planes de Desarrollo. Por tanto, las entidades territoriales beneficiarias de regalas directas y compensaciones deben ejecutar sus recursos a travs de programas y proyectos contenidos en el Plan de Desarrollo Territorial, el cual a su vez debe estar compuesto por Estrategias, Programas, Subprogramas y Proyectos de inversin. El propsito fundamental de lo anterior es que los recursos de regalas y compensaciones se orienten a objetivos claros de inversin que correspondan a las necesidades bsicas de la poblacin y a las polticas de los gobiernos territoriales; cualquier caso que no corresponda a esta organizacin derivada de la Constitucin y la Ley, constituye una presunta irregularidad para el ente ejecutor que debe ser reportada por la interventora administrativa y financiera.

3.2.4.1 Objetivo
Identificar, analizar y validar la totalidad de los proyectos, sectores, programas y subprogramas de inversin a ejecutar con recursos de regalas directas y compensaciones en las entidades territoriales beneficiarias como parte integral de las estrategias definidas en el Plan de Desarrollo Territorial; de igual forma, los rubros correspondientes definidos en el Plan Operativo Anual de Inversiones o en su defecto en el Decreto de Liquidacin de presupuesto para identificacin de las inversiones a realizar con los recursos de regalas y compensaciones a ejecutar en el presupuesto de la vigencia.

3.2.4.2 Descripcin
El Subproceso plan de desarrollo, involucra de forma transversal las actividades de seguimiento, asesora, y anlisis. monitoreo,

Entradas: Informacin Bsica de proyectos de la entidad beneficiaria, Plan de Inversiones, Plan Plurianual de Inversiones, Plan Financiero, Plan de contratacin y Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI). Salidas: Identificacin de sectores y nombre de rubros de destinacin para inversiones de recursos de regalas incorporados en el presupuesto de la entidad beneficiaria y validados en el Plan de Desarrollo.

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3.2.4.3 Instituciones Involucradas

Direccin de Regalas del Departamento Nacional de Planeacin Entidad beneficiaria Interventor administrativo y financiero

3.2.4.4 Procedimiento
Previo a la descripcin de actividades y tareas del interventor administrativo y financiero se har precisin sobre algunas definiciones relacionadas con el subproceso Plan de Desarrollo. Plan de Inversiones. Son proyecciones de los recursos financieros disponibles de las entidades territoriales para su ejecucin y armonizacin con los planes de gasto pblico. En este se encuentra la descripcin de los programas y subprogramas, indicando los objetivos y las metas, regionales, sectoriales y los proyectos prioritarios de inversin en toda la vigencia del plan de desarrollo. Plan Plurianual. Es la proyeccin de los costos y fuentes de financiacin de los principales programas y proyectos de inversin pblica consignados en el Plan de Desarrollo de la entidad territorial. Plan Financiero. Herramienta de planificacin y gestin financiera del sector pblico de mediano plazo, que permite proyectar las previsiones de ingresos, gastos, excedentes, requerimientos y alternativas de financiamiento necesarios para el cumplimiento del Plan de Desarrollo y la ejecucin presupuestal. Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI). El Plan Operativo Anual de Inversiones contiene los proyectos de inversin clasificados por sectores y programas. Su monto esta sujeto a la meta de inversin fijada en el plan financiero y guarda concordancia con el plan de inversiones de la entidad territorial. Banco de Programas y Proyectos de Inversin. El Banco de Programas y proyectos hace parte de los instrumentos para la ejecucin del Plan de Desarrollo Territorial. En este se registran los programas y proyectos viabilizados tcnica, ambiental y socioeconmicamente, susceptibles de ser financiados con el presupuesto de la entidad territorial. Programas: Usos destinados a actividades homogneas en un sector de accin econmica, social, financiera o administrativa a fin de cumplir con los objetivos establecidos en el Plan de Desarrollo Territorial Subprogramas: Conjunto de proyectos destinados a facilitar la ejecucin en un campo especfico, en virtud del cual se fijan metas parciales11. Proyecto de inversin: Unidad operacional de la planeacin de desarrollo que vincula recursos para resolver problemas o necesidades sentidas de la comunidad.

11

Decreto 568 de 1996

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El Subproceso Plan de Desarrollo involucra el conjunto de actividades descritas en el esquema de operacin de regalas directas y compensaciones para la Interventora Administrativa y Financiera (Diagrama 3), las cuales se describen a continuacin.

3.2.4.4.1 Recoleccin de informacin y Revisin de las estrategias, programas y subprogramas del Plan de Desarrollo y Plan Plurianual de Inversiones
El Captulo X de la Ley 152 de 1994 establece el procedimiento que deben surtir las entidades territoriales para la implementacin del Plan de Desarrollo Territorial. Al respecto, determina que en materia de elaboracin, ejecucin, seguimiento y evaluacin de los planes de desarrollo de las entidades territoriales, se aplicarn, en cuanto sean compatibles, las normas del Plan Nacional de Desarrollo, en este sentido, son aplicables a las entidades territoriales los plazos establecidos en la norma. El interventor administrativo y financiero verificar la elaboracin, contenido y aprobacin del Plan de Desarrollo Territorial en la entidad territorial beneficiaria, acorde al procedimiento y tiempos establecidos en la Ley 152 de 1994. El interventor administrativo y financiero identificar y establecer si los programas, subprogramas, proyectos, gastos e inversiones que se financien con recursos de regalas directas y compensaciones estn debidamente contenidos en el plan de desarrollo territorial, e identificados en forma clara y precisa. Esta labor la puede realizar contrastando el Plan Operativo Anual de Inversiones, el Plan de Inversin, Plan de Contratacin y el Plan de Desarrollo de la entidad. En el Plan de Inversin del periodo objeto de interventora, podr constatar que los gastos de inversin contemplados por la entidad territorial beneficiaria correspondan a programas y subprogramas del Plan de Desarrollo Territorial de la entidad intervenida. El interventor administrativo y financiero deber verificar la asociacin de subprogramas a su respectivo programa y, estos ltimos a estrategias y dimensiones contempladas del Plan de Desarrollo Territorial.

3.2.4.4.2 Recoleccin de informacin y Revisin del Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI)
El interventor administrativo y financiero deber constatar el Plan Operativo Anual de Inversiones, el proceso de aprobacin del mismo, las inversiones financiadas con recursos de regalas contempladas en ste, y la incorporacin de esas inversiones en el presupuesto de gastos de inversin.

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Diagrama 8. Diagrama de Proceso de Gestin de Plan de Desarrollo en Entidades Territoriales

** Los tiempos de presentacin estn sujetos a lo establecido por la entidad territorial.

De acuerdo al estatuto presupuestal de la entidad territorial, las Secretaras de Hacienda incorporan todos o algunos niveles (sector, programa, subprograma, proyecto) que contiene el Plan Operativo Anual de Inversiones al presupuesto de gastos de inversin. En caso de que el presupuesto solo incluya la inversin hasta el nivel de subprogramas y programas, los proyectos que componen los subprogramas y programas deben ser identificados en el decreto de liquidacin del presupuesto12. Con estos insumos, el interventor administrativo y financiero debe identificar los nombres de los rubros de ejecucin de proyectos y sus correspondientes programas, subprogramas y sectores de inversin financiados con recursos de regalas.

3.2.4.4.3 Recoleccin de informacin y Revisin de Proyectos en el Banco de Proyectos

Una vez se tengan identificados en el Plan Operativo Anual de Inversiones los proyectos financiados con recursos de regalas directas y compensaciones durante la vigencia objeto de interventora y as mismo, los Subprogramas, Programas y estrategias del Plan de Desarrollo asociados, se debe buscar la informacin de dichos proyectos en el Banco de Proyectos. El interventor administrativo y financiero deber verificar la existencia de bancos de proyectos de inversin en las entidades beneficiarias de regalas y compensaciones. Las entidades territoriales deben contar con un Banco de Proyectos que sirva como insumo en el proceso de programacin presupuestal segn lo

12

Instrumentos para la ejecucin, seguimiento y evolucin del Plan de Desarrollo Municipal, Marco Fiscal de Mediano Plazo, Plan indicativo, Plan Operativo Anual de Inversiones, Presupuesto, Plan de Accin y Programa Anual Mensualizado de Caja. Departamento Nacional de Planeacin, USAID. Pag 45. Noviembre de 2007

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establecido en la Ley 152 de 1994. La organizacin y funcionamiento de los Bancos de programas y proyectos en las entidades territoriales se encuentran reglamentados en el artculo 49 de la mencionada Ley. El interventor administrativo y financiero realizar revisin y anlisis de los proyectos de inversin en la entidad territorial teniendo en cuenta que deben encontrarse debidamente formulados y viabilizados acorde a la metodologa que existe para tal fin (metodologa BPIN13) de acuerdo con la Resolucin 0806 de 2005 expedida por el Departamento Nacional de Planeacin (Ver Anexo 8). Para ello solicitar la informacin de los proyectos financiados y a financiar con recursos de regalas en el banco de Proyectos y revisar las respectivas fichas EBI14 de los proyectos priorizados. El interventor administrativo y financiero debe realizar revisin de la totalidad de los proyectos del Banco de proyectos de la entidad territorial cuya fuente de financiacin corresponda a recursos de regalas directas y compensaciones, as tambin de los proyectos que no se encuentran identificados en el mismo y que sean financiados con tales recursos, para cual proceder a realizar la gestin de inclusin de los mismos y reportar al Departamento nacional de Planeacin dicha situacin en caso de presentarse una irregularidad. El interventor administrativo y financiero debe verificar que los proyectos que se vayan a financiar con recursos de regalas y compensaciones durante la vigencia objeto de interventora, estn radicados en el banco de proyectos de la entidad beneficiaria y se encuentren debidamente formulados y viabilizados tcnicamente; que cuenten con suficientes y pertinentes estudios, diseos, licencias, permisos, anlisis de costos, impactos socioeconmicos y programacin de ejecucin fsica y financiera. El interventor administrativo y financiero debe tener en cuenta esta actividad con el fin de verificar el cumplimiento del principio de economa declarado en el artculo 25 de la Ley 80 de 1993 y en virtud de ste, el numeral 12 contenido en el mismo artculo, en los procesos de contratacin correspondientes a la ejecucin de los proyectos. El interventor administrativo y financiero deber revisar con la entidad responsable de la ejecucin de recursos de regalas y compensaciones, la programacin estimada de cada proyecto expresada en sus componentes y actividades, as tambin el objetivo final del proyecto y los recursos de regalas involucrados en estos.

3.2.4.4.4 Recoleccin de informacin, Revisin, Anlisis y Asesora de destinacin especfica de los recursos de regalas
El interventor administrativo y financiero debe prestar apoyo a las entidades ejecutoras de regalas y compensaciones en relacin con la correcta ejecucin de los recursos de regalas directas y compensaciones a travs de programas y proyectos de inversin, as como con la implementacin de bancos locales de programas y proyectos. El interventor administrativo y financiero debe verificar la destinacin de las regalas y compensaciones como porcentajes sobre el total de recursos recibido por regalas directas y compensaciones en la entidad intervenida, para ello debe remitirse a la Gua indicativa de uso y distribucin de los recursos de regalas y compensaciones, anexa al presente manual. Las destinaciones especficas de los recursos de regalas estn plasmadas en los artculos 14 y 15 de la Ley 141 de 1994, modificados por los artculos 13 y 14 de la Ley
13 14

Banco de Proyectos de Inversin La ficha EBI, es una sntesis de un proyecto de inversin en la que se describe su objeto, su ejecutor, el impacto esperado, el costo total del proyecto y la apropiacin con la que cuenta en la respectiva vigencia. Cada proyecto que hace parte de la inversin pblica nacional tiene una ficha almacenada en el Banco Nacional de Proyectos del DNP conformando las Estadsticas Bsicas de Inversin.

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756 de 2002. El interventor debe corroborar que los componentes de los proyectos a financiar con recursos de regalas correspondan al objeto del proyecto identificado, as tambin los casos en que los proyectos o componentes estn financiando gastos no permitidos en la Ley. A continuacin se expone el diagrama del subproceso de Plan de Desarrollo. Diagrama 9. Diagrama de Trabajo Subproceso Plan de Desarrollo

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3.2.5

Presupuesto

El presupuesto se define como un instrumento legal y financiero de planeacin que incorpora los ingresos y gastos que la entidad territorial estima ejecutar en una vigencia fiscal.

3.2.5.1 Objetivo
Analizar el presupuesto de ingresos y gastos de los recursos de regalas y compensaciones en las entidades beneficiarias para cada una de las vigencias fiscales objeto de interventora, con el objeto de verificar que los recursos hayan sido programados, presupuestados, incorporados y ejecutados de acuerdo a la Ley.

3.2.5.2 Descripcin
El Subproceso presupuesto, involucra de forma transversal las actividades de monitoreo, seguimiento, acompaamiento y anlisis, a la programacin y ejecucin del presupuesto de regalas directas y compensaciones. Entradas: 1. Revisin, identificacin y anlisis de la cuenta nica autorizada, los movimientos de la misma por concepto de ingresos (giros de regalas, rendimientos financieros, y reintegros) y egresos (pagos, e inversiones temporales). 2. Estrategias, programas, subprogramas y proyectos financiados con regalas directas y compensaciones identificados y aprobados en Plan de Desarrollo Territorial, Plan de Inversiones, Banco de Proyectos, Plan Operativo Anual de Inversiones(POAI), Plan Financiero, Presupuesto Aprobado de Ingresos y Gastos, Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC),Plan de Contratacin y Plan de Compras. 3. El subproceso requiere de la siguiente informacin: Presupuesto de Ingresos y Gastos aprobados por la instancia correspondiente, Decreto de liquidacin de presupuesto, ejecuciones presupuestales de recursos de regalas correspondiente a la vigencia, actos administrativos aprobados de modificaciones presupuestales, extractos bancarios y movimientos de cuenta nica, identificacin de proyectos y programas ejecutados y en ejecucin, POAI , Plan de Contratacin y Plan de Inversiones de la vigencia objeto de interventora para cada entidad territorial beneficiaria. Salidas: Identificacin del presupuesto de regalas y compensaciones con el detalle de rubros de ingreso y gastos destinados a inversiones, monto de recursos de regalas directas y compensaciones validados e incorporados en el presupuesto de la entidad beneficiaria, concepto sobre consistencia y equilibrio del presupuesto ajustado a la normatividad vigente y de desagregacin a nivel de rubros presupuestales en el presupuesto de ingresos y gastos.
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3.2.5.3 Instituciones Involucradas

Direccin de Regalas del Departamento Nacional de Planeacin Entidad beneficiaria Interventor administrativo y financiero

3.2.5.4 Procedimiento
El proceso de elaboracin presupuestal se sustenta legalmente en la aplicacin del Estatuto Orgnico del Presupuesto Decreto 111 de 1996- (Ver Anexo 20). Para el caso de las entidades territoriales beneficiarias de regalas directas y compensaciones, el pargrafo 5 de los artculos 14 y 15 de la Ley 141 de 1994, modificados por los artculos 13 y 14 de la Ley 756 de 2002 respectivamente, establece que en los presupuestos anuales de dichas entidades, deben separarse claramente los recursos provenientes de las regalas que se destinen a los sectores de inversin all sealados.

3.2.5.4.1Presupuesto de ingresos
a. Revisin y aprobacin estructura presupuestal de ingresos Las regalas estn clasificadas en el presupuesto como un ingreso corriente no tributario. El interventor administrativo y financiero debe verificar en el presupuesto de la entidad territorial que las fuentes de financiacin e incorporacin de los recursos de regalas y compensaciones, se encuentren separadas y sean identificables respecto a los dems recursos en el presupuesto de la vigencia. El interventor administrativo y financiero debe constatar que el presupuesto de ingresos cumpla con la normatividad establecida para su aprobacin. Las autoridades administrativas (asambleas departamentales y concejos municipales) de la entidad territorial sean municipios o departamentos, deben aprobar a ms tardar al cierre de cada vigencia fiscal el presupuesto de la siguiente vigencia, para este caso la aprobacin se realiza a travs de acuerdo u ordenanza respectivamente. La fecha lmite de aprobacin esta contemplada en el acuerdo de presupuesto o acto administrativo correspondiente, y esta sujeta a los trminos de Ley para aprobacin del mismo. Para la elaboracin del presupuesto de ingresos, la entidad territorial beneficiaria de regalas y compensaciones debe tener dentro de su Plan Financiero de mediano plazo una proyeccin de disponibilidad de dichos recursos de acuerdo con el registro histrico de giros recibidos por la entidad por concepto de regalas directas y compensaciones. Adicionalmente, debe incorporar al presupuesto de ingresos por concepto de regalas y compensaciones los rendimientos financieros, los recursos no incorporados y no comprometidos en vigencias anteriores (supervit), as como tambin los emprstitos desembolsados para los casos en que aplique. El interventor administrativo y financiero debe verificar que todos estos recursos provenientes de regalas directas y compensaciones, sean incorporados total, oportuna y correctamente en el presupuesto, usando rubros separados e identificados para cada concepto y hayan sido incorporados con las autorizacin correspondiente (acto administrativo que soporte la incorporacin). El interventor administrativo y financiero debe verificar y analizar el presupuesto, y el acto administrativo a travs del cual se aprueba, as como tambin identificar el valor de los programas a financiar y/o
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financiados con recursos de regalas en el mismo, y los rubros con las cuantas de apropiacin inicial de ingresos correspondientes. En el Decreto de liquidacin se deben encontrar detalladas las secciones presupuestales financiadas por recursos de regalas directas y compensaciones. El interventor administrativo y financiero deber identificar y constatar los rubros afectados por ingresos provenientes de regalas directas y compensaciones en el presupuesto de la entidad territorial. Estos rubros deben destinarse a los programas identificados en el Plan Operativo Anual de Inversiones de la entidad, a los proyectos establecidos como prioritarios en el Banco de proyectos de inversin, contemplados en el Plan Anual Mensualizado de Caja, en el plan de contratacin; y deben obedecer a los programas y proyectos formulados en el Plan de Desarrollo Territorial. Diagrama 10. Diagrama de proceso aprobacin de proyecto de presupuesto en Entidades Territoriales

** Los tiempos de presentacin estn sujetos a lo establecido por la entidad territorial en el acuerdo de presupuesto.

El Diagrama 10 ilustra el proceso de aprobacin de proyecto de presupuesto en las entidades territoriales. Es preciso aclarar que en la parte superior del diagrama la remisin al ejecutivo superior, refiere al envo de la sancin del presupuesto al gobernador en los casos de los presupuestos de alcaldas municipales. El interventor deber verificar las facultades otorgadas al representante legal para la incorporacin de recursos en los actos administrativos de aprobacin de presupuesto.

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b. Ingresos por concepto de crditos respaldados con recursos de regalas directas y compensaciones Las entidades beneficiarias de regalas y compensaciones pueden recibir recursos provenientes de crditos respaldados con recursos de regalas y compensaciones. Cuando se presenten estos casos, se debe realizar interventora sobre la incorporacin de dichos recursos y la ejecucin de los gastos e inversiones financiados con stos. El artculo 11 de la Ley 358 de 1997, reglamenta la pignoracin de rentas por parte de las entidades territoriales: Las entidades territoriales solamente podrn pignorar las rentas o ingresos que deban destinarse forzosamente a determinados servicios, actividades o sectores sealados por la ley, cuando el crdito que se garantice mediante la pignoracin tenga como nico objetivo financiar la inversin para la provisin de los mismos servicios, actividades o sectores a los cuales deban asignarse las rentas o ingresos correspondientes. La pignoracin no podr exceder los montos asignados a cada sector de inversin durante la vigencia del crdito.15 Al respecto el artculo 34 del Decreto 416 de 2007 reglamenta que los recursos de regalas solo podrn ser pignorados o servir como fuente de pago en operaciones de crdito pblico cuyo objeto haya sido o sea destinado a la financiacin de proyectos de inversin y sean susceptibles de ser financiados con recursos de regalas y compensaciones. El interventor debe verificar que los recursos de regalas pignoradas financien inversiones que sean dirigidas a lo establecido en los artculos 14 y 15 de la Ley 141 de 1994 modificados por los artculos 13 y 14 de la Ley 756 de 2002. El artculo 1 del Decreto 696 de 1998 define las operaciones de crdito pblico: OPERACIONES DE CRDITO PBLICO. Para efectos de lo previsto en la Ley 358 de 1997, se encuentran comprendidos dentro de las operaciones de crdito pblico los actos o contratos que tengan por objeto dotar a las entidades territoriales de recursos con plazo para su pago, de bienes o servicios con plazo para su pago superior a un ao, as como los actos o contratos anlogos a los anteriores. Tambin se encuentran comprendidos aquellos actos o contratos mediante los cuales las entidades territoriales acten como deudoras solidarias o garantes de obligaciones de pago y aquellos relacionados con operaciones de manejo de la deuda pblica.16 El artculo 8 del Decreto 696 de 1998 define los casos en los que las operaciones de endeudamiento requieren autorizacin, as: ARTCULO 8o. ENDEUDAMIENTO QUE REQUIERE AUTORIZACIN. Las entidades territoriales requieren autorizacin de endeudamiento cuando se presente cualquiera de los siguientes eventos: a) Cuando la relacin intereses/ahorro operacional sea superior al 40% sin exceder el 60%, siempre que el saldo de la deuda de la vigencia anterior se incremente, con la nueva operacin, a una tasa superior a la variacin del ndice de precios al consumidor (IPC), o meta de inflacin, proyectada por el Banco de la Repblica para la vigencia; b) Cuando la relacin intereses/ahorro operacional supere el 60%; c) Cuando la relacin saldo de la deuda/ingresos corrientes supere el 80%.
15 16

Artculo 11 Ley 358 de 1997. Artculo 1 Decreto 696 de 1998.

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Las operaciones de crdito pblico que impliquen la refinanciacin de intereses requieren autorizacin de endeudamiento cuando se presente cualquiera de los eventos descritos en los literales a), b) y c) de este artculo, sin perjuicio de lo dispuesto en el pargrafo transitorio. Los municipios no capitales que se encuentren en la situacin prevista en el literal a) del artculo 8o. del presente Decreto o en la prevista en el pargrafo transitorio del mismo artculo, presentarn la solicitud de autorizacin de endeudamiento ante el respectivo Departamento. En los dems casos en que se requiera autorizacin de endeudamiento, la misma se solicitar ante el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, a travs de la Direccin General de Crdito Pblico. La ejecucin y el cumplimiento de los planes de desempeo son responsabilidad exclusiva de la respectiva entidad territorial.17 Al respecto el interventor debe realizar seguimiento a los contratos de deuda, verificando lo siguiente: Cumplimiento de los requisitos (autorizaciones y destinacin) Condiciones del contrato (tasa de inters, plazos, plan de amortizacin y pago de intereses) Desembolso del crdito. Relacin de programas, proyectos y dems inversiones financiadas con los recursos del crdito. Gastos en la vigencia objeto de interventora destinados al pago de intereses y amortizacin de capital. 6. Seguimiento a los programas, proyectos, gastos y otras inversiones financiadas, acorde a lo establecido en el presente manual. c. Modificaciones (adiciones, reducciones, traslados) El interventor administrativo y financiero solicitar y analizar las modificaciones presupuestales consistentes en adiciones, reducciones y traslados que afecten las apropiaciones de ingresos de regalas contempladas en el presupuesto de la entidad territorial durante la vigencia objeto de interventora. El interventor administrativo y financiero debe constatar que las modificaciones presupuestales cumplan con los requisitos establecidos para tal fin y cuenten con los actos administrativos de aprobacin correspondientes. En general, las modificaciones son aprobadas por las autoridades administrativas competentes de la entidad territorial (concejo municipal o asamblea departamental) a travs de acuerdo u ordenanza, sin embargo, puede darse el caso en que el ejecutivo sea facultado por dicha autoridad para realizarlas a travs de acto administrativo. Las adiciones y reducciones deben estar aprobadas por la autoridad con las correspondientes facultades. El interventor administrativo y financiero debe verificar que el origen de las modificaciones realizadas en el presupuesto de ingresos obedezca a fuentes de recursos de regalas directas y compensaciones y que afecten el respectivo rubro presupuestal de ingresos. De conformidad con lo sealado en el artculo 8 de la Ley 819 de 2003, las entidades territoriales deben hacer el ajuste presupuestal a los recursos correspondientes a reservas presupuestales de vigencias anteriores para ser incorporados y ejecutados en el presupuesto de la vigencia siguiente objeto de interventora. Sin embargo, tal y como se explic en el Captulo 1 del presente manual, esos recursos son objeto de interventora administrativa y financiera de las vigencias en las cuales fueron constituidas las obligaciones o compromisos correspondientes, es decir, en la vigencia del primer registro presupuestal. Por
17

1. 2. 3. 4. 5.

Artculo 8 Decreto 696 de 1998

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lo anterior, con el fin de determinar el alcance de su trabajo, el interventor administrativo y financiero debe conocer exactamente qu parte de la ejecucin del presupuesto de la vigencia objeto de interventora, corresponde a recursos comprometidos en esa vigencia y cules fueron comprometidos en vigencias anteriores y se ejecutan en la presente como reservas presupuestales de la vigencia anterior o como vigencias expiradas. Durante la vigencia objeto de interventora, el interventor revisar las modificaciones o traslados que afecten las apropiaciones de ingresos y gastos de regalas y compensaciones. Adicionalmente verificar la correcta incorporacin, en el presupuesto de las vigencias objeto de interventora, de los recursos recaudados por giros, rendimientos financieros, recursos del balance, entre otros. Hay que tener en cuenta que si bien la interventora solo estudiar en detalle las modificaciones que involucran recursos de regalas y compensaciones, con el fin de verificar el valor de la cuanta mnima para contratacin directa (Ver numeral 3.2.6) deber hacer seguimiento al valor total de presupuesto de la entidad territorial y sus modificaciones (adiciones y reducciones) durante la vigencia objeto de interventora. d. Verificacin ejecucin de ingresos La ejecucin de ingresos corresponde al recaudo en el periodo objeto de interventora. El interventor administrativo y financiero deber verificar la total, oportuna y correcta incorporacin en el presupuesto para las vigencias objeto de interventora, de los recursos recaudados por giros, rendimientos financieros, recursos del balance, emprstitos, y en general, todos los recursos provenientes de regalas directas y compensaciones no incorporados y disponibles en la vigencia objeto de interventora. El interventor administrativo y financiero debe hacer seguimiento a los procedimientos y a la documentacin por medio de los cuales se registran los ingresos por concepto de regalas directas y compensaciones. El interventor deber verificar mensualmente el recaudo acumulado de giros y rendimientos financieros por concepto de regalas y compensaciones. Cuando este monto supere el monto de las apropiaciones correspondientes en el presupuesto de ingresos, el interventor administrativo y financiero velar por que la entidad territorial tramite o explique las adiciones presupuestales correspondientes no incorporadas, e informa al Departamento Nacional de Planeacin sobre una respuesta negativa de la entidad beneficiaria ante este requerimiento. El interventor administrativo y financiero debe verificar los recursos del balance y sus soportes contables, con el fin de establecer rendimientos financieros y giros de regalas y compensaciones no incorporados, as como recursos no comprometidos y no ejecutados en vigencias anteriores, y en general, todos los recursos de regalas y compensaciones que por este concepto se encuentren disponibles para su incorporacin y ejecucin en la vigencia objeto de interventora. As mismo, debe verificar que la entidad territorial beneficiaria incorpore la totalidad de dichos recursos en la vigencia objeto de interventora, en rubros separados y claramente identificables, e informar al Departamento Nacional de Planeacin sobre una respuesta negativa de la entidad territorial ante este requerimiento. En caso de presentarse ingresos por concepto de regalas y compensaciones causados y liquidados durante la vigencia objeto de interventora, pero que sern girados en la siguiente vigencia, y la entidad territorial incorpore dichos recursos como reconocimientos o cuentas por cobrar dentro del presupuesto de la misma
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vigencia en que se causaron y liquidaron, el interventor debe verificar la ejecucin e incorporacin de dichos ingresos, reporta la irregularidad y de ser posible, asesorar a la entidad territorial para subsanar dicha situacin, puesto que el presupuesto de ingresos de la misma debe ser manejado como presupuesto de caja y no de causacin acorde a lo establecido en el Estatuto Orgnico de Presupuesto. Cuando sean suspendidos los giros de regalas directas y compensaciones a la entidad beneficiaria, el interventor administrativo y financiero deber realizar deber verificar que el representante legal de dicha entidad cumpla con los trminos para el aplazamiento de ejecucin de las apropiaciones acorde a lo establecido en el artculo 28 del Decreto 416 de 2007 y Decreto 4192 del 30 de octubre de 2007: Cuando se suspenda el giro de regalas el alcalde o gobernador deber proceder a aplazar las apropiaciones financiadas con los recursos cuyo giro fue suspendido, medida que deber adoptarse dentro de los 5 das hbiles siguientes al envo de la comunicacin de la comunicacin de la suspensin (). As mismo deber constatar que las excepciones mencionadas en el Decreto 4192 del 30 de octubre de 2007, producto de los compromisos y amparos asumidos por la entidad bajo los trminos de la misma norma, correspondan a la situacin real en que se encuentre la entidad beneficiaria. Para los casos en que no son incorporados la totalidad de los recursos regalas directas y compensaciones, la Ley 819 de 2003 reglamenta el uso de los excedentes de liquidez que estn definidos como todos aquellos recursos que de manera inmediata no se destinen al desarrollo de las actividades que constituyen el objeto de las entidades18 (Ver Anexo 21). El artculo 17 de la Ley 819 de 2003 ordena: Colocacin de excedentes de liquidez. Las entidades territoriales debern invertir sus excedentes transitorios de liquidez en Ttulos de Deuda Pblica Interna de la Nacin o en ttulos que cuenten con una alta calificacin de riesgo crediticio o que sean depositados en entidades financieras calificadas como de bajo riesgo crediticio. Pargrafo. Las Entidades Territoriales podrn seguir colocando sus excedentes de liquidez en Institutos de Fomento y Desarrollo mientras estos ltimos obtienen la calificacin de bajo riesgo crediticio, para lo cual tendrn un plazo de un (1) ao a partir de la vigencia de la presente ley. El interventor deber verificar, analizar y conceptuar sobre las inversiones de los excedentes de liquidez de recursos de regalas vigentes durante el periodo objeto de interventora para cada una de la entidades beneficiarias de regalas y compensaciones, y verificar que las mismas se realicen en entidades que cumplan con lo establecido en el artculo 17 de la Ley 819 de 2003 (vigente hasta el 25 de febrero de 2008) y en el Artculo 50 del Decreto 538 de 2008. De acuerdo con este ltimo los excedentes de liquidez en las entidades territoriales y descentralizadas deben invertirse: i) En Ttulos de Tesorera TES Clase B, tasa fija o indexados a la UVR, del mercado primario directamente ante la DGCPTN19 o en el mercado secundario en condiciones de mercado.

ii) En certificados de depsitos a trmino, depsitos en cuenta corriente, de ahorros o a trmino en condiciones de mercado en establecimientos bancarios vigilados por la Superintendencia Financiera de Colombia con calificacin vigente triple AAA o su calificacin anloga para corto y
18 19

Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, Decreto 538 de 2008 Articulo 50. Direccin General de Crdito Pblico y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico

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largo plazo por parte de las sociedades calificadoras de riesgo, o, en entidades con regmenes especiales contempladas en la parte Dcima del Estatuto Orgnico del Sistema Financiero. Para los casos en que a travs de convenios interadministrativos se de traslado de recursos de regalas y compensaciones a alguna de las entidades de las del tipo: Economa mixta, EICE, ESP o cualquier tipo de entidad que no sea del orden territorial o descentralizado, el interventor administrativo y financiero debe verificar el cumplimiento por parte de estas de lo establecido en el Titulo II, III y IV del Decreto 538 de 2008. El interventor deber conceptuar y dictaminar acerca de la justificacin de existencia de los excedentes de liquidez de regalas por parte de la entidad beneficiaria, teniendo en cuenta los planes de desarrollo de la entidad, plan de inversin, marco fiscal de mediano plazo, programacin presupuestal de la vigencia, indicadores de cobertura, ejecucin presupuestal, plan de compras y plan de contratacin. Las entidades beneficiarias que manejen excedentes de liquidez mediante contratos de administracin delegada de recursos, negocios fiduciarios o patrimonios autnomos, no podrn utilizar dichos excedentes para celebrar operaciones de crdito, repos o simultneas ni transferencia temporal de valores, excepto el caso de las empresas industriales y comerciales del estado y las sociedades de economa mixta. La Circular 002 de 2008 de la Direccin de Regalas del Departamento Nacional de Planeacin, especifica que las entidades territoriales beneficiarias de regalas directas y compensaciones no podrn registrar prdidas por concepto de capital en este tipo de inversiones. La destinacin de los recursos generados por los excedentes de liquidez deben ser verificados, analizados y conceptuados por el interventor administrativo y financiero de forma integral, para lo cual deber revisar: el origen y justificacin de dichos excedentes de liquidez, el contrato que respalda la administracin de dichos recursos, la calificacin de la entidad ante la Superintendencia Financiera, la calificacin de los ttulos que respaldan la inversin, el plazo y condiciones de la redencin y que este efectivamente corresponda a una inversin temporal y redimible en el corto plazo, la fecha pactada de la redencin, la cuenta de destino y el valor de la redencin (capital e intereses por separado), las garantas suscritas en la operacin, el registro de la operacin en el libro de bancos, y dems documentos que considere pertinentes. Por lo anterior, la interventora administrativa y financiera debe velar por el estricto cumplimiento de las previsiones contenidas en la Ley 819 de 2003, en el Decreto 538 de 2008 y todas las normas que los modifiquen y/o adicionen, y de la Circular 002 de 2008 emitida por la Direccin de Regalas del Departamento Nacional de Planeacin. Cuando en el ejercicio de las labores de interventora observe que la entidad territorial no est cumpliendo con tales previsiones, reportar e informar de manera clara y oportuna al Departamento Nacional de Planeacin, a travs de un informe que soporte el hallazgo. En cumplimiento de lo sealado en la Circular 002 de 2008, las entidades territoriales debern reportar la informacin sobre inversiones temporales de excedentes de liquidez en el Formato F-SCV-010. En todo caso, el interventor administrativo y financiero para evaluar y determinar la veracidad de la informacin entregada por la entidad territorial sobre las inversiones temporales de liquidez, deber verificar la consistencia de esta informacin, con los extractos bancarios, los registros contables y los estados de tesorera de la entidad territorial.

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En los casos que los dineros de regalas sean administrados a travs de un encargo fiduciario el interventor administrativo y financiero debe solicitar el contrato realizado entre la fiducia y la entidad beneficiaria, revisar y verificar que en dicho contrato se estipule que los recursos de regalas a ser administrados sern destinados exclusivamente a las inversiones y gastos destinados a los fines especficos que establece la normatividad vigente. En los casos en que no se cumpla con lo anterior, deber informar a la Direccin de Regalas del DNP de forma inmediata aduciendo riesgo inminente de desviacin o prdida de recursos.

3.2.5.4.2 Presupuesto de gastos

a. Revisin y aprobacin estructura presupuestal de gastos El interventor administrativo y financiero debe verificar que la apropiacin de los recursos de regalas y compensaciones se realice en forma separada de los dems recursos en el presupuesto de gastos, de igual forma sus modificaciones y en particular las adiciones correspondientes a reservas presupuestales. En cuanto a la estructura presupuestal con que se muestran los gastos de inversin y los compromisos asumidos con deuda, se debe tener en cuenta que pueden existir diferencias entre las definiciones y ttulos que dan las entidades territoriales a los programas, subprogramas y proyectos de inversin, y los presupuestales. La entidad territorial tiene autonoma para manejar las jerarquas presupuestales de inversin, siempre que se logre mostrar claramente los rubros con que se ejecutan las estrategias, programas, subprogramas y proyectos relacionados en el POAI y el Plan de Desarrollo. El interventor administrativo y financiero identificar en el presupuesto, los gastos de inversin y deuda (intereses y amortizacin de capital) a ser financiados con recursos de regalas. Para esto deber identificar los rubros asignados a las estrategias, programas, subprogramas y proyectos de inversin que son financiados con recursos de regalas directas y compensaciones y con recursos de crdito respaldados en dichos recursos20. Posterior a esto, verificar en el Plan Operativo Anual de Inversiones que el total de las apropiaciones destinadas a programas, subprogramas y proyectos de inversin, correspondan al total del presupuesto de gasto financiados con recursos de regalas. A partir del presupuesto inicial y el Decreto de Liquidacin de cada entidad el interventor administrativo y financiero deber indicar si la programacin del presupuesto de la vigencia objeto de interventora se encuentra ajustada a los criterios de destinacin reglamentados en los artculos 14 y 15 de la Ley 141 de 1994, modificados por los artculos 13 y 14 de la Ley 756 de 2002. Est anlisis deber realizarse teniendo en cuenta los documentos Gua indicativa de usos de recursos de regalas directas y compensaciones y Guas metodolgicas para el anlisis de uso anexos al presente manual (Ver Anexos 9 y 10, respectivamente). El interventor administrativo y financiero debe revisar, analizar y verificar que la entidad beneficiaria de recursos de regalas directas y compensaciones cumpla con las destinaciones en el presupuesto programado y ejecutado de regalas directas y compensaciones. Para ello debe solicitar el presupuesto en la entidad territorial beneficiaria y el Plan Operativo Anual de Inversiones, e identificar y clasificar las diferentes inversiones determinando el valor de regalas a financiar por proyecto.
20

El Decreto 568 de 1996 especfica que los presupuestos deben ser presentados para su trmite legislativo, siendo identificables los gastos de inversin los cuales deben ser clasificados en programas y subprogramas presupuestales.

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b.

Modificaciones (adiciones, reducciones traslados)

El Interventor administrativo y financiero debe revisar las modificaciones que afecten el presupuesto de gastos de regalas y compensaciones. Esta actividad involucra la identificacin de los proyectos de inversin destinados a ser financiados con dichos recursos. El interventor debe verificar que toda modificacin presupuestal cuente con certificado de disponibilidad expedido por el jefe de presupuesto, donde se garantice que los saldos de las apropiaciones que se modificarn se encuentran libres de afectacin. c. Verificacin ejecucin de Gastos

El interventor administrativo y financiero deber verificar que todos los proyectos de inversin incorporados en el presupuesto de las entidades beneficiarias de regalas directas y compensaciones, que cuenten con financiacin total o parcial de dichos recursos, y presenten ejecucin a travs recursos comprometidos en la vigencia objeto de interventora, se encuentren contemplados en los respectivos bancos locales de programas y proyectos de inversin as como su conformidad con los respectivos planes de desarrollo. As mismo, el interventor deber identificar cdigos de rubros presupuestales con los que se ejecutan dichos programas y proyectos de inversin. El interventor debe verificar que todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales cuya fuente son recursos de regalas y compensaciones para financiar los programas y proyectos de inversin definidos en el POAI y el Plan de Desarrollo, cuenten con los certificados de disponibilidad previos que garanticen la apropiacin suficiente para atender los gastos. As mismo, debe constatar que todos los compromisos que se asumen con cargo a dichos certificados de disponibilidad, cuenten con un registro presupuestal que les garantice su destinacin, posterior a ello constatar la destinacin y vigencia de dichos compromisos. El interventor debe verificar que la entidad territorial no adquiera obligaciones sobre apropiaciones de regalas directas y compensaciones inexistentes, o en exceso de saldo de apropiacin disponible para comprometer, o en exceso del recaudo efectivo. En todo caso, el interventor administrativo y financiero debe confrontar que la apropiacin presupuestal de ingresos y gastos de regalas directas y compensaciones sean iguales en monto. El interventor deber hacer seguimiento y verificar que al finalizar la vigencia fiscal correspondiente objeto de interventora, se constituyan las reservas presupuestales con los compromisos que no hayan dado lugar al reconocimiento de obligaciones, siempre y cuando estn legalmente contrados y desarrollen el objeto de la apropiacin. Para estos casos, el interventor debe verificar, que dicha ejecucin no se extienda ms all de la vigencia fiscal en que se constituy. El interventor deber hacer seguimiento y verificar que al finalizar la vigencia objeto de interventora se constituyan correcta y oportunamente las cuentas por pagar relacionadas con los bienes y servicios entregados y recibidos a satisfaccin, pero que al final de la vigencia no se haya efectuado el pago correspondiente.

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El interventor deber hacer el seguimiento y constatar los pagos correspondientes a la ejecucin de las reservas presupuestales y cuentas por pagar constituidas al finalizar la vigencia objeto de interventora, que se realicen durante la siguiente vigencia. El interventor debe constatar que los pagos efectuados durante la vigencia objeto de interventora, no excedan el monto total de la obligacin correspondiente. El interventor debe constatar que los compromisos y obligaciones asumidos se realicen conforme a las normas contractuales y presupuestales vigentes. Igualmente, el interventor debe verificar que las apropiaciones presupuestales financiadas con recursos de regalas cumplan, en todo momento, las destinaciones de Ley y reportar de manera oportuna aquellos gastos no permitidos y aquellos que exceden las competencias de la entidad beneficiaria. Las actividades relacionadas con el presupuesto se detallan en el siguiente diagrama de trabajo.

74

Diagrama 11. Diagrama de Trabajo Subproceso Presupuesto

75

3.2.6

Seguimiento administrativo y financiero de programas, proyectos contratos, gastos y otras inversiones financiados con recursos de regalas y compensaciones

3.2.6.1 Objetivo
El interventor administrativo y financiero deber realizar seguimiento administrativo y financiero a los programas, proyecto, gastos y otras inversiones financiados con recursos de regalas directas y compensaciones en las entidades beneficiarias de los recursos.

3.2.6.2 Descripcin
El interventor administrativo y financiero debe identificar y asociar los contratos financiados con regalas con sus respectivos proyectos y programas. Debe hacer seguimiento administrativo y financiero a dichos contratos desde la etapa precontractual hasta su liquidacin, realizar visitas de interventora, constatar el cumplimiento de los objetos contractuales y la entrada en funcionamiento de los proyectos ejecutados con recursos regalas, verificando que los contratos financiados con estos recursos estn relacionados con el objeto y fines de los proyectos y realizar la evaluacin econmica y social de sus impactos.

3.2.6.3 Instituciones Involucradas

Entidad Territorial-Interventor Tcnico Direccin de Regalas Departamento Nacional de Planeacin Contratista Instituciones involucradas en la ejecucin del objeto contractual Subcontratistas Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico Interventor Administrativo y Financiero

3.2.6.4 Procedimiento.
Las actividades descritas en este subproceso las debe realizar el interventor administrativo y financiero para los siguientes casos: Programas, proyectos, gastos y otras inversiones identificados en el plan de desarrollo de las entidades territoriales beneficiarias y financiadas con recursos provenientes de regalas directas y compensaciones.

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Programas, proyectos, gastos y otras inversiones identificadas en el plan de desarrollo de la entidad territorial beneficiaria y financiada con endeudamiento de la entidad territorial, cuyo pago involucra recursos de regalas directas y compensaciones o en los que se pignoren recursos de este tipo. Programas, proyectos, gastos y otras inversiones identificadas en el plan de desarrollo de la entidad territorial beneficiaria y financiada con endeudamiento de la entidad territorial, cuya administracin financiera se maneja a travs de contratos de fiducia garantizados y otras cuentas que involucren recursos de regalas directas y compensaciones. Programas, proyectos, gastos y otras inversiones identificados en el plan de desarrollo de la entidad territorial beneficiaria cofinanciados con recursos de regalas directas y compensaciones.

3.2.6.4.1 Relacin de contratos asociados a la ejecucin de proyectos

El interventor administrativo y financiero realizar seguimiento a los proyectos e inversiones financiados con recursos de regalas, actividad que comprende la verificacin de la existencia y funcionamiento de bancos locales de proyectos de inversin, su registro y actualizacin. Para realizar esta actividad el interventor administrativo y financiero revisar para cada proyecto financiado con recursos de regalas y compensaciones las fichas EBI y los BPIN21 correspondientes, elaborar una lista de contratos relacionados con proyectos en ejecucin y a ejecutar con este tipo de recursos durante el periodo, posterior a ello verificar que dichos proyectos correspondan a los programas y sectores identificados como prioritarios en el Plan de Desarrollo, presupuestados y ejecutados por la entidad beneficiaria. En caso de existir contratos que no se asocian a proyectos, el interventor administrativo y financiero debe analizar si la ejecucin de dichos recursos, a travs de los respectivos contratos, responde a unos mismos propsitos u objetivos, de forma que la asociacin de dichos contratos pueda enmarcarse dentro de un programa o proyecto de inversin independientemente de que se cumplan los requisitos y condiciones de la Ley 152 de 1994. El interventor administrativo y financiero por lo tanto identificar en un inicio de forma documental el objeto de los contratos asociados para realizar esta actividad, y los programas en los que se puede enmarcan dicho contrato. El interventor administrativo y financiero cuenta con la informacin de los formatos F-SCV-003 y F-SCV004 enviados por las entidades territoriales en cumplimiento del decreto 416 de 2007, por lo tanto en este aparte debe confrontar dicha informacin. El interventor administrativo y financiero identificar y realizar seguimiento al alcance de los programas, proyectos, gastos y otras inversiones. Deber identificar en cada programa, proyecto, gasto e inversin que se ejecute con recursos de regalas y compensaciones, su objeto, alcance y sus componentes; las caractersticas de los mismos deben ser identificables en trminos medibles y verificables; la descripcin detallada de los productos y los resultados esperados. En caso en que la entidad territorial se encuentre en acuerdo de reestructuracin de pasivos programas de saneamiento fiscal que involucren recursos de regalas y compensaciones, el interventor administrativo y
21

Banco de Proyectos de Inversin

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financiero deber realizar, entre otras, las siguientes actividades de acuerdo con lo establecido en las Leyes 550 de 1999 y 617 de 2000: Debe solicitar soportes de los actos administrativos que autorizan la suscripcin del acuerdo de reestructuracin de pasivos o del programa de saneamiento fiscal. Constatar claramente la fecha de suscripcin, el valor total de las acreencias objeto del acuerdo o programa, el valor total del acuerdo o programa, el plazo, el escenario financiero y el monto de regalas reorientadas al cumplimiento del acuerdo o programa para la vigencia objeto de interventora, as como la identificacin de los grupos de acreencias objeto del acuerdo o programa. Debe establecer si el acuerdo o programa exige la constitucin de un patrimonio autnomo para el pago de las respectivas acreencias, identificar la entidad financiera encargada del patrimonio autnomo y la cuenta o cuentas a travs de las cuales se administra. Verificar la documentacin y soportes presupuestales, financieros y contables. Debe establecer el valor de los pagos efectuados durante la vigencia objeto de interventora en cumplimiento del respectivo acuerdo o programa de saneamiento fiscal, financiados con recursos de regalas y compensaciones, discriminado por grupo o grupos de acreencias. En el evento en que el acuerdo o programa de saneamiento fiscal adems de estar financiado con recursos de regalas y compensaciones cuente con otras fuentes de financiacin y, todos los recursos se administren bajo el principio de unidad de caja, el interventor deber establecer el valor de todos los pagos efectuados en la vigencia objeto de interventora, con cargo al acuerdo o programa, consolidados por grupo o grupos de acreencias. Debe analizar el desarrollo y cumplimiento del acuerdo o programa de saneamiento fiscal, as como el desempeo por el promotor del acuerdo de reestructuracin de pasivos designado por la Direccin de Apoyo Fiscal del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, por el comit de vigilancia del mismo o por el comit de seguimiento institucional del programa de saneamiento fiscal, segn corresponda.

3.2.6.4.2 Revisin de proceso precontractual

El Estatuto de Contratacin Pblica Ley 80 de 1993, el Decreto reglamentario 2170 de 2002, la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 066 de 2008, precepta las reglas y principios que rigen los procedimientos de contratacin de las entidades territoriales en el pas (Ver Anexos 12 y 13). La ley 1150 de 2007 entr en vigencia el 16 de enero de 2008, exceptuando los artculos 9 y 17 que entraron en vigencia a partir del 16 de julio de 2007. La modificacin que realiza la nueva ley en el artculo 9 refiere a la obligatoriedad que tienen los establecimientos pblicos de realizar la adjudicacin de la contratacin en audiencia pblica. El interventor administrativo y financiero deber verificar que los procesos precontractuales se realicen acorde a la normatividad vigente. Los requisitos y modalidades de contratacin necesarios segn modalidad de contratacin a partir de la reforma se exponen en el Anexo 13. La Ley 80 de 1993 define como entidades estatales los departamentos, las provincias, el distrito capital y los distritos especiales, las reas metropolitanas, las asociaciones de municipios, los territorios indgenas y los municipios; los establecimientos pblicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economa mixta y las sociedades en las que el Estado tenga participacin superior al cincuenta por ciento (50%). Tambin se denominan entidades estatales las cooperativas y asociaciones

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conformadas por entidades territoriales, las cuales estn sujetas a las disposiciones de la ley especialmente cuando celebran convenios interadministrativos con otras entidades pblicas22. El interventor administrativo y financiero debe verificar el plan de contratacin y de compras con su respectivo cronograma, donde podr revisar la programacin de ejecucin de los contratos a financiar con recursos de regalas. Esta ejecucin puede realizarse con las siguientes modalidades de contratacin: 1. 2. 3. 4. 5. Contratacin por licitacin o concurso de mritos Contratacin Directa con formalidades plenas Contratacin Directa sin formalidades plenas Contratacin de mnima cuanta Convenios (excepcin a contratacin directa)

El interventor administrativo y financiero deber identificar y conceptuar sobre la pertinencia de modalidad de contratacin con la que se realiza la ejecucin de los recursos de regalas, y as mismo, verificar los trmites administrativos que stas involucran. Para la totalidad de entidades beneficiarias de regalas directas y compensaciones, deber realizar un informe en el que analice y dictamine respecto a las entidades que utilicen con mayor frecuencia y con mayor valor total de contratacin (sumatoria del valor contratado), la modalidad de contratacin directa sin formalidades plenas y convenios con fundaciones sin nimo de lucro. Deber conceptuar sobre los montos y porcentajes totales respectivos adjudicados a las diferentes personas jurdicas, naturales, uniones temporales o consorcios que han sido contratados por este tipo de modalidad, para lo cual reportar una relacin anual de las vigencias 2006 y 2007, y de periodicidad trimestral para 2008 en los informes de avance de interventora. El interventor deber realizar interventora administrativa y financiera sobre todos los contratos, transferencias y/o convenios mediante los cuales las entidades beneficiarias de recursos de regalas y compensaciones entregan a terceros dichos recursos para su ejecucin o administracin, independientemente de la naturaleza jurdica del respectivo ente administrador (cooperativas y/o asociaciones conformadas por entidades territoriales; organismos de cooperacin, asistencia o ayuda internacional; o cualquier otro ejecutor, ya sea pblico o privado; entre otros) y del tipo de relacin contractual tratada entre las partes. En estos eventos, la interventora se realizar tanto a los contratos, transferencias o convenios de cooperacin, asistencia y/o administracin de recursos, como a los contratos derivados de stos, a travs de los cuales se desarrolla el objeto de la apropiacin. Los convenios pueden ser de tipo interadministrativo los cuales se realizan entre las entidades contempladas en el artculo 2 de la Ley 80 de 1993. En virtud del artculo 7 del Decreto 855 de 1994, las entidades estatales pueden realizar convenios interadminsitrativos de forma directa, los cuales son objeto de registro presupuestal y publicacin en la gaceta municipal o departamental, segn el caso. El interventor administrativo y financiero deber constatar la existencia de los soportes de estos requisitos y que se realicen entre las entidades a las que refiere el mencionado artculo 2 de la Ley 80 de 1993. Un convenio interadministrativo implica una relacin contractual entre entidades consideradas de similar nivel, para el caso, entidades pblicas. En este orden de ideas, una entidad puede entregar a otra la ejecucin de un objeto contractual y esta ltima bien puede realizar subcontratos bajo el objeto de ejecucin del convenio, o ejecutarlo directamente. El interventor administrativo y financiero deber
22

Art 2 Ley 80 de 1993

79

verificar que la ejecucin de los recursos de regalas a travs de estos subcontratos corresponda al objeto del convenio principal firmado inicialmente. El seguimiento por parte de la interventora administrativa y financiera a los recursos de regalas y compensaciones ejecutados a travs de convenios y subcontratos, debe realizarse teniendo en cuenta las diferentes tipologas en la contratacin que siguen las entidades beneficiarias hasta que se llegue al desarrollo del objeto de la apropiacin. En el Diagrama 12 se identifican los diferentes tipos de convenios que las entidades ejecutoras pueden suscribir de acuerdo con la naturaleza jurdica del contratista. Los recursos de regalas pueden ser ejecutados segn las modalidades de convenio descritas en el siguiente grfico, exceptuando los identificados como no permitido: Diagrama 12. Tipos de convenio y rgimen de contratacin
CONTRATO O CONVENIO PRINCIPAL SUBCONTRATO REVISIN IAF

E.P.: Entidades territoriales, Cooperativas de Entidades Territoriales y asociaciones de municipios. CONVENIO INTERADMINISTRATIVO

Ley 80 de 1993, decretos reglamentarios y jurisprudencia

Revisar todo el proceso

ENTIDAD TERRITORIAL

E.P.: E.S.E., E.I.C.E., Universidades Pblicas, E.S.P.D. o de Economa Mixta con capital >50% Estatal

EJECUCIN DEL CONTRATO

CONVENIO - CONTRATO

Directo - Permitido

O.C.A.I., ONG (idneas), Organizaciones sin nimo de lucro

Revisar todo. Cambia la revisin los proceso precontractuales

DERECHO PRIVADO
OTROS CONVENIOS
CONVENIO - CONTRATO Cualquier tipo de E.S.P.D. o de Economa Mixta, con capital estatal <=50%

Directo - NO Permitido
Particulares, personas naturales o jurdicas, otras cooperativas y asociaciones privadas

Revisar todo el proceso y reportar la IRREGULARIDAD

De acuerdo con el Diagrama 12, las entidades territoriales pueden suscribir convenios/contratos en los cuales se desarrolla directamente el objeto de la apropiacin. Sin embargo, existen eventos en que a su vez, stos realizan otros convenios/contratos con terceros, los cuales se constituyen en una transferencia de recursos hasta llegar a la celebracin de subcontratos donde se desarrolla el objeto de la apropiacin, como se ilustra en el Diagrama 13.

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Diagrama 13. Alcance Contrato/Convenio Principal Contrato/Convenio Intermedio Subcontratos

CONTRATO / CONVENIO PRINCIPAL

CONTRATO / CONVENIO INTERMEDIO 1

...

CONTRATO / CONVENIO INTERMEDIO n

SUBCONTRATOS

Subcontrato 1

ENTIDAD TERRITORIAL BENEFICIARIA

Contratista 1

Contratista 2

...

Contratista n

Subcontrato 2

...

Subcontrato n

El proceso precontractual, contractual y postcontractual deber ser analizado entonces en cada uno de los niveles de ejecucin de los recursos. Por otro lado, la contratacin directa es un procedimiento excepcional para la seleccin del contratista, al cual solo puede acudirse en los eventos que expresamente seala la Ley. El interventor administrativo y financiero debe observar el cumplimiento de los principios de contratacin (seleccin objetiva, transparencia, economa), en especial, el principio de seleccin objetiva a travs de la verificacin de los procedimientos administrativos que involucra este tipo de contratacin. El artculo 24 de la Ley 80 de 1993 establece la licitacin pblica como principio general para la seleccin de los contratistas, y a su vez, especifica los casos en los que una entidad estatal puede utilizar la modalidad de contratacin directa; en este ltimo caso, uno de los determinantes es la cuanta del contrato. Para la vigencia 2007 y hasta enero 16 de 2008 la cuanta hasta la cual se permite la contratacin directa se determina acorde a la siguiente tabla:
Tabla 5. Menor cuanta establecida en Ley 80 de 1993
Artculo 24 Ley 80 de 1993 Presupuesto anual superior o igual a 1'200.000 salarios mnimos legales mensuales Presupuesto anual superior o igual a 1'000.000 e inferior a 1'200.000 salarios mnimos legales mensuales Presupuesto anual superior o igual a 500.000 e inferior a 1'000.000 de salarios mnimos legales mensuales Presupuesto anual superior o igual a 250.000 e inferior a 500.000 salarios mnimos legales mensuales Presupuesto anual superior o igual a 120.000 e inferior a 250.000 salarios mnimos legales mensuales Presupuesto anual superior o igual a 12.000 e inferior a 120.000 salarios mnimos legales mensuales Presupuesto anual inferior a 12.000 salarios mnimos legales mensuales Menor Cuanta Hasta 1.000 salarios mnimos legales mensuales Hasta 800 salarios mnimos legales mensuales Hasta 600 salarios mnimos legales mensuales Hasta 400 salarios mnimos legales mensuales Hasta 300 salarios mnimos legales mensuales Hasta 250 salarios mnimos legales mensuales Hasta 125 salarios mnimos legales mensuales

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A partir de enero 17 de 2008 la determinacin de la cuanta mnima vara acorde a lo reglamentado en la Ley 1150 de 2007. Las nuevas cuantas se exponen en la siguiente tabla:
Tabla 6. Menor cuanta establecida en Ley 1150 de 2007
Artculo 2 literal b. Ley 1150 de 2007(Modalidad de seleccin: Seleccin Abreviada-Subasta Interna o catalogo de ventas) Presupuesto anual superior o igual a 850.000 salarios mnimos legales mensuales e inferiores a 1.200.000 salarios mnimos legales mensuales Presupuesto anual superior o igual a 400.000 salarios mnimos legales mensuales e inferior a 850.000 salarios mnimos legales mensuales Presupuesto anual superior o igual a 120.000 salarios mnimos legales mensuales e inferior a 400.000 salarios mnimos legales mensuales Presupuesto anual inferior a 120.000 salarios mnimos legales mensuales

Menor Cuanta Hasta 850 salarios mnimos legales mensuales Hasta 650 salarios mnimos legales mensuales Hasta 450 salarios mnimos legales mensuales Hasta 280 salarios mnimos legales mensuales

El interventor administrativo y financiero deber verificar que las contrataciones directas realizadas correspondan a montos autorizados en la normatividad vigente. La leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007 excluyen del objeto de contratacin por licitacin o concurso los casos expuestos a continuacin:
Tabla 7. Paralelo de Excepciones a la modalidad de contratacin por licitacin establecida en la Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007.
EXCEPCIONES A LA MODALIDAD DE CONTRATACIN POR LICITACIN MODALIDAD LEY 1150 DE 1997 Seleccin Abreviada

MODALIDAD LEY 80 DE 1993 Contratacin Directa

Los contratos que celebren las entidades estatales para la Ley 100 de 1993 y Ley 1122 de 2007 prestacin de los servicios de salud Enajenacin de Bienes del Estado con excepcin de los estipulados en Ley 226 de 1995 Actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades industriales y comerciales propias de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado (EICE ) Actos y Contratos que tengan como fin la atencin a la poblacin desplazada, personas amenazadas, reincorporacin a la vida civil, poblacin en alto grado de vulnerabilidad Bienes que se requieran para la defensa y seguridad nacional

Actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades industriales y comerciales propias de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado(EICE )

Bienes que se requieran para la defensa y seguridad nacional

Concurso de Mritos(Modalidad de seleccin :sistemas de concurso abierto o preclasificacin) No se presente propuesta alguna o ninguna propuesta se Seleccin de consultores y proyectos ajuste a los pliegos de condiciones Declaracin Desierta de Concurso o Licitacin Urgencia manifiesta Emprstitos Contratacin Directa Urgencia manifiesta Emprstitos

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MODALIDAD LEY 80 DE 1993 Contratos Interadministrativos con excepcin del contrato de seguro

EXCEPCIONES A LA MODALIDAD DE CONTRATACIN POR LICITACIN MODALIDAD LEY 1150 DE 1997 Contratos Interadministrativos (Excepcin las universidades que deben realizar para casos de contrato de obra pblica, fiducia o encargo fiduciario, suministro seleccin abreviada o licitacin) Desarrollo de Actividades Cientficas y tecnolgicas Pluralidad de oferentes Prestacin de servicios profesionales y apoyo a la gestin Ejecucin de trabajos Artsticos Arrendamiento y adquisicin de inmuebles Contratos de Encargo Fiduciario celebrado con entidades financieras del sector pblico para Reestructuracin de Pasivos Contrato de bienes y servicios en el sector defensa, y DAS

Desarrollo de Actividades Cientficas y tecnolgicas No pluralidad de oferentes Prestacin de servicios profesionales Ejecucin de trabajos Artsticos Arrendamiento o Adquisicin de inmuebles Productos de Origen o destinacin agropecuarios que se ofrezcan en las bolsas de productos legalmente constituidas

Como se expone en la Tabla 7, la Ley 1150 de 2007 contempla nuevas modalidades de contratacin, son estas la seleccin abreviada y el concurso de mritos. Como se ve en la Tabla 7, una de las causales de contratacin directa es la urgencia manifiesta, la cual es declarada por la entidad territorial en los casos de fuerza mayor (catstrofes naturales, casos de enfermedades con vectores no controlados, entre otras), situaciones de estado de excepcin ( guerras, conmocin interior, emergencia econmica ) o cuando se amenace la continuidad de servicios, circunstancias bajos las cuales la contratacin que se realiza en la entidad territorial beneficiaria para atender dicha emergencia se efecte de forma expedita. La urgencia manifiesta es declarada por el representante legal de la entidad territorial y debe soportarse dentro de los actos administrativos objeto de su declaratoria; generalmente es avalada por el Ministerio del Interior y Justicia, y precedida de una situacin de desastre declarada. El interventor administrativo debe verificar la contratacin objeto de la declaratoria de urgencia manifiesta y revisar el trmino de vigencia de la misma, apoyndose en el pronunciamiento de los organismos de control (Contraloras). El interventor administrativo y financiero vigilar que los programas, proyectos, gastos e inversiones ejecutados con recursos de regalas y compensaciones se desarrollen conforme a las normas correspondientes y que se surtan todos los trmites administrativos y legales previstos para tal efecto. El interventor administrativo y financiero debe verificar la programacin y avance de los procesos de contratacin, y la iniciacin oportuna de la ejecucin de los programas, proyectos, gastos e inversiones. Independiente a la modalidad de contratacin realizada, el interventor administrativo y financiero deber verificar el proceso precontractual de las inversiones financiadas con recursos de regalas teniendo en cuenta que para todos las modalidades de contratacin debe cumplir con: 1. Existencia del estado de necesidad (soportes de la necesidad, estudios de oportunidad y conveniencia jurdica, tcnica y econmica) y justificacin de la contratacin en la que se especifique la lnea base. 2. Diseos, Planos y evoluciones de factibilidad y prefactibilidad. 3. Existencia del Plan de accin de la Entidad.
83

4. 5. 6. 7.

Existencia del Plan de contratacin (plan de compras) Existencia de estrategia contemplada en el plan de desarrollo territorial Concepto del tipo de modalidad de contratacin segn cuanta y excepciones de Ley. Los proyectos, gastos o inversiones estn cubiertos con los planes de pagos definidos en el PAC. 8. Certificado de Disponibilidad Presupuestal y autorizacin de vigencias futuras si es del caso. 9. Anlisis y distribucin de riesgo de contratacin. (Decreto 679 de 1994, Num 5 Art 8 Decreto 2170 de 2002, Art 4 Ley 1150 de 2007). 10. Autorizaciones, permisos, licencias.

Otros requisitos del proceso precontractual que el interventor administrativo debe verificar varan segn la modalidad de contratacin utilizada por la entidad territorial (Ver Anexos 12 y 13). El interventor administrativo y financiero debe verificar que los programas, proyectos, gastos e inversiones financiados en todo o en parte con regalas y compensaciones cuenten con los recursos necesarios para su total ejecucin. Para ello el interventor administrativo y financiero solicita y acopia los certificados de disponibilidad presupuestal (etapa precontractual) y los registros presupuestales (etapa contractual) que se emitan en los procesos de contratacin de proyectos que involucren recursos de regalas en la entidad territorial beneficiaria, ello deber realizarlo constantemente haciendo cierre de esta actividad con periodicidad mensual. As tambin solicitar informacin de los pagos, convenios, gastos e inversiones financiados con recursos de cofinanciacin, entre otros conceptos de gasto. Deber constatar en el CDP que el rubro financiado coincida con el rubro presupuestal que corresponde al proyecto. El interventor administrativo y financiero acopia la informacin descrita anteriormente y verificar el contrato como parte del proyecto y que este obedezca a la necesidad planteada. De esta manera lograr establecer las condiciones iniciales del rea o regin a intervenir con un proyecto, determinando una lnea base que facilite la evaluacin al terminar la ejecucin del proyecto y permita la comparacin de condiciones de vida de los pobladores antes y despus del proyecto.

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Diagrama 14. Proceso precontractual modalidad licitacin o concurso pblico

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Diagrama 15. Proceso precontractual modalidad contratacin directa con formalidades plenas

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El interventor debe verificar que los proponentes cuenten con el Registro nico de Proponentes (RUP) de acuerdo con lo establecido en el artculo 22 de la Ley 80 de 1993, segn el cual:
Todas las personas naturales o jurdicas que aspiren a celebrar con las entidades estatales, contratos de obra, consultora, suministro y compraventa de bienes muebles, se inscribirn en la Cmara de Comercio de su jurisdiccin () La certificacin servir de prueba de la existencia y representacin del contratista y de las facultades de su representante legal e incluir la informacin relacionada con la clasificacin y calificacin del inscrito()No se requerir de este registro, ni de calificacin ni clasificacin, en los casos de contratacin de urgencia a que se refiere el artculo 42 de esta ley; contratacin de menor cuanta a que se refiere el artculo 24 de esta ley; contratacin para el desarrollo directo de actividades cientficas o tecnolgicas; contratos de prestacin de servicios y contratos de concesin de cualquier ndole y cuando se trate de adquisicin de bienes cuyo precio se encuentre regulado por el Gobierno Nacional.

Es necesario aclarar dos casos de contratacin directa a saber, el caso de los contratos de mnima cuanta, el cual corresponde a los contratos menores o iguales al 10% de la menor cuanta acorde a los montos mencionados anteriormente; y los contratos que cuentan con un nico oferente dado un nivel de especializacin de su actividad y en los que dada esta particularidad, no es posible someter a licitacin y concurso la ejecucin de dicha actividad por la inexistencia de otros oferentes en el mercado. Ambos tipos de contratacin son susceptibles de contratacin directa, y tienen como excepcin al procedimiento precontractual de menor cuanta la no publicacin de los trminos de referencia. Para los casos de mnima cuanta las entidades territoriales pueden realizar aceptaciones de oferta. Dado esto, los requisitos de publicacin no aplican para dicho tipo de contratos. Otra forma de contratacin directa a saber es la contratacin directa con formalidades plenas, por la cual se entiende la elaboracin de un documento escrito firmado por las partes, el que incluye adems de los elementos esenciales de un contrato (necesidad, objeto, precio, disponibilidad presupuestal), las clusulas a que haya lugar acorde a la necesidad de calidad del bien o servicio. La norma prescinde de ciertas formalidades en los casos en que el valor del contrato cumple con lo establecido en el Art. 39 de la Ley 80 de 1993. En estos casos las obras, trabajos, bienes o servicios objeto del contrato tiene como requisito que deben ordenarse previamente por el representante legal o funcionario en quien se delegue la facultad de contratar, el interventor administrativo y financiero debe recolectar y verificar que las rdenes cuenten cuando menos con el objeto del contrato, la contraprestacin y dems elementos necesarios para proceder al registro presupuestal.
Tabla 8. Valores de contratos que pueden ejecutarse por la modalidad de contratacin directa sin formalidades plenas Ley 80 de 1993
Artculo 39 Ley 80 de 1993 Presupuesto anual de la entidad Presupuesto anual superior o igual a 6'000.000 salarios mnimos legales mensuales Presupuesto anual superior o igual a 4'200.000 e inferior 6'000.000 a salarios mnimos legales mensuales Presupuesto anual superior o igual a 2'000.000 e inferior a 4'000.000 de salarios mnimos legales mensuales Presupuesto anual superior o igual a 1'000.000 e inferior a 2'000.000 salarios mnimos legales mensuales Valor de Contrato Sin Formalidades Plenas Valor del contrato Igual o inferior a 2.500 salarios mnimos legales mensuales

Valor del contrato Igual o inferior a 1.000 salarios mnimos legales mensuales

Valor del contrato Igual o inferior a 300 salarios mnimos legales mensuales

Valor del contrato Igual o inferior a 50 salarios mnimos legales mensuales

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Artculo 39 Ley 80 de 1993 Presupuesto anual de la entidad Presupuesto anual superior o igual a 500.000 e inferior a 1'000.000 salarios mnimos legales mensuales Presupuesto anual superior o igual a 250.000 e inferior a 500.000 salarios mnimos legales mensuales Presupuesto anual superior o igual a 120.000 e inferior a 250.000 salarios mnimos legales mensuales Presupuesto anual e inferior a 120.000 salarios mnimos legales mensuales

Valor de Contrato Sin Formalidades Plenas

Valor del contrato Igual o inferior a 40 salarios mnimos legales mensuales

Valor del contrato Igual o inferior a 30 salarios mnimos legales mensuales

Valor del contrato Igual o inferior a 20 salarios mnimos legales mensuales Valor del contrato Igual o inferior a 15 salarios mnimos legales mensuales

Es necesario aclarar al interventor administrativo y financiero algunas formas de contratar que puede encontrar desarrollo de su labor: - rdenes de suministro: Es utilizada para menor cuanta en la adquisicin de bienes, cuyas entregas son peridicas o continuadas, por ejemplo, compra de papelera, dotaciones, equipos, suministro de combustible. - rdenes de Servicio: Es utilizada para contratacin de menor cuanta en adquisicin de servicios, por ejemplo, vigilancia, aseo, mantenimiento de bienes muebles e inmuebles. - Aceptacin de Oferta: Es utilizada para contratacin de mnima cuanta cuyo monto no supera el 10% de la menor cuanta. Otros tipos de contratos con los que el interventor administrativo y financiero se puede encontrar en ejecucin de sus labores son los mencionados a continuacin: - Contratos de Prestacin de servicios: Son los que celebran las entidades para desarrollar actividades relacionadas con la administracin o funcionamiento de la entidad. Se celebran solo con personas naturales cuando dichas actividades no pueden ser realizadas con personal de planta de la entidad. -Contrato de Suministro: Contrato por el cual una de las partes se obliga a cambio de una contraprestacin, a cumplir a favor de otra, en forma independiente entregas peridicas o continuadas de cosas. El suministro puede ser de bienes o servicios. -Contrato de Obra: Los que celebran las entidades para la construccin, mantenimiento, instalacin y en general, para la realizacin de cualquier otro trabajo material sobre bienes muebles e inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecucin y pago. -Contratos interadministrativos: Los convenios y contratos interadministrativos se consolidan como acuerdos bilaterales entre dos entidades estatales. -Contrato de Arrendamiento: Es un contrato en el que dos partes se obligan recprocamente, la una a conceder el goce de una cosa y la otra a pagar por este un precio determinado.

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La interventora administrativa y financiera, con fundamento exclusivamente en rdenes de pago expedidas por las entidades beneficiarias de regalas y compensaciones deber certificar con los soportes correspondientes que las respectivas rdenes no se encuentran vinculadas a ningn contrato. Algunas herramientas que el interventor administrativo y financiero debe utilizar y verificar en el momento de realizar interventora al proceso precontractual en cumplimiento de sus actividades son: 1. SICE23 (Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal): Herramienta de informacin, ordenacin y control que incorpora las cifras relevantes del proceso de contratacin estatal para confrontarlas en lnea con el RUPR y CUBS. Permite la interaccin entre contratistas, contratantes, comunidad y rganos de control, facilitando un control actualizado y posterior de la contratacin. 2. RUPR (Registro nico de Precios de Referencia): Base de datos que contiene los precios de referencia de los diferentes bienes y servicios de uso comn o de uso en contratos de obra que los proveedores estn en capacidad de ofrecer a las entidades que manejan recursos pblicos. 3. CUBS (Catalogo nico de Bienes y Servicios): Cdigos, identificaciones y estandarizaciones de los bienes y servicios de uso comn o de uso en contratos de obra que las entidades que manejan recursos pblicos pueden adquirir. En el evento en que se ejecuten proyectos mediante contratos cofinanciados que involucren uso de regalas y compensaciones, y uno o varios de estos contratos provengan en su totalidad de fuentes diferentes a regalas y compensaciones, deber realizarse seguimiento a la ejecucin de tales proyectos o contratos, con el objeto de identificar su alcance, valor y la informacin necesaria para realizar la evaluacin socioeconmica del respectivo proyecto, gasto o inversin, as como para presentar el informe de cierre de vigencia. El mismo procedimiento deber aplicarse si un mismo proyecto o contrato es financiado con recursos de regalas y compensaciones y otras fuentes distintas de financiacin. Cuando los programas, proyectos, gastos e inversiones cuenten con recursos de cofinanciacin, no ser necesario hacer seguimiento a la ejecucin presupuestal, manejo de cuenta, libro de bancos y distribucin de recursos por sector, de las fuentes diferentes a regalas y compensaciones. En aquellos casos en que la entidad ejecutora directa o indirectamente haga unidad de caja con todos los recursos que financien o cofinancien los respectivos programas, proyectos, gastos e inversiones y no se puedan identificar claramente los programas, proyectos, gastos e inversiones ejecutados exclusivamente con regalas, se deber analizar la totalidad de los recursos involucrados. De igual forma, como se mencion anteriormente, las entidades territoriales beneficiarias de regalas y compensaciones pueden ejecutar sus inversiones a travs de convenios y subcontratos, los cuales pueden estar financiados en su totalidad con estos recursos, o cofinanciados con otras fuentes. En el primer caso, las labores de interventora administrativa y financiera se deben realizar con todas las definiciones establecidas segn la modalidad, valor, naturaleza jurdica del contratista y tipo de contrato. En el segundo caso, el seguimiento de la interventora se debe realizar hasta por el monto de regalas y compensaciones, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

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Decreto 3512 de 2003

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1. Fuente de financiacin con regalas claramente identificada: En aquellos casos en que los convenios se financien con recursos de regalas y compensaciones, y otras fuentes, y las primeras estn plenamente identificadas, el interventor administrativo y fiananciero debe hacer el seguimiento correspondiente a la totalidad de los subcontratos financiados con regalas, de acuerdo con la modalidad, valor, naturaleza jurdica del contratista y tipo de contrato. Para los subcontratos del mismo convenio financiados con recursos diferentes a regalas, el interventor debe verificar la informacin relacionada con: Nmero de contrato, Objeto, Alcance, Fecha de suscripcin, Contratista, Modalidad de Contratacin, Tipo de Contrato, Valor ejecutado y Estado. A fin de tener una visin integral de la ejecucin del convenio y sus subcontratos, el interventor debe registrar en sus anlisis del convenio/contrato principal, un dictamen sobre el cumplimiento o no, del objeto y el alcance de la apropiacin de los recursos. 2. Fuente de financiacin con unidad de caja: En aquellos casos en que los convenios se financien con recursos de regalas y compensaciones, y otras fuentes, y no estn plenamente identificadas de tal forma que exista unidad de caja, el interventor debe hacer el seguimiento correspondiente a los subcontratos que sumen un monto igual o superior al valor financiado con regalas, segn la modalidad, valor, naturaleza jurdica del contratista y tipo de contrato. Para los dems subcontratos del mismo convenio, el interventor debe verificar la informacin relacionada con: Nmero de contrato, Objeto, Alcance, Fecha de suscripcin, Contratista, Modalidad de Contratacin, Tipo de Contrato, Valor ejecutado y Estado. A fin de tener una visin integral de la ejecucin del convenio y sus subcontratos, el interventor debe registrar en sus anlisis del convenio/contrato principal, un dictamen sobre el cumplimiento o no, del objeto y el alcance de la apropiacin de los recursos.

3.2.6.4.3 Revisin de proceso contractual

El interventor administrativo y financiero tiene como actividad verificar que en la etapa contractual parte integral del proceso de contratacin estatal adelantado por las entidades beneficiarias de regalas y compensaciones, para ejecutar programas, proyectos, gastos o inversiones financiados con dichos recursos se observe efectiva y oportunamente la normatividad vigente y aplicable. En el siguiente diagrama se especifican cada una de las etapas del proceso contractual y los documentos requeridos durante dicha etapa.

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Diagrama 16. Proceso contractual

** No aplican como requisito para contratacin sin formalidades plenas y mnima cuanta.

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El interventor administrativo y financiero debe verificar que en cada una de las etapas se surtan los trmites establecidos de ley, as tambin solicitar los soportes necesarios para ello. El interventor administrativo y financiero debe verificar en el proceso de contratacin que se constituyan las plizas mnimas requeridas segn el tipo de contrato realizado, as tambin su valor y la vigencia. Dicha plizas se especifican en la tabla 9.
Tabla 9. Plizas a revisar en proceso precontractual y contractual
CONTRATO RELACIONADO CON LA PLIZA Todos

AMPARO

NO INFERIOR (%)

VIGENCIA Durante el proceso de licitacin o concurso y por un trmino de 3 meses contados a partir de la fecha de licitacin Igual a la de la amortizacin Por el trmino del contrato+4 meses

SERIEDAD DE LA PROPUESTA BUEN MANEJO DEL ANTICIPO* CUMPLIMIENTO PAGO DE SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES ESTABILIDAD DE LA OBRA

Todos Todos En contratos en que el contratista emplee terceras persona para el cumplimiento de sus obligaciones* Contratos de Obra Pblica Contratos de Obra Pblica

10% del valor del contrato 100% del valor del anticipo 10%

RESPONSABILIDAD CIVIL(CONTRATOS DE OBRA) Contratos de prestacin de servicios CALIDAD DEL SERVICIO Contratos de suministro CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS EQUIPOS * Articulo 17 y 18 Decreto 679 de 1994

Por el trmino del contrato y tres aos ms Deber cubrir por lo menos el lapso en que el contratista debe responder por la garanta nica. El trmino del amparo de la Se determina en cada caso con estabilidad de obra lo sujecin a los trminos del determinar la entidad segn la contrato teniendo como referencia naturaleza del contrato y no el valor ser inferior a 5 aos Se determina en cada caso con sujecin a los trminos del Por el trmino de ejecucin +4 contrato teniendo como referencia meses el valor Se determina en cada caso con sujecin a los trminos del Por el trmino de ejecucin +6 contrato teniendo como referencia meses el valor 5%

El interventor administrativo y financiero debe constatar que las plizas suscritas en ejecucin del contrato cumplan con las vigencias establecidas, as tambin, en los casos de modificaciones suspensiones de obra, que dichas plizas sean prorrogadas acorde al tiempo de suspensin del mismo. El interventor administrativo y financiero en los casos en los que se presenten problemas en la entrega del bien o servicio contratado, debe velar por que la entidad territorial contratante haga efectiva las plizas respectivas. Por toro lado, el impuesto de timbre nacional se causa a las tarifas mencionadas en la tabla 10, sobre instrumentos pblicos, documentos privados o ttulos valores que se ejecuten en el territorio nacional, en los que conste la constitucin, existencia, modificacin, extincin, prrroga o cesin de obligaciones que superen las cuantas descritas.

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Tabla 10. Impuesto de timbre 2006, 2007, 2008

IMPUESTO DE TIMBRE( Art. 519 Estatuto Tributario) VIGENCIA 2006 2007 2008 UVT24 NA $ 6.000 $ 6.000 VALOR UVT NA $ 20.974 $ 22.054 CUANTA $ 63.191.000 $ 125.844.000 $ 132.324.000 TARIFA 1.5% 1.5% 1% INGRESOS BRUTOS DEL OTORGANTE $ 593.136.000 $ 629.220.000 $ 661.620.000 NORMA Art. 2 Decreto 4715 de 2005 Art. 72 Ley 1111 2006 Art. 72 Ley 1111 2006

El artculo 530 y 532 del Decreto 624 de 1989 exenta de pago de impuesto de timbre a las entidades de derecho pblico (Nacin, departamentos, intendencias, comisaras, distritos especiales, municipios, y organismos y dependencias de las ramas del poder pblico, central o seccional), razn por la cual los convenios de tipo interadministrativo estn exentos de impuesto de timbre. Cuando en la actuacin intervienen entidades exentas y no exentas, la ltima paga la mitad del impuesto de timbre del valor contratado. Como se expuso en el primer captulo del presente manual, la interventora tcnica es una funcin que cumple una persona natural o jurdica, designada por el ejecutor o seleccionada mediante concurso de mritos para controlar, exigir, colaborar, absolver, prevenir, verificar la ejecucin y el cumplimiento de los trabajos servicios, obras y actividades contratadas, teniendo como referencia los principios rectores de la ley de contratacin estatal, los decretos reglamentarios, las clusulas de los contratos, los pliegos de condiciones y dems documentos que originaron la relacin contractual entre el ejecutor y el contratista. El interventor administrativo y financiero debe revisar que el interventor tcnico o el supervisor de los programas, proyectos, gastos e inversiones financiados con recursos de regalas y compensaciones, haya verificado la iniciacin oportuna y efectiva de las obras y/o trabajos contratados una vez sean recibidos los anticipos por parte de los contratistas, y sean suscritas la respectivas actas de iniciacin En caso que el interventor tcnico no lo realice el interventor administrativo y financiero deber verificar la iniciacin oportuna de las obra para lo cual har presencia el da de inicio de la misma. El interventor administrativo y financiero no podr aprobar el acta de inicio del proyecto, ya que esta labor es responsabilidad del interventor tcnico o supervisor de obra. En caso de transferirse al interventor tcnico la facultad de realizar las actas de liquidacin del contrato, la actividad del interventor tcnico debe empezar por la revisin y aval tcnico de los estudios previos y pliegos de condiciones, y terminar con la elaboracin de acta de liquidacin del contrato. Para realizar la mencionada actividad, el interventor administrativo y financiero se apoya en la revisin de las clusulas contractuales del contrato de interventora tcnica, las actas de visita de interventora tcnica, el libro de bitcora de obra, los informes de interventora tcnica, la verificacin del anticipo aprobado, lnea base del contrato a ejecutar, y los conceptos de grado de ejecucin de las actividades de la interventora tcnica.

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Unidad de Valor Tributario

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El interventor administrativo y financiero debe realizar reuniones peridicas con el interventor tcnico, con el fin de hacer el seguimiento a las actividades que involucra el proyecto; el interventor administrativo y financiero deber llevar el registro de estas reuniones a travs de actas donde se especifiquen como mnimo el objeto de la reunin, los documentos administrativos y financieros revisados y analizados. Esto permitira que el interventor administrativo y financiero evale de manera objetiva y precisa el grado progresivo de avance del contratista encargado de ejecutar el contrato. Para ello deber evaluar el grado progresivo de avance el interventor administrativo y financiero debe cuantificar claramente cada una de las actividades y/o productos que las integran hasta la terminacin del contrato. El interventor administrativo y financiero debe hacer el seguimiento a los recursos dados como anticipos a los contratistas, los cuales debern ser manejados en cuenta conjunta para los casos establecidos en el Artculo 7 del Decreto 2170 de 2003. (Para contratos cuyo monto supera el 50% de la menor cuanta). El interventor deber realizar seguimiento a la programacin fsico-financiera del proyecto. Revisa con la entidad responsable de la ejecucin, la programacin estimada de cada programa y proyecto expresada en los componentes y actividades con los estimativos de costo y duracin, basndose en los estudios disponibles y en la experiencia de trabajos similares. Esta tarea consistir en la descripcin agregada de todas las actividades que deben realizarse para la ejecucin e interventora de los proyectos, programadas por las entidades ejecutoras y debe contener las fechas de presentacin de los informes acorde a lo estipulado con el contratista e interventor tcnico. Esta informacin y su actualizacin peridica debern ser revisadas y aprobadas por el interventor administrativo y financiero. De esta forma el interventor puede identificar las diferencias entre lo presupuestado y el avance real de los proyectos. El interventor administrativo y financiero constata la informacin del contratista ejecutor de los recursos de regalas, su conformacin jurdica, su idoneidad, la cuenta en la que recibe el anticipo y los pagos parciales del bien o servicio contratado. Para los casos de interventoras de vigencias anteriores a 2008, el interventor se apoya en los informes de interventora tcnica y realiza visita al proyecto en la que constate la realizacin del objeto contractual. Posterior a esto contina con las actividades de proceso postcontractual y conciliacin en la ejecucin presupuestal y cuenta nica. Acorde al seguimiento financiero a los recursos de regalas directas y compensaciones, el interventor administrativo y financiero deber realizar seguimiento de los excedentes financieros producidos por recursos de regalas. Para ello deber soportarse en el seguimiento financiero realizado, el uso de los recursos que realiza los contratistas y de los extractos de la cuenta(s) del proyecto. En cumplimiento de sus labores el interventor administrativo y financiero deber constatar a travs de visitas que las actividades y contratos realizados en ejecucin de recursos de regalas, y encontradas en los soportes documentales administrativos y financieros correspondan al objeto contratado. Para la verificacin de requisitos y modalidades requeridas en concordancia a la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 066 de 2008, el interventor debe verificar el anexo respectivo en el presente manual.

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3.2.6.4.4 Visitas de Interventora.

En ejecucin de las actividades requeridas en los trminos de referencia el interventor administrativo debe verificar que los soportes documentales correspondan a las inversiones realizadas en ejecucin de los recursos de regalas. El interventor debe realizar esta labor constatando en campo que el grado de avance del proyecto corresponda al avance descrito en los soportes documentales. El interventor realizar seguimiento a aquellos programas, proyectos, gastos e inversiones, que hayan sido financiados con recursos de regalas y compensaciones y, que sean objeto de interventora. Esta actividad se completa con la verificacin del uso, estado y aprovechamiento de los mismos. De lo anterior se colige que se deben efectuar visitas tanto a los contratos asociados al proyecto, como al proyecto integralmente (Ver Anexos 7 y 11). El interventor administrativo y financiero realizar visitas al lugar de ejecucin de los programas, proyectos, gastos e inversiones realizadas. Estas visitas pueden programarse y realizarse con el personal profesional que se estime necesario, y deben ser coordinadas con las entidades ejecutoras de los mismos y a la misma debern asistir el(los) funcionario(s) designado(s) por la entidad beneficiaria, el interventor tcnico y de ser posible un(os) representante(s) de la comunidad involucrada. El interventor realizar como mnimo una visita al lugar de ejecucin de cada programa, proyecto, gasto e inversin financiados con recursos de regalas y compensaciones, cuyo objeto involucre obras de infraestructura, cuando se estime un avance de ejecucin fsica del 50% y una segunda visita al final del mismo. No obstante lo anterior, el interventor administrativo y financiero podr realizar visitas adicionales cuando las circunstancias as lo ameriten o cuando as lo determine el DNP. En el evento en que el proyecto, gasto o inversin financiada con recursos de regalas y compensaciones se encuentre ejecutado y finalizado, el interventor slo deber practicar una visita. Este evento aplica para aquellos proyectos u obras ejecutadas en vigencias anteriores en la cual no se encontraba contratada la Interventora Administrativa y Financiera por parte del Departamento Nacional de Planeacin. En aquellos programas, proyectos, gastos o inversiones que se encuentren finalizados o entren en operacin, que hayan sido financiados con recursos de regalas y compensaciones y, que sean objeto de interventora, el interventor administrativo y financiero verificar el uso, estado y aprovechamiento de los mismos (esto es particularmente aplicable a suministros especiales, como equipos, vehculos, mobiliario). En dichas visitas se acopiar toda la informacin concerniente al programa y proyecto y se constatar el cumplimiento de los objetivos de los mismos, la ubicacin, el avance fsico y financiero, la percepcin de la comunidad, la disponibilidad de la obra, la operacin o el servicio que presta el proyecto, as como los informes del interventor tcnico. El interventor administrativo y financiero registra en la visita el grado de avance en la ejecucin de los recursos de regalas directas y compensaciones, la fecha de terminacin prevista, la inversin realizada, tambin revisa y verifica los informes tcnicos de los interventores designados o contratados por las entidades ejecutoras, esta informacin deber confrontarse con el estado y calidad encontrado en las visitas realizadas. El interventor en realizacin de sus labores en forma eficiente requiere de la idoneidad necesaria para conceptuar respecto a las evaluaciones tcnicas y grado de avance de los proyectos ejecutados con
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recursos de regalas y compensaciones. Se recomienda la utilizacin de listas de chequeo tcnicas producto del estudio previo del proyecto a intervenir y de la reglamentacin tcnica del sector al que corresponde el proyecto intervenido. El interventor administrativo y financiero verifica en la visita que el objeto de los contratos suscritos o que se pretenda suscribir para ejecutar regalas y compensaciones, corresponda a la destinacin establecida para estos recursos. Para ello debe verificar el objeto de la contratacin en la ficha BPIN y EBI correspondiente, realizar las revisiones de los soportes de pago del contrato, verificar que dichos soportes correspondan a las actividades descritas en cumplimiento del objeto del contrato, la programacin de los productos esperados (metros cuadrados de construccin, nmero de aulas, kilmetros de tubera, y los que aplique acorde a las actividades contempladas en los proyectos), los contratos realizados en ejecucin de programas y proyectos de las entidades beneficiarias de regalas y compensaciones. Debido a la importancia de analizar los proyectos, el interventor administrativo y financiero deber consignar en el acta de visita el avance del proyecto intervenido, teniendo en cuenta que el proyecto debe describir claramente su lnea base (situacin inicial del proyecto), el grado de avance del mismo en trminos cuantificables tanto porcentualmente como en trminos de producto y financiero, y la relacin de los soportes documentales que respaldan dicho avance. El interventor administrativo y financiero debe vigilar que cada programa, proyecto, gasto o inversin financiada con recursos de regalas o compensaciones alcance con xito los objetivos para los cuales fue concebido. El interventor administrativo y financiero dejar constancia de esta labor a travs de actas de visita que deben ser efectuadas en compaa de un funcionario autorizado de la entidad territorial, el interventor tcnico (si est en ejecucin) y en lo posible con un representante de la comunidad involucradas y debern ser aprobadas por un funcionario de la entidad beneficiaria. Para ello en las respectivas visitas deber conceptuar de lo encontrado en campo y apoyar dicho conceptos en fuentes documentales y registros fotogrficos para los casos que aplique. En el evento en que por situaciones de fuerza mayor por razones de orden pblico la IAF se vea imposibilitada para efectuar visitas en determinada zona, deber adelantar todas las gestiones ante las autoridades civiles y militares para obtener acompaamiento en las visita. Si como resultado de la anterior gestin no hubiese solucionado la dificultad, deber justificar los problemas de seguridad u orden pblico con una certificacin expedida por las autoridades civiles y militares correspondientes. El interventor administrativo y financiero debe enviar al PNUD/DNP los informes de visita, acta de visita y copia de los certificados de permanencia de los funcionarios que las realizaron.

3.2.6.4.5 Revisin de proceso postcontractual

El interventor administrativo y financiero debe constatar que los programas, proyectos, contratos, gastos y otras inversiones financiados con los recursos de regalas y compensaciones, surtan los trmites legales establecidos para su liquidacin.

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Las actividades postcontractuales deben realizarse hasta los cuatro meses siguientes de finalizacin de la actividad contractual, salvo que se pacte otro trmino. Las actividades se concretan en la elaboracin del acta de liquidacin. El interventor administrativo y financiero debe verificar que las actas de entrega de las obras, suministro de bienes y servicios, las actas de recibo parcial, final, de entrada a almacn y de liquidacin cumplan con los requisitos y formalidades legales. La interventora administrativa y financiera debe verificar los conceptos, cantidades y valores ejecutados, que respaldan el acta de liquidacin. Si se da el caso que el contratista no acepta el acta de liquidacin del contrato, la administracin municipal debe ejercer su potestad exorbitante y liquidar unilateralmente el contrato, para ello expide Resolucin motivada dentro de los dos meses siguientes posteriores a los cuatro destinados al intento de liquidacin de comn acuerdo. La jurisprudencia deja sentado que la administracin mantiene su competencia para liquidar unilateralmente un contrato durante el trmino de caducidad de la accin-dos aos-, contado a partir del vencimiento de los cuatro meses en que debe liquidarse de comn acuerdo25. Posterior a la liquidacin unilateral y si es el caso, la administracin municipal deber declarar la caducidad del contrato y ordenar el pago del riesgo asegurado. El contratista de la obra o servicio en estos casos deber responder por la estabilidad de la obra o la calidad del servicio, y la administracin municipal procurar por esto. En cumplimiento del artculo 4 de la Ley 80 de 1993 las entidades estatales adelantarn las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de sanciones pecuniarias y garantas. Para estos casos el interventor administrativo y financiero deber acopiar toda la informacin relacionada en la que se soporte las gestiones realizadas por la administracin territorial y los medios probatorios en los que conste la sugerencia y dictmenes de interventora administrativa y financiera al respecto. El interventor administrativo y financiero debe verificar que los saldos financieros no ejecutados sean reintegrados a la entidad beneficiaria e incorporados al presupuesto de regalas de la entidad beneficiaria.

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Manual de Buenas Prcticas para la Gestin Contractual Pblica. Departamento Nacional de Planeacin.Diciembre de 2004 Pg. 55

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Diagrama 17. Proceso Postcontractual

El interventor administrativo y financiero debe verificar que la destinacin de recursos para un mismo programa, proyecto, gasto o inversin no implique pagos indebidos o repetidos por los mismos trabajos o servicios, verificara para esto los documentos de pago, el objeto de los mismos, as tambin los traslados realizados a la(s) cuenta(s) beneficiaria del contratista.Respecto al seguimiento administrativo que debe hacer el interventor administrativo y financiero a los procesos precontractuales, contractuales y postcontractuales, El Decreto 2434 del 18 de julio de 2006, reglament la obligatoriedad de publicacin de los trminos de referencia o pliegos de condiciones en la pgina del Portal nico de Contratacin para todas las modalidades de contratacin exceptuando los contratos de mnima cuanta y los de carcter reservado. As tambin de todos los documentos del proceso de contratacin relacionados a continuacin: 1. Proyecto de Pliego de Condiciones o trminos de referencia. 2. Las observaciones y sugerencias a los proyectos. 3. El acto que dispone la apertura al proceso de seleccin. 4. Pliegos de condiciones o trminos de referencia definitivos. 5. Acta de audiencia de aclaracin. 6. Las adendas de los pliegos de condiciones o trminos de referencia. 7. Acta de audiencia pblica para la realizacin de la conformacin dinmica de la oferta en los casos que aplique. 8. Informe de Evaluacin al que refiere el numeral 8 del artculo 30 de la Ley 80 de 1993. 9. El acto de adjudicacin y el acta de audiencia pblica de adjudicacin si esta se hubiese celebrado. 10. El acto de declaratoria de desierta de los procesos de contratacin. 11. El contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones y sanciones ejecutoriadas.
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12. Informacin relativa a entrega de informes y productos de los contratos. 13. El acta de liquidacin de mutuo acuerdo, o el acto de liquidacin unilateral. 14. Los contratos celebrados como consecuencia de la declaratoria de urgencia manifiesta, as como el acto administrativo que la declara. La publicacin debe realizarla la entidad territorial acorde al cronograma expuesto a continuacin:
Tabla 11. Uso de Portal nico de Contratacin

UTILIZACIN PROGRESIVA DEL PORTAL NICO DE CONTRATACIN INFORMACIN DECRETO 2434 DE 2006 Entidades de nivel nacional centralizado Entidades de nivel nacional descentralizado Entidades del nivel territorial departamental centralizado y del distrito capital Entidades del nivel territorial departamental descentralizado Entidades del nivel territorial distrital o municipal en categoras 1,2 y 3 Entidades del nivel territorial distrital o municipal en categoras 4, 5 y 6 1 mes despus de la entrada en vigencia del decreto 2 meses despus de la entrada en vigencia del decreto 4 meses despus de la entrada en vigencia del decreto 5 meses despus de la entrada en vigencia del decreto 6 meses despus de la entrada en vigencia del decreto 7 meses despus de la entrada en vigencia del decreto

El interventor administrativo y financiero, en cumplimiento de sus funciones debe verificar que los contratos intervenidos de regalas directas y compensaciones cumplan con las disposiciones del Decreto 2434 de 200626.

3.2.6.4.6 Distribucin de uso de recursos

El interventor administrativo y financiero deber vigilar que los programas, proyectos, gastos e inversiones financiados con recursos de regalas y compensaciones efectivamente se ejecuten de conformidad con los criterios de inversin contemplados en las normas que regulan la correcta utilizacin de estos. El interventor administrativo y financiero debe constatar los siguientes apartes para cada uno de los proyectos o gastos financiados con recursos de regalas y compensaciones: 1. Los proyectos destinados a alcanzar y mantener coberturas mnimas definidas en el Decreto 1747 de 1995. 2. Los otros proyectos prioritarios contenidos en el Plan de Desarrollo de la entidad territorial. 3. Cumplimiento de los porcentajes de distribucin de recursos de las regalas departamentales entre municipios (mnimo 50% a municipios no productores y mximo 15% en un solo municipio). 4. Operacin y puesta en marcha de los proyectos financiados con las regalas y compensaciones. 5. Interventora tcnica de los proyectos financiados con las regalas y compensaciones.
26

Las entidades territoriales que no cumplan el decreto debern soportar el reporte de dicha circunstancia al Ministerio de Comunicaciones y dar informe de la estrategia que implementa para subsanar el hecho.

99

7. Otras inversiones y gastos, como la reorientacin de rentas por efecto de la aplicacin de la Ley 550 de 1999 y Ley 617 de 2000. En la labor de seguimiento y acompaamiento a la entidad territorial la interventora administrativa y financiera debe: 1. Establecer el monto de la destinacin de las regalas y compensaciones por sector de inversin. 2. Establecer el monto de la destinacin de las regalas y compensaciones de acuerdo con el tipo de gasto (inversin en coberturas, inversin en proyectos priorizados en el Plan de Desarrollo Territorial, interventora tcnica, interventora administrativa y financiera, gastos de operacin y puesta en funcionamiento). En todo caso la interventora administrativa y financiera deber establecer para las entidades beneficiarias de regalas el monto de inversiones por aclarar. De acuerdo con la utilizacin de las regalas y compensaciones, el interventor debe dar su concepto sobre la distribucin de las regalas y compensaciones teniendo en cuenta los usos establecidos por la ley, y el cumplimiento de las coberturas mnimas, as mismo debe comparar la informacin encontrada en la entidad ejecutora, con la remitida a la Direccin de Regalas, especialmente, la informacin presentada en cumplimiento del artculo 3o. del Decreto 620 de 1995 y articulo 24 del decreto 416 de 2007, y emitir su concepto y dictamen. El interventor administrativo y financiero debe vigilar el uso que las entidades territoriales asuman y ejecuten compromisos con recursos de regalas directas y compensaciones acorde a los porcentajes descritos en la tabla, los compromisos pueden obedecer a los siguientes aspectos:
Tabla 12. Prioridad en la destinacin especfica de recursos de regalas
Compromiso 1.Reestructuracin Saneamiento Fiscal de Pasivos y Hasta el Porcentaje Destinado 100%.27 Observacin El interventor revisa y realiza seguimiento al acuerdo de reestructuracin y los compromisos de pago de la entidad territorial beneficiaria. El interventor debe solicitar la informacin de coberturas de la entidad territorial. Periodo 2006. Certifica coberturas la Secretara de Planeacin de la entidad. Periodo 2007. Certifican coberturas las entidades establecidas en el Decreto 416 de 2007.

2. Coberturas mnimas establecidas en el Decreto 1747 de 1995

Para departamentos como limite inferior destinar el 60% de los recursos. Para municipios Como limite inferior destinar el 75% de los recursos. Esto si no se han alcanzado las coberturas establecidas en el 1747 de 1995

27

Los acuerdos de reestructuracin de pasivos y saneamiento fiscal tienen prelacin sobre las coberturas mnimas. Dado esto una entidad territorial puede comprometer el total de las regalas a los compromisos de los acuerdos, sin haber alcanzado las coberturas establecidas en el Decreto1747 de 1995.

100

Compromiso 3.Proyectos prioritarios establecidos en el plan de desarrollo territorial

Porcentaje Destinado Se encuentran sujeto a las restricciones que se originan de las destinaciones 1,2,4,5.

Observacin Obedecen a inversiones que sean prioritarias en los planes de desarrollo de la entidad territorial, pueden tipificarse por sectores : Energa elctrica, Saneamiento ambiental/medio ambiente, Aseo, Gas combustible, Telefona Telefona mvil rural, Pblica, inversiones salud, inversiones educacin, Cultura, Vas, Infraestructura vivienda, Agropecuario, Equipamiento municipal, Atencin y prevencin de desastres, Atencin poblacin pobre y/o vulnerable, Sector minero, Desarrollo/fortalecimiento institucional, Turismo, Generacin de empleo, Proyectos productivos, Desarrollo comunitario, Bomberos, Ciencia y tecnologa, Telecomunicaciones, Saneamiento bsico, fuentes energa, planta energa, mortalidad, alcantarillado, educacin, salud y acueducto.

4. Gastos de funcionamiento y puesta en marcha de los proyectos financiados con recursos de regalas 5. Interventora Tcnica

5% del valor del proyecto

Hasta un 5% del valor de los proyectos financiados con regalas.

No pueden ser recurrentes, no pueden financiar actividades propias de la administracin, y deben estar directamente asociados con el proyecto de inversin financiado con regalas Pueden contratarse tambin interventoras internas cuando el proyecto no sea por licitacin y se d una justificacin adecuada de la conveniencia de sta. Ley 812 de 2003

6. Mesadas Pensionales

Hasta un 10% solo para departamentos

El interventor administrativo y financiero deber constatar que los recursos de regalas sean destinados de forma especfica acorde a los limites mnimos dirigidos alcanzar y mantener las coberturas mnimas estipuladas en el decreto 1747 de 1995, y las leyes que lo modifique o lo adicionen28. En la Tabla 13 se muestran las entidades del orden nacional que de acuerdo el Artculo 16 del Decreto 416 de 2007, y los respectivos actos administrativos que stas han expedido para reglamentar lo de su competencia.

28

El Artculo 120 de la Ley 1151 de 2007, Ley del Plan de Desarrollo 2006-2010, modific los niveles de cobertura mnimos estableciendo que stos deben ser iguales a las metas del mismo plan, que son: Mortalidad infantil mxima 1,6%, cobertura mnima en salud de la poblacin pobre 100%, cobertura mnima en educacin bsica 93%, cobertura mnima en agua potable 93,5%, y cobertura mnima en alcantarillado 89,4%.

101

Tabla 13. Entidades certificadoras de coberturas

ENTIDAD QUE CERTIFICA29 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL DE ESTADISTICA MINISTERIO DE LA PROTECCIN SOCIAL TIPO DE COBERTURA MORTALIDAD INFANTIL MXIMA COBERTURA MNIMA EN SALUD DE LA POBLACIN POBRE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO COBERTURA MNIMA COBERTURA Decreto 1747/95 1% NORMA RESOLUCIN 304 DEL 27 DE ABRIL DE 2007 RESOLUCIN 2598 DEL 30 DE JULIO DEL 2007 MINISTERIO DE LA PROTECCIN SOCIAL RESOLUCION 20071300010765 DEL 30 DE ABRIL DE 2007

100%

SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICIALIARIOS(SSPD) *

70%

MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL

COBERTURA MNIMA EN EDUCACIN BSICA

90% RESOLUCIN 6470 DEL 26 DE OCTUBRE DE 2007

* En comunicacin enviada a las entidades territoriales que han solicitado certificacin en virtud de esta resolucin, la SSPD ha conceptuado que debido a los cambios normativos en el sector de agua potable y saneamiento bsico durante el 2007, no ha sido posible aplicar la metodologa inicialmente all definida, razn por la cual expedir una nueva antes del 31 de julio de 2008.

Los departamentos debern destinar a inversin en las zonas donde estn asentadas las comunidades indgenas, el 5% de las regalas que le correspondan por la explotacin de los recursos naturales ubicados a no ms de 5 kilmetros de la zona del respectivo resguardo indgena y los municipios debern destinar el 20% de este tipo de regalas. Segn lo establecido por el artculo 121 de la Ley 812 de 2003, o la norma que lo modifique o sustituya, los departamentos pueden destinar hasta el diez por ciento (10%) de los recursos de regalas y compensaciones de cada vigencia fiscal, para financiar directamente el costo de las mesadas pensionales o para constituir patrimonios autnomos dirigidos a atender estos compromisos. El interventor administrativo y financiero debe verificar en las entidades ejecutoras de regalas y compensaciones la correcta ejecucin acorde a las destinaciones especficas de los recursos de regalas estn plasmadas en los artculos 14 y 15 de la ley 141 de 1994, modificada por el artculo 13 y 14 de la Ley 756 de 2002. Las entidades beneficiarias de regalas y compensaciones pueden realizar inversiones dirigidas primordialmente a coberturas en los sectores de salud, agua potable y saneamiento bsico hasta cubrir los porcentajes de cobertura establecidos en el Decreto 1747 de 1995. As tambin puede disponer de recursos para la inversin en otros sectores prioritarios establecidos en el Plan de Desarrollo de la entidad territorial, siempre que cumpla con los porcentajes de destinacin especfica a los que refieren los artculos 14 y 15 de Ley 141 de 1994, modificados por los artculos 13 y 14 de la Ley 756 de 2002.

29

Las entidades certificadoras para vigencias 2006 son la secretaras de planeacin de las respectivas entidades territoriales objeto de interventora.

102

Las inversiones que pueden realizar las entidades territoriales beneficiarias de los recursos de regalas y compensaciones en coberturas son:
Tabla 14. Destinacin de Recursos de Regalas en Coberturas
CONCEPTO COBERTURAS SECTOR SALUD SUBSECTOR Mortalidad infantil PROYECTO Salud sexual y reproductiva; nutricin, vacunacin y salud menores de un ao; infraestructura y dotacin salas materno infantil, acciones en promocin y prevencin dirigidas a madres lactante y gestantes. Afiliacin y continuidad rgimen subsidiado, POS, subsidios parciales. Siempre que las entidades territoriales se encuentren certificadas en Ley 715 de 2001 : Atencin en salud a la poblacin pobre no vinculada (a travs de la contratacin con las ESE'S y slo en el caso de los departamentos y distritos) e infraestructura y dotacin mdico-hospitalaria cuando esta inversin haga parte del Plan Bienal de Salud aprobado por el Ministerio de Proteccin Social (departamentos y distritos). Los distritos, sin embargo, no quedan excluidos de la responsabilidad de ampliar cobertura del rgimen subsidiado. Infraestructura, mantenimiento y dotacin pedaggica de los colegios (encerramiento, laboratorios, bibliotecas del colegio, salas de computo, mobiliario, textos, materiales didcticos y audiovisuales), restaurantes escolares; transporte escolar (se incentiva orientar la contratacin de la prestacin del servicio de transporte con firmas externas), bateras sanitarias. Estas inversiones tambin aplica en el caso de las instituciones de educacin bsica para nios con necesidades especiales. Contratacin del servicio pblico educativo siempre que estn certificados por Ley 715 de 2001. Construccin; rehabilitacin, ampliacin bocatomas, conducciones, desarenadores, equipo bombeo, plantas de tratamiento de agua potable, tanques de almacenamiento, redes de distribucin, macromedicin, soluciones alternas de acueducto y alcantarillado intradomiciliario, programas de modernizacin empresarial, programas de control de perdidas, tanques elevados (no domiciliarios), acometidas domiciliarias, recuperacin de las fuentes hdricas que abastecen el acueducto. En el rea rural y resguardos indgenas: Jageyes, pozos profundos, pequeos embalses y represas que sean para el acueducto, conexiones intradomiciliarias

COBERTURAS

SALUD

Salud de la poblacin pobre

COBERTURAS

EDUCACIN

Educacin bsica

COBERTURAS

AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BSICO

Agua potable

103

CONCEPTO COBERTURAS

SECTOR AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BSICO

SUBSECTOR Alcantarillado y Aseo

PROYECTO Aguas servidas, residuos lquidos, aguas residuales, aguas negras, colectores, canales, que hagan parte de este sector, interceptores, conexiones domiciliarias, plantas de tratamiento de aguas residuales, lagunas de oxidacin, alcantarillado pluvial, si pertenece a un alcantarillado mixto; en ciertas condiciones climatolgicas, topogrficas y de drenaje que puedan generar problemas de inundaciones y daos a la propiedad; se debe solicitar la justificacin del proyecto con el fin de verificar si este se enfoca a solucionar el problema existente y propende por mejorar las condiciones de vida de los habitantes que se ven afectados por la carencia de un sistema de alcantarillado pluvial que sirva de drenaje para las zonas afectadas por inundaciones y los problemas de salud publica que stas generan. En el rea rural y resguardos indgenas: letrinas, bateras sanitarias, pozos spticos, conexiones intradomiciliarias. Manejo integral de residuos slidos, equipos para recoleccin y compactadores, rellenos sanitarios, cierre de botaderos, PGIRS (Plan de Gestin Integral de residuos Slidos)

El interventor administrativo y financiero deber tener en cuenta que los gastos de inversin tienen como caracterstica que su asignacin incrementa la capacidad de produccin y productividad en el campo de la estructura fsica, econmica y social. El interventor verificar que los programas, proyectos gastos y otras inversiones financiadas o a financiar con recursos de regalas cumplan con el uso establecido en las normas que lo regulan, para esto deber apoyarse en la Gua Indicativa de Uso y Distribucin de los Recursos de Regalas Directas y Compensaciones (Ver Anexo 9) o podr ser consultada en la pgina web del Departamento Nacional de Planeacin. Para efectos de realizar interventora administrativa y financiera a los programas, proyectos, gastos o inversiones que tienen por objeto ampliar la cobertura en salud de la poblacin pobre, mediante la afiliacin al rgimen subsidiado, el interventor administrativo y financiero deber realizar las siguientes actividades: 1. Verificar que las personas afiliadas al rgimen subsidiado estn clasificadas en el Sisbn 1, 2 y 330. 2. Verificar que la focalizacin y priorizacin de la poblacin beneficiaria se realice teniendo en cuenta las definiciones previstas en el Acuerdo 331 de 2006 del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud, Ley 1122 de 2007 o la norma que lo modifique, sustituya o derogue. 3. Compilar la informacin de las personas afiliadas (nombre, documento o nmero de identificacin, puntaje y clasificacin Sisbn). 4. Verificar que la inversin realizada en ampliacin de cobertura se mantenga cada ao. 5. Verificar que los pagos se realicen en la forma pactada con la correspondiente Administradora del Rgimen Subsidiado. 6. Verificar que se garantice la libre eleccin del usuario y vigilar que las entidades ejecutoras contraten y adelanten de manera efectiva las respectivas interventoras a los contratos sucritos con las Administradoras
30Para

vigencia 2006 y hasta enero 8 de 2007 las personas afiliadas deben pertenecer solamente a Sisbn 1 y 2

104

del Rgimen Subsidiado ARS , con el objeto de verificar la garanta al acceso al servicio de salud para la poblacin afiliada.
7. Se debe adelantar o contratar la Interventora por parte de los municipios, con el objeto de verificar la garanta al acceso al servicio de salud por la poblacin afiliada. 8. Verificar en las bases de datos del Ministerio de Proteccin Social que no exista multiafiliacin de usuarios, que se desafilien los usuarios fallecidos, y que se desafilien del rgimen subsidiado los usuarios que se afilien al rgimen contributivo.

Para el desarrollo de estas actividades, el interventor deber hacer las verificaciones que se relacionan a continuacin:
(1) (2)

No

ACTIVIDADES TRMINOS DE REFERENCIA

LISTA DE CHEQUEO

Las personas afiliadas al rgimen Las personas afiliadas al rgimen subsidiado deben estar subsidiado estn clasificadas en los clasificadas en el SISBEN 1, 2 Y 3. niveles 1, 2 Y 3 ? Focalizacin y priorizacin de la poblacin beneficiaria debe hacerse con base en lo definido en el Acuerdo 244 de 2003 del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud o Acuerdo 331 de 2006 La entidad territorial dio a conocer la metodologa aplicada y cumpli con lo estipulado en el Acuerdo 244 de 2003 o Acuerdo 331 de 2006? La entidad territorial recogi y public los listados de priorizados en los trminos que habla el acuerdo 244 de 2003? Registre el nmero de personas afiliadas La Entidad Territorial incorpor recursos para mantener las coberturas? La entidad territorial incorpor recursos para aumento de las coberturas? Los pagos se realizaron de acuerdo a lo pactado en los contratos? La entidad territorial dio a conocer el listado de las ARS acreditadas segn la zona a la que pertenece? Escriba el nombre de las ARS

Se debe recoger la informacin de las personas afiliadas (nombre, documento o nmero de identificacin, clasificacin SISBEN)

Una vez realizada la inversin en ampliacin de cobertura, sta se debe mantener cada ao.

Que los pagos se realicen en la forma pactada con la ARS

Que se garantice la libre eleccin del usuario.

105

(1)

(2)

No

ACTIVIDADES TRMINOS DE REFERENCIA Se debe adelantar o contratar la Interventora por parte de los municipios, con el objeto de verificar la garanta al acceso al servicio de salud por la poblacin afiliada.

LISTA DE CHEQUEO La Entidad Territorial contrat a la Interventora que verificara la garanta al acceso al servicio? Existe multiafilacin?

Verificar en las bases de datos del Ministerio de Proteccin Social que no exista multiafiliacin de usuarios, que se desafilien los usuarios fallecidos, y que se desafilien del rgimen subsidiado los usuarios que se afilien al rgimen contributivo.

Hay desafiliacin de los fallecidos? Se Desafili del rgimen subsidiado a los usuarios que se pasaron al rgimen contributivo?

La columna (1) TERMINOS DE REFERENCIA, describe las especificaciones de las actividades que debe realizar la interventora administrativa y financiera de conformidad con los trminos de referencia. En la columna (2) LISTA DE CHEQUEO se relacionan las preguntas que la IAF debe gestionar en el ejercicio de vigilancia y seguimiento a la entidad territorial, para ello deber solicitar los soportes necesarios y realiza las observaciones y conceptos que considere pertinentes. Para la verificacin de la segunda pregunta del punto 3, se debe agregar la informacin contenida en cada contrato de rgimen subsidiado que ha gestionado la interventora administrativa y financiera en la entidad territorial correspondiente donde se debe anexar, en cada uno de ellos, el listado de los afiliados. Para el punto 6, es necesario revisar si las ARS (Administradoras de Rgimen Subsidiado) contratadas por la entidad territorial corresponden a aquellas habilitadas por el Ministerio de la Proteccin Social en la zona correspondiente, registrando los nombres de dichas aseguradoras en el campo de observaciones (Columna (4)). Para la pregunta 8, se debe anexar los documentos que soporten el cumplimiento de dichas actividades.

3.2.6.4.7 Evaluacin Socioeconmica de Proyectos

El interventor administrativo y financiero deber acopiar la informacin necesaria y relevante, estableciendo las condiciones iniciales del rea o regin a intervenir con un proyecto, determinando una lnea base que facilite la evaluacin al terminar la ejecucin del proyecto y permita la comparacin de condiciones de vida de los pobladores antes y despus del proyecto. El interventor administrativo y financiero debe realizar en esta actividad: Determinacin de indicadores sociales y econmicos de los proyectos financiados con recursos de regalas y compensaciones, con prioridad para aquellos programas y proyectos destinados al saneamiento ambiental y a la construccin y ampliacin de la estructura de los servicios de salud, educacin, electricidad, agua potable, alcantarillado y dems servicios pblicos bsicos esenciales.

106

El interventor debe dar su concepto sobre la utilizacin de las regalas y compensaciones en los programas y proyectos, acerca de la disponibilidad y uso de estudios, diseos y bancos de proyectos; cumplimiento de requisitos tcnicos, legales, de polticas sectoriales, ambientales, de operacin, de costos, de conformidad con los planes de desarrollo territoriales, as como de los resultados de la evaluacin socioeconmica de los proyectos, de acuerdo con la metodologa suministrada por la Direccin de Regalas (Ver Anexo 15). En los casos en los que las inversiones no se ejecuten por medio de proyectos, el interventor deber realizar la evaluacin de los impactos econmicos y sociales de acuerdo con la metodologa simplificada que para tal objeto defina el Departamento Nacional de Planeacin, y presentarla en el formato de informe correspondiente. Esta metodologa contiene los procedimientos de anlisis e indicadores que debe seguir el Interventor para que recoger de manera agregada, los resultados de los impactos econmicos y sociales derivados de las inversiones financiadas con recursos de regalas.

3.2.6.4.8 Interventora Simplificada de Contratos

Sobre los contratos y rdenes de pago, por valor individual igual o inferior a $20 millones de pesos, no ser necesario realizar el anlisis de los procesos de contratacin. Conforme a lo anterior, el DNP ha establecido en el sistema de informacin SELAR los formularios con los cuales se desarrollar la interventora simplificada de los recursos de regalas directas y compensaciones. El interventor debe verificar la informacin relacionada con: contrato con sus componentes esenciales, certificaciones financieras: ordenes de pago, cheques, comprobantes de egreso, CDP, RP, modalidad de contratacin, documento que demuestre el estado de los contratos, fechas de actas de Inicio, suspensin, reinicio, recibo parcial de modificaciones contractuales, adicin en plazo y/o valor, inscripcin en Plan de Desarrollo, inscripcin en el Banco de Programas y Proyectos e informacin de identificacin del contratista. As tambin soportes de constitucin de reservas y/o cuentas por pagar, autorizacin de la Asamblea Departamental o el Concejo Municipal, para comprometer vigencias fiscales futuras si es del caso, rdenes de pago en los comprobantes de egreso (archivos empastados de tesorera y/o contabilidad) si cuentan con los respectivos soportes que se requieren para el pago: Fotocopia de la orden, CDP, RP, acta de recibo final y liquidacin, certificados de cumplimiento, entrada a almacn, y dems soportes legales que demuestren recibido a satisfaccin del bien o servicio.

107

Diagrama 18. Diagrama de trabajo seguimiento a programas, proyectos, contratos, gastos y otras inversiones

108

3.2.7

Anlisis y Conciliacin de ejecucin presupuestal durante la vigencia objeto de interventora

3.2.7.1 Objetivo
El interventor administrativo y financiero deber realizar el anlisis y la conciliacin presupuestal de los recursos de regalas directas y compensaciones ejecutados durante la vigencia objeto de interventora.

3.2.7.2 Descripcin
El interventor administrativo y financiero debe realizar el anlisis y conciliacin de la ejecucin de ingresos, de la ejecucin de egresos y manejo de la cuenta nica por parte de la entidad territorial beneficiaria. A este nivel de realizacin de interventora administrativa y financiera el interventor debe haber identificado las fuentes de ingreso presupuestadas e incorporadas durante los periodos (mes a mes), as tambin los usos, compromisos y niveles de ejecucin de los recursos de regalas directas y compensaciones.

3.2.7.3 Instituciones Involucradas

Interventora Administrativa y Financiera Entidad Territorial Beneficiaria Direccin de Regalas Departamento Nacional de Planeacin

3.2.7.4 Procedimiento
Definiciones: Apropiacin con situacin de fondos: Corresponde a los recursos apropiados que para su ejecucin exigen desembolsos de la cuenta nica autorizada para el manejo de los recursos de regalas. Apropiacin sin situacin de fondos: Corresponde a los recursos apropiados que para su ejecucin no exigen desembolsos directos de recursos de la cuenta nica autorizada para el manejo de los recursos de regalas.

109

3.2.7.4.1 Anlisis y conciliacin de ejecucin de ingresos

El interventor administrativo y financiero debe revisar la causacin de los giros a travs de las bases de datos de la entidad encargada de realizar los giros, los extractos de la cuenta nica de regalas, los comprobantes de ingreso e informacin de las dems fuentes de ingresos por regalas directas y compensaciones, realizando las correspondientes observaciones y conciliaciones en caso de encontrar inconsistencias. Adicionalmente, verificar la correcta incorporacin y ejecucin de los recursos del balance generados en vigencias anteriores. El interventor administrativo y financiero debe realizar el seguimiento de los giros efectuados por concepto de regalas y compensaciones, verificando su correcta y completa incorporacin y ejecucin presupuestal, contable y de tesorera; y analizar la destinacin de los recursos. As tambin la administracin de los excedentes de liquidez de los recursos de regalas de conformidad con lo previsto en los artculos 4 de la Ley 141 de 1994 y, 17 de la Ley 819 de 2003, del Decreto 538 de 2008, y Circular 002 de 2008 expedida por el DNP o en las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan. El interventor administrativo y financiero debe revisar, registrar y consolidar por cada entidad beneficiaria, la informacin suministrada por la Agencia Nacional de Hidrocarburos, Ecopetrol, Ingeominas, IFI Concesin Salinas o la entidad que asuma sus funciones, los municipios, los distritos y por las dems entidades que sean responsables del recaudo y giro de estos recursos. La actividad de la interventora sobre este aspecto debe incluir un anlisis integral de los giros efectuados por las entidades recaudadoras y en particular revisar y reportar los ahorros en el Fondo de Ahorro y Estabilizacin Petrolera FAEP junto con los desahorros correspondientes. El interventor administrativo se apoya en las actividades definidas en el capitulo de giros del presente manual. La informacin de los giros (con situacin y sin situacin de fondos) proveniente de las entidades giradoras, debe ser confrontada con el registro de los ingresos recibidos y reportados por las dependencias de presupuesto, contabilidad y tesorera de las entidades beneficiarias, con los asientos del libro de bancos correspondiente a la cuenta de regalas y con las conciliaciones bancarias. El interventor administrativo y financiero concilia el extracto de la cuenta nica de regalas, la totalidad de los giros reportados a la entidad e identificados por el interventor en el subproceso de giros, los comprobantes de ingreso de los rendimientos financieros, los registros de ingresos por regalas en libros de contabilidad y la ejecucin presupuestal de ingresos del periodo. El interventor administrativo y financiero debe: Analizar el balance de las diferencias encontradas en los reportes de giros e ingresos. Conciliar la vigencia de incorporacin de los giros con la vigencia del registro de los ingresos por parte del ente beneficiario. Conciliar las fechas de registro de los ingresos en el libro respectivo, con las fechas reportadas por las entidades giradoras.

El interventor administrativo y financiero debe establecer y hacer seguimiento al flujo de ingresos por concepto de regalas y compensaciones, as como a los compromisos, obligaciones y a los pagos derivados de la ejecucin presupuestal de los programas, proyectos, gastos e inversiones financiados con dichos recursos, de acuerdo con la programacin y ejecucin de cada entidad beneficiaria.
110

3.2.7.4.2 Anlisis y conciliacin de ejecucin de gastos

El interventor administrativo y financiero debe hacer seguimiento, revisar y analizar los certificados de disponibilidad presupuestal y los registros presupuestales correspondientes a los contratos que se realicen durante el mes. Solicitar informacin de los compromisos, obligaciones, pagos, convenios, gastos e inversiones financiados con recursos de cofinanciacin, entre otros conceptos de gasto descritos previamente en este manual. El interventor administrativo y financiero debe verificar el manejo contable de acuerdo con normatividad vigente y aplicable. As tambin la ejecucin de los recursos con sujecin a los principios de eficacia, economa y celeridad. El interventor administrativo y financiero debe verificar en las entidades ejecutoras de regalas y compensaciones la correcta ejecucin acorde a las destinaciones especficas y verificacin del uso de los recursos de regalas plasmadas en los artculos 14 y 15 de la ley 141 de 1994, modificados por los artculos 13 y 14 de ley 756 de 2002. sto lo realizar mes a mes como insumo a la presentacin de los informes respectivos y deber consolidarlo en la periodicidad establecida de los informes de interventora administrativa y financiera. Para realizar estas labores el interventor administrativo y financiero constata la informacin de libro de bancos de la entidad beneficiaria, libros de tesorera, con los registros presupuestales emitidos por la entidad, las rdenes de pago o cualquier forma de pago de la entidad de la entidad y los contratos que soportan el objeto de pago (beneficiarios y cuentas autorizadas contractualmente para pagos) y los flujos financieros de los proyectos. Posterior a esto conciliar dichos soportes con la ejecucin presupuestal de los recursos de regalas directas y compensaciones para cada periodo (mes a mes).

3.2.7.4.3 Manejo de la cuenta nica

El interventor administrativo y financiero debe revisar y hacer seguimiento a la cuenta nica de regalas de cada entidad beneficiaria sobre los siguientes aspectos: ingresos (giros de regalas, rendimientos, transferencias entre cuentas), egresos, (pagos, transferencias entre cuentas, inversiones temporales), saldos de caja, manejo de rendimientos financieros, de inversiones temporales, conciliacin entre el libro de bancos y pagos, pagos registrados en el libro de bancos sin comprobante, comprobantes de pagos no registrados en el libro de bancos. El interventor administrativo realizar la conciliacin entre ingresos y gastos y los movimientos realizados en la cuenta nica. Solicitar para ello los documentos de pago (orden de pago, cheque, transferencia electrnica), comprobantes de egreso. Con el fin de verificar que los pagos debitados de la cuenta se hagan a contratos gastos y otras inversiones financiadas con recursos de regalas y compensaciones, el interventor administrativo y financiero debe comparar el valor y fecha de los documentos de soporte de pago con los dbitos registrados en la cuenta. As tambin informar al Departamento Nacional de Planeacin sobre los traslados o transferencias que eventualmente se realicen desde la cuenta nica hacia otras cuentas, en cuyo caso debe verificar si dichos traslados son destinados al pago de contratos financiados y ejecutados con recursos de regalas y compensaciones, y conceptuar si se constituye en una presunta irregularidad.

111

As mismo, la interventora administrativa y financiera debe informar al DNP sobre los traslados o transferencias que se realicen hacia la cuenta nica desde otras cuentas, en cuyo caso debe verificar conceptuar sobre el motivo de dichos traslados y conceptuar si se constituye en una presunta irregularidad. El interventor administrativo y financiero deber identificar los rendimientos financieros de la cuenta de regalas directas y compensaciones y verificar que sean registrados en el libro de bancos e incorporados al presupuesto de la entidad territorial acorde a la normatividad vigente. El interventor realizar un anlisis al manejo que la entidad territorial realiza sobre los excedentes temporales de liquidez, las inversiones financieras realizadas con cargo a dichos excedentes y las redenciones de tales inversiones, los rendimientos generados, su ingreso a la cuenta nica e incorporacin presupuestal. Informar inmediatamente al Departamento Nacional de Planeacin, cuando establezca situaciones irregulares detectadas.

3.2.7.4.4 Distribucin y uso de recursos de una vigencia de interventora para la totalidad de entidades beneficiarias.
El interventor administrativo y financiero debe realizar anlisis de uso de recursos por periodo y para cada vigencia de la totalidad de entidades beneficiarias segn el caso (Ver Anexo 9 y 10). El interventor debe agregar la totalidad de proyectos financiados o a financiar con recursos de regalas y compensaciones y clasificar para las inversiones ejecutadas o programadas, segn sea el caso, la destinacin de los recursos que ha realizado o va a realizar la entidad beneficiaria de recursos de regalas directas y compensaciones. Para esto debe tener en cuenta lo siguiente: 1. Dar prioridad al anlisis de uso de entidades que reportaron informacin general de regalas directas y compensaciones y se encuentran en Plan de Desempeo31, el cual deber realizarse con la informacin remitida al DNP en los trminos previstos para la realizacin de esta labor. 2. Realizar anlisis de uso para la totalidad de entidades beneficiarias pertenecientes al grupo objeto de interventora, con base en la informacin registrada por las entidades territoriales en los formatos F SCV 001, 002 y 003. Dicho anlisis debe realizarse sobre el presupuesto ejecutado en la vigencia anterior y la programacin presupuestal de la vigencia en curso, en los formatos y plazos establecidos por el DNP. Para realizar el anlisis de uso el interventor debe: 1. Clasificar el detalle de los gastos e inversiones relacionados en el formulario F SCV 003 en los sectores permitidos por la Ley (coberturas, proyectos priorizados, interventora tcnica, y operacin y puesta en marcha) y en caso de presentarse, aquellos otros gastos que la entidad territorial realiz como gastos de funcionamiento, inversiones no permitidas, gastos sin competencia en salud, educacin, entre otros. 2. Se debe revisar el Plan de Desarrollo de la entidad territorial en donde se verifique si las inversiones realizadas o ejecutadas se encuentran contempladas en dicho plan. 3. Se debe revisar si la entidad territorial objeto del anlisis, se encuentra certificada en los sectores educacin y salud, de conformidad con lo establecido en la Ley 715 de 2001, esto con el fin de determinar las inversiones con regalas y compensaciones permitidas para cada entidad territorial.
31

Revisar Art. 29 Decreto 416 de 2007, y Art. 2 Decreto 4192 de 2007

112

4. Se debe realizar la validacin del formato de relacin de inversiones formato F-SCV-03, en conjunto con la ejecucin presupuestal de gastos con corte a la misma fecha, de manera general y despus por cada uno de los rubros presupuestales. 5. En los informes se debe presentar anlisis de la ejecucin presupuestal de gastos detallando el resultado de la inversin para la apropiacin definitiva o vigente y para lo ejecutado o compromisos. Cuando el anlisis es de cierre de vigencia fiscal, se debe revisar las cuentas por pagar y reservas constituidas a 31 de diciembre de 2007, y posteriormente en el ejercicio de interventora, y en seguimiento para la vigencia 2008 rectificar cmo estas reservas y cuentas por pagar estn siendo ejecutadas. Igualmente, se debe presentar un anlisis del formato F-SCV-03 detallando el resultado de clasificacin de los montos registrados en la columna denominada Valor total regalas. 6. Cualquier observacin adicional que corresponda a lo encontrado en el anlisis de las entidades territoriales se debe mencionar en el documento. 7. Debe existir una relacin cercana entre la entidad territorial y la interventora, de modo que, las dudas que surjan a partir de la elaboracin del anlisis sean resueltas de manera diligente por la entidad territorial. Sin embargo, y cuando sea necesario se deben solicitar las aclaraciones pertinentes a la entidad territorial para realizar el anlisis de la inversin, as como los ajustes al presupuesto, para que la entidad territorial de cumplimiento a los artculo 13 y 14 de la Ley 756 de 2002. 8. La interventora debe hacer las recomendaciones necesarias a la entidad territorial para que se ejecuten los recursos de regalas de conformidad con los criterios de inversin establecidos en la Ley 756 de 2002. 9. Realizar anlisis y dictamen de anlisis de uso el cual se anexa al informe de seguimiento de uso de recursos el cual debe ser enviado a la Direccin de Regalas (Subdireccin de Control y Vigilancia) del Departamento Nacional de Planeacin.

3.2.7.4.5 Evaluacin Socioeconmica

El interventor administrativo y financiero realizar la evaluacin socioeconmica de todos los programas y proyectos financiados con regalas y compensaciones sobre los cuales debe realizar interventora administrativa y financiera, determinando los indicadores de rentabilidad econmica, los indicadores de resultados y los de impacto fsico y social de los proyectos. Esta evaluacin deber realizarse de acuerdo con las metodologas y formatos de presentacin previstos en el presente manual (Anexos 1 y 15). Dicha evaluacin se realiza despus de terminados los programas o proyectos, o en el estado en que se encuentren, cuando no estn terminados al finalizar el contrato de interventora. En los eventos en que los recursos de regalas y compensaciones no se ejecuten por medio de programas y proyectos, el interventor administrativo y financiero deber realizar la evaluacin de los impactos econmicos y sociales de acuerdo con la metodologa de anlisis agregado. La metodologa de anlisis agregado contiene los procedimientos de anlisis e indicadores que debe seguir el interventor para recoger de manera agregada, los resultados de los impactos econmicos y sociales derivados de todas las inversiones financiadas con recursos de regalas y compensaciones.

113

Diagrama 19. Diagrama de trabajo subproceso anlisis y conciliacin de ejecucin presupuestal

ANLISIS Y CONCILIACIN DE EJECUCIN PRESUPUESTAL
DR-DNP INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ENTIDAD TERRITORIAL

INICIO

INICIO

PRESUPUESTO

SEGUMIENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO A PROYECTOS

INFORMACIN BSICA F SCV 001-002-003-004

SOLICITUD INFORMACIN CONTABLE Y DE TESORERA

COMPLA INFORMACIN DOCUMENTAL

ACOMPAAR CONSECUCIN DE INFORMACIN EN ET

REVISIN Y ANLISIS, EJECUCIN PRESUPUESTAL MANEJO DE LIBRO DE BANCOS LIBROS DE CONTABILIDAD,, CUENTA NICA APRUEBA AVANCE CONTRACTUAL Y USO ANALISIS

PROGRAMACIN DE LABORES Y GIROS SIGUIENTE PERIODO(MES)

APRUEBA?

REPORTA IRREGULARIDAD

SEGUIMIENTO, ASESORA, CORRECIN

114

3.2.8

Informes y Dictmenes

3.2.8.1 Objetivo.
Generar informes, reportes de informacin y dictmenes de interventora administrativa y financiera, acorde a lo establecido en los trminos de referencia.

3.2.8.2 Descripcin
El interventor administrativo y financiero deber presentar en los plazos establecidos los informes solicitados contractualmente y los que considere pertinentes la Direccin de Regalas del Departamento Nacional de Planeacin, teniendo en cuenta los formatos establecidos para ello. El interventor administrativo y financiero deber elaborar dictmenes de interventora para cada uno de los procedimientos descritos en seguimiento a la ejecucin de recursos de regalas directas y compensaciones, es este uno de los productos ms importantes de la labor de interventora administrativa y financiera.

3.2.8.3 Instituciones Involucradas

Interventora Administrativa y Financiera Direccin de Regalas Departamento Nacional de Planeacin

3.2.8.4 Procedimiento
El interventor administrativo y financiero debe presentar todos los informes requeridos a travs del sistema de informacin de interventora administrativa y financiera del Departamento Nacional de Planeacin SELAR- o en su defecto en medio impreso, debidamente empastados, foliados y firmados por el director de la interventora y por los profesionales responsables, de acuerdo con la metodologa y formatos suministrados por el DNP para la realizacin de informes (Ver Anexo 1). La presentacin del informe de cierre de vigencia es requisito indispensable para proceder a la liquidacin del respectivo contrato de interventora administrativa y financiera. El interventor administrativo y financiero deber presentar a travs de correo electrnico, medio magntico o medio impreso, aquellos informes que no se puedan generar por el sistema de informacin alimentndolo completamente cuando est disponible. Los informes debern presentarse de acuerdo con la periodicidad prevista en los trminos de referencia de interventora administrativa y financiera, en las fechas de vencimiento a partir de la firma del acta de inicio de dichas labores.
115

El interventor administrativo y financiero debe actualizar la informacin de los informes presentados, relacionada con su contenido sobre nuevas gestiones o documentacin pendiente que sea recopilada o recibida. Si el Departamento Nacional de Planeacin identifica la necesidad de elaborar nuevos formatos de informes o modificaciones a los mencionados, los elaborar y suministrar al interventor. Cuando el Departamento Nacional de Planeacin o el PNUD lo considere conveniente, el interventor deber presentar un informe resumido del avance de cualquier proyecto y programa, describiendo el avance del proyecto, control del cronograma actualizado, un resumen de los aspectos financieros y administrativos, un anlisis del proyecto, presentando fotografas del proyecto. El interventor administrativo y financiero deber realizar informes mensuales sobre las entidades que se encuentran en plan de desempeo y presentarlos a la Direccin de Regalas del Departamento Nacional de Planeacin durante el periodo objeto de interventora, dicho informe incluye un anlisis de uso de recursos y la revisin, anlisis y dictamen acerca el cumplimiento de los compromisos suscritos en los planes de desempeo. El informe es de periodicidad mensual y debe presentarse a ms tardar los 15 primeros das de cada mes, sobre la ejecucin del mes inmediatamente anterior, esto es, sobre el cumplimiento de los compromisos asumidos en la ejecucin de recursos del mes anterior para la totalidad de entidades territoriales que se encuentren en plan de desempeo en el grupo objeto de interventora. El interventor administrativo y financiero deber realizar dictmenes de interventora administrativos, financieros y tcnicos de acuerdo con el alcance establecido en el Anexo 1, y teniendo en cuenta incluir como mnimo los siguientes aspectos: Debe identificar quien realiza y aprueba el dictamen de interventora A quien va dirigido el dictamen de interventora. A qu conclusiones llega el interventor despus de realizar su labor. Normas (contables, administrativas o financieras) y Metodologa (inspeccin fsica, encuestas) utilizadas para realizar el dictamen de interventora. Dictamen de interventora.

116

Tabla 15. Informes de interventora de regalas directas y compensaciones

PERIODICIDAD Trimestral a partir del acta de inicio. El plan especfico de calidad, la programacin detallada de actividades y la organizacin del personal se presenta a un mes de firmar el acta de inicio NA

INFORME Administrativo

PRESENTACIN Contados a partir de la fecha de inicio del contrato

Inicial de la interventora administrativa y financiera.

Tres meses a partir de la fecha del acta de iniciacin.

CONTENIDO -Cumplimiento de los objetivos de calidad -Organizacin de la Interventora Administrativa y Financiera. -Indicadores de avance y gestin en la ejecucin de recursos -Programacin detallada de las actividades. -Programacin por ente ejecutor. -Gestiones ante las entidades ejecutoras. -Seguimiento a la facturacin del contratista. -Concepto del contratista. -Ente ejecutor. -Ingresos por regalas, cuentas de manejo, presupuesto aprobado, distribucin del presupuesto. -Presuntas irregularidades reportadas en los sistemas electrnicos de informacin del DNP. -Plan de desarrollo,. -Banco de proyectos -Evolucin de coberturas, de la distribucin de recursos, ingresos por regalas, cuentas de manejo, presupuesto, programas en ejecucin, proyectos en ejecucin, contratos de deuda en ejecucin. Informacin del ente e identificacin de la irregularidad de acuerdo con la tipologa y soportes mnimos indicados

DESCRIPCIN -Organizacin del contratista y/o sus modificaciones. (Objetivos de calidad, personal, formacin profesional, dedicacin, tipo de vinculacin, distribucin e identificacin por sedes, distribucin regional, equipos de cmputo). La informacin relacionada con la organizacin se presenta en el primer informe administrativo que debe presentarse al mes de firmar el acta de inicio del contrato. Las actualizaciones en la organizacin se presentan trimestralmente. Los informes deben incluir: -Indicadores de avance y gestin en la ejecucin. -Estado de las entidades ejecutoras (activo, suspendido). -Seguimiento y avance en la programacin presentada de actividades del contratista. -Programacin de actividades por ente ejecutor y las gestiones realizadas. -Seguimiento a la facturacin del contratista. Presentar por cada ente ejecutor de regalas y compensaciones -Informacin bsica del ente ejecutor. -Nivel inicial y las metas de coberturas mnimas. -Estado de envo de informacin y atencin de requerimientos por ente -Los ingresos a la fecha por concepto de regalas y compensaciones. -Estado de las cuenta(s) de manejo de regalas. -Presupuesto aprobado, su distribucin y ejecucin presupuestal. -Reflejar las presuntas irregularidades reportadas en los sistemas electrnicos de informacin del DNP-SELAR-. - Informacin del plan de desarrollo vigente y del banco de proyectos. -Evolucin de las coberturas y distribucin de recursos por sector. -Resumen de los ingresos por concepto de regalas y compensaciones. -La relacin de los crditos objeto de interventora que se indique los saldos por incorporar al presupuesto. -As como el presupuesto aprobado de la vigencia fiscal objeto de interventora y la relacin de programas, proyectos y contratos financiados con recursos de regalas y compensaciones que se proyecta ejecutar en la vigencia fiscal objeto de interventora. Reportar la presunta irregularidad y los soportes que para el efecto le indique el DNP. -Identificacin del ente ejecutor -Descripcin de los hechos -Clasificacin de la irregularidad -Normas violadas, -Acciones adelantadas y pendientes. -Concepto y la recomendacin del contratista. -Soportes, documentos y elementos probatorios.

Irregularidades

Dentro de los 15 das siguientes a la fecha en que se detecte la irregularidad.

117

Avance -Ente ejecutor. -Plan de desarrollo, y banco de proyectos. -Ingresos por concepto de regalas y compensaciones. -Cuentas de manejo. -Presupuesto. -Distribucin de recursos. -Seguimiento a proyectos, programas, contratos, rdenes, y pagos. -Facturacin del contratista.

Tres meses a partir de la fecha del acta de iniciacin.

Trimestral

Debern contener, en forma actualizada y acumulada por vigencia.

-Datos bsicos y la situacin de cada ente ejecutor. -Las regalas causadas, giradas y reportadas por las entidades giradoras y el ente ejecutor. -Balance de las diferencias encontradas en la conciliacin de la vigencia de los giros con la vigencia del ente ejecutor. -Estado y manejo de la cuenta nica y de las otras cuentas de regalas si es el caso. -Saldos de caja, rendimientos financieros, las transferencias entre cuentas, la conciliacin entre libro de bancos y los pagos, los pagos registrados en el libro de bancos sin comprobante, los comprobantes de pagos no registrados en el libro de bancos. -La apropiacin, modificacin y ejecucin de los presupuestos de ingresos y gastos de las entidades ejecutoras de la vigencia. -Distribucin del presupuesto de regalas y compensaciones en los proyectos y gastos y la destinacin de los recursos de acuerdo a los usos establecidos por la ley. -Anlisis actualizado a la fecha de presentacin del respectivo informe. -Indicar el porcentaje de regalas evaluadas con respecto a los compromisos suscritos por el ente territorial., proyectos que los conforman, contener datos bsicos de identificacin, y su conformidad con los respectivos planes de desarrollo, con los bancos de proyectos, verificacin de conceptos de viabilidad tcnica, financiera, institucional, ambiental y econmica; valor de los mismos, fuentes de financiacin, los rubros presupuestales a los que corresponden, objeto y alcance. -Verificar por proyecto el cumplimiento de las autorizaciones necesarias, cronograma y la programacin fsica y financiera de cada uno de los programas y proyectos de acuerdo a los componentes y actividades del sistema de clasificacin de proyectos del DNP. -Verificar cronograma y la programacin fsica y financiera para la ejecucin de los contratos, estado, avance y pagos efectuados a la interventora tcnica. -Anlisis financieros y tcnicos -Conceptos generales de los programas, proyectos, gastos e inversiones. -Seguimiento administrativo, financiero y tcnico de los contratos a travs de los cuales son ejecutados los proyectos. -Seguimiento de los convenios interadministrativos y de los subcontratos que se deriven de stos; de los contratos o convenios de cooperacin, asistencia tcnica o administracin de recursos suscritos con organismos internacionales y de subcontratos que se deriven de stos -Seguimiento de los contratos de deuda pblica, y de los contratos que financia con ella, del servicio a la deuda, de contratos de fiducia. -Seguimiento de los pagos efectuados con cargo a acuerdos de reestructuracin de pasivos o programas de saneamiento fiscal. -Transferencias y la relacin de todos los pagos realizados con cargo a recursos provenientes de regalas y compensaciones. -Informes de visita a los proyectos y/o contratos, con situacin y estado en la visitado, porcentaje de avance fsico, debidamente firmados, registro fotogrfico referente al objeto del contrato. -Datos bsicos y la situacin de cada ente ejecutor. -Acciones o conductas que el ente beneficiario y el interventor han realizado respecto de los hechos constitutivos de las irregularidades reportadas. -Seguimiento a las irregularidades acompaados de soportes y gestiones realizadas por el interventor y el ente.

Seguimiento de irregularidades

-Identificacin de irregularidad y acciones adelantadas y pendientes por ejecutar para cada irregularidad.

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Evaluacin socioeconmica

Dentro de los 60 das siguientes a la fecha de terminacin del proyecto.

1. Clasificacin e identificacin de programas y proyectos por sector y departamento, cumplimiento de la Metodologa General Ajustada (MGA) expedida por el DNP, resultados y evaluacin de la evaluacin de proyectos por sector, evaluacin de impacto social, evaluacin econmica, estadsticas e indicadores. 2. Anlisis de la ejecucin de los ingresos, anlisis de la ejecucin de gastos, anlisis de impacto social y resultados fsicos de las inversiones, avance en indicadores sociales, anlisis del impacto social y econmico regional, anlisis de equidad en la distribucin de los recursos de regalas y compensaciones.

1. Deber contener: -Identificacin. -Verificacin del cumplimiento de la Metodologa General Ajustada (MGA) expedida por el DNP -Valor de los indicadores de impacto definidos por el proyecto COL99/030, indicadores de rentabilidad econmica de las inversiones y conclusiones de la evaluacin. Con cada informe de evaluacin se deben presentar los resultados consolidados de los proyectos de cada ente beneficiario evaluados hasta la fecha. 2. Al finalizar el contrato de interventora administrativa y financiera deber entregar el informe de impacto econmico y social del gasto financiado con recursos provenientes de regalas y compensaciones siguiendo la MGA -Anlisis de la dependencia de los ingresos por concepto de regalas y compensaciones y, de estos recursos en la financiacin del gasto por ente beneficiario. -Impacto en las coberturas e indicadores definidos en el Decreto 1747 de 1995 o la norma que lo modifique, derogue o sustituya; -Anlisis de Indicadores de eficiencia y eficacia; anlisis del impacto econmico regional y anlisis de equidad en la distribucin de los recursos de regalas y compensaciones.

119

Empalme final

Al 15 de abril del ao siguiente de la vigencia objeto de la interventora

-Estado general de cada ente ejecutor. -Plan de desarrollo, banco de programas y proyectos. -Cumplimiento de la MGA expedida por el DNP. - Evolucin de coberturas, presupuesto, distribucin de recursos, ingresos por regalas, cuentas de manejo, ejecucin de cuentas por pagar. -Relacin de programas y proyectos ejecutados, en ejecucin, contratos de deuda, deuda pblica y contratos de deuda en ejecucin, contratos de saneamiento fiscal. -Evolucin de acuerdos de reestructuracin de pasivos o programas de saneamiento fiscal -Relacin de contratos y rdenes de pago financiados -Irregularidades vigentes. -Proyectos finalizados (Datos bsicos, Estructuracin del proyecto, Cumplimiento de la Metodologa General Ajustada (MGA). -Estado actual de proyectos, gestin tcnica, gestin financiera, gestin administrativa, Contratos, Pagos, Impacto social, Evaluacin socioeconmica, Conclusiones generales). -Programas finalizados (Datos bsicos del programa, Relacin de proyectos del programa, Datos bsicos del proyecto, Estructuracin del proyecto, Estado actual del programa, Gestin tcnica, Gestin financiera, Gestin administrativa, Contratos, Pagos, Impacto social, Evaluacin socioeconmica, conclusiones generales).

Por cada ente ejecutor. -Concepto general de interventora administrativa -Descripcin del desempeo del ente ejecutor. - Anlisis y resultados del manejo de regalas. -Datos y situacin del ente, las irregularidades vigentes, los programas, proyectos y contratos en ejecucin. -Anlisis del manejo de regalas, ejecucin de programas y proyectos y, cumplimiento de la destinacin obligatoria de los recursos para alcanzar las coberturas mnimas. -Niveles de coberturas alcanzadas y evolucin; estado general del ente; la relacin de uso de las regalas y el plan de desarrollo. -Evolucin de la distribucin de recursos por sector, de las coberturas, de la deuda pblica, de los acuerdos de reestructuracin de pasivos y de los programas de saneamiento fiscal. -El valor de las regalas y compensaciones y crditos objeto de interventora, los ingresos percibidos por el ente po estos conceptos. - El monto financiado con recursos de crdito avalados con la pignoracin de regalas y compensaciones. -Estado de las cuenta(s) de manejo, ejecucin presupuestal, distribucin de los recursos, relacin de programas, proyectos y contratos. -Resumen de los ingresos por concepto de regalas y compensaciones y los recursos de crditos objeto de interventora administrativa y financiera, donde se aprecien los saldos y rendimientos por incorporar al presupuesto, - Estados de las cuentas de regalas, ejecucin presupuestal, reservas presupuestales y cuentas por pagar de la vigencia. -Presupuesto aprobado de la siguiente vigencia fiscal, los programas, proyectos y contratos en ejecucin. -Formatos F-01, F-02, F-03 y F-04, con el anlisis de los formatos mencionados, explicacin de las eventuales diferencias existentes entre la informacin contenida en dichos formatos y la reportada por el contratista.. -Para los proyectos terminados: Datos bsicos del proyecto, identificacin, estado, duracin, valor, fuentes de financiacin, concepto acerca de la estructuracin, cumplimiento de la MGA, disponibilidad y uso de estudios, diseos y bancos de proyectos, cumplimiento de requisitos tcnicos, legales, de polticas sectoriales, ambientales, de operacin, de costos, la conformidad con el plan de desarrollo; el marco lgico, gestin del interventor tcnico, el alcance expresado mediante el sistema de clasificacin de proyectos suministrado por el DNP, gestin financiera y administrativa, el desarrollo de los contratos suscritos, los resultados de la evaluacin de impacto social y socioeconmica, y los conceptos y conclusiones del contratista. -Cuando se ejecuten programas constituidos por varios proyectos se deber entregar un informe de finalizacin de programa, que consolide los informes de finalizacin de los proyectos que lo conforman.

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Cierre de interventora administrativa y financiera.

Al finalizar el contrato de interventora administrativa y financiera.

-Concepto del contratista. -Anlisis del manejo de regalas. -Anlisis de la ejecucin de programas y proyectos. -Estadstica de irregularidades -Indicadores de gestin,. -Distribucin del presupuesto por fuente y vigencia, evolucin de coberturas por vigencia, distribucin de recursos por sector y vigencia.

-Concepto general del contratista. -Resultados del anlisis del manejo de las regalas y compensaciones. -Resultados del anlisis de la ejecucin de programas y proyectos -Estadsticas de las irregularidades encontradas -Indicadores de gestin del contratista y de las entidades ejecutores. - Anlisis agregado de evaluacin socioeconmica. -Interventoras simplificadas e igualmente para las entidades suspendidas o aquellas que reciben ingresos por regalas y compensaciones pero no ejecutan dichos recursos.

121

3.3 Regalas Indirectas

El interventor realizar interventora administrativa y financiera a la totalidad de proyectos financiados con recursos de regalas indirectas en la vigencia objeto de interventora. Se entendern por recursos financiados por regalas indirectas cada uno de los proyectos financiados con recursos del Fondo Nacional de Regalas FNR, del Fondo de Ahorro y Estabilizacin Petrolera FAEP cuyo titular es el Fondo Nacional de Regalas FNR, as como con los recursos que se encuentren en calidad de depsito en el Fondo Nacional de Regalas (Escalonamiento y Fondos Especiales de Crdoba y Sucre), que se incorporen en los presupuestos de las entidades beneficiarias correspondientes en las vigencias fiscales objeto de interventora. Para que las entidades beneficiarias accedan a los recursos de regalas indirectas, presentan proyectos a los ministerios respectivos, estos a su vez viabilizan tcnicamente los proyectos y los registran en su BPIN, posterior a ello envan a la Direccin de Regalas del Departamento Nacional de Planeacin dichos proyectos viabilizados. Los proyectos viabilizados tcnicamente por los ministerios son registrados en el BPIN del DNP y aprobados por parte del Consejo Asesor de Regalas (CAR). El CAR aprueba la financiacin de los proyectos, para que posterior a esto la Direccin de Regalas comunique a las entidades territoriales y a la interventora administrativa y financiera la aprobacin de los recursos para la ejecucin del mismo. En este momento el interventor debe iniciar las labores de seguimiento que garanticen la correcta ejecucin de los recursos asignados. Los proyectos financiados o cofinanciados con recursos de regalas indirectas pueden ajustarse32 con posterioridad a su aprobacin en caso de presentar o requerir modificaciones de carcter tcnico, ello siempre que mantengan el objeto y alcance inicialmente previsto. En estos casos el interventor administrativo y financiero deber realizar lo siguiente: El ajuste debe ser comunicado por parte de la entidad beneficiaria a la Interventora Administrativa y Financiera. El interventor administrativo y financiero debe verificar que el ajuste est acompaado del correspondiente estudio tcnico que lo soporta y el dictamen del interventor tcnico del proyecto. La Interventora Administrativa y Financiera identifica los cambios en las actividades que implica el ajuste, verifica a su vez que el objeto y el alcance del proyecto en cumplimiento del artculo 6 del Decreto 416 de 2007 no hayan sido modificados. Si el objeto es modificado negar la solicitud de ajuste e informar a la Subdireccin de Procedimientos correctivos el hecho, as tambin enviar comunicacin a la entidad beneficiaria informando tal situacin y obligando a la misma a aplazar las apropiaciones de los recursos hasta no aclarar el hecho. Si el alcance es modificado, el interventor administrativo y financiero enviar comunicacin en la que especifique el hecho. En dicha comunicacin el interventor administrativo y financiero incluye un anlisis y dictamen administrativo y financiero respecto al ajuste, y solicitar dictamen de viabilidad del ajuste tcnico al Ministerio respectivo. El Ministerio emite concepto de viabilidad a los ajustes y lo enva al DNP y a la entidad beneficiaria.

32

Artculo 6 Decreto 416 de 2007

122

El DNP actualiza la ficha EBI en el BPIN teniendo en cuenta los ajustes. El DNP comunica los ajustes al interventor administrativo y financiero.

En este orden de ideas las entidades beneficiarias de regalas indirectas no pueden asumir ningn ajuste sin el consentimiento previo de las instituciones respectivas, a saber, Direccin de Regalas del Departamento Nacional de Planeacin y Ministerio correspondiente. El interventor administrativo y financiero realizar todas las actividades necesarias para garantizar el correcto uso y ejecucin de los proyectos que financiados con recursos de regalas indirectas, tales como el monitoreo, seguimiento, asesora, acompaamiento, anlisis y evaluacin de los proyectos, asegurando el cumplimiento de los objetivos propuestos para cada uno de stos, para ello deber, estudiar y conocer de manera integral cada uno de los proyectos que se financien con dichos recursos. La interventora administrativa y financiera a recursos de regalas indirectas se realiza sobre proyectos aprobados por el Consejo Asesor de Regalas. Estos requieren de la apertura de una cuenta nica por proyecto, cuya denominacin debe ser igual al nombre del proyecto aprobado, as tambin requiere de autorizaciones de giro autorizaciones de uso de recursos por parte de los interventores administrativos y financieros, segn el tipo de fuente que lo financia. El interventor administrativo y financiero deber verificar la comunicacin del Acuerdo de aprobacin de recursos, en dicho acuerdo podr encontrar la fecha de aprobacin del mismo, el monto de recursos aprobados con regalas indirectas y para los casos que aplique, los recursos que deben ser comprometidos por el municipio u otras fuentes para la completa ejecucin del proyecto y el monto descontando para interventora administrativa y financiera. El proceso de Interventora Administrativa y Financiera a los proyectos financiados con recursos de regalas indirectas puede visualizarse a manera de un esquema de operaciones que el interventor administrativo y financiero debe seguir para garantizar un resultado eficiente en el seguimiento a dichos recursos, este esquema de operaciones se muestra en el Diagrama 20. El esquema de operaciones del Diagrama 20, muestra como el interventor administrativo y financiero (IAF) recibe la asignacin del proyecto objeto de interventora a favor de la respectiva entidad beneficiaria, por parte de la Direccin de Regalas del DNP, posterior a esto el interventor administrativo y financiero debe realizar un levantamiento de informacin del proyecto que le permita elaborar un diagnstico del mismo, y programar la realizacin de la primera visita en el momento de realizar la entidad beneficiara la apertura de los procesos contractuales, para tal fin el interventor debe mantener contacto telefnico constante con la entidad beneficiaria del proyecto. El interventor deber en el momento de iniciar su interventora y para cada una de las visitas que programe hacer su presentacin ante la entidad beneficiaria acorde al protocolo de visitas del interventor administrativo y financiero; posterior a esto realiza la recoleccin, acompaamiento y anlisis de informacin administrativa, financiera y tcnica del respectivo proyecto en la entidad territorial, para finalmente generar los productos de interventora. Es preciso aclarar que el interventor administrativo y financiero debe realizar informes de cada una de las visitas realizadas a la entidad territorial beneficiaria de regalas.

123

Diagrama 20. Esquema de Operacin de Interventora Administrativa y Financiera de Regalas Indirectas

M O N I T O R E O AS IGNACIN DEL PROYECTO PROTOCOLO DE PRESENTACIN DEL INTERVENTOR P R E S E N T A C I N D E

A U T O R I Z A C I N

RECOLECCIN DE INFORMACIN GENERAL

D E REVISIN DE INCORPORACIN DE PROYECTO EN EL PRESUPUESTO REVISIN DE APERTURA DE CUENTA NICA REVISIN DE APERTURA DE PROCESO PRECONTRACTUAL Y CONTRACTUAL REALIZACIN DE VISITA DE OBRA I N F O R M E S Y SEGUIMIENTO Y CONTROL A PROGRAMACIN SEGUIMIENTO Y CONTROL ADMINISTRATIVO SEGUIMIENTO Y CONTROL FINANCIERO SEGUIMIENTO Y CONTROL A USO Y PUESTA EN MARCHA REALIZACIN DE VISITAS DE A LOS PROYECTOS G I R O S

S E G U I M I E N T O

A S E S O R A SEGUIMIENTO Y CONTROL ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DE PROYECTO

SEGUIMIENTO Y CONTROL AL ALCANCE

A P R O B A C I N

INFORMES

INFORME ADMINISTRATIVO

INFORME DE IRREGULARIDADES

INFORME DE AVAMCE Y SEGUIMIENTO DE IRREGULARIDADES

CONCEPTO DE LOS INFORMES PRESENTADOS POR LOS ENTES EJECUTORES, DE SOLICITUD DE GIRO O AUTTORIZACIN DE USO

INFORME DE EVALUCIN SOCIOECONMICA

INFORME AMBIENTAL

INFORME FINALIZACIN DE PROYECTO

INFORME FINAL DE INTERVENTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

124

El Departamento Nacional de Planeacin en las Resoluciones 690 y 698 de 2004, Resolucin 1067 de 2004, la Resolucin 1068 de 2004 y el Decreto 416 de 2007, establece los mecanismos necesarios para lograr un adecuado control a la ejecucin de los proyectos financiados con recursos del Fondo Nacional de Regalas, recursos FAEP y recursos de escalonamiento. Una de las actividades que debe realizar el interventor administrativo y financiero es la autorizacin de giro y uso de recursos, para ello, verifica que se surtan los trmites y requisitos previos para la aprobacin de los correspondientes desembolsos autorizaciones de uso; as tambin todos los documentos relacionados con la contratacin para la inversin de los recursos, acorde con lo establecido en las normas de contratacin estatal. El interventor administrativo y financiero deber constatar el descuento del valor de la Interventora Administrativa y Financiera para realizar el seguimiento financiero de los recursos. Para el caso de recursos FAEP, la entidad territorial cuenta con una certificacin de cupo disponible para proyectos de inversin por parte del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico el Interventor deber verificar dicha certificacin. La siguiente tabla muestra los documentos requeridos por el interventor administrativo y financiero, para realizar las autorizaciones de giro o de uso de recursos segn el caso. Para proyectos ejecutados con recursos FNR , recursos de escalonamiento y fondos especiales de Crdoba y Sucre autoriza giros; para los proyectos ejecutados con recursos FAEP el DNP autoriza un nico giro y el interventor administrativo y financiero autoriza usos de dichos recursos. La siguiente tabla ilustra los requisitos de giro o uso segn el caso, el interventor administrativo y financiero deber analizar dicha informacin y presentar los informes de interventora administrativa y financiera de avance y cierre de cada proyecto.
Tabla 16. Documentos requeridos para autorizacin de giros y usos de recursos de regalas indirectas
AUTORIZACIN DOCUMENTOS RECURSOS FAEP (Res. 1068 y 698 de 2004) USOS Constatar contratos necesarios para la ejecucin de cada proyecto, as como el de interventora tcnica. El ente ejecutor podr disponer para interventora tcnica hasta de un cinco por ciento (5%) de los recursos efectivamente girados para la ejecucin del proyecto.

PRIMER GIRO O RECURSOS RECURSOS ESCALONAMIENTO AUTORIZACIN FNR(Res. (Res. 2010 de 2006) DE USO DEL 690 de 2004) 50% (FAEP solo GIROS implica un giro de 1. Copia del acto de incorporacin al presupuesto resolucin, 100% que no ordenanza, o acuerdo. aprueba el 2. Copia de apertura de cuenta bancaria en la cual se identifique el interventor, el nombre completo del proyecto tal y como se seala en el acuerdo interventor de aprobacin del mismo. Dicha cuenta debe generar rendimientos autoriza usos de financieros. estos recursos) 3. Copia del acta de posesin del representante legal del ente ejecutor del proyecto. 4. Fotocopia de la cdula de ciudadana del representante legal del ente ejecutor. 5. Fotocopia del NIT del ente ejecutor. 6. Certificacin expedida por el representante legal del ente territorial ejecutor de asignaciones del Fondo Nacional de Regalas sobre la inexistencia de doble financiacin para el proyecto. 7. Certificacin expedida por el representante legal del ente territorial beneficiario de asignaciones del Fondo Nacional de Regalas de que el proyecto no ha sido ejecutado; para el caso de proyectos de sostenibilidad en ampliacin de cobertura educativa. 8. Solicitud de giro

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AUTORIZACIN

DOCUMENTOS 9. Certificacin expedida por el representante legal del ente territorial ejecutor sobre el aporte de recursos de cofinanciacin, cuando sea necesaria para la satisfactoria ejecucin del proyecto.

Primera visita de interventora administrativa y financiera SEGUNDO GIRO O AUTORIZACIN DE USO DE UN 40% PRIMER INFORME EJECUCIN 40% DEL PROYECTO Copia de las respectivas actas que deban ser suscritas en virtud de lo exigido en cada uno de los contratos o en la ley y su reglamento, entre otras, para la iniciacin, avance, suspensin y reiniciacin de los contratos. Informes de la interventora tcnica, sobre la ejecucin del cuarenta por ciento (40%), debidamente firmados por el interventor tcnico designado y que contengan como mnimo, el avance de las obras o trabajos, cantidad de obra o de trabajos ejecutados, calidad de obras o de trabajos ejecutados, cronograma actualizado de obra o trabajos, duracin prevista de cada componente del proyecto, fecha prevista de culminacin del proyecto y programacin de pago, Registro fotogrfico del avance del proyecto y de la valla. Certificaciones sobre el aporte y ejecucin de los recursos de cofinanciacin, expedida por el ente beneficiario o ejecutor. Certificacin de los rendimientos financieros generados, expedida por el ente ejecutor. Registro fotogrfico de la valla del proyecto. Segunda visita de interventora administrativa y financiera TERCER GIRO O AUTORIZACIN DE USO DE 10% SEGUNDO INFORME EJECUCIN 90% DEL PROYECTO Actualizacin de la informacin del primer informe

Tercera visita de interventora administrativa y financiera

INFORME DE FINALIZACIN

TERCER INFORME EJECUCIN 100% Actualizacin de primer y segundo informe Cuarta visita de interventora administrativa y financiera

Acta final de obra o de recibo de los trabajos debidamente aprobada por el interventor tcnico o el ente ejecutor Fotocopia de las plizas de estabilidad de obra, calidad del bien o servicio y correcto funcionamiento, cuando sea el caso, acompaadas de los respectivos oficios de aprobacin de las mismas. Constancia del reintegro a la Direccin General de Crdito Pblico Constancia y verificacin de inversin de excedentes y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico en el proyecto o en proyectos priorizados en el Plan del saldo de los recursos del Fondo Nacional de Regalas no de Desarrollo sobre los recursos no ejecutados de ejecutado, indicando el valor, fecha de giro y cuenta de reintegro. FAEP o de reintegros de recursos a Ecopetrol Constancia y Verificacin de inversin de excedentes en el proyecto o en proyectos priorizados en el Plan de Desarrollo sobre los recursos no ejecutados de escalonamiento Certificacin de cancelacin de la cuenta bancaria en la que se efectu el manejo de los recursos del proyecto, expedida por la entidad bancaria respectiva. REPORTES DE INFORMACIN Y REQUERIMIENTOS A ENTIDADES TERRITORIALES

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AUTORIZACIN

DOCUMENTOS

1. Suscribir los contratos necesarios para la ejecucin de cada proyecto, as como el de interventora tcnica. Para efectos de la contratacin de la interventora tcnica, el ente ejecutor podr disponer hasta de un cinco por ciento (5%) en los casos de los recursos ejecutados en proyectos financiados con recursos de provenientes de escalonamiento y FAEP, y hasta un 6% para recursos FNR. En la seleccin del interventor tcnico se deber tener en cuenta la experiencia e idoneidad del mismo para desarrollar esta clase de actividad.

2. Llevar una contabilidad separada de los recursos entregados para cada proyecto en virtud del acto de aprobacin y mantener los libros a entera disposicin de los organismos de control y vigilancia, de los interventores administrativos y financieros y del Departamento Nacional de Planeacin, cuando as lo requieran. 3. Utilizar los recursos exclusivamente en la ejecucin de cada proyecto aprobado, dando estricto cumplimiento a las condiciones financieras y tcnicas establecidas para dicho proyecto. 4. Enviar mensualmente a la interventora administrativa y financiera, y si esta no se encontrare designada, directamente a la Direccin de Regalas del Departamento Nacional de Planeacin, dentro de los primeros veinte (20) das de cada mes, copia de los siguientes documentos: a) Fotocopia de los contratos o convenios que se celebren durante el mes anterior en desarrollo del proyecto aprobado, junto con los documentos que forman parte de los mismos. b) Copia de los convenios o contratos con terceros, a travs de los cuales se administren o inviertan los recursos de que trata la presente resolucin, debidamente numerados y fechados, acompaados de todos los soportes precontractuales y contractuales que sustentan dicha contratacin. c) Copia del contrato o contratos de interventora tcnica suscritos en el mes anterior o certificacin de la misma cuando no se necesite contratar la interventora con personas independientes de la entidad contratante. Si se contrata con terceros se debern adjuntar los respectivos soportes contractuales. d) Los documentos de modificaciones a los contratos suscritos, realizadas en el mes anterior, si las hubiere. e) Informes de interventora tcnica debidamente firmados por el interventor tcnico designado, que contengan la descripcin y el concepto sobre la ejecucin de los contratos suscritos en desarrollo de cada proyecto. f) Copia de los movimientos correspondientes al mes anterior del libro de bancos y de los comprobantes generados. 5. Enviar trimestralmente a la interventora administrativa y financiera, y si esta no se encontrare designada, directamente a la Subdireccin de Regalas del Departamento Nacional de Planeacin, copia de los extractos bancarios de la cuenta del proyecto de los tres (3) meses anteriores. 6. Colocar o tener instalada una valla que indique el nombre de cada proyecto, las fuentes de financiacin y la identificacin de las personas naturales o jurdicas que adelanten la interventora administrativa y financiera y la interventora tcnica del mismo. 7. Aportar o haber aportado los recursos de cofinanciacin propios o de entidades diferentes a los recursos a que se refiere la presente resolucin, cuando el proyecto se haya aprobado con fuentes de financiacin adicionales, las cuales deben sealarse y discriminarse expresamente con el fin de garantizar la ejecucin completa de cada proyecto. 8. Reintegrar los recursos no utilizados(rendimientos financieros y saldos no ejecutados) a la Direccin General de Crdito Pblico y del o a Ecopetrol( caso de recursos FAEP) Nacional del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, especificando que dichos recursos van a las cuentas abiertas y administradas cuando resulte imposible la ejecucin del proyecto.

Adicional a esta documentacin el interventor realiza su labor de interventora administrativa y financiera y visitas requeridas para la aprobacin de cada uno de estos giros autorizaciones. El interventor certifica por medio de la realizacin de actas e informes el cumplimiento de los requisitos y actividades para la aprobacin de los giros y autorizacin de usos de recursos de regalas indirectas.

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Diagrama 21. Diagrama de Flujo Interventora Administrativa y Financiera a Recursos del Fondo Nacional de Regalas

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Diagrama 22. Diagrama de Flujo Interventora Administrativa y Financiera a Proyectos Educativos Financiados con Recursos del Fondo Nacional de Regalas

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Diagrama 23. Diagrama de Flujo Interventora Administrativa y Financiera a Recursos de Escalonamiento

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Diagrama 24. Diagrama de Flujo Interventora Administrativa y Financiera a Recursos FAEP

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La Resolucin 690 de 2004 fue modificada por la Resolucin 038 de 2008. Esta modifica el monto y los requisitos necesarios para autorizacin de giro por parte de la interventora administrativa y financiera, en la tabla 17 se presentan los requisitos de giro que debe verificar el interventor. La resolucin rige a partir del 24 de abril del 2008 y aplica para los proyectos aprobados a partir de la fecha y a proyectos que siendo aprobados no hayan iniciado procesos de contratacin alguno (publicacin de prepliegos o acto administrativo de apertura de proceso) y no se les haya autorizado primer giro a esta fecha.
Tabla 17. Documentos requeridos para autorizacin de giros de recursos FNR (Resolucin 038 de 2008).
AUTORIZACIN PRIMER GIRO DE 30% DOCUMENTOS RECURSOS FNR(Res .038 de 2008)

GIROS 1. Copia del acto de incorporacin al presupuesto resolucin, ordenanza, o acuerdo. 2. Copia del acto administrativo que faculta al representante legal de la entidad ejecutora a incorporar los recursos en el presupuesto. 3. Formato debidamente diligenciado de Informacin Bsica para giros Fondo Nacional de Regalas 4. Certificado de apertura de la cuenta bancaria donde se efectuar el manejo de los recursos del proyecto. Esta cuenta debe generar rendimientos financieros 5. Copia del acta de posesin del representante legal de la entidad ejecutora del proyecto. 6. Fotocopia de la cdula de ciudadana del representante legal de la entidad ejecutora del proyecto. 7. Fotocopia del NIT de la entidad ejecutora. 8. Certificacin expedida por el representante legal de la entidad ejecutora de asignaciones del Fondo Nacional de Regalas sobre la inexistencia de doble financiacin para el proyecto. 9. Certificacin expedida por el representante legal de la entidad beneficiaria de asignaciones del Fondo Nacional de Regalas de que el proyecto no ha sido ejecutado; para el caso de proyectos de sostenibilidad en ampliacin de cobertura educativa certificacin de que el proyecto se est ejecutando 10. Solicitud de giro 11. Certificacin expedida por el representante legal de la entidad ejecutoral sobre el aporte de recursos de cofinanciacin, cuando sea necesaria para la satisfactoria ejecucin del proyecto. 12. Visita IAF 13. Concepto favorable de IAF de que el proyecto no se encuentra ejecutado y que se constatan los trminos y condiciones en los que este se ejecutar 14. Concepto favorables de la IAF en el que conste que los estudios de conveniencia y oportunidad y los prepliegos mediante los cuales se celebrarn los contratos financiados con las asignaciones del FNR son concordantes con el objeto y alcance del contrato aprobado. SEGUNDO GIRO DE UN 50% Copia de las respectivas actas que deban ser suscritas en virtud de lo exigido en cada uno de los contratos o en la ley y su reglamento, entre otras, para la iniciacin, avance, suspensin y reiniciacin de los contratos. Suscribir los contratos necesarios para la ejecucin del proyecto, incluido el de interventora tcnica, (Hasta 6% de los recursos de regalas autorizados a girar siempre que haya sido contemplado). Informes de la interventora tcnica, sobre la ejecucin del cuarenta por ciento (40%), debidamente firmados por el interventor tcnico designado y que contengan como mnimo, el avance de las obras o trabajos, cantidad de obra o de trabajos ejecutados, calidad de obras o de trabajos ejecutados, cronograma actualizado de obra o trabajos, duracin prevista de cada componente del proyecto, fecha prevista de culminacin del proyecto y programacin de pago, Registro fotogrfico del avance del proyecto y de la valla.

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AUTORIZACIN

DOCUMENTOS Certificaciones sobre el aporte y ejecucin de los recursos de cofinanciacin, expedida por el ente beneficiario o ejecutor.

Visita IAF Certificacin de los rendimientos financieros generados, expedida por la entidad ejecutora. TERCER GIRO O AUTORIZACIN DE USO DE 20% Informes de la interventora tcnica, sobre la ejecucin del noventa por ciento (90%), debidamente firmados por el interventor tcnico designado y que contengan como mnimo, el avance de las obras o trabajos, cantidad de obra o de trabajos ejecutados, calidad de obras o de trabajos ejecutados, cronograma actualizado de obra o trabajos, duracin prevista de cada componente del proyecto, fecha prevista de culminacin del proyecto y programacin de pago, Registro fotogrfico del avance del proyecto y de la valla.

Visita IAF Actualizacin deprimer informe INFORME DE FINALIZACIN Actualizacin de primer y segundo informe Acta final de obra o de recibo de los trabajos debidamente aprobada por el interventor tcnico o la entidad ejecutora

Fotocopia de las plizas de estabilidad de obra, calidad del bien o servicio y correcto funcionamiento, cuando sea el caso, acompaadas de los respectivos oficios de aprobacin de las mismas. Constancia del reintegro a la Direccin General de Crdito Pblico del Ministerio de Hacienda y crdito Pblico del saldo de los recursos del Fondo Nacional de Regalas no ejecutado, indicando el valor, fecha de giro y cuenta de reintegro. Visita IAF Certificacin de cancelacin de la cuenta bancaria en la que se efectu el manejo de los recursos del proyecto, expedida por la entidad bancaria respectiva.

Tabla 18. Informacin a Solicitar por parte de la IAF a las Entidades Beneficiarias

(Resolucin 038 de 2008).

INFORMACIN A REMITIR POR PARTE DE LAS ENTIDADES 1. Suscribir los contratos necesarios para la ejecucin de cada proyecto, as como el de interventora tcnica. Para efectos de la contratacin de la interventora tcnica, la entidad ejecutorora podr disponer hasta de un 6% de los recuros efectivamente aurorizados a girar por el FNR siempre que esta este contemplada en el proyecto aprobado por el Consejo Asesor de Regalas y con recursos del FNR. En la seleccin del interventor tcnico se deber tener en cuenta la experiencia e idoneidad del mismo para desarrollar esta clase de actividad. 2. Llevar una contabilidad separada de los recursos entregados para cada proyecto en virtud del acto de aprobacin y mantener los libros a entera disposicin de los organismos de control y vigilancia, de los interventores administrativos y financieros y del Departamento Nacional de Planeacin, cuando as lo requieran. 3. Utilizar los recursos exclusivamente en la ejecucin de cada proyecto aprobado, dando estricto cumplimiento a las condiciones financieras y tcnicas establecidas para dicho proyecto. 4. Enviar mensualmente a la interventora administrativa y financiera, y si esta no se encontrare designada, directamente a la Direccin de Regalas del Departamento Nacional de Planeacin, dentro de los primeros veinte (20) das de cada mes,la siguiente informacin: a) Fotocopia de los contratos o convenios que se celebren durante el mes anterior en desarrollo del proyecto aprobado, junto con los documentos que forman parte de los mismos, junto con la informacin presupuestal, precontractual y contractual.

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b) Copia de los convenios o contratos con terceros, a travs de los cuales se ejecuten los recursos de que trata la presente resolucin, debidamente numerados y fechados, acompaados de todos los soportes precontractuales y contractuales que sustentan dicha contratacin. c) Copia del contrato o contratos de interventora tcnica suscritos en el mes anterior o certificacin de la misma cuando no se necesite contratar la interventora con personas independientes de la entidad contratante. Si se contrata la interventora tcnica con terceros se debern adjuntar los respectivos soportes presupuestales, precontractuales y contractuales.

d) Las modificaciones a los contratos o convenios suscritos, realizadas en el mes anterior, si las hubiere. e) Informes de interventora tcnica debidamente firmados por el interventor tcnico designado, que contengan la descripcin y el concepto sobre la ejecucin de los contratos suscritos en desarrollo de cada proyecto. f) Copia de los movimientos correspondientes al mes anterior del libro de bancos y de los comprobantes generados. 5. Enviar trimestralmente a la interventora administrativa y financiera, y si esta no se encontrare designada, directamente a la Subdireccin de Regalas del Departamento Nacional de Planeacin, copia de los extractos bancarios de la cuenta del proyecto de los tres (3) meses anteriores. 6. Colocar o tener instalada una valla que indique el nombre de cada proyecto, las fuentes de financiacin y la identificacin de las personas naturales o jurdicas que adelanten la interventora administrativa y financiera y la interventora tcnica del mismo. 7. Aportar o haber aportado los recursos de cofinanciacin propios o de entidades diferentes a los recursos a que se refiere la presente resolucin, cuando el proyecto se haya aprobado con fuentes de financiacin adicionales, las cuales deben sealarse y discriminarse expresamente con el fin de garantizar la ejecucin completa de cada proyecto.

8. Reintegrar los recursos no utilizados (rendimientos financieros y recuros no ejecutados) a la Direccin General de Crdito Pblico y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. 9. Reintegrar los recursos no ejecutados en el proyecto, cuando desde el punto de vista material o jurdico resulte imposible la ejecucin del mismo, o cuando as lo establezcan las normas vigentes

Esta resolucin reglamenta que cuando se asignen recursos a un proyecto con cargo a vigencias futuras del FNR, la periodicidad de los giros se establecer de comn acuerdo con el Departamento Nacional de Planeacin, previo concepto de la Interventora Administrativa y Financiera. En seguimiento a las labores de interventora administrativa y financiera, el interventor deber realizar las siguientes actividades a su cargo en los tiempos mximos de respuesta aqu indicados para los preoyectos a su cargo: Impartir autorizacin o trmite para el primer giro o para el primer uso de recursos, dentro de los 15 das hbiles siguientes a la fecha de presentacin de la respectiva solicitud por parte de las entidades ejecutoras. Impartir autorizacin o trmite para giros o autorizaciones posteriores, dentro de los 15 das hbiles siguientes a la fecha de presentacin de la respectiva solicitud por parte de las entidades ejecutoras. Emisin de concepto sobre ajustes o autorizacin de modificaciones menores, dentro de los 15 das hbiles siguientes a la fecha de presentacin de las solicitudes por parte de las entidades ejecutoras.

El interventor administrativo y financiero deber aprobar giros o uso de recursos para la totalidad de proyectos intervenidos acorde a lo establecido en las resoluciones respectivas descritas en la tabla 17 y 18, y las normas que modifiquen o sustituyan.

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Las visitas requeridas para realizar una eficiente interventora administrativa y financiera a recursos de regalas indirectas son las siguientes (Ver Anexo 7 y 11):
Tabla 19. Visitas requeridas para autorizacin de giros y usos de recursos de regalas indirectas Res 690 de

2004 y Res 038 de 2008

VISITAS CUANDO REALIZARLA? AL MOMENTO DE INICIAR LOS PROCESOS DE CONTRATACIN (PREPLIEGOS) EN EL MOMENTO QUE LA ENTIDAD BENEFICIARIA REALICE LA SOLICITUD DE PRIMER GIRO O USO. EJECUCIN DEL 40% DEL OBJETO. EJECUCIN DEL 90% DEL OBJETO. AL MOMENTO DE FINALIZAR EL PROYECTO.

PRIMERA VISITA SEGUNDA VISITA TERCERA VISITA CUARTA VISITA

El artculo 5 del Decreto 416 de 2007 reglamenta los plazos de ejecucin mximo que tiene las entidades beneficiarias para realizar la solicitud de giros de los recursos de regalas indirectas y los plazos mximos de inicio de apertura de lo procesos de contratacin de los proyectos financiados con este tipo de recursos, so pena de perder los recursos de los que fueron favorecidos: Al respecto determina: 1. Plazo mximo para solicitud de primer giro de recursos. Hasta 4 meses despus de la aprobacin del proyecto. 2. Plazo mximo para realizar la apertura de procesos contractuales. Hasta 6 meses despus de la aprobacin del primer giro. El interventor administrativo y financiero deber verificar el envo de informacin acorde a la normatividad aplicable y el cumplimiento de los requisitos de Ley por parte de los beneficiarios de recursos. Verificar el reintegro de los recursos no utilizados a la Direccin General de Crdito Pblico y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico y Ecopetrol (caso de recursos FAEP) para los casos que aplique, especificando que dichos recursos van a las cuentas abiertas y administradas cuando resulte imposible la ejecucin del proyecto. Las cuentas bancarias a las que debern consignarse estos reintegros sern comunicadas directamente por la Subdireccin de Regalas del Departamento Nacional de Planeacin o por intermedio de las interventoras administrativas y financieras. Las cuentas a las que se reembolsan los rendimientos y recursos no ejecutados en los proyectos son los siguientes:

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Tabla 20. Cuentas autorizadas para reembolsos de rendimientos financieros y saldos no ejecutados del

proyecto recurso de regalas indirectas

RECURSOS FONDO NACIONAL DE REGALIAS (Proyectos sin convenios)

BANCO BANCO DE LA REPUBLICA (ANTES DE 1 DE MARZO) BANCO AGRARIO BANCAFE

Nombre de la cuenta DTN - Devolucin Rendimientos Financieros DTN - Devolucin Rendimientos Financieros DTN - Devolucin Rendimientos Financieros

Numero de Nmero de la la Cuenta marzo 2008 Cuenta 6101324-9 30230000025-4 026-99245-3 265-04644-1 26504642-5, 26504644-1, 26504645-8, 6101322-3

DTN - Devolucin BANCO DE OCCIDENTE Rendimientos Financieros RECURSOS DE ESCALONAMIENTO (Proyectos sin convenios)

BANCO BANCO DE OCCIDENTE RECURSOS DE ESCALONAMIENTO Y FNR (Proyectos con convenio CNR) BANCO BANCO AGRARIO RECURSOS FAEP ENTIDAD NO PRODUCTORA BANCO DE CRDITO RECURSOS FAEP ENTIDAD NO PRODUCTORA BANCO DE CRDITO

Nombre de la cuenta DTN - DNP ESCALONAMIENTO

Nmero de la Cuenta 0265-04645-8

Nombre de la cuenta DTN - REINTEGRO FNR DNP

Nmero de la Cuenta 30230000099-9 AHORROS 005-51021-2 AHORROS 005-51020-5

Es importante especificar que cuando haya devolucin de capital, tambin se usan estas cuentas y deben informar la desagregacin del reintegro efectuado (capital + intereses). En la consignacin se debe colocar el Nmero BPIN del proyecto al que corresponde dicha consignacin. El NIT de La Direccin del Tesoro Nacional DTN es el 899.999.090 -2. Retener saldos y rendimientos financieros de los proyectos financiados con recursos del Fondo Nacional de Regalas y los recursos de este, constituye una irregularidad.33

33

Artculo 30 Decreto 416 de 2007

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Los rendimientos financieros y saldos no comprometidos de recursos del FAEP y escalonamiento y los saldos no comprometidos al finalizar cada proyecto, se pueden invertir en el proyecto aprobado o en proyectos contemplados en el plan de desarrollo de la respectiva entidad territorial, caso contrario debern ser reintegrados dichos recursos, para lo cual el interventor administrativo y financiero deber verificar dicho reintegro, as tambin si es del caso dichas inversiones. Los rendimientos financieros obtenidos por la inversin o manejo de recursos del Fondo Nacional de Regalas, debern ser consignados en el mes siguiente de su recaudo por la entidad beneficiaria y/o ejecutora, en las cuentas de la Direccin de Crdito Pblico y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. De no ser consignados los rendimientos financieros este hecho se comunicar a los rganos de control competentes y a la Fiscala General de la Nacin. Si la entidad beneficiaria omite reintegrar los rendimientos financieros en el plazo establecido en el inciso anterior, as como los saldos no ejecutados dentro de los dos meses siguientes a la finalizacin del proyecto, los proyectos presentados por la misma entidad no podrn ser elegibles para la priorizacin o financiacin hasta que sean reintegrados.

3.3.1 Protocolo de presentacin del interventor administrativo y financiero

Las visitas a realizar por el Interventor Administrativo y Financiero en las entidades beneficiarias de proyectos a financiar con recursos de regalas indirectas de la zona asignada, son anunciadas por la Direccin Nacional de Regalas, a travs de comunicacin escrita dirigida a la entidad en cumplimiento del artculo 22 de decreto 416 de 2007. El Departamento Nacional de Planeacin enviar a travs de oficio el comunicado de asignacin del interventor administrativo y financiero a la entidad beneficiaria. El interventor administrativo y financiero deber realizar una programacin de visitas a la totalidad de entidades beneficiarias de proyectos de regalas indirectas, para esto debe contemplar los lmites mnimos de visita establecidos en los trminos de referencia, el estado de ejecucin de los proyectos y variables de tipo logstico sujetas a la idoneidad del interventor como el aprovechamiento de economas de escala que minimicen los tiempos y costos de la labor. El interventor administrativo y financiero debe presentar en el momento de iniciar su labor y para cada una de las visitas de interventora programadas, la comunicacin escrita que lo faculta como interventor administrativo y financiero de recursos de regalas de la entidad correspondiente, as tambin anexar una carta de presentacin que elaborar el interventor y deber ser aprobada por el Coordinador y el Representante Legal de la firma de interventora. Para los casos de labores de interventora realizadas por personal contratado por el Departamento Nacional de Planeacin dichas cartas de presentacin deben ser radicadas en el sistema de gestin documental ORFEO y debern ser aprobadas por la Subdireccin de Control y Vigilancia y la Direccin de Regalas. La carta de presentacin del interventor administrativo y financiero deber incluir el nombre del interventor, la delegacin de las facultades de control y vigilancia como tal de la Direccin de Regalas del Departamento Nacional de Planeacin, el objeto de la visita y la obligatoriedad de entrega por parte de la
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entidad territorial de la informacin que el interventor estime conveniente en cumplimiento de las facultades otorgadas en el Decreto 416 de 2007. El interventor administrativo y financiero deber portar en un lugar visible el carn que lo identifique como tal ante la entidad territorial beneficiaria y deber recalcar que la visita se efecta en designacin encargada por la Direccin de Regalas del Departamento Nacional de Planeacin. El interventor administrativo y financiero deber presentarse como tal ante el representante legal de la entidad o el encargado de la representacin legal de la entidad en los casos que el primero no se encuentre en la jurisdiccin del municipio, para lo cual deber solicitar el recibido de la carta de presentacin firmado por dicho funcionario, revisar el respectivo acto administrativo que faculta al representante legal o al encargado como tal, y realizar una presentacin verbal corta exponiendo los objetivos y alcances de la visita. El interventor administrativo y financiero deber preparar y exponer al momento de su presentacin una lista de chequeo de informacin a solicitar a la entidad territorial, teniendo en cuenta el objeto y alcance de la visita, una clasificacin del tipo de informacin a solicitar (administrativa, financiera o tcnica) y las posibles dependencias en las que se puede encontrar la informacin de tipo documental solicitada teniendo en cuenta su experiencia. El interventor administrativo y financiero expondr al representante legal que dicha lista de chequeo ser parte integral del acta de visita la cual deber ser aprobada por el mismo o quien este designe. El interventor administrativo y financiero solicitar una presentacin formal por parte del representante legal del municipio o quien este designe ante las diferentes dependencias, funcionarios, contratistas y veedores que involucre la visita de forma tal que identifique y encargue a cada dependencia o funcionario la entrega de la informacin solicitada en la lista de chequeo. El interventor recibir identificados y foliados cada uno de los soportes documentales solicitados ante la entidad territorial respectiva. El interventor debe recalcar que la informacin recolectada ser tomada como oficial, razn por la cual deber ser actual y veraz. El interventor administrativo y financiero no podr aceptar invitaciones que le formule el representante legal de la entidad beneficiaria o cualquiera de sus empleados, deber evitar cualquier contacto informal con los funcionarios durante las horas hbiles o no hbiles y no debe asistir a invitaciones o actos sociales de la entidad intervenida, ello en procura de fortalecer el principio de transparencia ante la comunidad. El interventor administrativo y financiero deber comunicar a la Direccin de Regalas con antelacin mnima de 15 das calendario la solicitud de cambios de asignacin de interventor administrativo y financiero en los proyectos que corresponda, para ello deber justificar los motivos que llevaron a esto, ello con el objeto que la Direccin de Regalas enve la respectiva comunicacin con el nuevo interventor asignado. Las facultades otorgadas al interventor administrativo y financiero respecto a la recoleccin de informacin en las entidades territoriales reposan el articulo 24.2 del decreto 416 de 2007.

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El interventor administrativo y financiero no podr exigir a la entidad beneficiaria intervenida, el pago de los costos de papelera y fotocopias que requiera durante la visita. El interventor deber informar de forma inmediata y por escrito al respectivo Supervisor del Departamento Nacional de Planeacin la no atencin por parte de la entidad territorial beneficiaria de regalas indirectas respecto a la entrega de informacin requerida en los trminos y condiciones previstos para el cumplimiento de su labor, para lo cual deber soportar: 1. Acta en la que se gener el compromiso de entrega de la informacin con sus respectivos trminos. 2. Carta de alerta enviada a la entidad beneficiaria informando el incumplimiento en la entrega de la informacin solicitada (enviada por correo certificado), dicha carta debe relacionar la totalidad de informacin no suministrada por parte de la entidad y debe incluir las consecuencias por el incumplimiento en la entrega de la informacin que se pueden generar. El interventor debern citar las facultades del interventor administrativo y financiero, y lo establecido en el Decreto 416 de 2007.

3.3.2 Recoleccin de informacin general del proyecto y de la entidad beneficiaria

A diferencia de los proyectos ejecutados con regalas directas, los recursos dirigidos proyectos a ejecutar con recursos de regalas indirectas son aprobados por la Direccin de Regalas del Departamento Nacional de Planeacin. Por esta razn, el interventor administrativo y financiero deber solicitar ante el Departamento Nacional de Planeacin, posterior a la asignacin realizada por esta entidad los proyectos sujetos a interventora. El interventor administrativo y financiero deber tomar copias fsicas o virtuales de la totalidad de los proyectos para iniciar sus labores de interventora. Es necesario resaltar que los documentos originales de los proyectos debern solicitarse foliados al supervisor correspondiente en el Departamento Nacional de Planeacin, el interventor administrativo y financiero deber aprobar el acta de recibo de la documentacin. El interventor administrativo y financiero deber entregar al DNP en el trmino de 30 das calendario el documento original del proyecto. El interventor administrativo y financiero deber recolectar y analizar la informacin general del ente beneficiario al que realizar la interventora, esta informacin incluye identificacin del ente ejecutor del proyecto (municipio, departamento, cdigo DANE), estado del ente beneficiario (suspendido o activo), informacin del representante legal de la entidad beneficiaria, telfono, direccin, fax, localizacin geogrfica del proyecto, informacin del proyecto, ficha EBI del proyecto, copia del proyecto viabilizado y aprobado, copia de las modificaciones al proyecto si se presentan. La informacin general la entidad puede obtenerla el interventor administrativo y financiero de las bases de datos del DNP, web site del DANE, Registradura Nacional de la Repblica, directorio de entidades pblicas, llamadas telefnicas a las gobernaciones entre otras fuentes de informacin.

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3.3.3 Seguimiento y control al alcance del proyecto

Uno de los mecanismos utilizados para asegurar la correcta utilizacin de los recursos de acuerdo al artculo 10 de la Ley 141 de 1994, es el proceso de seguimiento de los proyectos que debe realizar el interventor administrativo y financiero, no slo en cumplimiento de los mandatos legales, sino como un medio para asegurar que los objetivos de la ejecucin de los recursos del Fondo Nacional de Regalas, se efecten en concordancia al proyecto presentado y aprobado. El seguimiento implica que los proyectos cuenten con los recursos necesarios para su completa ejecucin y que los trmites administrativos y legales, as como los contratos suscritos con el ente Ejecutor, se realicen conforme a las normas de la Ley 80 de 1993 sobre Contratacin Administrativa34, y a partir del 16 de enero de 2008 a lo estipulado en el Decreto 066 de 2008, reglamentario de la Ley 1150 de 2007. Adicionalmente debe verificar que lo que se contrat este acorde con lo que el proyecto requiere para para cumplir con su objeto. El seguimiento implica la evaluacin social de los proyectos, entendida como una tcnica que tiene en cuenta los efectos positivos y negativos que se generan en la ejecucin de un proyecto. El Interventor Administrativo y Financiero deber hacer seguimiento e interventora a cada uno de los proyectos financiados con recursos del Fondo Nacional de Regalas, los recursos del FAEP provenientes del Fondo Nacional de Regalas y los recursos que se encuentren en calidad de depsito (Escalonamiento y Fondos de Crdoba y Sucre) en el Fondo Nacional de Regalas que pertenezcan a su Grupo, que se aprueben o cuyo giro se autorice para aquellos que no son susceptibles de aprobacin, durante el perodo objeto de interventora, realizando todas las actividades necesarias para el monitoreo, seguimiento, asesora, capacitacin y evaluacin, con el fin de vigilar el correcto uso de los recursos mencionados que se cumplan los objetivos propuestos y se ejecuten de acuerdo con la ley. Por lo tanto, el interventor administrativo y financiero es el responsable de desarrollar las actividades correspondientes y necesarias, para asegurar que cada proyecto alcance con xito cada uno de los objetivos trazados en su formulacin y concepcin. Luego de esta revisin deber realizar una completa identificacin y documentacin de: i) las caractersticas del proyecto en trminos medibles y verificables; ii) la localizacin y rea de influencia; iii) el valor del proyecto, las fuentes de financiacin y la cuenta de manejo de recursos; iv) los resultados que se esperan alcanzar con la ejecucin del proyecto, expresados en trminos de componentes, actividades e impacto sobre la poblacin beneficiaria; v) los requisitos ambientales del proyecto y de la entidad ejecutora, esto con el objetivo de establecer el marco lgico del proyecto. El interventor administrativo y financiero deber emitir su concepto sobre los documentos estudiados, y sobre la necesidad de actualizacin de los estudios, presupuesto y alcance de los proyectos. Teniendo en cuenta los lmites establecidos por la reglamentacin vigente, el interventor administrativo y financiero dar su conformidad a los cambios menores que solicite la entidad ejecutora, y que estime necesarios y convenientes. Para otro tipo de cambios, ser necesario el concepto de viabilidad por parte de la entidad o ministerio competente, previo concepto del Interventor Administrativo y Financiero.
34 El interventor administrativo y financiero debe remitirse en este aparte a los procesos precontractuales, contractuales y postcontractuales explicados en el captulo seguimiento a programas, proyectos, gastos y otras inversiones de regalas directas, as tambin a los alcances de interventora para el caso de subcontratos derivados de contratos realizados en la ejecucin del proyecto.

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El seguimiento a un proyecto se inicia con el estudio del expediente, el cual debe incluir las fichas EBI y BPIN, y el acuerdo mediante la cual fueron aprobados los recursos necesarios para la ejecucin del mismo. De este expediente se extrae la siguiente informacin bsica: No. BPIN Nombre del proyecto Objeto Departamento y municipio Sector y sub - sector econmico a los que pertenece Valor total del proyecto Valor aprobado y valor a girar

El seguimiento a los proyectos financiados con recursos del FNR, debe ser realizado durante todo su desarrollo y comprende tres reas bsicas: Seguimiento y control financiero, Avance y programacin del proyecto y Seguimiento administrativo legal. El interventor deber comparar el alcance del proyecto presentado y aprobado por el Consejo Nacional de Regalas con el alcance contratado por la entidad beneficiaria, deber corroborar: 1. Alcance y objeto tanto del proyecto viabilizado como el registrado en ficha BPIN. 2. Alcance, objeto y entregables en los contratos relacionados con el proyecto. 3. Informes de Interventora Tcnica. 4. Informacin constatada en las visitas de interventora administrativa y financiera. Ejecutar recursos de regalas y compensaciones o asignaciones de recursos del Fondo Nacional de Regalas, con destinacin diferente a la permitida por la ley y autorizada por el Consejo Asesor de Regalas en el acto de aprobacin de los recursos, constituye una irregularidad. La Direccin Nacional de Regalas puede determinar como medida correctiva en su funcin de vigilancia y control de los recursos el cambio de ejecutor de los mismos. El interventor administrativo y financiero para dicho caso deber realizar el seguimiento al alcance y en general la interventora administrativa y financiera a la entidad sustituta, la nueva entidad ejecutora llevar contabilidad separada de los recursos objeto de la medida y los incluir en su presupuesto de ingresos y gastos de manera discriminada y totalmente separada de sus propios recursos. Proyectos en ejecucin Cuando se reciban proyectos en ejecucin debern contener el anlisis por vigencia de: Las apropiaciones y giros Las apropiaciones, compromisos y pagos de la entidad beneficiaria o ejecutor de los recursos. Los saldos de apropiacin, excedentes, rendimientos, reintegros

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Identificacin en el presupuesto de los recursos sobre los cuales no se adelant la interventora administrativa y financiera Relacin de proyectos sobre los cuales no se realiz interventora administrativa y financiera Relacin de contratos sobre los cuales no se realiz interventora administrativa y financiera Valor de los pagos realizados sobre los contratos mencionados Clasificacin de las inversiones realizadas por la entidad beneficiaria o ejecutora, por rubro, sector, sub - sector, tipo de sub - sector, tipo de proyecto Concepto general sobre la apropiacin, compromiso, pago, disponibilidad y destinacin de los recursos provenientes del Fondo Nacional de Regalas Reporte de presuntas irregularidades encontradas Informe de avance del proyecto e informes de interventora tcnica

3.3.4 Seguimiento y control a la programacin de ejecucin fsica y financiera de cada proyecto.

La interventora administrativa y financiera tendr las siguientes obligaciones: Revisar con la entidad responsable de la ejecucin, la programacin estimada de cada proyecto, basndose en la experiencia y duracin de proyectos similares previos; e identificar los precedentes o eventos que son prerrequisitos para el cumplimiento de tal programacin, evaluar reas de riesgo de la misma, todo ello durante el primer mes siguiente a la aprobacin del proyecto por parte del organismo competente. Esta programacin debe establecer para cada componente y actividad del proyecto, de acuerdo con el sistema de clasificacin de proyectos del Departamento Nacional de Planeacin (Ver Anexo 14), las cantidades, valores unitarios y totales, las fechas de inicio y finales. Resaltar la Ruta Crtica identificndola dentro de la programacin y verificar que la entidad ejecutora de cada proyecto o programa permanezca atenta a esa ruta crtica. Mantener actualizado el programa y el avance del proyecto, de tal manera que muestre el progreso real y las revisiones respecto a la programacin del proyecto aprobado y a lo efectivamente contratado. Verificar que lo contratado es lo que tcnicamente es requerido por el proyecto. Informar al PNUD y a la entidad ejecutora del proyecto de cualquier variacin o atraso detectado en la ejecucin del proyecto. Una vez los proyectos sean completamente ejecutados, la firma interventora verificar y dar su concepto sobre su calidad, uso, estado, operacin, utilizacin y aprovechamiento.

142

Esta informacin y su actualizacin peridica debern ser alimentadas por el interventor administrativo y financiero en el Sistema de Informacin que le seale el Departamento Nacional de Planeacin.

3.3.4.1 Seguimiento y Programacin general de la interventora administrativa y financiera a proyectos. Conforme a lo establecido por el Departamento Nacional de Planeacin para desarrollar el seguimiento de la programacin de un proyecto, se debe elaborar conjuntamente con la entidad Ejecutora, un estimativo de la duracin del programa, identificando las dependencias del programa y las reas de riesgo en cuanto a la programacin. Igualmente, se debe establecer fechas y metas; preparar un diagrama Gantt (programacin de obras), de cada proyecto y comunicarlo a las partes involucradas. Este programa se debe actualizar peridicamente, para que refleje el progreso real, as como las revisiones que se realicen del mismo. Cualquier variacin o atraso detectado en la ejecucin del proyecto se debe comunicar al Departamento Nacional de Planeacin y a la entidad ejecutora. El interventor administrativo y financiero realiza la descripcin agregada de todas las actividades que deben realizarse para la ejecucin e interventora de los proyectos, programadas con las entidades ejecutoras y debe contener las fechas de presentacin de los informes y de presentacin del plan de calidad que regir la realizacin de las interventoras administrativas y financieras. Esta informacin y su actualizacin peridica puede ser alimentadas por la interventora administrativa y financiera, utilizando el software Microsoft Office Project Standard 2003, donde quedarn establecidos los tiempos de los programas, los cambios establecidos durante la ejecucin de los proyectos, y los tiempos reales de ejecucin. Se deben presentar los informes en vistas de diagrama Gantt, como las podemos apreciar en la ilustracin:

143

Siempre ilustrando la diferencia entre lo programado y lo realmente ejecutado de todas las actividades a realizar. Se deber reportar tambin la vista de propiedades del proyecto

144

3.3.4.2 Marco Lgico y su actualizacin Para el Departamento Nacional de Planeacin, el Marco Lgico es una herramienta necesaria y til en la medida que facilita la tarea de conceptualizacin del proyecto, por lo tanto requiere que ste se prepare para cada proyecto de acuerdo a los siguientes objetivos: Estandarizar la terminologa usada para el control de los proyectos dentro de la entidad. Establecer un formato que permita a los involucrados en el proyecto y, en especial al Departamento Nacional de Planeacin, llegar a acuerdos sobre los objetivos, metas y riesgos del mismo. Establecer aspectos resumidos y de orden analtico que puedan ser utilizados por el Departamento Nacional de Planeacin como las fuentes de financiamiento, entidad beneficiaria de la inversin, el equipo del proyecto, datos necesarios para elaborar el proyecto, como los informes posteriores del mismo. Suministrar la informacin para la ejecucin, monitoreo y evaluacin del proyecto.

La elaboracin de la Matriz de Marco Lgico se hace a partir de la revisin de la documentacin entregada por el Departamento Nacional de Planeacin para cada proyecto y especialmente de las fichas EBI y BPIN, en las cuales se encontrar claramente especificado la informacin correspondiente a la definicin del Fin que se propone alcanzar el proyecto, el propsito, sus componentes y las actividades, as como el presupuesto requerido (indicador de las actividades), sobre el cual se hizo la formulacin del proyecto. Esta herramienta se define a partir de su utilidad, es decir, como una herramienta que facilita el proceso de conceptualizacin, diseo, ejecucin y evaluacin de un proyecto. Su propsito es brindar estructura al proceso de planificacin y transmitir informacin esencial relativa al proyecto. Puede utilizarse en todas las etapas de su preparacin, es decir, en la programacin, identificacin, orientacin, anlisis, ejecucin y evaluacin ex post (o a posteriori). El marco lgico se debe presentar como una matriz de cuatro por cuatro. Las columnas deben suministrar la siguiente informacin: Un resumen narrativo de la jerarqua de objetivos Indicadores (resultados especficos a alcanzar) Medios de verificacin Supuestos y riesgos Las filas de la matriz presentan informacin acerca de los objetivos, indicadores, medios de verificacin e hiptesis, en momentos diferentes en la vida de cada Proyecto: Fin alcanzado luego de que el Proyecto est en funcionamiento. Propsito logrado a la terminacin del Proyecto. Componentes o resultados alcanzados en el transcurso de la ejecucin del Proyecto de acuerdo con el sistema de clasificacin de proyectos del Departamento Nacional de Planeacin. Actividades requeridas para alcanzar los componentes a ser entregados, de acuerdo con el sistema de clasificacin de proyectos del Departamento Nacional de Planeacin.

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Este Marco Lgico deber ser preparado por la interventora administrativa y financiera para cada Proyecto, y actualizado cuando sea ajustado y al finalizar la ejecucin de los mismos. El Departamento Nacional de Planeacin suministrar los elementos de estandarizacin necesarios para el marco lgico. Esta informacin y su actualizacin peridica debern ser alimentadas por la interventora administrativa y financiera en el Sistema de Informacin Info Project.
Tabla 21. Matriz Bsica de Marco Lgico
MATRIZ BSICA DEL MARCO LGICO INDICADORES RESUMEN NARRATIVO DE VERIFICABLES OBJETIVOS OBJETIVAMENTE FIN El fin es una definicin de cmo el Los indicadores a nivel de Fin proyecto o programa contribuir a la miden el impacto general que solucin del problema (s) sector. tendr el proyecto. Son especficos en trminos de cantidad, calidad y tiempo. (Grupo social y lugar, si es relevante) PROPSITO El Propsito es el impacto directo a Los indicadores a nivel de ser logrado como resultado de la Propsito describen el impacto utilizacin de los componentes logrado al final del proyecto. producidos por el proyecto. Es una Deben incluir metas que reflejen hiptesis sobre el impacto o la situacin al finalizar el beneficio que se desea lograr. proyecto. Cada indicador especfica cantidad, calidad y tiempo de los resultados por alcanzar. COMPONENTES Los Componentes son las obras, Los indicadores de los servicios, y capacitacin que se Componentes son descripciones requiere que complete el Ejecutor del breves, pero claras de cada uno proyecto de acuerdo con el contrato. de los Componentes que tiene Estos deben expresarse en trabajo que terminarse durante la terminado (sistemas instalados, gente ejecucin. Cada uno debe capacitada, etc.) especificar cantidad, calidad y oportunidad de las obras, servicios, etc., que debern entregarse. ACTIVIDADES Las Actividades son las tareas que el Ejecutor debe cumplir para completar cada uno de los Componentes del proyecto y que implican costos. Se hace una lista de actividades en orden cronolgico para cada Componente. Este casillero contiene el presupuesto para cada Componente a ser producido por el proyecto.

MEDIOS DE VERIFICACIN Los medios de verificacin son las fuentes de informacin que se pueden utilizar para constatar que los objetivos se lograron. Pueden incluir material publicado, inspeccin visual, encuestas por muestreo, etc. Los medios de verificacin son las fuentes que el Ejecutor y el evaluador pueden consultar para ver si los objetivos se estn logrando. Pueden indicar que existe un problema y sugieren la necesidad de cambios en los componentes del proyecto. Pueden incluir material publicado, inspeccin visual, encuestas por muestreo, etc. Este casillero indica dnde el evaluador puede encontrar las fuentes de informacin para verificar que los resultados contratados son los producidos. Las fuentes pueden incluir inspeccin del sitio, informes del auditor, etc.

SUPUESTOS Los supuestos indican los acontecimientos, las condiciones o las decisiones importantes necesarias para la "sostenebilidad" (continuidad en el tiempo) de los beneficios generados por el proyecto. Los supuestos indican los acontecimientos, las condiciones o las decisiones que tienen que ocurrir para que el proyecto contribuya significativamente al logro del Fin.

Los supuestos son los acontecimientos, las condiciones o las decisiones que tienen que ocurrir para que los componentes del proyecto alcancen el Propsito para el cual se llevaron a cabo.

Este casillero indica donde un evaluador puede obtener informacin para verificar si el presupuesto se gast como estaba planeado. Normalmente constituye el registro contable de la unidad ejecutora.

Los supuestos son los acontecimientos, condiciones o decisiones (fuera del control del gerente de proyecto) que tienen que suceder para completar los Componentes del proyecto.

La Matriz anterior, se complementa con las siguientes explicaciones y ejemplos prcticos: EL FIN Corresponde a la descripcin de la solucin al problema que se ha identificado, el cual se lograr, no cuando el proyecto se concluya, sino cuando la comunidad reciba los beneficios y se alcanzar a largo plazo con la operacin del proyecto. Es posible que el proyecto en s mismo no solucione la problemtica, pero

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si debe contribuir de manera significativa a la solucin de la misma. Por otra parte la definicin del Fin no implica que se lograr poco despus de que el proyecto est en funcionamiento. Ejemplos: Reforestacin:
Recuperar la cobertura boscosa mediante la reforestacin con especies nativas, para proteger el suelo y regular los caudales del ro [] y quebradas [.], que surten acueductos locales para .. veredas.

Electrificacin:
Mejorar las condiciones de vida y culturales de los habitantes de la vereda, mediante la provisin del servicio de energa elctrica.

Minera:
Establecer cifras y estadsticas confiables y actualizadas sobre el comportamiento del sub - sector carbn y otros minerales

Saneamiento bsico:
Mejorar la calidad de vida de los habitantes y la preservacin del Medio Ambiente del Municipio de .., mediante el manejo integral de los residuos y actualizadas sobre el comportamiento del sub - sector carbn y otros minerales

Vas:
Mejorar la red vial del departamento, reduciendo distancias econmicas a principales mercados, propiciando fuentes de empleo, reduciendo costos de produccin e insumos, mejorar la oferta y demanda de productos y aumentar el transporte intermunicipal e interveredal de la regin.

Educacin:
Lograr ampliar la cobertura educativa en un 100% mediante la contratacin integral del servicio educativo.

EL PROPSITO Es el resultado que se obtiene al final de la ejecucin del proyecto, y corresponde a la materializacin del proyecto. Es el cambio que fomentar el proyecto. Por lo tanto, en el marco lgico se requiere que cada proyecto tenga slo un propsito, para mayor claridad. Es una hiptesis sobre lo que debiera ocurrir como consecuencia de producir o utilizar los componentes. Ejemplos: Reforestacin:
Reforestacin de [] hectreas en zonas aledaas a la laguna de [..].

Electrificacin:
Construccin de ..n sistemas de electrificacin rural con electrificacin solar fotovoltaica en las veredas:[..].

Minera:
Disponer del conocimiento adecuado de los carbones coquizables y de sus opciones de mezcla para obtener coque de alta calidad para exportacin.

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Saneamiento bsico:
Construccin alcantarillado sanitario del casco urbano del municipio de [.]

Vas:
Estabilizar con [] el [..] existente entre [.] en una longitud de[] kilmetros

Educacin:
Ampliacin de cobertura para [..] nuevos cupos para nios y nias de las zonas urbana y rural del municipio[..]

LOS COMPONENTES Son unidades independientes principales que conforman el proyecto. Cada uno de los cuales debe especificar, cantidad, calidad y oportunidad, y estn constituidos por las obras, estudios, servicios y capacitacin especficos que se requieren para alcanzar el propsito dentro del presupuesto asignado. Estos componentes son el contenido del contrato del proyecto y hacen referencia concreta a resultados concretos. Reforestacin:
1. 2. 3. 4. Siembra de rboles en las veredas []. Cercados de proteccin Capacitacin comunitaria. Produccin de material vegetal.

Electrificacin:
1. 2. 3. Traslado de materiales y equipo. Montaje de materiales. Coordinacin de mano de obra

Minera:
1. 2. 3. 4. Realizar el Modelo Evolutivo del Territorio Nacional Caracterizar geolgicamente las coberturas gneas, sedimentaria, metamrfica, glaciar y vulcanologa. Realizar el Atlas de Cartografa Geolgica de Colombia Realizar el Atlas Geofsico..

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5. 6.

Realizar el Atlas sismo tectnico del Territorio Colombiano. Realizar el Atlas geoqumico de Colombia.

Saneamiento bsico:
1. 2. 3. 4.
Construccin de plantas de tratamiento de agua potable de tipo semicompacto modular. Construccin Tanque de almacenamiento. Construccin de Cerramiento Preservacin Cuenca Hidrogrfica.

Vas:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Obras preliminares Ampliacin de la va Obras de contencin Obras de drenaje Estructura de pavimento Plan de sealizacin Obras complementarias Mantenimiento

Educacin:
Prestacin del servicio educativo mediante la contratacin con instituciones privadas para la atencin de [.] nios y nias en situacin de vulnerabilidad.

LAS ACTIVIDADES Las actividades son las tareas que el Ejecutor debe cumplir para completar cada uno de los componentes del proyecto, e implican estimacin de recursos. Reforestacin:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Compra de predios para recuperacin de reas Planeamiento minero ambiental y empresarial Adquisicin de equipos de control ambiental (stokers, ventiladores) Capacitacin en desarrollo empresarial, mercadeo y conformacin de empresas Capacitacin minero ambiental Capacitacin en produccin, manejo de tecnologas limpias y diversificacin de productos de arcilla Terraceo y reconformacin morfolgica de taludes Construccin de trincho para la recuperacin de suelo Reforestacin Interventora

Electrificacin:
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Construccin de la lnea con postes, herrajes y cables existentes en el sitio de la obra. Construccin de la subestacin en [] y conexin a la lnea existente Remodelacin de la Subestacin en [.] Construcciones y Remodelaciones en redes a partir de la Subestacin de [..] Remodelacin del alumbrado pblico en [.] Interconexin con las plantas de energa []

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Minera:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Exploracin regional de aguas subterrneas Exploracin y evaluacin de recursos geotrmicos Exploracin regional de recursos minerales Inventario minero nacional Investigacin en caracterizacin y procesamiento de minerales Caracterizacin y utilizacin de recursos carbonferos Identificacin y evaluacin de proyectos sobre recursos del subsuelo

Saneamiento bsico:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
Localizacin y replanteo Excavaciones Retiro y disposicin de material sobrante Suministro y colocacin de material granular para base y atraque Suministro e instalacin de tubera de 36" Conexin de tuberas existentes Pozos de inspeccin Relleno en recebo compactado Relleno en material seleccionado Construccin de cabezales Administracin

Vas:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Localizacin y replanteo del rea que involucra el puente Excavacin mecnica de []. Rellenos de material seleccionado en [] m3 Construccin de los estribos. Construccin de vigas, riostras, bordillos. Construccin del acceso y la mnsula Construccin y/o instalacin de barandas, apoyos, drenes y dilataciones. Administracin.

Educacin:
Contratacin del servicio educativo para [] nios y nias de las zonas urbana y rural en los diferentes niveles educativos..

LOS INDICADORES Estos deben ser expresados en trminos de cantidad, calidad o tiempo. Permiten medir el logro, en cada etapa de los objetivos propuestos. No es necesario incluir todos los indicadores, sino seleccionar aquellos que permitan medir una mejor gestin. Reforestacin:
1. 2. 3.
Mejoramiento de la calidad fsica del agua en corrientes tributarias (Slidos en suspensin mgr/l.). Mejoramiento de la regulacin de caudales de corrientes tributarias de la laguna (m3/mes). Continuidad en el suministro de agua para el distrito de riego [] (m3/mes).

Electrificacin:
1.
Utilizacin de nuevas tecnologas por parte de los usuarios

150

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Mejora de las condiciones de vida y el bienestar, especialmente nocturna Permanencia en la vivienda. Facilitar las actividades del hogar. Acceso a los medios de comunicacin. Continuidad del servicio durante las [..] horas del da. Conexin elctrica para [] usuarios. Voltaje constante.

Minera:
1.
La autoridad minera, Ingeominas, dispondr de informacin primaria confiable sobre nmero de explotaciones legales e ilegales, volmenes de produccin de minerales, recaudo y distribucin de contraprestaciones, comercializacin de minerales, productividad minera, nmero de empleos directos e indirectos e inversiones en desarrollo minero, sobre recursos del subsuelo Ante la presencia de procesos de vigilancia y control de la actividad minera, se prev una reduccin de las explotaciones ilegales. El estado colombiano percibir un alto porcentaje de las contraprestaciones econmicas derivadas de la actividad econmica de la minera.

2. 3.

Saneamiento bsico:
1. 2. 3. 4.
Incremento en nmero de usuarios o suscriptores y por tanto aumento en la poblacin beneficiada. Garantizar que el agua cumpla con las caractersticas fsico qumicas y bacteriolgicas para el consumo humano de acuerdo con la normatividad vigente. Aumentar la cobertura al 100%. Asegurar la continuidad y calidad del servicio de agua potable las 24 horas.

Vas:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Aumento de la velocidad de operacin, reduccin tiempos de viaje. Aumento del Trnsito Promedio Diario. Disminucin de tiempo en viaje. Disminucin de $/Ton. en transporte. Mejoramiento de la calidad de vida de miles de personas en la regin. Disminucin de prdidas de transporte Aumento de viajeros entre municipios y veredas Baja en costos de productos e insumos de la zona: mejoramiento actividad econmica de la regin.

Educacin:
1. 2.
Nmero de estudiantes matriculados / Total de estudiantes previstos Nmero de estudiantes matriculados por grupo / Total de estudiantes por grupo

En los proyectos de tipo social, en los que no es fcil encontrar indicadores mesurables, se recomienda utilizar indicadores indirectos o cualitativos. Ejemplo:
1. 2. 3. Cooperacin y/o asesora de institutos y entidades tcnicas extranjeras de reconocida trayectoria internacional especializados en investigacin de tecnologas de punta aplicables a todos los procesos involucrados en la cadena productiva y en modelos de capacitacin asociados a temtica de las gemas. Compromiso de los gremios del sector con el plan de capacitacin y el apoyo directo de los mismos para su desarrollo. Realizacin de convenios con centros educativos (Sena, Universidades, etc.), que traten temas asociados al sector de la cadena gema joya

151

MEDIOS DE VERIFICACIN La columna de medios de verificacin hace referencia a las fuentes de informacin que se pueden utilizarse para comprobar el logro de cada uno de los indicadores en los diferentes niveles del desarrollo del proyecto. Estos indicadores pueden informar sobre la aparicin de un problema, o sugerir la necesidad de cambios en los componentes del proyecto. Como medios de verificacin se pueden utilizar reportes de la Interventora tcnica, inspeccin visual, muestreos etc. Ejemplos: Reforestacin:
1. 2. 3. 4. 5. 6. Encuestas (Expost) Anlisis fsicos de laboratorio (Expost) Aforos en corrientes tributarias (Expost). Cantidad de agua en m3/mes, suministrada para cada servicio (Expost). Acta de recibo final de obra, firmada por la Interventora Tcnica del proyecto. Visita al sitio de obra por parte de la interventora administrativa y financiera.

Electrificacin:
1. 2. 3. 4. 5. 6. Facturacin para nuevos usuarios. Consulta a futuros usuarios. Encuesta a usuarios Visita al sitio de la obra. Informe de interventora. Informe de veeduras

Minera:
1. 2. 3. 4. 5. Verificacin de documentos y visitas de campo en Ingeominas y en sus Regionales Revisin personal en las Regionales. Documentos de evaluacin y visitas de campo Documentos sobre el estado actual de los ttulos mineros en Ingeominas Registros de minas legalizadas en Ingeominas

Saneamiento bsico:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Ensayos fsico, Qumicos y Bacteriolgicos del agua. Inspeccin visual. Catastro de Suscriptores y solicitudes. Encuesta a la comunidad beneficiada Visitas de campo y registro fotogrfico por parte de la Interventora administrativa de las obras realizadas. Estudios de diseo que respaldan el proyecto. Informe de interventora. Informe de veeduras

Vas:
1. Encuestas locales.

152

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Evaluacin estadstica de empresas transportadoras. Establecimiento de estaciones de control y de conteo. Estadsticas municipales. Inspeccin zonas de botadero. Bitcora y Actas de obra. Inspeccin pavimentacin. Informes de estaciones de control y de conteo. Registro fotogrfico. Informe de interventora. Informe de veeduras. Informes de cantidades de obra y presupuesto.

Educacin:
1. 2. Instrumento de seguimiento a estudiantes por institucin Listado de matrcula inicial

SUPUESTOS Se expresan como los eventos que tienen que ser cumplidos para avanzar al nivel siguiente de la jerarqua de objetivos, y que estn ms all del control del Ejecutor del proyecto y de la DNP. Ejemplos: Reforestacin:
1. 2. 3. 4. 5. 6. Incorporar como reas de reserva de ecosistemas lagunares al registro del SINA, para su control y vigilancia. Implementar un plan de contingencia contra incendios forestales. Proporcionar el mantenimiento de los rboles plantados y cercos de aislamiento. Seleccin de reas estratgicas para conservar y regular las aguas lluvias. compromiso con los propietarios, sobre cesin de predios para reforestar. Seleccin apropiada y disponibilidad de especies forestales.

Electrificacin:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Compromisos de alcalda para el mantenimiento. Control por parte de los usuarios para informar de irregularidades en el servicio. Permisos de paso acordados. Inconvenientes de seguridad y orden pblico. Construccin de la lnea con postes, herrajes y cables existentes en el sitio de la obra. Construccin de la subestacin en [] y conexin a la lnea existente Remodelacin de la Subestacin en [.] Construcciones y Remodelaciones en redes a partir de la Subestacin de [..] Remodelacin del alumbrado pblico en [.] Interconexin con las plantas de energa existentes en [.]

Minera:
1. 2. 3. 4. 5. Nuevo reordenamiento institucional del sector minero. Cambios en las polticas nacionales mineras. Adecuacin del presupuesto de inversin de la nacin. Giros de recursos de inversin oportunos respecto a los tiempos de ejecucin y planeacin del proyecto. Conocimiento del universo de minas activas.

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Saneamiento bsico:
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Garantizar las inversiones de operacin y mantenimiento. Realizar continuamente la capacitacin para disminuir la contaminacin ambiental Desembolso oportuno de los recursos. Suministro oportuno de materiales. Garantizar la asesora tcnica. Asegurar la compra de las tierras.

Vas:
1. 2. 3. 4. 5.
Disponibilidad de recursos tcnicos y econmicos para mantenimiento peridico. Manejo de problemas de orden pblico. Obtencin licencia ambiental y Plan de Manejo Ambiental. Determinacin de fuentes de materiales. Cuantificacin de materiales y existencia de licencia de explotacin. Determinacin y manejo de zonas de botaderos.

Educacin:
1. 2. Comunidades no matriculen a los estudiantes Informacin tcnica requerida no sea remitida oportunamente

Lo anterior se resume mediante el siguiente razonamiento: S se llevan a cabo las actividades y se cumplen determinados supuestos, entonces se producirn los componentes indicados. S se producen los componentes indicados y se cumplen los correspondientes supuestos, entonces se lograr el propsito del proyecto. S se logra el propsito del proyecto y se siguen cumpliendo los supuestos subsiguientes, entonces se estarn contribuyendo al logro del Fin. Es importante tener en cuenta que todo proyecto tiene riesgos, entendidos como la posibilidad de que un supuesto no se pueda cumplir. Estos riesgos pueden ser de tipo ambiental, financiero, institucional, social, poltico, climatolgicos, entre otros factores, que inciden en el fracaso de un proyecto. En la columna de supuestos se consideran igualmente los riesgos que deben ser solucionados para el logro exitoso del proyecto, lo que permite anticiparse y encontrar las soluciones a los riesgos que pueden entorpecer cualquiera de los niveles de desarrollo del proyecto, y en consecuencia el logro del Fin. Construida la Matriz siguiendo el proceso anterior, facilita el seguimiento y proporciona una evaluacin ms satisfactoria del proyecto.

3.3.5 Seguimiento y control administrativo

Para desarrollar el seguimiento administrativo y legal del proyecto, el Interventor debe realizar las siguientes actividades: Verificar la programacin y avance de los procesos de licitacin y de contratacin, y la iniciacin oportuna de la ejecucin de los proyectos. La entidad beneficiaria tiene hasta 4 meses a partir de la aprobacin del proyecto para incorporarlo en el presupuesto, crear la cuenta nica y solicitar el
154

primer giro de recursos. La entidad tiene hasta 6 meses a partir de la aprobacin del proyecto para realizar la apertura del proceso contractual.35 Verificar que los contratos suscritos o los que se programe suscribir en ejercicio de la ejecucin de los proyectos correspondan al proyecto aprobado, cotejar esta informacin con los pliegos de condiciones y los trminos de referencia. Verificar que las actas de avance de ejecucin de los proyectos, cumplan con todos los requisitos y formalidades legales, incluyendo su presentacin oportuna. Verificar que la entidad ejecutora contrate o designe el interventor tcnico de los proyectos y realizar reuniones peridicas con dicho interventor tcnico, con el fin de constatar el cumplimiento de las obligaciones contractuales en los plazos acordados e informar al PNUD sobre las posibles observaciones encontradas. El interventor administrativo y financiero deber llevar el registro de estas reuniones y gestiones. Verificar que a los contratos de interventora tcnica no se destine ms del 6% de los recursos de cada proyecto que se autoricen a girar por el Fondo Nacional de Regalas a la entidad ejecutora y no ms del 5% para proyectos financiados con recursos FAEP. Hacer el seguimiento de las diferentes actividades relacionadas con la ejecucin de los recursos y los proyectos objeto del contrato de Interventora, incluyendo los requisitos y condiciones que se hayan establecido en el acto de aprobacin de los proyectos. La firma interventora verificar que las obras que se ejecuten efectivamente se desarrollen conforme al proyecto presentado y aprobado; que se surtan todos los trmites administrativos y legales a que haya lugar y que los contratos que la entidad ejecutora suscriba, se ejecuten de acuerdo con lo contratado. En desarrollo de estas funciones la interventora administrativa y financiera deber revisar los informes peridicos que sean remitidos al Departamento Nacional de Planeacin por parte de las diferentes entidades ejecutoras y determinar en el sitio la veracidad de los mismos y que lo contratado responda a las necesidades del proyecto. Realizar visitas de inspeccin a los proyectos con el fin de precisar los avances con respecto al cronograma, fecha de ejecucin, inversin realizada, calidad y pertinencia de los programas, proyectos, trabajos y suministros. Revisar los informes tcnicos de los interventores designados o contratados por las entidades ejecutoras.

Cuando, en el curso de la ejecucin del contrato de interventora administrativa y financiera, el Interventor conozca de la existencia de presuntas irregularidades, de acuerdo con la tipificacin definida por el Departamento Nacional de Planeacin, en la ejecucin del proyecto o en el uso de los recursos, deber ponerlo en conocimiento del PNUD, dentro de los 15 das siguientes, acompaando la informacin y los documentos que acrediten la existencia del hecho y proponiendo las acciones a seguir conforme al formato de reporte de irregularidades y debidamente soportado de acuerdo a las instrucciones de este Manual.

35

Decreto 416 de 2007

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3.3.6 Seguimiento y control financiero

El Departamento Nacional de Planeacin estableci una serie de parmetros para desarrollar un adecuado seguimiento de los aspectos financieros por parte de las Interventoras. En primer lugar debe establecer el flujo de inversiones de acuerdo a la programacin del proyecto. Posteriormente, debe proceder a la realizacin de las siguientes actividades: Elaborar y actualizar con base en la informacin suministrada por la entidad ejecutora la programacin del compromiso y pago de los recursos, de acuerdo con el avance real del proyecto y con base en las condiciones establecidas por el Departamento Nacional de Planeacin para el giro de los mismos. Se debe tener en cuenta que los recursos girados deben ser invertidos oportunamente. En caso que los recursos recibidos no se ejecuten completamente o existan excedentes debern ser devueltos al Fondo Nacional de Regalas, con excepcin de los proyectos financiados con recursos del FAEP ejecutados por entidades beneficiarios de Regalas Directas y Compensaciones, que ahorraron en el FAEP y los que se encuentran en calidad de depsito, quienes deben solicitar autorizacin para utilizar tales excedentes y rendimientos en el proyecto aprobado. Los rendimientos generados por estos recursos aplicara lo dispuesto en el artculo 61 de la Ley 988 de 2005 y la Circular No.01 de 2006 de la Direccin de Regalas. Programar el monto de los giros que cada mes del ao debern hacerse a cada entidad ejecutora, informacin que debe ser actualizada y comunicada mensualmente al PNUD, con el objeto de consolidar el Programa Anual Mensualizado de Caja, PAC del Fondo Nacional de Regalas. Tan pronto sea aprobado el proyecto, confirmar que el mismo cuenta con la financiacin completa, de tal manera que se asegure la ejecucin total del mismo. Verificar que se efecten las gestiones pertinentes para asegurar el giro oportuno de los aportes de las fuentes de cofinanciacin. Verificar que los pagos se realicen en estricta sujecin a los contratos y al avance fsico y real del proyecto. Incluir en los informes de cada proyecto la ejecucin fsica y financiera y los comparativos contra la programacin de ejecucin y el flujo de caja. Efectuar mensualmente el anlisis financiero de todos los proyectos, el cual debe comprender: o o o o o Monto total de giros enviados Cantidades invertidas por la entidad ejecutora del proyecto Disponibilidades y proyeccin financiera para la culminacin del proyecto Rendimientos financieros generados por recursos provenientes del Fondo Nacional de Regalas, y el saldo por reintegrar, con sus respectivos soportes cuando hubiere lugar a ello. Excedentes de recursos provenientes del Fondo Nacional de Regalas no utilizados en la ejecucin del proyecto, y los excedentes reintegrados en el mes, los reintegros acumulados y el saldo por reintegrar, con sus respectivos soportes.
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Verificar y promover que el manejo financiero de los recursos, se haga bajo los siguientes criterios: o o Manejo contable de acuerdo con la ley Ejecucin de los recursos con sujecin a los principios de eficacia, economa y celeridad, evitando la existencia de recursos que no realicen el objeto de la apropiacin.

Verificar que en forma oportuna y previo al cumplimiento de los requisitos contractuales, se lleven a cabo los pagos a los contratistas y proveedores de los proyectos financiados y/o cofinanciados. Velar porque no se exijan a los contratistas de los proyectos requisitos adicionales para su pago o que infrinjan los trminos del contrato o lo dispuesto en la Ley. Igualmente se observen los trminos y condiciones establecidos en el contrato y que no se permita su incumplimiento por parte de la entidad contratante. Verificar la iniciacin oportuna de las obras y trabajos una vez sean recibidos los anticipos por parte de los contratistas o sean suscritas las actas de iniciacin. Verificar el registro de los ingresos en el libro de bancos de la cuenta de manejo exclusivo y las conciliaciones bancarias de dicha cuenta. Verificar que el objeto de los encargos fiduciarios que comprometan recursos corresponda al de los proyectos aprobados.

Retener saldos y rendimientos financieros de los proyectos financiados con recursos del Fondo Nacional de Regalas y los recursos de este constituye una irregularidad.

3.3.7 Evaluacin socioeconmica y ambiental de proyectos

El interventor administrativo y financiero deber realizar la evaluacin socioeconmica y de impacto ambiental de todos los proyectos sobre los cuales deba realizar interventora administrativa y financiera, determinando los indicadores de rentabilidad econmica, los indicadores de resultados, de impacto fsico, social y ambiental de los proyectos, y en general los criterios establecidos en el artculo 5 de la Ley 141 de 1994. Esta evaluacin deber realizarse despus de terminados los proyectos, o en el estado en que se encuentren, en aquellos casos cuando estos no estn terminados al finalizar el contrato de la interventora administrativa y financiera, de acuerdo con las metodologas y formatos de presentacin establecidas por el Departamento Nacional de Planeacin (Ver Anexo 15). Para aquellos proyectos sobre los cuales no se haya adoptado metodologa, la interventora administrativa y financiera deber proponerla al PNUD y aplicarla luego de obtener su aprobacin. Los criterios a los que se refiere el artculo 5 de la Ley 141 de 1994, para la distribucin de recursos del Fondo Nacional de Regalas son:

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Equilibrio regional con fundamento en las necesidades bsicas insatisfechas de la poblacin. Desarrollo armnico del pas y de las distintas regiones que lo conforman, segn las previsiones contenidas en el Plan Nacional de Desarrollo. Distribucin de los recursos del Fondo Nacional de Regalas entre los proyectos presentados para financiar el fomento de la minera, la proteccin del medio ambiente y los proyectos regionales de inversin en el pas, en concordancia con lo establecido en el artculo 1 de la Ley 141 de 1994. Impacto ambiental, social y econmico de los proyectos. Grado de participacin de las Corporaciones Autnomas Regionales, en el estudio, diseo y ejecucin de los proyectos. Efectos causados a la respectiva entidad territorial como consecuencia de las actividades de exploracin, transporte, manejo y embarque de los recursos naturales no renovables o sus derivados. Financiacin de los planes de desarrollo de la respectiva entidad territorial. Densidad poblacional.

Para realizar la evaluacin socioeconmica y la ambiental, el interventor deber acopiar la informacin necesaria relevante, estableciendo las condiciones iniciales del rea o regin a intervenir con un proyecto, determinando una lnea base que facilite la evaluacin ex post del proyecto y permita la comparacin de condiciones de vida de los pobladores antes y despus del proyecto. Esta informacin y su actualizacin peridica debern ser alimentadas por la interventora administrativa y financiera en el Sistema de Informacin.

3.3.8 Interventora administrativa y financiera a proyectos financiados con Recursos de Escalonamiento y de los fondos especiales de Crdoba y Sucre (Recursos en Depsito)
El interventor deber realizar la interventora administrativa y financiera a proyectos financiados con recursos provenientes de escalonamiento y de los Fondos especiales de Crdoba y Sucre, en las mismas condiciones de los proyectos que reciben recursos provenientes del Fondo Nacional de Regalas.

3.3.9 Interventora administrativa y financiera a proyectos ejecutados por Cormagdalena financiados con recursos del Fondo Nacional de Regalas.
El interventor deber realizar la interventora administrativa y financiera a los proyectos ejecutados por Cormagdalena y otros ejecutores, con recursos provenientes del Fondo Nacional de Regalas, en las mismas condiciones de los proyectos que reciben recursos provenientes del Fondo Nacional de Regalas. La interventora administrativa y financiera deber realizar un informe sobre los recursos provenientes del Fondo Nacional de Regalas ejecutados por Cormagdalena durante las vigencias 1999 a 2004, sobre los
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cuales no se realiz la interventora administrativa y financiera por parte de la Comisin Nacional de Regalas, entidad hoy liquidada o atravs del PNUD. Este informe debe tener en cuenta los informes de interventora administrativa y financiera de las mencionadas vigencias, y contener el anlisis por vigencia de: Las apropiaciones y giros del Fondo Nacional de Regalas Las apropiaciones, compromisos y pagos de Cormagdalena o ejecutores de los recursos. Los saldos de apropiacin, excedentes, rendimientos, reintegros Identificacin en el presupuesto de los recursos sobre los cuales no se adelant la interventora administrativa y financiera. Relacin de proyectos sobre los cuales no se realiz interventora administrativa y financiera. Relacin de contratos sobre los cuales no se realiz interventora administrativa y financiera. Valor de los pagos realizados sobre los contratos mencionados. Clasificacin de las inversiones realizadas por Cormagdalena por rubro, sector, sub - sector, tipo de sub - sector, tipo de proyecto, municipio beneficiario. Concepto general sobre la apropiacin, compromiso, pago, disponibilidad y destinacin de los recursos provenientes del Fondo Nacional de Regalas Reporte de presuntas irregularidades encontradas.

La informacin relacionada con la interventora administrativa y financiera, y su actualizacin peridica debern ser alimentadas por la interventora administrativa y financiera en el Sistema de Informacin.

3.3.10 Informes y Dictmenes

El interventor administrativo y financiero debe presentar todos los informes requeridos a travs del sistema de informacin de interventora administrativa y financiera del Departamento Nacional de Planeacin INFOPROJECT o en su defecto en medio impreso, debidamente empastados, foliados y firmados por el director de la interventora y por los profesionales responsables, de acuerdo con la metodologa y formatos suministrados por el Departamento Nacional de Planeacin para la realizacin de informes (Ver Anexo 1). El interventor administrativo y financiero deber presentar va intranet, a travs de correo electrnico, medio magntico o medio impreso, aquellos informes que no se puedan generar por el sistema de informacin alimentndolo completamente cuando est disponible. El interventor administrativo y financiero debe actualizar la informacin de los informes presentados, relacionada con su contenido sobre nuevas gestiones o documentacin pendiente que sea recopilada o recibida. Si el DNP identifica la necesidad de elaborar nuevos formatos de informes o modificaciones a los mencionados, los elaborar y suministrar al contratista. Se describen a continuacin los informes que debe presentar el interventor administrativo y financiero como producto de su labor. El interventor administrativo y financiero deber realizar dictmenes de interventora teniendo en cuenta la incluir como mnimo los siguientes aspectos: -Debe identificar quien realiza y aprueba el dictamen de interventora -A quien va dirigido el dictamen de interventora.
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-A que conclusiones llega el interventor despus de realizar su labor. -Normas (contables, administrativas o financieras) y Metodologa (inspeccin fsica, encuestas, arqueos) utilizadas para realizar el dictamen de interventora. -Dictamen de interventora

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Tabla 22. Informes de Interventora Administrativa y Financiera de Regalas Indirectas

PERIODICIDAD DESCRIPCIN

INFORME

PRESENTACIN

Administrativo

Tres meses contados a partir de la fecha de inicio del contrato Trimestral

CONTENIDO Indicadores de avance y gestin de los proyectos financiados con recursos del Fondo Nacional de Regalas, programacin detallada de las actividades a cargo del contratista, programacin por ente ejecutor, gestiones ante las entidades ejecutoras, seguimiento a la facturacin del contratista.

-Interventora administrativa y financiera a la utilizacin de los recursos de regalas indirectas -Indicadores de avance y gestin en la ejecucin de los proyectos -Estado de las entidades ejecutoras (activo, suspendido). -Seguimiento y avance en la programacin presentada de actividades de interventora. -La programacin de actividades por ente ejecutor. -Gestiones realizadas ante los entidades ejecutoras -Seguimiento a la facturacin del contratista.

Irregularidades en la utilizacin de las asignaciones del Fondo Nacional de Regalas, de los recursos del FAEP para no productores, de los recursos de escalonamiento y de los Fondos Especiales de Crdoba y Sucre. N.A. Informacin del ente e identificacin de la irregularidad de acuerdo con la tipologa y soportes mnimos indicados

Dentro de los 15 das siguientes a la fecha en que se detecte la irregularidad.

-Reportar la presunta irregularidad acorde a la tipificacin y los soportes que para el efecto le indique el DNP. -Identificacin del ente ejecutor y descripcin de los hechos -Clasificar en cada caso las normas violadas, las acciones adelantadas y pendientes -Recomendar sobre el particular. -Suministrar los soportes, documentos y dems elementos probatorios necesarios para la tramitacin y culminacin de los respectivos procedimientos administrativos.

Avance y seguimiento de irregularidades. (Presentarse como un captulo del informe administrativo de la interventora administrativa y financiera a la utilizacin de regalas y compensaciones.) Trimestral

Tres meses a partir de la fecha del acta de iniciacin.

-Informacin del ente. -Proyectos clasificados por sector econmico. -Estado de autorizaciones, de solicitudes de aprobacin de uso de recursos, avance, giro y autorizaciones. -Estado general de proyectos. -Cronograma general de la interventora administrativa y financiera. -ndice de aprobacin de giro y uso de recursos y de atencin de solicitudes, de gestiones ante el ente ejecutor, de recursos comprometidos, de proyectos con informe, de informes de evaluacin econmica y ambiental, de marcos lgicos, de informes de finalizacin. - Resumen de los resultados del seguimiento de los proyectos, del seguimiento de los proyectos con irregularidades. -Identificacin de la irregularidad.

Deber contener, en forma actualizada y acumulada por vigencia,: -Datos bsicos y la situacin de cada ente ejecutor. -Cantidad y valor de los proyectos clasificados por sector -El estado de los giros y autorizaciones durante el trimestre objeto de reporte -El estado de las solicitudes de giro y de autorizacin de uso de recursos en el mismo periodo -La relacin de los informes presentados. -La informacin del estado general de los proyectos -El cronograma general de interventora administrativa y financiera para este tipo de recursos -Los indicadores de gestin de interventora administrativa y financiera. -Los resultados del seguimiento de los proyectos, indicando el avance fsico y las precauciones -Describir las acciones o conductas respecto de los hechos constitutivos de las presuntas irregularidades. -Marco lgico de los proyectos, datos bsicos de identificacin, el estado de ejecucin de los mismos, -Verificacin de los requisitos para el giro y autorizacin de uso de recursos, del registro en el banco de proyectos, la programacin actualizada del proyecto y de su interventora administrativa y financiera. -Comparacin entre lo aprobado, lo contratado y lo ejecutado, expresado en los componentes y actividades del sistema de clasificacin de proyectos del DNP. -Seguimiento y actualizacin del cronograma de la ejecucin fsica y financiera, a los desembolsos de las distintas fuentes que financian al proyecto, la programacin y ejecucin de pagos, la relacin de autorizaciones de uso de recursos, los movimientos de la cuenta de manejo.

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INFORME

PRESENTACIN

PERIODICIDAD

CONTENIDO -Acciones adelantadas y pendientes por ejecutar -Seguimiento de los proyectos: Marco lgico, Informacin general, Programacin de interventora administrativa y financiera y de proyecto, Aspectos tcnicos. -Seguimiento financiero. -Seguimiento administrativo -Conclusiones y recomendaciones. -Informes y actas de visita, fotografas, gestiones ante el ente ejecutor.

DESCRIPCIN -La verificacin de rendimientos, inversiones temporales y reintegros, y la relacin de los informes de interventora tcnica. -Anlisis financiero de todos los proyectos. -Seguimiento administrativo, financiero y tcnico de los contratos a travs de los cuales son ejecutados --Deben adjuntarse los informes y actas de visita a los proyectos, las fotografas que evidencien el progreso de los proyectos, y la relacin de la correspondencia y gestiones del contratista ante las entidades ejecutoras

Aprobacin o concepto de los informes presentados por las entidades ejecutoras, de solicitud de giros y usos de recursos y de modificaciones menores o de reformulaciones de proyectos. NA Verificacin de requisitos, emisin de conceptos, oficios de autorizacin, comprobacin de los requisitos exigidos por el Departamento Nacional de Planeacin para el trmite de giros.

Dentro de los plazos este captulo, el contratista deber presentar los informes de autorizacin de uso de recursos, de aprobacin del cumplimiento de requisitos y suministro de informacin por parte de las entidades ejecutoras, y de aprobacin de los informes presentados por las entidades ejecutoras.

Evaluacin socioeconmica

Dentro de los 8 das hbiles siguientes a la fecha de presentacin de las solicitudes de primer giro o de primera autorizacin de uso de recursos por parte de las entidades ejecutoras; dentro de los 15 das hbiles siguientes a la fecha de presentacin de las solicitudes de autorizacin de giros posteriores o de autorizacin de uso de recursos posteriores por parte de las entidades ejecutoras; dentro de los 15 das hbiles siguientes a la fecha de presentacin de las solicitudes de concepto sobre reformulaciones o de autorizacin de modificaciones menores por parte de las entidades ejecutoras. Dentro de los 60 das siguientes a la fecha de terminacin del proyecto. Clasificacin de proyectos por sector y departamento, resultados de la evaluacin de proyectos por sector, evaluacin de proyectos por sector, identificacin del proyecto, marco

Informe de evaluacin socioeconmica, que contenga: -Identificacin, marco lgico, el valor de los indicadores de impacto definidos por el DNP, indicadores de rentabilidad econmica de las inversiones y las conclusiones de la evaluacin. -Cada informe de evaluacin debe consolidar resultados de los proyectos evaluados a la fecha.

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INFORME

PRESENTACIN

PERIODICIDAD

CONTENIDO lgico, evaluacin de impacto social, evaluacin econmica, estadsticas bsicas e indicadores.

DESCRIPCIN

Ambiental

Dentro de los 60 das siguientes a la terminacin del proyecto.

Datos bsicos, identificacin del proyecto, matriz de evaluacin cualitativa, conceptos, recomendaciones.

-identificacin y la calificacin de los efectos ambientales presentados. -Previsin de tales efectos. -Matriz simplificada de impacto ambiental -Concepto del impacto sobre los factores ambientales durante la construccin y la operacin. -Recomendaciones del contratista. -Informe de finalizacin de programa, que consolide los informes de finalizacin de los proyectos que lo conforman.

Finalizacin proyecto.

de

Dentro de los 90 das siguientes a la terminacin del proyecto

Datos bsicos, estructuracin del proyecto, gestin tcnica, gestin financiera, gestin administrativa, contratos, pagos, impacto social, evaluacin econmica, marco lgico, conclusiones generales.

-Datos bsicos del proyecto, identificacin, estado, duracin, valor, fuentes de financiacin. -Emitir concepto sobre la estructuracin del proyecto, sobre la disponibilidad y uso de estudios, diseos y bancos de proyectos. -Emitir concepto sobre cumplimiento del proyecto aprobado, de los requisitos tcnicos, legales, de polticas sectoriales, ambientales, de operacin, de costos y la conformidad con el plan de desarrollo. -Emitir concepto sobre el marco lgico, la gestin del interventor tcnico; sobre la gestin tcnica del proyecto; sobre el alcance del proyecto expresado mediante el sistema de clasificacin de proyectos suministrado por el DNP. -Emitir concepto sobre la gestin financiera y administrativa. -Emitir concepto sobre el desarrollo de los contratos suscritos para la ejecucin del proyecto los resultados de la evaluacin del impacto social y econmico -Al finalizar el contrato de interventora administrativa y financiera el contratista deber entregar los informes de finalizacin de proyecto, de aquellos proyectos que no se hayan terminado, reportando el estado en que se encuentren.

Final de Interventora administrativa y financiera.

Al final del contrato de interventora administrativa y financiera

Datos generales del contrato o contratos mediante los cuales se ejecutaron los respectivos proyectos, pagos realizados al contratista o contratistas (facturacin presentada, pagos realizados al contratista por proyecto, pagos pendientes de facturar), rendimientos financieros y excedentes de recursos no utilizados a reintegrar al Fondo Nacional de Regalas, estado final de cada proyecto, proyectos que se entregan sin terminar, proyectos que no se ejecutaron, anlisis de las actividades realizadas por el contratista en relacin con lo establecido en el respectivo contrato (resultados del anlisis, recibo de informes de finalizacin, evaluacin socioeconmica y ambiental, sistema de informacin).

-Datos finales del contrato o contratos por medio de los cuales se ejecutaron los respectivos proyectos, indicando el valor, plazo, fechas iniciales y finales, adiciones, ampliaciones, y plizas; la relacin y la aplicacin de los pagos realizados durante el contrato -Origen (proyecto) de los pagos al contratista, la relacin de los pagos pendientes por facturar; la relacin por cada proyecto de los reintegros pendientes por concepto de recursos no utilizados en la ejecucin y de rendimientos. -La descripcin del estado final de cada uno de los proyectos terminados, de aquellos que se encuentren en ejecucin y de aquellos no ejecutados, sealando las irregularidades vigentes, la documentacin pendiente y el concepto general del contratista. -Descripcin del cumplimiento de las obligaciones establecidas en el contrato; y la liquidacin del contrato.

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4. Registro en sistemas de informacin

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Los sistemas de informacin son unas herramientas desarrolladas por el DNP con base en la experiencia adquirida, leccin aprendida en vigencias anteriores, con el fin de proveer un mecanismo facilitador de diligenciamiento de la informacin por parte de la interventora administrativa y financiera. Sin embargo, debe quedar claro para el interventor administrativo y financiero que los sistemas no disminuyen ni reemplazan en modo alguno el alcance de sus actividades, por lo tanto, lo que no est desarrollado en dichos sistemas, debe ser adelantado por la interventora en cumplimiento de las labores de interventora sealadas en el contrato, los Trminos de Referencia y dems documentos contractuales. Una de las estrategias que busca fortalecer las funciones de control y vigilancia que se generan en el marco del convenio PNUD-COL 99/030 es la implementacin de sistemas de informacin que permitan realizar un adecuado control sobre el manejo administrativo y financiero de los recursos de regalas que ejecutan las entidades beneficiarias. Con el objeto de materializar los beneficios en trminos de control y vigilancia que genera la implementacin y uso de sistemas de informacin eficientes, el interventor administrativo y financiero deber realizar de forma ptima los registros solicitados en cada uno de los mdulos establecidos en los sistemas de informacin. En la actualidad existen dos sistemas de informacin de regalas: el primero, es el SELAR (Sistema de informacin Auditor de Regalas) en este se manejan los registros y soportes de informacin relacionados con la ejecucin de recursos de regalas directas y compensaciones (Ver Anexo 19); el segundo, es INFOPROJECT el cual maneja registros y soportes de informacin relacionados con la ejecucin de recursos de regalas indirectas (Ver Anexo 24). Para ambos sistemas de informacin se encuentran definidos perfiles de usuario que permiten al interventor registrar la informacin relacionada con la ejecucin de los recursos de regalas. Como se ha especificado en los diagramas de trabajo del manual, la revisin, anlisis y aprobacin de la informacin recolectada en la labor de interventora permite al interventor administrativo y financiero un registro ptimo de la informacin requerida en los sistemas de informacin. Diagrama 25. Diagrama registro de informacin a Sistema de Informacin SELAR

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Por otro lado los esquemas de operacin definidos para regalas directas y compensaciones y regalas indirectas, se convierten en una forma de validacin de informacin que permiten al interventoradministrativo y financiero contemplar la ejecucin de los recursos de regalas como algo integral, esto es, la incorporacin y ejecucin de presupuesto de regalas esta sujeta a los giros y la identificacin de programas y proyectos contemplados en el Plan de Desarrollo de las entidades, el seguimiento administrativo y financiero a proyectos, contratos, gastos y otras inversiones se realiza sobre proyectos y contratos contemplados en el presupuesto de la entidad territorial y en los planes de desarrollo, este seguimiento contempla adicionalmente la verificacin en campo de la ejecucin del proyecto, dicho seguimiento y verificacin permiten al interventor administrativo y financiero realizar la respectiva conciliacin presupuestal de la ejecucin. Como producto de toda la labor se generan los informes y dictmenes de interventora administrativa y financiera. La actividad de programacin de la interventora administrativa y financiera a la que refiere el presente manual en el aparte otras labores relacionadas con la interventora administrativa y financiera y que se contempl en el capitulo metodologa del manual, es una actividad previa a los esquemas de operacin definidos para regalas directas y compensaciones, el registro de esta informacin se realiza en el sistema de informacin respectivo, dicha informacin debe registrase a ms tardar el primes mes de interventora. El manejo tcnico del registro en los sistemas de informacin se especificar en los manuales de SELAR e INFOPROJECT.

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Diagrama 26. Diagrama de Flujo de Trabajo Registro de Informacin a Sistema de Informacin SELAR

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5. Otras actividades de interventora administrativa y financiera

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5.1 Programacin de interventora, diagnstico inicial y empalme de interventora administrativa y financiera de regalas directas y compensaciones.
Como se describi en el macroproceso de interventora administrativa y financiera, la programacin de interventora, diagnstico inicial de las entidades beneficiarias y labores de empalme de interventora son las primeras actividades que deben realizar el interventor administrativo y financiero. El interventor administrativo y financiero deber elaborar y mantener actualizada su propia programacin, con metas especficas por cada uno de los meses de duracin de las labores de interventora, de cada una de las actividades a realizar en desarrollo del objeto contractual, teniendo en cuenta la programacin para la ejecucin de los recursos de regalas y compensaciones que realicen las entidades beneficiarias (Ver Anexo 23). La elaboracin de la programacin con la informacin requerida en la misma se registra a travs del sistema de informacin SELAR. Para realizar esta actividad el interventor administrativo y financiero deber tomar como fuentes de informacin las relacionadas a continuacin. Esta actividad se alimenta de tres fuentes de informacin: 1. Informacin remitida al DNP de la(s) vigencias(s) objeto de interventora. 2. Informacin inicial general36 de la entidad beneficiaria levantada por el interventor administrativo y financiero e informacin levantada en campo por el interventor administrativo y financiero. 3. Informacin de interventora de vigencias anteriores constatadas en el sistema de informacin SELAR.(empalme). El objetivo de la actividad de programacin: -Identificar la totalidad de entidades beneficiarias de regalas directas y compensaciones discriminadas por zonas. -Identificar para cada entidad beneficiaria: Tipo de recursos del que son beneficiarios. Identificar la cuenta nica de regalas y estado de la misma. Identificar el estado de las entidades objeto de interventora (suspendidas, en planes de desempeo, activas, entre otras). Identificar las coberturas que tienen las entidades territoriales beneficiarias de regalas. Identificar los bancos de proyectos. Identificar los programas y proyectos a ejecutar en el periodo objeto de interventora. Identificar el presupuesto de regalas aprobado para la vigencia objeto de interventora. Identificar los proyectos a cofinanciar o cofinanciados y sus fuentes en la vigencia objeto de interventora.

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La informacin se encuentra descrita en el capitulo recoleccin y anlisis de informacin general del ente beneficiario.

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Identificar el estado de la entidad beneficiaria respecto a los procesos de reestructuracin o de saneamiento fiscal. Identificar los convenios y contratos ejecutados, en ejecucin y ejecutar en la vigencia objeto de interventora.

El interventor administrativo y financiero deber emitir un concepto respecto al estado inicial de la entidad territorial beneficiaria. La programacin debe ser actualizada mensualmente e involucra las siguientes actividades por entidad territorial beneficiaria : Recopilacin de la informacin inicial disponible; distribucin del presupuesto de regalas (sector, rubro, proyecto); identificacin de informacin relacionada con ingresos por regalas, identificacin, identificacin de banco de proyectos, e identificacin de proyectos priorizados objeto de interventora, plan de contratacin y programacin de los procesos de contratacin; programacin y ejecucin fsica y financiera de los proyectos; visitas del contratista; y presupuesto de la vigencia. La interventora administrativa y financiera deber hacer mes a mes el seguimiento y la actualizacin de la programacin de la ejecucin de los proyectos con la informacin suministrada por las entidades ejecutoras, que involucra la programacin de los procesos de contratacin, el avance fsico, y la liquidacin de los contratos. Diagrama 27. Diagrama de Flujo Labores de Inicio de Interventora Administrativa y Financiera

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Por otro lado, El objetivo de la actividad de empalme es dar continuidad a los trabajos de interventora administrativa y financiera, el interventor administrativo y financiero debe recibir de las firmas interventoras de las vigencias anteriores, cuando stas finalicen sus contratos, o cuando as se lo indique el Departamento Nacional de Planeacin, la relacin de los programas, proyectos, gastos e inversiones financiados con recursos de regalas y compensaciones que no fueron objeto de interventora en las vigencias anteriores o que lo fueron de manera parcial, as como de los recursos de regalas y compensaciones no ejecutadas en las vigencias anteriores y realizar la interventora administrativa y financiera sobre estos recursos. Recibir los proyectos que se encuentren en ejecucin financiados con recursos del Fondo Nacional de Regalas, y los recursos que se encuentren en calidad de depsito en el mismo. El interventor administrativo y financiero no podr sujetar las labores de inicio y compromisos de interventora administrativa y financiera a la actividad de empalme. Razn por la cual deber iniciar la totalidad de actividades contempladas en este manual y los compromisos en los casos de no ser posible realizar dicha labor. La informacin que recibir la firma de interventora administrativa y financiera ser la establecida en el formato de informe de empalme que genera el sistema de informacin auditor de regalas (SELAR). Las firmas de interventora acordarn la entrega de los soportes documentales de la informacin cuya interventora no se ha completado o cuyos programas, proyectos, gastos y otras inversiones tengan saldos por ejecutar, as tambin los soportes fsicos que permitan establecer el nivel de avance en el seguimiento, administrativo y financiero realizado a los proyectos intervenidos en la vigencia anterior. El informe inicial es un informe que detalla la situacin inicial de las entidades beneficiarias de regalas directas y compensaciones que el interventor administrativo y financiero, encuentra a la entidad beneficiaria de regalas directas y compensaciones este contiene informacin inicial detallada acorde a las solicitudes de informacin solicitadas por el Sistema de informacin, relacionada con: Datos bsicos de la entidad. Ingresos por regalas, cuentas de manejo, presupuesto aprobado, distribucin del presupuesto. Nivel inicial de coberturas y las metas de coberturas mnimas. El estado y la situacin de envo de informacin y la atencin de requerimientos por parte del ente. Ingresos por concepto de regalas y compensaciones; el estado de la cuenta de manejo de regalas Presupuesto aprobado y su distribucin; as como la situacin de la ejecucin presupuestal. Reflejar las presuntas irregularidades reportadas en los sistemas electrnicos de informacin del DNP. Informacin relevante del plan de desarrollo vigente y del banco de proyectos Distribucin de recursos por sector. Relacin de los crditos objeto de interventora administrativa y financiera, en la que se indiquen los saldos por incorporar al presupuesto. Relacin de programas, proyectos y contratos financiados con recursos de regalas y compensaciones que se proyecta ejecutar y en ejecucin en la vigencia fiscal objeto de interventora. Estado general de cada ente ejecutor, plan de desarrollo, banco de programas y proyectos, cumplimiento de la Metodologa General Ajustada (MGA) expedida por el DNP para la formulacin de proyectos. Ejecucin de cuentas por pagar, relacin de programas y proyectos ejecutados, relacin de programas y proyectos en ejecucin, relacin de contratos de deuda, evolucin de la deuda pblica

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y contratos de deuda en ejecucin, relacin de contratos de saneamiento fiscal, evolucin de los acuerdos de reestructuracin de pasivos o de los programas de saneamiento fiscal y su evolucin. Relacin de pagos financiados con recursos de regalas y compensaciones. Irregularidades Informacin correspondiente al nivel de ejecucin fsico y financiero de proyectos objeto de interventora.

5.2 Seguimiento a planes de desempeo

Los planes de desempeo son compromisos unilaterales que las entidades beneficiarias de regalas deben cumplir ante el Departamento Nacional de Planeacin y se encuentra reglamentados en el artculo 29 del Decreto 416 de 2007. Los planes de desempeo se presentan cuando las entidades beneficiarias de regalas al ejecutar los recursos de regalas directas y compensaciones no cumplen los establecido en los artculos 14 y 15 de la Ley 141 de 1995 modificados por los artculos 13 y 14 de Ley 756 de 2002. El incumplimiento de lo establecido en la norma genera la aplicacin de medida de suspensin de giros. Ante tal situacin las entidades territoriales beneficiarias presentan un compromiso unilateral al DNP, el cual, considerando los compromisos suscritos es aprobado por el DNP y permite levantar dicha medida preventiva en dichas entidades. La Subdireccin de Control y Vigilancia del Departamento Nacional de Planeacin aprueba los compromisos de cumplimiento y la Subdireccin de Procedimientos Correctivos aplica medidas correctivas para los casos en que la entidad no cumpla con los compromisos suscritos en los planes de desempeo. El interventor administrativo y financiero debe realizar seguimiento mensual a los planes de desempeo suscritos por la totalidad de entidades territoriales beneficiarias que pertenecen a su grupo (Ver Anexos 9 y 16). Para ello el interventor deber para cada una de las entidades que se encuentra en plan de desempeo: Acopiar la informacin general de la entidad beneficiaria de regalas directas y compensaciones que se encuentran en plan de desempeo, remitida al Departamento Nacional de Planeacin por parte de las entidades territoriales beneficiarias de regalas directas y compensaciones los 10 primeros das de cada mes. Solicitar y analizar el plan estratgico de inversiones de largo plazo incluido en el compromiso unilateral suscrito por la entidad, donde se incluye proporcionalmente el monto de coberturas que ha dejado de invertir en vigencias anteriores y los compromisos de inversin, as tambin el acto motivado en el que la Direccin de Regalas realiza la aprobacin del plan de desempeo. Determinar las metas de inversin de recursos de regalas directas y compensaciones que en cumplimiento de los planes de desempeo debe lograr durante el periodo la entidad beneficiaria de regalas directas y compensaciones. Solicitar al DNP la informacin de seguimiento mensual acorde al plan de de desempeo suscrito. Ejecucin presupuestal del periodo y Formato F-SCV-03(relacin de inversiones). El interventor

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deber levantar acta de recibo de informacin con el supervisor, relacionando la totalidad de informacin recibida, la cual debe ir foliada. En caso de que el interventor administrativo y financiero encuentre que la informacin remitida por la entidad territorial se encuentre incompleta deber solicitar en forma perentoria a dicha entidad que se realicen los ajustes correspondientes y las aclaraciones necesarias. Deber remitir copia de dichas gestin al DNP. Si la entidad no responde a la solicitud de la interventora en dicho tiempo, la interventora deber informar al DNP dicho incumplimiento dictaminando por esta razn la medida de suspensin de giros. Analizar la informacin mensual remitida al Departamento Nacional de Planeacin debidamente soportada de ingresos y ejecucin de recursos de regalas y compensaciones y el formato de relacin de inversiones F SCV 003, enviados por parte de estas entidades a ms tardar los das 10 primeros das calendario de cada mes. Con esta informacin deber presentar un informe de anlisis de seguimiento a plan de desempeo, el cual deber contener como parte integral para las entidades que se encuentra activas un anlisis de uso de los recursos de regalas y compensaciones. El producto de este anlisis se realiza sobre la totalidad de entidades beneficiarias de regalas y compensaciones en la zona objeto de interventora que se encuentren en planes de desempeo, o suscriban planes de desempeo durante la vigencia objeto de interventora. El interventor presentar un informe de seguimiento a planes de desempeo para cada una de las entidades mencionadas, el cual deber contener un dictamen de interventora y las razones que llevan a tomar el dictamen. Dicho producto debe presentarse a ms tardar los 5 das hbiles posteriores a la entrega de la informacin por parte del DNP a la firma de interventora.

El siguiente procedimiento describe el anlisis y trmites respectivos que realiza la Subdireccin de Control y Vigilancia del Departamento Nacional de Planeacin, esta labor es alimentada con los dictmenes de interventora administrativa y financiera realizados por el interventor en cumplimiento de esta actividad.

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Diagrama 28. Procedimiento y anlisis de informacin remitida por las entidades beneficiarias de regalas en plan de desempeo

El interventor administrativo y financiero deber estudiar los planes de desempeo suscritos vigentes por cada una de las entidades asignadas en la zona objeto de interventora y realizar los anlisis de uso de recursos para cada una de ellas, as tambin verificar el cumplimiento de los compromisos suscritos en lo mismos por parte de las entidades beneficiarias de regalas directas y compensaciones.

5.3 Interventora simplificada de entidades beneficiarias de regalas directas y compensaciones

El interventor administrativo y financiero debe realizar interventora simplificada a recursos de regalas y compensaciones. Respecto de las entidades beneficiarias de regalas y compensaciones que reciban por dicho concepto sumas iguales o inferiores a $100 millones en la vigencia objeto de interventora debe realizar: Anlisis del ente ejecutor y de regalas. Verificar y analizar incorporacin, compromiso y ejecucin presupuestal de los ingresos y gastos de estos recursos. Verificar y analizar la distribucin de las regalas y compensaciones. Relacin de contratos ejecutados en la vigencia Gestionar la entrega y documentacin de las presuntas irregularidades encontradas. Emitir concepto final de vigencia.

Cabe sealar que para tales entidades, los anteriores informes configuran el informe de cierre.

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5.4 Capacitacin, asesora, apoyo y asistencia a entidades beneficiarias

El interventor administrativo y financiero debe prestar asesora, apoyo y asistencia tcnica a las entidades ejecutoras de regalas y compensaciones en relacin con la correcta ejecucin de dichos recursos a travs de programas y proyectos de inversin, as como con la implementacin de bancos locales de programas y proyectos. El interventor deber acompaar al Departamento Nacional de Planeacin en el desarrollo de programas de capacitacin elaborado por el organismo de ejecucin del contrato de interventora, sugiriendo las necesidades especficas de capacitacin que sean identificadas por el contratista en su grupo. Adicionalmente colaborar en la identificacin de la poblacin a capacitar, para lo cual podr recomendar la participacin de funcionarios pblicos, sociedad civil, otras entidades del estado, segn el caso; as como en la realizacin de las convocatorias correspondientes y en la organizacin de los respectivos eventos. El interventor administrativo y financiero deber participar en el programa de capacitaciones para la totalidad del periodo objeto de interventora. El interventor administrativo y financiero deber llevar el control de las capacitaciones adelantadas, diligenciando lista de participantes, objeto de la capacitacin, lugar, fecha, temas; y deber suscribir un acta en la que relacione los aspectos y puntos importantes resultado de la capacitacin. El objeto de las capacitaciones debe contener aspectos relacionados con regalas, por ejemplo: Programacin presupuestal de regalas. (Planes de Desarrollo, Banco de proyectos, Priorizacin de proyectos, POAI, PAC, Programacin Presupuestal de regalas, Presupuesto, inversiones temporales, destinacin especfica de recursos) Saneamiento Fiscal y Deuda Coberturas Seguimiento a denuncias Giros, cuenta nica autorizada, autoliquidaciones Reportes de informacin por parte de las entidades territoriales beneficiarias a DNP y a interventora administrativa y financieras en regalas directas y compensaciones (formatos y soportes de informacin) Presentacin de informes de Regalas indirectas, documentos y actividades requeridas para solicitud de giro, informacin requerida en visitas, responsabilidades del interventor administrativo y financiero y de los interventores tcnicos, obligatoriedad de suministro de informacin al interventor. Funcin de la interventora administrativa y financiera ante la Entidad Territorial, Responsabilidad de la entidad territorial ante el Departamento Nacional de Planeacin y ante el interventor administrativo y financiero, papel de las veeduras ciudadanas en la labores de control y vigilancia. Procedimientos preventivos y correctivos, irregularidades, planes de desempeo, levantamiento de suspensiones. Procesos administrativos de contratacin y tipo de contratacin, soportes documentales, pagos y conciliaciones, gastos prohibidos, traslados y transferencias a cuentas no autorizadas. Acceso a recursos del FNR.
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El Departamento Nacional de Planeacin concertar con la interventora administrativa y financiera dicha propuesta y la aprobar con los cambios que estime. El Departamento Nacional de Planeacin responder dicha solicitud de forma inmediata y proceder a realizar los ajustes de tipo institucional, que se requieran en la presentacin. El coordinador de la capacitacin de la firma interventora debe iniciar la convocatoria va telefnica o por fax y deber diligenciar las confirmaciones que existan en el archivo de convocados, deber enviar este archivo con la confirmacin de los asistentes hasta 3 das hbiles previos a la capacitacin, el DNP responder y definir el funcionario designado por su parte para la realizacin de la capacitacin y enviar la presentacin con los ajustes realizados. El interventor administrativo y financiero deber asistir y participar en la jornada de capacitacin realizada por el DNP, con el fin de transmitir los conceptos previamente discutidos con la Direccin de Regalas. En cumplimiento de las labores de interventora, el interventor debe acompaar a las entidades beneficiarias respecto a los diferentes aspectos descritos en el presente manual y la normatividad vigente, para lo cual deber consignar dicha labor en actas y en el libro de bitcora.

5.5 Actividad de acompaamiento y rendicin de cuentas pblicas en el marco del PPLCC

El interventor administrativo y financiero debe preparar y analizar la informacin necesaria para asistir a las audiencias pblicas y consejos comunales que organice el Gobierno Nacional y participar en las sesiones correspondientes cuando sea requerido, a fin de rendir cuentas a la ciudadana sobre la gestin de los ejecutores de los recursos de regalas y compensaciones. Para ello deber: Preparar la informacin necesaria para asistir a los comits de seguimiento del programa de auditores visibles que programe el Departamento Nacional de Planeacin y el Programa Presidencial de modernizacin, eficiencia, transparencia y Lucha Contra la Corrupcin (PPLCC) y, participar en las sesiones correspondientes. Preparar y diligenciar las fichas tcnicas correspondientes a los proyectos y/o contratos seleccionados, informacin que debe ser permanentemente actualizada y reportada mensualmente al DNP en el formato establecido. Acompaar al Departamento Nacional de Planeacin o a las personas designadas por el DNP y el PPLCC, en las visitas que realice a los proyectos requeridos por el Programa Presidencial de modernizacin, eficiencia, transparencia y Lucha Contra la Corrupcin. Disponer de informacin actualizada de las entidades territoriales beneficiarias sobre las cuales hace seguimiento, para lo cual debe presentar un resumen ejecutivo que permita tener un diagnstico general de la situacin de la entidad identificando las formas de contratacin utilizadas por la misma.
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Diagrama 29. Diagrama de Flujo Labores de Interventora en el marco del PPLCC

5.6 Irregularidades
El interventor administrativo y financiero debe Informar al Departamento Nacional de Planeacin de las presuntas irregularidades en que pudieren haber incurrido las entidades beneficiarias de regalas y compensaciones con ocasin de la ejecucin de las mismas. Las presuntas irregularidades debern ponerse en conocimiento del DNP, dentro de los 15 das siguientes a la fecha en que el contratista tuvo conocimiento de ellas, de acuerdo con los soportes de irregularidades requeridos por el DNP (Ver Anexo 17).
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5.7 Otras
Atender oportunamente los requerimientos y solicitudes formulados por el PNUD o por el DNP en los trminos y condiciones previstos por ste. Especialmente deber suministrar la informacin o anlisis requerido por el DNP relacionado con solicitudes de las entidades de control y vigilancia (CGR y PGN), Fiscala General de la Nacin, as como las peticiones efectuadas por entidades pblicas o privadas, personas naturales o jurdicas, dentro de los plazos establecidos. Llevar una bitcora fsica o electrnica, inmodificable, cuyas hojas estn numeradas de manera consecutiva donde se registren de manera detallada, por cada una de las sedes del contratista, todas las actividades adelantadas a diario por el personal a su servicio en desarrollo de las labores de interventora, as como el hallazgo de las irregularidades en que incurran las entidades beneficiarias, directamente o a travs de sus ejecutores y, que ameriten acciones correctivas. El interventor administrativo y financiero deber mantener permanente contacto con funcionarios de las entidades ejecutoras mediante reuniones, conferencias telefnicas, fax, correo electrnico y correspondencia ordinaria con el objeto recibir informacin actualizada de la programacin y ejecucin de los proyectos y comunicar instrucciones que mejoren y agilicen su ejecucin. La interventora responder ante el contratante por la veracidad de la informacin recogida. El Representante Legal, el Director y/o funcionarios responsables de la interventora administrativa y financiera, debern asistir a todas las reuniones que sean necesarias, tales como la presentacin y aclaracin de informes; la sustentacin de las presuntas irregularidades presentadas; las propias para garantizar una adecuada administracin del contrato; revisin de la programacin y cumplimiento de obligaciones de la interventora administrativa y financiera; para recibir instrucciones sobre la adopcin o modificacin de procedimientos, de normatividad, o de los informes de interventora administrativa y financiera. El interventor administrativo y financiero deber informar al Supervisor del DNP las entidades territoriales atendidas por cada una de las sedes territoriales con la que cuenta el interventor en cumplimiento de los Trminos de Referencia y el Plan de Calidad. El interventor administrativo y financiero deber entregar todos los soportes requeridos por el Supervisor en cumplimiento de las visitas de control realizadas por el mismo. Deber firmar las actas de seguimiento que en cumplimiento de su labor el supervisor realizar en las visitas realizadas a las sedes. El incumplimiento de alguna de las actividades, el cumplimiento tardo de alguna de las actividades u obligaciones contractuales o la mala calidad, darn lugar a llamados de atencin e imposicin de multas, que pueden terminar en la rescisin del contrato con la firma de interventora.

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Anexos
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. FORMATOS PARA LA PRENTACIN DE INFORMES IAF CARTILLAS DE REGALAS NORMATIVIDAD DE REGALAS CONCEPTOS SOBRE USO, CUENTAS, CORPORACIONES, Y OTROS FORMATOS FSCV-01 A FSCV-10 GUAS METODOLGICAS MANEJO DE CUENTA NICA Y MATERIALES DE CONSTRUCCIN INSTRUCTIVO DE VISITAS A PROYECTOS DOCUMENTOS METODOLOGA GENERAL AJUSTADA BPIN GUIA INDICATIVA DE USO Y DISTRIBUCIN DE LOS RECURSOS DE REGALAS Y COMPENSACIONES GUIAS METODOLGICAS PARA EL ANLISIS DE USO LISTA DE CHEQUEO PARA RECOLECCIN DE INFORMACIN EN CAMPO Y SEGUIMIENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DE PROYECTOS, CONTRATOS, GASTOS Y OTRAS INVERSIONES 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. INSTRUCTIVO DE SEGUIMIENTO A LA CONTRATACIN LEY 80 DE 1993 INSTRUCTIVO DE SEGUIMIENTO A LA CONTRATACIN LEY 1150 DE 2007 SISTEMA DE CLASIFICACIN DE PROYECTOS DNP-PNUD METODOLOGAS DE EVALUACIN SOCIOECONMICA SEGUIMIENTO A PLANES DE DESEMPEO Y ANLISIS DE USO TIPOLOGAS Y SOPORTES DE IRREGULARIDADES LITERATURA SOBRE PLAN DE DESARROLLO PRESUPUESTO Y CONTRATACIN VARIABLES SELAR Y FUENTES DE INFORMACIN GENERALIDADES Y CONCEPTOS SOBRE PRESUPUESTO DOCUMENTOS Y NORMAS SOBRE MANEJO DE EXCEDENTES DE LIQUIDEZ FORMATOS PPLCC FORMATO PROGRAMACIN IAF MANUAL INFOPROJECT PRESENTACINES MANUAL IAF

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