RESUME BUILDING 
FOR THE  
PERFORMING ARTS 
 
A brief guide to creating better  
Resumes and Cover Letters 
 
 
 
V19 

 
 
 
 
Provided courtesy of TheatreWorks 
Palo Alto, CA 
www.theatreworks.org 
 
Steve Mannshardt, 
Production Manager 
   
This guide offers some suggestions to improve your resume and will increase your chances of landing a 
job in the performing arts. The information contained herein is based on many suggestions made by 
dozens of production managers from regional and educational theaters across the United States. Not 
all suggestions will apply to everyone. However, most suggestions will apply to most people. Feel free 
to use whatever information applies to your situation and your career. 
 
Cover Letters 
 
  This is your first contact. Make it count or it will be your last contact. 
  Address it to the recipient of the resume. 
• Make a point of finding out the recipient’s name and spell it correctly. 
• If the name is of ambiguous gender (Chris, Terry, etc), call the theater to clarify it.   
• If you cannot find the name anywhere, address it to “Production Manager”. 
  Avoid form letters. 
  Research the company and explain in your letter why you would be a good match. 
• Go to the theater’s website or see one of their shows beforehand so that you can 
know what you are talking about. 
Include the following in your cover letter: 
• WHO: Introduce yourself (not too formal, not too casual).  
o Avoid the obvious “My name is…” 
o Sign your name at the bottom and type it out below that. 
• WHAT: Explain which job or department you are interested in applying for. 
• WHY: State why you are applying, such as recently moved into the area, changing 
careers, just out of school, recommended by a colleague to apply, etc. 
o Although it may be true, avoid saying “I just need a job”. 
o Express your interest in future contact with the recipient. 
• WHEN: State your availability and if you have any current commitments. 
• WHERE: Indicate the best way to reach you. 
Be clear and concise. 
• Don’t make it too long; between 1/3 and 1/2 of a page, at most. 
o If the reader gets bored with your cover letter, they will never make it to 
your resume. 
• Try to include all of the key information in the first paragraph. 
o Sometimes that is the only part of the letter that will be read. 
o If you feel that you need a second paragraph to make the letter feel 
substantial, use it only to summarize your skills and how those skills relate to 
this position. 
Cover letters should always be written in first person tense. 
Most importantly, get to the point. Don’t make an employer search for information. 
   
 
 
 
Resumes 
 
  There are four basic steps to creating a resume. 
• Collect: Assemble all of the information about yourself and your career. 
• Edit: Eliminate any information that is superfluous, duplicate or not pertinent. 
• Organize: Group information together for maximum clarity. 
• Format: Make the page more readable and attractive. 
 
Collect 
• List ALL of the information that you might want to include on your resume. 
o Include all shows, all companies and all positions. 
o Don’t cut anything at this step. 
o If you are revising your resume, add in everything you’ve done since the last revision. 
Edit 
• Once you have an idea of the total bulk of the information, you will have a rough idea of how 
much needs to be cut. 
• 30 second rule:   
o The reader should be able to find and digest all of your pertinent information in the first 
30 seconds of reading. 
o Aim for ONE page. 
o Be ruthless.   
ƒ One of the most common errors is including too much information. 
ƒ You don’t need to list everything you have ever done. 
ƒ Knowing what to cut is as important as knowing what to include. 
ƒ If you get it down to one page in length but the page still looks too full, start 
cutting the less important credits and the ones with duplicate information.  
o Early in your career you will have a thin resume. At this point in your career it is not 
unreasonable to list everything you have done to help fill out the one page.   
ƒ Try to fill the page, but don't pad it excessively.  (It is obvious and does not fool 
anyone). 
• Your experience speaks for itself 
o Don’t force it or exaggerate it. 
o If you don't feel that you have enough experience for a particular job, you probably 
don't. Don’t let this stop you – just  be realistic and honest. 
o Include your educational credits early in your career,  and edit them out as your 
experience grows 
• Don’t let your resume get cluttered. 
o Twenty productions at the same theater may indicate you worked at a small theater as 
an in‐house person who deals with very few new challenges. 
o Twenty productions all from different theaters may indicate you are a person who was 
never hired back again at any place you worked. 
o A balance between the two often looks the best. 
• The key to good resume writing is to present an accurate and attractive picture of who you are 
and what you can do. 
Organize 
 • Organize your resume in an outline format 
o A long list of unorganized credits will be unreadable and unattractive. 
o Information grouped into sections with headings is easier to find and read. 
o There are many methods of grouping credits depending on what you have. 
 
• Typical heading sections are (usually in the following order): 
 
  Name and contact information 
  Title 
  Current position 
  Theatrical experience 
  Other experience 
  Related skills 
Other skills 
  Awards 
  Education 
  References 
 
Name and contact information 
o Locate your name prominently at the top. 
o Include more than one way to contact you 
ƒ Ideally, include one mailing address, one e‐mail address and one phone number. 
ƒ If you are in school, including your parent’s address (“permanent”) is fine but 
make it a mailing address only, not a phone number. 
o Be sparing with multiple numbers, as they tend to be confusing for the caller. 
ƒ If you must include more than one phone number or email address, note which 
an employer should try first 
ƒ Always list the BEST way to reach you, and note that on the cover letter as well. 
ƒ Only include phone numbers at which you can receive calls from a future 
employer (not the hallway phone at the dorm). 
 
  Title 
o This is a very helpful way to let the reader know your intention from the beginning. 
o List one, maybe two, position(s) that you feel are the primary goals in your career. 
o Union affiliations can be part of your title, as they are sometimes key to your eligibility 
for the position. 
o Place the title after or below your name. 
o If you are still unsure of your career’s direction, leave the title off for now. 
 
  Current position 
o Include this only if you currently have a full time staff position in a related field. 
o Include the term of service, such as “March 2009 to present”. 
 
   
 
 
Theatrical experience 
 o This should be limited to your primary field of talent, hopefully in line with your title. 
o If you have enough of them, list professional credits first, then educational credits. 
ƒ Professional and educational credits may be combined if you only have a few of 
them. 
o Theatrical experience can be listed either per show, or per theater 
ƒ Listing per show is most appropriate for designers and stage managers. 
ƒ Listing per theater is most appropriate for construction technicians (scenic, 
costumes, props, etc.), and department heads (technical director, costume 
director, props master). 
• Include the number of shows, the number of seasons or the period of 
time employed: whichever is the clearest. 
• For running crews, list the number of shows or number of seasons only. 
o For management and department head positions, an alternative to a list is a set of 
paragraphs describing the duties of the job in brief detail.  Keep these descriptions 
brief, yet detailed.   
 
  Other experience 
o This is generally information of equal weight as your primary talents. 
ƒ If you are a lighting designer, set & costume design would go here. 
ƒ If you are a shop carpenter, prop work & scenic art would go here. 
o Keep it pertinent. 
   
Related skills / Other skills 
o Related skills are those in your main area of talent, but of a lower or more remote level. 
ƒ Keep it pertinent. 
• If applying for set design, you can list graphic art and architecture 
experience. 
• If applying for electrician, you can list electronics repair and rigging skills. 
o Other skills are those outside of your main area of talent. 
ƒ Other skills in theater, outside of your specialty, show you to be a versatile and  
      well‐rounded person. 
ƒ List computer skills that are particularly relevant, such as lighting, sound or 
drafting. 
• Word and Excel are now assumed to be basic skills and don’t need to be 
listed. 
ƒ Anything related to teaching is helpful, even if it is outside of theater. 
ƒ Don’t go into your personal life. No one really needs to know about your surfing, 
  your vegetarian cooking or your pet hamsters. 
 
   
 
 
   
 
Awards 
o List those that match or support your current level of talent. 
 ƒ Don't list a high school drama club award if your career is moving from 
community theater into regional theater. 
o Be brief when listing awards, as they can often get into wordy and/or confusing 
explanations. A good rule of thumb is: If an award is really significant, the name alone 
will be enough of an explanation. If an award is not really significant, it is better leaving 
the explanation off entirely. 
 
  Education 
o List your college education only (unless your high school was a nationally known 
performing arts school). 
o List degree, major, school and year (past, or projected future). 
ƒ If you left school before getting your degree, be clear about it. 
ƒ Don’t dwell on dropping out, but mention something like “attended classes for 
two years” so that it doesn’t look misleading in terms of having a degree or not. 
o List in reverse order, most recent first. 
o List seminars or special training only if they would be widely recognized, such as an 
internship at a large theater, or training that resulted in certification.  
o List internships here – not under theatrical experience 
o Do not list specific classes in your degree.  That you earned the degree is enough. 
o Education should be listed last on the page. 
ƒ An exception would be if you are applying to a dramaturgy, literary or other    
“scholarly” position, in which case this heading may belong first. 
ƒ If you are applying for a position in educational theater, this heading often goes 
first.  Check the wording of the job announcement to see how much emphasis 
they put on educational pre‐requisites. 
 
  References 
o Use only applicable ones – List persons who can speak about your job skills and 
qualifications, particularly for the job to which you are applying. 
ƒ Do not list persons who work under you, as it puts them in an awkward position. 
ƒ Do not include personal references, such as friends or family. 
o Include: 
ƒ Title 
ƒ Company 
ƒ Email 
ƒ Telephone Number 
• This should be a number where they expect unsolicited calls of a business 
nature. 
o Include 3‐5 names. 
o Make sure the names are spelled correctly. 
o Put references on page 2 (or the back of page 1). 
o Place them at the bottom of page 1 only if your resume is thin and it would help fill the 
page without making it look cluttered. 
o If you list references on a separate page, include your name and contact information 
at the top of the page, as it may get separated from the resume. 
o Always include references with your resume. 
ƒ “References available upon request” is hateful to your potential employer. 
 o Ask permission before you list someone as a reference so they can 
ƒ expect the call 
ƒ be honest with you ahead of time in case it won't be a good reference. 
 
• Other organizational issues 
o Order of listing credits: 
ƒ Chronological – will often need updating 
• Other information can be read into it, such as which shows were done in 
school, long periods of unemployment, your entire career spanning a 
short time, brief periods of working at certain theaters, etc. 
• such information is helpful to employers, and may or may not be helpful 
to you 
ƒ Category – Use sub‐headings to save space by not repeating information. 
ƒ Importance – This is a good style if you have one or two really strong credits.  
• Start with whatever would make the biggest impact. 
ƒ Customized – A layout formatted to fit the position that you are applying to. 
• If you are multi‐talented, possibly create different versions of your 
resume to fit each area of skill. 
o Dates: 
ƒ Although there are various ways of doing so, always list some form of date for 
your credits. Most often, the year for each credit is adequate, but this often 
predetermines the order that you list them (chronological).  
ƒ If you work a lot at one company, consider instead listing a span of time for your 
work there.  
 
Format 
• Make it visually interesting 
• Keep it easy to read. 
• Make it informative, but still concise and uncluttered. 
• Make use of indents, bullets, bold or italic typefaces, underlining and varying font sizes to set 
sections apart. However, try not to make it too busy by overusing these attributes.  
o Check for consistency in formatting attributes. 
• A font size of 12 points is ideal for the main body of type. 10 points is a minimum.  
o Do not use anything smaller than 10 points.  – Many employers have difficulty reading 
small type. 
o Headings and your contact information can be slightly larger than the rest. 
• Give the page some “air space”.  A resume that is crowded can feel oppressive  
• Do not rely on how your resume looks on your computer screen. 
o Print it out and look at it as an overall page on a sheet of paper. 
o Test print onto the paper that you will be using before having a lot printed.     
ƒ Sometimes a particular font doesn’t look good with a particular paper. 
ƒ Sometimes a grayed area turns solid black when printed or faxed. 
Other issues 
 
Objective 
• It is not a business resume, so don't write a business objective. 
 o Most often, an objective is not needed on a theatrical resume. 
• If you include one, get to the point – don’t ramble. 
• Be specific about what you are looking for. 
• Quite often, including a title for yourself below your name, such as “Scenic Designer” or “AEA 
Stage Manager” gets the point of an objective across to the reader. 
 
Humor  
• Use it sparingly, if at all.   Not everyone shares your sense of humor. 
• It will typically make you appear to have a lack of maturity and commitment. 
 
Art vs. content 
• Art goes in and out of style. 
o Be cautious with making a resume “artsy”. 
o Let your portfolio be the art. The resume is for information. 
o A strong statement that is "in" this year will also be a strong statement that is "out" next 
year. 
• A basic or classic (yes – conservative) look will always be appropriate. 
• Fonts and paper should be attractive and catchy, but not overpowering. 
o Pick a font that you like, looks uncluttered, and works for the size of the text. 
o Not every computer has every font loaded onto it.  If you email a resume that contains a 
decorative font, it may display as a garbled mess. 
o Pick a paper that has a little more interest than plain white, but is not too busy. 
• Graphics and logos are tricky. 
o Used properly, they can be a nice eye catcher. 
o Keep them simple and not contrived. 
o Have a good reason why you put any graphics on the page.  
o When in doubt, don't use it. 
 
Spelling, grammar and general proofreading 
• ALWAYS proof your resume thoroughly. 
• Do not rely on spell‐check 
• Minimize or eliminate distractions while proofing, to stay focused. 
o Shut off your phone, television and music. Close the door to the room. 
o Concentrate on proofing and nothing else. 
• Always have someone else proof it. Two other people proofing it are even better. 
• Read through it on different days and at different speeds. 
• Break your normal reading patterns from large blocks of text to small ones. 
• Reading it aloud will also help catch errors that are often glossed over.  
• Reading it backwards forces you to go slow and check every word even more. 
• You can drop some small words to save space. Grammar check is good, but don’t obsess about 
complete sentences. You can often drop “I” and “me” as the resume is obviously about you. 
Articles such as “the”, “an” and “a” can be omitted in most cases. Sentence fragments are okay 
in a resume. 
• Proof it again and again and again. 
 
Honesty 
Above all, your resume should be accurate and honest. Most production managers have 
worked at many theaters over the years. Many of us know each other personally and we do talk 
to one another about personnel.  Any inaccurate or dishonest information will ultimately 
become apparent and will continue to haunt you.  
 
Letters of recommendation 
 
For most employers, recommendation letters all tend to look the same.  They will have special 
value if: 
o They are written by someone of particular importance 
o They are written by someone the employer may know personally 
o They are unexpected in the ground that they cover 
o You are relocating from out of town 
o They are individually addressed 
Before including letters of recommendation, experiment by writing 3 letters of 
recommendation for people you know, to help you better understand their value. 
 
Bulk Mailings 
 
• If you are mailing your resume to a lot of theaters: 
o Keep track of whom you sent resumes to and what position you applied for. 
o The last thing you want to say when someone calls you about your resume is "I sent out 
500 copies to every theater I could find. Who are you again?" 
• Follow up calls: 
o Call three or four weeks later. 
o Give them some time, as they may be in the middle of tech rehearsals. 
o Be interested, but not pushy. 
ƒ Don’t say that you “really need the work, any work”. 
o If the position you want is not available, you can gently pursue other options of 
employment such as assistant or other related positions. 
o Ask if you should reapply in the future. 
o Say “thank you”. 
• If you are answering a specific ad or a request for resumes, you can be more direct in pursuing a 
response than if you are just phishing. 
• Don't give up. 
• If you get a 25% response rate (even if they are all "no"), that's very good. 
 
E‐mailing 
 
• Although convenient and immediate, e‐mail is not always the best way to get your foot in the 
door.  
o Some people live on email, some people don’t. 
o Do everything that you can to ensure that your message gets read  
• Always send your messages from an appropriate address. 
 • If you don’t currently use your name in the address, use a professional address. 
o If you don’t have a professional address, create one. 
o Using “lighting_guy@...” is fine. Using “theatre_vixen@...” is less so. 
• If you e‐mail your resume in bulk, make sure that the “To” line appears appropriately. 
• Don’t email your resume in bulk 
o You will be taken less seriously 
o This falls in the world of good proofreading, and researching your target.  If you won’t 
take the time to send individual inquiries, your employer may assume you will take 
similar shortcuts in your other work. 
• Never send your unsolicited resume as an attachment. 
o Because of spam filters and viruses, you may as well not send it.  
o Instead, e‐mail a cover letter in the body of the text, not as an attachment. Then  ask if 
you should e‐mail the resume itself. 
• When you send attachments, make them easy to open. 
o A PDF is best – and is the only way you can ensure the integrity of your formatting  
o Don’t send zipped files. 
o When possible, ask which format the person would prefer to receive it in. 
o A difficult format is one more reason to get deleted. 
o Avoid anything that may need to be converted. 
• Make sure that the subject line is informative and clear.  
o “[Your Name] Resume” is fine.  
o “[Your Name] Costume Designer resume” is better still. 
o “Costume Design Opportunities” is also informative and clear. 
o The employer may need to search through subject lines to find your resume later on 
 
Video resumes 
   
Video resumes are currently popular in the business world, especially in the areas of, customer 
relations and other fields related to personal contact.  Although it may be one of the current 
crazes, resumes in a video format are not suited for technical theater.  Actors can submit a 
video showing their talents, but they are more suited for performing. 
    
 
 
 
Portfolios and other examples of your work  
   
Digital photos 
• Most people are now using digital formats to show their work. 
• If sending photos, be selective and don’t send redundant ones. 
o Sending five different poses of the same shot just takes up space needlessly. 
• Using your own website is a great way to show photos remotely. 
• If that is not possible, photo CDs are also a great medium. 
 • Don’t worry about making your digital display overly active and flashy. 
o Keep it simple and clear. 
o Animation and soundtracks might impress some people, but you are not applying for 
web design. 
• If you don’t have a good digital technology, don’t worry.  Hard copies still work fine. 
• If you are interviewing in person, having actual photos is a necessity.  
o If you need to get behind the interviewer’s desk to talk about your portfolio on their 
computer screen, it can get a bit awkward. 
   
Prints 
• Use 5x7 or larger sized ones. (again with those aging production managers and their bad eyes) 
• A few examples done properly are better than many examples done poorly. 
• Examine your portfolio in different types of light and watch for distracting reflections and glare 
• Plastic covers can take the professional edge off of a good portfolio.   
 
Slides 
• Use slides only if they are mailed, as they are more difficult to present in person. 
• Exception: Slides are better than prints for lighting design due to the vibrancy of the colors in 
that format. 
• Send only duplicates only; no irreplaceable originals. 
• Use only high quality slide holder pages. 
 
Images in general 
• Use only the best quality images. 
o If it's out of focus, don't show it. 
• Be careful with digital color correction, as it sometimes can fail to be true to the image. 
• If showing examples in person, include brief labels that will start the conversation, but won’t 
take the place of it. 
o Don't just sit and watch the interviewer read. 
o Communication skills are important, take the opportunity to use them. 
• If mailing examples, include complete written descriptions that will speak for you. 
• Clarity and brevity are essential in labeling and describing your work. 
 
 
 
Samples besides photos 
   
Scenic / Props / Crafts 
Renderings 
• Use originals or quality color photocopies. 
    Drafting 
• Use large format photocopies, not blueprints or originals. 
o Some people are sensitive to the ammonia used in blueprints. 
o Original drawings can smear when handled poorly. 
• If you use a CAD program, print out a copy of the plates. 
 o Do not just send a CAD file unless requested to. 
o If requested, be clear about what program and version you are using 
  Costume 
    Renderings 
• Use originals or quality color copies. 
o Include swatches when making the copies. 
  Lighting 
    Drafting 
• As above 
Other 
• Include research material (photos, artwork, etc.), if pertinent. 
• Include supporting paperwork, if applicable. 
  Sound 
    Demo CD or tape 
• Include a detailed track log describing each sound cut, what it was (sound 
effect, underscoring, background noise, music), the production it   was 
used for and your role (designer, composer, engineer). 
• Without a track log, your material is meaningless to the listener. 
  Stage Management 
    Prompt book 
• Clean it up, but don't make it look faked. 
• Include shift sheets or maps. 
• Include production reports. 
• Be prepared to discuss it.  Prompt books can be difficult to assess during an 
interview due to the sheer amount of information.  Act as a guide to show 
the highlights, and how your book shows the best parts of your work 
  Technical Direction 
    Drafting 
• As above 
Other 
• Include photos, drawings or samples of any device or innovation that you 
have designed or fabricated. 
 
 
 
• As a rule, do not send a portfolio unless asked to do so. 
• Do not expect to get it returned on a timely basis, if at all. 
• Do not mail originals of anything that you cannot afford to lose. 
• If you need your examples back, make sure that this is clear to both parties ahead of time 
and include a large self addressed envelope with sufficient return postage. 
 
Personal websites, videos and blogs 
 
Keep your professional website separate from your personal website.  Your employer should at least 
have an opportunity to avoid seeing your personal interactions if they choose.  That said: 
 
 THERE IS NO PRIVACY 
 
You should assume that everything you post online will be seen by your prospective employer.    This is 
not to say that you cannot or should not have a personal life online.  However, it is an unfortunate side 
effect of the age of sharing that: 
 
  THERE IS NO PRIVACY 
 
Summary 
  Your resume is an accurate, clear and concise overview of your career. 
   
Your resume should be a one page, 30 second snippet that makes the employer     
  interested in talking with you more. 
   
  Always do your homework before sending out a resume, cover letter or portfolio and   
  before engaging in an interview. 
   
Good luck! 
 
 
 
Credits 
 
This resume guide is the result of a great deal of personal research and experience.  
However, it would be severely limited had it not been for the profound and constant advice of many of my peers and 
colleagues.  
A great debt of gratitude is owed to the various production managers throughout the country as well as their assistants, 
associates and fellow company members. Without their continual input, this guide would not be nearly as valuable to you.