Unidad de Administracién y Finanzas c ‘ARCHIVOS ()EDUCAGION sey Criterios Especificos y Recomendaciones en materia de Organizacion y Conservacién de los Archivos de la Secretaria de Educacion Publica Leena acne sual Area Coordinadora de ArchivosUnidad de Administracién y Finanzas > ») EDUCACION CoowDnacon Seascves Introduccién .. Glosario de Términos. Objetivo General. Objetivos Especificos.. Identificacién documental Documentos de Archivo. Apertura de Expediente. Cierre de Expediente Transferencia primaria... Préstamo de expedientes en el Archivo de Concentracién Documentos de Comprobacién Administrativa Inmediata (DCAI} Documentos de Apoyo Informative (DAN. Guia de Archivo Documental. Anexos. ‘Anexo (A) “Acta Circunstanciada’.. ‘Anexo (B) “Convocatoria OIC” ‘Anexo (C) “Convocatoria CA’.Unidad de Administracién y Finanzas ~; EDUCACION Socata 2 aes Introduccién Con la entrada en vigor de la Ley General de Archivos publicada en el Diario Oficial de la Federacién el 15 de junio de 2018 con efectos a partir del 15 de junio de 2019, y que uno de ‘Sus objetivos principales es promover el uso de métodos y técnicas archivisticas encaminadas al desarrollo de sistemas de archivos que garanticen la organizacién, conservacién, disponibilidad, integridad y localizacién expedita de los documentos de archivo que poseen los sujetos obligados, contribuyendo a la eficiencia y eficacia de la administraci6n piblica, la correcta gesti6n gubernamental y el avance institucional, por lo que es necesario contar con criterios especificos que permitan homologar, ejecutar y coordinar las actividades que se deberdn llevar a cabo para dar cumplimiento al “ciclo vital del documento” desde su origen hasta su destino final Lo anterior con la finalidad de fomentar una cultura de calidad en materia archivistica con la aplicaci6n de buenas practicas nacionales e internacionales, que coadyuven en el mejoramiento Y profesionalizacin del personal encargado de la generacién, integracién y custodia documental Los Criterios Especificos y Recomendaciones en materia de Organizacién y Conservacién de Archivos de la SEP, es una herramienta que permite conocer las acciones, procedimientos y caracteristicas que deberén tomarse en cuenta para la integracién, registro, guarda, localizacién, transferencia primaria y baja de la documentacién de archivo, documentacién de ‘comprobacién administrativa inmediata y documentacién de apoyo informativo.Unidad de Administracién y Finanzas EDUCACION onetacnxinanae Glosario de Términos AGN: Archivo General de la Nacién. CA: Coordinacién de Archivos CADIDO: Catélogo de disposicién documental CONALITEG: Comisi6n Nacional de Libros de Texto Gratuitos. DOF: Diario Oficial de la Federacién. ICCAs: Instrumentos de Consulta y Control Archivisticos OIC: Organo Interno de Control PADA: Programa Anual de Desarrollo Archivistico, RAT(s): Responsable (s) de Archivo de Tramite. RAC: Responsable de Archivo de Concentracién. ‘SEP: Secretaria de Educacién Publica UR (s): Unidad (es) de Responsabilidades, DCA: Documentacién de comprobacién administrativa inmediata DAI: Documentacién de Apoyo InformativoUnidad de Administracién y Finanzas _.} EDUCACION lan yan ‘Objetivo General Que todo servidor piiblico de la Secretaria de Educacién Publica, conozca el tratamiento archivistico que debe realizar con la documentacién de archivo, documentacién de comprobacién administrativa inmediata y de apoyo informativo, aplicacién correcta de los instrumentos de control y consulta (Cuadro General de Clasificacin Archivistica, Catalogo de Disposicién Documental y Guia de archivo documental) as{ como los requisitos normativos necesarios para generar, registrar y transferir expedientes de un archivo de trémite a un ivo de concentracién de acuerdo a las vigencias documentales. Objetivos Especificos ® Que todo servidor ptiblico pueda identificar documentos de archivo, documentos de comprobacién administrativa inmediata y documentos de apoyo informativo, para aplicar el tratamiento correspondiente y determinar su destino final, > Que el Responsable de Archivo de Tramite coordine al personal de las dreas generadoras de documentacién en la integracién, registro y custodia de los expedientes que Permanecen en sus éreas y la que debe ser resguardada en el espacio destinado para el Archivo de Trémite, con la finalidad de contar con documentacién organizada y localizable. > Realizar de manera periédica bajas de documentacién de comprobacién administrativa inmediata y de apoyo informativo, que permita la liberacién constante de espacios en los archivos de tramites y of > Que las unidades administrativas realcen transferencias primarias de acuerdo a la normatividad vigente y que cumplan con las caracteristicas y elementos necesarios para agilizar su recepcién en el Archivo de Concentracién, con la finalidad de que sea resguarda precautoriamente. > Que toda Unidad Responsable cumpla con el llenado de la Gufa de Archivo documental, ‘como un esquema general de las series documentales de sus expedientes conforme al Cuadro General de Clasificacién Archivistica.Sa =) EDUCACION Unidad de Administracién y Finanzas Identificaci6n documental CCOORDINACION DE ARCHIVOS En las oficinas se generan tres tipos de documentos, los cuales tienen una utilidad especifica, pero que requieren tratamientos distintos de acuerdo a su naturaleza, y que se describen a continuaci Documentos Documentos de ache Documentos de comprobacion| Semin inet Documentas de apoyo) informative Descripién Decumento que sn Importar su forma 0 medio ha sido creado, recbido, maneadoy {Sado por un nid owanzacin en Cumplinients de cbigacionesegaes yen e “cjercio ce su Sctivdad. (Confornan expedient) Documentos creados 0 recbdes por oma Irstucén 0 indhiduos eh el ears de tries ‘eminstraties o ecutves Documentos constndos por jemplares de orgen y carecierstcas Gvesas ciya vecad ‘en is Unldadesesponsabes "esd ent informacion ‘ue contene para apoyo elas bess asigracas, Caractrstcas Producdos en forma ratual en funcién de unt aciviad sirmretrats Consttue a rico testinonieygaratiadocumental dl acto ariisratvo Estin estructrados en conjuneas de documentos organzades (qseinterrlaconan ‘Sono pueden ser patimocia documents CCumpida sy vigenia admiisvatva pasan al Archivo de CConcentracién'precautoia por su_vigencla fecal o legal, osteriormente previa valoralén documenta pasa al Achivo Fistérico dela dependencia oenidadoal Archivo General det "Nacén para su coneeracin permanente ose tama su baja or carecer da valor evidential o testimonial 5Son proucidos en forma natural en faxson de wna acta agminstatva y que no corresponden a las atrbuciones spocfieas dl rea). Son comprobartas ce a veazacién de vn acto admincrativa Inmesiato (ales de forocopias, mitarios,reistos de vistantes, Tstados de eles “aversos.”factras de ‘orespondencia de entrada y sala, tarjetas de asetencia. INoson documentos esvuetorades con elcin aun asurto, Su vigendiaadmintativaes emedata oo mde dein 280 INoson Transferids al arco de Caeereracin Su baja debe darse de manera lnmesiata al tio de bia eneramente son ejemplares mitiples que proporaran informacén, no son vigales, se trata de edcioes, reprografaso acumulacion de copls yfotoconias que ven econ, Se trata de un conjntofctcioointegradoartiiciamente por ‘ridades temas or lo general no se consideran patrimario documenta, se destryen solo se conseran aquelos por su valor de Informactn bicceca 9 Centra de documentacin). Nosetransfierenal Archivo de Concentracon. arecen de conceptos tales come wigenca © valores Bamietratvos ‘Tratamiento Archivo de Trémite, (Resguardo y vansferencia primar) Archivo de Concentracién. (guarda Precautoria, ‘ransferencia secundaria obs). Archivo Histérico (Conservacién permanente) Una vez concida su veencase fiminanbajo y ievantamiento. de una acta admnistratva firmada por el area -generadora correspondiente, Responsable de Archivo de Tramite, el Titular del ‘Area, el Responsable de la Coordinacion de Archivos, yal Tepresentante del Organo Intemo de Control Mediante ofto se Instructivo para caboacin el Catlloge de dspoaibn documenta AGN 2012 pag, 1Unidad de Administracién y Finanzas “) EDUCACION sein Documentos de Archivo Un documento de archivo es aque! que registra un hecho, acto administrativo, juridico, fiscal o contable producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las facultades, competencias o funciones de los sujetos obligados, con independencia de su soporte documental, representan la Unica evidencia documental de las actividades sustantivas encomendadas a las Unidades Administrativas, y debe estar integrado en un expediente desde su origen hasta su destino final para lo cual debe realizarse lo siguiente: Apertura de Expediente De acuerdo a lo descrito en el Articulo 4 de la LGA fraccién XXIII un expediente: es la Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o tramite de los sujetos obligados. Un expediente debe ser aperturado, identificado y registrado desde su origen, es decir se puede utilizar el primer documento relacionado con el asunto e ir integrando la documentacién de acuerdo al desarrollo de! proceso, considerando que para su conclusién pueden pasar horas, dias, meses 0 quizds afios, lo importante es tener constancia de su creacién y que cuente con los elementos necesarios de identificacién como caratula, cejilla, cosido y registrado en un inventario de archivo de tramite, Para la apertura de expedientes se debera considerar lo siguiente: 1. Se abriré un expediente por cada asunto, el cual se conforma en la mayorfa de los casos Por uno o varios documentos de inicio, un seguimiento y una conclusién, y esta relacionado a las actividades sustantivas encomendadas a cada U.R. y deberd estar vinculado a una serie documental del Catalogo de Disposicién Documental (CADIDO). 2. Se asignard un ndimero de clasificacién archivistica el cual debe ser Gnico ¢ irrepetible y para lograrlo es importante considerar el niimero determinante que se utiliza para la generaci6n de oficios en el 4rea que atenderd el asunto, de esta manera se puede identificar plenamente quien lo gener6, ademas deberd incluir la serie documental, un numero consecutivo y el afio de creacién.Unidad de Administracién y Finanzas ‘COORDINACION DE ARCHIVOS. 3. Se describird de forma clara el asunto del expediente, el cual debe definir la aecién que se esta realizando y estar en medida de lo posible vinculada a la serie documental esto con la finalidad de que sea entendible para cualquier persona que lo lea, evitando abreviaturas o siglas. 4. Registrar el expediente en un archivo de Excel denominado “Inventario de archivo de tramite’, considerando los siguientes datos: Para obtener el formato podrés ingresar a la direccién electronica . se} es /s rdinaci chi y considerar lo siguiente para su captura.Unidad de Administracién y Finanzas )} EDUCACION a oars BoP sxcasrania Os eDUcACion pUsuica » EDUGAGION iwenranio ve anciivo ve Teamire ition otc ——— SC heme scicronoent eR ERE a Es importante considerar un inventario de archivo de trémite por cada serie documental utilizada y deberén registrarse los siguientes datos: Nimero consecutivo: ‘Asignar un ndmero consecutivo (El cual serviré come idetificador) Numero de caja: En caso de que ya se cuente con su caja para resguardo, sino dejario enbianco Nimero de expediente Posicién que tiene el expediente dentro dela caja, es comiin que en la apertura del expediente no se cuente con ese dato, Se puede dejar en blanco. Clasificacién Archivistica del__Capturar el nimero de clsificacinarchivistca que se determiné en el expediente: jjumen2 Descripcién del Expedienteo __Capturar la descripci6n del expediente que se determind en el punto 3 asunto: ‘Afio de apertura: Indicar el aio de apertura del expedienteUnidad de Administracion y Finanzas EDUCACION ‘cosensn sas Afio de cierre: En caso de que no se cuente con el dato dejar en blanco No. de folios: Cantidad de hojas con las que cuenta el expediente, en la apertura posiblemente no se cuente con ese dato, dejar en blanco. Valor documenta Valores primarios que se obtienen del CADIDO ‘A= Administrative = Legal F = Fiscal o contable Valores Secundarios E> Evidencial ‘T= Testimonial I= Informative Vigencia documental Vigencia que se obtienen del CADIDO AT= Archivo de Trémite ‘AC= Archivo de Concentracién Condiciones de acceso Sefialar con una X, en caso de que la documentacién este declarada (Reservado Confidencial) como Reservada 0 Confidencial de acuerdo al Titulo Sexto “Informacién Clasiicada’ de la Ley General de Transparencia y Acceso ala Informacién Pablica. Ubicacién topogratica Indicar la ubicacién fisica donde se encuentra el expediente. Indicar si el expediente es “original” (Se considera original porque no existe otro con la misma informacién y puede estar conformado por documentos originales y copias fotostaticas) “copia” tinicamente ene ‘caso de que solo se cuente com la copia fotostatica de un expediente), Observaciones ‘Agregar cualquier dat contenido importante con relacién al expediente o a su Tomes o legajos En caso de que el volumen del expediente lo amerite, se deberd divicir cen legajos, se sugiere un estimado de 250 a 300 hojas por tomo y se deberd registrar cada tomo en el inventario de archivo de trémite, de {a siguiente manera: “Descripcién del expediente” + (Legajo 1 de 3), “Descripci6n del expediente” + (Legajo 2 de 3), “Descripcién del expediente “+ (Legajo 3 de 3), Todos los legajos deben contener la misma descripci6n y clasificacion archivstica. 5. Imprimir caratula del expediente a. Dar clic en el libro “caratula del expediente” el cual se localiza en la parte de abajo de la hoja de Excel en color amarillo.Unidad de Administracién y Finanzas <)) EDUCACION = b. Enla celda P6, capturar el dato del nimero consecutivo de la columna “A’, de la hoja “Inventario general de archivo de trémite” en color azul, y que corresponde al expediente capturado. Al dar “enter” en automatico se obtienen los datos en la caratula. Imprimir caratula y pegar en la parte frontal del folder. SEP 6. Impresi6n de cejilla del expediente a. Dar clic en el libro “cejila” el cual se localiza en la parte de abajo de la hoja de Excel en color verde.» EDUCACION Unidad de Administracién y Finanzas b. En las celdas de color amarillo (columna H), capturar el dato del numero consecutivo de la columna “A", de la hoja “Inventario general de archivo de trdmite” en color azul, y que corresponde al expediente o expedientes capturados. Al dar “enter” en automatico se obtienen los datos en la cejlla 0 cejilas. c. Imprimir cejilla 0 cejila cortar y pegar en la parte disefiada para tal efecto en el folder. MOIDSOEICARHC 412019 CSOBICARHC-400Rz018 ‘molosoealec suoozzot8 WaresOBANRC.14001209 ena CBE TTT TRA wecbtonent remvccon nose TTS RAT nei sneu eects 7. Los documentos se ordenaran cronolégicamente del més antiguo al mas reciente (como si fuera un libro), derivado de la cantidad de hojas que lo integran, podra ser separado en legajos, para mejor manejabilidad. Haciendo referencia en la descripcin al legajo correspondiente y se integraré la documentacién en folder con dos o tres perforaciones y cosido con hilo de algodénUnidad de Administracién y Finanzas CCOORDINACION DE ARCHIVOS Cierre de Expediente Una vez concluido el expediente se deberd realizar lo siguiente. 1. Foliado a. Utilizar foliadora b. Colocar el folio en la esquina superior derecha Gnicamente por el frente del documento. . Capturar informacién de folios en el inventario de archivo de tramite. 2. Capturar los datos faltantes en el inventario de archivo de tramite: a. Afio de cierre b. Folios ©. Ubicacién topografica 3. Escribir en la caratula del expediente los siguientes datos. a. Afio de cierre b. Folios ¢. Ubicacién topografica La responsabilidad del cuidado y manejo de los expedientes corresponde directamente al érea productora, quien podré remitirlo al Archivo de Tramite cuando termina su fase activa, para su guarda y custodia durante el tiempo que indica el CADIDO, y quien se encargaré de su transferencia al Archivo de Concentracién una vez que se cumpla su vigencia para tal efecto. Transferencia primaria La transferencia primaria es el trastado controlado y sistematico de expedientes de consuita esporddica de un archivo de tramite a uno de concentracién, por lo que toda la documentacion que, de acuerdo a las vigencias indicadas en el CADIDO, ya cumplieron con su tiempo de guarda deberdn ser remitidas para su guarda precautoria. 2Unidad de Administracién y Finanzas } EDUCACION acne aae Es muy importante considerar que el tiempo de vigencia de un expediente inicia a partir de su conclusién o cierre, ejemplo 1 para la serie documental 08C.16, “Administracién y servicios de archivo” el CADIDO indica 1 afio en archivo de trémite y 4 afios en el archivo de concentracién, total 5 afios, por lo tanto: CConcisién Permanenca en el Archivo de Permanenca en el Archivo de Tramite Concentracién 2o1s 2019 2020 212023 2019 2020 2021 212024 2020 2021 2022 al 2025 Ejemplo 2 para la serie documental 045.03, “Evaluacién Educativa” el CADIDO indica 3 afio en archivo de tramite y 3 afios en el archivo de concentracién, total 6 afios, por lo tanto: Conclusién Permanenciaen el Archivo de Permanenca ene Archivo de Tedmite CConcentracién 2018 2019 312021 2022 212024 2019 202012022 202312025 2020 202112023, 2024 212026 Una buena practica archivistica es realizar transferencias primarias cada afio, con esto se segura que en los archivos de tramite Gnicamente se encuentren ubicados expedientes en su fase activa y de esta manera evitar la acumulacién documental en las areas de trabajo. Para su realizacién el Responsable de Archivo de Tramite -deberd coordinar y asesorar a las reas generadoras para la integracién de los expedientes, y elaborar el inventario de trasferencia primaria tomando como base las vigencias documentales indicadas en el catdlogo de disposicién documental, utilizando el formato dispuesto para tal efecto y que se podré obtener en versién modificable_ en la siguiente direccién electronica: )b.Mx, Cc de_i: BUnidad de Administracién y Finanzas : EDUCACION erin yrs - © EDUCACION mventarto rans TRANSFERENCIA PRIMARIA HOUA DE CIERRE ET presen veto consta de Toss yanpara a cantdad de expederies da Ton aos de T77T7V77F,conenion ca csa con tun pes aproximado de kilograms, equivalertes 20 metros inales Baboré Revisd Autorizé — Nombre Nombre ae Cargo ‘Titular de la Unidad Admiristrativa. Enarega. Recibe ‘Aechive Histérico y de Concentracion Nombre oui “De David ingaibarrén Gaoeara cae ni cca ‘ete Departamento do Arai 4Unidad de Administracién y Finanzas »; EDUCACION ene x inane PP sccnerania oe eovencion Po Para el llenado del inventario de Transferencia primaria considerar los siguientes puntos: En la Unidad Administrativa 1. Elaborar el inventario de transferencia primaria (Contiene los mismos campos del inventario de archivo de tramite solo debern copiar y pegar la informacién de los expedientes que serdn transferidos). 2. Colocar los expedientes en las cajas en orden y de acuerdo al inventario de transferencia primaria. 3. Registrar en el inventario de transferencia primaria la caja y la posicién del expediente dentro de la misma (columna b y c”), cada caja inicia con la posicién 1. 4. Enviar al correo electrénico transferencias.primarias@nube.sep.gob.mx el inventario de transferencia primaria para su revisi6n y visto bueno del Archivo de Concentracién. (se le enviaré un folio de atencién). 5. ElArchivo de Concentracién dard respuesta de acuerdo a los folios de atencién ya vuelta de correo remitiré inventario con observaciones y/o Inventario validado y asignaré un numero de transferencia. 6. Etiquetar la caja con los datos de la transferencia y nimero de cajas. 7. Imprimir inventario en dos tantos y obtener firmas. 8. Solicitar mediante oficio dirigido al Responsable del Archivo de Concentracién fecha para poder realizar la transferencia primaria,, anexando los inventarios de transferencia Primaria debidamente firmados por el Area generadora, Responsable de Archivo de Tramite y Titular del Area. (Anexo X). 9. El Archivo de Concentracién asignaré fecha y hora para la recepcién de la transferencia primari 15x oS) Unidad de Administracién y Finanzas EDUCACION cates yFoanaae En el Archivo de Concentracién 1 Asistir el dia y hora sefialada para la recepcién documental con las cajas debidamente identificadas. (EI transporte deberd ser gestionado por el area solicitante, asi como considerar personal para las maniobras de carga en la unidad responsable y descarga en el Archivo de Concentracién). Personal del Archivo de Concentracién realizara como primera parte del proceso de recepcién, el cotejo de inventarios contra expedientes, debiendo coincidir al 100%, en caso de presentar diferencias, se evaluard la inconsistencia y se buscaré solucién Practica, de lo contrario no se podrén recibir y tendrén que ser retiradas de las instalaciones del Archivo de Concentracién. Serrevisarn los folios de cada uno de los expedientes, mismos que deberdn coincidir con los indicados en el inventario de transferencia primaria, dependiendo el volumen de documentacién esta actividad puede ocupar varios dias. En caso de inconsistencias en el numero de folios y/o datos de los expedientes, se har del conocimiento del érea para que realice las modificaciones pertinentes. Una vez finalizada la revision y atencién de inconsistencias se firmara de recibido el Inventario y ser4 entregado un tanto a la Unidad Responsable.Unidad de Administracién y Finanzas EDUCACION natal pts Préstamo de expedientes en el Archivo de Concentracién Una de las funciones que tiene el Archivo de Concentracién es el aseguramiento y descripcién de los fondos documentales bajo su resguardo, asf como la consulta de los expedientes, mismos que siguen perteneciendo a las éreas generadoras y Gnicamente se encuentran en guarda precautoria, para consultarlos deberdn contar con un gestor previamente autorizado mediante oficio seguir los siguientes pasos: Préstamo 1. Las Unidades Administrativas deberdn designar un gestor autorizado para la consulta y traslado de expedientes. 2. Mediante oficio del Area solicitante solcitar uno o varios expedientes, describiendo los datos necesarios (Namero de clasificacién archivistica, descripcién del expediente, ‘néimero de transferencia primaria, fecha de transferencia, nimero de caja y expediente, etc.). 3. Mediante correo electrénico se le indicaré fecha en la que pueden pasar al Archivo de Concentracién (area de guarda y préstamo a consultar y/o retirar el expediente solicitado). 4. El dia de la entrega el gestor autorizado debera: a. Revisar el expediente que coincida con el solicitado. b. Contar los folios y verificar el estado fisico. . Firmar recibo/responsiva del expediente d. Consuita y/o Retirar el expediente.Unidad de Administracién y Finanzas , EDUCACION suet ioea Devolucin El préstamo tiene una vigencia de 30 dias, en caso de requerirlo més tiempo el solicitante deberd generar oficio requiriendo prérroga para la devolucién. 1. Se devolverd el expediente mediante un oficio dirigido al Responsable de Archivo de Concentracién. 2. El expediente a devolver ser revisado y se contaran sus folios los cuales deberan coincidir con los datos del préstamo, asi como su estado fisico, 3. En caso de detectar una anomalia se deberd levantar un acta de hechos para dejar evidencia de la situacién presentada y se haré del conocimiento del Responsable de la Coordinacién de Archivos y del Titular del Area. 4. Serecibe el expediente y se cancela el vale de préstamo. 18Unidad de Administracién y Finanzas S} ') EDUCACION COORONACTON DE ARCHOS Documentos de Comprobacién Administrativa Inmediata (DCAI) Los documentos de comprobacién administrativa inmediata son producidos de forma sistematica y que contienen informacién variable que se maneja por medio de formatos, tales como vales de fotocopias, fichas de control de correspondencia, solicitudes de papeleria, entre otros. No son fundamentales para la gestién institucional por lo que la vigencia de estos documentos no excedera un afio y no deberdn transferirse al archivo de concentracién, elimindndolos de conformidad con el procedimiento establecido para ello. Estos documentos podrdn ser eliminados con base al listado general de los documentos de comprobacién administrativa inmediata incluidos en el CADIDO, mediante el llenado de una relaci6n simple que se puede obtener en el enlace https://url2.ci/Aigcz y un acta circunstanciada (Anexo X) y en presencia de un representante del Organo Interno de Control y el Responsable del Area Coordinadora de Archivos, siguiendo las siguientes indicaciones. 1. Identificar los documentos que de acuerdo a sus caracteristicas corresponden a DCAI. 2, Colocarlos de manera general en cajas numeradas y por tipologia de acuerdo al CADIDO. 3. Elaborar relacién simple con los datos correspondientes a la cantidad de cajas y el concepto debe coincidir con la descripci6n del CADIDO. 4. Elaborar proyecto de acta circunstanciada. 5. Remitir acta circunstanciada y relacién simple antes de firmas al correo transferencias primarias@nube.sep,gob.mx agregando como asunto “baja DCA", para su revisién. 6. Una vez que cuente con el visto bueno del Responsable del Archivo de Concentracién, se le dara fecha propuesta para la firma del acta. 19Unidad de Administracién y Finanzas EDUC. ACION nein rencane 7. La Unidad Responsable debera elaborar oficios por lo menos con 5 dias de anticipacién, para convocar al Responsable del Area Coordinadora de Archivos y un representante del Organo Interno de Control. 8. La firma del acta circunstanciada se llevar a cabo en el rea donde se encuentran las cajas, previa revisién de las mismas por parte del representante del OIC y del Coordinador de Archivos, se dard lectura con los presentes y se procederd a la firma de 4 tantos y se anexard a cada una la relacién simple. 9. La Unidad Administrativa se encargara de la gestién correspondiente para remitir las Cajas a las instalaciones del Archivo de Concentracién en Av. Sor Juana Inés de la Cruz 33 Col. San Lorenzo en Tlalnepantla de Baz Estado de México. 10.I Archivo de concentracién se encargaré de realizar la donacién a la Comisién Nacional de Libros de Texto Gratuitos de acuerdo a la normatividad vigente.Unidad de Administracién y Finanzas ges} ») EDUC. ACION ‘COORDINACION Be ARCHIVOS Documentos de Apoyo Informativo (DAI) Los documentos de apoyo informativo estan constituides por ejemplares de origen y caracteristicas diversas cuya utilidad en las unidades responsables reside en la informacién que contiene para apoyo de las dreas asignadas, carecen de valores y vigencia documnental, son ejemplares miltiples que proporcionan informacién, no son originales, se trata de ediciones, reprografias 0 acumulacién de copias y fotocopias que sirvieron de control. Ejemplos: Diario Oficial impreso, copias, fotocopias, libros, hojas de trabajo sueltas que no forman parte de un expediente, tripticos, folletos, manuales de equipos, etc. Para la baja de esta documentacién, se deberd seguir lo siguiente: 1. El Responsable de Archivo de Trémite deberd fomentar el uso racional de los recursos en la Unidad Administrativa para que la generacin de esta documentacin sea minima y de manera periédica solicitar a las reas la recoleccién y conjuntarla para que por medio de oficio sea remitida al Archivo de Concentraci6n para su baja y donacién respectiva. Gufa de Archivo Documental La Guia de Archivo Documental se considera al esquema general de descripcién de las series documentales de los archivos de un sujeto obligado, que indica sus caracteristicas fundamentales conforme al cuadro general de clasificacién archivistica y sus datos generales, y de acuerdo al Articulo 70 de la Ley General de Transparencia y Acceso a Ia Informacion Publica, y al 14 de la Ley General de Archivos, se debe poner a disposicién del piiblico en la pagina de la dependencia. El dra Coordinadora de Archivos, durante el mes de noviembre de cada affo, solicitard a las Unidades Responsables su elaboracién, la cual consiste en la actualizacién de los datos del Responsable de Archivo de Tramite, asf como la cuantificacién de los expedientes por serie documental existentes bajo su resguardo incluyendo los que se encuentran en las areas de trabajo, ademas deberan indicar si durante el afio que se reporta, se realizaron transferencias primarias._) EDUCACION cea Para su llenado el Responsable de Archivo de Tramite debera considerar el siguiente formato el cual sera requisitado de acuerdo al instructivo: : GUIA DE ARCHIVO DOCUMENTAL ; EDUCACION (me aRcHIvo DE THAMITE SRS REAR kee os RCE=DNEA DAT ELON fcomea ecerebnce Free co SOS a See ene | owes | og | sears eane|ostey hacenfmaranca] 12248 | 2 veusmen 7 000 |agneua| OE jones ume easyer : a SanEN ASEEREC I soryuerates | TUL c ces a hen erm ae svn ke lage ero 0 TAME Para requisitario considerar la siguiente informacién: 2Unidad de Administracién y Finanzas «) EDUCACION anna ie? secnstasia of soucacion puatica ee T-UNDAD ‘irero ynormre completo dea Unidad Respansatle Fem "712 Deca General de ADMNGTRATIVA Recursos Materiales Seriios" 2.- AREA DE PROCEDENCIA | ‘Area de la que depende el Archivo de Tramite de la Unidad | Responsable Ejem. "Direccién de diLaReHvo Senicls™ 3 NOMBRE DEL ‘Nombre completo del Servidor ice degrada como Responsable de Archivo de Tne FeSPONSABLE cen sucas Responsable dela nermacen que se encvenea en as rade tae ‘CARGO ‘Cargo del Responsable ndicado en el punto 3 DOMICIIO ‘Lugar de trabajo del servidorpiblico designado como RAT. 6 TELEFONO- NGmero telefénico y extensién del servidor piiblico designado como RAT 7.- CORREO ELECTRONICO _ | Direccién electrénica del servidor piblico designado como RAT 8.- UBICACION FISICA _Consignar el lugar fisico de localizacién de las series documentales 9- UNIDAD : enteral productor o prctres dea sersdocretales jer Drecin Genera Heeeiy'*™ —. | proms comrthapednck Sec abemcoun teamane tetas sete 1O-SECCONYsene | URRY de fared cone Cad de Catcain rata 207 CADDO Weide len el archivo de Excel. 1 SERIE DOCUMENTAL CADDO Copiar y pegar del CADIDO la serie documental 12-ANTIGUA \dentficary consignar el aio ms antiguo de la generacién de expedientes a reportr. 13-RECENTE dentfcary consignar el fio més reciente de los expecientes a reportar Proporcionar el contenido de la serie. Es un resumen de los expedientes que se generan 14 DESCRIPCION vinculados a esa serie documental. Ejem. “Expecientes que contienen las transferencias primarias recibidas. préstamos bafas de expedientes™ Proporcionar el ndmero de cajas que se ocupan para guardar los expedientes, en caso de 15.-DESCRIPCION que se encuentren en archiveros calcular el nimero ce cajas que se requeren para resguardarls. 16- VOLUMEN 2018, “Total de expedientes relacionados ala sere documentaly que fueron reportados en a Guia de archivo documenta anterior al aho que se reporta. 17 VOLUMEN 2019 “Total de expedientes zenerados hasta el 30 de noviembre del afo que se reporta. 18. TRANSFERENCIA Indicar el ndmero de expedientes que fueron transferidos al archivo de concentracién PRIMARIA durante el ejecicio fiscal que se reporta 19.-BAJAS, ‘Sefialar la cantdad de expedientes que fueron dados de baja durante el ejercicio fiscal que DOCUMENTALES se report, 20 VOLUMEN TOTAL Es el resultado de sumar el Volumen del ejerccio anterior con el volumen generado en el presente aflo,restando las transferencias primarias y las balas dacumnentales. ELABORO: ‘Nombre completo, cargo y firma del servider pico que elaboré ta Guia de Archivo Documental. VALIDG: [Nombre completo, cargo y fra dl servidor pbc que valid la informacion, | Una vez concluidaseréenviada_-sen_—archivo.-Excel__~—al’_~— correo coordinacion.archivos@nube.sep.gob.mx, y via oficial la impresi6n con firmas autégrafas al Responsable de la Coordinacién de Archivos en las fechas que indique el oficio de solicitud. 23Unidad de Administracién y Finanzas EDUCACION Saree Aes ‘Anexos ‘Anexo (A) “Acta Circunstanciada” ACTA CIRCUNSTANCIADA PARA HACER CONSTAR LA BAJA DE DOCUMENTACION DE COMPROBACION ADMINISTRATIVA INMEDIATA Con fundamento a lo dispuesto en el articulo 18 del ACUERDO que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en las Materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administracién Pablica Federal y su Anexo Unico; y al procedimiento 5.2.1.2 Eliminacién de documentos de comprobacién administrativa inmediata, el cual tiene como objetivo, evitar la acumulaci6n de documentos de comprobacién administrativa inmediata, y a efecto de eliminar aquella documentacién que haya prescrito en su valor administrativo, se elabora la presente Acta Circunstanciada, siendo las 10:00 horas del dia en el i ” con domicilio en “Dornicilio en la cual se reunieron, los CC. Lic. Mario Humberto Delgado Gonzalez, Director General Adjunto de Servicios, Almacenes e Inventarios ¥ Coordinador de Archivos de la SEP y el Ing. José Luis Hernandez Vazquez, Representante de! Organo interno de Control en la Secretaria de Educacién Publica, de acuerdo a los Articulos 19 del Regiamento Interior de la Secretaria de la Funcién Pdblica, 12, y 28, fraccién IV de la Ley General de Archivos e instructivo para el tramite de baja documental de archivos del Gobierno Federal. Asi como adscritos a la Dirsecion Para hacer constar que la documentacién existente en XX cajas con un peso aproximado de XXXX kilogramos, equivalente a KXXK metros lineales aproximadamente, no contiene valores primarios ni secundarios o histéricos, y se encuentran descritas en el listado general de los documentos de comprobacién administrativa inmediata que genera la dependencia dentro del Catalogo de disposicién documental, por lo que se considera procedente su baja documental toda vez que se trata de informacién que no Pertenece a algiin expediente y no estd estructurada con relacién a un asunto, por tratarse de comprobantes de la realizacién de un acto administrativo inmediato. HH ECHO $eUnidad de Administracién y Finanzas CCOORDINACION DE ARCHIVOS ESAVOEAREE” manifiestan que se realizd una revisién minuciosa de la documentacién, elaborando la relacién simple de los documentos de comprobacién administrativa inmediata descritos dentro del Catalogo de disposicién documental del cual se anexa original debidamente autorizada por el TITULAR DE LA UNIDAD ", correspondientes a los afios de XXXX al XXXX de los cuales se obtuvieron un total de KX cajas con un peso aproximado de KXX kilogramos, que corresponden a KXXX metros lineales aproximadamente y que, bajo protesta de decir verdad, declaran que la documentacién que se encuentra en dichas cajas, carece de valores primarios: administrativos, legales, fiscales 0 contables, y que no contienen valores hist6ricos (evidencial, testimonial o informativo), por lo que solicitaron mediante oficio la intervencién del representante del Organo Interno de Control en la Secretaria de Educacién Pdblica, y mediante oficio la intervenci6n de la Coordinacién de Archivos de la Secretaria de Educacién Pablica para que, bajo su supervision, se proceda a la verificacién de lo antes expuesto.——— — ~~ — Sse ec Seneca CUE eeS EEE SEGUNDO. - Que el Ing. José Luis Hernandez Vazquez, Representante del Organo Interno de Control y el Lic. Mario Humberto Delgado Gonzalez, Coordinador de Archivos, verifican que la documentacién descrita en el parrafo anterior de la presente acta, carece de valores primarios y secundarios; y que el contenido de las cajas es solamente documentacién que sirvié como Mecanismo de control interno, TERCERO.- La Coordinacién de Archivos de la SEP enviaré al Archivo General de la Nacién oficio ara informar del presente acto, anexando original de la presente acta circunstanciada y original de la relacién simple de documentacién de comprobacién administrativa inmedi CUARTO.- Se determin6 y verificé que la documentacién arriba descrita es “Documentacién de Comprobacién Administrativa inmediata” por lo que en apego al Decreto por el que las dependencias y entidades de la Administracién Pdblica Federal, la Procuraduria General de la Repiiblica, las unidades administrativas de la Presidencia de la Republica y los érganos desconcentrados donarén a titulo gratuito a la Comisién Nacional de Libros de Texto 25Unidad de Administracién y Finanzas ; EDUCACION cea Gratuitos, el desecho de papel y cartén a su servicio cuando ya no les sean ittiles. Dicha documentacién sera enviada en donacién a la Comisién Nacional de Libros de Texto Gratuitos (CONALITEG), oO ————— QUINTO.- EI Representante de! Organo Interno de Control en la Secretarla de Educacién Piblica puntualiz6 a los representantes de la Direccién General de lo expuesto en el Articulo 49 fraccién V, de la Ley General de Responsabilidades Administrativas, en el que se establece que todo servidor publico tendrd la Obligacién de “registrar, integrar, custodiar, y cuidar la documentacién e informacién que por razén de su empleo, cargo 0 comisién, tenga bajo su responsabilidad, e impedir o evitar su uso, sustraccién, destruccién, ocultamiento o inutilizacién indebidos” No habiendo otro asunto que hacer constar, se da por concluida la presente acta siendo las XK horas de la fecha de su inicio, previa lectura de los que en ella intervinieron, frmando de conformidad al margen y al calce para todos los efectos administrativos y, en su caso, legales a que haya lugar, — Lic. Mario Humberto Delgado Gonzalez Ing. José Luis Hernandez Vazquez Coordinador de Archivos de la SEP Representante del Grgano Interno de Control en la SEP Titular de la Direccién General de Area Generadora’ 26Unidad de Administracién y Finanzas «.) EDUCACION iinaratieiaaa BEG scant me vorcacion vce “Nombre del Responsable de Archivo de Tramite de la Direccién General Anexo (B) “Convocatoria OIC” Oficio No 2X22OQOOKKKK Ciudad de México, a 18 de enero de 2021 Laura Jessica Cortézar Morén Titular del Organo interno de Control en la Secretarfa de Educacién Publica Presente En apego a los articulos 12, y 28, fraccién IV de la Ley General de Archivos, Instructivo para el Tramite de Baja Documental de Archivos de! Gobierno Federal, al numeral 6 del Procedimiento 5212 del Acuerdo que tiene or objeto emitir las Disposiciones Generales en las Materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la ‘Administracién Publica Federal y su Anexo Unico y con el in de dar cumplimiento a la vigencia documental establecida en el Catalogo de Disposicién Documental de la Secretaria de Educacién Publica, respecto @ la Documentacién de Comprobacién Administrativa Inmediata, solicito 2 usted su valioso apoyo a efecto de designar un representante del Graano interno de Control que participe en la verificacién y firma del acta, Circunstanciada para llevar acabo la baja de dicha documnentacion perteneciente a la “Anotar el nombre de. 2 UR" ubicade en "Anotar la direccién de la U.R donde se llevaré 2 cabo la firma del acta’, el préximo KR de {518d ano en curso alas BRK horas. Lo anterior con la finalidad de evitar Ia acumulacién de documentos, contribuir a la liberacién de espacios y estar en posibilidad de realizar la donacién correspondiente a la Comisién Nacional de Libros de Texto Gratuito CONALITEG. Sin mas por el momento, reciba un cordial saludo, Atentamente. “Nombre del Titular de la Unidad” Director General de la “xx000000x"" (Cep. Thule des Unidad de Administracion y Finanzas PresenteUnidad de Administracién y Finanzas (©) EDUCACION Seeetcinte men SS RETARIA OE EDUCACION PUBLICA Direcion General de Recursos Materiales y Sencios-Presente ‘Mario Humberto Delgado Conzslez- Coordinator Sectoral de Servicios, Amacenes. Inventaesy Ceordinador de [Arenvos de le SEP. Pozen, ‘Anexa (C) “Convocatoria CA" Oficio No XXXXXXXXH0KK Ciudad de México, a Xx de XXXxx de 2021. Mario Humberto Delgado Gonzalez Coordinador Sectorial de Servicios, Almacenes e Inventarios y Coordinador de Archivos dela SEP Presente En apego a los articulos 12, y 28, fraccién IV de la Ley General de Archivos, instructivo para el Tramite de Baja Documental de Archivos del Gobierno Federal, al numeral 6 del Procedimiento $212 del Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en las Materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administracién Publica Federal ysu Anexo Unico y con el fin de dar cumplimiento a la vigencia documentel establecida en el Catdlogo de Disposicién Documental de la Secretaria de Educacién Piiblica, respecto 2 la Documentacién de Comprobacién Administrativa Inmediata, solicito a usted su valioso apoyo a efecto de Participar en la verificacién y firma del acta Circunstanciada para llevar acabo la baja de dicha documentacion perteneciente a la “Anotar el nombre de la UL", ubicada en “Anotar la direccién de la UR donde se llevard a cabo la firma det acta’, el proximo XX de 00x del afio en curso a las wexx horas, Lo anterior con la finalidad de evitar la acumulacién de documentos, contribuir a la liberacién de espacios y estar en posibilidad de realizar la denacién correspondiente a la Comision Nacional de Libros de Texto Gratuito CONALITEC. Sin mas por el momento, reciba un cordial saludo, Atentamente. “Nombre del Titular de la Unidad” Director General de la “x0000000x" (Cop. Laura Jessica Cortzar Moré Titular del Grgane interna ée Control en a SER. Presente Titular dela Unidad de adrnitracony insress. Present Direceién General de Recursos Msterlesy Sercion- PresenceUnidad de Administracién y Finanzas (.} EDUCACION een En cumplimiento a los Articulos 28 fraccién Il y 31 fraccién V de la Ley General de Archivos, se emiten los siguientes Criterios especificos y recomendaciones en materia de organizacién y conservacién de archivos, aplicables para las Unidades Administrativas que integran la Secretaria de Educacién Piblica y en el cual participaron para su elaboracién el Archivo Histérico y de Concentracién, Subdireccién de Logistica en Almacenamiento de Archivos y la Coordinacién de Archivos. Ciudad de México, a 31 de diciembre de 2020. Coordinador Sectorjal dé Servicios Almacenes e Inventarios y Coordinador de Archivos 23