Capitulo Evaluacion integral Conceptos basicos de la evaluacion integral Para comprender eémo aplicar la metodologia y el aleance de la evaluacién in: tegral, es necesario entender la diferencia existence entre las tres auditorias tra- dicionales: la financiers, la operacional y la administeativa. La auditoria financiera comprende la evaluacién de las operaciones, trans- acciones y registros financieros, con objeto de determinar la situacién finan- cieta de un organism y verificar sila informacién que se produce es confi ble, oportuna y titi Por lo general los informes que resultan de esta audivorfa son relativamente uniformes porque ticnen la misma meta, que ¢s la expresibn de un dictamen sobre estados financieros Los términos audicorfa operacional y audioria administrativa con frecuen- cia se usan como sindnimas, sin embargo, cuando se estudia el alcance que normalmente se asigna a la auditoria operacional resulta evideate la diferencia, La diterencia radica en el entoque, pues como su nombre fo indica, en 1a auditoria operacional se adopta un enfoque horizontal en el seguimiento de la operacién evaluada de origen y en su flujo a lo largo de los diversos érga- nos de la empresa. Por otra parte, en la audicoria administrativa se adopta un enfoque vertical que puede ser de tipo inductivo (por ejemplo, andlisis de sistemas y procedi- mientos para jugar politicas y logro de objetives) 0 de tipo deductivo (por ejemplo, evaluacién del proceso administrativo en el nivel directivo para des- cender enseguida hasta los niveles funcionales con el fin de verifiear la cone gruencia de lo particular a lo general) La auditorfa adminiscrativa comprende el estudio de la organizacién gene- ral de la empresa, el entorno en que opera, sus objetivos econémicos y socia- les, laadministracién del personal y los recursos, sus métodos de operaci6n y con- trol, asf como la calidad y cantidad de informacidn para la roma de decisiones. La evaluacidn integral no es ninguna de estas auditorfas ni la suma de ellas, pues cubre una gama mds amplia de objetivos y metas, y en consecuencia, su forma y contenido son més variados. La evaluacién integral es una metodologfa por medio de la cual se estu- dian, analizan y evaliian las fuereas, debilidades, amenazas y oportunidades de 12 & EVALUACION INTEGRA las empresas sirve como instrumento por medio del cual se analiza y evalia el entomo de un organism, su base legal, organizacién, estructura, politicas, planes, programas, sistemas, procesos y controles; ademis, proporciona reco- mendaciones para implantar procesos de mejora continua y modelos de calidad. Es una herramienta que permite evaluar de una manera integral o parcial, las {reas y los procesos de las empresas, con un crterio sistemético y cientifico y un enfoque constructivo, que permite su empleo como un instrumento de vi- gilancia y de promociéa y apoyo, para coadyuvar a elevar los niveles de efec- ividad, productividad y desempeiio, asi como a detectar oportunidades de mejora continua de las empresas. La calidad de una evaluacién integral depende en gran medida de las nor- ras que le sirven de marco de referencia, por ello, asociarla a normas interna- cionales de calidad sustentadas y aceptadas por principios de probada eficacia, es una garantia de que los resultados son producto de un compromiso de cali- dad por parte de todos los niveles jerérquicos de una empresa. La calidad de una evaluacidn integral esti basada en la solidez y puntuali- dad con la que se proporcione. Debe apegarse a normas acepradas y tener un marco de actuacién clara- mente definido para dar certeza de que su aplicacién y resultados no obede- cen a situaciones coynnturales 0 criterios preferenciales. Los beneficios se pueden identificar en forma especifica en aquellas Areas 0 procesos del organismo que presentan niveles eriticos y que afectan directa. mente la consecucién de los objerivos generales de la empresa o la implanca- cin de modelos de calidad. La forma de ejecurar una evaluacién integral varia, pues depende de dén- de ya quién se vaya a aplicar; la gama tan grande de empresas publicas y pri- vadas, proyectos, temas 0 dteas, requiere en efecto una adapracién especial de la metodologia. Esta metodologia puede ser aplicada por consultores externos, por los direc- tivos y/o por las dreas de auditoria o evaluacién interna de cualquier empresa. Los auditores, contralores internos, comisarios y los miembros del consejo de administracién, deberdn ser pieza fundamental en el éxito de la evaluacién. La patticipacién de los directives de la empresa durante el proceso es in- dispensable, ya que son los que conocen la empresa. En la ejecucisn de la evaluacién integral ¢s necesaria la participacién de un grupo multidisciplinario de expertos, pues por su propio cardcter, requiere que diferentes especialiscas emitan su opinidn respecto a la problemiética ge- neral y especifica del organismo, asi como sobre las posibles alternacivas de ae- cién y soluciones. Esta participacién se da mediante asesoria a los responsables de la direc- cidn, y con ella el grupo de evaluacién fundamenta las recomendaciones, con(CARACTERISTICAS DE LA EVALUACION INTEGRAL # 9 base en las evidencias de los hallazgos encontrados por estos expertos median- te revisiones especificas de los ciclos de tasiciones o de las diversas drcas. Se destaca invariablemente la importancia de la implantacién de las medi- das preventivas y correctivas. La aplicacién periddica de la evaluacién integral y el seguimiento para ve- rificar el cumplimiento de las recomendaciones formuladas establecen ciclos de revisién permanente que tienen como consecuencia que las evaluaciones subsecuentes sean cada vez més especificas y se realicen en menos tiempo. La metodologia de evaluaci6n integral se puede aplicar en todo tipo de em- presas independientemente de su tamano, ya que tiene la ventaja de ser total- mente flexible y adaprarse a las necesidades de cada rama de actividad y a ca- da empresa. Esta metodologfa es aplicable ¢ empresas del sector privado y piiblico, co- mo las entidades paraestatales, gobiernos de los estados, municipios y delega- ciones, organismos, comisiones y mecanismos especiales. Caracteristicas de la evaluaci6on integral El campo de accién de la evaluacién integral es muy amplio y depende de pa- ra qué y en dénde se aplique. 16 caracteristicas basicas de la evaluacién integral 1. Es una metodologfa que tiene un enfoque constructivo, que le permite no s6lo ser un instrumento de vigilancia, sino también de promocién y apo- yo para coadyuvar a elevar los niveles de efectividad y productividad de los organismos y empresas. 2, Se puede instrumentar en todo tipo de organismo o empresa y en cual- quier ramo. 3, Se enfoca a la deteccidn de hallazgos y situaciones relevantes que limiten el desarrollo de la empresa en su conjunto o el de alguna drea specifica 4, Es una funcién revisora de mayor amplitud que la auditorfa administrati- va, con nuevos enfoques cualitativos y cuantitativos, 5. Participa un grupo multidisciplinario de profesionales expertos 6. Es una revisidn general de todas las Areas, los procesos y sus interrelacio- nes, la cual permite rener tina vsién clara simple y precisa del organismo, con el propésito de detectar las dreas criticas o reas problema. 7, Permite elaborar diagndsticos y recomendaciones sustentadas en evalua- ciones sistematizadas y con una metodologia 8, La metodologia emite recomendaciones bajo todas las circunstancias, a excepcidn de cuando la empresa se encuentra en la mejor préctica consi- derada en el ramo.4 & EVAIUACION INTEGRAL 9. Se emiten opiniones en circunstancias en las que se hayan aceptado nor- mas de rendimiento generales. 10. Sirve como un mecanismo de aprendizaje en el que los directivos de la empresa asimilan las experiencias y las utilizan para entrar en procesos de mejora continua y hace a la empresa constantemente mds competitiva. Permite conocer qué hay que producir para proteger los intereses perso- nales y sociales del personal de la empresa, el gobierno y la comunidad, 12, Detecta las necesidades del ptiblico consumidor para proporcionar bienes y servicios en las mejores condiciones. 13, Permite verificar si se cumple con los intereses econdmicos de los inver- sionistas, de sus acreedores y de su. personal, 14, Detecta las necesidades y ventajas de la tecnologfa en todas aquellas areas que lo justifiquen. 15. Es un instrumento clave para implantar procesos de mejora continua y modelos de calidad. 16. Permite establecer un plan de accidn o implantar un modelo de calidad sobre la realidad que vive la empresa, con base en el diagnéstico general y conocimiento de las fortalezas, oportunidades, debilidades y riesgos de una empresa puiblica o privada. Objetivos generales > Evaluar el grado y forma en que una empresa, piblica o privada, cumple con la misién, visién, objetivos, politica, estrategias, sistemas, procesos, procedimientos, conttoles, normatividad, proyectos y programas. Conocer las fortalezas, oportunidades, debilidades y viesgos de la adminis- tracién y operacién de todas las dreas que lo requieran. » Conocer silos programas y recursos técnicos, materiales y Financieros son administrados con eficiencia,eficaca y economia. > Verificarsi son acatadas las disposiciones legales teglamentarias aplicables. © Verificar sila obligacién de rendir cuentas es razonablemente cumplida. Verficar la transparencia en la aplicacién de los recursos y la rendicién de cuentas > Evaluar la suficiencia y efectvidad de los sistemas de informactén, lidersz- go, contiol interno administrativo, financiero y operacional, Evaluar el sistema de informacién gerencial pars la toma de decisiones. > Bvaluar la calidad de la adminiseracién y operacién en su conjunto, >» Obtener un diagnéstico integral de la empresa ylo sus éreas y procesos © Tener informacidn suficiente, veraz y oporcuna para implancar un modelo de calidad. > Elevar los niveles de efectividad y calidad de la empresa u organismo,ALCANCE DE UA EVALUACION INTEGRAL # 5 Alcance de la evaluaci6n tegral Bl aleance de la evaluacidn es la definicién de las areas o procesos espectiicos gue se van a evaluar y de los estudios, técnicas y criterios de medicién que se- rén usados durante la revisién de una empresa u organismo piiblico © priva- do en cualquier sector de actividad 0 ramo especifico, Estaré en funcién de la naturaleza, magnitud y complejidad de cada em- presa en particular, La profundidad y precisién de la evaluacidn se debe definir a partir de la problematica particular de cada caso. Puede abarcar una parte o la cotalidad de las dreas © procesos de cualquier organismo 0 empresa La revisién se puede hacer en un dreao un grupo de dreas, en una direc- n 0 un conjunto de ellas, o en el organismo en su totalidad, conforme a las necesidades particulares. Altérmino de la evaluacién, se deberda obtener recomendaciones y suge- rencias congruentes con las necesidades y posibilidades del organismo, de tal forma que se implanten métodos y sistemas que mejoren su administracién y operacién en general, Es importante establecer el alcance con objetividad, para poder elaborar un trabajo significativo, que pueda terminarse en un periodo determinado, El tiempo de realizacién de una evaluacién integral variard segiin la exten- sién y profundidad de los trabajos que se realicen, Hay evaluaciones que duran meses y otras que duran afios, No es lo mis- mo revisir una empresa grande o una parte de ésa, que evaluar una pequefia © mediana empresa. Alcance6 © EVAUACION INTEGRAL Cuando se determina ef alcance del estudio de una evaluacién incegeal, se debers tomar en cuenta los siguientes Factores de la empresa evalusda: Rama de actividad. Fundamentos legales. El estado del entorno. El drea geogrifica que abarca. Existencia de misién, visidn, objetivos, metas, programas, sistemas, manua- les de organizacién y procedimientos y controles. La complejidad estructural y funcional (plantills compleca). El grado de desarrollo organizacional en que se encuencie. El grado de desarrollo eecnoligico de la empr Los criterios de funcionamiento que tenga establecidos, Existencia de criterios de medicién ¢ indicadores. Grado de desarrollo informatico. istemas de comunicacién interno y externo. Dimensién y aleance de las incerrelaciones y operaciones internas y externas Cantidad de productos y servicios que ofrece la empresa, ‘Tiempo disponible y necesario. Disposicidn de los recursos necesarios para la realizacién, Desarrollo de los sistemas de servicio a clientes. Inscrumentacién y funcionamiente de modelos de calidad. Fucilidades disponibles para obtener informacisn oportuna y fidedigna Calvura empresarial Desarrollo y/o implantacién de un modelo de calidad en Ia empresa Rentabilidad Lo que espera obtener quien solicita 0 contrata la evaluacién, . seco esseseseceseesesee Como se puede observar la evaluacién integral debe ser flexible en su alcan- ces ya que éste dependeré de la cantidad de elementos y factores por evaluat, y estari condicionado por situaciones e intereses que determinarin el grado de profundidad y la dimensién en cada empresa, ast como por el tiempo y las ac- tividades que serén realzadas, Cuando debe aplicarse la metodologia Algunas de las siruactones que indican la necesidad de aplicar una evaluacién integral son: 2 Para conocer la situacién de una empresa w organism, Para comprar o vender una empresa, G Para implantar modelos de calidad.VENTAAS ¥ BENEFICIOS #7 3 Cuando hay problemas con el personal, por cargas excesivas de trabajo, ex- cesiva rotacién o por el ntimero de accidentes. 1 Descenso en las ventas torales o por linea de productos. © Altos costos de ventas, distribucién y/o produccién. 1 Excesivo desperiicio de materias primas y/o niveles de inventarios inade- cuados. 3 Marcadas variaciones en los programas y presupuestos. 1G Quejas constantes de los clientes. 1B Devoluciones y reclamaciones excesivas. G Pérdidas de mercado. 3 Competencia nueva y agresiva G Para detectar y climinar pérdidas y deficiencias, G Necesidad de mejorar los sistemas y procedimientos de administracién y operacisn, © Para mejorar los instrumentos de control. © Para desarrollar mejor al personal © Para utilizar mejor todos los recursos disponibles. Ventajas y beneficios La experiencia demuestra que hay grupos de evaluadores que han fiacasado y ortos, por el contrario, que han tenido éxito en los resultados, con accioni tas, directives, personal y clientes satisfeches. En algunas ocasiones, esto se debe a que las petsonas que contratan el ser- vicio no tienen una idea aproximada de los resultados que se deben esperar de una evaluacidn. Sin embargo, en la mayorfa de las ocasiones, los resultados exitosos en la aplicacién de la metodologia dependen en gran medida de la capacidad del coordinador y del lider del proyecto para ejecutar sus funciones, ya que son ellos quienes conducen el desarrollo de la revisién, Hay diferentes formas de obtener ventajas y beneficios de la aplicacién de la evaluacién integral; en gran parte dependen de la sicuacién, problemitica y caracteristicas particulares de cada empresa. Se puede obtener un diagndstico integral sobre procesos, dreas, métodos y cscraregias como los siguientes: Proceso de mercadotecnia Proceso de ventas Proceso de produccién Proceso de compras Proceso de inventarios Proceso contable@ 4 EVALUACION INTEGRAL Control con enfoque de procesos Sistema de clientes Administraciéa de recursos Organi Operacién Informaci Financieto Liderargo Planeacién Mejora continua Desarrollo humano Involucramiento del personal Mantenimiento Aseguramiento de la calidad Nuevos productos Productividad y competitividad Otras ventajas y beneficios que las empresas pueden obtener de la aplicac de una evaluacién integral son: Administracién y organizacion © Verificar la valider y congruencia de la estructura organizativa, @ Comprobar la eficacia en el cumplimiento de los objetivos y ceados. netas pla ‘© Verificar el logro de los abjetivos y las metas en relacién con la misién, vi- sién, planes, pronésticos, programas y presupuestos. © Revisar la planeacién, organizacién, programacién, presupuestacién, inte- geacidn y direccida de la empresa © Comprobar silos sistemas de regiscto incluyen la toralidad de lis operaciones realizadas; silos métodos y procedimientos utilizados permiten confiar en la informacién financiera y operacional que de ellos emana y si reflejan adecua~ damente tanto lo referente ala obtencién y empleo de recursos como e! cum- plimiento de los objetivos y metas definidos por la direccién de la empresa. @ Verificar el cumplimiento de los manuales de calidad, organizacién y pro- cedimientos establecidos, @ Determinarla suficiencia y efectividad del sistema de control interno, ad- ministrativo, financiero y operacional establecido. ‘@ Examinar el grado de utilizacién de las capacidades de la empresa. © Ratificar la existencia y propiedad de los procedimientos. @ Verificar los mecanismos de salvaguarda de los recursos en general, asi co- mo el debido uso y funcionamiento de los mismos..YONTAAS YBENETICOS + 9 Personal bo Identificar el clima laboral en el que se desenvuelve la empresa Examinar la eficiencia del personal. Identificar cargas de trabajo mediante una clara definiciSn de Fanciones, responsabilidad y relaciones entre los Srganos para evitar duplicidades 0 trabajo innecesatio. 1 Detecrar necesidades de capacitacién 5 Conocer la calidad de vida del personal 1 Conocer necesidades especifieas del personal oo Direccion tm Tener un diagnéstico integral de la situacisn de la empresa en su conjunto. Determinar la oportunidad, congruencia y calidad con que se toman las de- ‘Tomar decisiones basadas en hechos. entificar las causas y gravedad de los problemas. Sefialarfallas en mécodos y desempefios operacionales. Proporcionar los elementos necesatios para tener un mejor control. Permicir la evaluacién de alrernativas antes de tomar decisiones, Calidad > Definircriceros para la medicién de Stes y procescsproblematiosy las ‘ausas que los criginan. > Verificar que se hayan adoprado parimetrosadecuados para evaluat la eco noma, eficienclay eficacia de la empresa > Verificar i exsten parimetos razonables para jugar la congruenca de los recursos asignados al logo de las metas y abjetivos. Detecar la existenca de oportnidaces para implanar procesos de mejora continua. > Identficar teas epecticas 0 procesos clave o de apoyo que pueden mejo- ratsey en donde l aplicaciin de a evaucisn integral puede rend os re- sultados més titles. ¥ Promoverefcencias al elimina la improviscién, > Esrablecer la necesdad de mejor ls semasyprocedimientosensentes > Simplifcar métodos de trabajo y operaciones administeativas pata reducit el ciempo ocioso y logar e!aprovechamientapleno de la realizacin de fuer, > Comprobarla calidad, confabilided y wtlizaciSn del informacisn gerencic10. EVALUACION INTEGRAL » Confirmar la existencia ¢ idoneidad de criterios para identificar, clasificar y medit los datos rlevantes de la operacién, > Generar una cultura de calidad. @ Verificara economia y eficacia con que se manejan los recursosy el uso que se les da, 4 Determinar si la empresa esti operando con las utlidades y rentabildad que debier, © Generar opiniones y recomendaciones que permitan reducir costos y au- mentar el rendimiento del capiral. Algunos beneficios dela evaluacién integral se dan en varias erapas, unos son inmediates y otros necesitan tiempo para madutar yalcanzar su potencial Resumen La evaluacién integral es un sistema de evaluacién y control que tiene un en- foque constructivo que petmice evaluar de manera integral tanto las dreas co- imo los procesos de las empresis, con un criteria sistemitico y cientifico por un grupo multidisciplinario de expertos. El aleance de la evaluacién estaré en funcién de la naturaleza, magnivud y complejidad de la empresa de que se trates en cuanto a profundidad y preci- sidn, abarcari una parte o la rotalidad de las 4reas 0 procesos, segiin las nece- sidades de cada empresa. Las resultados que se pueden esperar de la evaluacién son un anilisis es- tructurado de la empresa que permite vera tal como se encuentra en ese mo- mento y el diseio de una estrategia que facilte la transicién de una cultura de trabajo tradicional a una de mejoramiento continuo. ‘Asimismo, la evaluacién permite conocer las oportunidades y los puntos fuerees de la empresa y se detectan las debilidades que deben corregirse para preparar un plan estratégico cuyo objetivo es el forvalecimiento y crecimiento de la empresa Hay diferentes formas de obtener ventajas y beneficios de la aplicacién de la evaluaci6n integral; en gran parte dependen de la problemitica y caracteris- ticas parciculares de cada empresa. Para implantar modelos de calidad es la mejor herramienta que se puede utilizar, ya que con el diagndstico incegral aleanzado a partir de su aplicacién, se pueden tomar decisiones con base en la prelacién de las necesidades de la empresa