MISSION POLICY

United States Mission - Colombia

Post Language Program (PLP) for ICASS

No. 2020-002 January 31, 2020
subscribed Agencies

TO: All Employees, All Agencies

This notice supersedes and updates Mission Policy 2016-002 (January 27, 2016) and
previous notices on this topic.

PURPOSE

The U.S. Embassy in Bogota and the Embassy branch office in Cartagena provide Spanish
and English language training through an agreement signed with Avanti Language
School for agencies that have subscribed to ICASS language services.

The objectives of the language program are to not only develop language skills, proficiency
and confidence that will improve employee performance, but also to facilitate daily life
communication within the Embassy community and the host country, successfully
enhancing interactions and strengthening relations across cultures. And particularly for
USDHs, to supplement training received in Washington, assisting personnel who occupy
language-designated positions (LDPs) to attain/enhance their language proficiency, and
secondarily to provide language training for other personnel and dependents who would
like to learn or improve the level of Spanish.

OVERALL PROCESS

A. Spanish Language Program

B. English Language Program
C. Administration of the Post Language Program

A. SPANISH LANGUAGE PROGRAM:

1. Eligibility:

Spanish classes are offered on-site, at no charge to participants, to U.S. Direct-Hires

(USDHs) employed by any agency subscribed to ICASS language services and their

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Eligible Family Members (EFMs) and members of household (MOHs), contingent upon
funding levels and space availability. This program is also available to U.S.-based
personal service contractors (USPSCs) if the contract for employment specifies that
language training is provided. Interns and Fellows are not eligible for the PLP.

2. Class Size:

USDHs, EFMs, and MOHs will be grouped in classes formed with a minimum of two
persons and a maximum of five participants according to language level.

3. Class Frequency:

I. USDHs: Employees will be able to take a maximum of three hours of instruction per
week.
II. Adult EFMs and MOHs working in the Mission: Adult EFMs and MOHs are eligible to
take a maximum of three hours of instruction per week if they are employed by any
agency who subscribes to ICASS language services. This category excludes
employees hired through the Overseas Hiring Program (OSHP).
III. Adult EFMs and MOHs of USHDs from any agency who subscribes to ICASS
language services not working at the mission, are eligible to take a maximum of one
hour of instruction per week. This category excludes employees hired through the
Overseas Hiring Program (OSHP)

4. Training Priorities:

Language instruction is provided by priority according to the following guidelines, subject

to funds and space availability:

I. When the employee is a First and Second Tour (FAST) Officer on language probation.
II. When a tenured employee has not yet successfully tested at the level designated for
their position.
III. Employees in non-Language-Designated Positions. (Recent arrivals have the highest
priority and those approaching transfer will have lowest priority. Normally, persons
within six months of transfer will have lowest priority).
IV. Adult EFMs and MOHs up to a maximum of 3 hours of instruction per week if they are
employed by any agency who subscribes to ICASS language services or up to a
maximum of 1 hour per week if they are not employed and their sponsor works for an
agency who subscribes to ICASS language services.
V. Employees who are already at or above the level designated for their position.

Individual, one-on-one training may be approved on an individual basis subject to funds

and space availability for the following categories:

I. Ambassador or Deputy Chief of Mission.

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 II. First and Second Tour (FAST) Officer who is on language probation and who must
reach the required proficiency level in order to be tenured.

III. Tenured employees in language-designated positions who do not have the required
language proficiency.

Except for (I.) above, employees must provide a written justification with the
supervisor’s approval. Approval of individual classes depends on justification,
funds and space availability, and above training priorities.

The Post Language Officer (PLO) may authorize individual instruction for as long as such
conditions prevail.

**EFMs and MOHs of USDHs are not eligible for individual instruction.

B. ENGLISH LANGUAGE PROGRAM

The U.S. Embassy in Bogota and the branch office in Cartagena offers, at no charge to
participants, on-site English classes for LE Staff, EFMs and MOHs of USDHs employed by
any agency who subscribes to ICASS language services.

1. Class Size:

LE Staff, EFMs and MOHs of USDHs employed by any agency who subscribes to ICASS
language services, will be grouped in classes formed with a minimum of two persons and
a maximum of seven participants.

2. Class Frequency:

Classes are delivered one, two or three times a week in groups; length of class will vary
between 1 to 3 hours per class.

C. ADMINISTRATION OF POST LANGUAGE PROGRAM (PLP)

The Human Resources Office is responsible for administering the PLP. If necessary,
students must be prepared to accept reassignment to another class as the program
requirements dictate.

Supervisors are asked to encourage regular student attendance and to facilitate training
attendance to ensure employees not only maintain job-related performance in the foreign
language but also improve and polish their language skills to optimize the achievement of
Mission goals.

Eligibility does not guarantee either enrolment into the program or immediate placement. A
lack of funding and/or class space may preclude some eligible employees and/or their

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family members from receiving language instruction and may result in a waiting period for
others.

1. Registration:

Although language training is on-going throughout the year, participants are required to
follow the registration process.

How to apply:

I. Fill out the appropriate enrollment form that can be downloaded from the HR
SharePoint:
https://usdos.sharepoint.com/sites/Bogota/DOS/HRO/Forms/Forms/AllForms.aspx
II. Submit the completed form to HR.
III. One of the language coordinators from AVANTI will contact the employee to schedule
the placement test.
IV. According to the results of the placement test, the Avanti coordinator will assign the
employee the proper group/instructor.

2. Attendance:

I. Regular Attendance

Participants should commit to regular class attendance according to the selected class
schedule. Registration will be automatically renewed for those participants who meet the
attendance requirement. (Please refer to the below section Absences without notice.)

Students who wish to discontinue instruction should notify their offices’ POC for language
training, HR Assistant in charge of Language Coordination and Language Coordinators
from AVANTI immediately via email to the following email address:
BogotaTraining@state.gov, so that other students can be accommodated.

II. Absences with notice

PLP participants must notify Avanti and Human Resources via email with a minimum of
24 hours advance notice if they are unable to attend class due to work
responsibilities, travel, vacation, planned sick-leave, or any other reasonable need
to be absent from class. Absences with proper notice will not affect attendance record.

III. Absences without notice and penalties

Table of penalties:

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 Unacceptable No. of
Students Class Frequency Unexcused Absences
per month
USDHs, LE Staff and EFMs & 12+ classes/per month
3 or more
MOHs working at the Embassy 1-hour session
8-10 classes/per
USDHs, LE Staff and EFMs &
month 2 or more
MOHs working at the Embassy
1.5-hour session
USDHs, LE Staff and EFMs & 4-5 classes/per month
1 or more
MOHs working at the Embassy 3-hour session
EFMs & MOHs not working at the 4-5 classes/per month
2 or more
Embassy 1-hour session

 First Penalty: If the student incurs a total number of absences without notice (refer
to table above), absences for any reason in which a minimum of 24 hours advance
notice is not provided to Avanti and HR, h/she will not be allowed to attend
language classes for a period of one month. Exceptions may apply and will be
reviewed and approved on a case-by-case basis.

 Second Penalty: If the student incurs a total number of absences without notice
for the second time, after the first penalty has been applied, h/she will not be able to
attend language classes for a period of three months.

 Third Penalty: If the student incurs a total number of absences without notice for
a third time, after the second penalty has been applied, h/she will be automatically
withdrawn from the PLP, with the possibility to return after a year. Re-joining the
language program will be evaluated jointly between the HR Office and the student’s
supervisor.

Among other consequences, an absence without notice requires that the instructor be paid
for the scheduled class and charges will be billed to the appropriate agency.

IV. Temporary Cancellation / Withdrawing from the language program

An employee who decides to temporarily cancel and/or withdraw from language classes
should inform Human Resources via email clearly establishing the date of his/hers last
class and the returning date, if applicable, to the email address BogotaTraining@state.gov.
Human Resources will inform Avanti of the employee’s decision.

3. Classroom Behaviour Rules:

I. Students should arrive early and use the class time properly.

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 II. Participants must be prepared for class; this means have the materials needed for
class to include but not limited to textbook, notebook, assignments, etc.
III. Turn off cell phones. Students may leave the classroom for a few minutes if h/she
needs to answer a phone call.
IV. Students are expected to actively participate in all activities proposed by the
instructors.

4. Instructors:

Instructors consist of highly qualified professionals who meet the requirements and
demands of the position. They are recruited directly by AVANTI.

5. Materials:

Required materials will be lent upon availability either by AVANTI or the Embassy library. If
additional or different supplies are desired, students must obtain them at their own
expense. Students are expected to return PLP books, tapes, and other program materials
when study ceases.

6. Testing Procedures:

a. Needs Assessment
At the beginning of each training period, instructors will carry out a needs assessment
evaluation to determine what students need to learn. The needs assessment provides the
instructor with information about topics, contexts and interests that students perceive as
needs, as well as insight into student learning styles.

b. Informal Assessment
Instructors will evaluate student progress in an on-going basis during the training process.
They will relocate students to a different language level class if necessary.

c. Counseling
Instructors will have counselling sessions with students who are in danger of failing the
stated goals or proficiency test on a quarterly basis. The counselling sessions should result
in specific tasking for remedial or supplementary use of supportive training materials, as
needed to improve student performance.

POINTS OF CONTACT:

Human Resources: Training Coordinator, BogotaTraining@state.gov; ext. 2174

Language School AVANTI: Language Coordinator

corporate@avantilanguageschool.com

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 REGULACIÓN PARA LA
MISIÓN
Misión de los Estados Unidos – Colombia

Traducción No-Oficial
La versión original en inglés prevalece sobre la traducción en español.

Programa de Idiomas para las Agencias

No. 2020-002 Enero 31, 2020
suscritas a ICASS

PARA: Todos los Empleados, todas las Agencias

Esta política reemplaza y actualiza la Regulación para la Misión No. 2016-002 (27 de enero
de 2016) y todos los demás anuncios anteriores sobre este tema.

PROPÓSITO

La Embajada de Estados Unidos en Bogotá y su sucursal en Cartagena, proveen clases

de idiomas, español e inglés, a través del acuerdo firmado con la Escuela de Idiomas
Avanti para las agencias suscritas a ICASS para recibir los servicios de clases de idiomas.

Los objetivos del programa de idiomas son no solo desarrollar habilidades, competencia
y confianza en el idioma que mejorarán el desempeño de los empleados, sino también
facilitar la comunicación de la vida diaria dentro de la comunidad de la Embajada y el país
anfitrión, mejorando con éxito las interacciones y fortaleciendo las relaciones entre las
culturas. Y particularmente para los empleados americanos, para complementar la
capacitación recibida en Washington, ayudando al personal que ocupa posiciones con
requisito de idioma para lograr/mejorar su dominio del idioma, y en segundo lugar para
proporcionar capacitación en el idioma para otro personal y personas dependientes que
deseen aprender o mejorar su nivel de español.

PROCESO GENERAL

A. Programa de Idioma Español

B. Programa de Idioma Inglés
C. Administración del programa de idiomas en la Embajada

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A. PROGRAMA DE IDIOMA ESPAÑOL

1. Eligibildad:

Las clases de español se ofrecen, sin costo para los participantes, en las instalaciones de
la Embajada, para los empleados americanos contratados directamente por agencias
suscritas al servicio de clases de idiomas a través de ICASS, y a sus familiares incluidos
en las órdenes (EFMs por sus siglas en inglés) y miembros del grupo familiar que no se
encuentran en las órdenes de viaje (MOHs por sus siglas en ingles), sujeto a disponibilidad
de presupuesto y espacio. Este programa también está disponible para contratistas
americanos (USPSCs por sus siglas en inglés) si el contrato especifica que se
proporcionan clases de idiomas. Practicantes y Becarios no son elegibles para participar
en este programa.

2. Tamaño de los grupos de clase:

Empleados Americanos contratados directamente (USDHs), familiares incluidos en las

órdenes (EFMs) y familiares no incluidos en las órdenes (MOHs) se agruparán en clases
formadas con un mínimo de dos personas y un máximo de cinco participantes según el
nivel de idioma.

3. Frecuencia de clases:

I. Empleados Americanos contratados directamente (USDHs): los empleados podrán

tomar un máximo de tres horas de instrucción por semana.
II. Familiares adultos incluidos en las órdenes (EFMs) y no incluidos en las órdenes
(MOHs) que trabajan en la Embajada: elegibles para tomar un máximo de tres horas
de instrucción por semana si son empleados de cualquier agencia suscrita a los
servicios de idiomas de ICASS. Esta categoría excluye a los empleados contratados a
través del programa de contratación por temporadas en el extranjero (OSHP por sus
siglas en ingles).
III. Familiares adultos incluidos en las órdenes (EFMs) y no incluidos en las órdenes
(MOHs) de cualquier empleado americano de cualquier agencia suscrita a los servicios
de idiomas a través de ICASS, y que no se encuentran trabajando en la Embajada,
son elegibles para tomar un máximo de una hora de instrucción por semana. Esta
categoría excluye a los empleados contratados a través del programa de contratación
por temporadas en el extranjero (OSHP por sus siglas en ingles).

4. Prioridades de Capacitación:

Las clases de idiomas se brindan en base al siguiente orden de prioridad, sujetas a fondos
y espacio disponible:

I. Cuando el empleado es un funcionario en su primera o segunda asignación (FAST por

sus siglas en inglés) en período de prueba del idioma.

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II. Cuando un empleado bajo el status de “Tenured” no haya aprobado el nivel requerido
para su posición.
III. Empleados en posiciones que no requieren nivel de idioma. (Los recién llegados tienen
mayor prioridad y los que se acerquen a su traslado tienen la menor prioridad.
Generalmente, las personas que están dentro de los seis meses previos a su traslado
tienen menor prioridad).
IV. Familiares adultos incluidos en las órdenes (EFMs) y miembros del grupo familiar que
no se encuentran en las órdenes de viaje (MOHs), máximo tres horas a la semana de
instrucción si están empleados por agencias suscritas a los servicios de idiomas a
través de ICASS o hasta un máximo de una hora a la semana si no son empleados,
pero su familiar trabaja para una agencia suscrita a los servicios de idiomas a través
de ICASS.
V. Empleados que hayan alcanzado o sobrepasado el nivel requerido de idioma para su
posición.

Clases individuales podrán ser aprobadas de manera excepcional, sujetas a fondos y

espacio disponibles y se basarán en las siguientes categorías:

I. Embajador o Jefe de Misión Adjunto.

II. Funcionarios en su primera o segunda asignación (FAST) en periodo de prueba del
idioma y que requieran cierto nivel de idioma para ser Tenured (por su nombre en
inglés).
III. Empleados Tenured (por su nombre en inglés) que ocupen una posición con requisito
de idioma y que no tengan el nivel requerido.

Con excepción del numeral (I), los empleados deberán proporcionar una
justificación por escrito, con la aprobación del supervisor. La aprobación de clases
individuales dependerá de la justificación, fondos y espacio disponible y de las
prioridades administrativas.

El Oficial de Idiomas Local (PLO por sus siglas en inglés) podrá autorizar clases
individuales por el tiempo que estas condiciones especiales prevalezcan.

**Familiares Elegibles (que estén en las ordenes de los empleados americanos directos)
y miembros del grupo familiar no son elegibles para clases individuales.

B. PROGRAMA DE INGLÉS

La Embajada de los Estados Unidos ofrece sin costo clases de inglés en sus instalaciones
de Bogotá y Cartagena a personal local (LE Staff), familiares incluidos en las órdenes
(EFMs) y miembros del grupo familiar que no se encuentran en las órdenes de viaje (MOH)
de funcionarios estadounidenses contratados por una agencia suscrita a los servicios de
clases de idiomas a través de ICASS.

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1. Tamaño de los grupos de clase:

Personal local (LE Staff), familiares incluidos en las órdenes (EFMs) y miembros del grupo
familiar que no se encuentran en las órdenes de viaje (MOH) de funcionarios
estadounidenses contratados directamente por una de las agencias suscritas a los
servicios de clases de idiomas a través de ICASS, serán agrupados en clases de mínimo
dos y máximo siete participantes.

2. Frecuencia de las clases:

Las clases serán dadas en grupos una, dos o tres veces a la semana y la duración puede
variar entre 1 a 3 horas por semana.

C. ADMINISTRACIÓN DEL PROGRAMA DE IDIOMAS

La Oficina de Recursos Humanos es responsable de la administración del PROGRAMA

DE IDIOMAS (PLP). Si es necesario, los estudiantes deben aceptar la reasignación a otros
grupos de clase de acuerdo con los requerimientos del programa.

Se solicita a los supervisores motivar la asistencia regular de los estudiantes y brindar

facilidades para asegurar que los empleados mantengan el rendimiento relacionado con
la lengua extranjera en el trabajo, y también mejoren y pulan sus habilidades lingüísticas
para optimizar el logro de los objetivos de la Misión.

La elegibilidad no garantiza la inscripción en el programa, ni el ingreso inmediato. La falta

de presupuesto y/o disponibilidad de espacio pueden impedir que algunos empleados
elegibles y/o sus familiares reciban clases, y puede resultar en un período de espera para
otros.

1. Inscripción:

Aunque las clases de idiomas son continuas durante todo el año, los participantes están
obligados a seguir el proceso de registro.

Cómo aplicar:

I. Complete el formulario de inscripción correspondiente que puede ser descargado

desde la intranet de Recursos Humanos (HR):
https://usdos.sharepoint.com/sites/Bogota/DOS/HRO/Forms/Forms/AllForms.aspx
II. Presente el formulario completo a HR.
III. Uno de los coordinadores de AVANTI se pondrá en contacto con el empleado para
programar una prueba que evaluará el nivel del idioma.
IV. De acuerdo con los resultados de esta prueba, el coordinador asignará el
grupo/instructor adecuado.

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2. Asistencia:

I. Asistencia regular:

Los participantes deben comprometerse a asistir a clases regularmente de acuerdo con el

horario de clases seleccionado. La inscripción se renovará automáticamente para aquellos
participantes que cumplan con el requisito de asistencia. (Consulte la sección de
Inasistencias sin aviso previo).

Los estudiantes que deseen suspender las clases de idiomas deben notificar al punto de
contacto de su oficina/agencia para el programa de idiomas, al Asistente de Recursos
Humanos encargado de la coordinación del programa de idiomas y al coordinador de
Avanti, de inmediato vía correo electrónico a la dirección de correo
BogotaTraining@state.gov para que otros estudiantes puedan ser acomodados.

II. Inasistencia con aviso previo:

Los participantes del programa de idiomas deben notificar a Avanti y a Recursos Humanos
vía correo electrónico con un mínimo de 24 horas de anticipación si no pueden asistir
a clase debido a responsabilidades laborales, vacaciones, licencia por enfermedad
planificada o cualquier otra necesidad razonable que lo haga ausentarse de clases.
Las ausencias con aviso apropiado no afectarán el registro de asistencia.

III. Inasistencia sin aviso previo:

Tabla de penalidades:

No. Inaceptable de
Frecuencia de las
Estudiantes Ausencias
Clases
Injustificadas por mes
USDHs, LE Staff y EFMs & MOHs 12+ clases/por mes
3 o más
que trabajan en la Embajada Sesión de 1 hora

USDHs, LE Staff y EFMs & MOHs 8-10 clases/por mes

2 o más
que trabajan en la Embajada 1 Sesión de 1.5 horas
USDHs, LE Staff y EFMs & MOHs 4-5 clases/por mes
1 o más
que trabajan en la Embajada Sesión de 3 horas
EFMs & MOHs que no trabajan en 4-5 clases/por mes
2 o más
la Embajada Sesión de 1 hora

 Primera sanción: si el/la estudiante incurre en un número total de ausencias sin

previo aviso (consulte la tabla de penalidades), ausencias por cualquier motivo en
el que no se proporciona un mínimo de 24 horas de anticipación a Avanti y

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 Recursos Humanos, el/la estudiante será penalizado/a sin poder asistir a clases de
idioma por un mes. Excepciones serán revisadas y aprobadas caso por caso.

 Segunda sanción: si el/la estudiante incurre en un número total de ausencias sin

previo aviso por segunda vez, después de que se haya aplicado la primera sanción,
no podrá asistir a clases de idiomas por un periodo de tres meses.

 Tercera sanción: si el estudiante incurre en un número total de ausencias sin previo

aviso por tercera vez, después de que se haya aplicados la segunda sanción, el/la
estudiante será retirado/a automáticamente del programa de idiomas con la posibilidad
de regresar después de un año. La reincorporación al programa de idiomas será
evaluada conjuntamente entre la Oficina de Recursos Humanos y el supervisor del
empleado.

Entre otras consecuencias, una ausencia sin previo aviso requiere que se pague al
instructor por la clase programada y los cargos se facturarán a la agencia correspondiente.

IV. Cancelación/retiro temporal del programa de idiomas

Un empleado que decide cancelar y/o retirarse temporalmente de las clases de idiomas
debe informar a la Oficina de Recursos Humanos por correo electrónico estableciendo
claramente la fecha de su última clase – y fecha de regreso si corresponde – a la dirección
de correo BogotaTraining@state.gov. La oficina de recursos humanos informará a Avanti
la decisión del empleado.

3. Reglas de comportamiento en el aula:

I. Los estudiantes deben llegar a clases temprano y usar el tiempo de clase

adecuadamente.
II. Los estudiantes deben estas preparados para la clase; esto significa tener los
materiales necesarios para la clase (libros de textos, cuadernos de notas, tareas,
etc.).
III. Apagar los teléfonos celulares. Los estudiantes pueden salir de la sala de clases
momentáneamente si es que necesitan atender una llamada telefónica.
IV. Se espera que los estudiantes participen activamente en las actividades propuestas
por los instructores.

4. Instructores:

Los instructores son profesionales altamente calificados que cumplen con los requisitos y
exigencias de la posición. Ellos son contratados directamente por AVANTI.

5. Materiales:

Los materiales necesarios serán prestados por AVANTI o la biblioteca de la Embajada

dependiendo de la disponibilidad. Si se desean materiales adicionales o diferentes, los

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 estudiantes deben obtenerlos por su propia cuenta. Los estudiantes deben devolver en
buenas condiciones los libros del Programa de Idiomas (PLP) y otros materiales al finalizar
el programa.

6. Procedimientos de exámenes:

a. Evaluación de necesidades
Al comienzo de cada período de entrenamiento, los instructores llevarán a cabo una
evaluación para determinar las necesidades de aprendizaje de los estudiantes. Esta
evaluación le proporcionará al instructor información sobre los temas, contextos e
intereses que los estudiantes perciben como necesidades, e igualmente una idea de los
estilos de aprendizaje de cada uno de los estudiantes.

b. Evaluación Informal
Los instructores evaluarán el progreso del estudiante de manera continua durante el
proceso de formación. De ser necesario, reubicarán a los estudiantes en un grupo con
diferente nivel.

c. Asesorías
Los instructores tendrán sesiones trimestrales de asesoría con los participantes que estén
en riesgo de fallar en los objetivos propuestos o la prueba de aptitud. Las sesiones de
asesoría deben resultar en tareas específicas para el uso correctivo o complementario de
material didáctico, según sea necesario, para mejorar el rendimiento del estudiante.

PUNTOS DE CONTACTO:

Recursos Humanos:
Coordinador de Entrenamiento Recursos Humanos BogotaTraining@state.gov; ext. 2174

Escuela de idiomas AVANTI:

Coordinador de Idiomas corporate@avantilanguageschool.com

Drafted: HR/AASepulveda
Cleared: HRO/DBJacobson
Approved: MGT/MCPolt

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