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2014
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CÓDIGO: P.DA03 Emisión: 01 de Julio del 2013 DOCUMENTO BORRADOR

ÍNDICE
I. OBJETIVO......................................................................................................................................................................1
II. ALCANCE.......................................................................................................................................................................1
III. ADMINISTRADOR DEL PROCEDIMIENTO......................................................................................................................1
IV. AUTORIZACIONES.........................................................................................................................................................1
V. DEFINICIONES...............................................................................................................................................................2
VI. LISTA DE INVOLUCRADOS............................................................................................................................................2
VII. RESPONSABILIDADES DE LA LISTA DE INVOLUCRADOS...............................................................................................2
VIII. POLÍTICAS.....................................................................................................................................................................3
IX. DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................................................................................6
DIAGRAMA DE FLUJO (Continuación…).................................................................................................................................6
X. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO............................................................................................................................6
XI. REFERENCIAS................................................................................................................................................................7
XII. CUADRO DE CAMBIOS..................................................................................................................................................8
XIII. ANEXOS........................................................................................................................................................................8

I. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y políticas necesarias para la solicitud, control y reposición del fondo fijo
utilizado para cubrir gastos autorizados.

II. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las terminales de Grupo Valle de Mezquital

III. ADMINISTRADOR DEL PROCEDIMIENTO

Dirección de Administración

IV. AUTORIZACIONES

Rol Nombre Puesto Firma

Mariela Patricia Hernandez
Elaboró: Coordinador de Ingresos
Cervantes
Román Romero Arteaga Director de Administración
Revisó:
Israel González Rodea Gerente de Calidad

Autorizó: Rodolfo Landaverde Cunille Director General Administrativo

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V. DEFINICIONES

Cadena Original.- Secuencia de datos formada con la información contenida dentro de la factura electrónica
Comprobante Fiscal.- Documentos que acreditan la transferencia de bienes, la entrega en uso, o la
prestación de servicios, debiendo éstos cumplir con los requisitos mínimos establecidos por el Reglamento
para la regulación de la impresión, emisión y entrega de comprobantes fiscales.
Domicilio Fiscal.- Lugar o Local donde las organizaciones realizan sus actividades empresariales.
Folio.- Número de Autorización asignado por la Gerencia de Finanzas para la disposición de efectivo de una
terminal.
Gasto con requisitos.- Solicitud con documentación fiscal como soporte del gasto realizado.
Gasto con Facilidades.- Solicitud sin documentación de soporte al gasto realizado.
IEPS.- Impuesto Especial Sobre producción y Servicios
IVA.- Impuesto al Valor Agregado
Sello Digital.- Serie de datos, físicamente es una cadena de caracteres, que está asociados al emisor de la
factura y a los datos de la misma.
Razón Social.- Nombre y firma por los cuales es conocida una compañía mercantil de forma colectiva o
anónima.
R.F.C.- Registro Federal de Contribuyentes
Phronesys.- Sistema de Información ERP del Grupo Valle de Mezquital.

VI. LISTA DE INVOLUCRADOS

1. Dirección de Administración
2. Dirección General de Administración
3. Gerente de Área
4. Auxiliar Contable
5. Dirección General

VII. RESPONSABILIDADES DE LA LISTA DE INVOLUCRADOS

Auxiliares Administrativos. Elaborar la solicitud de gastos en el sistema phronesys y entregarla al Analista Contable
asignado a la Terminal, cabe resaltar que se solicitaran solo gastos autorizados, dar control y seguimiento a las
solicitudes y comprobaciones que realicen en su área, además de validar la información que presenten en ella.

Auxiliar Contable. Validar y aplicar en el sistema phronesys la solicitud pendiente para su contabilización y
generación de la cuenta por pagar.

Dirección de Administración. Revisar y autorizar los gastos ordinarios y extraordinarios generados, atendiendo

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siempre TERMINAL CONCEPTO DEL GASTO la

 PASAJES
 GASOLINA
 MULTAS
MÉXICO  BOLSAS PARA MORRALLA
 TAXIS
 COPIAS

 BOLETOS DE CORTESÍAS
ACTOPAN
 TAXIS
PROGRESO  PASAJES
TLAHUELILPAN  PASAJES
PACHUCA  N/A
TULA  N/A
TEPEJI  PASAJES
IXMIQUILPAN  N/A
ZIMAPAN  PASAJES
 PAGO DE COMISIONES A TELÉGRAFOS.
 TAXI
JACALA  PASAJES
 PAGO AL HOTEL POR HABITACIONES QUE OCUPAN
OPERADORES.
 TAXIS
TAMAZUNCHALE
 PASAJES
 TAXIS
CIUDAD VALLES
 PASAJES
rentabilidad de la organización.

Dirección General de Administración. Revisar y autorizar los gastos extraordinarios generados, atendiendo siempre
la rentabilidad de la organización.

VIII. POLÍTICAS

1. Solo se podrá disponer del fondo fijo asignado a la terminal, para cubrir gastos autorizados, los cuales son:

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2. En el caso de contingencia y para cubrir un gasto no autorizado, el Jefe de Terminal y/o Auxiliar Administrativo
deberá solicitar folio de autorización al Director General de Administración para disponer del efectivo del
fondo de morralla.

De la Solicitud de Gastos

3. Todas las solicitudes de gastos deberán estar registradas en el sistema Phronesys.

4. Para la entrega de solicitud de gastos a Contabilidad será todos los días Miércoles y deberá traer anexo la
documentación comprobatoria como respaldo del gasto en original y copia. En el caso de no contar con
comprobantes que reúna los requisitos fiscales, el trámite se deberá realizar a través del formato de
facilidades administrativas, cumplimiento los lineamientos establecidos en el procedimiento P.DA01 Control
de Gastos.
5. El envío de la documentación vía autobús se deberá notificar vía e-mail al Auxiliar Contable asignado a la
terminal, la hora de salida del autobús, número económico del autobús y hora aproximada de arribo.

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De la Revisión y Validación
6. El Auxiliar Contable validará la captura en el sistema Phronesys contra los datos de la factura de acuerdo con
los lineamientos establecidos en el procedimiento P.DA01 Control de Gastos, de la solicitud, requisitos de
facturación, comprobación etc.
7. En el caso de errores con la captura de la solicitud de autorización de gasto, el Auxiliar Contable asignado
deberá modificar en el sistema y notificar al Auxiliar Administrativo de la terminal los errores a fin de
eliminarlos en los futuros trámites de solicitudes de gasto.
8. Los gastos que no sean los autorizados para la terminal, de acuerdo a la política 1 de éste procedimiento, el
Auxiliar Contable deberá verificarlos en la “Relación de Folios” proporcionada por el Director General de
Administración.
9. El Director General de Administración deberá proporcionar la “Relación de Folios” los días Jueves antes de las
12:00 hrs.
10. Los gastos que no se encuentren en la “Relación de Folios” se determinarán como gastos no autorizados, el
Auxiliar Contable rechazará la solicitud e informará al Auxiliar Administrativo de la terminal que el gasto no
procede y solicitará descuento vía nomina con cargo al Auxiliar Administrativo por el importe total del gasto.
11. El Auxiliar Contable deberá entregar todos los días Jueves antes de las 16:00 hrs., al Responsable de
Presupuesto los gastos de las terminales para su aplicación de autorización el sistema Phronesys.
12. El Responsable de Presupuestos deberá elaborar una relación de los gastos aprobados y obtener las firmas de
autorización del Director General de Administración y del Director de Administración y hacer entrega de los
gastos autorizados a los Auxiliares Contables asignados a las terminales.

13. Las solicitudes de gasto autorizadas se retendrán en original en el área de Contabilidad. Las copias del gasto
con firmas originales, serán enviadas a la terminal de origen por el Auxiliar Contable los días Viernes antes del
12:00 hrs., vía autobús notificando vía e-mail al Auxiliar Administrativo de la terminal y al Coordinador de
Ingresos, la hora de salida del autobús, número económico del autobús y hora aproximada de arribo.

De la Disposición del Efectivo

14. El Director General de Administración es el único facultado para autorizar la disposición de efectivo de las
ventas y deberá otorgar un folio de autorización.
15. Cuando el Auxiliar Administrativo tenga en su poder las copias de solicitudes de gasto autorizadas, deberá
solicitar folio de autorización, proporcionando el número de la solicitud de gasto, de lo contrario no se
obtendrá autorización para la disposición del efectivo de las ventas.

16. El Jefe de Terminal y/o Auxiliar Administrativo solo podrán disponer del efectivo de las ventas con el folio de
autorización y únicamente los días Lunes, caso contrario será motivo de desvinculación.

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17. El Auxiliar Administrativo deberá adjuntar al corte de venta, la copia de la solicitud de gasto autorizada como
soporte del faltante de efectivo, dispuesto para la reposición del fondo fijo.

IX. DIAGRAMA DE FLUJO

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X. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Responsable Actividad
Etapa 1. “Solicitud de Gasto”

1. Identifica el tipo de gasto, si:

1.1 Es una solicitud con documentación, revisa que la documentación cumpla con
Auxiliar Administrativo los requisitos establecidos en el procedimiento P.DA01 Control de Gastos.
1.2 Si es un gasto sin comprobante fiscal, requisita el formato de “Facilidades
Administrativas” F.DA01.02. Anexo del procedimiento P.DA01 Control de
Gastos.

2. Captura el gasto en sistema Phronesys de acuerdo a la “Instrucción para dar de

alta un gasto en el sistema Phronesys” I.DA01.01.

3. Imprime “Solicitud de Gasto”F.DA01.01 del Sistema con copia correspondiente y

Auxiliar Administrativo
envía documentación al Auxiliar Contable

4. Notifica vía e-mail al Auxiliar Contable, la hora de salida del autobús, número
económico del autobús y hora aproximada de arribo.
Etapa 2. “Recepción de Gasto”
5. Recibe documentación identifica el tipo de gasto y verifica que la documentación
este completa y sea correcta, de acuerdo a lo establecido en las políticas de este
procedimiento y en el P.DA.01 Control de Gastos.

6. Verifica que el gasto haya sido capturado en el sistema Phronesys.

Auxiliar Contable 6.1 Si la información es correcta, continúa procedimiento.
6.2 De lo contrario, realiza las modificaciones necesarias e informa al Auxiliar
Administrativo para eliminar errores en las próximas solicitudes.

7. Si es un gasto no autorizado en los lineamientos establecidos de éste

procedimiento, verifica con la Dirección General Administrativa que el folio y el
monto asignado sea el correcto, en caso de que algún dato no sea correcto:
7.1 Rechaza el trámite para su aclaración.

Auxiliar Contable 8. Entrega al Auxiliar de Control Presupuestal las solicitudes de gasto autorizadas.

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Etapa 3. “Autorización de Gastos”

Auxiliar de Control 9. Aplica en el sistema los gastos autorizados y obtiene las firmas de autorización del
Presupuestal Director General de Administración y del Director de Administración.

10. Entrega los gastos autorizados al Auxiliar Contable.

Etapa 4. “Envió de Gastos Autorizados a Terminal”
11. Envía la copia de solicitud de gasto autorizada al Auxiliar Administrativo de la
terminal.
Auxiliar Contable
12. Notifica vía e-mail al Auxiliar Administrativo, la hora de salida del autobús, número
económico del autobús y hora aproximada de arribo.
Auxiliar Administrativo Etapa 5. “Disposición de Efectivo”
13. Solicita folio de autorización al Director General de Administración,
proporcionando número de la solicitud del gasto.
14. Dispone del efectivo de las ventas para reposición del faltante del fondo fijo que
se utilizó para cubrir gastos autorizados.

15. Integra al corte de venta copia de la solicitud de gasto autorizada, como soporte
del faltante en las ventas. Concluye procedimiento.

XI. REFERENCIAS

LUGAR DE TIEMPO DE
No. CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO
ALMACENAMIENTO CONSERVACIÓN
1 P.DA.01 Control de Gastos N/A N/A

XII. CUADRO DE CAMBIOS

No. Revisión Fecha de cambios Responsable Cambios

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N/A N/A N/A N/A

XIII.ANEXOS

N/A

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