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  • Contabilidad de Costos - Contabilidad y Control - Cap1 - Hansen

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    Administracion de costos Contabilidad y control CENGAGE Learning” ‘Administracion de costos Contabilided y contro! Quinta edicion Don 8 Hansen y Maryanne M.Mowen Presidente de Cengage Learning Latinoamérica: Javier Arellano Gutiérrez Director editorial Latinoamér José Tomds Pérez Bonilla Director de produccion: aul D ZendejasEspeel Editor seni Javier Reyes Martinez Editor de produccién: TimoteoElosa Garcia Imagen de portads © Getty image/Photo Disc a one 735 wen gek aT en Se7%aa2 Impreso en Mézico 123456711 100908, ‘© DA. 2007 por Cengage Learning Editors, SA. de CW. una Compatia de Cengage Learning, ine Corporativo Santa Fe Av. Santa Fe, rim, 505, piso 12 Col. Cruz Manca, Santa Fe CP. 05348, México, DF Cengage Learing™ es una marca registrada sada bajo permis, DERECHOS RESERVADOS. Ninguna pate de este trabajo amparado por la Ley Federal del Derecho de Autor, podé ser reproducda, transmitida,almacenada 0 utllzada en ‘cualquier forma 0 por cualquier medio, ya sea ‘grafico, electrnico 0 meciico, inciuyendo, pero sin imitarse a lo siguiente: fotocopiado, reproducién, escaneo, dgitalzacién, ‘grabacién en aud, distribucin en tnternet dlstibucion en redes de informacion 0 almacenamiento yrecoplacién en sistemas de informacion a excepcion de lo permitido en fl Capitulo i, Arculo 27 dela Ley Federal del Derecho de Autor, sn el consentimiento por escrito del Eatril “Traducido de br: Cost Management. ‘Accounting and Contra, Sth ed Publicado ten inglés por South Western una Compasia, de Thomson Leaning (Copyright © 2006) ISBN 0-324-253108 Datos para catalogacion bibliogrfica Hansen, Don fy Maryanne M. Mowen. ‘Adminstracién de costs. Contabiidad {y control. Quinta een, IsBN-13:976-970-686-563-0 IsBN-10: 970-686-583-7, Viste nuestro sho en hp/atinoamerica.cengagecom Tee on Cosmgrat mayo dl 205 mons ee SS etepaluce Edo, De México AL CONCLUIR EL ESTUDIO DE ESTE CAPITULO, USTED SERA CAPAZ DE: |. Describir las similitudes y las diferencias entre la 4. Exponer la necesidad de que el contador de co financiera yla administracién de ualidad adquiera una ex ia in- |. Exponer la importancia del sistema de contabili- 6. e tiene una conducta dad con el propésito de elaborar reportes inter parce de los contadores administrati 7. Identifiar las tres forma: Contabilidad financiera en comparacion con la administracion de costos El sistema de informacion Sl ci ¢ des subsistemas: un sis bilidad financiera y un sist cin de costos. Una de las principales difer temas es el usuario al que v idad de la contabilidad financiera es props informacién a los usuarios externos, entre los que se encuentran los inversionistas, los acreedores (como los bancos y los proveedores) y las instituciones gubernamen usuarios externos se apoyan en la infor: Parte 1 Concepts fandamentaie macion financiera, para tomar decisiones de compra o venta de acciones, compra de bonos {obligaciones), otorgar préstamos y emitirleyes regulatorias y para tomar otrss decisiones fi nancieras, Toda ver que las necesidades de informacién de este grupo de usuario externes son tan diversas y que la informacién debe ser tan altamente confable, el sistema de contabildad financiera se disema segiin reglas contables y formatos bien definidas, es decir, los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP, en México: Normus de Informacion Finan siera NIP). La administracién de costos proxluve informacion para los usuarios internos. En especifico, identifica, recopila, mide, chsifca y reporta informacion itil para los administrado- res al determinar el costo de los prodctos, clientes y proveedores, asi como de otros objetos relevantes, y para la planeacién, el control, la realizacin de la mejora contina y la toma de dcisiones, La administracién de costos tiene un enfoque mucho mis amplio que el de los sistemas de costeo tradicionales, No s6lo se ocupa de cusnto cuesta algo, sino también de los factores ‘que generan costos, como el tiempo del ciclo, la calidad y la productividad de los procesos De este modo, la administracién de costos exige una profinda comprensidn de la estructura dle costos de una empresa. Los administradores deben ser capaces de determinar los costos a largo y a corto plazos de las actividades y de los procesos asi como de los costs de los pro dluctor, ls servicios, los clientes, los proveedores y otros objctos de interes. Las causas && tos costes tambien se estudian con dete Los costos de las actividades y de los procesos no se reportan en los estados financieros. Sin emburgo, el conocerlos junto con sus causasfundamentales revist importancia critica para las empresas que se dedican a tareas como la mejora continua, a administacin de la ealtdad total, Ia adiinistracion de los costos ambientales, el mejoramiento de la productividad y ht ad- ‘ministracién de costos estatégica. Para una adecuada adminstracin de costos se quiere de los sistemas de informacidn de contabilidad de costos y de contabilidad administativa, La contabilidad de costos trata de sa tisficer los objetivos del costeo para la contabilidad tanto financicra como administrtiva, Cuando se utiliza la contabiidad de costos para cumplir con el objetivo de la contabilidad fi nanciera,ésta mide yasigna los costo sein los principios de contabldad genecalmente seep tados. Cuando se utiliza para propésitos internos, Ia contabilidad de costes proportiona informacién de costos acerca de los productos, ls clientes, los servicios, los proyectos, las ac- tividades, los proccsos y otros detalles que pueden ser de interés pars los administradores. La informacion de costos propercionada desempens un apoyo de importancia en la planeacion, l control y la toma de decisiones. Estainformacin no necesita seguit los lineamientos de los principios de contabilidad generalment: aceptados, y con frecuencia no lo hace. La contabilidad administrativa se ocupa en especific de la manera en que la informa cin de costos y otra informacién financiera y no financicra debe utilzarse para la planeacion, cl control, la mejora continua y la toma de decisiones. La contabilidad administrativa tiene cl objetivo general de asegurarse de que las organizaciones haan un ws0 efectivo de los recur sos de tal modo que se maximice el valor pars los accionistas y clientes y para otros posbles accionistas. Porsche, Stihl, DaimlerChrysler y otras empresas alemanas vsualiran a la conta bilidad administraiva como una disciplina distinta y emplean por lo general tantos 0 mis ase sores en la contabilidad administrativa como en la contabilidad financiera! be hacerse énfisis en que tanto ef sistema de informacion de administracion de costos como el de informacién de contabilidad financiera son una parte del sistema total de infor ‘macién contable. Por desgraca, con demasiada fiecuencia hs nccesidades del sistema de con: tabilidad financiera manipulan el contenido del sistema de administracion de cosos. Es comin que los reportes tanto de aciminstracioa de costos como de contabilidad financera se denver de la misma base de datos, la cual se establecié en su origen para dar apoyo a los requeri- ‘mientos de informacién generada por la contabildad financiers. Muchas organizaciones nece sitan ampliar esta base de datos o crear mis bases de datos para satistacer mejor las necesidades de los usuarios intemos. Por ejemplo, la rentabilidad de una empresa es de interés para losin ‘ersionists, pero los administradores necesitan conocer la rentabilidad de cada uno de sus pro dductos. Hl sistema contable s¢ debe distiar de tal modo que proporcione informacién, tanto de Ia wtidad total de la empresa como de la de cada uno de los productos. Pura lograr esto «1 factor cave es la flexibilidad, el sistema contable debe ser capaz de proporcionar distintos datos para propésitos diferentes. 1. Paul A. Sharman, "German Cost Accounting,” Sate Fnac (diciembre 2003): 30-36. Capitulo 1 Introduccion a la administracion de cosos Factores que afectan a la administracién de costos_ ‘A lo largo de los tiimos 25 aos, las presiones competitivas mundiales, la desregulacién, ef crecimiento en el sector servicios y los avances en la tecnologia de la informacion y de la ma nufictura han transformado la naturaleza de la economia y han ocasionado que muchas in- dustrias de manufactura y de servicios cambien en forma trascendental la manera en la cual foperan, Estos cambios, a la vez, han urgido al desarrollo de précticas de administraci6n de cos- tos innovadoras y relevantes. Por ejemplo, se han desarrollado ¢ implementado sistemas de ‘costeo basados en actividades en muchas organizaciones. A st vez, se ha ampliado el enfoque de los sistemas de contabilidad de administracién de costos, afin de capacitar a los adminis: tradores para que atiendan mejor las necesidades de los clientes y administren los procesos de negocio de la empresa que se utilizan para crear valor. Una empresa puede establecer una ven taja competitiva al proporcionarle mas valor al cliente por un menor costo que sus competi- ddores. Para asegurar y mantener una ventaja competitiva, los administradores tratan de mejorar tl desempenio basado en el ticmpo, la calidad y la eficiencia. Se debe generar informacion con- table para apoyar estas metas fundamentales de la organizacién, Competencia global Las grandes mejoras en los sistemas de transporte y de comunicacién han conducido a mu- ‘has empresas de manufactura y de servicios a un mercado global. Hace varias décadas, las em- presas no sabian ni se preocupaban de lo que producian empresas similares en Japén, Francia, ‘Alemania y Singapur. Dichas firmas extranjeras no eran competidoras, pues sus mercados es- taban separados por distancias geogrificas. En Ia actualidad, tanto las empresas pequefias como las grandes se ven afectadas por las oportunidades que offece la competencia global. Stillwa~ ter Designs, una empresa pequeiia que disefa y comercializa bocinas Kicker, tiene mercados significativos en Europa. La fabricacion de las bocinas Kicker es principalmente subcontratada para productos de Asia. Las grandes empresas como Procter & Gamble, The Coca-Cola Company y Mars, Inc. estin desarrollando mereados de gran tamaho en China. Los auto :éviles que ahora se fabrican en Japon, pueden estar en Estados Unidos en dos semanas. Los intermediarios financicros y los consultores en administracién pueden comunicarse con las of cinas extranjeras en forma instanténea. Las mejoras en los sistemas de transporte y de comu: nicacién aunadas a productos de alta calidad y precios més bajos han aumentado el nivel de riesgo de todas las empresas. Este nuevo ambiente competitivo ha incrementado la demanda de no s6lo mas informacién de costos sino también de mayor exactitud. La informacion de costos desempeiia un papel vital en la reduccién de éstos, en el mejoramiento de la producti- vidad y en la evaluacion de rentabilidad de las lineas de productos. Crecimiento del sector servicios ‘A medida que las industrias tradicionales han visto reducida su importancia, el sector servicios de la economia ha aumentado la suya. Este sector comprende ahora alrededor de las tres cuar- tas partes de la economia y del empleo de Estados Unidos. Muchos servicios se exportan, en tne ellos, los servicios de contabilidad, de transporte y los médicos. Los expertos predicen que este sector continuaré ganando terreno ¢ importancia a medida que aumente la procuctividad de los servicios. La desregulacién de muchos servicios (como las aerolineas y las telecomuni- caciones en el pasado y el sector servicios en el presente) ha incrementado la competencia en el sector servicios. Muchas organizaciones de servicios estan Iuchando por sobrevivir. El au ‘mento de la competencia ha ocasionado que los administradores de esta industria estén més conscientes de la necesidad de tener informacidn de costos exacta para la planeacién, el con: tol, la mejora continua y la toma de decisiones. Asi, los cambios en el sector de servicios contribuyen a la demanda de informacién innovadora y relevante de administracién de costos. Avances en la tecnologia de la informacion Son tres los avances significativos que se relacionan con la tecnologia de la informacion. Uno de ellos esti intimamente conectado con las aplicaciones integradas por computadora, En un proceso de manufactura automatizado, las computadoras se utilizan para vigilar y controlar las, Speraciones. Con una computadora se puede recabar una cantidad considerable de informa ion iit e informar a los administradores acerca de lo que sucede dentro de wna organizacion fn tiempo real. Hoy en dias posible dar un seguimiento a los productos de manera conti: nnua a medida que se desplazan a través de la fabrica y reportar (en tiempo real) informacion Parte 1 Conceptos fundamentaler referente a unidades producidas, materiales utilizados, desperdicios generados y costo de pro- ductos. El resultado es un sistema de informacion operativa con datos de produccién, marke- ting y contabilidad Los programas de cémputo para la planeacién de los recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) tienen el objetivo de proporcionar versatilidad en un sistema integrado, uno ue pueda administrar todas las operaciones de una empresa y proporcionar acceso a datos en tiempo real desde las diversas éreas furcionales de la empresa. El uso de estos datos en tiempo real capacita a los administradores para mejorar en forma continua la eficiencia de las unidades Y procesos organizacionales. A fin de apoyar la mejora continua, se requiere informacin opor- tuna, exacta y detallada La automatizacin y la integracién incrementan tanto la cantidad (en detalle) como la ‘oportunidad de la informacién. Para que los administradores aprovechen por completo el va lor del més complejo sistema de informacién, deben tener acceso a los datos del sistema, ser capaces de extraer y analizar los datos del sistema de informacién con rapidez y eficiencia. Esto, a Ja vez, implica que las herramientas para el anilsis deben ser las més apropiadas. EI segundo gran avance proporciona las herramientas necesarias: la disponibilidad de computadoras personales, de programas analiticos en linea (OLAP, por sus siglas en inglés) y de sistemas de apoyo para las decisiones (DSS, por sus siglas en inglés). La computadora per- sonal sirve como un vinculo de comunicacién para el sistema de informacion de la empress, ¥ OLAP ¥ DSS proporcionan a los administradores la capacidad de utilizar esa informacion. Las computadoras personales y los programas de cémputo estén disponibles para los administra. ores de todo tipo de organizaciones. Con frecuencia, una computadora personal acta como tuna terminal en red y esta conectada a la base de datos de una organizacin, permitiendo asi 4 los administradores tener acceso ala informacién con mayor rapidez, hacer sus propios a: lisis y prepara muchos de sus propios reportes, haciendo posible mejorar la exactitud del cos- to de los productos. Debido a los avances en la tecnologia de la informacién, los contadores de costos tienen la flexibilidad para responder ala necesidad administrativa de métodos de cos. to de productos mis complejos como el costeo basado en actividades (ABC, por sus siglas en Los programas de cémputo ABC se clasifican como programas analitcos en linea. Las apli- caciones analiticas en linea funcionan de manera independiente con respecto a las transaceio- nes bisieas de una organizacién pero, al mismo tiempo, dependen de los datos residentes en clsistema ERP.? Por lo general el programa ABC interactia con el programa DSS y otros pro- gramas analiticos en linea para facilitar aplicaciones como la estimacién de costos, la Bjacién del precio de los productos, asi como la planeacién y los presupuestos. Esta vasta capacidad de cémputo hace ahora posible que los contadores generen reportes individualizados, segin sea necesario, Muchas empresas han encontrado que el incremento en la capacidad de res- puesta de un sistema de administracién de costos contemporinco les ha permitido realizar aho- ‘ros significativos en costos mediante la eliminacién de un enorme volumen de reportes financicros mensuales generados de manera interna, El tercer mayor avance radica en el surgimiento del comercio electrénico. El comercio clectrénico (e-commerce) es cualquier forma de negocio que sea ejecutada mediante el uso de tecnologfas de informacion y comunicacién, El comercio por Internet, el intercambio elec. trénico de datos y los cédigos de barras son ejemplos de este tipo de comercio. Las negocia ciones en Intemet permiten que los compradores y los vendedores se comuniquen y ejecuten transacciones desde localidades y circunstancias diversas. Las negociaciones en Intemet le permi. ten a una empresa actuar como una organizacién virtual, reduciendo de ese modo los costos indirectos. El intercambio electrénico de datos (EDI, por sus siglas en inglés) es amplia- mente utilizado en operaciones de compra v distribucién e implica el intereambio de docu mentos entre computadoras con el apoyo de lineas telefénicas, Compartir informacion entre socios comerciales reduce los costos y mejora las relaciones con los clientes, conduciendo de este modo a una posicién competitiva més fuerte. El EDI es una parte integral de la adminis. traci6n de la cadena de suministro (administracion de la cadena de valor). La administracién de la cadena de suministro cs el control de productos y servicios desde la adquisicion de la ‘materia prima, el proceso de manufactura, el almacenamiento, la dstribucién hasta las ventas al mayoreo y al menudeo. El surgimiento'del EDI y la administracién de la cadena de sumi- nistro han incrementado la importancia del costeo de las actividades en la cadena de valor y cn la determinacién del costo de diferentes proveedores y clientes para la empresa, 2. R. Shaw, “ABC and ERP: Partners at Last?” Monapment Arcounting (novembre 1998) $658 Introduccién a la administracién de costs Avances en el ambiente de manufactura Los enfoques en la administracién de Ia manufactura como la teorfa de restricciones y el justo 2 tiempo han permitido a las empresas inerementar la calidad, reducr los inventarios, eliminar los desperdicios y reduc los costos. Los procesos de manuéactura automatizados han obte nido resultados similares, El impacto de un mejoramiento en la tecnologia y en las prictias dde manufictura en la administracion de costos es significativo, Los sistemas de costeo de pro: dductos, os sistemas de control, las asignaciones, la administracin del inventario, la estructura dde costos, los presupuestos de capital, el costeo variable y muchas otra pricticas de contabi lidad se estan viendo afectadas, Teoria de restricciones La teoria de restricciones es un método que se utiliza para la mejora continua de las activida des de manufactura y aquellas que no lo son. Se caracteriza como un “proceso de pensamiento” {ue inicia al reconocer que todos los recursos son finitos. Sin embargo, algunos recursos son is escasos que otros. El factor limitante mds critico, denominado restriccibn, se vuelve el foco de atencidn. Al administrar esta restriecién, se puede mejorar el desempeiio. Para aprovechar al méximo esta testriccidn, debe identifcarse y explotarse (por ejemplo, el desempeno se debe mmaximizar con base en esta restriccién), subordinando todas las demés acciones. Al final, para mejorar el desempeno, la restriccién debe ser aprovechada al maximo. El proceso se repite hhasta que la restriccién haya sido climinada (por ejemplo, hasta que ya no sca el factor critico gue limita al desempeno). Entonces, el proceso empieza de nuevo con el recurso que se ha Yuelto ahora el factor limitante critico, Con este método, se reducen los plazos de entrega Y, por lo tanto, los inventarios. Manufactura justo a tiempo Un sistema de jalar la demanda (demand-poll), denominado manufactura justo a tiempo GIT, por sus siglas en inglés), se esfuerza por fabricar un producto tan sélo cuando es nece sario'y tan solo en las cantidades demandadas por los clientes, La demanda, medida pot as 6r denes de los clientes, *jala” alos productos a través del proceso de manufactura, Cada operacin produce s6lo lo que s necesario pata satisfier la demanda de la operacin subsecuente. No ‘ocusre ninguna produccién hasta que una sefial proveniente de un proceso subsecuente indica la necesidad de producir. Las partes y los materiales llegan justo a tiempo para utilizarse en la produccién. Ta manufactura JIT reduce por lo general fos inventarios hasta niveles més bajos (te6ri camente hasta niveles insignificantes) que aquellos que se encuentran en los sistemas conven: cionales, incrementa el énfasis en el control de a calidad y produce cambios fundamentales en Ja forma en la que la produccién es organizada y levada a cabo. Bisicamente, la manufactura JIT centra la atencién en una mejora continua, reduciendo los costos del inventario y tratando con otros problemas econémicos. La reduecién del inventario libera capital que puede util- Zarse para inversiones mis productivas. El ineremento de la calidad mejora la capacidad com petitiva de la empresa. Al final, el cambiar de un nivel de manufactura tradicional a uno justo 2 tiempo le permite a la empresa centrar mis la atencién en [a calidad y en la productividad y, al mismo tiempo, le permite una evaluacién mis exacta de lo que cuesta elaborar productos Manufactura integrada por computadora La automatizacién en el ambiente de manufictura le permite a las empresas reducir los in ventarios, incrementar la capacidad productiva, mejorar la calidad y el servicio, disminuir et tiempo de procesamento ¢ incrementar la produccidn. La automatizacién puede producir una ‘entaja competitiva para una empresa, La implantacién de un proceso de manufactura auto- matizado por lo general sigue al JIT y es una respuesta alas crecientes necesidades de calidad Y’ de tiempo de respuesta mis corto. A medida que se automatice un mayor nimero de em: press, ls presiones competitivas obligarin a todas las empresas a hacer lo mismo. Para mu has empresas de manufactura, la automatizaciOn puede equivaler a la supervivencia Los tres posibles niveles de automatizacién son: (1) la pieza de equipo individual, (2) la célula de manufactura y (3) la fabrica completamente integrada. Antes de que una empresa it tente algan nivel de automatizacin, debe primero hacer todo lo que pueda para desarrollar ‘un proceso de manufactura més simplificado y enfocado. Por ejemplo, la mayor parte de los beneficios de adoptar una fibrica del todo integrada se puede lograr con frecuencia tan s6lo mediante la implantacin de un sistema de manufactura JIT ‘Si la automatizacién se justifica, puede significar la instalacién de un sistema de manufac turaintegrado por computadora (CIM, por sus sigas en inglés). El CIM implica los sigur: Parte 1 Conceptos fundamentales tes procesos: (1) los productos se disefian mediante el uso de un sistema de disento asistido por computadora (CAD, por sus siglas en inglés); (2) se utiliza un sistema de ingenierfa asis- {ido por computadora (CAB, por sus siglas en inglés) para probar el diseio; (3) el producto ¢s claborado utilizando un sistema de manufactura asstida por computadora (CAM, por sus siglas en inglés), los CAM utilizan méquinas y robots controlados por computadora; y (4) el sistema de informacién conecta los diversos componentes automatizados. Un tipo particular de CAM es el sistema de manufactura flexible. Los sistemas de manu- factura flexible son capaces de producir una familia de productos desde el inicio hasta el fin, utilizando robots y otros equipos automatizados bajo el control de una computadora que so- porta una gran cantidad de usuarios en linea (mainframe). La capacidad de producir una va- Fiedad de productos con el mismo conjunto de equipo es claramente ventajosa Orientacién al cliente Las empresas se estin concentrando en entregar valor a los clientes con el objetivo de esta- blecer una ventaja competitiva, Los contadores y los administradores se refieren a la cadena de valor de tna empresa como el conjunto de actividades que se requieren para disemar, de sarrollar, producir, comercializar y entregar productos y servicios a los clientes. Como resul- tado de ello, una pregunta clave que se puede hacer acerca de cualquier proceso 0 actividad ¢s si ste cs importante para el cliente. Fl sistema de administracin de costos debe dat un se guimiento a la informacién relacionada con una amplia variedad de actividades importantes ppara los clientes (por ejemplo, calidad del producto, impacto ambiental, desarrollo de nuevos productos y cumplimiento de las entregas), Los clientes consideran la entrega de un producto © de un servicio como una parte del producto, Las empresas deben competir no sé6lo en tér- minos tecnoldgicos y de manufactura, sino también en términos de la velocidad de entrega y de respuesta. Algunas empresas, como Federal Express, han explotado este valor mediante la identificacion y el desarrollo de’un mercado que la U.S. Post Office (Oficina de Correos es tadounidense) no pudo atender. Las empresas también tienen clientes internos, Las funciones de asesor‘a de una empresa existen para atender las finciones en linea. El departamento de contabilidad elabora reportes de costos para los gerentes de producciOn. Los departamentos de contabilidad que informan de los “generadores de valor para el cliente” evalian el contenido de los reportes para asegu rarse de que comuniquen informacién significativa de una manera oportuna y legible; se el minan aquellos que no se ajusten a las exigencias. Desarrollo de nuevos productos Se incurre en tna proporcién significativa de los costos de produccién durante la etapa de de- sarrollo y de disefio de los nuevos productos. Los efectos de las decisiones de desarrollo de productos sobre otras partes de la cadena de valor de la empresa en la actualidad son amplia- ‘mente reconocidos. Este reconocimiento ha provocado una demanda por procedimientos mis sofisticados de administracién de costos con relacién al desarrollo de nuevos productos, pro- cedimientos como el costeo por objetivos y la administracion basada en actividades. El costeo objetivo motiva alos administradores a evaluar el impacto del costo general de los dischos del producto durante su ciclo de vida y proporciona de manera simulténea incentivos para hacet cambios de disetio que reduzcan los costos. La administraci6n basada en actividades iden- tifica aquellas actividades realizadas en cada etapa del proceso de desarrollo y evalia sus cos. tos. La administracién basada en actividades es complementaria del costeo por objetivos porque

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