EXCEL INTERMEDIO

Ordenar, filtrar y subtotales

Prof. MSc. Silvana Ascurra de Calastra

scalast@rec.una.py
Ordenar datos en un rango o tabla
Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista
de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos de
mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a
comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar
decisiones más eficaces.

Puede ordenar datos por texto (de la A a la Z o de la Z a la A), números (de menor a mayor o de
mayor a menor) y fechas y horas (de más antiguos a más recientes y de más recientes a más
antiguos) en una o varias columnas. También puede ordenar por una lista personalizada que cree
(como Grande, Medio y Pequeño) o por formato, incluido el color de celda, el color de fuente o
el conjunto de iconos.

Ordenar texto

1. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.

2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos
procedimientos.
o
Para ordenar rápidamente en orden ascendente, haga clic en
(Ordenar de la A a la Z).
o Para ordenar rápidamente en orden descendente, haga clic en
(Ordenar de la Z a la A).

Ordenar números

1. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.

2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos
procedimientos.
o
Para ordenar de menor a mayor, haga clic en (Ordenar de menor a
mayor).
o
Para ordenar de mayor a menor, haga clic en (Ordenar de mayor a
menor).

Ordenar fechas u horas

1. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.

2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos
procedimientos.
o Para ordenar de una fecha u hora anterior a una posterior, haga clic en
(Ordenar de más antiguo a más reciente).
o Para ordenar de una fecha u hora posterior a una anterior, haga clic en
(Ordenar de más reciente a más antiguo).

Ordenar por más de una columna o fila

Es posible que quiera ordenar por más de una columna o fila si tiene datos que desea agrupar
por el mismo valor en una columna o fila y, además, ordenar otra columna o fila
dentro de ese grupo de valores iguales. Por ejemplo, si tiene una columna Departamento y
otra Empleado, puede querer ordenar primero por departamento (para agrupar todos los
empleados del mismo departamento),y a continuación, ordenar por nombre de empleado
(para poner los nombres en orden alfabético dentro de cada departamento). Puede ordenar
por un máximo de 64 columnas.

En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.

 En el cuadro de diálogo Ordenar, en el cuadro Ordenar por que aparece bajo

Columna, seleccione la primera columna que quiere ordenar.

En Ordenar según, seleccione el tipo de ordenación. Siga uno de estos procedimientos:

 Para ordenar por texto, número, o fecha y hora, seleccione Valores.

 Para ordenar por formato, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de
celda.

 En Orden, seleccione cómo desea ordenar. Siga uno de estos procedimientos:

 Para valores de texto, seleccione De la A a la Z o De la Z a la A.

 Para valores numéricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor.
 Para valores de fecha u hora, seleccione De más antiguo a más reciente o De más
reciente a más antiguo.
 Para ordenar según una lista personalizada, seleccione Lista personalizada.

 Para agregar otra columna por la que ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a
continuación, repita los pasos del tres al cinco.
 Para copiar una columna por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuación, haga
clic en Copiar nivel.

 Para eliminar una columna según la que ordenar, seleccione la entrada y a

continuación, haga clic en Eliminar Nivel.

Nota: Debe conservar al menos una entrada en la lista.

 Para cambiar el orden de las columnas, seleccione una entrada y haga clic en la flecha
Arriba o Abajo situada junto al botón Opciones.

Las entradas más arriba en la lista se ordenan antes que las que están más abajo.

Ordenar por color de celda, color de fuente o icono

Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas o a una columna de

tabla por color de celda o color de fuente, también puede ordenar por estos colores. Además,
puede ordenar por un conjunto de iconos creado con formato condicional.

1. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.

2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.

3. En el cuadro de diálogo Ordenar, en el cuadro Ordenar por que aparece bajo

Columna, seleccione la columna que quiere ordenar.
4. En Ordenar según, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.

5. En Criterio de ordenación, haga clic en la flecha situada junto al botón y, a

continuación, dependiendo del tipo de formato, seleccione un color de celda, un color
de fuente o un icono de celda.
6. Después, seleccione el modo en que quiere ordenar. Siga uno de los
procedimientos siguientes:
o Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte superior
o a la izquierda, seleccione En la parte superior para una ordenación de
columnas y A la izquierda para una ordenación de filas.
o Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono en la parte
inferior o a la derecha, seleccione En la parte inferior al ordenar por
columna, y A la derecha para ordenar por fila.

Nota: No hay un criterio predeterminado de color de celda, color de fuente o

icono. Debe definir el orden para cada operación de ordenación.

7. Para especificar el siguiente color de celda, color de fuente o icono de la ordenación,

haga clic en Agregar nivel y a continuación, repita los pasos tres a cinco.
 Asegúrese de seleccionar la misma columna en el cuadro Luego por y haga la misma
selección en Orden.

Repita el procedimiento por cada color de celda, color de fuente o icono

adicionales que quiere incluir en la ordenación.

Ordenar por una lista personalizada

Puede utilizar una lista personalizada para ordenar según un orden definido por el usuario. Por
ejemplo, una columna puede contener valores por los que desea ordenar, como Alto, Mediano y
Bajo. ¿Cómo puede ordenar de modo que las filas que contienen Alto aparezcan primero,
seguidas por Mediano y luego Bajo? Si fuera a ordenar alfabéticamente, una ordenación “A a
Z” pondría Alto primero, pero Bajo vendría antes que Mediano. Y si ordenara de “Z a A”,
Mediano aparecería primero, con Bajo en el medio. Independientemente del orden, siempre
desea “Mediano” en el medio. Al crear su propia lista personalizada, puede evitar este
problema.

1. Opcionalmente, cree una lista personalizada:

a. En un rango de celdas, escriba los valores por los que va a ordenar, en el orden
que quiera, de arriba abajo como en este ejemplo.

b. Seleccione el rango que acaba de especificar. En el ejemplo anterior,

seleccione las celdas A1:A3.
c. Vaya a Archivo > Opciones > Avanzadas > General > Editar listas
personalizadas. Luego, en el cuadro de diálogo Listas personalizadas, haga
clic en Importar y en Aceptar dos veces.

Notas:

 Una lista personalizada solo puede crearse basada en un valor

(texto, número y fecha u hora). No puede crear una lista
personalizada basada en un formato (color de celda, color de
fuente o icono).
 La longitud máxima para una lista personalizada es de 255 caracteres
y el primer carácter puede no empezar por un número.
2. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.
3. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.

4. En el cuadro de diálogo Ordenar, en Columna, en el cuadro Ordenar por o en Luego

por, seleccione la columna que quiere ordenar según una lista personalizada.
5. En Ordenar, seleccione Lista personalizada.
6. En el cuadro de diálogo Listas personalizadas, seleccione la lista que desee.
Utilizando la lista personalizada que creó en el ejemplo anterior, haga clic en Alto,
Medio, Bajo.
 7. Haga clic en Aceptar.

Ordenar distinguiendo mayúsculas de minúsculas

1. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.

2. En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en Opciones.

3. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, seleccione Distinguir

mayúsculas de minúsculas.
 4. Haga clic dos veces en Aceptar.

Ordenar por un valor parcial en una columna

Para ordenar por una parte de un valor de una columna, como un código de números
de pieza (789-WDG-34), apellidos (Carlota Melgar) o nombres (Melgar, Carlota),
primero necesita dividir la columna en dos o más columnas para que el valor por el que
quiera ordenar esté en su propia columna. Para hacerlo, puede usar funciones de texto
para separar las partes de las celdas, o bien usar el Asistente para convertir texto en
columnas. Para obtener más información y ejemplos, vea Dividir texto en varias celdas
y Dividir texto en columnas con funciones.

Función FILTRAR

La función FILTRAR le permite filtrar un rango de datos en función de los criterios

que defina.
Filtrar por criterios avanzados
Si los datos que desea filtrar requieren criterios complejos (como Tipo = "Producir" O
Vendedor = "Davolio"), puede usar el cuadro de diálogo Filtro avanzado.

Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, haga clic en Datos > avanzadas.

Filtro avanzado Ejemplo

Overview
Varios criterios, una columna, cualquier Vendedor = "Davolio" O Vendedor =
criterio verdadero "Buchanan"
Varios criterios, varias columnas, todos los
Tipo = "Frutas" Y Ventas >1000
criterios verdaderos
Varios criterios, varias columnas, cualquier Tipo = "Frutas" O Vendedor =
criterio verdadero "Buchanan"
Varios conjuntos de criterios, una columna en (Ventas >6000 Y Ventas <6500) O
todos los conjuntos (Ventas <500)
(Vendedor = "Davolio" Y Ventas
Varios conjuntos de criterios, varias columnas >3000) O
en cada conjunto (Vendedor = "Buchanan" Y Ventas >
1500)
Vendedor = un nombre con "u" como
Criterios de comodines la segunda letra

Información general
El comando Opciones avanzadas funciona de manera diferente en varios aspectos
importantes desde el comando Filtro.

 Se muestra el cuadro de diálogo Filtro avanzado en lugar del menú Filtro

automático.
 Los criterios avanzados se escriben en un rango de criterios separado en la hoja
de cálculo y sobre el rango de celdas o la tabla que desea filtrar. Microsoft
Office Excel utiliza el rango de criterios separado en el cuadro de diálogo Filtro
avanzado como origen para los criterios avanzados.