PROGRAM KERJA SISTEM UTILITAS TAHUN 2019 RUMAH SAKIT SILOAM JEMBER JI. Gajah Mada No. 104 Kota Jember 68131 Jawa Timur Telp (0331) 2861900 Fax. (0331) 2861911DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN.. BAB I LATAR BELAKANG........ BAB II TUJUAN UMUM DAN TUJUAN KHUSUS. 3.1 Tujuan Umum 3.2 Tujuan Khusus 3.3. Kondisi Tahun Sebelumnya dan Fokus Area Tabun Ini. BAB IV KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN..... BAB V CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN... 5.1 Penanggung Jawab Kegiatan.. 5.2 Inventarisasi Alat dan Sistem Kunci. wYU Nha bbe bd 5.3 Perawatan rutin... 5.4 — Kontrak Servis.. 5.5 Pengecekan Air Bersih, Air Minum dan Air Limba. 5.6 Training & Edukasi 5.7 Evaluasi dan Perencanaan Akhir Tabun.... BAB VI SASARAN.... BAB VI JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN .... BAB VII EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORANNYA .. BAB IX PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN. 9.1 Peningkatan Sumber Daya Manusia.... 9.2 Peralatan Non Medis. 93° Mutu.. 9.4 Keselamatan Ker}BABI PENDAHULUAN Sesuai dengan visi dan misi Rumah Sakit Siloam Jember untuk memberiken layanan kesehatan yang setara dengan standar internasional, menjangkau seluruh lapisan masyarekat, dan menyebar ke seluruh wilayah Indonesia dan tetap dilandasi dengan iman dan kepereayaan kepada Tuhan Yang Maha Esa, tantangan rumah sakit di dalam sistem utilitas akan semakin berat dan perlu dibuatkan suatu program kerja dalam manajemen sistem utilitas ini. Salah sata tantangan dalam pengelolaan rumah sekit menghadapi sistem akreditasi yang bara adalah masalah keselamatan pasien, Gerakan keselamatan pasien menjadi urat nadi sistem akreditasi rumah sakit, Selain keselamatan pasien, kewaspadaen terhadap sistem utilitas adalah bagian dari sistem akreditasi dan berkaitan langsung dengan air bersih maupun air minum, listrik, limbah, ventilasi, gas medis dan sistem kunci lainnya. Dalam menyusun program kerja sistem utilitas seluruh unit kerja diminta membuat perencanaan apa yang akan dilakukan untuk mendukung program pasien safety. Setelah Perencanaan unit dari hasil pemeriksaan, identifikasi dan penanganannya terkumpulken, dokumen bisa selanjutnya disusun, Penyusunan dokumen diikuti dengan rapat dan diskusi untuk menghasilkan kesepakatan bersama, Dengan dilandasi atas kesadaran betapa besamya fungsi dan peran pentingnya sistem utilitas dalam sebuah rumah sakit dalam mewujudkan visi dan misinya, maka Departemen Manajemen Fasilitas dan Keselamatan perlu menyusun suatu Program kerja manajemen sistem utilitas, dimana di dalamannya terdapat rencana kerja, rencana anggaran, dan beberapa kegiatan secara inci dan terstuktur agar dalam pelaksanaannya lebih terarah dan terpadu dalam mencapai ‘tujuan jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang yang telah ditetapkan oleh direksi.BABIL LATAR BELAKANG Dalam rangka pembangunan kesehatan Indonesia, Undang—undang No. 23 tahun 1992 tentang Kesehatan dan peraturan Pemerintah No. 72 tahun 1998 tentang Pengamanan Sediaan Farmasi dan Alat Kesehatan, ditetapkan dengan tujuen untuk melindungi pemberi dan penerima jasa Pelayenan Kesehatan, yang diantaranya memerlukan tersedianya alat Kesehatan yang berkualitas, yaitu alat Kesehatan yang terjamin ketelitiannya, ketepatan dan keamanan penggunaannya. Undang-undang tersebut selanjutnya menjadi dasar kebjjakan Menteri Kesehatan yang tertuang dalam Peraturan Menteri Kesehatan No. 1204 Tahun 2004 tentang Persyaratan Kesehatan Lingkungan Rumah Sakit, Permenkes tersebut mewajibkan pemimpin rumah sakit untuk mengelola kesehatan lingkungan rumah sakit sesuai persyaratan Kesehatan untuk menghindari risiko dan gangguan kesehatan. ‘Untuk mencapai tujuan ini dan agar fasilitas Rumah Sakit mampu memberikan pelayanan yang bertumpu pada Patient Safety, diperlukan sebuah Program Kerja Sistem Utilitas yang bisa menjadi pedoman dan panduan dalam pelaksanaan kerja oleh seluruh staf dan pimpinan di Rumah Sakit Siloam Jember_jdan unit kerja yang terkait. Dalam pelaksanaan apabila terjadi hal-hal diluar perhitungen dan pertimbangen awal, perlu dilakukan penyesuaian dengan situasi den kondisi yang terjadi.: Program kerja sistem utilitas perlu memastikan air bersih dan listtik tersedia 24 jam, 7 hari melalui sumber umum maupun cadangan, Kedua sumber daya ini sangat diperlukan untuk pelayanan pasien dasar dan perlu dipertahankan dan dirawat dimana ini diatur dalam sistem pemipaan air dan sistem kelistrikan. Kegagalan pasokan atau fungsi dalam sistem ini perlu diatur tindak lanjutnya den mengacu pada kebijakan terkait mengenai rencana cadangan (contingency plan). Selain sistem pemipaan air dan sistem kelistriken, program ini juga mencakup sistem tata udara, sistem proteksi kebakaran, sistem elektronik, sistem transportasi vertikal, dan sistem kunci Iainnya dimana semua sistem ini secara teratur di periksa dan dicatat dan ditingkatkan bila perlu, Pasca penyusunan program kerja sistem utilitas, selanjutnya disusun rencana kerja untuk dilalcakan secara berkala baik itu bulanan maupun tahunan,31 3.2, 33 BABIN TUJUAN UMUM DAN TUJUAN KHUSUS Tujuan Umum Program kerja ini disusun dengan tujuan agar semua sistem utilitas di Rumah Sakit Siloam Jember dapat teridentifikasi, dijaga dan terpelihara dengan baik agar fasilitas rumah sakit aman dipakai oleh semua penghuni Rumah Sakit dalam melayani pasien. Tujuan Khusus Program kerja ini sebagai acuan pelaksanaan tugas seluruh tenaga maintenance dan pimpinan dilingkungan Rumah Sakit Siloam Jember secara khusus antara lain bertujuan supaya : ‘Tersedia air bersih dan listrik 24 jam dan 7 hari untuk pelayanan Terlaksananya penanganan sistem utilitas secara teratur dan tercatat, termasul identifikasi risiko terbesar dari setiap sistem terhadap penghuni rumah sakit Penanganan identifikasi masalah pada sistem utilitas sesuai dengan SOP, Panduan, Pedoman, Buku Manual, dan Perizinan yang berlaku Sistem utilites termonitor rutin agar selalu berjalan dan berfungsi dengan baik untuk pelayanan. Penanganan yang cepat dan tepat pada sistem utilitas yang mengelami kerusakan dimana segera dilanjutkan analisa, evaluasi dan tindak lanjut Terdapat rencana peningkatan sistem dan pengadaan baru berdasarkan hesil pengecekan dan analisa Kondisi Tahun Sebelumnya dan Fokus Area Tahun Ini Mengingat pengalaman-pengalaman tahun lalu, membuat kami lebih memepersiapkan diri kami dalam memperbaiki dan melengkapi Sistem Utilitas dan. menjalankan preventive dengan lebih baik dan lebih terarah selain itu pelayanan yang cepat dan juga keamanan dan kenyamanan pasien, pengunjung, staff dan lingkungan. Tujuan pada komitmen kami yaitu untuk tetap menjaga agar semua sistem utilitas di Rumah Sakit Siloam Jember dapat teridentifikasi, dijaga dan terpelihara dengan baikBABIV KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN Porat Ded roa fea KRS-SHG-FM-O01 1 | inventarisasi alat Mendata peralatan keseluruhan termasuk pemasangan dan sistem kunci alat baru maupun pinjaman ‘SPO-SHG-FM-101 s/d__| Tdentifikasi sistem kunci dalam rumah sakit 108 - _ Termasuk didalamnya sistem elektrikal untuk listrik SPO-SHG-FM-201 s/d 24/7 dan sistem pemipaan air untuk ketersediaan 202 air 24/7, dan SPO-SHG-FM-003 ~ _ identifikasi area risiko tinggi dalam kegagalan air maupun listrik Il | Perawatan rutin | SPO-SHG-FiM-001 Membuat jadwal PPM ( bulanan, triwulan, semester, dan kalibrasi SPO-SHG-FM-002 tahunan) untuk semua peralatan medis dan non-medis serta sistem kunci Pengecekan rutinitas (check list) termasuk yang dilakukan pihak ketiga / vendor Melakukan perbaikan untuk perlatan yang rusak dan/atau dikeluhkan oleh penghuni gedung Melakukan evaluasi daripada perbaikan dan mengajukan perkembangen atau penggantian bila perlu Melakukan uj fungsi untuk peralatan baru Melakukan kalibrasi untuk peralatan dan kalibrator i] Kontrak Servis | SPO-SHG-FIV-001 Identifikasi utilitas yang akan diberikan kepada pihak ketiga, (outsource) dengan atau tanpa spare-part Melakukan kontrak servis dengan pihak ketiga ‘Analisa dan evaluasi kinerja pihak ketiga Perpanjangan kontrak servis bila diperlukan W | Pengecekan Air | SPO-SHG-FIV-102 Melakuken pengecekan air rutin sesuai ketentuan yang SPO-SHG-FM-202 berlaku, termasuk air RO untuk departemen Hemodialisa V_| Perizinan ‘SPO-SHG-FV-00-001_ | Mendata utilitas yang wali memilikiizin ‘Mengurus izin baru mauoun perpanjangan Vi | Training & SPO-SHG-FM-005 Review Program Training education tahun sebelumnya dan Edukasi update data training dengan departemen TA Review modul dan fasilitator untuk training internal Melakukan training internal maintenance Melaksanakan training alat baru Melakukan training eksternal Vil | Evaluasidan | KRS-SHG-FM-001 ‘Analisa dan evaluasi laporan dan kinerje bulanan di tahun Perencanaan berjaian Akhir Tahun SPO-SHG-FM-00-002 | Peninjauan budget tahun berjelan dan perencanaan budget tahun berikutaya KRS-SHG-FM-001 Pembuatan progam tahun depan5.1 52 BABV CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN Penanggung Jawab Kegiatan ‘Untuk melaksanakan kegiatan dalam program penanganan bahan berbahaya dan beracun, harus ditunjuk seorang penanggung jawab kegiatan oleh Direktur Rumah Sakit Siloam Jember dengan menggunakan Surat Keputusan yang berisi dengan ruang Jingkup dan kewenangen yang jelas. Inventarisasi Alat dan Sistem Kunci Kegiatan dimulai dengan pengelompokan sistem yang ada berdasarkan KRS- 003A/SHJR-HA/I/2017 dan PP-JRFM-205. Identifikasi dari peralatan dalam sistem dilakukan dan dibuatkan kartu alat untuk setiap alat di dalam sistem tersebut. Perlu dipastikan sistem utama maupun alternatif dapat menjamin ketersediaan air 24/7 dan listrik 24/7. Mengacu pada PP-JRFM-004, dilakuken simulasi contingency plan dan juga penendaan area prioritas (area berisiko tinggi) pada kontrol dari sistem utilitas, untuk membentw penutupan secara sebagian atau menyeluruh saat darurat. ‘Area prioritas pada rumah sakit antara lain : Emergency Operating Theatre Intensive Care Unit Radiologi Hemodialisys UnitDenah Area Prioritas Emergency dan Radiologi a Dena Area Prioritas Operating Theatre dan Intensive Care UnitDenah Area Prioritas Hemodialisys ‘ Mt dt |i 3 fu 7 yy) | sh ti 74 : hi re ee - it Hf } ; ETT Ww Ta ; a wee Lo i | iS : | ! ee Ce Alat prioritas pada rumah sakit antara lain: + UPS + Penerangan Umum * Sistem Gas Medis + Sistem Tata Udara untuk OT © Pompa Transfer * Chiller * Genset + Pneumatic (Aerocom) 5.3 Perawatan rutin Setelah kegiatan inventarisasi sistem dan peralatan pada kegiatan 5.2 diatas, ditentukan jadwal PPM (Planned Preventive Maintenance) untuk setiap peralatan yang diidentifikasi. Periode deripada perawatan ini ditentukan berdasarkan: Rekomendasi pabrikan = Tingkat risiko - Pengalaman rumah sakit sebelumnya54 55 5.6 Penjadwalan juga perlu dibuat untuk alat yang dilakukan pihak ketiga sebagai bentuic monitoring oleh bagien Engineering. Perbaikan elat perl segera dilakukan atau dijadwalkan terhadep kerusakan yang dikeluhian oleh pemakai alat atau penghuni gedung. Sctiap kerusakan perlu dibuat evaluasi daripada penyebab kerusakan dan juga tindakan Pencegahan berikutnya agar tidak terulang kembali, Bila perlu bisa diajukan pengeantian Spare part atau alat maupun pelatihan ulang daripada teknisi maupun pengguna alat. Kontrak Servis Melakukan identifikasi daripada kegiatan yang sudah dijadwalkan pada 5,3 diatas, dan ‘menentukan alat atau kegiatan yang akan dilimpahkan kepada pihak ketiga dengan alasan keterbatasan tenaga / keterbatasan kemampuan maupun sebagai efisiensi. Pelimpahan tanggung jawab bisa termasuk dengan consumables dan/atau spare pert, Kerjasama dengan pihak ketiga di susun dalam bentuk kontrak servis dengan format yang Gitentukan atau di review oleh bagian Legal Rumah Sakit, Perlu juga melibatkan begian Purchasing maupun Finance dalam finalisasi kontrak ini. Secare periodik maupun pade saat perpanjangan, dilakukan analisis dan evaluasi kinetja pihak ketiga. Bila perlu dilakuken pemanggilan Manajemen pihak ketiga bila terjadi ‘penurunan kinerja, Perpanjangan kontrak servis dilaksanakan sebelum masa laku kontrak berakhir Pengecekan Air Bersih, Air Minum dan Air Limbah Mendeta titik-titik air yang perlu dilekukan pengetesan secara berkala. Melakukan Pengetesan baku muta air bersi, air minum maupun air limbah dengan mengace pada standar atau perundangan yang berlaku, dan menggunakan laboratorium yang diakui. Melakukan pertemuan bersama departemen terkait dan Infection Control maupun Quality & Risk bila ditemukan baku mutu yang diluar batas dan membahas tindak lanjut yang diperlukan, Training & Edukasi Training dan edukasi dikoordinasikan dengan Departemen Sumber Daya Manusia agar tercatat dalam pelatihan masing-masing karyawan. 105.7 Dalam pelatihan ini harus dipestikan terdapat pelatihan untuk setiap alat medis maupun non-medis yang baru maupun yang lama Pelatihan dan edukasi dikelompokkan menjadi dua: Eksternal (pelatihan oleh pibak ketiga seperti vendor alat atau institusi) Internal (pelatihan oleh staf rumah sakit) Dalam setiap kegiatan perlu ditentukan hal-hal berikut: ~ Jadwal dan lokasi Pelatih, bisa internal maupun eksternal Materi Absensi Pertanyaan/ujian Sertifikat, bisa oleh internal ataupun eksternal Evaluasi dan Perencanaan Akhir Tahun Di pertengahan bulan Desember melakukan pengumpulkan hasil data laporan bulanan dan melakuken trending atau pembuatan pola dari kinerja maupun evaluasi yang ada. Melakukan analisa dati pola yang terlihat untuk menentukan revisi yang diperlukan terhadap program tahun berjalan. Membuat program untuk tahun berikutnya berdasarkan analisa dan evaluasi tahunan ini. Mengajukan program lengkap dengan anggaran terkait kepada direksi untuk disetujui. atBAB VI SASARAN Untuk mencapai tujuan umum dan tujuan khusus, perlu dibuatkan target spesifike dan terukur daripada program kerja sistem utilitas ini, terditi dari : * 24/7 air dan listrik tersedia dengan sumber Utama maupun cadangan * 100% pengecekan air dilakuken sesuai jadwal * 75% pencapaian untuk pelaksanaan jadwal rutin peralatan non-medis * 60% penutupan masala perbaikan dalam waktu 2 minggu atau kurang * 60% respon tindaklanjut atas laporan kerusaken peralatan non-medis + Mengurangi keluhan fasilitas umum dari rawat inap dari sebelumnya 25 keluban/bulan menjadi +15 keluhan/bulan Pencapaian ssaran ini periu dipantau setiap bulan dan dilaporkan ke dalam pelaporan bulanan ‘tethadap direksi dan ditembuskan kepada bagian Quality and Risk (OR), K3 maupun Infection Control. 12ePepepe pe leere pe efe(ets (eee fe fele Pee rerel rele elle de EPPLe]e[ ef fen eee Led Sar ion | BO BS Ye Br wr | PR ¥ pen | er | er Gait 6107 ALL wy wry UBEreyyoMg efray EMOTO NVLVISS NVVNVSUIV Idd TVMAVE A avaot CH TmeT TT SeERET| EFT RE| Da Teens PRL DARA aaa) TAD Prefer Fleten [Fle BEE GEE eee eee eee =a ON 7 a | Bw eR | er | oF a 6107 HL IMETN eLY TeLENMIg uly BUNNY‘avinog| 1 FInd] ‘oT TIN] et vTADg| wi rinDa| i7TAdg| oF vIn VInDg| enoG| wo FTADA| OF FTA TD] PM HES OY | TEM MESSY PHA MASOV 1 Tie ASO TTT RT ER Br TTT eR oF Time ay] rv ae Trey TESTE Se vfelelrfefetete tr le leper dele fetepereledr | lelede |r lelele(rlelel [rleleie|rpeqeiryeleleie|reqe]e a bx | 80 8 i orf ew | se [omen | wx | ver wey a 6107 FLL MW Wy TeBIETOWI vlrey eMEOTOY,ot elefeyefefefeys eye ferro ls (ere fF Fey rye fey epryele]t pre rele lela) [Pl elete [lela] i Flelett a bx | PO s = myo | eA |» mA | ea | er cat 6107 HLL MUS TY UeELENTOMEY vftey EMBIMIYa ePeeeD eaO | Tati amON ed Toa jonny org CATE rlefeleeleleye efetele ele let leper lrlelere[r(elen(rfelele ele] epr[plelelt Peel Plelele unr | BA ¥ Lew | a | =x =a | HO. wa ne 6107 HL ANPP Iery Wevseppemegd efiay cuvomIy8 GSD ON Ta] HPPA) CON La RD TON EaNT] DION EAT] wqraT| ‘TRsmD| TRAD] TR | San SURE Ta sem] TBH Eas eamN| Sue ee Trae Teal g ee SH a] TIVO HUAN] elevele tele le( [e[etele ele lets ele fede eee (rleleq eleleri ple (eleteleletifelelele (rls lele 2a | HO. s Vv unr | PW v pew | er | er Ne 6107 HL MMA IY ueereMoMIg elroy eUVIMOBAB VIII EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORANNYA Untuk semua pelaksanaan program Kerja dan pengeluaran anggaran dilaporkan rutin setiap bulannya. Laporan ini dibuat oleh Supervisor Engineering, ditujukan kepada Kepala Manajemen Fasilitas dan Keselamatan untuk ditandatangeni dan selanjutnya diteruskan kepada Direktur untuk diketahui. Di dalam Japoran akan disebutkan pencapaian daripada program yang sudah dijadwalkan, program yang belum tercapai berikut penjelasan, program lain yang tidak terjadwalkan tapi dilaksanaken, kejedian tak terduga termasuk kegagalan sistem dan analisanya, hesil pemantauan, dan ditutup dengan evaluasi daripada kinerja bulan tersebut. Rekomendasi untuk perubehan pada program diajukan bila diperlukan. Di akhir tahun dibuat laporan dan evaluasi tahunan dengan mempertimbangkan evaluasi bulanan yang sempat dibuat sebelumnya, Eveluasi tahunan juga memperhitungkan data pemantauan pengembangan kuslitas (fokus area tahun ini) dan ditutup dengan rekomendasi perubahan pada program maupun pelatihan. Laporan dan evaluasi tahunan ini dibuat oleh Kepala Manajemen Fasiltas dan Keselamatan untuk pembuatan program kerja tahun berikutnya, dan diteruskan ke Direktur. Program kerja tahun berikutnya diajukan kepada DireXtur untuk disetujui. 19BABIX PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN 9.1 Peningkatan Sumber Daya Manusia a, Pencatatan training internal dan training eksternal dilakukan pada buku portfolio setiap staf, Hi Pelaporan dilaksanakan setiap 6 bulan sekali kepada Kepala Manajemen Fasilitas dan Keselamatan Evaluasi kegiatan dilakukan dengan mereview capaian training yang telah di tempuh 9.2 Peralatan Non Medis a 9.3 Mutu Pembuatan inventaris alat non medis dilakukan pada awal tahun yang kemudian dibuatlah jadwal guna dilakukan checklist / perawatan alat non medis tersebut, berdasarkan ruangan. Pencatatan laporan alat dan perawatan dilaporkan setiap bulannya dibuatkan pelaporan setiap 3 bulanya. Pencatatan Pemenuhan kebutuhan barang rutin terdokumentasi dalam formulit permintaan barang dan Formulir pengeluaran barang Pelaporan dilakukan setiap bulan kepada Kepala Manajemen Fasilites dan Keselamatan Evaluasi kegiatan dilakukan 3 bulan sekali dengan cara membandingkan hasil capai dengan target yang telah ditentukan, 9.4 Keselamatan Kerja a Unit melaporkan incident yang berhubungan dengen keselamatan kerja dengan melalui Q pulse Laporan tabunan incident yang berhubumgan dengan keselamatan pasien 20Jember, 15 Januari 2019 Dibuat oleh, Kukuh Susilo Prasojo Teknisi FMS Disetujui oleh, dr. Marganda D. Direktur RS Diketahui oleh, ‘Tugas Beddy Sulistyo Head of Department FM 20