Habilitats

específiques de
comunicació
Gestió de reunions

María Sol Castro Freire

Helena Thomas Currás
PID_00204348
© FUOC • PID_00204348 Habilitats específiques de comunicació

Cap part d'aquesta publicació, incloent-hi el disseny general i la coberta, no pot ser copiada,
reproduïda, emmagatzemada o transmesa de cap manera ni per cap mitjà, tant si és elèctric com
químic, mecànic, òptic, de gravació, de fotocòpia o per altres mètodes, sense l'autorització
prèvia per escrit dels titulars del copyright.
© FUOC • PID_00204348 Habilitats específiques de comunicació

Índex

Introducció.................................................................................................. 5

Objectius....................................................................................................... 6

1. Competències....................................................................................... 7

2. Continguts............................................................................................ 8

3. Conceptes rellevants.......................................................................... 9

4. Planificació de l'estudi..................................................................... 12

5. Pautes de lectura................................................................................ 13

6. Recomanacions sobre les activitats............................................... 14

Glossari......................................................................................................... 15

Bibliografia................................................................................................. 16
© FUOC • PID_00204348 5 Habilitats específiques de comunicació

Introducció

En aquest mòdul de l'assignatura d'Habilitats directives es vol posar en pràctica

tot el que hem après fins ara. Hem passat per les habilitats individuals (perso-
nals) i per les que tenen lloc en la interacció amb altres persones, o bé entre
dues (interpersonals) o entre més persones, com quan parlem de les habilitats
grupals.

Totes les habilitats estudiades troben el seu màxim desenvolupament i apli- Referència bibliogràfica
cació en les habilitats de comunicació, sobre les quals ens centrarem en la
D.�Whetten;�K.�Cameron
direcció de reunions. És en l'apartat de "Suplements", suplement C, en què (2011). Desarrollo de habilida-
s'expliciten i podrem trobar-les en el nostre manual (Whetten i Cameron, des directivas (8a. edició). Mè-
xic: Editorial Pearson / Pren-
2011, pàg. 651-671). tice Hall.
© FUOC • PID_00204348 6 Habilitats específiques de comunicació

Objectius

Aquest mòdul pretén que els estudiants puguin assolir els objectius següents:

Objectius�generals

1. Adquirir els coneixements que facilitin la conducció de reunions eficients.

2. Preparar reunions mitjançant la realització d'un guió adequat.

3. Planificar reunions eficaces.

Objectius�específics

1. Plantejar les bases perquè s'efectuïn reunions només quan sigui conveni-
ent i necessari.

2. Triar quins seran els mitjans i els procediments per a aconseguir rendibi-
litzar el temps invertit en una reunió.

3. Establir les pautes per a la conducció de reunions eficaces.

4. Conèixer els avantatges i els inconvenients dels diferents tipus de persones

que poden participar en una reunió.
© FUOC • PID_00204348 7 Habilitats específiques de comunicació

1. Competències

D'entre les competències que les habilitats directives requereixen, en aquest

mòdul es pretenen desenvolupar les següents:

Competències�genèriques Competències�específiques

• Habilitat per a analitzar, organitzar i planificar l'activitat profes- • Flexibilitat per a treballar en un equip interdisciplinari.
sional de manera òptima.
• Destresa per al treball en equip.
• Capacitat per a treballar en equip i en xarxa en entorns multi-
disciplinaris.
• Disposició per a la comunicació interpersonal.

• Habilitat per a gestionar la informació.

• Habilitat per a comunicar-se amb experts d'altres camps i inter-
canviar informació.
• Capacitat per a recuperar i analitzar informació de diferents
fonts per a la solució de problemes i la presa de decisions.
• Sensibilitat amb relació a la diversitat i la multiculturalitat.

• Capacitat per a la crítica i l'autocrítica.

© FUOC • PID_00204348 8 Habilitats específiques de comunicació

2. Continguts

En aquest cas concret no hi ha una correspondència de mòduls i capítols del

llibre, ja que els continguts d'aquest mòdul es troben en el suplement C, "Con-
ducción de reuniones de trabajo" (Whetten i Cameron, 2011, pàg. 651-671).

Breument el mòdul ens remet a quins són els aspectes principals que s'han de
tenir en compte per a convertir-se en un planificador i conductor de reunions
hàbil, com a primer requisit per a aconseguir l'eficàcia directiva i de les orga-
nitzacions.

En la vida laboral tenen lloc massa reunions i més a mesura que s'ascendeix en
l'escala jeràrquica. Com més alt és el nivell jeràrquic, més reunions hi ha. Això
juntament amb el fet que tenen un elevat cost, no solament econòmic sinó
també psicològic, fan necessàries una planificació i una realització correctes.
En les reunions té lloc la majoria de la presa de decisions necessària per a la
vida empresarial. Aconseguir que siguin productives i que els assistents no les
titllin de pèrdua de temps n'assegura l'èxit i l'eficàcia.

Per contra, unes reunions frustrants viscudes com a pèrdua de temps i poc
productives allunyaran els futurs participants, impediran arribar als objectius
i restaran eficàcia a les reunions.
© FUOC • PID_00204348 9 Habilitats específiques de comunicació

3. Conceptes rellevants

Preparar reunions eficaces és una tasca que comporta el coneixement i la po-

sada en marxa d'una sèrie de pautes que poden permetre'ns planificar-les.

Al llarg de la nostra vida tots participem en diversos tipus de reunions,

tant personals com professionals. Si volem eficàcia cal controlar les ano-
menades 5�p�de�reunions�eficaces: propòsit, participants, planificació,
participació i perspectiva.

Aquest mètode ens indica que els aspectes que cal vigilar són diversos.

1)�Propòsit

És a dir, per a què s'ha de fer una reunió. Per a anunciar alguna qüestió rela-
cionada amb la feina? Per a prendre decisions? O per a fer una pluja d'idees
(en anglès brainstorming)? Només en els dos últims casos s'ha de plantejar la
reunió. En el primer cas es poden utilitzar altres mitjans més ràpids i econò-
mics. Cal valorar al màxim la utilitat de la reunió i fer-la només quan sigui
imprescindible.

2)�Participants

Qui assistirà a la reunió? Caldrà decidir qui, quants, com i per què han d'acudir-
hi.

a) La mida és una de les variables que cal controlar. Si hi ha molts assistents no

es podran prendre bé les decisions ni tampoc intercanviar-se la informació. I
si són pocs tampoc no s'assoliran els objectius previstos per falta d'informació
i d'assistents. Pot fins i tot faltar alguna persona clau.

b) La composició de la reunió també cal determinar-la. Cal analitzar una altra

sèrie de dimensions bipolars relacionades amb els participants: quins són els
avantatges de cert tipus�de�grups enfront d'altres:

• un grup� homogeni que treballa més compenetrat però que té menys

punts de vista i menys conflictes, o

• un grup�heterogeni que aporta més riquesa però que ha de passar més

temps desenvolupant-se i resolent els conflictes, les enveges i les desavi-
nences.
© FUOC • PID_00204348 10 Habilitats específiques de comunicació

Una altra dimensió és la que correspon al tipus�de�comportament dels assis-

tents: des de la competència fins a la cooperació. En aquest últim cas sempre
serà preferible la cooperació com una forma d'aconseguir els objectius grupals,
ja que la cooperació facilita un acompliment millor i aconsegueix nivells de
satisfacció superiors.

Finalment, entre el binomi tipus�d'activitat-procés les reunions seran millors

si es produeix un equilibri entre totes dues situacions. Els participants corres-
ponents al tipus�activitat busquen aconseguir objectius, assoliments, metes
per al grup. Mentre que els centrats�en�el�procés el que pretenen és aconseguir
una bona participació i la satisfacció dels participants.

c) Les habilitats, com un altre dels elements que cal determinar, es referei-
xen a les competències que tenen aquells que assisteixen a la reunió. Ja les
coneixem: genèriques�i�específiques. És bàsic en aquest cas que hi assisteixin
aquells que:

• coneixen els problemes,

• aporten solucions,

• controlen els recursos,

• tenen el poder de prendre les decisions.

Totes aquestes persones han d'estar incloses en la reunió perquè sigui efectiva.
És possible que hi hagi qui pugui reunir una o diverses d'aquestes competèn-
cies alhora.

3)�Planificació

En aquest cas, una preparació correcta de què es farà i quan es farà ajuda a
assolir els objectius de la reunió. Per a això ens faciliten una sèrie de normes
que s'han de complir. Des de la que fixa la data de la convocatòria fins als
documents que cal aportar prèviament perquè els assistents en tinguin conei-
xement i puguin debatre els temes. Això sí, és fonamental que aquests docu-
ments hagin estat consultats i estudiats prèviament pels participants. Aques-
ta és la seva responsabilitat en l'èxit de la reunió. Hi ha a més unes regles o
normes per al desenvolupament de la reunió: dividir-la en apartats segons els
temes, complir els horaris, etc.

4)�Participació

Cal aconseguir que tots els assistents participin activament en la reunió perquè
així se sentin compromesos amb els resultats i les solucions que s'hi aportin.
© FUOC • PID_00204348 11 Habilitats específiques de comunicació

Per a això caldrà establir pautes�de�comportament:

• presentar els assistents, si no es coneixen d'abans,

• establir�les�regles�bàsiques –tant de participació com de decisió–,

• utilitzar�mètodes�multimèdia per a mantenir l'interès i l'activitat,

• estimular� la� participació de tothom de manera equilibrada i, per des-

comptat,

• utilitzar la retroalimentació en forma de resum dels acords presos.

5)�Perspectiva

Després de cada reunió convé fer-ne una avaluació per a controlar els possibles
errors comesos i reforçar els aspectes que han permès aconseguir els objectius.
Utilitzant la fórmula MDI (mantenir, detenir i iniciar) podem obtenir una visió
ràpida dels participants sobre com es va desenvolupar la reunió. Així, des de
la distància és més fàcil corregir, canviar i reforçar per a la pròxima sessió.

Però en les reunions no tothom fa el paper de director o de moderador. Hi ha

altres participants la conducta dels quals farà que la sessió sigui eficaç. Deci-
dir si s'hi acudeix o no, preparar-se el material facilitat, ser puntual, donar i
rebre informació, aclarir dubtes, i sobretot procurar no ser un obstacle per al
desenvolupament de la reunió.

Amb aquests elements aconseguirem els objectius marcats a l'hora d'assistir a

la reunió de treball, o bé com a càrrec directiu, o bé com a simple participant.
© FUOC • PID_00204348 12 Habilitats específiques de comunicació

4. Planificació de l'estudi

Objectius • Adquirir els coneixements que facilitin la conducció de reunions eficients.

• Preparar reunions mitjançant l'elaboració d'un guió adequat.

• Planificar reunions eficaces.

• Plantejar les bases perquè s'efectuïn reunions només quan sigui convenient i necessari.

• Elegir quins seran els mitjans i els procediments per a aconseguir rendibilitzar el temps invertit en una reunió.

• Establir les pautes per a la conducció de reunions eficaces.

• Conèixer els avantatges i els inconvenients dels diferents tipus de persones que poden participar en una reunió.

Continguts 1) Conduir reunions

Materials D.�Whetten;�K.�Cameron (2011). Desarrollo de habilidades directivas (8a. edició). Mèxic: Editorial Pearson / Prenti-
ce Hall. Material base de l'assignatura:
Annex C. "Conducción de reuniones de trabajo", pàg. 651-671.
Guia d'aprenentatge del mòdul

Activitats Lectura�de�l'annex�C
Prova d'avaluació contínua (PAC) proposada pel consultor
Treball individual amb qüestionaris. En aquest cas no apareix un exercici d'autodiagnòstic. Tanmateix és impor-
tant que l'estudiant faci una autocomprovació amb alguna reunió a la qual hagi tingut oportunitat d'assistir recent-
ment.
Discussió de casos en grup en l'espai de debat o en el fòrum. (Feu l'exercici de la pàgina 661 amb alguna reunió
en què s'hagi participat i comenteu-ho a l'aula.).

Temps 30 hores
© FUOC • PID_00204348 13 Habilitats específiques de comunicació

5. Pautes de lectura

En aquest mòdul es continua treballant amb el tercer nivell�de�les�habilitats

de�grup, en concret les de comunicació a través de la conducció de reunions.

Comença el suplement amb una breu guia per als organitzadors i participants
en les reunions (pàg. 652) en què es fa un repàs sobre els costos i els beneficis
de les reunions per a les empreses.

S'analitza després el mètode�de�les�5�p�de�les�reunions�eficaces amb nombro-

sos exemples i consideracions sobre aquestes, i fins i tot es donen arguments
a favor que no es duguin a terme les reunions si no es garanteixen els mínims
resultats esperats.

Proposa ser un participant actiu, i convé prendre nota de tot el que suggereix
en l'apartat de participació (pàg. 653).

Quant a la planificació, és important revisar les regles que proposa Tropman

(1996), ja que serveix d'avís de navegants per evitar introduir massa temes en
l'ordre del dia. Per a això suggereix onze regles, totes enfocades a aconseguir
una agenda àgil i realista (pàg. 654).

També és important conèixer les diverses formes de participació i conèixer bé

quines són les normes per a la presa de decisions, informació continguda en
la pàgina 655.
© FUOC • PID_00204348 14 Habilitats específiques de comunicació

6. Recomanacions sobre les activitats

És necessari que aquest mòdul es complementi amb tot el que heu après en
el mòdul "Habilitats de grup" sobre el treball en equip i sobre equips efectius
per a millorar les reunions.

Com que en aquest suplement ens trobem amb poques activitats per a fer, i ja
que en el mòdul "Habilitats de grup" se'n van fer diverses sobre els equips de
treball, podem reprendre l'activitat 3 (pàgina 529) i aplicar el mètode�de�les�5
p�de�reunions�eficaces per a comprovar si s'han complert en aquesta reunió.

Un exercici molt útil, que es recomana especialment perquè és fàcil d'aplicar,

és el de "diagnòstic de rols". No solament podem fer-lo en sessions de treball,
sinó que podem aplicar-lo també al nostre entorn familiar. Posaríeu el nom
dels vostres familiars o amics a les funcions o rols exercits? Heu assistit a alguna
assemblea d'algun club esportiu, d'alguna organització? Intenteu identificar
quin paper fa cada un dels assistents.

Les guies de comportament, que apareixen al final, ens serveixen per a refle-
xionar sobre el mètode de les 5 p. Es poden fer unes fitxes de comprovació per
a utilitzar-les quan posem en pràctica les nostres noves habilitats.

Ens hem d'acostumar a avaluar totes les reunions a les quals assistim i més
si en som els organitzadors, per tal d'evitar caure en errors i poder rectificar
abans de temps. Per a això hem d'utilitzar el full de treball que ens presenten
en la pàgina 661. Quan en tinguem uns quants serà útil fer una reflexió sobre
quins són els errors comesos més freqüentment.
© FUOC • PID_00204348 15 Habilitats específiques de comunicació

Glossari
avaluació  f  Interpretació o atribució de significat als esdeveniments físics o socials impli-
cats en situacions emocionals.

atracció  f  Sentiments positius cap a una altra persona.

cohesió social  f  Grau de consens sentit pels membres d'un grup social en la percepció de
pertinença a un projecte o situació comuna.

comunicació no verbal  f  Transmissió d'informació i influència que exerceix una persona

mitjançant senyals físics i conductuals.

cooperació  f  Comportament similar a la conducta d'ajuda que inclou dues o més persones
que treballen conjuntament cap a una meta comuna que beneficiarà tots dos.

eficàcia  f  Compliment d'un treballador o d'una empresa de la feina assignada. Es relaciona

comunament amb la capacitat de consecució d'uns objectius de treball en el temps assignat
i amb la qualitat i cost requerits.

eficiència  f  Des d'un punt de vista no qualitatiu, respon a la consecució d'objectius amb
el menor consum de recursos, i, per tant, pot mesurar-se tan sols en termes comparatius.

interdependència  f  Grau en el qual en una relació es fan activitats comunes i es tenen

objectius i interessos compartits.

participació  f  Col·laboració activa de l'empleat en les activitats de l'empresa. Implica més

compromís i integració amb els objectius de l'empresa i una actualització contínua dels seus
coneixements.

persuasió  f  Canvi intencionadament buscat que ocorre en les actituds de les persones com
a conseqüència de la seva exposició a una proposta persuasiva.

programa  m  Esquema que comprèn un conjunt d'activitats organitzacionals amb

l'exposició de les accions corresponents i la seva assignació a persones concretes, en què
s'especifiquen les fases d'execució, l'ordre establert, la seva diagramació i la seva seqüència
temporal, els recursos necessaris i la previsió de resultats d'acord amb la realització efectiva,
segons la programació feta.

suport social  m  Sentiment que es compta amb el suport dels altres. Generalment es divi-
deix en quatre components: emocional, instrumental, empàtic i informatiu.
© FUOC • PID_00204348 16 Habilitats específiques de comunicació

Bibliografia
Bibliografia bàsica

D. Whetten; K. Cameron (2011). Desarrollo de habilidades directivas (8a. edició). Mèxic:

Editorial Pearson / Prentice Hall.

Desenvolupa les principals habilitats directives necessàries avui dia per a treballar amb equips
de persones diverses i assolir alts nivells d'acompliment. Molt complet pels instruments de
treball que ofereix, els casos que planteja i les guies de respostes dels apèndixs.

Bibliografia complementària

D. Seeking; J. Farrer (2000). Cómo organizar eficazmente conferencias y reuniones. Madrid:

FC Editorial.

Obra senzilla, amena i pràctica, amb gran quantitat d'exemples que poden servir de referència
en aquesta matèria. Útil als que s'enfronten tant a l'organització d'una activitat senzilla com a
una de complexa: des d'una reunió fins a una conferència, però també esdeveniments socials.
Especialment recomanat per a persones amb càrrecs directius i personal administratiu.

B. Demory (1992). Cómo dirigir y animar reuniones de trabajo. Bilbao: Ediciones Deusto.

B. Demory (1998). Dirija sus reuniones. Ediciones Granica.

Dos llibres del mateix autor, expert en comunicació i en creativitat. En el primer fa referència
a les qualitats d'un director, la preparació de les reunions, com iniciar-les i com solucionar
els bloquejos que impedeixen la consecució d'objectius, i com tancar o acabar una reunió.
En el segon planteja com dirigir reunions contestant seixanta preguntes sobre el tema.

R. F. Miller (2000). Organice sus reuniones de manera óptima en una semana. Ediciones Gestión
2000.

Aquest llibre proposa una sèrie d'idees i principis organitzatius destinats a potenciar els as-
pectes positius de les reunions i minimitzar el risc de fracàs. Les reunions de treball són una
arma de doble tall: per una part permeten la coordinació, possibiliten el contrast d'idees, afa-
voreixen les visions de conjunt; per l'altra, mal aprofitades, poden ser una pèrdua de temps
i un veritable llast per a la productivitat.

J. García Jiménez (2000). La comunicación interna. Madrid: Ediciones Díaz de Santos.

Aquesta obra, el principal tema de la qual és la comunicació interna de les organitzacions,

té un capítol, el 13, dedicat a la celebració de reunions que pot ser molt útil per a completar
els coneixements que es donen en aquest mòdul.

J. E. Tropman (1996). Effective meetings: Improving group decision making. Londres: Thousand
Oaks.

Webgrafia

D. Seeking; J. Farrer (2000). Cómo organizar eficazmente conferencias y reuniones. Ma-

drid: FC Editorial. [Data de consulta: 6 d'abril de 2009]. http://books.google.com.ar/bo-
oks?id=jcYmfO8MFugC&printsec=frontcover&source= gbs_summary_r&cad=0#PPP1,M1

Demory, B. (1998). Dirija sus reuniones. Ediciones Granica. [Data de consulta: 6 d'abril
de 2009]. http://books.google.com.ar/books?id=G4Jaj20W77oC&printsec=frontcover&dq=
Bernard+Demory&lr=#PPA1,M1