Project Charter Template

PROJECT CHARTER

1. General Project Information

Project Name: Xây dựng hệ thống phần mềm quản lý học sinh trung học phổ thông
Executive Sponsors: Nhóm 10
Department Sponsor: GV: Trần Đức Doanh
Impact of project: Hỗ trợ nhà trường quản lý học sinh
2. Project Team
Name Department Telephone E-mail
Project Manager: Từ Hồng Phi Long Công nghệ thông 0585466882 2051120256@ut.edu.vn
tin
Team Members: Nguyễn Đức Lương Công nghệ thông 0326059532 2051150144@ut.edu.vn
tin
Huỳnh Bảo Toàn Công nghệ thông 0343491315 2051120173@ut.edu.vn
tin

3. Stakeholders (e.g., those with a significant interest in or who will be significantly affected by this project)
+ Nhà trường
+ Nhà tài trợ abc
+ Các kỹ thuật viên của dự án

Submitted by: [Name] Page 1 of 4

For assistance in using this template, contact NYU’s Office of Learning and Organizational Development at 212-998-1250.
 Project Charter Template

4. Project Scope Statement

Project Purpose / Business Justification Describe the business need this project addresses
- Xây dựng một hệ thống về giáo dục với mục đích giúp nhà trường, phụ huynh có thể quản lí học sinh, con em
mình dễ dàng, đồng thời bên phía học sinh hệ thống sẽ giúp học sinh dễ dàng xem thời khóa biểu, nhận thông
báo từ giáo viên…
- Tương lai có thể số hóa được các trường học trên địa bàn tp.Hồ Chí Minh, giảm thiểu mất thông tin, mất thời
gian để quản lí thông tin.
- Ước tính chi phí: khoảng 500.000.000 – 1.000.000.000

Objectives (in business terms) Describe the measurable outcomes of the project, e.g., reduce cost by xxxx or
increase quality to yyyy
- Tăng chi phí cho quảng cáo

Deliverables List the high-level “products” to be created (e.g., improved xxxx process, employee manual on
yyyy)
- Hướng dẫn nhân viên về triển khai hệ thống, hỗ trợ người sử dụng hệ thống

Scope List what the project will and will not address (e.g., this project addresses units that report into the
Office of Executive Vice President. Units that report into the Provosts Office are not included)
Giải quyết:
• Triển khai cài đặt phần mềm quản lý học sinh
• Chuẩn hóa một số quy trình nhập thông tin, thu, chi
• Mua sắm một số phần mềm, phần cứng cần thiết để triển khai phần mềm QLHS
• Đào tạo nhân viên sử dụng
• Thời gian triển khai là 06 tháng.
Không giải quyết:
• Đã đủ nhân sự, sẽ không tuyển thêm nhân viên để tránh phát sinh chi phí thêm cho ngân sách ban đầu.

Project Milestones Propose start and end dates for Project Phases (e.g., Inception, Planning, Construction,
Delivery) and other major milestones
- Lập kế hoạch: 28/09/2022 – 02/10/2022
- Triển khai: 03/10/2022 – 08/10/2023
- Quảng cáo sản phẩm: 06/10/2023
- Triển khai: 1/11/2023

Submitted by: [Name] Page 2 of 4

For assistance in using this template, contact NYU’s Office of Learning and Organizational Development at 212-998-1250.
 Project Charter Template

Major Known Risks (including significant Assumptions) Identify obstacles that may cause the project to
fail.
Risk Risk Rating (Hi, Med, Lo)
Một số máy tính và thiết bị đã cũ, cấu hình yếu, có Hi
thể làm hiệu suất sự dụng thấp.
Nhiều nhân sự không quen sử dụng máy tính và Med
phần mềm.

Constraints List any conditions that may limit the project team’s options with respect to resources, personnel,
or schedule (e.g., predetermined budget or project end date, limit on number of staff that may be assigned to
the project).
- Số lượng nhân viên trung bình phù hợp với chi phí chi trả cho dự án.
- Các thành viên trong nhóm dự án có tất cả các kỹ năng cần thiết.
- Chi phí phát sinh không được quá 20% dự tính ban đầu.
- Thời gian kết thúc dự án không được quá hạn 1 năm.

External Dependencies Will project success depend on coordination of efforts between the project team and
one or more other individuals or groups? Has everyone involved agreed to this interaction?
Sự thành công của dự án còn phụ thuộc vào nhiều bên liên quan chứ không phải chỉ phụ thuộc vào vào nổ lực
của nhóm dự án. Trong đó dự án sẽ được phát triển và dần thay đổi sao cho phù hợp với các bên liên quan để
có thể đưa ra sản phẩm có tính thực tiễn nhất với diều kiện là sự thay đổi nằm trong phạm phi cho phép và
không được vượt quá tiếu chuẩn đặt ra ban đầu.
Mọi người liên quan đã đồng ý với sự tương tác này để có thể hoàn thiện một sản phẩm phù hợp.

5. Communication Strategy (specify how the project manager will communicate to the Executive Sponsor,
Project Team members and Stakeholders, e.g., frequency of status reports, frequency of Project Team
meetings, etc.
-Đội ngũ quản lí dự án và nhà tài trợ:
+ Cần phải lên kế hoạch trao đổi thông tin như các cuộc thảo luận nhóm, cách thức nhà quản lý giao
phó trách nhiệm cho cấp dưới, đưa ra kỳ vọng trong công việc hoặc cảnh báo nhân viên về một vấn đề nào đó.
+ Trong quá trình thảo luận nhóm , nhóm quản lí dự án cần:
* Biết lựa chọn phương tiện giao tiếp phù hợp để giúp thông điệp được lan truyền mạnh mẽ.
* Xác định mục đích truyền tải thông điệp, truyền tải thông điệp ngắn gọn, thông điệp rõ ràng
và nêu bật trọng tâm vấn đề, chủ động đưa ra yêu cầu công việc và đặc biệt phải tích cực lắng nghe ý kiến của

Submitted by: [Name] Page 3 of 4

For assistance in using this template, contact NYU’s Office of Learning and Organizational Development at 212-998-1250.
 Project Charter Template

đội ngũ phát triển dự án.

* Nhóm quản lí dự án cần phải lập ra lịch trình họp nhóm cố định để báo cáo những thông tin
quan trọng và phân tích chiến lược hiện tại bằng cách đánh giá hình ảnh, ngôn ngữ, sự hiệu quả trong một
khoảng thời gian hoạt động kế hoạch truyền thông. Từ đó, tìm ra những thay đổi, những điểm chưa đạt nhằm
mục đích thay đổi cho phù hợp với nhu cầu khách hàng hiện tại.
-Đội ngũ quản lí dự án và khách hàng: Gồm 2 chiến lược truyền thông:
+Truyền thông gián tiếp: Quảng bá sản phẩm dịch vụ thông qua các kênh truyền thông trung gian như:
mạng xã hội(facebook , instagram , tiktok,...), website, các sàn thương mại điện tử (shoppe , tiki , sendo,...)…
Ngoài ra còn được thể hiện qua hình ảnh, âm thanh trên các phương tiện truyền thông như áp phích, tờ rơi…
Cần phải chọn lọc các phương pháp có hiệu quả để tránh việc lãng phí tài nguyên nhưng không thu được bất kì
hiệu quả nào.
+Truyền thông trực tiếp: Nhân viên của dự án sẽ trực tiếp gặp khách hàng, có thể là tại các điểm bán
hàng, trưng bày hoặc qua điện thoại. Bằng những kỹ năng và kinh nghiệm của mình, nhân viên sẽ trực tiếp đưa
thương hiệu, sản phẩm và dịch vụ đến với khách hàng thông qua lời nói, khả năng thuyết phục.Hình thức này
sẽ tốn thời gian và công sức hơn vì nhân viên sẽ phải trực tiếp đối mặt với khách hàng tuy nhiên nó sẽ hiệu quả
hơn về mặt tiếp cận gần gũi hơn đối với khách hàng. Từ đó nắm bắt được nhu cầu, hành vi của khách hàng để
lên kế hoạch truyền thông tốt hơn trong những lần tiếp theo.
+Ngoài ra còn có những phương pháp truyền thông khác như thuê dịch vụ marketing có kinh nghiệm , với kiến
thức và kinh nghiệm của mình , họ sẽ áp dụng nhiều phương pháp khác nhau ở cả 2 chiến lược trực tiếp và
gián tiếp để giúp hình ảnh của dự án và doanh nghiệp được lan xa hơn thông qua đó sẽ tiếp cận được nhiều
khách hàng tiềm năng.

6. Sign-off
Name Signature Date
(MM/DD/YYY
Y)
Executive Sponsor Nhóm 10 Nhom10
Department Sponsor Trần Đức Doanh TranDucDoanh
Project Manager Từ Hồng Phi Long TuHongPhiLong
7. Notes

Submitted by: [Name] Page 4 of 4

For assistance in using this template, contact NYU’s Office of Learning and Organizational Development at 212-998-1250.