43

BAB III
ANALISIS MASALAH PELAYANAN

c. Identifikasi Masalah Pelayanan

Pengadaan bahan bangunan pada suatu proyek konstruksi merupakan salah satu
modal yang cukup penting. Pengadaan Bahan bangunan, guna menghindari terjadinya
hal-hal buruk yang tidak diinginkan yang menyebabkan kerugian besar dalam kegiatan.
Pada suatu proyek apabila terjadi kelebihan persediaan bahan, ini merupakan suatu
pemborosan karena dapat mengakibatkan kerusakan material kerena terlalu lama
disimpan. Demikian pula sebaliknya bila terjadi kekurangan material dapat mengganggu
kelancaran pekerjaan proyek yang dapat mengakibatkan pekerjaan tidak selesai tepat
waktu. Dengan adanya penumpukan atau kekurangan material dapat mengakibatkan
proyek konstruksi menghadapi resiko keterlambatan sehingga tugas-tugas konstruksi
tidak berjalan sesuai target yang telah ditentukan.
Persediaan material merupakan salah satu faktor penting dalam proyek. Masalah
yang sering dihadapi yaitu pemesanan yang berlebihan atau yang kurang. Agar
pelaksanaan proyek dapat berjalan lebih efektif, Oleh karena itu harus dikendalikan
dengan baik untuk mendapatkan tingkat persediaan yang optimum.
Beberapa Isu strategis terkait kinerja kasirenkon ialah :
1. Lamanya waktu yg dibutuhkan dalam menyusun RAB perhitungan
kebutuhan material bahan bangunan
2 . M a s i h kurangnya personel dalam penyusunan Rencana Anggaran
Bangunan di Zidam IM
3. Masih kurangnya pengetahuan personel (pengawas lapangan) tentang
perhitungan jumlah bahan bangunan di Zidam IM
4. Banyaknya permintaan dari satuan pemakai tentang permohonan
pembuatan RAB yang disertai permintaan perhitungan jumlah material
bangunan dan tenaga kerja.
5. Masih kurang akuratnya perhitungan kebutuhan material.
 44

d. Penetapan Masalah Utama

Analisis USG untuk penentuan isu strategis terpilih terkait kinerja Kasirenkon
Zidam IM ialah :

Tabel 1 :
Hasil Analisis USG untuk penentuan isu strategis terpilih

Kriteria penilaian
No Uraian masalah Rangking
U S G Bobot
Lamanya waktu yg dibutuhkan dalam
menyusun RAB perhitungan kebutuhan
1 4 4 4 12 II
material bahan bangunan

M a s i h kurangnya personel dalam penyusunan

2 Rencana Anggaran Bangunan di Zidam IM 3 4 4 11 III

Masih kurangnya pengetahuan personel

(pengawas lapangan) tentang perhitungan
3 5 5 4 14 I
jumlah bahan bangunan di Zidam IM

Banyaknya permintaan dari satuan pemakai

tentang permohonan pembuatan RAB yang
4 disertai permintaan perhitungan jumlah material 2 2 3 7 IV

bangunan dan tenaga kerja.

Masih kurang akuratnya perhitungan kebutuhan

5 material.

Keterangan :

Urgency Seriousness Growth

(Mendesak) (Kegawatan) (Pertembuhan)
5 = Sangat mendesak 5 = Sangat gawat 5 = Sangat Cepat
4 = Mendesak 4 = Gawat 4 = Cepat
3 = Cukup Mendesak 3 = Cukup Gawat 3 = Cukup Cepat
2 = Kurang Mendesak 2 = Kurang Gawat 2 = Kurang Cepat
1 = Tidak Mendesak 1 = Tidak Gawat 1 = Tidak Cepat
 45

Berdasarkan hasil analisa USG angket penentuan isu aktual yang dilakukan
kepada personil Zidam IM, maka dapat disimpulkan proses pemilihan dengan
menggunakan analisis USG adalah sebagai berikut:

a. Urgency (mendesak), dari segi Urgency ke empat isu tersebut ada satu
masalah yang mendesak dan satu sangat mendesak yaitu isu nomor 3, isu
tersebut sampai sekarang masih menjadi persoalan yang harus segera
diselesaikan karena isu tersebut dapat menimbulkann ketidakoptimalan dalam
pengerjaan proyek konstruksi dikarenakan kurang efisien dalam estimasi
bahan bangunan juga waktu penyusunan RAB
b. Seriousness (Keseriusan), isu nomor 1, 2 dan 3 mempunyai bobot yang
lebih tinggi dibanding isu nomor 4. Penjelasannya adalah, jika isu nomor 1, 2
dan 3 berkaitan langsung dengan penyusunan RAB. Tanggung jawab dalam
pelaksannaan tugas dan validitas status yang dihasilkan sangat dipengaruhi
penanganan ke tiga isu tersebut. Sedangkan isu nomor 4 lebih berhubungan
pada status sumber daya staf

c. Growth (pertumbuhan dampak buruk), isu nomor 3 mempunyai bobot

paling tinggi dibandingkan isu nomor 2, 3 dan 4. Penjelasannya adalah isu
nomor 3 merupakan isu yang paling ditunggu karena sampai dengan saat ini
belum ada sistem aplikasi perhitungan jumlah bahan bangunan sehingga
beresiko pada optimalitas kinerja.

Berdasarkan hasil matrik USG di atas maka didapatkan satu isu strategis
dengan nilai bobot tertinggi sebagai prioritas atau sasaran kegiatan rancangan aksi
perubahan ini yaitu “Belum optimalnya perhitungan jumlah bahan bangunan di
Zidam IM” kaitannya dengan penyusuan RAB suatu proyek konstruksi.
Isu strategis atau permasalahan yang terjadi merupakan kesenjangan atau
penyimpangan antara keadaan sekarang atau keadaan yang sebenarnya dengan yang
diinginkan atau seharusnya. Pada rancangan aksi perubahan terdapat isu strategis
yang dipilih yaitu Belum optimalnya perhitugan jumlah bahan bangunan di Zidam
IM”. Dari Isu strategis yang telah terpilih dapat ditentukan beberapa masalah pokok,
 46

dengan menggunakan metode pohon masalah, dimana masalah pokok ini

mempengaruhi kinerja di Zidam IM. Untuk penentuan masalah pokok akan berdasarkan
pada unsur pembangun yaitu POAC (Planning, Organizing, Actuating, dan controlling)
diperoleh permasalahan pokok sebagai berikut:
a. Belum terbentuknya Penyusunan RAB proyek konstruksi yang
efisien
b. belum optimalnya koordinasi antar petugas dalam Penyusunan RAB
proyek konstruksi
c. Belum adanya perancangan pembuatan sistem aplikasi perhitungan
jumlah bahan bangunan di Zidam IM
d. Kurangnya informasi dan sosialisasi tentang sistem aplikasi
perhitungan jumlah bahan bangunan di Zidam IM

Berdasarkan keempat masalah pokok diatas, selanjutnya akan dipilah salah

satunya yang dianggap masalah pokok yang paling dominan. Pemilihan salah satu
masalah dominan dilakukan Kembali dengan menggunakan metode analisis Urgency,
Seriousness, dan Growth (USG) melalui diskusi dengan mentor (metode expert
judgement). Teknik penilaiannya menggunakan Skala Likert yakni skala 1 sampai 5
seperti yang ditampilkan pada Tabel 3 hasil rekapitulasi angket. Proses untuk metode
USG dilaksanakan dengan memperhatikan urgensi dari masalah, keseriusan masalah
yang dihadapi, serta kemungkinan berkembangnya masalah tersebut semakin besar.
Hasil rakpitulasi metode penentuan prioritas masalah pokok dengan metode USG dapat
dilihat pada Tabel 3 dibawah ini :
Tabel 2. Metode USG untuk Penentuan Masalah Pokok

Penilaian
No Masalah Pokok Total Prioritas
U S G
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
1. Belum terbentuknya Penyusunan RAB 3 4 4 11 III
proyek konstruksi yang efisien
2. Belum optimalnya koordinasi antar petugas 3 3 4 10 IV
dalam Penyusunan RAB proyek konstruksi
 47

Belum adanya perancangan pembuatan

3. sistem aplikasi perhitungan jumlah bahan 5 4 4 13 I
bangunan di Zidam IM
Kurangnya informasi dan sosialisasi
4. tentang sistem aplikasi perhitungan 4 4 4 12 II
jumlah bahan bangunan di Zidam IM

Keterangan :
Skor Urgency Seriousness Growth
1 Tidak mendesak Tidak serius Lambat
2 Cukup mendesak Cukup serius Cukup cepat
3 Mendesak Serius Cepat
4 Lebih mendesak Lebih serius Lebih cepat
5 Sangat mendesak Sangat serius Sangat cepat

Dari hasil tabel analisis diatas, dengan melihat tingkat kepentingannya,

keseriusannya dan kecepatan untuk menyelesaikan permasalahan yang terjadi
sehingga masalah pokok yang terpilih yaitu “Belum adanya perancangan
pembuatan sistem aplikasi perhitungan jumlah bahan bangunan di Zidam IM”
yang merupakan nilai tertinggi dengan prioritas pertama.
Setelah permasalahan pokok sudah terpilih, selanjutnya menentukan
masalah spesifik dengan menggunakan unsur 6M yaitu man, money, material,
method, machine, dan market. Dari hasil identifikasi yang dilakukan, maka ditemukan
empat permasalahan spesifik yang diduga menjadi akar penyebab permasalahan
yang terjadi. Masalah spesifik tersebut diantaranya :
a. Kurangnya tanggung jawab personil dalam pelaksanaan tugas
penyusunan RAB proyek konstruksi
b. Belum optimalnya pengerjaan penyusunan RAB proyek konstruksi
c. Belum adanya sistem aplikasi perhitungan jumlah bahan bangunan
kaitannya dalam penyusunan RAB proyek konstruksi
d. Belum optimalnya pemahaman personil dalam penyusunan RAB proyek
konstruksi
Dari empat masalah spesifik di atas, langkah selanjutnya adalah
menentukan salah salah satu diantara 4 masalah spesifik tersebut untuk kemudian
dicarikan alternatif solusi yang bisa ditempuh. Dalam proses pemilihan satu
 48

permasalahan spesifik digunakan kembali metode USG. Dimana penilaian USG ini
didasarkan pada hasil diskusi dengan mentor sebagai adjustment expert. Berikut hasil
metode USG empat permasalahan spesifik di atas.

Tabel 3. Metode USG untuk Penentuan Masalah Spesifik

Penilaian
No Masalah Spesifik Total Prioritas
U S G
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
Kurangnya tanggung jawab personil dalam
1. pelaksanaan tugas penyusunan RAB 3 4 4 11 II

proyek konstruksi
2. Belum optimalnya pengerjaan penyusunan 3 4 3 10 IV
RAB proyek konstruksi
3. Belum adanya sistem aplikasi perhitungan 5 5 5 15 I
jumlah bahan bangunan
4. Belum optimalnya pemahaman personil 3 5 4 12 III
dalam penyusunan RAB proyek konstruksi

Skor Urgency Seriousness Growth

1 Tidak mendesak Tidak serius Lambat
2 Cukup mendesak Cukup serius Cukup cepat
3 Mendesak Serius Cepat
4 Lebih mendesak Lebih serius Lebih cepat
5 Sangat mendesak Sangat serius Sangat cepat

Keterangan :
 49

Dari hasil USG di atas maka terpilihlah masalah spesifik “Belum adanya
sistem aplikasi perhitungan jumlah bahan bangunan” untuk kemudian dicarikan
alternatif solusinya.
Adapun proses analisis dari penentuan Permasalahan Utama hingga
ditemukannya permasalahan spesifik dapat digambarkan pada diagram Pohon
Masalah di bawah ini.

Gambar 4. Pohon Masalah (Pernyataan Negatif)

Belum optimalnya perhitungan jumlah bahan 4

bangunan di Zidam IM”

akibat
Belum adanya perancangan pembuatan sistem aplikasi
perhitungan jumlah bahan bangunan di Zidam IM 1

sebab

a b c d
Belum adanya Kurangnya
Belum perancangan informasi dan
Belum
optimalnya pembuatan sosialisasi
terbentuknya
koordinasi antar sistem aplikasi tentang sistem 2
Penyusunan
petugas dalam perhitungan aplikasi
RAB proyek
Penyusunan jumlah bahan perhitungan
konstruksi
RAB proyek bangunan di jumlah bahan
yang efisien
konstruksi Zidam IM bangunan di
Zidam IM

a b c d
Kurangnya
Belum
tanggung jawab
Belum adanya optimalnya
personil dalam Belum optimalnya
sistem aplikasi pemahaman 3
pelaksanaan pengerjaan
perhitungan personil dalam
tugas penyusunan RAB
jumlah bahan penyusunan
penyusunan proyek konstruksi
bangunan RAB proyek
RAB proyek
konstruksi
konstruksi
 50

Keterangan :
 Masalah utama yang dihadapi adalah nomor 1
 Penyebab masalah nomor 1 adalah masalah pokok nomor 2a, 2b, 2c, 2d. Yang
dominan adalah 2c
 Penyebab masalah nomor 2c adalah masalah spesifik nomor 3a, 3b, 3c, 3d. Yang
dominan adalah 3c
 Akibat masalah nomor 1 adalah masalah nomor 4

Setelah melakukan analisis masalah maka perlu dilakukan analisis sasaran

agar menjadi semakin jelas apa yang akan dicapai dalam tahap proses pelaksanaan
nantinya, maka Langkah selanjutnya ditentukanlah sasaran yang ingin dicapai dengan
menggunakan tehnik analisis pohon sasaran. Sasaran utama yang ingin dicapai adalah
“Terwujudnya Perhitungan Jumlah Bahan Bangunan secara efektif”. Untuk
mewujudkan sasaran utama tersebut, maka yang terlebih dahulu diidentifikasi adalah
sasaran pokok, yaitu sebagai berikut:

a. Terwujudnya sistem penataan perhitungan jumlah bahan bangunan

berbasis aplikasi
b. Terwujudnya koordinasi antar petugas dalam penyusunan RAB proyek
konstruksi
c. Tersedianya perancangan sistem aplikasi dalam perhitungan jumlah bahan
bangunan
d. Terwujudnyanya layanan informasi dan sosialisasi tentang sistem aplikasi
dalam perhitungan jumlah bahan bangunan

Dari keempat sasaran pokok di atas, yang paling dominan adalah

“Tersedianya perancangan sistem aplikasi dalam perhitungan jumlah bahan
bangunan”. Untuk mewujudkannya terlebih dahulu harus mewujudkan sasaran
spesifik, yaitu:
 51

a. Terwujudya rasa tanggung jawab yang tinggi dari personil dalam

pelaksanaan tugas sehari-hari
b. Tersedianya sistem penyusunan RAB berbasis sistem aplikasi
c. Tersedianya sistem aplikasi dalam perhitungan jumlah bahan bangunan
d. Terwujudnya pemahaman petugas dalam perhitungan jumlah bahan
bangunan berbasis sistem aplikasi.

Berikut ini disampaikan penjelasan sasaran yang akan dicapai dalam bentuk
pohon sasaran di bawah ini.

Gambar 5. Pohon Sasaran (Pernyataan Positif)

Terwujudnya perhitugan jumlah bahan bangunan 4

secara optimal di Zidam IM”

akibat
Tersusunnya rencana perancangan pembuatan sistem
aplikasi perhitungan jumlah bahan bangunan di Zidam IM 1

sebab

a b c d
Adanya Bertambahnya
perancangan informasi dan
Optimalnya
Terbentuknya pembuatan sosialisasi
koordinasi antar
Penyusunan sistem aplikasi tentang sistem 2
petugas dalam
RAB proyek perhitungan aplikasi
Penyusunan
konstruksi jumlah bahan perhitungan
RAB proyek
yang efisien bangunan di jumlah bahan
konstruksi
Zidam IM bangunan di
Zidam IM

a b c d
Bertambahnya
tanggung jawab Bertambahnya
Tersedianya
personil dalam Optimalnya pemahaman
sistem aplikasi 3
pelaksanaan pengerjaan personil dalam
perhitungan
tugas penyusunan RAB penyusunan
jumlah bahan
penyusunan proyek konstruksi RAB proyek
bangunan
 52

Keterangan :
 Sasaran pokok yang akan dicapai adalah 2c
 Sasaran spesifik yang akan dicapai adalah 3c

Setelah menentukan sasaran yang akan ditempuh maka tahap berikutnya

adalah pencarian solusi alternatif. Dimana solusi alternatif yang teridentifikasi ada tiga
alternatif solusi yaitu :

a. Mengadakan sosialisasi penyusunan RAB secara efektif kepada personil

b. Membuat sistem aplikasi perhitungan jumlah bahan bangunan
c. Memutakhirkan sistem aplikasi perhitungan jumlah bahan bangunan

Dari ketiga alternatif solusi di atas maka perlu dilakukan analisis untuk memilih
salah satu alternatif yang akan ditempuh dalam pelaksanaan Aksi Perubahan. Metode
pemilihan yang digunakan adalah metode Teori Tapisan. Penentuan penilaian
memperhatikan unsur keefektifan, kemudahan dan biaya yang merupakan hasil diskusi
dengan mentor sebagai adjustment expert. Hasil pemilihan alternatif solusi yang terpilih
melalui Teori Tapisan dapat dilihat pada tabel berikut ini :

Tabel 4. Teori Tapisan untuk Penentuan Prioritas Kegiatan

Efektivita Kemu
No Alternatif Kegiatan s dahan
Biaya Total Prioritas

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

Mengadakan sosialisasi
1. penyusunan RAB secara efektif 5 2 1 8 III
kepada personil
2. Membuat sistem aplikasi 5 4 4 11 I
 53

perhitungan jumlah bahan

bangunan
Memutakhirkan sistem aplikasi
3. perhitungan jumlah bahan 3 2 2 9 II
bangunan

Keterangan :

Efektivitas Kemudahan Biaya

5 = Sangat efektif 5 = Sangat mudah 5 = Sangat murah
4 = Efektif 4 = Mudah 4 = murah
3 = Cukup efektif 3 = Cukup mudah 3 = Cukup murah
2 = Kurang efektif 2 = Kurang mudah 2 = Mahal
1 = Tidak efektif 1 = Tidak mudah 1 = Sangat mahal

Dari hasil analisis menggunakan Teori Tapisan di atas maka terpilihlah solusi
“Membuat Sistem Aplikasi Perhitungan Jumlah Bahan Bangunan” dengan nilai total
tertinggi dibandingkan dua alternatif solusi lainnya. Hasil penentuan alternatif solusi
tersebut ditunjukkan pada Pohon Alternatif berikut ini.

Gambar 6. Pohon Alternatif

Terwujudnya Penyusunan RAB secara efektif

dan Efisien di Zidam IM

Terwujudnya Estimasi Perhitungan Jumlah bahan Bangunan

yang lebih efektif dalam penyusunan RAB Konstruksi di
Zidam IM

Tersusunnya Rencana Pembuatan Aplikasi Perhitungan

Jumlah Bahan Bangunan di Zidam IM

Tersedianya Aplikasi Perhitungan Jumlah Bahan Bangunan

di Zidam IM

Mengadakan Membuat sistem Memutakhirkan

sosialisasi aplikasi sistem aplikasi
penyusunan RAB perhitungan perhitungan
secara efektif jumlah bahan jumlah bahan
kepada personil bangunan bangunan
54